DIE EFFIZIENTE LÖSUNG FÜR ARCHIVIERUNG UND DOKUMENTENMANAGEMENT

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1 DIE EFFIZIENTE LÖSUNG FÜR ARCHIVIERUNG UND DOKUMENTENMANAGEMENT RECYCLE

2 Die effiziente Lösung für Archivierung und Dokumentenmanagment DMS by tegos nutzt auch Funktionen von ecspand der Enterprise Content Management-Lösung der d.velop AG. Die hohe Qualität der von d.velop entwickelten Software basiert auf dem Wissen von 250 Mitarbeitern und von 60 Partnerunternehmen des weltweiten d.velop competence network. Über die d.velop AG DMS by tegos nutzt auch Funktionen von ecspand der Enterprise Content Management-Lösung der d.velop AG. Auf Basis der über 15 jährigen Unternehmenserfahrung bietet die d.velop AG ausgereifte, lösungsorientierte ECM- Bausteine. Die hohe Qualität der von d.velop entwickelten Software basiert auf dem Wissen von 250 Mitarbeitern und von 60 Partnerunternehmen des weltweiten d.velop competence network. Über Omega Solutions Software GmbH Omega solutions, gegründet im Jahre 1995, richtet komplette Unternehmenslösungen ein, die auf der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware Microsoft Dynamics NAV basieren. Ein Schlüsselbereich ist die Branche der Entsorgungswirtschaft. Qualität beginnt beim Menschen, nicht bei den Dingen. Unser Ziel ist es, mit neuester Technologie innovative Lösungen für unsere Kunden zu enwickeln flexible Lösungen, die sich an geschäftliche Neuerungen jederzeit anpassen und ein breites Spektrum an Funktionen bieten. Wir begleiten und unterstützen unsere Kunden in allen Projektphasen, von der Planung über die Implementierung bis zur Schulung. Auch später, wenn das Projekt bereits abgeschlossen ist, stehen wir für die laufende Betreuung und Wartung zur Verfügung. Was letztendlich wirklich zählt, ist der Nutzen für den Anwender. Deshalb gestalten wir Lösungen, die alle Geschäftsprozesse optimieren und einen raschen Return on Investment bringen. Dafür muss man mit den Kunden eng zusammenarbeiten und partnerschaftlich denken und handeln. Omega Solutions Software GmbH Schillerstraße 13 A-8200 Gleisdorf Ihr Ansprechpartner: 2 Daniel Sichart

3 Ordnung schaffen. Kosten senken. Wenn Ihnen Ihr Papierarchiv über den Kopf wächst, haben wir die richtige Lösung für Sie: DMS by tegos bringt zig Regalmeter Akten auf einem Server unter einfach, schnell und transparent. Die zeitraubende Papierablage entfällt dadurch genauso wie die aufwändige Suche im Papierarchiv. Zudem erübrigen sich die Raumkosten für das Archiv. Ein effizientes Dokumentenmanagement ist damit ebenso gewährleistet wie ein schneller Return on Investment. Highlights Wenn Ihnen Ihr Papierarchiv über den Kopf wächst, haben wir die richtige Lösung für Sie. Ein effizientes Dokumentenmanagement ist damit ebenso gewährleistet wie ein schneller Return on Investment. Vollständige Integration in Microsoft Dynamics Kompatibilität mit Microsoft Office Programmen Intuitive Bedienung durch bekannte Microsoft Komponenten Gesetzeskonforme Archivierung Dokumente per Drag & Drop zuordnen Modernste, selbstlernende OCR-Software Halb- und vollautomatische Erkennung von Eingangsbelegen Zertifizierte Lösung Flexible Architektur, individuell anpassbar Kurze Implementierungszeit Einfache Erstellung von komplexen Workflows Abbildung von verschiedensten Scanszenarien Frei definierbare Rechte und Rollen Schneller Return on investment 3

4 Die effiziente Lösung für Archivierung und Dokumentenmanagment DMS by tegos ist vollständig in Microsoft Dynamics integriert. Somit werden ausgehende Belege automatisch archiviert. DMS by tegos ist zudem mit Microsoft Office kompatibel. Beliebige Dateien, z.b. Microsoft Word oder Excel, können nicht nur im Archiv abgelegt, sondern auch bearbeitet werden. Vollständig integriert. Und Office-kompatibel. DMS by tegos ist vollständig in Microsoft Dynamics integriert. Somit werden ausgehende Belege (Verkaufsangebote, Kundenrechnungen, Einkaufsbestellungen etc.) automatisch archiviert. Alle Belege sind direkt mit den Vorgängen in der Unternehmenssoftware verknüpft. Eingehende Belege können komfortabel vorgangsbezogen abgelegt werden. Aus Belegen und Objekten von Dynamics z.b. Debitoren oder Rechnungen kann direkt auf alle zugeordneten Archivbelege verzweigt werden. DMS by tegos ist zudem mit Microsoft Office kompatibel. Beliebige Dateien, z.b. Microsoft Word oder Excel, können nicht nur im Archiv abgelegt, sondern auch bearbeitet werden. So können z.b. alle wichtigen Dateien zu einem Projekt gemeinsam mit den kaufmännischen Daten in einer Kunden- oder Projektakte abgelegt werden. 4

5 Drag and Drop. Oder automatisiert. Die Zuordnung von eingehenden Belegen zu Geschäftspartnern, Projekten oder bereits vorhandenen Belegen erfolgt dabei einfach mit der Maus per Drag and Drop. Der digitalisierte Beleg wird mit der Maus in die sogenannte Drop-Zone gezogen, die bei vielen Objekten und Belegen von Dynamics vorhanden ist. Die Zuordnung von Belegen zu Vorgängen ist damit ein Kinderspiel. Optional können Eingangsbelege mittels OCR-Technik halb- oder vollautomatisch erkannt und ausgelesen werden. Die Archivierung der Eingangsbelege erfolgt dann je nach gewählter Technik teilweise oder vollautomatisch. Finden statt suchen. Die Zuordnung von Belegen zu Vorgängen ist mit DMS by tegos ein Kinderspiel. Auf Knopfdruck werden alle vorgangsrelevanten Dokumente aufgelistet. Eine langwierige Suche entfällt. Auf Knopfdruck werden alle vorgangsrelevanten Dokumente aufgelistet. Eine langwierige Suche entfällt. Jedes Dokument wird im Zuge der digitalen Archivierung automatisch oder anwendergesteuert mit individuellen Schlagworten versehen. 5

6 Die effiziente Lösung für Archivierung und Dokumentenmanagment DMS by tegos zeichnet sich durch seine schlanke und flexible Architektur aus. DMS by tegos besteht aus verschiedenen Bausteinen, die je nach Anforderungen individuell zusammengestellt werden können. Flexibel. Ausbaufähig. Kostengünstig. DMS by tegos zeichnet sich durch seine schlanke und flexible Architektur aus. DMS by tegos besteht aus verschiedenen Bausteinen, die je nach Anforderungen individuell zusammengestellt werden können. Durch die Verwendung bereits bekannter Microsoft Technologien wie Dynamics und des Sharepoint Servers ist der Schulungsaufwand für die Anwender sehr gering. Eine Lösung. Viele Einsatzmöglichkeiten. Die Basisversion von DMS by tegos bildet eine einfache digitale Ablage aller ein- und ausgehenden Belege, die das Finden von Dokumenten erheblich beschleunigt. Zusätzlich können die Belege natürlich revisionssicher archiviert werden, so dass alle gesetzlichen Anforderungen an ein Unternehmensarchiv erfüllt werden. Eine weitere Ausbaustufe stellt das Modul Workflow-Management dar, das die Definition umfassender Arbeitsabläufe ermöglicht. OCR-Scanner ermöglichen das weitgehend automatisierte Scannen und Archivieren der Eingangsbelege. Komfortables Scannen. Das Scannen der Eingangsbelege wird durch die Verwendung von Barcodes komfortabel. Sie erleichtern die Massenverarbeitung von Eingangsbelegen. DMS by tegos unterstützt sowohl eindimensionale Strichcodes als auch zweidimensionale Würfelcodes. Der Barcode dient dabei als Dokumententrenner anhand des Barcodes erkennt die Software den Beginn eines neuen Dokuments und auch zur Identifizierung einzelner Dokumente. Die eindeutige Identifizierung von Dokumenten ist besonders interessant bei Belegrückläufern, z.b. Lieferscheinen, die aus Dynamics mit Barcode gedruckt werden und deren unterschriebene Version automatisch durch den Barcode erkannt und archiviert wird. 6

7 Auch frühes und spätes Scannen wird durch Barcodes vereinfacht. Nachdem ein Beleg einmal mit Barcode gescannt wurde, werden weitere Versionen, z.b. mit handschriftlichen Freigaben oder Buchungsvermerken, automatisch der ursprünglich gescannten Version hinzugefügt. Neueste Technologie. Höchste Sicherheit. DMS by tegos basiert auf zukunftssicherer Software des Herstellers Microsoft. DMS by tegos bildet die ideale Business Plattform für Ihre Mitarbeiter. DMS by tegos basiert auf zukunftssicherer Software des Herstellers Microsoft. Der Microsoft SQL-Server und Microsoft Sharepoint bilden als Basis von DMS by tegos ideale Ergänzungen zu Microsoft Dynamics. Die gemeinsame Microsoft-Plattform gewährleistet ein Höchstmaß an Kompatibilität der verschiedenen Produkte und die Zukunftssicherheit Ihrer Investition. Als zertifizierter Partner ist tegos Ihr Ansprechpartner rund um Erweiterung und Betreuung des Gesamtsystems. Wissen vernetzen. DMS by tegos bildet die ideale Business Plattform für Ihre Mitarbeiter. Dokumente, die üblicherweise im Unternehmen verstreut aufgehoben werden, können hier auf einer einheitlichen Plattform zusammengeführt werden. Strukturierte Belege, wie Angebote oder Rechnungen, werden üblicherweise in der Unternehmenssoftware gespeichert. Unstrukturierte Dokumente, wie Projektpläne oder Verträge, liegen z.t. als Dateien vor, häufig aber auch nur in gedruckter Form. DMS by tegos bietet die Möglichkeit, diese Dokumente strukturiert zusammenzuführen und sie all denen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen. Und über die Web-Oberfläche von DMS by tegos nicht nur im Unternehmen, sondern überall, wo ein Internet-Zugang vorhanden ist. Optional kann das System als Intranetportal ausgebaut werden und so zusätzlich Zugriff auf die internen Ressourcen gewährt werden. 7

8 Unser internationales Partnernetzwerk Omega Solutions Software GmbH A-8200 Gleisdorf, Schillerstraße 13 Tel.: +43 (0) , Fax: +43 (0) Ihr Ansprechpartner:

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