Dokumentenmanagement und Archivierungslösungen beim Landkreis Emsland. Udo Schillingmann

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1 Dokumentenmanagement und Archivierungslösungen beim Landkreis Emsland Udo Schillingmann

2 Firmenprofil! System- und Softwarehaus mit strategischer Ausrichtung auf elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow! Zielmarkt: Öffentliche Verwaltungen! Langjährige Erfahrung im Zielmarkt! Sitz in Meppen, Niederlassung in Berlin, bundesweit tätig! SAPERION Technologiepartner für die Öffentliche Verwaltung! Microsoft Certified Partner

3 Lösungen beim Landkreis Emsland I. KFZ Zulassung II. Fahrerlaubniswesen III. Grundsicherung IV. Dezentrales Anordnungswesen V. Harz IV (SGB II) Akte

4 Technische Basis! Enterprise Content Management System (ECMS)! Signatursoftwarelösung für qualifizierte elektronische Signatur gem. OSCI 1.2

5 Dezentrales Anordungswesen mit qualifizierter elektronischer Signatur

6 Dezentrales Anordnungswesen Projektziele:! Automatisierter Freizeichnungsprozess digitalisierter Anordnungsdokumente ( Digitales Anordnungswesen )! Die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt die handschriftliche Unterschrift auf der Anordnung! Verkürzung der Dauer des Freizeichnungsprozesses! Jederzeitige Abfrage des Prozessstatus! Pflege einer Prozesshistorie! Flexible Organisations- und Stellvertreterstruktur abbilden! Mehrfachzugriff auf die Anordnungsdokumente! Vermeidung von Kopien! Gleichzeitige revisionssichere Archivierung der Anordnungsdokumente

7 Dezentrales Anordnungswesen Gesetzliche Grundlagen:! Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen und zur Änderung weiterer Vorschriften vom (Signaturgesetz - SigG) - BGBl. S ! Verordnung zur Änderung der Gemeindekassenverordnung vom (Nds. GVBl. S. 193)

8 Dezentrales Anordnungswesen Barcode Finanzverfahren Scanner Archivnummer Rechnung Archivnummer erfassen Anordnung als PDF drucken Rechnung mit Barcode erfassen Automatische Indizierung der Anordnungsdokumente in SAPERION Initialisierung und Start des Freizeichnungsprozesses als elektronischer Workflow

9 Dezentrales Anordnungswesen Ablauf Rechnungsfreizeichnung START Sachbearbeiter 1 (Ersteller) JA Betrag unter 3.000!? NEIN Sachbearbeiter 2 Feststeller unter 3.000! Sachbearbeiter 3 Feststeller über 3.000! Alles OK und Weitergabe zur Kasse? Rechn. Und sachl. richtig? NEIN NEIN Rechn. Und sachl. richtig? JA Sachbearbeiter 6 (Kasse) Sachbearbeiter 4 AOBerechtigt bis 3.000! Sachbearbeiter 5 AOBerechtigt über 3.000! Ende Prüfung erfolgreich? JA JA Prüfung erfolgreich? JA JA NEIN NEIN RPA Storno NEIN Prüfung erfolgreich? JA

10 Dezentrales Anordnungswesen Sachbearbeitergruppen Bildung von unterschiedlichen SB-Gruppen: Gruppe! erstellt Anordnungen und scant Rechnungen Gruppe " Feststeller bis 3.000! Gruppe # Feststeller über 3.000! Gruppe $ Anordnungsbefugte bis 3.000! Gruppe % Anordnungsbefugte über 3.000! Gruppe & Mitarbeiter der Kasse Gruppe ' Mitarbeiter Rechnungsprüfungsamt

11 Dezentrales Anordnungswesen Eingangskorb des beteiligten Sachbearbeiters

12 Dezentrales Anordnungswesen Freizeichnungsbearbeitung mit qualifizierte elektronischer Signatur

13 Dezentrales Anordnungswesen Übersicht Anordnungen mit Statusinformationen

14 Dezentrales Anordnungswesen Dokumentenrecherche und -anzeige

15 Dezentrales Anordnungswesen Interaktion mit dem Finanzverfahren (AB-DATA)! Stornierung einer Anordnung im Freizeichnungsprozess wird an Finanzverfahren weitergegeben! Fertig signierte Anordnung erhält den Status zur Zahlung freigegeben in der Kasse des Finanzverfahrens! Recherche und Anzeige der Anordnung samt Rechnungsbelege direkt aus dem Finanzverfahren

16 Digitale Harz IV Akte gem. Sozialgesetzbuch Zweites Buch (SGB II)

17 Harz IV (SGB II) Akte Ausgangssituation! Am 24. September 2004 wurde von der Bundesregierung die Verordnung zur Zulassung von kommunalen Trägern als Träger der Grundsicherung für Arbeitsuchende verabschiedet! Der Landkreis Emsland wird als Träger der Leistung nach 6 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch (SGB II / Hartz IV) zugelassen und tritt insoweit an die Stelle der für sein Gebiet jeweils zuständigen Agentur für Arbeit! Seit dem ist der Landkreis Emsland für die Grundsicherung für Arbeitsuchende sowie die Qualifizierung und Vermittlung von zur Zeit Arbeitslosenhilfe- und Sozialhilfeempfängern im Landkreis Emsland zuständig! Neben der Kreisverwaltung sind Kommunalverwaltungen von 19 Städten und Gemeinden des Landkreises mit insgesamt ca. 200 Mitarbeitern betroffen

18 Harz IV (SGB II) Akte Neue Aufgabenstellung des Landkreises Emsland! Umsetzung des Sozialgesetzbuches Zweites Buch (SGB II)! Einstellung von ca. 50 Fallmanagern für die Arbeitsvermittlung beim Landkreis! Übernahme von Altakten der Bundesagentur für Arbeit! Einbindung von ca. 150 Mitarbeitern der Kommunalverwaltungen für die Leistungsbearbeitung vor Ort! Einführung eines entsprechenden Fachverfahrens LämmKOMM der Fa. Lämmerzahl! Bearbeitung von mehr als Anträgen

19 Harz IV (SGB II) Akte Projektziele! Vermeidung einer Papierakte bzw. eines Papierarchivs durch Führung und Archivierung der Akten in digitaler Form! Vermeidung von Medienbrüchen bei den Auszahlungsanordnungen, die künftig von den Städten und Gemeinden festgestellt und angeordnet werden! Vermeidung von Aktenversand zwischen Städten/Gemeinden und Landkreis! Vermeidung von Aktenkopien! Sachbearbeiter in Städten/Gemeinden und Fallmanager des Landkreises sollen gleichzeitig auf die gleichen Daten und Dokumente zugreifen können! Der Freizeichnungsprozess für Auszahlungsanordnungen zwischen Kommunalverwaltung vor Ort und Kreisverwaltung soll einfach und zeitnah erfolgen

20 Harz IV (SGB II) Akte Gesetzliche Grundlagen:! Sozialgesetzbuch (SGB) Zweites Buch II Grundsicherung für Arbeitsuchende Artikel 1 des Gesetzes vom (BGBl. I S. 2934)! Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen und zur Änderung weiterer Vorschriften vom (Signaturgesetz - SigG) - BGBl. S ! Verordnung zur Änderung der Gemeindekassenverordnung vom (Nds. GVBl. S. 193)

21 Harz IV (SGB II) Akte Projektumsetzung! Aufbau eines elektronischen Archivs auf Basis SAPERION! Recherche und Anzeige der Fallakten aus dem Fachverfahren LämmKOMM! Automatische Übernahme der Auszahlungsanordnungen aus dem Fachverfahren LämmKOMM und Freizeichnung mit qualifizierter elektronischer Signatur.! Automatische Indizierung der erfassten Papierakten der Bundesagentur für Arbeit mittels Barcode

22 Hartz IV (SGB II) Akte Recherchearbeitsplatz Trust- Center Anwendungsserver LämmKOMM (Terminalserver /CITRIX) Archivserver SAPERION Scanarbeitsplatz mit Offline- Scannclient Signaturarbeitsplatz

23 Hartz IV (SGB II) Akte Projektstatus! Pilotphase bei 3 Städten und dem Landkreis abgeschlossen.! Flächendeckende Einführung Juni/Juli Ausblick und Ausbaumöglichkeiten! Einbindung von Jobbörsen für Fallmanager! Erstellung eines Portals (Integration von SAPERION in MS SharePoint Portalserver)! Elektronischer Daten- und Dokumentenaustausch mit Arbeitsämtern

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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