MSC-Gruppenzertifikat für eine lückenlose Produktkette (CoC) Hinweise für Gruppen mit reduziertem Risiko (GRR)

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1 MSC-Gruppenzertifikat für eine lückenlose Produktkette (CoC) Hinweise für Gruppen mit reduziertem Risiko (GRR) 1. Über dieses Dokument Dieses Dokument soll helfen, die Zertifizierung nach dem MSC-Rückverfolgbarkeits- Standard zu verstehen. Es hat keinen normativen Charakter. Die offizielle, normative Version der MSC-Zertifizierungsanforderungen sowie den MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard finden Sie unter: Bei Fragen über eine entsprechende Zertifizierung wenden Sie sich bitte an Ihren Zertifizierer oder einen Mitarbeiter Ihres zuständigen MSC-Büros: 2. Überblick über den MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen Organisationen, die eine Gruppenzertifizierung für eine lückenlos rückverfolgbare Produktkette nach dem MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard anstreben, müssen bestimmte, vom MSC festgelegte en erfüllen. Wenn Sie als eine Gruppe zertifiziert werden, übernehmen Sie bestimmte Verantwortlichkeiten um zu gewährleisten, dass alle Gruppenmitglieder den MSC-en nachkommen. Ihr Zertifizierer (oder Ihre Zertifizierungsstelle/Conformity Assessment Body/CAB) wird dann nicht bei allen Gruppenmitgliedern, sondern nur an Ihrem Hauptstandort (in den MSC-en die Gruppenleitung genannt) und einigen ausgewählten Standorten ein Audit durchführen. Der MSC unterscheidet zwei Gruppentypen Gruppen mit reduziertem Risiko (GRR) und alle anderen Gruppen Gruppen mit normalem Risiko (GNR). Für die Zertifizierung als eine GRR müssen vier (4) Voraussetzungen erfüllt werden, nur dann kann die Gruppe über ein vereinfachtes Verfahren zertifiziert Eine GRR muss nicht alle en erfüllen und kann daher auf manche MSC-spezifische Verfahren und deren Dokumentation verzichten. Prinzipiell sollte die Zertifizierung für GRR mit weniger Zeit und Aufwand als für GNR zu bewältigen sein. 3. Sind Sie eine Gruppe mit reduziertem Risiko (GRR)? Ihre Gruppe muss die nachstehenden vier Voraussetzungen erfüllen, um als GRR zertifiziert werden zu können. Das bedeutet, dass die für Sie geltenden Zertifizierungsanforderungen sich leicht von denen unterscheiden, die für andere Gruppen Anwendung finden. Wenn Sie die Voraussetzungen für eine GRR nicht erfüllen, können Sie immer noch als eine Gruppe mit normalem Risiko (GNR) zertifiziert Die vollständigen en für alle Gruppen können unter dem oben stehenden Link in den MSC- Zertifizierungsanforderungen nachgelesen Voraussetzungen für die Zertifizierung als eine GRR 1. Geografischer Standort: Ihr Hauptstandort (die für die gesamte Gruppe verantwortliche Verwaltungseinheit) und alle auf dem Zertifikat verzeichneten Gruppenmitglieder müssen in einem Land ansässig sein, das laut des Korruptionswahrnehmungsindex von Transparency International (Transparency International Corruption Perception Index, CPI) einen Wert von mindestens 41 hat (aktuelle Indexwerte unter 2. Tätigkeiten: An Ihrem Hauptstandort und allen Standorten der Gruppenmitglieder dürfen nur bestimmte Tätigkeiten mit MSC-zertifizierten Produkten durchgeführt Sie dürfen MSC-Produkte weder verarbeiten, noch verpacken oder neu verpacken (mit Ausnahme der an Frischfischtheken, in Restaurants oder Foodservice- normalerweise stattfindenden Verarbeitung, z. B. Filetieren). Erfüllt? Ja Nein Ja Nein Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit reduziertem Risiko 1

2 Voraussetzungen für die Zertifizierung als eine GRR 3. Kontrolle der Gruppe: Ihre Gruppenleitung (oder Ihr Hauptstandort bzw. Ihre Verwaltungseinheit) muss entweder die Eigentümerin aller Gruppenmitglieder sein oder mit allen Gruppenmitgliedern rechtswirksame Vertragsbeziehungen unterhalten. Darüber hinaus muss Ihre Gruppenleitung über ein System verfügen, über das mindestens einmal jährlich bei allen Gruppenmitgliedern interne Audits und Mitarbeiterschulungen koordiniert Diese internen Audits können entweder durch interne Prüfer durchgeführt werden, die in der Gruppe tätig sind, oder es werden externe Prüfer damit beauftragt. Dabei muss es sich nicht um MSC-spezifische Audits handeln (zum Beispiel kann es ein Audit zur Lebensmittelsicherheit sein, das die MSC-Elemente abdeckt). 4. Gruppenstruktur: Ihre Gruppe muss eine der folgenden zwei en erfüllen: a. Zentraler Einkauf: Ihre Gruppenleitung kontrolliert den Einkauf von MSC- Produkten für alle Gruppenmitglieder, d. h. die Gruppenleitung beschafft alle MSC-Produkte direkt oder sie führt eine genehmigte Lieferantenliste und sorgt dafür, dass die Gruppenmitglieder MSC-Produkte nur von diesen genehmigten Lieferanten beziehen. b. Versiegelte Behältnisse: Alle Mitglieder auf Ihrem Gruppenzertifikat handhaben ausschließlich MSC-zertifizierte Produkte in versiegelten Kisten oder Behältnissen. Die Gruppenmitglieder dürfen MSC-zertifizierte Produkte in versiegelten Behältnissen weder neu verpacken, noch verarbeiten oder auf irgendeine Weise modifizieren. Jedoch dürfen Lieferungen auf Palettenebene aufgeteilt Diese Kategorie trifft in der Regel auf Großhändler oder Lager-/ Vertriebsunternehmen zu. Erfüllt? Ja Nein Ja Nein 4. Zertifizierungsanforderungen für Gruppen mit reduziertem Risiko: In der nachstehenden Tabelle sind die en aufgeführt, die Ihre Gruppe erfüllen muss, um eine Zertifizierung als Gruppe mit reduziertem Risiko (GRR) zu erhalten. Sie müssen als Gruppe gewährleisten, dass diese en von allen Gruppenmitgliedern eingehalten werden und Ihr Zertifizierer (CAB) wird während der Zertifizierungs- und Kontrollaudits diesbezügliche Prüfungen durchführen. Zertifizierungsanforderungen für Gruppen mit reduziertem Risiko (GRR) und Hinweise für BC1 BC1.1 Management-Verantwortung Managementsysteme und Dokumentation BC1.1.1 Die Gruppenleitung ist verantwortlich für die Festlegung und Aufrechterhaltung von Managementsystemen, die gewährleisten, dass alle auf dem Zertifikat aufgeführten Gruppenmitglieder die en an die MSC-Gruppenzertifizierung erfüllen. Ihr Hauptstandort muss über geeignete Systeme und Richtlinien verfügen, damit Ihre Gruppenmitglieder die en dieses Dokuments und des MSC- Rückverfolgbarkeits-Standards erfüllen. Sie sind dafür verantwortlich, dass alle Gruppenmitglieder diese en einhalten. Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit reduziertem Risiko 2

3 Zertifizierungsanforderungen für Gruppen mit reduziertem Risiko (GRR) und Hinweise für BC1.1.2 Die Gruppenleitung ernennt eine Person (den MSC- Beauftragten ), die ungeachtet anderer Pflichten dafür verantwortlich ist, die Einhaltung aller MSC- en durch die Gruppe sicherzustellen. Name, Position und Kontaktangaben des MSC- Beauftragten sind zu dokumentieren und dem CAB mitzuteilen. Die Gruppe muss eine Person zum MSC-Beauftragten ernennen und dem CAB (Zertifizierer) den entsprechenden Namen, Position und Kontaktangaben mitteilen. Wir empfehlen, auch einen stellvertretenden MSC- Beauftragten einzusetzen, falls Ihr MSC-Hauptbeauftragter nicht im Büro ist. BC Der CAB wird innerhalb von 10 Tagen über eine Veränderung des MSC-Beauftragten informiert. BC1.1.3 Die Gruppenleitung dokumentiert die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des MSC-Beauftragten, der internen Prüfer und sonstiger wichtiger Mitarbeiter der Gruppenleitung und Gruppenmitglieder. BC1.1.4 Die Gruppenleitung stellt sicher, dass alle Dokumente, anhand derer die Einhaltung der MSC-en durch die Gruppe nachgewiesen werden kann, für einen Zeitraum von mindestens drei Jahren aufbewahrt Bei Veränderungen des MSC-Beauftragten ist Ihr CAB innerhalb von 10 Tagen per oder telefonisch zu benachrichtigen. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten jedes für das MSC-Programm zuständigen Mitarbeiters sind schriftlich festzuhalten. So kann der MSC-Beauftragte z. B. dafür verantwortlich sein, das Verzeichnis der Gruppenmitglieder zu führen und die Terminplanung für interne Audits zu koordinieren. Es kann sinnvoll sein, diese en durchzuarbeiten und für jeden Punkt eine zuständige Person festzulegen. Sie müssen relevante MSC-Unterlagen für mindestens drei Jahre aufbewahren. Die Unterlagen können bei den Gruppenmitgliedern oder bei der Gruppenleitung als elektronische oder gedruckte Dokumente verwahrt Dazu gehören Aufzeichnungen über die Rückverfolgbarkeit von MSC-Produkten (Rechnungen, Frachtbriefe, usw.) sowie Unterlagen über die interne Prüfung der Gruppenleitung (vgl. BC3.3.2) und Aufzeichnungen über interne Audits (vgl. BC3.6). BC1.2 Kontrolle der Gruppe BC1.2.1 Die Gruppenleitung weist nach, dass sie gewährleisten kann, dass alle Gruppenmitglieder die MSC-Zertifizierungsanforderungen erfüllen. Das heißt: a) Jedes Gruppenmitglied benennt eine Person, die dafür verantwortlich ist, dass an diesem Standort alle MSC- Zertifizierungsanforderungen und die entsprechenden internen Richtlinien eingehalten b) Die Gruppenmitglieder halten die Vertragsbestimmungen zwischen der Gruppenleitung und der Zertifizierungsstelle ein. c) Die Gruppenmitglieder gewähren der Gruppenleitung, dem CAB, der Akkreditierungsstelle ASI und dem MSC Zugang zu ihren Betriebsstätten und Unterlagen und stimmen Gesprächen mit den Mitarbeitern zu, um die Übereinstimmung im Rahmen von Audits prüfen zu lassen. d) Die Gruppenmitglieder erkennen sämtliche Sanktionen an, die seitens der Gruppenleitung oder Zertifizierungsstelle bei Verstößen gegen die en (Abweichungen) erhoben Die Gruppenleitung muss zeigen können, wie sie die Gruppenmitglieder kontrolliert und (falls erforderlich) die entsprechenden en durchsetzt. Bei jedem Gruppenmitglied muss eine Person beauftragt werden, die das MSC-Programm betreut. Dabei kann es sich um eine bestimmte Person oder eine bestimmte Position (z. B. den Restaurantleiter) handeln. Des Weiteren muss die Gruppenleitung demonstrieren können, wie sie sicherstellt, dass alle Gruppenmitglieder die in den Punkten a) bis d) angeführten en erfüllen. So ist es zum Beispiel möglich, dass sich alle Gruppenmitglieder im Eigentum der Gruppe befinden und Sie bereits einen Vertrag geschlossen haben, der diese en abdeckt. Es kann jedoch auch sein, dass Sie mit jedem Gruppenmitglied eine neue Vereinbarung schließen müssen, damit diese en eingehalten Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit reduziertem Risiko 3

4 Zertifizierungsanforderungen für Gruppen mit reduziertem Risiko (GRR) und Hinweise für BC1.2.2 Die Gruppenleitung schließt mit dem CAB eine Zertifizierungsvereinbarung und ist gegenüber dem CAB dafür verantwortlich, dass die Gruppenleitung und alle Gruppenmitglieder: a) die MSC-Zertifizierungsanforderungen für Gruppen einhalten, b) sämtliche Auflagen erfüllen, die ein CAB an die Gruppenleitung und Gruppenmitglieder gestellt hat, c) sämtliche Zertifizierungskosten für Gruppenmitglieder und die Gruppenleitung bezahlen und d) mit dem CAB kommunizieren (davon ausgenommen sind Mitteilungen über beschleunigte oder nicht angekündigte Audits einzelner Gruppenmitglieder). In dem Vertrag mit Ihrem Zertifizierer (CAB) wird festgelegt sein, dass die Gruppenleitung für die Einhaltung der en an allen Standorten verantwortlich ist und sicherstellt, dass die Auflagen des Zertifizierers erfüllt Die Gruppenleitung ist im Namen aller Gruppenmitglieder für den Vertrag mit dem Zertifizierer rechenschaftspflichtig, dazu gehören u. a. Zahlungen und Mitteilungen an den Zertifizierer. BC1.2.3 Ein Gruppenmitglied darf für die Handhabung von MSC-zertifizierten Produkten nur Unterauftragnehmer nutzen, die selbst nach dem MSC- Rückverfolgbarkeits-Standard zertifiziert sind, Mitglied der Gruppe sind oder lediglich Lager- oder Transporttätigkeiten ausführen. BC Alle Subunternehmen werden in Übereinstimmung mit Anhang BD4 der MSC- Zertifizierungsanforderungen genutzt. Gruppenmitglieder dürfen direkte Verträge mit Subunternehmen nur dann abschließen, wenn das Subunternehmen ein Transport- oder Lagerunternehmen ist, wenn es in der Gruppe als ein Gruppenmitglied aufgeführt ist oder sein eigenes MSC- Zertifikat besitzt. Andere Subunternehmen sind zugelassen, solange sie von der Gruppenleitung (und nicht von einem einzelnen Gruppenmitglied) vertraglich gebunden und geleitet Alle von der Gruppe (sowohl von der Gruppenleitung als auch von Gruppenmitgliedern) beauftragten Subunternehmen müssen die in Anhang BD4 der MSC- Zertifizierungsanforderungen festgelegten Voraussetzungen erfüllen. So müssen zum Beispiel mit manchen Subunternehmen Vereinbarungen geschlossen werden, und es gibt genaue Fristen für Mitteilungen an den Zertifizierer, wenn neue Subunternehmen beauftragt BC1.3 Verzeichnis der Gruppenmitglieder BC1.3.1 Die Gruppenleitung führt ein Verzeichnis aller Gruppenmitglieder, die auf dem Gruppenzertifikat aufgeführt sind. Dieses Verzeichnis muss dem CAB vor dem ersten Audit vorgelegt werden und mindestens die folgenden Informationen enthalten: a) Name oder Position, und Telefonnummer für die bei jedem Gruppenmitglied beauftragte Person, die für die Einhaltung der MSC-en für die Gruppenzertifizierung verantwortlich ist, b) postalische und Besuchsanschrift des Gruppenmitglieds, c) Zertifizierungsstatus des Gruppenmitglieds (aktuell, ausgesetzt oder entzogen), Sie müssen ein Verzeichnis aller Mitglieder der Gruppe führen, in dem die hier für jedes Gruppenmitglied geforderten Informationen festgehalten sind. Ihr Zertifizierer wird das Verzeichnis der Gruppenmitglieder vor Ihrem ersten Zertifizierungsaudit einsehen wollen und ggf. zu einem späteren Zeitpunkt erneut prüfen. Für das Verzeichnis gibt es kein vorgeschriebenes Format, aber viele führen eine Tabelle, in der die Angaben aller Gruppenmitglieder zusammengefasst sind. d) Datum, an dem das Mitglied der Gruppe beigetreten bzw. ggf. aus der Gruppe ausgeschieden ist. BC1.3.2 Die Gruppenleitung hält das Verzeichnis der Gruppenmitglieder auf dem neuesten Stand und teilt dem CAB innerhalb von 10 Tagen mit, wenn ein Mitglied der Gruppe beigetreten bzw. aus der Gruppe ausgeschieden ist (vgl. BC1.3.1). Sobald Sie Ihre Zertifizierung erhalten haben, müssen Sie Ihren Zertifizierer innerhalb von 10 Tagen darüber informieren, wenn der Gruppe ein neues Mitglied beitritt oder ein Mitglied aus der Gruppe ausscheidet. Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit reduziertem Risiko 4

5 Zertifizierungsanforderungen für Gruppen mit reduziertem Risiko (GRR) und Hinweise für BC Wenn sich die Anzahl der Gruppenmitglieder seit dem letzten CAB-Audit um mehr als zehn Prozent vergrößert hat oder wenn die neuen Gruppenmitglieder dem Zertifikatsumfang neue Aktivitäten hinzufügen, muss die Zustimmung des CABs eingeholt werden, bevor neue Gruppenmitglieder hinzugefügt werden können. Möglicherweise wollen Sie der Gruppe gleichzeitig eine große Anzahl von neuen Mitgliedern hinzufügen (wenn Ihr z. B. eine neue Sparte mit vielen Standorten übernimmt). Erhöht sich hierdurch die Anzahl der neuen Gruppenmitglieder seit Ihrem letzten Audit um mehr als 10 %, müssen Sie Ihren Zertifizierer informieren und dessen Zustimmung einholen, bevor Sie die neuen Gruppenmitglieder hinzufügen können. Die schriftliche oder per erteilte Zustimmung Ihres Zertifizierers ist ebenfalls erforderlich, wenn Sie Ihrem Zertifikat Gruppenmitglieder mit neuen Tätigkeiten hinzufügen wollen, die in Ihrem gegenwärtigen Zertifikatsumfang nicht enthalten sind. BC Wenn der CAB über den Beitritt neuer Mitglieder benachrichtigt wird, kann er beschließen, zusätzliche Audits durchzuführen, wenn er dies für notwendig hält. BC1.3.3 Wenn ein Gruppenmitglied aus der Gruppe ausscheidet, muss die Gruppenleitung das Mitglied darüber informieren, dass es keine Hinweise auf MSC mehr machen und nicht mehr das MSC-Siegel nutzen darf (einschließlich auf Verpackungen und Speisekarten). Ihr Zertifizierer hat das Recht, zusätzliche Audits durchzuführen, wenn er der Ansicht ist, dass sich mit neuen Gruppenmitgliedern die Risiken Ihrer Gruppe erhöhen. Wird ein Gruppenmitglied aus irgend einem Grund von Ihrem Gruppenzertifikat entfernt, müssen Sie dem Mitglied mitteilen, dass es keinen Hinweis mehr auf die MSCzertifizierte Herkunft von Ware machen darf und das Siegel und MSC-Verpackungen nicht länger nutzen darf. Sie sollten ggf. nicht verwendete Verpackungsmaterialien zurückfordern oder anderweitig überprüfen, dass das Gruppenmitglied diese versteht. BC2 Interne Kontrollsysteme BC2.1 Die Gruppe muss nachweisen können, dass die Verfahren im Rahmen der in Abschnitt BC2 festgelegten en umgesetzt Der Nachweis erfolgt entweder anhand von schriftlichen Unterlagen oder durch den Nachweis von (unabhängig von den MSC-en) bestehenden Verfahren und Managementsystemen. Es ist nicht für alle en in diesem Abschnitt erforderlich, gesonderte MSC-Verfahren festzulegen. Sie müssen Ihrem Zertifizierer jedoch nachweisen können, dass diese Verfahren umgesetzt werden ( in der Praxis funktionieren ). Manche MSC-en werden ggf. durch bereits bestehende Systeme oder Verfahren abgedeckt (z. B. durch Standardbetriebsverfahren/SOP). Ihr Zertifizierer wird ggf. durch Beobachtungen vor Ort und Gespräche mit Mitarbeitern überprüfen, wie die Verfahren umgesetzt BC2.2 Beschaffung, Wareneingang und Handhabung BC2.2.1 In der Gruppe muss ein Verfahren festgelegt sein, das gewährleistet, dass MSC-zertifizierte Produkte nur von zertifizierten Lieferanten beschafft werden, die über ein gültiges MSC-Zertifikat verfügen. Ihre Gruppenleitung muss den Einkauf von MSC- Produkten durch alle auf dem Zertifikat verzeichneten Gruppenmitglieder kontrollieren. Entweder beschafft die Gruppenleitung alle MSC-Produkte direkt oder sie führt eine genehmigte Lieferantenliste und sorgt dafür, dass die Gruppenmitglieder MSC-Produkte nur von diesen genehmigten Lieferanten beziehen. Die Gruppenleitung muss auch sicherstellen, dass alle Lieferanten von MSC-Produkten über eine gültige MSC- Zertifizierung verfügen. Dies kann über die B2B- Lieferantendatenbank auf der MSC Internetseite validiert werden: Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit reduziertem Risiko 5

6 Zertifizierungsanforderungen für Gruppen mit reduziertem Risiko (GRR) und Hinweise für BC2.2.2 In der Gruppe muss ein Verfahren festgelegt und umgesetzt sein, über das die MSC-Zertifizierung aller bei allen Mitgliedern angelieferten MSC-zertifizierten Produkte verifiziert wird. BC2.2.3 In der Gruppe muss ein Verfahren festgelegt und umgesetzt sein, mit Hilfe dessen alle MSCzertifizierten Produkte in allen Phasen vom Einkauf, über Lagerung, Verarbeitung, Verpackung, Etikettierung, Verkauf und Auslieferung als MSCzertifiziert identifizierbar sind. BC2.2.4 In der Gruppe muss ein Verfahren für Produkte festgelegt sein, die zwar als MSC-zertifiziert etikettiert oder gekennzeichnet sind, aber deren Zertifizierung nicht verifiziert werden kann (nicht konforme Produkte). Es muss Folgendes umfassen: a) Der MSC-Beauftragte der Gruppe ist innerhalb von zwei Tagen davon in Kenntnis zu setzen, wenn bei einem Gruppenmitglied nicht konforme Produkte festgestellt b) Der MSC-Beauftragte bestimmt die Ursache der Abweichung und erlässt für alle möglicherweise betroffenen Gruppenmitglieder Korrekturmaßnahmen. c) Nicht konforme Produkte werden isoliert, umetikettiert oder anderweitig vom Vertrieb oder von der Kennzeichnung als MSC-zertifiziertes Produkt ausgeschlossen, bis deren Zertifizierungsstatus verifiziert werden kann. d) Falls das Risiko besteht, dass nicht konforme Produkte als MSC-zertifizierte Produkte verkauft oder versandt wurden, so muss innerhalb von zwei Tagen nach Feststellen des Problems der CAB informiert Darüber hinaus sind gegebenenfalls Verfahren zur Rücknahme bzw. zum Rückruf einzuleiten, um zu verhindern, dass die betroffenen Produkte als MSCzertifiziert verkauft Wenn MSC-Produkte entweder an die Gruppenleitung oder die Gruppenmitglieder geliefert werden, muss es ein System geben, mit dem verifiziert werden kann, dass es sich bei den eingehenden Waren tatsächlich um MSCzertifizierte Produkte handelt. Dies bedeutet, dass z. B. bei der Übernahme des Produktes Rechnungen oder Lieferscheine mit dem Produkt selbst oder mit der Kennzeichnung auf den Verpackungen verglichen Es muss gewährleistet sein, dass ein eingehendes Produkt, das als MSC-zertifiziert bestellt wurde und anscheinend nicht MSC-zertifiziert ist, oder dessen MSC- Zertifizierung nicht nachgewiesen werden kann, als solches identifiziert wird. Dieses Produkt darf so lange nicht als MSC-zertifiziert verkauft oder gekennzeichnet werden, bis verifiziert werden konnte, dass es tatsächlich zertifiziert ist (vgl. Abschnitt BC2.2.4). MSC-Produkte müssen in allen Phasen der Handhabung identifizierbar sein. Dafür ist es nicht unbedingt erforderlich, alle Produkte oder Verpackungen mit MSC zu kennzeichnen interne Codierungs- oder Kennzeichnungssysteme sind ausreichend, sofern sie wirksam sind. Manche verwenden eine interne Strichcodierung oder ein eindeutiges Nummerierungssystem, das mit Produktbeschreibungen verglichen werden kann, um festzustellen, welche Produkte MSC-zertifiziert sind. Andere entscheiden sich möglicherweise dafür, alle MSC- Produkte besonders zu etikettieren. Ausschlaggebend ist, dass MSC-Produkte über Ihr System in jeder Phase (d. h. Auftauen, Transport, Neuverpackung, usw.) als solche identifizierbar sind. Wenn Sie Ware erhalten, die MSC-zertifiziert sein sollte, aber nicht entsprechend gekennzeichnet ist, oder für die nicht nachgewiesen werden kann, dass sie von einer MSC-zertifizierten Quelle stammt, so müssen Sie besondere Verfahren einhalten. Ein solcher Fall könnte zum Beispiel eintreten, wenn Sie MSC-zertifizierten Fisch bestellt haben, aber das Produkt bei Wareneingang weder auf dem Lieferschein noch auf der Verpackung als MSCzertifiziert gekennzeichnet ist. Eine andere Möglichkeit wäre, dass Ihr Lieferant das eigentlich bestellte Produkt mit einem anderen ersetzt hat, oder wenn das Etikett von einem Produkt abgefallen ist oder man die Kennzeichnung aus einem bestimmten Grund nicht lesen kann. In diesen Fällen wird das Produkt als nicht konform klassifiziert und Sie müssen verfahren wie in den Punkten a) bis d) erläutert, damit keine Produkte als MSCzertifiziert verkauft oder gekennzeichnet werden, wenn die Möglichkeit besteht, dass sie nicht aus einer MSCzertifizierten Quelle stammen. Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit reduziertem Risiko 6

7 Zertifizierungsanforderungen für Gruppen mit reduziertem Risiko (GRR) und Hinweise für BC2.2.5 Über das Vorkommen von nicht konformen Produkten und die entsprechenden Korrekturmaßnahmen sind gemäß Abschnitt BC2.2.4 detaillierte Aufzeichnungen zu führen. Wenn Sie bei einem Gruppenmitglied nicht konforme Produkte feststellen, müssen Sie dies dokumentieren und festhalten, wie Sie die en von Abschnitt BC2.2.4 erfüllt haben (Sie können zum Beispiel die E- Mails aufbewahren, in denen Sie Ihren Zertifizierer oder die verschiedenen Gruppenmitglieder über das Problem informiert haben). Diese Aufzeichnungen werden von Ihrem Zertifizierer beim nächsten Audit ggf. angefordert oder geprüft. BC2.3 Rückverfolgbarkeit BC2.3.1 Es muss ein System geben, das sicherstellt, dass alle MSC-zertifizierten Wareneingänge zu dem direkten Lieferanten zurückverfolgt und alle Warenausgänge zum direkten Abnehmer verfolgt werden können. Handelt es sich bei der Gruppenleitung oder dem Gruppenmitglied um einen Einzelhandelsbetrieb oder ein gastronomisches, der/das Leistungen für den Endverbraucher erbringt, so ist die Identifikation des Verbrauchers nicht erforderlich. Jedoch sind die Gesamtmengen der verkauften zertifizierten Produkte zu verzeichnen, um einen Abgleich der Warenein- und -ausgänge zu ermöglichen. Der MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard schreibt vor, dass es möglich sein muss, alle MSC-Produkte von dem Standort Ihres jeweiligen Lieferanten bis hin zu Ihrem Verkaufsort und dem jeweiligen Abnehmer zu verfolgen. (Hinweis: Wenn Sie direkt an Endverbraucher verkaufen, also z. B. eine Restaurantkette sind, so müssen Sie nicht den jeweiligen Abnehmer identifizieren, sondern die Verfolgbarkeit bis zum Verkaufsort nachweisen können.) Der MSC verlangt nicht, dass Sie ein bestimmtes Rückverfolgungs-System verwenden, aber das System muss so wirksam sein, dass die MSC-Produkte damit zurück- und nachverfolgt werden können. Ihr System kann entweder aus elektronischen oder gedruckten Dokumenten bzw. einer Mischung aus beiden bestehen. Der Zertifizierer wird verifizieren, ob das Rückverfolgungs- System wirksam ist, in der Praxis umgesetzt wird und alle von Ihnen gehandhabten MSC-Produkte erfasst. BC2.3.2 Wird ein Produkt bearbeitet oder neu verpackt, so ist eine prozessbezogene Verfolgbarkeit festzulegen, damit alle MSC-zertifizierten Produkte während der Handhabungs- und Lagerverfahren identifiziert und getrennt werden können. Wenn Ihre Organisation MSC-zertifizierte Produkte neu verpackt, verarbeitet oder anderweitig bearbeitet, muss mit Ihrem Rückverfolgungs-System sichergestellt werden, dass alle MSC-Produkte in allen Phasen der Handhabung verfolgbar und identifizierbar sind. BC2.4 Personal und Schulungen BC2.4.1 Es muss ein Verfahren geben, das sicherstellt, dass alle relevanten Mitarbeiter über die Kompetenzen verfügen, die zur Erfüllung der Aufgaben einer MSC- Gruppenzertifizierung erforderlich sind. Als Kompetenzgrundlage dienen angemessene Schulungen sowie Fähigkeiten und Erfahrungen in den entsprechenden Funktionen. Mitarbeiter, die in Ihrer Organisation für das Einführen und Umsetzen des MSC-Programms zuständig sind und MSCzertifizierte Produkte handhaben, müssen angemessen geschult sein, damit sie die MSC-en einhalten können. Der MSC schreibt nicht vor, wie Sie Mitarbeiter oder Auftragnehmer schulen sollten, aber der Zertifizierer wird überprüfen, ob alle Mitarbeiter, die für die Erarbeitung oder Umsetzung von MSC-Prozessen verantwortlich sind, über angemessene Sachkenntnis verfügen, um die en zu erfüllen. Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit reduziertem Risiko 7

8 Zertifizierungsanforderungen für Gruppen mit reduziertem Risiko (GRR) und Hinweise für BC2.4.2 Alle internen Prüfer müssen ausreichend Kompetenzen für die Durchführung interner Audits besitzen, sowie Kenntnisse über die MSC- en für die Gruppenzertifizierung, interne Audit-Verfahren, die Feststellung und Bewertung von Abweichungen und das Erlassen von Korrekturmaßnahmen gemäß den Definitionen in den Abschnitten BC3.1 und BC3.4 nachweisen können. BC2.4.3 Die Gruppenleitung führt Aufzeichnungen über die durchgeführten MSC-Schulungen und muss nachweisen können, dass alle relevanten Mitarbeiter so oft wie nötig geschult werden, um über aktuelle Kenntnisse der geltenden MSC-en zu verfügen. Interne Prüfer müssen die relevanten MSC-en verstehen und für die Durchführung von Audits qualifiziert sein. Sie müssen in der Lage sein, Abweichungen zu erkennen und einzustufen. Diese trifft unabhängig davon zu, ob Ihre internen Prüfer in Ihrer Organisation tätig sind oder bei einem anderen Prüfungsunternehmen angestellt sind. Sie müssen für interne Prüfer ggf. spezielle Schulungen über den MSC- Rückverfolgbarkeits-Standard und die MSC- en für Gruppen durchführen und sicherstellen, dass sie auf dem neuesten Stand bleiben und Veränderungen an den en vermittelt bekommen. Der MSC schreibt nicht mehr vor, dass interne Prüfer über einen bestimmten zeitlichen Umfang an Erfahrungen verfügen müssen. Sie müssen alle von internen Prüfern und anderen Mitarbeitern absolvierten MSC-Schulungen dokumentieren. Die Schulungen können in jeglicher wirksamer Form angeboten oder im Rahmen anderer Schulungen durchgeführt werden (z. B. über Lebensmittelsicherheit). Sie müssen nicht MSC-spezifisch sein. BC2.5 Nutzung des MSC-Umweltsiegels und Lizenzierung BC2.5.1 Die Gruppenleitung stellt sicher, dass alle Gruppenmitglieder das MSC-Logo in Übereinstimmung mit den MSCI- Lizenzierungsanforderungen nutzen (vgl. BC2.5.2 Wenn die Gruppenleitung oder eines der Gruppenmitglieder Hinweise auf die MSC-zertifizierte Herkunft von Ware macht oder das MSC-Siegel nutzt, so ist die Gruppenleitung dafür verantwortlich, dass eine gültige Lizenzvereinbarung vorliegt (die für alle Gruppenmitglieder und alle betreffenden Produkte gilt). Sie ist für die Koordinierung aller Anträge für das Abbilden des MSC-Siegels, für die Meldungen der Gruppenmitglieder über deren Umsatz und die Zahlung der Volumengebühr an MSCI verantwortlich. Die Gruppenleitung (Hauptstandort) muss sicherstellen und ist dafür verantwortlich, dass alle Gruppenmitglieder, die das MSC-Siegel verwenden, die damit verbundenen Regeln und Richtlinien einhalten. Die Gruppenleitung (Hauptstandort) muss dafür sorgen, dass eine gültige Lizenzvereinbarung vorliegt, die für alle Gruppenmitglieder und MSC-Produkte gilt. Die Gruppenleitung ist der einzige Ansprechpartner von MSCI und dafür verantwortlich, von den Gruppenmitgliedern (je nachdem) die Produktgenehmigungsformulare, Umsatzmeldungen und Volumengebühren für das Umweltsiegel einzuziehen. Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit reduziertem Risiko 8

9 BC3 BC3.1 Verifizierungssystem Interne Audits bei einem Gruppenmitglied BC3.1.2 Nach der ersten Zertifizierung führt die Gruppenleitung bei jedem Gruppenmitglied mindestens einmal im Jahr ein internes Audit durch, um zu bestätigen, dass das Mitglied den MSC- Zertifizierungsanforderungen für Gruppen nachkommt. Diese Bestimmung gilt nicht, wenn die Gruppenleitung und alle ihre Gruppenmitglieder ausschließlich MSCzertifizierte Produkte handhaben. Die Bestimmung gilt auch nicht für Gruppenmitglieder einer Untergruppe, wenn diese Untergruppe ausschließlich MSCzertifizierte Produkte handhabt. BC3.1.3 Wenn die Gruppenleitung bei dem internen Audit eines Gruppenmitglieds feststellt, dass dieses Mitglied eine des MSC nicht einhält, so wird die Abweichung wie folgt klassifiziert: a) Kritische Abweichung: Jeder festgestellte Fall, in dem ein Produkt als MSC oder MSC-zertifiziert gekennzeichnet oder vertrieben wird, das jedoch nachweislich keine MSC-Zertifizierung hat, gilt als kritische Abweichung und die Gruppenleitung führt die in BC3.4.1 und BC2.2.4 festgelegten Verfahren durch. b) Abweichung: Alle anderen Fälle, in denen ein Gruppenmitglied einer MSC- nicht vollständig nachkommt, gelten als Abweichung und die Gruppenleitung führt die in BC3.4.2 festgelegten Verfahren durch. Nach der Zertifizierung müssen Sie mindestens einmal im Jahr sicherstellen, dass bei allen Gruppenmitgliedern ein Audit über die Einhaltung der MSC-en durchgeführt wird. Dabei muss es sich nicht um ein MSCspezifisches Audit handeln. Es wird entweder durch interne Prüfer durchgeführt, die in der Gruppe tätig sind, oder es wird eine externe Firma (nicht Ihr MSC- Zertifizierer) damit beauftragt. Wenn Ihre zertifizierten Gruppenmitglieder ausschließlich MSC-zertifizierte Fischerzeugnisse handhaben, dann müssen Sie keine internen Audits durchführen. Auch Gruppenmitglieder einer bestimmten Untergruppe, die ausschließlich MSC-zertifizierte Produkte handhabt, benötigen keine internen Audits. Diese Gruppenmitglieder können jedoch bei regelmäßigen Zertifizierungsaudits von Ihrem Zertifizierer geprüft Bevor Sie das erste Mal nicht zertifizierte Fischerzeugnisse in Ihrer Gruppe oder Untergruppe handhaben, müssen Sie Ihren Zertifizierer benachrichtigen. Wird bei einem internen Audit festgestellt, dass ein Gruppenmitglied die MSC-en nicht vollständig einhält, muss der interne Prüfer dies entweder als eine kritische Abweichung einstufen (wenn das Produkt als MSC-zertifiziert vertrieben und festgestellt wurde, dass es nicht aus einer MSC-zertifizierten Quelle stammt) oder (in allen anderen Fällen) als eine Abweichung einstufen. Das Verfahren für jeden Abweichungstyp ist in Abschnitt BC3.4 dargelegt. Bei einer kritischen Abweichung müssen Sie auch die Richtlinien für nicht konforme Produkte in Abschnitt BC2.2.4 einhalten. BC3.2 Abgleich von Wareneingang und -ausgang BC3.2.1 Die Gruppe sorgt dafür, dass Aufzeichnungen geführt werden, anhand derer über einen bestimmten Zeitraum und für eine bestimmte Lieferung oder mehrere Lieferungen ein Abgleich des Warenein- und -ausgangs von MSC-zertifizierten Produkten erfolgen kann. Sie müssen Unterlagen führen, anhand derer Sie alle in einem bestimmten Zeitraum gekauften, verarbeiteten und verkauften MSC-zertifizierten Produkte nachweisen können. Darüber hinaus müssen Sie (ebenfalls anhand von Unterlagen) die Gesamtmenge der MSC-Produkte nachweisen können, die für eine bestimmte Lieferung von Rohware oder Endprodukt gekauft, verarbeitet und verkauft wurde. Diese Aufzeichnungen umfassen meist Rechnungen, Frachtbriefe, Verarbeitungsunterlagen usw. Die Unterlagen können als elektronische oder gedruckte Dokumente aufbewahrt Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit reduziertem Risiko 9

10 Mindestens einmal pro Jahr müssen Sie in der gesamten Gruppe (an allen Standorten) oder bei einigen als Stichprobe ausgewählten Gruppenmitgliedern einen Abgleich des Warenein- und -ausgangs durchführen. BC3.2.2 Die Gruppenleitung prüft die Einhaltung der en von Abschnitt BC3.2.1 mindestens einmal pro Jahr, und zwar in der folgenden Form: a) Abgleich des Warenein- und -ausgangs für eine Stichprobe von MSC-zertifizierten Produkten in der gesamten Gruppe (einschließlich aller auf dem Zertifikat aufgeführten Gruppenmitglieder), oder b) Abgleich des Warenein- und -ausgangs für eine Stichprobe von MSC-zertifizierten Produkten, die an den Standorten einiger ausgewählter Gruppenmitglieder gehandhabt BC Wenn ein Abgleich des Warenein- und -ausgangs bei ausgewählten Gruppenmitgliedern (und nicht in der gesamten Gruppe) durchgeführt wird, dann soll die Größe der Stichprobe nach der folgenden Formel festgelegt werden: 0,5 Mal die Wurzel aus der Gesamtanzahl der Gruppenmitglieder (aufgerundet). Mindestens 50 % der Gruppenmitglieder der Stichprobe werden nach dem Zufallsprinzip ausgewählt. BC Die Bestimmungen von Abschnitt BC3.2.2 gelten nicht, wenn die Gruppenleitung und alle ihre Gruppenmitglieder ausschließlich MSCzertifizierte Produkte handhaben. Die Bestimmungen gelten auch nicht für Gruppenmitglieder einer Untergruppe, wenn diese Untergruppe ausschließlich MSC-zertifizierte Produkte handhabt. Dazu gehört der Vergleich von Kauf- und Verkaufsunterlagen von MSC-Produkten und ggfs. der Nachweis der Ausbeute (wenn z. B. ein Produkt neu verpackt wird). Damit soll gezeigt werden, dass die über einen bestimmten Zeitraum verkaufte Menge an zertifizierten MSC-Produkten die Menge der von dem Gruppenmitglied gekauften Rohware nicht übersteigt. Gruppenmitglieder können also nicht mehr MSC-Produkte verkaufen, als sie eingekauft haben. Der MSC schreibt den Zeitraum für diesen Abgleich nicht vor, d. h. Sie können ihn z. B. für einen beliebigen Monat oder für das ganze Jahr durchführen. In dem Abgleich können Sie entweder alle MSC-Produkte erfassen oder Sie wählen eine Stichprobe von Produkten aus. Gemäß Abschnitt BC3.6 müssen Sie die Aufzeichnungen über den durchgeführten Abgleich aufbewahren. Wenn Sie den Abgleich des Warenein- und -ausgangs bei ausgewählten Gruppenmitgliedern (und nicht für die gesamten Gruppe) durchführen, dann muss die Größe der Stichprobe nach der folgenden Formel berechnet werden: 0,5 Mal die Wurzel aus der Gesamtanzahl der Gruppenmitglieder (aufgerundet). Mindestens 50 % der Gruppenmitglieder der Stichprobe werden nach dem Zufallsprinzip ausgewählt. Wenn Sie zum Beispiel 200 Gruppenmitglieder haben, dann wird die Größe der Stichprobe nach wie folgt berechnet: 0,5 Mal (200) = 0,5 Mal (14,14) = 7 Standorte. Wenn Ihre zertifizierten Gruppenmitglieder ausschließlich MSC-zertifizierte Fischerzeugnisse handhaben, dann müssen Sie für diese Standorte keinen Abgleich von Warenein- und -ausgang durchführen. Wenn alle Gruppenmitglieder einer bestimmten Untergruppe ausschließlich MSC-zertifizierte Produkte handhaben, benötigen auch diese Standorte keinen Abgleich von Warenein- und -ausgang. Für Ihre verbleibenden Gruppenmitglieder müssen Sie den Abgleich laut Abschnitt BC3.2.2 durchführen. Ihr Zertifizierer kann jedoch bei einem im Rahmen eines Audits durchgeführten Abgleichs von Warenein- und - ausgang auch Gruppenmitglieder erfassen, die nur MSCzertifizierte Produkte handhaben. BC3.3 Interne Prüfung der Gruppenleitung BC3.3.1 Mindestens einmal im Jahr (und vor der ersten Zertifizierung) muss der MSC-Beauftragte eine interne Prüfung durchführen, bei der die Einhaltung der MSC- Zertifizierungsanforderungen für Gruppen und die Wirksamkeit des Managementsystems der Gruppe überprüft wird. Die interne Prüfung soll nicht nur sicherstellen, dass das MSC-System Ihrer Gruppe ordnungsgemäß funktioniert, es sollen auch Probleme erkannt und die erforderlichen Veränderungen an den Richtlinien oder Verfahren vorgenommen Dies ist ein wesentlicher Aspekt der Gruppenzertifizierung. Sie können diese Prüfung mit anderen, ähnlichen Managementprüfungen (zum Beispiel ISO, BRC, usw.) kombinieren, vorausgesetzt, es werden alle im nachstehenden Abschnitt BC3.3.2 genannten en erfüllt. Der MSC-Beauftragte ist für die Durchführung der internen Gruppenprüfung verantwortlich. Wenn möglich, sollten an der internen Prüfung auch andere wichtige Mitarbeiter mit Verantwortung für das MSC-Programm beteiligt sein, aber es gibt hierfür keine speziellen Vorschriften. Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit reduziertem Risiko 10

11 BC3.3.2 Die interne Prüfung der Gruppenleitung umfasst u. a.: a) Beurteilen der Befähigung der Gruppe, die MSC- Zertifizierungsanforderungen zu erfüllen b) Prüfen der aktuellen Versionen der MSC- Zertifizierungsanforderungen, insbesondere der seit der letzten Prüfung erfolgten Veränderungen und deren Umsetzung in die Verfahrensanweisungen der Gruppe c) Prüfen der vorjährigen, nach internen und externen Audits angefertigten Berichte hinsichtlich der festgestellten Abweichungen und ergriffenen Korrekturmaßnahmen und ob die Abweichungen behoben wurden d) Prüfen etwaiger Beschwerden, die im Zusammenhang mit dem MSC-Programm eingegangen sind, und der daraufhin ergriffenen Handlungen e) Feststellen von etwaigen systembezogenen Problemen oder bei Gruppenmitgliedern häufig auftretenden Abweichungen, und Vorschläge über Systemveränderungen in der Gruppe, um diese Probleme zu lösen f) Dokumentation über die Erfüllung der zutreffenden Abschnitte von BC Für Gruppen mit reduziertem Risiko treffen die Punkte c) bis f) für die erste interne Prüfung der Gruppenleitung (vor der Zertifizierung) möglicherweise nicht zu, wenn die internen Audits der einzelnen Gruppenmitglieder nicht durchgeführt wurden. BC3.3.3 Jegliche aufgrund der internen Prüfung vorgeschlagenen Veränderungen am Management sowie der Zeitrahmen für deren Umsetzung werden dokumentiert und dem Management der Gruppenleitung mitgeteilt. Bei der internen Prüfung müssen die in dieser aufgeführten Punkte a) bis f) erfüllt Neben der allgemeinen Effektivität der Rückverfolgbarkeit und der mit den MSC-en verbundenen Richtlinien und Verfahren sind die Berichte über interne Audits und Zertifizierungsaudits zu prüfen. Darüber hinaus müssen etwaigen internen oder externen Beschwerden im Zusammenhang mit der MSC-Zertifizierung nachgegangen Tauchen im Zusammenhang mit dem Rückverfolgungs- System Probleme oder systembezogene Fragen auf, dann können bei der Prüfung Veränderungen an Richtlinien, Systemen oder Schulungen veranlasst Der MSC-Beauftragte sollte über jede durchgeführte interne Prüfung Aufzeichnungen führen und zumindest kurz belegen, wie alle erforderlichen Elemente behandelt wurden. Die Punkte c) bis f) dieser sind möglicherweise für GRR nicht relevant, wenn die internen Audits der einzelnen Gruppenmitglieder nicht vor der ersten Zertifizierung durchgeführt wurden. Wenn andere Abschnitte der internen Prüfung aus einem bestimmten Grund nicht relevant sind (wenn z. B. keine Beschwerden erfolgten), sollte auch dies in den Unterlagen zur Prüfung verzeichnet Werden infolge der internen Prüfung Veränderungen an Systemen, Richtlinien oder Verfahren nötig, ist der MSC- Beauftragte dafür verantwortlich, dass die verantwortlichen Leiter über diese Veränderungen informiert werden, damit deren Umsetzung sichergestellt ist. Dies kann z. B. anhand von s oder Aufzeichnungen über eine Zusammenkunft oder ein Telefongespräch dokumentiert Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit reduziertem Risiko 11

12 BC3.4 Abweichungen und Sanktionen BC3.4.1 Bei Feststellung einer kritischen Abweichung muss die Gruppenleitung folgendes Verfahren durchführen: a) Anzeigen einer kritischen Abweichung bei allen betroffenen Gruppenmitgliedern innerhalb von zwei Tagen nach Feststellung und entsprechende Mitteilung an die Gruppenmitglieder, den MSC-Beauftragten und den CAB b) Aussetzen des betroffenen Mitglieds von der Gruppenzertifizierung innerhalb von zwei Tagen nach Feststellung, und zwar so lange, bis sich der CAB und die Gruppenleitung davon überzeugt haben, dass die Grundursachen der Abweichung beseitigt wurden c) Prüfen, ob es sich bei der Abweichung um ein auf den Standort beschränktes Problem handelt oder ob es potenziell auch andere Mitglieder betrifft und gegebenenfalls auf einen systematischen oder Verfahrensfehler der Gruppe schließen lässt d) Einleiten von Korrekturmaßnahmen zum Beheben der Abweichung, und zwar bei allen betroffenen Gruppenmitgliedern und der Gruppenleitung, um ein Wiederauftreten des Problems zu verhindern e) Sicherstellen, dass die Abweichung innerhalb von 30 Tagen nach Feststellung behoben wurde f) Gewährleisten, dass das Gruppenmitglied während der Aussetzung keine Aussagen bzgl. der MSC-zertifizierten Herkunft von Produkten macht g) Dokumentieren aller Informationen zu den vorstehenden Punkten a) bis f) für alle festgestellten kritischen Abweichungen. BC3.4.2 Bei Feststellung einer Abweichung muss die Gruppenleitung folgendes Verfahren durchführen: a) Anzeigen einer Abweichung bei allen betroffenen Gruppenmitgliedern innerhalb von vier Tagen nach Feststellung und Mitteilung an die Gruppenmitglieder b) Überprüfen der Ursache für die Abweichung c) Prüfen, ob es sich bei der Ursache der Abweichung um ein auf den Standort beschränktes Problem handelt oder ob es potenziell auch andere Mitglieder betrifft und gegebenenfalls auf einen systematischen oder Verfahrensfehler der Gruppe schließen lässt d) Einleiten von Korrekturmaßnahmen zum Beheben der Abweichung, und zwar bei allen betroffenen Gruppenmitgliedern und der Gruppenleitung, um ein Wiederauftreten einer ähnlichen Abweichung bei anderen Mitgliedern zu verhindern e) Überprüfen, ob die Abweichung innerhalb von 90 Tagen nach Feststellung behoben wurde f) Dokumentieren aller Informationen zu den vorstehenden Punkten a) bis e) für alle festgestellten Abweichungen. Sollte während eines internen Audits oder zu einem anderen Zeitpunkt eine kritische Abweichung festgestellt werden, ist die Gruppe dafür verantwortlich, die in diesem Abschnitt dargelegten Verfahren durchzuführen. Diese ist Bestandteil des internen Kontrollsystems bei MSC-zertifizierten Gruppen, welches es Zertifizierern ermöglicht, nur an einigen, als Stichprobe ausgewählten, Standorten und nicht bei allen Gruppenmitgliedern ein Audit durchzuführen. Im Rahmen dieses Verfahrens soll (wenn möglich) der Grund der Abweichung herausgefunden und festgestellt werden, ob möglicherweise auch andere Gruppenmitglieder davon betroffen sind (wenn das Problem z. B. mit einer gruppenweit geltenden Richtlinie zusammenhängt). Ist dies der Fall, so müssen bei allen Gruppenmitgliedern, die möglicherweise davon betroffen sein könnten, Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, auch wenn bei den anderen Gruppenmitgliedern noch keine Abweichungen festgestellt wurden. So soll sichergestellt werden, dass sich das Problem nicht auf andere Gruppenmitglieder ausweitet und nicht erneut auftritt. Für alle Gruppenmitglieder, bei denen eine kritische Abweichung festgestellt wurde, muss die Zertifizierung ausgesetzt werden, was bedeutet, dass dieses Mitglied das MSC-Siegel nicht benutzen und keine Produkte als MSC-zertifiziert verkaufen darf. Die Aussetzung darf erst aufgehoben werden, wenn alle Ursachen des Problems vollständig behoben wurden. Es gibt hierfür keinen Mindestzeitraum, jedoch müssen alle kritischen Abweichungen eines Gruppenmitglieds innerhalb von 30 Tagen korrigiert Für alle Abweichungen, die von der Gruppe oder von internen Prüfern bei einem Gruppenmitglied festgestellt und die nicht als kritisch klassifiziert wurden, müssen Sie die in diesem Abschnitt aufgeführten Verfahren durchführen: a) Sie müssen alle ggf. von der Abweichung betroffenen Gruppenmitglieder informieren, auch wenn bei den Mitgliedern selbst noch keine Abweichung festgestellt wurde. b) Sie müssen die Ursache der Abweichung herausfinden. c) Besteht die Möglichkeit, dass auch andere Gruppenmitglieder davon betroffen sein können (selbst wenn dies bisher noch nicht der Fall ist?) d) Sie müssen Korrekturmaßnahmen ergreifen, um das Problem für alle möglicherweise betroffenen Gruppenmitglieder zu beheben und sicherzustellen, dass es nicht erneut auftritt. Dafür müssen ggf. Verfahren o. Ä. verändert und Schulungen durchgeführt e) Sie müssen dafür sorgen, dass die Abweichung innerhalb von 90 Tagen vollständig korrigiert wird. f) Führen Sie schriftliche Aufzeichnungen über das Problem und halten Sie fest, welche Korrekturmaßnahmen zu welchem Zeitpunkt ergriffen wurden. Dies kann entweder anhand von s oder anderer Unterlagen belegt Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit reduziertem Risiko 12

13 BC3.4.3 Wenn bei einem Gruppenmitglied eine Abweichung festgestellt wurde, die nicht innerhalb von 180 Tagen nach Feststellung vollständig behoben wurde, so wird für das Gruppenmitglied und die Gruppenleitung eine kritische Abweichung angezeigt und die Gruppenleitung führt die in Abschnitt BC3.4.1 beschriebenen Verfahren durch. Wenn eine Abweichung nicht innerhalb von 180 Tagen vollständig behoben wurde, ist die Gruppe dafür verantwortlich, diese Abweichung nun als kritisch zu klassifizieren und die Verfahren für eine kritische Abweichung durchzuführen. BC3.5 Entscheidung zu Übereinstimmung der Gruppenmitglieder [Abschnitt trifft auf GRR nicht zu] BC3.6 Aufzeichnungen zur Verifizierung BC3.6.1 Die Gruppenleitung führt die folgenden (elektronischen oder gedruckten) Aufzeichnungen über das interne Verifizierungssystem, die entweder bei der Gruppenleitung oder bei den Gruppenmitgliedern aufbewahrt werden können: a) Verzeichnis über alle durchgeführten internen Audits inklusive Datum und Name oder Nummer des Gruppenmitglieds b) Ergebnisse von internen Audits inklusive objektive Nachweise, während des Audits angefertigte Aufzeichnungen, Abweichungen, Korrekturmaßnahmen und Nachweise, dass die Abweichungen in dem dafür vorgesehenen Zeitrahmen behoben wurden c) Aufzeichnungen über alle durchgeführten Abgleiche von Warenein- und -ausgängen (vgl. BC3.2) sowie (falls zutreffend) Nummer des Gruppenmitglieds und Datum, Warenein- und -ausgangsmengen, unterstützende Unterlagen und sämtliche daraus folgende Abweichungen d) Aufzeichnungen über alle durchgeführten Tests der Rückverfolgbarkeit (vgl. Abschnitt BC2.3) und sämtliche daraus folgenden Abweichungen. Sie müssen Aufzeichnungen über Ihr Umsetzungsprogramm zum MSC-Rückvefolgbarkeits- Standard und Ihre Kontrolle der Gruppenmitglieder führen. Diese Aufzeichnungen können entweder bei der Gruppenleitung oder bei den Gruppenmitgliedern aufbewahrt werden, aber der MSC-Beauftragte muss auf diese Unterlagen zugreifen können, wenn sie während eines Audits oder von dem Zertifizierer angefordert Zu den Aufzeichnungen gehören u. a. der Zeitplan für interne Audits und alle internen Auditberichte oder Audit- Ergebnisse sowie Nachweise, die bei internen Audits gesammelt wurden. Es sind außerdem Aufzeichnungen über Abweichungen sowie die ergriffenen Korrekturmaßnahmen zu führen. Darüber hinaus müssen Aufzeichnungen über alle durchgeführten Abgleiche von Warenein- und -ausgängen aufbewahrt werden, und zwar in elektronischem Format oder in Papierform. Hinweise: MSC-Rückverfolgbarkeits-Standard für Gruppen mit reduziertem Risiko 13

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