BEST PRACTICES FÜR BRING YOUR OWN DEVICE (BYOD)

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1 1 BEST PRACTICES FÜR BRING YOUR OWN DEVICE (BYOD) Das Geheimnis erfolgreicher Unternehmen Whitepaper Whitepaper

2 2 In seinem kürzlich veröffentlichten Bericht formuliert das Marktforschungsunternehmen Ovum das Dilemma so: Wenn es um die Planung und Umsetzung einer Mobilitätsstrategie geht, ist eines klar: Es gibt keine allgemeingültige Richtlinie, die für alle Unternehmen bzw. Positionen passt. Wir denken, dass die Mehrheit der Unternehmen eine Mischung aus BYOD-, CYOD- (Choose Your Own Device), COPE- (Corporate Owned, Personally Enabled) und COBO- (Corporate Owned, Business Only) Strategien fahren wird. Das bedeutet konkret: Für verschiedene Teams und Mitarbeiter gelten unterschiedliche Regeln, je nach den speziellen Anforderungen, Sicherheits- und Risikoprofilen sowie der Art der Anwendungen und der Daten, auf die sie zugreifen müssen. Daher wäre für Unternehmen eine EMM-Lösung von Vorteil, die sowohl die Nutzung firmeneigener als auch die Nutzung privater Geräte unterstützt. 2 Best Practices für BYOD: Das Geheimnis erfolgreicher Unternehmen Viele Unternehmen experimentieren immer noch ohne Konzept mit BYOD herum. Wirklich erfolgreiche Unternehmen haben diese Phase längst hinter sich gelassen. Laut einer aktuellen Gartner-Umfrage wird sich bis 2017 die Hälfte der Unternehmen ausschließlich auf BYOD konzentrieren. Immerhin fördern annähernd 40 % aller Unternehmen weltweit Bring Your Own (BYOD), während etwa 20 % es aktiv verhindern. 1 BYOD stellt Unternehmen vor eine ganze Reihe neuer und komplexer Herausforderungen: Die Mitarbeiter sind technisch versierter und selbstbewusster als früher. Beispielsweise verlangen sie mehr Mitspracherecht bei den Tools, mit denen sie ihre Arbeit erledigen sollen. Unternehmen werden dadurch regelrecht gezwungen, eine effiziente Enterprise Mobility Management (EMM) Plattform anzuschaffen, die den hohen Anforderungen aller auch auf lange Sicht gerecht wird. Denn Technik lässt sich nicht aufhalten: BYOD wird sich mit Sicherheit um neue Technologien, Geräte und mobile Endpunkte erweitern. Es ist sinnvoll, sich vor dem Kauf einer EMM-Lösung einige Best Practices anzuschauen. So zahlen Sie kein unnötiges Lehrgeld und sorgen dafür, dass Ihre mobilen Geschäftsprozesse auch künftig reibungslos laufen.

3 3 Eine Kostenreduktion ist mit BYOD nicht immer möglich. Etwa 50 % der Unternehmen geben als Folge von BYOD mehr Geld aus, während die andere Hälfte weniger Geld ausgibt. 1. Setzen Sie sich messbare Ziele Welche Ziele wollen Sie mit einer mobilen Belegschaft erreichen? Zu verstehen, was Ihr Unternehmen erreichen will, und diesen Erfolg auch messen zu können, ist Voraussetzung dafür, dass die BYOD- Implementierung gelingt und nichts außer Kontrolle gerät. Es ist nicht immer leicht, die Kosten für BYOD gering zu halten oder versteckte Kosten zu kalkulieren, wie beispielsweise den Zeitbedarf für die Verwaltung der Mobilität. Unterschätzen Sie auch nicht die potenziellen Sicherheitsrisiken. Gartner stellt dazu fest: Eine Kostenreduktion ist mit BYOD nicht überall erreichbar. Etwa 50 % der Unternehmen geben als Folge von BYOD mehr Geld aus, während die andere Hälfte weniger Geld ausgibt Definieren Sie Richtlinien für Kosten und Nutzung Wenn Mitarbeiter ihre Smartphones für geschäftliche und persönliche Zwecke nutzen, wird die Abrechnung oft schwierig. Kosten zu erstatten, führt unweigerlich zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand. Denn folgende Fragen müssen beantwortet werden: Wem gehört die Telefonnummer? Und welche Kosten übernimmt das Unternehmen? Wie ist die rechtliche Situation im jeweiligen Land? Das alles kann die ganze Sache recht kompliziert machen. Legen Sie daher im Vorfeld klare Richtlinien für die Nutzung und die Kosten fest. Denn nur so bleiben die Ausgaben überschaubar. Doch die Produktivität der Mitarbeiter, die sich aus den neuen Geschäftsmöglichkeiten ergibt, ist messbar. Kommunizieren Sie Ihre Mobilitätsziele gegenüber der Geschäftsführung und definieren Sie die Kriterien, anhand derer Sie den Erfolg Ihrer BYOD-Investition messen wollen.

4 4 3. Wählen Sie eine Lösung, die mit Ihren Anforderungen wachsen kann Jedes Unternehmen ist einzigartig: Die jeweiligen Anforderungen und Ziele unterscheiden sich bisweilen erheblich. Daher ist Kommunikation von zentraler Bedeutung. BYOD-Richtlinien sollten sich ständig weiterentwickeln. Hier ist abteilungsübergreifender Input gefragt. Sei es von der Personal-, Rechtsoder IT-Abteilung oder von anderen Geschäftseinheiten. Damit Sie von BYOD wirklich profitierten, sollte Ihre Infrastruktur so aufgebaut sein, dass Sie die aktuellen und zukünftigen Nutzer optimal verwalten können. Statt für eine komplexe Umgebung mit mehreren Servern entscheiden sich erfolgreiche IT-Abteilungen eher für ein schlankes Einsatzszenario mit möglichst vielen Geräten pro Server und pro Domain. Sie wählen eine intelligente EMM-Lösung aus, die große Mengen von Nutzern und Datenverkehr verarbeiten kann. Und die sich an die jeweils individuellen Sicherheitsanforderungen anpassen lässt. 4. Stellen Sie sicher, dass Sie die Tools effektiv verwalten können, die Ihre Mitarbeiter nutzen wollen Einer der anerkannten Vorteile von BYOD ist, dass Mitarbeiter Zugriff auf die neuesten und besten Apps über die Geräte ihrer Wahl haben. Aber natürlich hängt dies von Ihrer Fähigkeit ab, diese Tools sicher zu verwalten. File Sharing und die Möglichkeiten der Synchronisation ebenso wie die Containerisation geschäftlicher Daten und Applikationen sind wesentliche Elemente einer effektiven EMM-Lösung. Finden Sie die Apps für Produktivität, die Ihre Mitarbeiter gerne nutzen und verpacken Sie diese sicher. So steigt die Akzeptanz und Bereitschaft zur Nutzung der vom Unternehmen genehmigten Apps durch die Mitarbeiter. 5. Erwarten Sie das Beste, aber rechnen Sie mit dem Schlimmsten Sie können Kompromisse eingehen. Aber nicht, wenn es um die Sicherheit und Verwaltung von Applikationen und Geräten geht. Investieren Sie in eine Infrastruktur, die sich bewährt hat und auf die Sie sich verlassen können. Die Sicherheit und Verwaltung von schnell wachsenden BYOD-Umgebungen ist komplex. Laut Gartner bereiten Sicherheitsfragen drei Viertel aller Unternehmen die größten Probleme, und das mit gutem Grund: 23 % der US-amerikanischen Mitarbeiter sagen, dass Sie im vergangenen Jahr auf Ihren privaten Geräten Kompromisse eingehen mussten denn das größte Risiko für Tablets und Smartphones liegt im Datenverlust und -diebstahl und nicht so sehr bei der Malware. 4 Sie können diese Risiken ganz einfach reduzieren, indem Sie Ihren Mitarbeitern eine Liste unterstützter Geräte empfehlen, die Ihren Sicherheitsanforderungen entsprechen. Stellen Sie sicher, dass Ihre EMM- Lösung die vorhandene Gerätesicherheit nutzen kann, statt Sie mit zusätzlicher Unternehmenssicherheit zu ummanteln. Und achten Sie darauf, dass Sie Hochverfügbarkeit für Disaster Recovery bietet.

5 5 EMM 6. Holen Sie sich den richtigen Support 7. Wählen Sie eine zukunftssichere EMM-Lösung Support ist die Schlüsselkomponente jeder erfolgreichen Enterprise Mobility Management (EMM) Strategie. Im wachsenden EMM-Markt tummeln sich viele Anbieter unterschiedlichster Größe und Expertise. Irgendeinen Anbieter zu finden, dürfte nicht schwer sein. Aber: Nicht jeder kann Ihnen eine umfassende Lösung bieten und nicht jeder kennt die Trends. Denn durch die adäquate Integration des Supports in Ihre EMM- Lösung können Sie teure Ausfallzeiten minimieren und kontinuierliche Geschäftsprozesse gewährleisten. So sichern Sie sich auch langfristig das Vertrauen Ihrer Kunden. Schließlich sind Erreichbarkeit und Zuverlässigkeit wichtige Faktoren der Kundenzufriedenheit. Suchen Sie sich deshalb bitte für Ihre EMM-Lösung einen strategischen Partner, der Sie zuverlässig vor, während und nach der Implementierung unterstützt. Einen Partner, der die Herausforderungen von BYOD meistern kann. Und der sich um Ihre gesamte mobile Umgebung kümmert, und zwar über alle Plattformen hinweg. Und noch ein wichtiger Punkt: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Support den Anforderungen und Erwartungen Ihrer Nutzer entspricht. Und dass er im Einklang mit Ihren Unternehmenszielen steht. BYOD ist nur der Anfang. In naher Zukunft wird sich BYOD von Smartphones und Tablets auch auf andere Technologien wie Wearables erweitern. Eine EMM-Lösung, die Sie heute wählen, sollte über alle Grundlagen verfügen, um eine sichere und effiziente Verwaltung Ihrer verschiedenen Endgeräte zu ermöglichen das gilt nicht nur für Smartphones und Tablets. Gartner sagt dazu: In den nächsten Jahren werden sich die Funktionen über ein Unified Endpoint Management (UEM) rasch in einen einheitlicheren Ansatz für alle Endgeräte verwandeln... Dieser Trend bedeutet, dass im Laufe der Zeit alle Geräte eher wie Smartphones und herkömmliche PCs verwaltet werden. 5 Ihre Infrastruktur sollte in der Lage sein, sich der BYOD- Umgebung der Zukunft anzupassen. Gartners aktuelle Haltung zu BYOD 6 Auswirkungen BYOD schafft neue Möglichkeiten für CIOs und das Geschäft durch eine Erhöhung der Zahl der mobilen Applikationsnutzer in der Belegschaft. BYOD fördert Mitarbeiterzufriedenheit, Produktivität und neue Applikationen. BYOD erfordert von der IT als auch von den Geschäftseinheiten stetige Investitionen in die Richtlinienerstellung, das Enterprise Mobility Management sowie in die Sicherheit und den Ausbau der Infrastruktur. BYOD erhöht das Risiko für CIOs und CISOs und verändert die Erwartungen an die Einbindung der Mitarbeiter. Empfehlungen Prüfen Sie die Möglichkeiten für neue Applikationen, die sich auf den Privatgeräten der Mitarbeiter auf allen Ebenen befinden. Setzen Sie die Nutzung plattformunabhängiger Management Tools und Applikationsplattformen fort. Stellen Sie klare Ziele und Strategien für Ihr BYOD- Programm auf. Bewerten Sie regelmäßig Förderungen, Kosten und Vergütungen.

6 6 Entwickelt für BYOD BES12 ist die innovative Multi-Plattform EMM-Lösung von BlackBerry. Seit Jahren als äußerst vertrauenswürdige Mobility Solution gehandelt, bleibt BlackBerry die stärkste Marke, die von einem guten Drittel aller Unternehmen genutzt wird. BES12 bietet Ihnen eine umfassende EMM-Lösung, mit der Sie die Kontrolle über Geräte, Apps, Aktivitäten und unternehmenswichtige Daten haben, unabhängig von der Plattform. Die IT kann alle Endpunkte über eine einzelne und leicht nutzbare Konsole verwalten. Mit dem Berechtigungsmodell von BES12 können Sie Geräte, Apps und Daten pro Nutzer oder pro Gruppe effizient verwalten. Die Überwachung und das Dashboard sind übersichtlicher und maßgeschneiderter als jemals zuvor. Tausende von Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen der BlackBerry Sicherheit. Durch den Einsatz von Verschlüsselung, Containerisation, App- Wrapping und der sicheren globalen Infrastruktur von BlackBerry schützt BES12 wichtige Daten auf dem Gerät und während der Übertragung. Sichere Workspaces verwaltet mit BES12 ermöglichen plattformübergreifende (ios, Android oder BlackBerry) Eigentumsmodelle: von BYOD bis hin zu firmeneigenen Geräten. So bleiben private Daten privat und geschäftliche Daten optimal geschützt. BES12 nutzt die kundenseitige Sicherheit, die typisch ist für einen mobilen Endpunkt, und erweitert sie durch Verschlüsselung, Zertifikate und Containerisation. Sie haben die volle Kontrolle über alle Unternehmenswerte, die auf mobilen Geräten Ihrer Mitarbeiter genutzt werden. Und wenn Sie BES12 mit BlackBerry Geräten kombinieren, haben Sie eine der sichersten End-to-End Mobility Solutions, die es derzeit gibt garantiert. Die moderne Architektur von BES12 kann vor Ort ebenso wie über private Clouds eingesetzt werden (hybride und öffentliche Clouds folgen in Kürze). Mit weiteren Optionen zur Konfiguration von Hochverfügbarkeit und Disaster Recovery reduziert BES12 die Komplexität, optimiert gebündelte Ressourcen, sorgt für eine maximale Betriebszeit. Und das alles zu den niedrigsten Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO). Wer auf BES 12 vertraut, vertraut auch auf die renommierten BlackBerry Technical Support Services, die in allen BES12 Jahreslizenzen enthalten sind. Diese helfen Ihnen dabei, Ihre EMM-Strategie zu entwickeln und Ihre komplexen und anspruchsvollen Anforderungen zu verwalten. Optimieren Sie Ihre EMM-Lösung mit partnerschaftlichen und technischen Services für einen einzigartigen Bedienkomfort.

7 7 Für weitere Informationen und eine kostenlose 60-Tage-Testversion von BES12 besuchen Sie bitte blackberry.com/enterprise. 7 1 Gartner, Bring Your Own Device: The Results and the Future, 2. Mai Beyond BYOD: How businesses might COPE with mobility : Verfügbar unter: virtualevents365.com/bbrc/resources/content/e8d72e44-1eda-48b6-977b-a6a47f11f817/beyond%20 BYOD%20BlackberryOvum.pdf 3 Gartner, Bring Your Own Device: The Results and the Future, 7. Mai Gartner, Bring Your Own Device: The Results and the Future, 12. Mai Gartner, Bring Your Own Device: The Results and the Future, 11. Mai Gartner, Bring Your Own Device: The Results and the Future, Mai Tage-Testversion: Zeitlich begrenztes Angebot; Änderungen vorbehalten. Auf 1 Testversion pro Kunde begrenzt. Der Testzeitraum beginnt mit der Aktivierung und unterliegt einer Beschränkung auf 50 BlackBerry Gold Lizenzen und 50 Secure Work Space Lizenzen für ios und Android. Zur weiteren Verwendung des Produkts nach dem Test müssen Sie Lizenzen erwerben. Nicht in allen Ländern verfügbar. Lizenzen können Sie direkt bei BlackBerry oder bei einem autorisierten Reseller kaufen. Nach dem Upgrade zu einem Produktionssystem sind die Testlizenzen nicht mehr länger verfügbar. Dieses Angebot gilt nicht, wenn es gesetzlich verboten ist. Die Entscheidung über Veränderungen, Verlängerung oder Einstellung liegt in der alleinigen Verantwortung von BlackBerry. ios ist eine eingetragene Marke von Cisco Systems, Inc. und/oder seinen Tochterunternehmen in den USA oder in anderen Ländern. ios wird unter Lizenz von Apple Inc. verwendet. Diese Broschüre wird von Apple Inc. weder gesponsert noch autorisiert oder unterstützt. Android ist eine Marke von Google Inc., die diese Broschüre weder sponsern noch autorisieren oder unterstützen BlackBerry. Alle Rechte vorbehalten. BlackBerry, BBM sowie zugehörige Warenzeichen, Namen und Logos sind Eigentum von BlackBerry Limited und sind in den USA und anderen Ländern registriert und/oder werden dort verwendet. Alle anderen Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

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