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1 Standardisierung im Zahlungsverkehr durch ISO XML Anna Harzheim Deutsche Post AG Sebastian Richter Deutsche Post AG Gregor Opgen-Rhein Omikron Systemhaus GmbH & Co. KG

2 STANDARDISIERUNG IM ZAHLUNGSVERKEHR DURCH ISO XML Deutsche Post DHL Group, Omikron Systemhaus Cash Management Campus 2015, Köln

3 Agenda I Vorstellung Struktur Deutsche Post DHL Group II Entwicklung & Aufbau der Payment Factory III Umsetzung eines zentralen Payment Factory Rollouts IV Weltweites lokales Zahlen, das CGI-Format V Vorteile der Payment Factory im Überblick 2

4 Deutsche Post DHL Group Organisation Corporate Center Umsatz 2014 EUR Mio. Post - ecommerce - Parcel EXPRESS GLOBAL FORWARDING, FREIGHT SUPPLY CHAIN Mitarbeiter Konzern weltweit ( ) Territorien und Länder > 220 DHL Customer Solutions & Innovation Global Business Services Finance & HR Services FI-Accounting & Lohnabrechnungen Payment Factory für DPDHL weltweit Zahlungsströme, Kontoauszüge für Intercompany & externe Konten SAP (In-House Cash) und nonsap Systeme Bankenkommunikation 3

5 Historie Meilensteine der Payment Factory Entwicklung der Payment Factory Die letzten beiden Schlüssel-Treiber waren die SEPA Anforderungen und die Möglichkeit der lokalen Zahlungen mittels CGI als Payment on Behalf Weltweiter CGI Rollout automat. Intercompany Clearing Internationale PoB aus SAP Systemen Intercompany Zahlungen SEPA Credit Transfer PoB für nonsap & lokale PoB (CGI) Zentrale EBP SEPA Rollout In-House Bank IHB = Inhousebank, PoB = Payment on Behalf ( Zahlung im Auftrag von ), EBP = Electronic Banking Platform 4

6 Aufbau der Payment Factory Überblick Single Point of Contact für alle externen und internen Zahlungsprozesse Mehr als 800 Gesellschaften/Reporting Units in mehr als 130 Ländern Division Open Items Subledger Advice File Payment Factory Automated Intercompany Reconciliation & Settlement ICP Payment Protocols Exposure Payments Statements External and IHB Statements In-House Bank Creation of Payment files for Banks (SEPA, CGI) SAP Standard IDOC Supplier Finance CSV Approval for entities with IHB Account Manual payments External approval to Bank SWIFT Corporate Banks nonsap CSV EBP EBICS Channel Service (CGI Files) 5

7 Payment Factory Full Service (Payments / Direct Debits on Behalf) Division Payment Factory ICP Payment Protocols Exposure Payments Statements External and IHB Statements In-House Bank Creation of Payment files for Banks (SEPA, CGI) SAP Standard IDOC Approval for entities with IHB Account Manual payments External approval to Bank SWIFT Corporate Banks nonsap CSV File EBP EBICS 6

8 Payment Factory Channel Service (SEPA XML und CGI Dateien) Division Payment Factory Payments Statements External and IHB Statements In-House Bank Creation of Payment files for Banks (SEPA, CGI) Approval EBP SWIFT Corporate Banks XML CGI nonsap EBICS 7

9 Praxisbeispiel: SEPA Rollout Payment Factory Die hohe Anzahl an involvierten Stakeholdern erfordert einen präzisen Ansatz, um das SEPA Enddatum halten zu können. Dimensionen >400 reportende Gesellschaften >200 Legale Gesellschaften Division 1 Payment Factory >10 neue SAP & nonsap Systeme 17 Länder OtC PtP HR Division 2 Division 3 Division 4 Welcome Package 1) User Request Form 2) Test 3) Training 4) IT Connect >500 User Verschiedene IT Provider Division 5 PF agiert als ein Servicepartner für das SEPA PROGRAMM 8

10 Beispiel SEPA PF Rollout 220 Buchungskreise in 1 Jahr Buy-In der Stakeholder und Definition der Rollen Bündelung von einzelnen Buchungskreisen zu Gruppen (bspw.: Gruppierung nach ERP Systemen) mit def. Ansprechpartnern Erstellung und Publizierung eines Standard On-boarding Prozess (PF-intern und -extern) Terminliche Rolloutplanung (rollierende Anpassung nach Bedarf durch Change Requests) Durchführung des On-boarding (System Connect, Datei Test, Training, User Formblatt) Hyper care Kontinuierliches 2-wöchentliches Reporting 9

11 Aktueller Status Abdeckung Payment Factory Angebot Von Internationalen zum Lokalen Zahlen Ziel ist die möglichst große weltweite Abdeckung von lokalen Zahlungen im CGI Format, um die Einsparpotentiale für unsere Businesspartner zu heben. Live Full service Live Channel service In Progress Full service In Progress Channel service Only International payments Embargo 10

12 CGI Format Implementierung Grundsatz: Workflow aus SCT Umsetzung wird genutzt (Payment on Behalf Prozess via PF) Vorgehen CGI Implementierung mit Ihrer Hausbank Vorgabeschema durch SAP Basis einstellen und in Z-Bereich ausprägen (DMEE, bspw. Korrektur von: Ultimate Debtor, Branch ID, Initiating Party, Intermediary Agent und Eintragung des erlaubten Zeichensatzes) Einspielen der notwendigen SAP Hinweise und Absprache der CGI-Version mit Hausbank (pain ) Aufsetzen Implementierungsprojekt je Bank und Währung (Entwicklung Fragenkatalog und schriftliche Abstimmung unabdingbar Verwendungszweck, spezielle Referenzen (ESR (CH), KID/BG Number (Nordics), Clearing Cycles und deren Stammdatenaufbau, Rückläuferprozess, Information des Kontoauszugs/GVCs klären, etc.) Ausprägung Customizing im In-House Cash und FI Begleitzettel muss selbstständig ausgeprägt werden Test erst via , Test-Bench der Bank (von Vorteil) und anschließend End-to-End Test sowie Massentest via MultiCash zum Testbankrechner inkl. Abholung pain002 Protokoll ERP EBP (MultiCash SAP IHC EBP (MultiCash BANK 11

13 CGI Format Best Practices und weiterer Rollout Best Practices Weitergabe einer OBO Information im Verwendungszweck der Zahlung da Inhalte aus Feld Ultimate Debtor nur im MT940 Kontoauszug zur Verfügung gestellt werden Verwendungszweckmitgabe als solches ist nicht so verbreitet wie in Europa, daher ist es ein Muss Avise zu senden Zentrale Bankstammdaten immer aktuell halten (im Vorfeld Lösung für automat. Update suchen) Jegliche Entwicklungs-/Teststati sowie Festlegungen zu Feldbelegungen in Abstimmung mit Bankansprechpartner dokumentieren Planung der zentralen In-House Bank Zahlläufe (Komplexität steigt mit Anschluss weiterer Banken/Währung) Jede Bank-Währungskombination ist ein eigenes Projekt innerhalb der Banken unterscheiden sich die CGI Dateien je Währung Testaufwand steigt mit jeder Implementierung bei Support Package- oder Releasetests (End-to-End Test mit jeder Bank/Währung empfohlen) CGI Rollout DPDHL 1. CGI Zahlungen in 2012 mit GBP, sehr gute STP Quote Weitere Go Lives für CGI Rollout via Neuseeland (inkl. Direct Debits), Hong Kong, USA, Canada, Schweiz, Ungarn, Australien, Dänemark, Polen (live), Norwegen, Schweden, Singapur, Vereinigte Arabische Emirate (in progress) Weiterer Rollout Payment on Behalf/Full Service: Bulgarien, Rumänien sowie Internationale Zahlungen. Hong Kong & Singapur Scheckdruck via CGI Channel: Südamerika, Asien im Test 12

14 Vorteile Vorteile aus dem Einsatz der Payment Factory (Auszug) Business Partner Reduktion von Zahlungsapplikationen Reduktion von Zahlungsformaten PF ist einziger Kontakt für alle Zahlungsarten und Bankenkommunikationsangelegenheiten Keine Kreierung eines SEPA XML und kein Test mit verschiedenen externen Banken notwendig Kostenreduktion durch Möglichkeit des weltweiten lokalen Zahlens Standardisierung & Reduktion von Prozessen, Schnittstellen & IT-Infrastruktur PF gibt direktes Feedback zu Fehlern auf Einzelpostenbasis. Hohe STP Quote und Verminderung von Repairgebühren. Nutzung von geprüften Prozessen Kostenreduktion durch Nutzung von Skaleneffekten Nutzung von automatisierten Intercompany Zahlungsprozessen und -differenzenklärung Zentrale Bankstammdatentabelle ermöglicht Validierungen der Nebenbuchdaten zur Vermeidung von Bankabweisungen In-House Bank Konto ist das einzige Zahlungskonto und vermindert so Customizingaufwand Konzern One Tool Strategy (Umsetzung von Corporate Prozessen) Reduktion von Zahlungsformaten zu XML (CGI) Flexible Steuerung des Zahlungsvolumens auf Konzernhausbanken an zentraler Stelle Zentraler SEPA Ansatz für den Konzern Konzernbanken haben SPOC innerhalb des Konzerns Kostentransparenz Zentrale Abbildung von Cashpooling IT Sicherheit & Datenschutz Maßnahmen und Prüfung müssen nur an einer Stelle umgesetzt werden Bündelung des Zahlungsvolumens ist Voraussetzung für Senkung des Stückkostenpreises Liquiditätsplanung wird vereinfacht durch Reduktion von Ansprechpartnern Abwicklung von Währungssicherungsgeschäften auf zentraler Ebene Zentrales Know-How für Bankenprozesse setzen an genau 1 Stelle im Konzern Bankenanforderungen um 13

15 Sebastian Richter Finance & HR Services Corporate Treasury Services Phone +49 (0) Mobile +49 (0) Deutsche Post AG August-Horch-Str Köln Germany Anna Harzheim Finance & HR Services Corporate Treasury Services Phone +49 (0) Mobile +49 (0) anna.harzheim@dpdhl.com Deutsche Post AG August-Horch-Str Köln Germany 14

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