Wirtschaftslehrgang Band I. compendio Bildungsmedien

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1 compendio Bildungsmedien

2 Compendio-Autorenteam Grafisches Konzept: dezember und juli, Wernetshausen Satz und Layout: Mediengestaltung, Compendio Bildungsmedien AG, Zürich Illustrationen: Oliver Lüde, Zürich Druck: Edubook AG, Merenschwand Artikelnummer: 6378 Auflage: 2. Auflage 2008 Ausgabe: U0098 Sprache: DE Code: CUS 615 Alle Rechte, insbesondere die Übersetzung in fremde Sprachen, vorbehalten. Das Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung in anderen als den gesetzlich zugelassenen Fällen bedarf der vorgängigen schriftlichen Zustimmung von Compendio Bildungsmedien AG. Copyright 2005, Compendio Bildungsmedien AG, Zürich

3 Inhaltsverzeichnis Vorwort 9 Selbstmanagement 11 Teil A Meine Arbeitstechnik 12 Einstieg 12 1 Analyse meines Arbeitsverhaltens Praxisaufgabe: Meine Zeitanforderungen Praxisaufgabe: Meine Tätigkeiten Praxisaufgabe: Meine Arbeitsgewohnheiten Praxisaufgabe: Meine Tages-Leistungskurve 17 2 Analyse der Arbeitsplatzgestaltung Einrichtung und Organisation des Büro-Arbeitsplatzes Ergonomie des Arbeitsplatzes Raumklima Ablagesystem Praxisaufgabe: Analyse meiner Arbeitsplatzgestaltung 24 Teil B Zeitmanagement 25 Einstieg 25 3 Planen Ziele definieren Praxisaufgabe: Ziele formulieren Zielgerichtet planen Praxisaufgabe: Aktivitäten planen Tagesplanung mit der ALPEN-Methode Typische Zeitfallen Praxisaufgabe: Analyse der eigenen Zeitfallen 39 Repetitionsfragen 40 4 Entscheiden Prioritäten setzen Pareto-Prinzip ABC-Analyse Eisenhower-Prinzip 45 Repetitionsfragen 47 5 Umsetzen Persönliche Organisationsregeln Praxisaufgabe: Auswertung Tages-Leistungskurve Kommunizieren Delegieren Praxisaufgabe: Delegieren 57 Repetitionsfragen 58 INHALTSVERZEICHNIS 3

4 6 Kontrollieren Zweck der Kontrolle Zeitanalyse Ergebnisanalyse 61 Repetitionsfragen 62 7 Instrumente des Zeitmanagements Manuelle Planungsinstrumente Elektronische Planungsinstrumente 65 Repetitionsfrage 66 Teil C Lernmanagement 67 Einstieg 67 8 Lernen und Behalten Gedächtnismodell Hemisphärendenken Informationen aufnehmen optimales Lesen Informationen speichern und abrufen Behaltensleistungen steigern Lernmethoden Lerntypen 83 Repetitionsfragen 85 9 Problemlösungs- und Kreativitätstechniken Der Problemlösungsprozess Ideenfindung durch Kreativitätstechniken 88 Repetitionsfragen Lernerfolg an Prüfungen zeigen Analyse der Prüfungsvorgaben Prüfungsvorbereitungsphasen Einteilung von Lernstoff und Lernzeit Prüfungssituationen meistern Praxisaufgabe: Prüfungsvorbereitung 104 Repetitionsfragen Lerntransfer sichern Wie geschieht Wissens- oder Lerntransfer? Aktionsplan entwickeln Reflexion im Lerntagebuch Weitere Reflexionsmöglichkeiten 113 Repetitionsfragen INHALTSVERZEICHNIS

5 Teamführung 115 Teil D Führungsverantwortung tragen 116 Einstieg Grundlagen der Führung Was heisst «führen»? Direkte und indirekte Führung im Unternehmen Führungsgrundsätze Führungsrolle im Unternehmen Einsatz von Macht und Autorität 124 Repetitionsfragen Führungsfunktionen Planen Entscheiden Umsetzen Kontrollieren Praxisaufgabe: Führungsfunktion umsetzen 140 Repetitionsfragen Persönlicher Führungsstil Menschenbild und Führungsstil Eindimensionaler Führungsstil Zweidimensionaler Führungsstil Situatives Führungsverhalten Praxisaufgabe: Mein Führungsstil 153 Repetitionsfragen 154 Teil E Führungsaufgaben umsetzen 157 Einstieg Motivieren Motivationstheorien Motivationszyklus Erwartungen kommunizieren Motivationsinstrumente nutzen Praxisaufgabe: Wie motiviere ich meine Mitarbeitenden? 166 Repetitionsfragen Führen durch Zielvereinbarung (MbO) Führungsprozess gemäss MbO Ziele formulieren Ziele umsetzen und Zielerreichung beurteilen 171 Repetitionsfragen Mitarbeitende beurteilen Weshalb beurteilen? Was beurteilen? Wie beurteilen? Die Vorgesetztenbeurteilung Praxisaufgabe: Meine Beurteilungsqualifikation 182 Repetitionsfragen 183 INHALTSVERZEICHNIS 5

6 18 Sitzungen leiten Vorbereitung Durchführung Moderationstechnik Nachbearbeitung 194 Repetitionsfragen 196 Teil F Gruppenprozesse mitgestalten 197 Einstieg Gruppen Merkmale einer Gruppe Bestimmungsfaktoren des Gruppenerfolgs Praxisaufgabe: Zugehörigkeit zu Gruppen 204 Repetitionsfragen Gruppendynamik und Rollenverhalten Prozess der Gruppenbildung Rollenverhalten in der Gruppe Praxisaufgabe: Meine Rolle in Gruppen 216 Repetitionsfragen 217 Personalmanagement 219 Teil G Personalmanagement als Führungsaufgabe 220 Einstieg Modernes Personalmanagement Einflüsse auf das Unternehmen Einflüsse auf das Personalmanagement Ziele des Personalmanagements Wer ist für das Personalmanagement zuständig? 227 Repetitionsfragen Aufgaben des Personalmanagements Personal gewinnen Personal erhalten Personal fördern Personal verabschieden 233 Repetitionsfrage INHALTSVERZEICHNIS

7 Teil H Personal gewinnen 235 Einstieg Personalplanung Warum braucht es die Personalplanung? Personalbedarfsplanung Quantitative Personalbedarfsplanung Qualitative Personalbedarfsplanung Personaleinsatzplanung Personalkostenplanung 244 Repetitionsfragen Personalsuche Interne Personalsuche Externe Personalsuche 247 Repetitionsfragen Personalauswahl Vorselektion Beurteilung der Bewerbungsunterlagen Vorstellungsgespräch Weitere Auswahlmethoden Einholen von Referenzen Engere Auswahl das zweite Gespräch 268 Repetitionsfragen Einführung von neuen Mitarbeitenden Vorbereitende Massnahmen Einführungsprogramm Probezeitgespräch 274 Repetitionsfragen 275 Teil I Personal erhalten 276 Einstieg Lohn und Sozialpolitik Erwartungen an die Lohngestaltung Lohnpolitik eines Unternehmens Lohnsystem Lohnkomponenten Lohnformen Sozialpolitik 285 Repetitionsfragen Arbeitszeitgestaltung Arbeitszeitmodelle Spezifische Bedürfnisse an die Arbeitszeit 293 Repetitionsfragen Mitwirkungsrechte Gesetzlich verankertes Mitspracherecht Mitwirkungsrechte im Unternehmen 296 Repetitionsfrage 298 INHALTSVERZEICHNIS 7

8 Teil J Personal fördern 299 Einstieg Personalbeurteilung Übergeordnete Ziele Wann wird beurteilt? Beurteilungssystem 302 Repetitionsfragen Personalentwicklung Personalentwicklungspolitik Personalentwicklungskonzepte Betriebliche Aus- und Weiterbildung Systematische Laufbahnplanung 316 Repetitionsfragen 321 Teil K Personal verabschieden 323 Einstieg Auflösung eines Arbeitsverhältnisses Auflösungsgründe Personalabbau durch das Unternehmen Personalfreistellungsmassnahmen Kündigungsgespräch Austrittsgespräch 331 Repetitionsfragen Rechte beim Austritt Ferientageabrechnung Anteiliger 13. Monatslohn oder Gratifikation Versicherungen und Lohnausweis Aufbewahrungspflicht und Datenschutz Arbeitszeugnis 335 Repetitionsfragen 340 Anhang 341 Literaturverzeichnis und -empfehlungen 342 Auswertung der Praxisaufgabe 1.3, S Antworten zu den Repetitionsfragen 344 Stichwortverzeichnis INHALTSVERZEICHNIS

9 Vorwort Liebe Kursteilnehmende Niemand kann voraussagen, welche Entwicklungen das nächste Jahrzehnt gesellschaftlich, politisch und wirtschaftlich prägen werden. Mit Sicherheit kann aber behauptet werden, dass die Rolle der Frau in unserer Gesellschaft sich weiterentwickeln wird. Die Schweizer Wirtschaft hat erkannt, dass Wiedereinsteigerinnen ein gewaltiges brachliegendes Potenzial und Know-how darstellen. Moderne Arbeitsformen wie Teleworking oder Jobsharing werden sich weiterhin in der Arbeitswelt durchsetzen. Trotzdem ist der Wiedereinstieg nicht immer einfach. Viele Fragen und (Selbst)-Zweifel prägen oft die Entscheidungsfindung der Wiedereinsteigerinnen. Der Wirtschaftslehrgang entstand aus langjährigen Erfahrungen in der Erwachsenenausbildung und -Weiterbildung sowie einer grossen Vielfalt von Beratungsmandaten in KMU und Grossunternehmen. Mit dem Wirtschaftslehrgang haben wir eine fundierte, praxisgerechte Weiterbildung entwickelt, welche nicht nur einen hohen Transfer von Fachverständnis in den Mittelpunkt stellt, sondern auch den arbeitstechnischen und psychologischen Herausforderungen gerecht wird. Mit dem Start des und Ihre berufliche Karriere getan! Lehrgangs haben Sie einen wichtigen Schritt für sich Wir sind überzeugt, dass der Wirtschaftslehrgang für Sie nicht nur wegweisend sein, sondern auch viel Spass und Freude mit sich bringen wird. Wir wünschen uns, dass noch viele Generationen von Wiedereinsteigerinnen Ihrem Beispiel folgen werden. Wir danken an dieser Stelle allen Partnern und Fachkräften, welche bei der konzeptionellen Entwicklung des Wirtschaftslehrgangs mitgewirkt und dadurch einen wesentlichen Beitrag zur erfolgreichen Markteinführung geleistet haben. Zug, im Mai 2008 Andreas Poncini Projekt-Team VORWORT 9

10 10 VORWORT

11 Selbstmanagement 11

12 Teil A Meine Arbeitstechnik Einstieg «Die Zeit vergeht bei verschiedenen Menschen verschieden schnell.» (William Shakespeare ( ) in: «Wie es euch gefällt») Vielleicht gehören Sie zu jenen Personen, die mit ihrer Zeit vorzüglich umzugehen wissen; vielleicht erleben Sie jedoch wie viele andere auch immer wieder Tage oder Wochen, in denen Sie das ungute Gefühl haben, die Zeit sei viel zu schnell vergangen, ohne dass Sie das erreichen konnten, was Sie sich vorgenommen hatten. Im ersten Teil dieses Lehrmittels schaffen Sie eine wichtige Grundlage, um die gewünschten Verbesserungsansätze für Ihr künftiges Zeitmanagement zu finden. Wir wollen Sie dazu anregen, Ihre heutige Arbeitstechnik kritisch zu hinterfragen. Dadurch werden Sie für typische Problemstellungen, Ziele und Lösungsmöglichkeiten des Selbstmanagements sensibilisiert, die Sie in diesem Lehrmittel intensiv weiterbearbeiten werden. Im Kapitel 1 analysieren Sie Ihr Arbeitsverhalten, insbesondere Ihre Zeitanforderungen, Ihre laufenden Tätigkeiten, Ihre Arbeitsgewohnheiten und Ihren Tagesrhythmus. Im Kapitel 2 befassen Sie sich mit äusseren Rahmenbedingungen, die Ihre Leistung erheblich beeinflussen können. Sie bewerten Ihre eigene Arbeitsplatzgestaltung. 12 EINSTIEG

13 1 Analyse meines Arbeitsverhaltens Lernziel: Nach der Bearbeitung dieses Kapitels können Sie die wichtigsten Einflussfaktoren auf die persönliche Arbeitstechnik am eigenen Beispiel beurteilen. Schlüsselbegriffe: Arbeit, Arbeitsgewohnheiten, Freizeit, lebensnotwendige Tätigkeiten, Lebenszeit, Tages-Leistungskurve, Zeitanforderungen Damit Sie Ihre persönliche Arbeitstechnik und Ihr Zeitmanagement verbessern können, müssen Sie sich zuerst einmal Rechenschaft darüber ablegen, was Sie im Einzelnen tun und wie Sie Ihre Zeit verbringen. Die durchschnittliche Lebenszeit der Schweizer Bevölkerung ist in den letzten hundert Jahren stark gestiegen: Waren es 1900 noch rund 50 Jahre, so stieg sie bis heute um rund 25 Jahre auf durchschnittlich ca Lebensstunden an. Wir leben also fast rund eineinhalbmal so lange wie vor hundert Jahren dank besserer Ernährung, Hygiene, Wohnund Arbeitsbedingungen usw. Die Reduktion der Arbeitszeit war und ist ein wichtiges Anliegen der Gewerkschaften. Sie sehen darin einen grossen gesellschaftlichen Fortschritt in der Lebensqualität; für die Fünftagewoche und den Anspruch auf wenigstens vier Wochen Ferien haben sie jahrelang gekämpft. Betrachten wir eine durchschnittliche Woche, so entfallen heute je rund ein Drittel der Zeit auf die lebensnotwendigen Tätigkeiten (Schlafen, Essen usw.), auf die Arbeit (inkl. Arbeitsweg) sowie auf die Freizeit bzw. auf das Privatleben. [1-1] Zeitverteilung auf verschiedene Lebensbereiche SVF008BABde Freizeit Arbeitszeit und Arbeitsweg Lebensnotwendige Tätigkeiten Das Berufs- und das Privatleben sind zwei Bereiche, die sich nicht voneinander trennen lassen und einander gegenseitig befruchten. Wenn wir von einem bewussten Zeitmanagement sprechen, ist es daher wichtig, nicht nur mit der Arbeitszeit, sondern auch mit der für das Privatleben zur Verfügung stehenden Zeit bewusst umzugehen. 1.1 Praxisaufgabe: Meine Zeitanforderungen Jeder Mensch hat verschiedene Lebensbereiche mit einer Vielzahl von Anforderungen, Rollen und Betätigungsfeldern, die ihn erfüllen, aber auch verpflichten. Jede dieser «Verpflichtungen» erfordert ihre Zeit. 1 ANALYSE MEINES ARBEITSVERHALTENS 13

14 Aufgabe Stellen Sie auf einem separaten Blatt oder in Ihrem Lernjournal alle wichtigen Zeitanforderungen aus Ihren verschiedenen Lebensbereichen übersichtlich dar. Wählen Sie dafür eine für Sie passende Darstellungsform, wie z. B. ein Mindmap, die tabellarische Form o.ä. Auswertung Gewichten Sie nun die Zeitanforderungen der verschiedenen Lebensbereiche. Tragen Sie zuerst jene Tätigkeit oder Verpflichtung ein, die am meisten Zeit beansprucht. Weisen Sie dieser den Rang «1» und einen ungefähren %-Anteil zu. Fahren Sie mit den Rängen 2 usw. fort. [1-2] Rangfolge der Zeitanforderungen Rang Lebensbereich Art der Verpflichtung, Tätigkeit Anteil 1. % 2. % 3. % 4. % 5. % 6. % 7. % 8. % 9. % 10. % Total 100 % 1.2 Praxisaufgabe: Meine Tätigkeiten «Was habe ich heute eigentlich gemacht? Mein Arbeitstag ist wie im Flug vergangen, und dennoch ist mein Pendenzenberg nicht kleiner geworden!» Haben Sie selber auch schon am Ende eines Tages eine solche frustrierende Bilanz ziehen müssen? Oder machen Sie öfters die angenehme Erfahrung: «Heute ist es wieder einmal super gelaufen; schneller als vorgesehen habe ich alle geplanten Aufgaben erledigen können»? Finden Sie in den nächsten Tagen heraus, wie gut Sie Ihr Zeitbudget im Griff haben. Die Tätigkeitsanalyse ermöglicht Ihnen, ehrlich und selbstkritisch festzustellen, was Sie in einem bestimmten Zeitraum im Einzelnen erledigen. Aufgabe Nehmen Sie sich mindestens eine Arbeitswoche lang Zeit, Ihre Tätigkeiten und auch die Störungen und Unterbrüche in Ihrem Arbeitsalltag zu analysieren. Füllen Sie die persönliche Tätigkeitsliste sorgfältig und vollständig aus ANALYSE MEINES ARBEITSVERHALTENS

15 [1-3] Persönliche Tätigkeitsliste Beispiel Uhr Tätigkeit Min. R S Störung, Unterbruch Min Büro lüften, PC aufstarten, Tagesplanung 15 X Projektauftrag XY formulieren X Tel. A betr. Sitzungstermin Projektauftrag XY formulieren Total 550 Total 165 Hinweis Auf unserer Homepage finden Sie ein Formular zur Tätigkeitsanalyse, das Sie herunterladen, speichern und drucken können. Siehe Rubrik «Downloads» unter: Link: Auswertung Halten Sie nun pro Tag fest, wie viel Zeit Sie insgesamt für die Arbeit aufgewendet, welchen Anteil Routinetätigkeiten ausgemacht haben und wie viel Zeit Sie für Störungen oder Unterbrüche aufwenden mussten. [1-4] Routinetätigkeiten und Störungen Tag Tätigkeiten Minuten Anteil Total aufgewendete Arbeitszeit 100 % Routinetätigkeiten % Störungen oder Unterbrüche % Total aufgewendete Arbeitszeit 100 % Routinetätigkeiten % Störungen oder Unterbrüche % Total aufgewendete Arbeitszeit 100 % Routinetätigkeiten % Störungen oder Unterbrüche % Total aufgewendete Arbeitszeit 100 % Routinetätigkeiten % Störungen oder Unterbrüche % Total aufgewendete Arbeitszeit 100 % Routinetätigkeiten % Störungen oder Unterbrüche % Total aufgewendete Arbeitszeit 100 % Routinetätigkeiten % Störungen oder Unterbrüche % 1 ANALYSE MEINES ARBEITSVERHALTENS 15

16 1.3 Praxisaufgabe: Meine Arbeitsgewohnheiten Ein weiterer wesentlicher Einflussfaktor des Selbstmanagements sind die Arbeitsgewohnheiten, die massgeblich von Ihrer Persönlichkeit geprägt sind, d. h. durch Ihre Charaktereigenschaften, Neigungen und durch langjährige Gewohnheiten. Im folgenden Fragebogen geht es darum, Stellung zu Ihren typischen Arbeitsgewohnheiten zu nehmen. Aufgabe Kreuzen Sie bei jeder der 13 Aussagen zu Arbeitsgewohnheiten jene Ausprägung an, die am ehesten auf Sie zutrifft. Überlegen Sie nicht lange, sondern antworten Sie spontan. (Machen Sie nur ein Kreuz pro Aussage.) [1-5] Analyse der persönlichen Arbeitsgewohnheiten Nr. Arbeitsgewohnheiten Diese Aussage trifft für mich zu 1 Ich stürze mich sofort in eine Arbeit, ohne lange nach dem «Wenn und Aber» zu fragen. 2 Ich bin an vielen Konferenzen oder Sitzungen, die oft sehr lange dauern. 3 Ich schiebe unangenehme oder schwierige Arbeiten gerne vor mich her. 4 Ich werde oft in der Arbeit unterbrochen, durch Störungen, Besuche usw. 5 Oft unterbreche ich meine Arbeit selber, um etwas Dringenderes anzupacken. 6 Ich will alles perfekt machen, auch in Bereichen, wo dies nicht nötig wäre. 7 Mir fällt es schwer, «nein» zu sagen; anderen helfe ich gerne bei Arbeitsproblemen. 8 Ich habe meinen Arbeitstag zu 100 % verplant; Unvorhergesehenes bringt mich in Stress. 9 Pendenzen erledige ich erst kurz vor dem Ablieferungstermin («um fünf vor zwölf»). 10 Ich versuche, vieles auf einmal zu erledigen, und arbeite gleichzeitig an mehreren Aufgaben. 11 Ich möchte alle Fakten gründlich kennen, bevor ich mit einer Arbeit beginne. 12 Ich arbeite über mehrere Stunden hinweg, ohne dass ich eine Pause dazwischenschalte. 13 Ich tendiere dazu, alles selber machen zu wollen, und habe Schwierigkeiten zu delegieren. meistens ab und zu selten/nie Auswertung Ermitteln Sie die Anzahl Kreuze jeder Spalte, tragen Sie diese in der Auswertungstabelle ein, und vergeben Sie die entsprechenden Punkte. Pro Kreuz erhalten Sie: in der linken Spalte «meistens»: 1 Punkt, in der mittleren Spalte «ab und zu»: 2 Punkte und in der rechten Spalte «selten/nie»: 3 Punkte ANALYSE MEINES ARBEITSVERHALTENS

17 T Anzahl Kreuze Anzahl Punkte Diese Aussage trifft für mich... zu meistens ab und zu selten/nie Gesamtpunkte In den «Lösungen und Kommentaren zu den Aufgaben» im Anhang, S. 343, finden Sie einen Kurzkommentar zur Analyse der Arbeitsgewohnheiten. 1.4 Praxisaufgabe: Meine Tages-Leistungskurve Die Leistungsfähigkeit jedes Menschen schwankt zwischen Hochs und Tiefs. Vielleicht ist Ihnen in diesem Zusammenhang der sog. Biorhythmus bekannt. Der Biorhythmus misst drei verschiedene Kräfteebenen: den Körperrhythmus (alle körperlichen und willentlich angetriebenen Kräfte), den seelischen Rhythmus (Gefühle, Stimmungen und schöpferische Kräfte) und den Geistesrhythmus (geistige Fähigkeiten). Man geht davon aus, dass sich die biorhythmischen Schwankungen bei den Menschen jeweils in einem Zeitraum von ca. 30 Tagen zeigen: Wir durchlaufen produktive, leistungsstärkere und weniger produktive, leistungsschwächere Phasen. Für die Arbeitsplanung ist genauso wichtig, dass Sie Ihre leistungsstärkeren und leistungsschwächeren Stunden während des Tagesverlaufs kennen. Sind Sie eher ein Morgen- oder ein Abend-/Nachtmensch? Zu welcher Tageszeit finden Sie, dass Ihnen die besten Ideen kommen oder Sie besonders effizient arbeiten und sich konzentrieren können? Bestimmt haben Sie sich dazu schon Gedanken gemacht und spüren, wie Ihre «innere Uhr» am besten tickt. Finden Sie mit dieser Praxisaufgabe Ihren persönlichen Tagesrhythmus, Ihre Leistungshöhe- und -tiefpunkte während eines Tages, heraus. Aufgabe Stellen Sie Ihren persönlichen Tagesrhythmus in einer Tages-Leistungskurve dar. Dazu müssen Sie sich über einen Zeitraum von mindestens einer Arbeitswoche beobachten. Notieren Sie Ihre Beobachtungen laufend, beantworten Sie dabei die folgenden Fragen: Zu welcher Tageszeit / Wann haben Sie leistungsstärkere Tagesphasen, d. h., wann fühlen Sie sich am wohlsten? arbeiten Sie am liebsten, kommen Sie rasch voran? sind Sie geistig besonders fit? können Sie am besten lernen? stehen Sie morgens problemlos auf? haben Sie leistungsschwächere Tagesphasen, d. h., wann stellen Sie Müdigkeitsanzeichen oder ein Schlafbedürfnis fest? kommen Sie nur schleppend voran mit der Arbeit? können Sie sich nur schlecht konzentrieren? können Sie am schlechtesten lernen? gehen Sie nachts schlafen? Hinweis Auf unserer Homepage finden Sie ein Formular für Ihre Beobachtungen zum Tagesrhythmus, das Sie herunterladen, speichern und drucken können. Siehe Rubrik «Downloads» unter: Link: 1 ANALYSE MEINES ARBEITSVERHALTENS 17

18 Auswertung Übertragen Sie Ihre Beobachtungen in Ihre persönliche Tages-Leistungskurve. Beachten Sie dabei, dass die Tages-Leistungskurve Ihre durchschnittliche Leistungsfähigkeit in den beobachteten Tagen aufzeigen soll. [1-6] Persönliche Tages-Leistungskurve SVF008BEBAde Leistung (%) Uhrzeit (h) 18 1 ANALYSE MEINES ARBEITSVERHALTENS

19 2 Analyse der Arbeitsplatzgestaltung Lernziel: Nach der Bearbeitung dieses Kapitels können Sie... die wichtigsten Einflussfaktoren auf eine optimale Arbeitsplatzgestaltung am eigenen Beispiel beurteilen. Schlüsselbegriffe: Ablagesystem, Arbeitsabläufe, Arbeitsplatzorganisation, Aufbewahrungspflicht, Computer-Arbeitsplatz, Ergonomie, Geräusche, Lärm, Ordnungskriterien, Raumbeleuchtung, Raumklima, Sitzen, Strahlen, Wissensmanagement Die vielen tausend Büro-Arbeitsplätze in der Schweiz sind nicht nur unterschiedlich angelegt und gestaltet viele sind auch keineswegs optimal eingerichtet. Das liegt zum einen daran, dass man sich nach wie vor zu wenig Gedanken darüber macht, was aus arbeitstechnischer Sicht eine effiziente Arbeitsplatzorganisation und was aus gesundheitlichen Überlegungen eine körperbewusste und somit leistungsfördernde Ausstattung ist. Zum andern verhindern dies oft auch «äussere» Sachzwänge: Organisatorische Gründe: Wenn z. B. an einem Projekt mehrere Personen beteiligt sind, können nicht alle benötigten Geräte und Unterlagen für alle gleich günstig positioniert werden. Räumliche Gründe: Die Platzverhältnisse oder die Raumaufteilung lassen eine optimale Arbeitsplatzgestaltung nicht immer zu. Finanzielle Gründe: Es ist z. B. einem Unternehmen kaum möglich, für jede/n Mitarbeitenden einen eigenen Drucker oder Kopierer anzuschaffen, auch wenn diese Geräte oft benutzt werden. Beispiel In einer modernen Überbauung präsentieren sich die Arbeitsplätze verschiedener Unternehmen sehr unterschiedlich: Linus Schmid arbeitet in einem Grossraumbüro, in dem die einzelnen Arbeitsplätze durch mobile Zwischenwände voneinander getrennt sind. Er legt grossen Wert auf eine persönliche Note in der Arbeitsplatzgestaltung und lässt seinem Team darin viel Spielraum. Er bezeichnet sich als «kreativen Chaoten» und mag es, wenn sich auf seinem Tisch Unterlagen stapeln. Katja Hoffmann ist das Gegenteil von Linus Schmid: Sie ist eine bekennende «Leertischlerin», hasst es, wenn auf ihrem Arbeitstisch mehrere Dokumente oder Arbeiten liegen, und führt ein perfekt strukturiertes Ablagesystem. Carlos Costa ist als Projektleiter viel unterwegs und hat keinen fixen Arbeitsplatz. Wenn er am Unternehmenssitz arbeitet, loggt er sich morgens an einer dafür vorgesehenen Arbeitsstation ein; seine persönlichen Unterlagen sind in einem mobilen Trolley untergebracht. 2.1 Einrichtung und Organisation des Büro-Arbeitsplatzes Grundsätzlich sollte ein Büro-Arbeitsplatz so organisiert sein, dass die Arbeitsabläufe möglichst effizient sind. Konkret bedeutet das: Sie sollten mit einer geraden, bequemen Körperhaltung an Ihrem Schreibtisch sitzen können. Wenn Sie den Computer oft brauchen, platzieren Sie den Bildschirm in der richtigen Höhe und mit einem angemessenen Abstand. Andere oft gebrauchte Geräte (Telefon, Drucker etc.) müssen Sie ohne Körperverrenkung erreichen können. Generell sollten alle Hilfsmittel (Bleistift, Kugelschreiber, Locher etc.) von Ihrem Platz aus greifbar sein. Je seltener Sie etwas brauchen, desto weiter weg kann dies platziert sein. Der möglichst schnelle Zugriff auf Ihre Arbeitsgeräte sollte Sie aber nicht dazu verleiten, den ganzen Tag auf Ihrem Stuhl zu sitzen. Bewegung ist wichtig. Stehen Sie also immer 2 ANALYSE DER ARBEITSPLATZGESTALTUNG 19

20 wieder auf und bewegen Sie sich. Sehr wichtig bei der organisatorischen Einrichtung des Arbeitsplatzes ist die Übersichtlichkeit. Ihr Arbeitsplatz sollte so organisiert sein, dass Sie jederzeit wissen, wo Sie was suchen müssen. Jeder Mensch hat eine andere Auffassung von Ordnung und jeder fühlt sich anders wohl. Dasselbe gilt für die dekorative Gestaltung nach Ihrem eigenen Geschmack: Pflanzen, Bilder und persönliche Gegenstände geben Ihrem Arbeitsplatz eine persönliche Note. 2.2 Ergonomie des Arbeitsplatzes Ein Arbeitsplatz sollte nicht nur aus organisatorischen Gründen optimal gestaltet sein, sondern auch in ergonomischer Hinsicht. Die Ergonomie beschäftigt sich mit der Gestaltung von Arbeit und Produkten. Arbeitsplätze und Produkte müssen an die körperlichen und geistigen Voraussetzungen und Fähigkeiten des Menschen angepasst werden. Dies bedeutet, dass der Mensch seine Fähigkeiten bei der Arbeit bestmöglich einsetzen und entwickeln kann und somit ein Optimum an Leistung, Zufriedenheit, Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz erreicht wird. Darüber hinaus gelten verschiedene gesetzliche Vorschriften zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz, die eingehalten werden müssen. Wir behandeln im Folgenden einige Gesichtspunkte, die bei der ergonomischen Gestaltung des Arbeitsplatzes berücksichtigt werden müssen. Hinweis Weitere detaillierte Informationen und Checklisten sowohl zu Büroarbeitsplätzen als auch zur Arbeitsplatzgestaltung in anderen Bereichen finden Sie auf der Internet-Homepage der SUVA (Schweizerischen Unfallversicherungsanstalt) unter: Raumbeleuchtung Gutes Licht ermöglicht eine gute Sicht. Zu viel Licht kann das Auge genauso schädigen wie zu wenig Licht. Starke Beanspruchung der Augen bzw. schlechte Beleuchtungsverhältnisse und ein schlechter Bildschirm können die Ursache sein für müde, brennende oder tränende Augen und Augenflimmern. Weitere Beschwerden sind beispielsweise: erschwerte Anpassung des Auges an unterschiedliche Helligkeit oder eine verschlechterte Umstellung von Nah- auf Fernsicht. Bei der Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen gibt es im Zusammenhang mit der Raumbeleuchtung drei hauptsächliche Probleme: Spiegelungen auf dem Bildschirm, Blendung durch die künstliche Beleuchtung und zu hohe Hell-Dunkel-Kontraste. Optimal ist eine Beleuchtung mit einem Indirekt-Anteil von der Decke. Auch spezielle Rasterleuchten für Bildschirmarbeitsplätze sind gut geeignet; sie werden parallel zur Fensterfront installiert. Ungeeignet sind einfache Rasterleuchten, nackte Glühlampen und Fluoreszenzlampen. Die hohe Helligkeit verursacht Spiegelungen Computer-Arbeitsplatz Beim Einsatz von Computern müssen der Bildschirm, die Tastatur und die Maus richtig platziert werden. Computerbildschirm: Höhe: Der obere Rand des Bildschirms liegt auf oder leicht unter Augenhöhe. Ausrichtung: Der Bildschirm steht senkrecht oder ist leicht nach vorn geneigt. Zur Entlastung der Nackenmuskulatur sollte man bei der Bildschirmarbeit den Kopf leicht nach unten geneigt halten ANALYSE DER ARBEITSPLATZGESTALTUNG

21 Abstand: Die optimale Sehdistanz beträgt rund 60 bis 80 cm. Wegen der elektromagnetischen Felder sollte der Abstand zum Bildschirm möglichst gross sein, falls Sie nicht mit Flüssigkristall-Flachbildschirmen (LCD, Liquid Crystal Display) arbeiten. Tastatur: Tisch- und Stuhlhöhe sollen so eingerichtet werden, dass die Unterarme beim Tippen waagrecht oder leicht aufwärtsgerichtet sind. Sogenannte ergonomische Tastaturen kommen der natürlichen Haltung der Hände und Arme näher. Maus: Die Maus braucht eine Matte und genügend Platz für die Bedienung. Drückt man die Tasten nahe beim Mausrand, braucht man weniger Kraft Sitzen Eine hohe Beanspruchung des Bewegungsapparats im Nacken- und Schulterbereich führt zu Kopf- und Rückenschmerzen. Die Ursachen dafür liegen oft in einer falschen Sitzposition oder an Büromöbeln, die sich nicht den individuellen Bedürfnissen anpassen lassen. Ergonomisch gestaltete Stühle müssen der Tätigkeit entsprechen und korrekt eingestellt werden: Die Sitzhöhe muss an die Körpergrösse angepasst werden. So soll die Höhe der Sitz- Vorderkante gleich hoch sein wie die Länge des Unterschenkels. Beim Anlehnen an die Rückenlehne muss zwischen der Vorderkante des Sitzes und der Kniekehle ein Abstand von ein bis zwei Fingerbreiten vorhanden sein, um die Beweglichkeit des Unterschenkels nicht einzuschränken. Die Rückenlehne ist ausserdem wichtig als Stütze der Wirbelsäule und des Beckens. Die Füsse müssen bei einer korrekt eingestellten Sitzhöhe voll auf dem Boden stehen. Der Stuhl soll verschiedene Sitzpositionen erlauben; er muss daher höhenverstellbar sein und über eine in Neigung und Höhe verstellbare Rückenlehne verfügen. Der Bewegungsmangel und eintönige und gleichförmige Bewegungsabläufe führen ebenfalls zu Kopf- und Rückenschmerzen. Machen Sie daher regelmässig Streck- und Dehnungsübungen. Möglich ist auch der Einsatz eines Stehpults, z. B. für die Arbeit am Computer, zum Telefonieren usw Geräusche und Lärm Geräusche und Lärm können lästig sein oder im Extremfall sogar das Gehör schädigen. Am besten ist das Ausschalten der Lärmquelle. Ist das nicht möglich, können Geräusche durch Abschirmung, Gestaltung des Raums mit schallschluckenden Materialien oder durch Umplatzierung von lärmverursachenden Geräten vermindert werden. Man kann sich auch persönlich schützen, indem man z. B. einen Kopfhörer trägt Strahlen Jedes elektrische Gerät an Ihrem Arbeitsplatz erzeugt Strahlen, die zu gesundheitlichen Beeinträchtigungen führen können. Ein Teil dieses «Elektrosmogs» lässt sich vermeiden: Schalten Sie alle Geräte, die Sie nicht brauchen, aus. Platzieren Sie Drucker, Fax, Netz- und Ladegeräte möglichst weit weg von Ihrem Arbeitsplatz. Kabelanschlüsse sollten ebenfalls möglichst weit weg von Ihrem Arbeitsplatz entfernt sein. Vermeiden Sie lange Kabel. 2 ANALYSE DER ARBEITSPLATZGESTALTUNG 21

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