INFO-MAP. Büroräume planen. Das Wichtigste auf einen Blick. V B G Ihre gesetzliche Unfallversicherung

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1 INFO-MAP Büroräume planen Das Wichtigste auf einen Blick V B G Ihre gesetzliche Unfallversicherung w w w. v b g. d e

2 Meine Planungspartner Planer/Architekt Büroeinrichter Fachberater Berater der VBG Ihre Notizen:

3 Was sollte ich bei der Büroraumplanung berücksichtigen? Sie wollen Ihre Büro arbeits plätze neu organisieren? Sie müssen umziehen und überlegen, welche Büro räume Sie benötigen? Sie erweitern Ihr Unter nehmen, wollen neu bauen und das neue Büro ge bäude soll den Bedürf nissen Ihres Unter nehmens entsprechen? Bei allen diesen Situationen geht es immer um die gleichen Fragen: Wie kann ich Büroräume effektiv nutzen? Wie kann ich Büroräume so planen, dass meine Beschäftigten produktiv und gesund arbeiten können? Diese INFO-MAP zeigt Ihnen, an was Sie bei Ihrer Büro raum - pla nung denken müssen und wie Sie da bei systematisch vorgehen können.

4 Wie gehe ich bei der Planung vor? Das Modell der Büroraumplanung hilft Ihnen, systematisch vorzugehen und nichts außer Acht zu lassen. Modell der Büroraumplanung Bürokonzept Büroraumformen, Organisationsformen Raumfunktionskonzept Zuordnung der Funktionsbereiche Aufstellung der Arbeitsplätze Arbeitsumgebung Arbeitsplatzkonzept Funktionalität Ergonomie

5 Planungsgrundlagen Arbeitsaufgabe, Beschäftigte, Arbeitsmittel, räumliche Gegebenheiten, Arbeitsorganisation, weitere wichtige Punkte Planungsgrundlagen sind alle in Ihrem Unternehmen vorhandenen Informationen, die für die Planung Bedeutung haben. Siehe Planungsinfos sammeln Im Arbeitsplatzkonzept beschreiben Sie die Gestaltung der einzelnen Arbeitsplätze hinsichtlich Funktionalität und Ergonomie. Siehe Arbeitsplätze einrichten Im Raumfunktionskonzept ordnen Sie die Funktionsbereiche zu. Außerdem legen Sie die Arbeitsplatzanordnung fest und gestalten die Arbeitsumgebung. Siehe Räume nutzen Im Bürokonzept bestimmen Sie, wie Sie die Arbeit für die Beschäftigten organisieren wollen: Ob sie zum Beispiel einzeln, zu zweit im Raum oder in Teams arbeiten sollen. Siehe Büroarbeit organisieren Wie und in welcher Reihenfolge Sie vorgehen, hängt von den Ge - gebenheiten in Ihrem Unternehmen ab. Weitere Informationen BGI 5050 Büroraumplanung Systematisch vorgehen

6 Welche Informationen sind für meine Büro - raumplanung wichtig? Für eine systematische und effektive Bü ro - raumplanung benötigen Sie Infor ma tionen zu den nachfolgenden Punkten.

7 Welche Arbeitsaufgaben sind zu erledigen? Welche Beschäftigten arbeiten in den Räumen? Zum Beispiel: Art ihrer Tätigkeiten, Anzahl, Vorstellungen und Erwartungen der Beschäftigten, Beschäftigte mit Behinderungen Welche Arbeitsmittel werden benötigt? Zum Beispiel: Software. Rechner, Bildschirm, Eingabemittel, Drucker, weitere technische Geräte und Hilfsmittel, Möbel Wie sind die räumlichen Gegebenheiten? Zum Beispiel: Grundrisse, DV-Versorgung, Elektroversorgung, Installationen, raumlufttechnische Anlagen, Lage des Gebäudes Welche Arbeitsorganisation ist erforderlich? Für den jeweiligen Beschäftigten: zum Beispiel Art der Zusammenarbeit (Team- arbeit, Projektarbeit, Einzelarbeit), Kommunikations-, Konzentrations erfordernisse Im gesamten Unternehmen: zum Beispiel Arbeitsablauf, räumliche Ein bin - dung von Externen, zukünftige Unternehmensentwicklung Welche weiteren Punkte können wichtig sein? Zum Beispiel: Unternehmenskultur, Erscheinungsbild, Corporate Identity, Image, Kosten für Pflege und Unterhalt des Gebäudes, Bauökologie, Infrastruktur Weitere Informationen BGI 5050 Büroraumplanung Planungsinfos sammeln

8 Was muss ich bei der Einrichtung der Arbeitsplätze beachten? Mit der Einrichtung der Arbeitsplätze legen Sie fest, inwieweit die Arbeitsplätze für die Beschäftigten funktional sind, damit sie ihre Arbeitsaufgaben effektiv erledigen können. Die richtige Gestaltung des Arbeitsplatzes trägt dazu bei, dass die Beschäftigten sicher und ergonomisch, also ohne gesundheit - liche Beeinträchtigungen und Leis tungs - min de run gen, arbeiten können.

9 Funktionalität Tischflächenbedarf festlegen; Büroarbeitsstühle einplanen Stauraum ermitteln (Schränke, Regale,...) Bedarf an Besprechungsmöglichkeiten ermitteln (Besucher - stühle, Besprechungstische,...) Notwendige Arbeitsmittel erfassen (Software, Rechner, Bild - schirme, Drucker, Kopierer,...) Ergonomie Günstige Formen für Tischflächen festlegen (Freiform, Winkelkombination, Rechtecktisch,...) Erreichbarkeit von Unterlagen und Arbeitsmitteln gewährleisten (Höhe, Tiefe der Schränke,...) Arbeitsplätze so planen, dass Beschäftigte nicht nur sitzen (Drucker im separaten Raum, höhenverstellbarer Tisch,...) Für gute Bedienbarkeit der Arbeitsmittel sorgen (Bedienelemente leicht erreichbar,...) Barrierefreiheit beachten Tipp Achten Sie auf Arbeitsmittel und Möbel mit GS-Zeichen, besser noch mit DGUV Test-Zeichen, weil damit die notwendigen Mindestanfor de rungen garantiert sind zum Beispiel Sicherheit und Maße. Weitere Informationen BGI 650 Bildschirm- und Büroarbeitsplätze BGI 5001 Büroarbeit sicher, gesund, erfolgreich BGI 5050 Büroraumplanung Faltblatt Gesund arbeiten am PC Mini CD Büroräume planen Einkaufsführer der VBG Arbeitssicherheit & Gesundheitsschutz Präventionsleistungen GS-geprüfte Arbeitsmittel Einkaufsführer online Arbeitsplätze einrichten

10 Wie kann ich meine Räume richtig nutzen? Sie nutzen Ihre Räume dann richtig, wenn die Räume den Bedürfnissen der Be schäf - tigten nach Störungsfreiheit, Be we gungsfreiheit sowie ihren Kommunikations- und Kon zen trations erfordernissen bei der Arbeit gerecht werden. Funktionsbereiche im Gebäude zuordnen Zu den Funktionsbereichen gehören zum Beispiel: Bereiche für die Büroarbeit Kommunikationsbereiche zum Beispiel Bereiche für Konfe - renz- und Besprechungsräume, Meeting-Points, Pausen be rei - che, Empfang/Wartebereiche Technik-, Lagerbereiche zum Beispiel Archiv, Registratur, EDV Sozialbereiche zum Beispiel Sanitärbereiche, Ruheraum, Erste Hilfe Verkehrswege (Breite: bis 5 Per sonen: 0,875 m (an keiner Stelle weniger als 0,80 m), bis 20 Per so nen: 1,00 m, bis 200 Per sonen: 1,20 m)

11 Arbeitsplätze im Raum anordnen e a d b c a Benutzerflächen am Arbeitsplatz, Tiefe mindestens 1,00 m b Benutzerflächen am Bespre chungs - platz, Tiefe mindestens 0,80 m c Verkehrswegefläche, Breite 0,875 m, an keiner Stelle weniger als 0,80 m d Verbindungsgang zum Arbeitsplatz, Breite mindestens 0,60 m e Bediengang, Breite mindestens 0,50 m f i g j k h f g h i j k Benutzerfläche an Schiebetür schränken, Tiefe mindestens 0,80 m Benutzerfläche an Flügeltürenschrän ken, Tiefe mindestens 0,80 m Benutzerfläche an Schränken mit Auszügen, Tiefe gleich j + k Möbelfunktionsfläche an Flügeltü ren schränken Möbelfunktionsfläche an Schränken mit Auszügen Sicherheitsabstand, Tiefe mindestens 0,50 m Arbeitsplätze sollten eine Sichtverbindung nach außen haben Blickrichtung parallel zur Fensterfront, um Blendungen und Spiegelungen auf den Bildschirmen zu vermeiden Störquellen auslagern zum Beispiel Aufstellung lärmintensiver Bürogeräte in separaten Räumen Kommunikationsmöglichkeiten beachten Arbeitsumgebung gestalten Akustik, Raumklima, Sonnenschutz, Beleuchtung, Farbgebung Weitere Informationen BGI 650 Bildschirm- und Büroarbeitsplätze BGI 856 Beleuchtung im Büro BGI 5001 Büroarbeit sicher, gesund, erfolgreich BGI 5050 Büroraumplanung Mini-CD Büroräume planen Räume nutzen

12 Welche Vor- und Nachteile haben die unterschiedlichen Bürokonzepte? Legen Sie fest, wie Sie die Arbeit für die Beschäftigten organisieren wollen: Ob sie zum Bei spiel einzeln, zu zweit im Raum oder in Teams arbeiten sollen. Hier finden Sie einige Entscheidungshilfen. Einzelpersonenbüro Konzentriertes und störungsfreies Arbeiten ist möglich Vertrauliche Gespräche können geführt werden Individuelle Regulierung von Be - leuchtung, Sonnenschutz und Raum klima ist möglich Flächenaufwändig (Raum und Flure) Fehlende Flexibilität bei Umge stal - tungen Mehrpersonenbüro (2-3 Personen) Guter Informationsaustausch für Beschäftigte mit ähnlichen Ar beits - aufgaben Vertretungsmöglichkeit Gegenseitige Störungen möglich Flächenaufwändig (Raum und Flure) Fehlende Flexibilität bei Um ge - staltungen Gruppenbüro Gute Ko ordi na tion der Arbeiten möglich Gute Abstimmung im Team/ Projekt Vertretungsmöglichkeit Flexibilität bei der Umgestaltung Konzentriertes und störungsfreies Arbeiten wegen Geräusch - pegels nicht immer möglich

13 Kombibüro Häufiger Wechsel zwischen Team-/Projektarbeit und konzentrierter Einzelarbeit ist gut möglich Einzelbürozelle Konzentriertes Arbeiten ist möglich Individuelle Regulierung von Beleuchtung, Sonnenschutz und Raumklima ist möglich Geringe Stellfläche für Regale oder Schränke Visuelle Störungen und Ablen - kun gen wegen Verglasung zur Ge meinschaftszone Gemeinschaftszone Team-/Projektarbeiten können gut erledigt werden Informelle Kommunikation wird ge fördert Eventuell wenig Tageslicht Weitere Informationen BGI 5050 Büroraumplanung Büroarbeit organisieren

14 Ein gutes Beispiel für Büroraumplanung Im Beispiel wird dargestellt, wie ein Büro für zwei Beschäftigte unter Berücksichtigung der Planungsgrundsätze um einen weiteren Arbeitsplatz ergänzt wird. Planungsanlass In einem Zweipersonenbüro soll ein dritter Arbeitsplatz eingerichtet werden. Ausgangssituation Zwei Schreibtische mit Winkelkombination Je Beschäftigten ein Sideboard Zur gemeinsamen Nutzung drei Flügeltürenschränke

15 Anpassung an neue Situation Ein dritter Schreibtisch mit Winkelkombination Je Beschäftigten ein Sideboard Die Flügeltürenschränke können wegen des zusätzlichen Arbeitsplatzes nicht mehr aufgestellt werden Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Beschäftigten an der Planung beteiligen. Service-Angebot der VBG Das Office Team der VBG unterstützt Sie bei Ihrer Büroraumplanung. Das Angebot des Office Teams umfasst folgende Serviceleistungen: Arbeitsplatz- und Raumgestaltung nach gesundheitlichen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten. Hinweise zu Beleuchtung, Sonnenschutz, Akustik und Farbgestaltung. Bürogestaltung für eine effiziente Raumnutzung. Einrichtungsvorschläge für neue Büroräume. Umgestaltung von Arbeitsplätzen, Räumen oder Bereichen. Analyse, Auswertung und Vergleich von vorhandenen Planungen und Angeboten. Sie erreichen uns über unsere Servicenummer , Ihren Berater der Prävention vor Ort (siehe Telefonnummern auf der Rückseite dieser INFO-MAP) oder Beispiel guter Büroraumplanung

16 Die 10 wichtigsten Punkte für den Neubau von Büro gebäuden Das Modell der Büroraumplanung gilt auch für die Planung von neuen Bürogebäuden. Beim Neubau ist der Spielraum für die räumliche Gestaltung größer. Wenn Sie einen Neu - bau planen, beachten Sie diese 10 Punkte Entscheiden, wer bei der Planung des Neubaus hinzugezogen werden soll Zum Beispiel: Führungskräfte, Architekten/Planer, Beschäftigte, Fachberater, Berater der VBG; gegebenenfalls eine betriebliche Steuerungsgruppe einrichten Planungsgrundlage für den Neubau beschreiben Arbeitsaufgabe, Beschäftigte, Arbeitsmittel, Arbeits - orga nisation, weitere wichtige Punkte (siehe Pla - nungs infos sammeln ) Entwickeln eines geeigneten Arbeitsplatz konzeptes Anforderungen an Funktionalität und Ergonomie der Arbeitsplätze (siehe Arbeitsplätze einrichten )

17 Entwickeln eines geeigneten Raumfunktions - konzeptes Zuordnung von Funktionsbereichen, Aufstellung der Arbeitsplätze im Raum, Arbeitsumgebungsgestaltung (siehe Räume nutzen ) Entwickeln eines geeigneten Bürokonzeptes Geeignetes Bürokonzept auswählen (Einzelbüro, Grup - penbüro, Kombibüro) (siehe Büroarbeit organisieren ) Kriterien für die Entwurfsplanung entwickeln Anhand der Planungsgrundlage und der bisher entwickelten Konzepte (Arbeitsplatzkonzept, Raumfunk - tionskonzept, Bürokonzept) dem Planer/Architekten Kriterien für eine Entwurfsplanung liefern Entwurfsplan überprüfen und verbessern Umsetzung der Kriterien für die Entwurfsplanung und Festschreibung eines fertigen Entwurfes Organisation und Zusammenarbeit während der Bauphase überwachen Kontrolle von Koordination, Verantwortlichkeiten und Qualität sicherstellen; Leistungsverzeichnisse, Pla n - unterlagen, Unterlagen für die späteren Arbeiten (eventuell Gebäudepass) einfordern Büro aus stattung bemustern, bewerten und auswählen Arbeitsmittel, Arbeitstische, Büroarbeitsstühle, Be - leuch tung, Sonnenschutz, Fußbodenbeläge, ge - mäß Arbeitsplatz- und Raumfunktionskonzept Nach Gebäudeübergabe Planungs-, SOLL- und IST-Zustand vergleichen Mängel und Veränderungswünsche vor Ablauf der Verjährungs-/Gewährleistungsfristen vortragen; ge - ge benenfalls unterstützen lassen zum Beispiel durch Berater der VBG Weitere Informationen BGI 5050 Büroraumplanung 10 Planungstipps für Neubauten

18 Herausgeber: VBG Ihre gesetzliche Unfallversicherung Deelbögenkamp Hamburg Postanschrift: Hamburg Artikelnummer: Konzept und Realisation: BC GmbH Verlags-und Mediengesellschaft, Wiesbaden Nachdruck nur mit schriftlicher Genehmigung der VBG Version 1.2/ Druck: /Auflage: Der Bezug dieser Informationsschrift ist für Mitglieds - unternehmen der VBG im Mitgliedsbeitrag enthalten.

19 Wir sind für Sie da! Sie erreichen uns montags bis donnerstags von Uhr, freitags von Uhr Servicenummer für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz: VBGPRÄV 0,14 /Min.; Mobilfunk max. 0,42 /Min. Bezirksverwaltung Bergisch Gladbach Kölner Straße Bergisch Gladbach Tel.: Fax: Bezirksverwaltung Berlin Markgrafenstraße Berlin Tel.: Fax: Duisburg Bergisch Gladbach Bielefeld Akademie Gevelinghausen Hamburg Erfurt Akademie Storkau Berlin Akademie Dresden Dresden Bezirksverwaltung Bielefeld Nikolaus-Dürkopp-Straße Bielefeld Tel.: Fax: Bezirksverwaltung Dresden Wiener Platz 6, Dresden Tel.: Fax: Bezirksverwaltung Duisburg Wintgensstraße Duisburg Tel.: Fax: Bezirksverwaltung Erfurt Koenbergkstraße 1, Erfurt Tel.: Fax: Bezirksverwaltung Hamburg Friesenstraße Hamburg Fontenay 1a Hamburg Tel.: Fax: Bezirksverwaltung Ludwigsburg Martin-Luther-Straße Ludwigsburg Tel.: Fax: Mainz Ludwigsburg Akademie Lautrach Würzburg Akademie Untermerzbach München Bad Reichenhall Bezirksverwaltung Mainz Isaac-Fulda-Allee Mainz Tel.: Fax: Bezirksverwaltung München Barthstraße München Tel.: Fax: Bezirksverwaltung Würzburg Riemenschneiderstraße Würzburg Tel.: Fax: DGUV Test Prüf- und Zertifizierungsstelle Fachbereich Verwaltung Deelbögenkamp Hamburg Tel.: Fax:

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