Dienstanweisung Steuer Nr. 5 A

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1 Dienstanweisung Steuer Nr. 5 A Elektronische Lohnsteuerbescheinigungen 2014 (programmgesteuerte Erstellung) Stand: April 2014 Verfasser: Wolfgang Arnold Stand: 04/2014 Seite 1 von 26 BAD007

2 Inhaltsverzeichnis Inhalt 0. Vorbemerkung Rechtliche Grundlagen Programmgesteuerte Erstellung von elektronischen Lohnsteuer bescheinigungen im Verfahren KIDICAP Hinweise zu den Angaben in den Feldern der elektronischen... 9 Lohnsteuerbescheinigung Feld 1 - Dauer des Dienstverhältnisses Feld 2 - Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn/Großbuchstaben (S, F, M) Feld 3 - Bruttoarbeitslohn einschl. Sachbezüge Feld 4 - Lohnsteuer Feld 5 Solidaritätszuschlag (SolZ) Feld 6 Kirchensteuer Feld 7 - Kirchensteuer des Ehegatten Feld 8 - Versorgungsbezüge Feld 9 - Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre Feld 10 Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre (ohne 9) und ermäßigt besteuerte Entschädigungen Felder Einbehaltene Steuern der vorherigen Felder Feld 15 - Kurzarbeitergeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Verdienstausfallentschädigung Infektionsschutzgesetz), Aufstockungsbetrag und Altersteilzeitzuschlag Feld 16a und b - Steuerfreier Arbeitslohn nach Doppelbesteuerungsabkommen bzw.auslandstätigkeitserlass Feld 17 - Steuerfreie Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte Feld 18 - Pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte Feld 19 - Steuerpflichtige Entschädigungen und Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre, die nicht ermäßigt besteuert wurden Feld 20 - Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit Feld 21 - Steuerfreie Arbeitgeberleistungen bei doppelter Haushaltsführung - 15 Stand: 04/2014 Seite 2 von 26 BAD007

3 Inhaltsverzeichnis 3.19 Feld 22 a und b Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Rentenversicherung und an berufsständische Versorgungseinrichtungen Feld 23 a und b Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen Rentenversicherung und an berufsständische Versorgungseinrichtungen Feld 24 a, b und c - Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse Feld 25 Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung Feld 26 Arbeitnehmerbeiträge zur sozialen Pflegeversicherung Feld 27 Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversicherung Feld 28 Beiträge zur privaten Krankenversicherung und Pflege- Pflichtversicherung Feld 29 Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag zu Feld 30 Maßgebendes Kalenderjahr des Versorgungsbeginns zu 8. und/oder Feld 31 Zu 8. bei unterjähriger Zahlung: Erster und letzter Monat, für den Versorgungsbezüge gezahlt wurden Feld 32 Sterbegeld; Kapitalauszahlungen/Abfindungen und Nachzahlungen von Versorgungsbezügen in 3. und 8. enthalten Feld 33 Ausgezahltes Kindergeld Allgemeine Hinweise zu den Feldern Feld 34 Steuerpflichtiger Zuschuss des Arbeitgebers zur Zusatzversorgung Feld 35 - Beitrag des Arbeitnehmers zur Zusatzversorgung Feld 36 - Übungsleiterfreibetrag Feld 37 Ehrenamtspauschale Felder Steuerfreie Auslandsdienstbezüge / Zuwendungen gem. Richtlinie II an Auslandsdienstlehrkräfte Felder Arbeitnehmerkammerbeitrag Bremen Felder Arbeitskammerbeitrag Saarland Angabe der personenbezogenen Daten und der Steuermerkmale Anschrift des lohnsteuerlichen Arbeitgebers, Angabe der Arbeitgeber- Steuernummer und des Finanzamtes Lohnsteuerbescheinigungen von öffentlichen Kassen Stand: 04/2014 Seite 3 von 26 BAD007

4 Inhaltsverzeichnis 5. Sonstiges Bescheinigung von Sterbegeld Nachzahlungen im Zahlungsmonat (ZM) 01 eines jeden Kalenderjahres Besonderheiten im Zusammenhang mit maschinell erstellten Lohnsteuerbescheinigungen Manuelle elektronische Lohnsteuerbescheinigung Anlagen: 4 Stand: 04/2014 Seite 4 von 26 BAD007

5 Vorbemerkung 0. Vorbemerkung Diese Dienstanweisung (DA) gilt für die programmgesteuerte Erstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen für das Kalenderjahr 2014 im Bezügezahlungsverfahren KIDICAP. Änderungen/Ergänzungen/Weglassungen gegenüber der DA Steuer Nr. 5 A in der Fassung für das Kalenderjahr 2013 sind durch seitlichen Randstrich gekennzeichnet (ohne Kennzeichnung der Änderung der Jahresangaben). Die DA wird ausschließlich in elektronischer Form im DZ-Portal bereitgestellt. Für die manuelle Erstellung einer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung im Verfahren KIDICAP gilt zudem die DA Steuer Nr. 5 B. Darüber hinaus kann ab Kalenderjahr 2016 in seltenen Ausnahmefällen die manuelle Erstellung einer papiergebundenen Besonderen Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr 2014 erforderlich sein/werden (Formular BADV-DZ 7.28). Hierfür gelten die Ausführungen in dieser DA entsprechend. Hinweis zur Erstellung einer (Besonderen) Lohnsteuerbescheinigung für Kalenderjahre vor 2014: Kalenderjahr 2013 Für das Kalenderjahr 2013 ist im Verfahren KIDICAP nur noch die manuelle Erstellung einer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung möglich Hierfür gelten die DA Steuer Nr. 5 A und Nr. 5 B in der Fassung für das Kalenderjahr Kalenderjahre vor 2013 Für Kalenderjahre vor 2013 kann im Verfahren KIDICAP keine elektronische Lohnsteuerbescheinigung mehr veranlasst werden.. In diesem Fall ist ausnahmsweise die manuelle Erstellung einer papiergebundenen Besonderen Lohnsteuerbescheinigung (Formular BADV-DZ 7.28) zulässig. Stand: 04/2014 Seite 5 von 26 BAD007

6 Rechtliche Grundlagen 1. Rechtliche Grundlagen 41b (Anlage 1), R 41b LStR 2013, H 41b LStH 2014 (Anlage 2), BMF IV C 5 - S 2378/13/10002 (2013/ ) - vom (Anlage 3). Hinweis: Im BADV-Zuständigkeitsbereich als lohnsteuerlichem Arbeitgeber ist die Erstellung einer papiergebundenen Besonderen Lohnsteuerbescheinigung (Formular BADV-DZ 7.28) - abweichend von den Ausführungen in Anlage 3, Abschnitt II. - ausschließlich für Vorvorjahre zulässig. Stand: 04/2014 Seite 6 von 26 BAD007

7 Allgemeines 2. Programmgesteuerte Erstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen im Verfahren KIDICAP Elektronische Lohnsteuerbescheinigungen (elektronische Übermittlung an die amtlich bestimmte Übermittlungsstelle und Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer) werden im Bezügezahlungsverfahren KIDICAP zu folgenden Zeitpunkten programmgesteuert erstellt: Bei ununterbrochenem Dienstverhältnis: - Statusgruppe Tarif: Unmittelbar nach der Zahlung der Bezüge für den Monat Dezember des laufenden Jahres 2014, - Statusgruppen Besoldung und Versorgung: Unmittelbar nach der Zahlung der Bezüge für den Monat Januar des Folgejahres Bei Beendigung des Dienstverhältnisses im Kalenderjahr 2014 (Austrittsfall): Unmittelbar nach der letzten Zahlung von laufenden Bezügen (Zeitraum bis Austrittsdatum). Zahlung im Kalenderjahr 2014 an Austrittsfälle des Kalenderjahres 2014: Nachzahlung von laufenden Bezügen Zahlung von sonstigen Bezügen Nachzahlung von laufenden Bezügen und Zahlung von sonstigen Bezügen. Erstellung einer neuen (korrigierten) Lohnsteuerbescheinigung (Zeitraum bis Austrittsdatum). Erstellung einer (weiteren) Lohnsteuerbescheinigung (Zeitraum = Zahlungsmonat). Erstellung einer neuen (korrigierten) Lohnsteuerbescheinigung (Zeitraum bis Austrittsdatum) und Erstellung einer (weiteren) Lohnsteuerbescheinigung (Zeitraum = Zahlungsmonat). Stand: 04/2014 Seite 7 von 26 BAD007

8 Allgemeines Zahlung im Kalenderjahr 2014 an Austrittsfälle vor Kalenderjahr 2014: Zahlung von (sonstigen) Bezügen Erstellung einer Lohnsteuerbescheinigung (Zeitraum = Zahlungsmonat) Auf die entsprechenden Positionen in den statusgruppenspezifischen BADV-Terminplänen wird hingewiesen. Stand: 04/2014 Seite 8 von 26 BAD007

9 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes 3. Hinweise zu den Angaben in den Feldern der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung Im Kalenderjahr 2014 enthält die elektronische Lohnsteuerbescheinigung 33 amtlich vorgeschriebene Felder. Darüber hinaus werden im Verfahren KIDICAP in 4 weiteren Feldern (Felder 34 bis 37) freiwillig verschiedene Angaben aus dem Lohnkonto programmgesteuert nachgewiesen. In weiteren Feldern (Felder 38 bis 42) können freiwillig zusätzliche Angaben aus dem Lohnkonto bescheinigt werden. Ein entsprechender Musterausdruck ist als Anlage 4 beigefügt. Ergänzend zu den Ausführungen in der Anlage 3 gilt Folgendes: 3.1 Feld 1 - Dauer des Dienstverhältnisses - Hier ist die Dauer des Dienstverhältnisses beim jeweiligen Arbeitgeber während des Kalenderjahres einzutragen. Zeiträume, in denen kein Lohn gezahlt wurde - z.b. beim Bezug von Krankengeld - unterbrechen die Dauer des Dienstverhältnisses nicht. Die verschiedenen in KIDICAP - Fenster 24a - vorhandenen Unterbrechungsgründe, ausgenommen Grund 90, sind keine Beendigung des Dienstverhältnisses. 3.2 Feld 2 - Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn / Großbuchstaben (S, F, M) - Dieses Feld ist zweigeteilt. Im oberen Teil des Feldes ist die Zahl der im Lohnkonto vermerkten Großbuchstaben U zu übermitteln. Die Dauer ist nicht relevant. Hinweis: Bei Elternzeit (Unterbrechungsgrund 04) und gleichzeitiger (unschädlicher) Teilzeitbeschäftigung ist eine programmgesteuerte Eintragung des Großbuch- stabens U in das Lohnkonto nicht möglich (siehe KIDICAP News alle 02/99). Im unteren Teil sind bei Vorliegen der Voraussetzungen die Großbuchstaben S und/oder F zu übermitteln. S ist einzutragen, wenn die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug im ersten Dienstverhältnis berechnet wurde und dabei der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen des Kalenderjahres außer Betracht geblieben ist (KIDICAP Fenster 08, Feld Monate ). F ist einzutragen, wenn eine steuerfreie Sammelbeförderung nach 3 Nr. 32 EStG erfolgt M ist aufgrund einer Ausnahmegenehmigung des Betriebsstättenfinanzamtes bis Ende 2015 nicht zwingend erforderlich. Stand: 04/2014 Seite 9 von 26 BAD007

10 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes 3.3 Feld 3 - Bruttoarbeitslohn einschl. Sachbezüge Es ist der Gesamtbetrag des Bruttoarbeitslohns einschließlich des Wertes der Sachbezüge zu bescheinigen, den der Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis im Kalenderjahr bezogen hat. Dies ist die Summe aus dem laufenden Arbeitslohn, der für Lohnzahlungszeiträume gezahlt wurde, die im Kalenderjahr geendet haben, und den sonstigen Bezügen, die im Kalenderjahr zugeflossen sind. Der Bruttoarbeitslohn darf nicht um Freibeträge (Freibeträge auf der Lohnsteuerkarte Versorgungsfreibetrag, Altersentlastungsbetrag etc.) gekürzt bzw. um Hinzurechnungsbeträge erhöht werden. Beim Bruttoarbeitslohn sind nicht anzugeben: ermäßigt besteuerte Entschädigungen ( 34 Abs. 2 Nr. 2 EStG) und Vergütungen für mehrjährige Tätigkeit ( 34 Abs. 2 Nr. 4 EStG), es sei denn, die vorgeschriebene (programmgesteuert) durchgeführte Günstigerprüfung hat ergeben, dass die Fünftelungsregelung ( 39b Abs. 3 S. 9 EStG) zu einer höheren Steuer führt als die Besteuerung als nicht begünstigter sonstiger Bezug (siehe Ausführungen zu Feld 19). Bezüge, die nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn gehören, z.b. steuerfreier Reisekostenersatz, steuerfreie Umzugskostenvergütungen und steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, Bezüge, die aufgrund eines Doppelbesteuerungsabkommens oder aufgrund des Auslandstätigkeitserlasses (BStBl 1983 I S. 470) von der Lohnsteuer freigestellt sind, Bezüge, für die die Lohnsteuer nach den 40 bis 40b EStG pauschal erhoben wurde. Hinweis: Derzeit erstellt KIDICAP auch elektronische Lohnsteuerbescheinigungen mit Negativbeträgen (Überzahlungen) beim Bruttoarbeitslohn. Im Rahmen der Bezügezahlung über das BADV sind Überzahlungen (Rückzahlung von Arbeitslohn) gem. BMF-Erlass v Z C 3 O /01 - abzuwickeln. Danach sind zurückgezahlte Bruttobeträge, soweit sie nicht mit den laufenden Bruttobezügen verrechnet wurden, durch eine so genannte Negativbescheinigung (Formular BADV -DZ 7.10-), die dem Wohnsitzfinanzamt vorzulegen ist, steuerlich auszugleichen. Die Übermittlung von Negativbeträgen ist deshalb zu unterdrücken bzw. mit einer Null-Meldung zu korrigieren. Stand: 04/2014 Seite 10 von 26 BAD007

11 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes 3.4 Feld 4 - Lohnsteuer In dieser Zeile ist die Lohnsteuer zu bescheinigen, die der Arbeitgeber vom bescheinigten Bruttoarbeitslohn einbehalten hat. Dies ist der Betrag, der sich nach Verrechnung mit der vom Arbeitgeber für das Kalenderjahr beim Lohnsteuer-Jahresausgleich erstatteten Lohnsteuer ergibt. Übersteigt der erstattete Betrag die vom (letzten) Arbeitgeber einbehaltene Lohnsteuer, so ist als einbehaltene Lohnsteuer der übersteigende Betrag mit einem Minuszeichen zu versehen. Ist keine Lohnsteuer einbehalten worden, ist das Feld durch einen waagerechten Strich auszufüllen. In Feld 4 darf nicht eingetragen werden: die Lohnsteuer, die auf Vergütungen für eine mehrjährige Tätigkeit und auf ermäßigt besteuerte Entschädigungen entfällt (Bescheinigung in Feld 10). Ausnahme: Günstigerprüfung ergab Versteuerung als "normaler" sonstiger Bezug (siehe Ausführungen zu Feld 19). pauschale Lohnsteuer, die vom Arbeitgeber getragen wird Hinweis: Pauschalversteuerungen sind nur für Fahrtkostenzuschüsse nach der Heimaturlaubsverordnung nach 37b EStG und für Arbeitgeberleistungen zur Zusatzversorgung der Arbeitnehmer nach 40b EStG zulässig Feld 5 Solidaritätszuschlag (SolZ) Hier ist der SolZ zu bescheinigen, den der Arbeitgeber vom bescheinigten Bruttoarbeitslohn einbehalten hat. Hier gelten die gleichen Ausführungen wie zu Feld Feld 6 Kirchensteuer In dieser Zeile ist die Kirchensteuer (Kirchenlohnsteuer) zu bescheinigen, die der Arbeitgeber vom bescheinigten Bruttoarbeitslohn einbehalten hat, wenn über das ElsterLohn II - Verfahren (ELStAM) nur ein Kirchensteuermerkmal übermittelt wurde, z.b. ev oder rk. Wird die Konfession im Laufe des Jahres gewechselt, so hat dies auf die Eintragung der Kirchensteuer in Zeile 6 keinen Einfluss. 1 BMF - Z B 2 - O 1959/06/10030 (2010/ ) - v Stand: 04/2014 Seite 11 von 26 BAD007

12 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes 3.7 Feld 7 - Kirchensteuer des Ehegatten - Dieses Feld wird nur gefüllt, wenn bei verheirateten Arbeitnehmern zwei Kirchensteuermerkmale übermittelt wurden, weil es sich um eine konfessionsverschiedene Ehe handelt, z.b. "ev/rk". In diesem Fall ist der auf den Ehegatten entfallende Anteil einzutragen. Der Anteil beträgt immer 50 % der insgesamt abgeführten Kirchenlohnsteuer und ist Folge des Halbteilungsgrundsatzes sowie des Betriebsstättenprinzips. Maßgeblich für die Berechnung und Abführung der Kirchenlohnsteuer sind die für das Land Nordrhein-Westfalen (NW) geltenden Vorschriften. Ausnahme: Die Höhe der Kirchenlohnsteuer kann nach dem am Ort des Wohnsitzes oder gewöhnlichen Aufenthaltes des Arbeitnehmers geltenden Steuersatz (unter Berücksichtigung der Mindestkirchenlohnsteuer) einbehalten werden. 2 Der vom Land NW (9 %) abweichende Steuersatz von 8 % gilt in den Ländern Baden-Württemberg und Bayern. 3.8 Feld 8 - Versorgungsbezüge - In dieser Zeile sind die im Bruttoarbeitslohn (Feld 3) enthaltenen Versorgungsbezüge zu übermitteln. In Zeile 8 sind die Bruttoversorgungsbezüge einzutragen. Der Versorgungsfreibetrag darf nicht vorher abgezogen werden. Die auf die Versorgungsbezüge entfallenden Steuern sind in den in den Feldern 4-7 bescheinigten Beträgen enthalten. Eine gesonderte Bescheinigung erfolgt hier nicht. 3.9 Feld 9 - Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre - Hier sind die Versorgungsbezüge zu übermitteln, die für mehrere Kalenderjahre gezahlt werden. Diese Versorgungsbezüge werden tarifermäßigt versteuert (Fünftelungsregelung). Der Betrag darf nicht in dem in Feld 3 bescheinigten Betrag enthalten sein. Hier sind Nachzahlungen zu bescheinigen, die sich auf einen Zeitraum von mehr als zwölf Monaten beziehen Abs.3 Kirchensteuergesetz NW Stand: 04/2014 Seite 12 von 26 BAD007

13 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes Hinweis: Eine Nachzahlung für einen Zeitraum von weniger als 13 Monaten, die sich über den Jahreswechsel erstreckt, ist in diesem Sinne keine Nachzahlung für mehrere Kalenderjahre Feld 10 Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre (ohne 9) und ermäßigt besteuerte Entschädigungen - Hier sind folgende Beträge zu übermitteln: Arbeitslohn, der für mehrere Kalenderjahre gezahlt wird. Nachzahlungen, die sich auf einen Zeitraum von mehr als zwölf Monaten beziehen (z.b. Jubiläumszuwendungen) Entschädigungen (z.b. Abfindungen) Voraussetzung hier ist eine tarifermäßigte Versteuerung Fünftelungsregelung (siehe hierzu BMF vom BStBl I S ) Der Betrag darf nicht in dem in Feld 3 bescheinigten Betrag enthalten sein. Der Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre und die Entschädigungen, die nicht ermäßigt besteuert wurden, sind in Feld 19 zu bescheinigen. In diesen Fällen ist der Betrag in dem in Feld 3 bescheinigten Betrag enthalten. Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre sind hier nicht zu bescheinigen (s. Feld 9) 3.11 Felder Einbehaltene Steuern der vorherigen Felder - In den Feldern sind die auf den Arbeitslohn sowie die Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre bzw. auf Entschädigungen entfallenden Steuerabzugsbeträge zu übermitteln. Hier gelten die o.g. Ausführungen sinngemäß Feld 15 - Kurzarbeitergeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Verdienstausfallentschädigung (Infektionsschutzgesetz), Aufstockungsbetrag und Altersteilzeitzuschlag Zuschuss zum Mutterschaftsgeld (Fenster 43) bzw. Zuschuss nach 3 der Mutterschutz- und Elternzeitverordnung ( Fenster 17, Schlz. 5504) Aufstockungsbeträge nach dem Altersteilzeitgesetz (Fenster 29 D bzw. Fenster 17 Schlz. 5565, 5566) Altersteilzeitzuschlag (Fenster 29 B bzw. Fenster 17 Schlz. 5560). Stand: 04/2014 Seite 13 von 26 BAD007

14 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes Bei der Verrechnung von ausgezahlten und zurückgeforderten Leistungen ist der saldierte Betrag (auch ggf. negativ) zu übermitteln. Die hier ausgewiesenen Leistungen unterliegen dem Progressionsvorbehalt nach 32b EStG Feld 16a und b - Steuerfreier Arbeitslohn nach Doppelbesteuerungsabkommen bzw. Auslandstätigkeitserlass Hier ist der Arbeitslohn zu übermitteln, der nach einem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung (Feld 16a) oder dem Auslandstätigkeitserlass (Feld 16b) von der Lohnsteuer freigestellt ist. Diese Leistungen unterliegen dem Progressionsvorbehalt nach 32b EStG. Aufgrund der Eingabe 0 im Feld steuerl. Beh des Fensters 7 wird keine maschinelle Lohnsteuerbescheinigung erzeugt. Hier ist eine Bescheinigung über das Verfahren ElsterlohnManuell zu erzeugen Feld 17 - Steuerfreie Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte - Siehe BADV - K O /12 - vom Auf Nr. 3 der dort als Anlage beigefügten Hinweise wird besonders aufmerksam gemacht Feld 18 - Pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte - Eine Pauschalversteuerung von steuerpflichtigen Fahrtkostenzuschüssen nach 40 Abs. 2 S. 2 i.v.m. Abs. 3 EStG ist im Bereich des BADV nicht zulässig Feld 19 - Steuerpflichtige Entschädigungen und Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre, die nicht ermäßigt besteuert wurden Der Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre und die Entschädigungen, die auf Grund der vorgeschriebenen (programmgesteuert durchgeführten) Vergleichsberechnung (BMF vom IV C 5 - S /99 - BStBl I S ) nicht ermäßigt versteuert wurden, sind hier zu übermitteln. Der Betrag ist in dem in Zeile 3 bescheinigten Betrag enthalten. Stand: 04/2014 Seite 14 von 26 BAD007

15 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes 3.17 Feld 20 - Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit In diesem Feld soll der Arbeitgeber die steuerfreien Verpflegungszuschüsse bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit übermitteln. Das Betriebsstättenfinanzamt hat jedoch eine Aufzeichnung der steuerfreien Verpflegungszuschüsse (Tagegelder) außerhalb des Lohnkontos zugelassen. Auf die Regelungen in BMF Z C 3 O /04 vom weise ich hin Feld 21 - Steuerfreie Arbeitgeberleistungen bei doppelter Haushaltsführung - In diesem Feld soll der Arbeitgeber die steuerfreien Arbeitgeberleistungen bei doppelter Haushaltsführung übermitteln. Das Betriebsstättenfinanzamt hat jedoch eine Aufzeichnung der steuerfreien Arbeitgeberleistungen bei doppelter Haushaltsführung außerhalb des Lohnkontos zugelassen. Auf die Regelungen in BMF Z C 3 O /04 vom weise ich hin Feld 22 a und b Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Rentenversicherung und an berufsständische Versorgungseinrichtungen Hier wird der Arbeitgeberanteil der Beiträge getrennt zur gesetzlichen Rentenversicherung und an berufsständische Versorgungseinrichtungen übermittelt. Hinweis: Die steuerfreien zusätzlichen Arbeitgeberbeiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung bei Tarifbeschäftigten in Altersteilzeit sind nicht zu bescheinigen (Anlage 3, Punkt 13a Abs. 5) Feld 23 a und b Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen Rentenversicherung und an berufsständische Versorgungseinrichtungen Hier wird der Arbeitnehmeranteil der Beiträge getrennt zur gesetzlichen Rentenversicherung und an berufsständische Versorgungseinrichtungen übermittelt. In Fällen, in denen der Arbeitgeber die Beiträge nicht unmittelbar an eine berufsständische Versorgungseinrichtung, sondern dem Arbeitnehmer einen zweckgebundenen steuerfreien Zuschuss zahlt, dürfen keine Einträge in den Feldern 22b und 23b erfolgen. Um den Arbeitnehmern den Nachweis des Arbeitgeberzuschusses im Rahmen der Einkommensteuererklärung zu erleichtern, kann der Zuschuss in einem freien Feld der Lohnsteuerbescheinigung nachgewiesen werden (Anlage 3, Punkt 13a Abs. 6). Dieser Eintrag kann derzeit nur über die KIDICAP-Funktion Lohnsteuerbescheinigung manuell erfolgen. Stand: 04/2014 Seite 15 von 26 BAD007

16 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes 3.21 Feld 24 a, b und c - Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse In diesen Feldern hat der Arbeitgeber die steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse zur gesetzlichen und privaten Krankenversicherung und zur gesetzlichen Pflegeversicherung zu übermitteln. Nicht einzutragen ist der Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Kranken- und sozialen Pflegeversicherung bei pflichtversicherten Arbeitnehmern. Im Bereich des BADV werden die Zuschüsse programmgesteuert berücksichtigt. Ausnahme: KV-Zuschuss in besonderen Fällen (Schlz. 5915). In diesen Fällen muss die Lohnsteuerbescheinigung manuell erstellt werden (Schreiben Bs I 22 vom ) Feld 25 Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung In diesem Feld hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmerbeitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung zu übermitteln. Es sind die an die Krankenkasse abgeführten Beiträge zu bescheinigen. Dies gilt auch für die Beiträge von Arbeitnehmern, die freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert sind. Diese sind in voller Höhe (Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeitrag) zu bescheinigen, wenn der Arbeitgeber als sog. Firmenzahler den Gesamtbeitrag an die Krankenkasse abführt. Bei den BADV-Zahlungsfällen handelt es sich um Selbstzahler. Insofern bleibt das Feld leer Feld 26 Arbeitnehmerbeiträge zur sozialen Pflegeversicherung Beiträge des Arbeitnehmers zur sozialen Pflegeversicherung. Bei freiwillig GKV- Versicherten gilt hier die gleiche Regelung wie zu Feld Feld 27 Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversicherung Beiträge des Arbeitnehmers zur Arbeitslosenversicherung. Unter Nr. 22 bis 27 dürfen keine Beiträge oder Zuschüsse übermittelt werden, die auf steuerfreien Arbeitslohn entfallen, z.b. auf Arbeitslohn, der nach dem Auslandstätigkeitserlass oder auf Grund eines Doppelbesteuerungsabkommens steuerfrei ist. Dies gilt auch für Beiträge, die auf den nach 3 Nr. 63 Satz 3 EStG steuerfreien Arbeitslohn (zusätzlicher Höchstbetrag von EUR) entfallen sowie auf Beiträge aufgrund eines Hinzurechnungsbetrages nach 1 Abs. 1 S. 3 u. 4 SvEV. Stand: 04/2014 Seite 16 von 26 BAD007

17 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes Bei steuerfreien und steuerpflichtigen Arbeitslohnteilen ist nur der Anteil der Sozialversicherungsbeiträge zu bescheinigen, der sich nach dem Verhältnis des steuerpflichtigen Arbeitslohns zum gesamten Arbeitslohn des Lohnzahlungszeitraums (höchstens bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze) ergibt. Erreicht der steuerpflichtige Arbeitslohn im Lohnzahlungszeitraum die jeweilige Beitragsbemessungsgrenze, sind die Sozialversicherungsbeiträge in vollem Umfang zu bescheinigen. Werden Beiträge aus pauschal versteuertem Arbeitslohn (z.b. nach 37b Abs. 2, 40b EStG) erhoben, sind diese in den Feldern 22 bis 27 zu bescheinigen Feld 28 Beiträge zur privaten Krankenversicherung und Pflege-Pflichtversicherung Hier werden die vom Versicherungsunternehmen bescheinigten Beiträge über die so genannte Basisabsicherung eingetragen (Gesamtbetrag der in Fenster 07, Feld Basisabsicherung private KV/PV erfassten Monatsbeträge). Wurde beim Lohnsteuerabzug nur die Mindestvorsorgepauschale berücksichtigt (diese ist bereits in die Steuertabelle eingearbeitet), so ist auch dieser Betrag dort zu bescheinigen Feld 29 Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag zu 8 - Für die Ermittlung des bei Versorgungsbezügen zu berücksichtigenden Versorgungsfreibetrages sind seit dem Kalenderjahr 2005 bestimmte in 19 Abs. 2 S. 4 EStG genannte Versorgungsbezüge Bemessungsgrundlage für den zu gewährenden Versorgungsfreibetrag. Bemessungsgrundlage ist das Zwölffache des Versorgungsbezugs für den ersten vollen Monat zzgl. voraussichtlicher Sonderzahlungen Feld 30 Maßgebendes Kalenderjahr des Versorgungsbeginns zu 8. und/oder 9. - Da sich die Höhe der Freibeträge für Versorgungsbezüge (Versorgungsfreibetrag und Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag) seit dem Jahr 2006 an für jeweils neu hinzugekommene Versorgungsempfänger bis zum Jahr 2040 jährlich reduziert, ist das Kalenderjahr des Versorgungsbeginns (vierstellig) einzutragen. Die berechneten Freibeträge für Versorgungsbezüge gelten grundsätzlich für die gesamte Laufzeit des Versorgungsbezugs. Dies gilt nicht, wenn sich der Versorgungsbezug aufgrund von Anrechnungs-, Ruhens-, Erhöhungs- oder Kürzungsregelungen erhöht oder vermindert. Stand: 04/2014 Seite 17 von 26 BAD007

18 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes Hinweis: Bei mehreren laufenden Versorgungsbezügen und als sonstige Bezüge gezahlte Versorgungsbezüge mit unterschiedlichen Versorgungsbeginnen ist eine Bescheinigung nur über die Funktion Lohnsteuerbescheinigung manuell möglich Feld 31 Zu 8. bei unterjähriger Zahlung: Erster und letzter Monat, für den Versorgungsbezüge gezahlt wurden - Nur bei unterjähriger Zahlung von laufenden Versorgungsbezügen ist der erste und letzte Monat (zweistellig mit Bindestrich, z.b ), für den Versorgungsbezüge gezahlt wurden, einzutragen Feld 32 Sterbegeld; Kapitalauszahlungen/Abfindungen und Nachzahlungen von Versorgungsbezügen in 3. und 8. enthalten - Sterbegelder, Kapitalauszahlungen/Abfindungen von Versorgungsbezügen und die als sonstige Bezüge zu behandelnden Nachzahlungen von Versorgungsbezügen, die in den Feldern 3 und 8 enthalten sind, müssen hier gesondert bescheinigt werden. Nachzahlungen von Versorgungsbezügen für mehrere Jahre sind nach wie vor nur in Feld 9 zu bescheinigen. Eine programmgesteuerte Bescheinigung des Sterbegeldes (Zulage 6506) wird durchgeführt. Alle anderen Zahlungen müssen über das Verfahren ElsterlohnManuell bescheinigt werden. Hinweis auf Punkt 6.1 der DA Feld 33 Ausgezahltes Kindergeld - Hier ist die Summe des von den öffentlichen Arbeitgebern ausgezahlten Kindergeldes zu bescheinigen, wenn es zusammen mit den Bezügen ausgezahlt wird (siehe Information zur Lohnsteuerbescheinigung D 2.2 vom ). Es ist das tatsächlich gezahlte Kindergeld des jeweiligen Kalenderjahres (unter Berücksichtigung von Nach- und Überzahlungen, die bis zur Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung getätigt bzw. getilgt wurden) zu bescheinigen; dabei sind auch negative Beträge zu berücksichtigen. Stand: 04/2014 Seite 18 von 26 BAD007

19 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes 3.31 Allgemeine Hinweise zu den Feldern Die Felder beinhalten freiwillige Angaben des Arbeitgebers, wobei die Felder fest vorbelegt sind. Die Felder 38 bis 40 werden ggf. programmgesteuert und flexibel belegt, sofern entsprechende Zahlungen erfolgten. Die Felder 41 und 42 stehen für manuelle Eintragungen durch die Bezügebearbeiter/-innen zur Verfügung Feld 34 Steuerpflichtiger Zuschuss des Arbeitgebers zur Zusatzversorgung Hier wird der individuell versteuerte Teil der Umlagen / Beiträge an die Zusatzversorgungseinrichtungen (gesondert) übermittelt. Der Betrag ist auch im Bruttoarbeitslohn (Feld 3) enthalten Feld 35 - Beitrag des Arbeitnehmers zur Zusatzversorgung Hier wird der Eigenanteil des Arbeitnehmers zur Zusatzversorgung übermittelt. Hinweis zu den Feldern 34 u. 35: Bei Zahlungsfällen, die dem Abrechnungsverband Ost angehören (VBL-Ost / KBS-Ost) werden ggf. keine Beiträge ausgewiesen, weil diese bereits steuerfrei gezahlt wurden (BMF v BStBl I S. 1250) Feld 36 - Übungsleiterfreibetrag Wird im Bereich des BADV nicht verwendet Feld 37 Ehrenamtspauschale Wird im Bereich des BADV nicht verwendet Felder Steuerfreie Auslandsdienstbezüge / Zuwendungen gem. Richtlinie II an Auslandsdienstlehrkräfte In den Fällen, in denen steuerfreie Auslandsdienstbezüge gem. 52 Abs. 1, 54 und 58a des Bundesbesoldungsgesetzes bzw. der steuerfreie Auslandsanteil der Bezüge der Aus- landsdienstlehrkräfte nach der Richtlinie II gezahlt werden, wird in diesem Feld der entsprechende Betrag mit dem Text "Ausl.-Bez. stfr. 3 Nr. 64 EStG" bzw. "Zuw. RL II stfr. 3 Nr. 64 EStG" ausgewiesen. Stand: 04/2014 Seite 19 von 26 BAD007

20 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes 3.37 Felder Arbeitnehmerkammerbeitrag Bremen - Pflichtbeitrag eines im Land Bremen tätigen Arbeitnehmers zur Arbeitnehmerkammer Felder Arbeitskammerbeitrag Saarland Pflichtbeitrag eines im Saarland tätigen Arbeitnehmers zur Arbeitskammer Angabe der personenbezogenen Daten und der Steuermerkmale Auf der linken Seite des Ausdrucks der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung befinden sich die folgenden nicht nummerierten Felder: Anschrift des Arbeitnehmers. Die Anschrift kann im Ausdruck abweichend von der im Datensatz elektronisch übermittelten Adresse den Gegebenheiten der jeweiligen Behörde angepasst werden (Hinweis auf DZ IV 41 O /04 v ) Name, Vorname, Geburtsdatum des Arbeitnehmers, KIDICAP-interne Merkmale: Kunden-Nr., Nr. des Abrechnungskreises, Sachbearbeiter-Nr., Dienststellen-/Unterdienststellen-Nr., Personal-Nr. und Datum des Ausdrucks etin (elektronische Transfer-Identifikations-Nummer). Es handelt es sich um ein personenbezogenes Zuordnungskriterium, das aus dem Familiennamen, dem Vornamen und dem Geburtsdatum entwickelt wird. Die etin ist 14-stellig und besteht aus Ziffern und Großbuchstaben. Sie wird aufgrund eines vorgegebenen Programmcodes vom jeweiligen Arbeitgeber gebildet. Ändert sich der Familienname, so wird die etin neu berechnet. Wurden allerdings die Lohnsteuerbescheinigungsdaten bereits übermittelt, so bleibt die bisherige etin erhalten, sofern für das bereits übermittelte Kalenderjahr weitere Korrekturmeldungen erfolgen. Die neue etin wird dann erst im darauf folgenden Kalenderjahr wirksam. Hinweis: Sofern bereits eine Identifikationsnummer erfasst wurde, wird die etin nicht mehr übermittelt. Identifikationsnummer: Dient der eindeutigen Identifizierung in Besteuerungsverfahren. Sofern noch keine Identifikationsnummer vergeben wurde, wird weiterhin die etin übermittelt. Transferticket: Quittungsnummer der Finanzverwaltung bei Annahme der übermittelten Datensätze (keine Pflichtangabe im Papierausdruck Hinweis auf Anlage 3, Seite 14). Stand: 04/2014 Seite 20 von 26 BAD007

21 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes Steuerklasse/Faktor Zahl der Kinderfreibeträge Steuerfreier Jahresbetrag Jahreshinzurechnungsbetrag Kirchensteuermerkmale werden programmgesteuert bescheinigt Anschrift des lohnsteuerlichen Arbeitgebers, Angabe der Arbeitgeber-Steuernummer und des Finanzamtes, an das die Lohnsteuer abgeführt wurde Das BADV ist lohnsteuerlicher Arbeitgeber für alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts, deren Bezügezahlungen es vornimmt. Unterhalb der Anschrift ist die Arbeitgeber-Steuernummer angegeben. Diese ist im ElsterOnline-Portal vom Arbeitnehmer dort anzugeben, falls er Einsichtnahme in seine gespeicherten ELStAM-Daten nehmen möchte. In der letzten Zeile ist das Finanzamt und dessen vierstellige Finanzamtsnummer -FANR - (siehe Verzeichnis unter an das der lohnsteuerrechtliche Arbeitgeber BADV die Steuern abgeführt hat (Betriebsstättenfinanzamt), anzugeben. Betriebsstättenfinanzamt für das BADV ist seit das Finanzamt Bonn- Innenstadt, Postfach , Bonn, FANR: Bei juristischen Personen des privaten Rechts ist das BADV für die Arbeitgeber, für die das Betriebsstättenfinanzamt der Übertragung der Arbeitgeberpflichten auf das BADV zugestimmt hat (siehe Hinweise zur Umstellung der AG-Steuernummer Stand: 04/2009) ebenfalls lohnsteuerrechtlicher Arbeitgeber. Dies ist zurzeit bei allen hier abgerechneten Arbeitgebern als juristischen Personen des privaten Rechts der Fall. Stand: 04/2014 Seite 21 von 26 BAD007

22 Lohnsteuerbescheinigung von öffentlichen Kassen 4. Lohnsteuerbescheinigungen von öffentlichen Kassen Wird ein Arbeitnehmer, der den Arbeitslohn im Voraus für einen Lohnzahlungszeitraum erhalten hat, während dieser Zeit einer anderen Dienststelle zugewiesen (Abordnung, Versetzung) und geht die Zahlung des Arbeitslohns auf die Kasse dieser Dienststelle über (Wechsel vom oder zum BADV), so hat die früher zuständige Kasse in der Lohnsteuerbescheinigung den vollen von ihr gezahlten Arbeitslohn und die davon einbehaltenen Steuern auch dann aufzunehmen, wenn ihr ein Teil des Arbeitslohns von der nunmehr zuständigen Kasse erstattet wird. Die jetzt zuständige Kasse hat den der früher zuständigen Kasse erstatteten Teil des Arbeitslohns nicht in die Lohnsteuerbescheinigung aufzunehmen (R 41b Abs. 2 LStR 2013). Die Dauer des Dienstverhältnisses ist jedoch den tatsächlichen Verhältnissen entsprechend zu bescheinigen. Stand: 04/2014 Seite 22 von 26 BAD007

23 Sonstiges 5. Sonstiges 5.1 Bescheinigung von Sterbegeld Beim Sterbegeld handelt es sich grundsätzlich um einen steuerpflichtigen Versorgungsbezug ( 19 EStG i.v.m. R 19.8 Abs. 1 Nr. 1 LStR 2013). Lediglich das so genannte Kostensterbegeld ( 18 Abs. 2 Nr. 2 BeamtVG) ist steuerfrei und nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung einzutragen. Bei der Zahlung von (steuerpflichtigem) Sterbegeld sind deshalb über das ElsterLohn II Verfahren die ELStAM anzufordern. Dabei ist das Merkmal Hauptarbeitgeber in Fenster 07 grundsätzlich nicht zu erfassen (Hinweis auf Punkt der DA Steuer Nr. 2). Sofern keine ELStAM abgerufen werden (können) bzw. keine Bescheinigung nach 39e Abs. 8 S. 1 oder 39 Abs. 3 S. 1 EStG vorgelegt wird, ist die Lohnsteuerklasse VI anzuwenden. Bei der Bescheinigung des Sterbegeldes sind die Felder 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 29, 30, und 32 zu füllen. Sofern nur Sterbegeld bescheinigt wird, ist in Feld 29 die Bemessungsgrundlage mit 0,00 EUR anzugeben. Sofern die Zahlung des Sterbegeldes über die Zulage 6506 erfolgt, wird die Lohnsteuerbescheinigung maschinell erstellt. Auf die Arbeitsanleitungen Sterbegeld der Statusgruppen B und T sowie auf die Erläuterungen zu Feld 32 weise ich zusätzlich hin. 5.2 Nachzahlungen im Zahlungsmonat (ZM) 01 eines jeden Kalenderjahres In KIDICAP wird programmgesteuert im ZM 01 eines jeden Kalenderjahres für die Statusgruppen B und V das Merkmal "Steuer aufrollen" des Fensters 7 berücksichtigt, wenn Rückrechnungen in das abgelaufene Kalenderjahr erfolgen. Damit werden alle laufenden Bezüge, die im ZM 01 für das abgelaufene Kalenderjahr nachgezahlt werden, noch in der Lohnsteuerbescheinigung des abgelaufenen Kalenderjahres berücksichtigt. Auch sonstige Bezüge der Statusgruppen B und V werden im ZM 01 wegen des Zuflusses im abgelaufenen Kalenderjahr ebenfalls noch in der Lohnsteuerbescheinigung des abgelaufenen Kalenderjahres berücksichtigt. Stand: 04/2014 Seite 23 von 26 BAD007

24 Sonstiges 5.3 Besonderheiten im Zusammenhang mit maschinell erstellten Lohnsteuerbescheinigungen Im Feld "Wohnsitzfinanzamt Vj" des Fensters 7 wird die Finanzamtsnummer (FANR) für das Vorjahr programmgesteuert festgehalten (Stand 12/JJJJ), wenn der Personalfall im Abrechnungsmonat 12/JJJJ im Bestand und das Feld "Wohnsitzfinanzamt" gefüllt war. Damit ist eine korrekte Erstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung im ZM 01 für das Vorjahr gewährleistet. Bei Neuzugängen in den Monaten 01/JJJJ bis 03/JJJJ mit "Gilt ab Vorjahr" geschieht dies nicht. Hier muss die FANR des Vorjahres manuell eingegeben werden, um eine korrekte Lohnsteuerbescheinigung zu erhalten. Hinweis: Das ElsterLohn II Verfahren (ELStAM) übermittelt keine FANR. Dennoch wird die FANR vorläufig weiter im Zahlungsverfahren KIDICAP benötigt Über das Feld "Lohnst.-Bescheinigung" des Fensters 8 kann erneut eine maschinell erstellte Lohnsteuerbescheinigung (und eine erneute elektronische Meldung) erzeugt werden. Dies kann erforderlich sein, wenn die Lohnsteuerbescheinigung in Verlust geraten ist. Außerdem kann über dieses Feld auch die Erzeugung einer maschinellen Bescheinigung verhindert werden. Zu den erforderlichen Eingaben verweise ich auf den hinterlegten Hilfetext in KIDICAP. Sofern das Merkmal "Steuer aufrollen" des Fensters 7 gesetzt wird, erzeugt KIDICAP automatisch eine Lohnsteuerbescheinigung für das abgelaufene Kalenderjahr unter Berücksichtigung der Rückrechnungsergebnisse. Sofern nur ein Papierausdruck erforderlich ist, kann über das Archivierungsverfahren Beta 93 ein erneuter Ausdruck erstellt werden. Außerdem ist unter der GUI-Oberfläche ein PC-Ausdruck möglich. Stand: 04/2014 Seite 24 von 26 BAD007

25 Sonstiges 5.4 Manuelle elektronische Lohnsteuerbescheinigung Hat ein Zahlungsfall im Kalenderjahr, für das die Lohnsteuerbescheinigung erstellt wird, eine Unterbrechung mit Grund 90, oder nicht ganzjährig die Steuerklasse VI, oder unterliegt er nicht der Steuerpflicht (steuerliche Behandlung "0"), oder ein Wechsel der steuerlichen Behandlung (Wechsel der Schlüsselzahlen 0 bis 3 im Feld Steuerliche Behandlung des Fensters 07) wird keine programmgesteuerte elektronische Lohnsteuerbescheinigung erzeugt. Diese Fälle werden in der Liste 1440 dokumentiert. In Fällen mit U-Grund 90 wird zur Unterstützung zusätzlich die Liste 5301 erstellt. Außerdem gibt es weitere Sachverhalte, bei denen eine maschinelle Erzeugung verhindert (durch Erfassung d. Kz. 4 im Feld Lohnst.Bescheinigung d. Fensters 08) werden muss. Bei bestimmten Fällen der Mitversteuerung (siehe Hinweise zur Versteuerung von mehreren Bezügen nach den Merkmalen einer Lohnsteuerkarte) Minusbeträgen beim Steuerbrutto (siehe Hinweis zu Punkt 3.3) nach 47 Abs. 4 S. 2 BBG gekürzten Dienstbezügen, da es sich steuerrechtlich bereits um Versorgungsbezüge handelt (R 19.8 Abs. 1 Nr. 4 LStR 2013) einem Status- bzw. Kundenwechsel im Laufe des Jahres ( siehe u.a. Hinweis) Diese Fälle sind zu prüfen und es ist ggf. ist eine manuelle elektronische Lohnsteuerbescheinigung über die Funktion Lohnsteuerbescheinigung manuell zu erzeugen (Hinweis auf DA Steuer Nr. 5 B). Hinweis zum Status- und Kundenwechsel: Bei einem untermonatigen Statuswechsel ist beim Zahlungsfall die Erfassung eines Austrittsdatums (bei der einen Statusgruppe) und die Vergabe einer neuen Personalnummer (bei der anderen Statusgruppe) erforderlich. Dadurch werden programmgesteuert zwei Lohnsteuerbescheinigungen erzeugt. Stand: 04/2014 Seite 25 von 26 BAD007

26 Sonstiges Das Gleiche gilt bei einem Wechsel der KIDICAP-Kunden von Kunde 0001 (Inland) nach Kunde 0007 (Ausland) bzw. umgekehrt. Die Erstellung von zwei Bescheinigungen in diesen Fällen wird von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn sich die zu bescheinigenden Zeiträume (Feld 1 Dauer des Dienstverhältnisses) nicht überschneiden. Eine manuelle Korrektur (Zusammenfassung zu einer Lohnsteuerbescheinigung) ist in diesen Fällen nicht erforderlich. Stand: 04/2014 Seite 26 von 26 BAD007

27 Anlage 1 41b EStG Abschluss des Lohnsteuerabzugs (1) 1 Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres hat der Arbeitgeber das Lohnkonto des Arbeitnehmers abzuschließen. 2 Auf Grund der Eintragungen im Lohnkonto hat der Arbeitgeber spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz auf elektronischem Weg nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung vom 28. Januar 2003 (BGBl. I S. 139), zuletzt geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom 26. Juni 2007 (BGBl. I S. 1185), in der jeweils geltenden Fassung, insbesondere folgende Angaben zu übermitteln (elektronische Lohnsteuerbescheinigung): 1. Name, Vorname, Tag der Geburt und Anschrift des Arbeitnehmers, die abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale oder die auf der entsprechenden Bescheinigung für den 1 Lohnsteuerabzug eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale, die Bezeichnung und die Nummer des. Finanzamts, an das die Lohnsteuer abgeführt worden ist, sowie die Steuernummer des Arbeitgebers, 2. die Dauer des Dienstverhältnisses während des Kalenderjahres sowie die Anzahl der nach 41 Absatz 1 Satz 6 vermerkten Großbuchstaben U, 3. die Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns sowie den nach 41 Abs. 1 Satz 6 vermerkten 3 Großbuchstaben S,. 4. die einbehaltene Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer, 5. das Kurzarbeitergeld, das Schlechtwettergeld, das Winterausfallgeld, den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nach dem Mutterschutzgesetz, die Entschädigungen für Verdienstausfall nach 5dem Infektionsschutzgesetz vom 20. Juli 2000 (BGBl. I S. 1045), zuletzt geändert durch Artikel des Gesetzes vom 6. August 2002 (BGBl. I S. 3082), in der jeweils geltenden Fassung, sowie die nach 3 Nummer 28 steuerfreien Aufstockungsbeträge oder Zuschläge, 6. die auf die Entfernungspauschale anzurechnenden steuerfreien Arbeitgeberleistungen für Fahrten 6 zwischen Wohnung und Arbeitsstätte,. 7. die pauschal besteuerten Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster 7 Tätigkeitsstätte,. 8. für die dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten Mahlzeiten nach 8 Abs. 2 Satz 8 den Großbuchstaben M 9. für die steuerfreie Sammelbeförderung nach 3 Nummer 32 den Großbuchstaben F, die nach 3 Nummer 13 und 16 steuerfrei gezahlten Verpflegungszuschüsse und Vergütungen 0 bei doppelter Haushaltsführung, Beiträge zu den gesetzlichen Rentenversicherungen und an berufsständische Versorgungseinrichtungen, getrennt nach Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil, die nach 3 Nummer 62 gezahlten Zuschüsse zur Kranken- und Pflegeversicherung, die Beiträge des Arbeitnehmers zur gesetzlichen Krankenversicherung und zur sozialen 3 Pflegeversicherung,. Seite 1 von 2

28 14. die Beiträge des Arbeitnehmers zur Arbeitslosenversicherung, den nach 39b Absatz 2 Satz 5 Nummer 3 Buchstabe d berücksichtigten Teilbetrag der 5 Vorsorgepauschale.. 3 Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer einen nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigten Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe des lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmals (Absatz 2) auszuhändigen oder elektronisch bereit-zustellen. 4 Soweit der Arbeitgeber nicht zur elektronischen Übermittlung nach Absatz 1 Satz 2 verpflichtet ist, hat er nach Ablauf des Kalenderjahres oder wenn das Dienstverhältnis vor Ablauf des Kalenderjahres beendet wird, auf der vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ( 39 Absatz 3, 39e Absatz 7 oder Absatz 8) eine Lohnsteuerbescheinigung auszustellen. 5 Er hat dem Arbeitnehmer diese Bescheinigung auszuhändigen. 6 Nicht ausgehändigte Bescheinigungen für den Lohnsteuerabzug mit Lohnsteuerbescheinigungen hat der Arbeitgeber dem Betriebsstättenfinanzamt einzureichen. (2) 1 Für die Datenübermittlung nach Absatz 1 Satz 2 hat der Arbeitgeber aus dem Namen, Vornamen und Geburtsdatum des Arbeitnehmers ein Ordnungsmerkmal nach amtlich festgelegter Regel für den Arbeitnehmer zu bilden und zu verwenden. 2 Das lohnsteuerliche Ordnungsmerkmal darf nur erhoben, gebildet, verarbeitet oder genutzt werden für die Zuordnung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung oder sonstiger für das Besteuerungsverfahren erforderlicher Daten zu einem bestimmten Steuerpflichtigen und für Zwecke des Besteuerungsverfahrens. 3 Nach Vergabe der Identifikationsnummer ( 139b der Abgabenordnung) hat der Arbeitgeber für die Datenübermittlung anstelle des lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmals die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers zu verwenden. 4 Das Bundesministerium der Finanzen teilt den Zeitpunkt der erstmaligen Verwendung durch ein im Bundessteuerblatt zu veröffentlichendes Schreiben mit. 5 Der nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung authentifizierte Arbeitgeber kann die Identifikations-nummer des Arbeitnehmers für die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung 2010 beim Bundeszentralamt für Steuern erheben. 6 Das Bundeszentralamt für Steuern teilt dem Arbeitgeber die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers mit, sofern die übermittelten Daten mit den nach 139b Absatz 3 der Abgabenordnung beim Bundeszentralamt für Steuern gespeicherten Daten übereinstimmen. 7 Die Anfrage des Arbeitgebers und die Antwort des Bundeszentralamtes für Steuern sind über die zentrale Stelle ( 81) zu übermitteln. 8 22a Absatz 2 Satz 5 bis 8 ist entsprechend anzuwenden. (3) 1 Ein Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, der ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in seinem Privathaushalt im Sinne des 8a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch beschäftigt und keine elektronische Lohnsteuer-bescheinigung erteilt, hat anstelle der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung eine entsprechende Lohnsteuerbescheinigung nach amtlich vorgeschriebenem Muster auszustellen. 2 Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerbescheinigung auszuhändigen. 3 In den übrigen Fällen hat der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung dem Betriebsstättenfinanzamt einzureichen. (4) Die Absätze 1 bis 3 gelten nicht für Arbeitnehmer, soweit sie Arbeitslohn bezogen haben, der nach den 40 bis 40b pauschal besteuert worden ist. Seite 2 von 2

29 Anlage 2 R 41b. Abschluss des Lohnsteuerabzugs Lohnsteuerbescheinigungen (1) Die Lohnsteuerbescheinigung richtet sich nach 41b EStG und der im Bundessteuerblatt Teil I bekannt gemachten Datensatzbeschreibung für die elektronische Übermittlung sowie dem entsprechenden Vordruckmuster. Lohnsteuerbescheinigungen von öffentlichen Kassen (2) Wird ein Arbeitnehmer, der den Arbeitslohn im Voraus für einen Lohnzahlungszeitraum erhalten hat, während dieser Zeit einer anderen Dienststelle zugewiesen und geht die Zahlung des Arbeitslohns auf die Kasse dieser Dienststelle über, hat die früher zuständige Kasse in der Lohnsteuerbescheinigung (>Absatz 1) den vollen von ihr gezahlten Arbeitslohn und die davon einbehaltene Lohnsteuer auch dann aufzunehmen, wenn ihr ein Teil des Arbeitslohns von der nunmehr zuständigen Kasse erstattet wird; der Arbeitslohn darf nicht um die Freibeträge für Versorgungsbezüge (> 19 Abs. 2 EStG ) und den Altersentlastungsbetrag (> 24a EStG ) gekürzt werden. Die nunmehr zuständige Kasse hat den der früher zuständigen Kasse erstatteten Teil des Arbeitslohns nicht in die Lohnsteuerbescheinigung aufzunehmen. Seite 1 von 2

30 Anlage 2 H 41b Abschluss des Lohnsteuerabzugs Ausstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ab 2014; Ausstellung von Besonderen Lohnsteuerbescheinigungen durch den Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung ab 2014 BMF vom (BStBl I S. 1132) Bekanntmachung des Musters für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 2014 BMF vom (BStBl I S. 1138) Berichtigung der Lohnsteuerbescheinigung Der Arbeitnehmer kann nach Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung deren Berichtigung nicht mehr verlangen (> BFH vom BStBl 2008 II S. 434). Bescheinigung zu Unrecht einbehaltener Lohnsteuer Wird von steuerfreien Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit (zu Unrecht) Lohnsteuer einbehalten und an ein inländisches Finanzamt abgeführt, ist auch diese Lohnsteuer in der Lohnsteuerbescheinigung einzutragen und auf die für den VZ festgesetzte Einkommensteuerschuld des Arbeitnehmers anzurechnen (> BFH vom BStBl II S. 581). Finanzrechtsweg Bei einer Nettolohnvereinbarung ist für Streitigkeiten über die Höhe des in der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisenden Bruttoarbeitslohns der Finanzrechtsweg nicht gegeben (> BFH vom BStBl 2008 II S. 434). Unzutreffender Steuerabzug Ein unzutreffender Lohnsteuerabzug kann durch Einwendungen gegen die Lohnsteuerbescheinigungen nicht berichtigt werden (> BFH vom BStBl 2008 II S. 434). Seite 2 von 2

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