BÜROORGANISATION UND KOMMUNIKATION

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1 BÜROORGANISATION UND KOMMUNIKATION Inhaltsangabe: Arbeitsumgebung Büro Bürotechnik Chaoszone Schreibtisch Ordnungssysteme Die leidige Post

2 Büroorganisation und Bürotechnik sind eng mit einander verbunden. Arbeitsabläufe sollen mit Hilfe von Technik so rationell wie möglich gestaltet werden. Daher wird das Erscheinungsbild des Büros durch die Büroorganisation bestimmt. Unterscheide bei der Büroorganisation immer zwischen: Arbeitsumgebung Arbeitsbereiche technische Hilfsmittel Arbeitsumgebung Grundsätzlich ist der Arbeitsplatz so zu gestalten, dass alle Arbeits- und Hilfsmittel in Reichweite angeordnet werden können. Arbeitsplätze sind dabei nach den Bedürfnissen des Menschen und nicht nach denen der (notwendigen) Bürotechnik zu gestalten. Eine solche Ausrichtung bei der Planung und Gestaltung von Arbeitsumgebungen nennt man ergonomisch: Bei diesen Planungsarbeiten sind folgende Faktoren zu beachten: Platzbedarf Lichtverhältnisse Farbgestaltung Raumklima Lärmpegel Einrichtung Arbeitsgeräte Der Büroraum Folgende Voraussetzung sollte ein geeigneter Büroraum erfüllen: Hell mit ausreichend natürlichem Licht; moderne, gute Beleuchtung Gute Schall- und Wärmeisolierung Nicht zu warm, nicht zu kalt keine Zugluft Angenehme Luftfeuchtigkeit (40-65%)

3 Die Büroeinrichtung Zur Büroeinrichtung gehören vor allem drei Bereiche 1. Der Arbeitstisch Die Tischhöhe ist mit 78 cm genormt. Maschinschreibtische sollten mit cm etwas niedriger sein. Wenn der Tisch höhenverstellbar ist, so kann er den Notwendigkeiten der Bildschirmarbeit (Blickwinkel bei aufrechter Sitzhaltung sollte ca. 30 Grad betragen) angepasst werden. Oft zu wenig beachtet wird die ausreichende Beinfreiheit unter dem Tisch. Eine weitere Anforderung an den Arbeitstisch ist die reflexionsarme Oberfläche; nachweislich lenken Spiegelungen an der Arbeitsoberfläche ab und lassen die Augen schneller ermüden. Die Arbeitsfläche muss mindestens 160 x 80 cm betragen, es soll ausreichend Platz zur Ablage der Arbeitsunterlagen vorhanden sein. Die üblichen Computertische aus den Versandhäusern genügen nicht den Anforderung des Büroalltags. Zu achten ist auch auf abgerundete Ecken und Kanten, die Verletzungsgefahr kann so wesentlich verringert werden. Immer beliebter werden L-förmige Ecklösungen: hier können mittels einer Drehung des Stuhls beide Arbeitsflächen bequem erreicht werden. 2. Der Bürostuhl Was unterscheidet nun ein normaler Stuhl von einem Bürostuhl? Es sind vor allem die Einstellmöglichkeiten. Der Bürostuhl ist durch mindestens fünf Rollen verschiebbar, die Sitzhöhe kann verstellt werden und er ist drehbar. Wichtig ist die korrekte Einstellung der Sitzhöhe: Die Fußflächen sollen locker am Boden aufliegen Ober- und Unterschenkel sollen einen rechten Winkel bilden Die Hände sollen leicht abgewinkelt die Arbeitsfläche erreichen Der Blickwinkel zum Bildschirm sollte ca. 30 Grad nach unten geneigt sein

4 3. Die Ablage Die Ablagemöglichkeiten im Büro bestimmen wesentlich ob Arbeitsabläufe rationell gestaltet werden können oder nicht. Systemmöbel (Ablagesysteme, Registraturen) gibt es jede Menge. Je nach Arbeitsablauf eignen sich Regalsysteme (offen, leicht zugänglich, relativ günstig), Aktenschränke oder auch Rollcontainer (mit Schubladen oder Hängeregistraturen. Um eine Ahnung vom Angebot zu bekommen, eignen sich Prospekte der einschlägigen Büroausstatter. Neben dieser Mindestausstattung macht es oft Sinn, eine eigene Sitzgruppe für Gesprächsrunden einzurichten. Die Bürotechnik Telefonanlage Warum steht in diesem Kapitel das Telefon am Anfang? Weil ohne Telefon ein Büro wahrscheinlich der ruhigste Arbeitsplatz der Welt wäre. Die Anforderungen an das Telefon sind im Arbeitsumfeld andere, als im privaten Raum. Obwohl moderne Handys alle Funktionen bieten, die im Büro gebraucht werden, sind sie nicht so gut geeignet, wie eine auf dieses Arbeitsumfeld spezialisierte Telefonanlage. Erst bei einer Telefonanlage sind die entsprechenden Funktionen leicht und gut zugänglich. Was soll nun eine solche Telefonanlage können? Zentrale mit entsprechend vielen Nebenstellen Nummernanzeige Nummernspeicher Halten und Makeln von mehreren Anrufen Konferenzschaltung Laut Mithören Gebührenzähler Anrufbeantworter etc Nicht vergessen: Ebenso wichtig wie die Technik ist es, dass sie effizient telefonieren können. Richtiges Telefonieren ist keine Kunst, aber man muss es lernen und üben.

5 Der Computer und seine Peripheriegeräte Computer sind aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Um eine Überdimensionierung des PCs zu vermeiden, sollten die konkreten Anforderungen (Mindestleistungsfähigkeiten) an das Gerät im Vorfeld abgeklärt werden. Für Standard-Büroanwendungen wie , Internet, Büroanwendungen und Bildverarbeitung wird üblicherweise ein Doppelkernprozessor bis 2 Ghz verwendet, für Hochleistungsanwendungen wird eher ein Doppelkernprozessor ab 2 Ghz zum Einsatz kommen. Bei Standardanwendungen im Bürobereich sollte auf einen Einsatz von Mainboards geachtet werden, bei welchen Grafik-, LAN- und Soundkarte bereits integriert sind, da hierdurch der Strombedarf des Systems gesenkt werden kann. Im Bürobereich werden auch Hardwarekomponenten wie Grafikkarte, Motherboard, Netzteil oder Prozessor mit passiver Kühlung angeboten. Diese arbeiten ohne Lüfter, wodurch der Strombedarf des PCs und auch die Lärmbelastung reduziert wird. Aktiv gekühlte Hardwarekomponenten verbrauchen erheblich mehr Strom als passiv gekühlte Komponenten. Bei Monitoren kann grundsätzlich zwischen Flachbildschirmen (TFT) und Röhrenmonitoren (CRT) unterschieden werden, wobei viele Gründe für den Einsatz von modernen Flachbildschirmen sprechen. Vorteile von Flachbildschirmen Notebooks sind grundsätzlich energie-effizienter als Desktop-Geräte, sie benötigen im Vergleich zu PCs mit vergleichbarer Leistung und Ausstattung rund 70 % weniger Strom. Die Anschaffungskosten von Notebooks sind in den letzten Jahren deutlich gesunken und sie können heute bereits beinahe so viel wie Desktop-PCs. Vor der Anschaffung eines Notebooks sollte überlegt werden, wofür das Gerät eingesetzt werden soll. Bei einem Einsatz als Desktop-Ersatz sollte beispielsweise auf einen größeren Bildschirm geachtet werden, während bei vorwiegend mobilem Einsatz ein leichtes Gerät mit kleinem Display angeschafft werden kann. Der Drucker ist wohl eines der wichtigsten Ausgabegeräte im Büro. Deshalb ist es notwendig hier bei der Auswahl mit Bedacht vorzugehen. Es gibt: - Nadeldrucker: Eine eigentlich veraltete Technik, die sich aber als einzige Form für Durchschläge eignet und deswegen immer noch verwendet wird. Vorteil: Günstig im Betrieb

6 Nachteil: Relativ laut im Betrieb; soll daher in einem eigenen Raum stehen. Tintenstrahldrucker: Diese Technik schafft die wohl schönsten Ausdrucke. Weil aber die Verbrauchskosten enorm hoch sind, kann diese Technik trotz des günstigen Anschaffungspreise nicht für den laufenden Betrieb empfohlen werden. Bei entsprechend geringem Druckaufkommen (z.b. Probedrucke für Layouts) ist er aber gut geeignet. Laserdrucker: Von den Verbrauchskosten sind Laserdrucker die erste Wahl. Vor allem Schriftstücke in Schwarz/Weiß sind damit besonders preiswert zu drucken. Farbdrucke sind jedoch am Laserdrucker nicht selten teurer als bei guten Tintenstrahldruckern, ein Umstand, der nur wenigen bekannt ist. Kopierer sind eines der beliebtesten Hilfsmittel im Büro. Das beweist allein schon die Tatsache, dass ein wesentlicher Teil des Papierverbrauchs in einem durchschnittlichen Büro beim Kopieren entsteht. Auch bei den Kopierern gibt es unterschiedliche Techniken, die häufigste Form ist aber der Laserkopierer. Ein moderner Kopierer sollte über verschiedene Zusatzfunktionen verfügen: - Blatteinzug - Sortierfunktionen - beidseitiges Kopieren - verkleinern/ vergrößern - Ausgabe in unterschiedlichen Papierformaten - etc Scanner Beim Scanner handelt es sich um ein Gerät, das Dokumente digitalisieren kann. Mit einer Belichtungseinheit wird die Vorlage Zeilenweise eingelesen und in ein vom Computer les- und speicherbares Format umgewandelt (Bildformate, meistens TIFF). Zur Weiterverarbeitung empfiehlt es sich, die Datei über ein OCR-Programm (Buchstabenerkennungsprogramm) in ein Textformat umzuwandeln.

7 Fax Die Bildübertragung mittels Telefonleitung war lange Zeit die schnellste Form, Dokumente zu versenden. Im Vergleich zu den Heute zur Verfügung stehenden Mitteln ist das Fax aber relativ langsam und umständlich. Ablauf: Vorlage einlegen, Telefonnummer des Empfängergerätes wählen, die Verbindung und den vollständigen Einzug der Vorlage abwarten und zum Schluss die Sendebestätigung ausdrucken und mit der Vorlage abheften Multifunktionsgeräte All diese Funktionen (Drucken, Scannen, Kopieren, Faxen) lassen sich, da die Ausgangsdaten in digataler Form vorliegen, beliebig in Multifunktionsgeräten kombinieren. Für den Einsatz solcher Geräte spricht der geringere Platzbedarf. Ein Nachteil ist, dass sie bei den einzelnen Funktionen selten die Qualität der spezialisierten Einzelgeräte erreichen. EDV Privat wie beruflich ist die EDV nicht mehr aus unserem Alltagsleben wegzudenken. Es macht daher Sinn, sich näher mit den Grundlagen zu beschäftigen. Meist bereitet es kein Problem, die übliche Standardsoftware zu bedienen. Doch bei der Arbeitsorganisation sollten sie auch ein wenig Ahnung von EDV als Arbeitsumgebung haben. Es ist klar, dass ein Computer im Arbeitsumfeld anders eingesetzt wird, wie zu Hause. Bei der Auswahl der Hardware und der Software sollte darauf Bedacht genommen werden. Sowohl für die Prüfung als auch für die Arbeit ist es wichtig, dass sie folgende Bereiche zumindest im Prinzip verstehen: - Hardware (Zentraleinheit und Peripheriegeräte) - Betriebssystem (Wozu braucht es ein Betriebssystem?) - Software (Welche Art von Software brauche ich in meiner Arbeit?) - Netzwerk (warum macht ein Netzwerk Sinn?) - Datensicherung (warum ist Datensicherung wichtig und welche Möglichkeiten gibt es?) - Datensicherheit und Datenschutz

8 Wichtige Arbeitsabläufe Chaoszone Schreibtisch Eine Umfrage der Firma Logitech besagt laut Wirtschaftswoche Nr. 28, dass von insgesamt 100 Topmanagern aus 16 Ländern 55 Prozent der Führungskräfte ihren Mitarbeitern, die ihren Schreibtisch chaotisch halten, am liebsten den Laufpass geben würden. Fast 70 Prozent wünschen sich Mitarbeiter, deren Schreibtisch ordentlich und aufgeräumt ist. Wichtig ist, den Arbeitsplatz so zu gestalten, dass Sie gut und angenehm arbeiten können. Sowohl Ihre Leistungsfähigkeit als auch Ihre Arbeitszufriedenheit werden hierdurch entscheidend beeinflusst. Vermeiden Sie lange Laufwege und sorgen Sie für einen ungestörten Arbeitsfluss. Schaffen Sie sich eine angenehme Atmosphäre, damit Sie sich wohl fühlen. Nach Zonen organisieren Für viele Mitarbeiter ist der Schreibtisch nach wie vor der zentrale Arbeitsplatz. Die Schreibtischplatte muss laut DIN 4543 eine Mindestgröße von 160 x 80 Zentimeter haben. In vielen Fällen ist eine Vergrößerung der Tischfläche durch Winkelkombinationen oder Anbauten sinnvoll. Was liegt nun wo? Damit Sie optimal und konzentriert arbeiten können, teilen Sie Ihren Arbeitsplatz in vier Zonen ein. Die ersten drei Zonen befinden sich auf dem Schreibtisch. Zone 1: Der Greifbereich, diesen können Sie mit abgewinkelten Armen erreichen, er gehört zu den unmittelbaren Arbeitsbereich. In diesem Bereich sollten nur die gerade aktuell zu bearbeitenden Unterlagen liegen. Zone 2: Der Reichbereich, stellen Sie hier alle Hilfsmittel auf, die Sie häufig benötigen (Telefon, Terminkalender). Der Zugriff muss mit ausgestrecktem Arm möglich sein. Zone 3: Der Streckbereich, um diesen Bereich zu nutzen müssen Sie die Arme ausstrecken und den Oberkörper vorbeugen. Dies ist der ideale Platz für Postein- und Ausgangskörbe, oder für andere Ablagekörbe.

9 Zone 4: Der Holbereich, eignet sich für seltener benötigte Akten und Hilfsmittel. Um diese zu nutzen, müssen Sie aufstehen. Neben der Fläche auf dem Schreibtisch, gilt es auch die Flächen im Schreibtisch effektiv zu nutzen. Entrümpeln Sie ihre Schubladen und schaffen Sie Platz für die Akten und Hilfsmittel, die Sie häufig benötigen. Ablage Eine unordentliche Ablage ist oft auf Trägheit zurück zu führen: Je weiter der Weg zur Ablage, desto geringer die Motivation, das Dokument ordentlich abzulegen. Schließlich hat man ja Wichtigeres zu tun. Kurzfristig hat diese Strategie keine Nachteile, mittel- bis langfristig schon, nämlich ein Durcheinander und der Suchaufwand steigt exponentiell. Ordnungssysteme Für unterschiedliche Aufgaben benötigen sie unterschiedliche Ordnungssysteme; sie können alphabetisch (nach Stichwort oder Schlagwort) numerisch, alphanumerisch oder chronologisch (zeitlich nach Datum) ordnen. Viele Firmen verwenden Ordner als physisches Ablagesystem da diese sich auch gut auf EDV gestützte Ablagen nachbilden lassen. Für die Ablage der täglich eintreffenden Dokumente sollten sie auch lernen, diese schnell in Wertstufen zu unterteilen, natürlich müssen sie dabei auch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten. Dokumente mit Tageswert (also diejenigen, die an diesem Tag noch bearbeitet werden sollen) brauchen besondere Sorgfalt bei der Ablage; sie sind diejenigen Dokumente, die bei kleinen Schreibtischen am häufigsten unter Stapeln verschwinden, was meist für den Arbeitsablauf fatal ist. Bei mir haben sich dafür Briefkörbe sehr bewährt, was aber nicht bei allen gut funktioniert. Beliebt ist auch die Post-it Methode, bei der die dringensten Aufgaben leuchtendgelb die Schreibtischoberfläche und den Bildschirm verdecken. Großzügigkeit Die Ablage muss großzügig bemessen sein. Wer kennt sie nicht, die Ordner, die aus allen Nähten platzen oder Hängeregistraturen, wo die Dokumente schon oben heraus schauen? Das ist sehr unübersichtlich und motiviert nicht, die Ablage zu pflegen. Schubladen und Ordner gehören höchsten zu 75% gefüllt, damit man noch Platz zum Blättern hat. Das bedeutet aber, dass immer genügend Nachschub an Ablagematerial zur Verfügung stehen muss. Entsprechend sollte man sich einen kleinen Vorrat davon anlegen.

10 Flexibilität Ich möchte schnell Akten herausnehmen oder unter Umständen auch mal umsortieren können. Neue Dokumente müssen schnell abgelegt werden können, ohne mein Ablagesystem umständlich zu erweitern. Deshalb mag ich keine Ordner: Hier muss man ein neues Register anlegen - vielleicht sogar einen neuen Ordner und den noch sauber beschriften -, nur um ein neues Projekt ordentlich ablegen zu können. Überblick Das Ablagesystem muss auf einen Blick erfassbar sein. Das heißt, dass ich die Metabeschriftungen - also die Reiter, die Tabs oder das Register - sofort sehen können muss. Das ist bei Classei gegeben, bei Ordnern aber nicht: Was genau alles im Ordner abgelegt ist, sieht man erst, wenn man ihn aus dem Regal genommen, aufgemacht und das Register angeschaut hat. Bearbeitung von Post Posteingang - Sortieren: - Privatpost (p.a., c/o) ungeöffnet weiterleiten - Geschäftspost nach Sachbearbeiter, darf geöffnet werden. (zu Handen bzw. der Eigenname nach dem Firmennamen) - Öffnen: - Der Inhalt darf nicht beschädigt werden z.b. mit Brieföffnermaschine - Kontrollieren: - Überprüfen nach Vollständigkeit der Beilagen - Eingangsstempel anbringen: - Datum, Bearbeitungsstelle, Zeichen des Bearbeiters - Verteilen: - Weiterleitung nach Postverteilungsplan Postausgang - Schriftstücke auf Richtigkeit überprüfen, Vollständigkeit der Beilagen - Eintrag im Postausgangsbuch (Beweisführung) - Falzen - Kuvertieren

11 - Frankieren Geräte zur Postabfertigung - Adressiermaschine - Adressieren mit EDV - Falzmaschine - Falzt Papierbögen passend zum Umschlag - Kuvertiermaschine - Legt Schriftgut ein und verschließt Kuvert - Frankiermaschine - Druckt den Postwert auf; Abrechnung durch Fernwertvorgabesystem - Poststraße als vollautomatisches System Postdienstleistungen Das Postwesen ist heute in Österreich privatwirtschaftlich organisiert; mit wurde durch das Poststrukturgesetz die bisherige staatliche Österreichische Post- und Telegraphenverwaltung (PTV) in die Post und Telekom Austria AG (PTA) umgewandelt und aus dem Bundeshaushalt ausgegliedert. Zu den Leistungen der Post gehören die Zustellung von Briefen, Paketen, Zeitungen und Zeitschriften, der Betrieb von Postbussen als öffentliches Verkehrsmittel sowie die Telekommunikation. Mit dem Versand sind auch Dienstleistungen im Bereich Geldtransfer (Nachnahme, Postanweisung) verbunden. Mit der PSK (Postsparkasse) können die Postfilialen alle Bankserviceleistungen bis hin zu Versicherungen anbieten. Das Geschäft, das in den meisten Postfilialen integriert ist, bietet von Schreibbedarf bis hin zum Handy eine breite Produktpalette. Leistungen und Tarife sind über die Internetseite: abrufbar Eigenmanagement Jetzt wird es persönlich! In diesem Kapitel geht es um das Eigenmanagement, das heißt: WANN mache ich WAS, und WIE mache ich es. Damit sind eigentlich schon drei Grundfragen von Zeit-, Termin- und Projektmanagement gestellt. Die Beantwortung dieser Fragen hängt stark von ihren Zielvorstellungen, aber auch von ihrer Arbeitsumgebung ab. Deshalb hier nur ein paar gebräuchliche Lösungen zum Eigenmanagement:

12 1. Notieren Sie zuerst Aufgaben, dann erst sollten sie die Termine dazu planen Wie sie ihre Aufzeichnungen machen ist eigentlich egal. Sowohl Papier- als auch Computerlösungen haben ihre Vorteile und Nachteile. Wichtig ist: Es sollte ein zu ihnen passendes System sein. In ihrer Arbeit wird die Art der Dokumentation wahrscheinlich vorgegeben sein, deshalb ein paar Grundsätze für alle Formen: Der Grund, warum Aufgaben vor den Terminen zu klären sind, ist einfach: Aufgaben geben Ziele vor, nach diesen Zielen muss sich auch die Termingestaltung richten 2. Unterteilen sie ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und nicht nur nach Dringlichkeit Das ist eigentlich das Schwerste beim Eigenmanagement. Zu verstehen, dass etwas Dringendes nicht unbedingt etwas Wichtiges zur Erreichung ihrer Ziele sein muss. Was aber kann ich mit unwichtigen aber dringenden Aufgaben machen? Ganz einfach: Klären sie so oft wie möglich Punkt Geben sie Arbeiten auch ab, lernen sie Nein-sagen und Delegieren Klar ist: Wenn man zeigen kann, dass man gute Arbeit leistet, so stärkt das schon das Selbstwertgefühl. Wenn man sich aber ständig überfordert, so wird aus guter Arbeitsleistung schnell krankmachende Betriebsamkeit. Deshalb sollten sie offen für Hilfestellungen sein und sich bewusst sein, was ihr Zeitbudget an Aufgaben zulässt und was nicht. 4. Kommunizieren sie so klar und oft wie möglich Gutes Eigenmanagement ist ohne Rücksichtnahme auf die Menschen in ihrem Arbeitsumfeld absolut unmöglich. Reden sie ruhig über ihre Ziele und Aufgaben, vergessen sie dabei aber nicht das ZUHÖREN.