AAG-Erstattungsanträge (AAG-Modul in INTEGRA) Stand:

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1 1. Einleitung Durch das maschinelle Erstattungsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) können Arbeitgeber Ihre Aufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit und Mutterschaft auf elektronischem Weg bei den Krankenkassen geltend machen. Hierfür steht in INTEGRA das AAG-Modul zur Verfügung. Arbeitgeber, die am U1-Verfahren teilnehmen, können einen Teil des fortgezahlten Entgelts und evtl. die gezahlten Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung bei Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers von den Krankenkassen zurückerhalten. Im U2-Verfahren werden die Arbeitgeberaufwendungen (fortgezahltes Entgelt und Arbeitgeberanteile) bei Beschäftigungsverboten während einer Mutterschaft bzw. der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld erstattet. Am U1-Verfahren nehmen Arbeitgeber teil, die nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Diese Arbeitgeber zahlen einen entsprechenden Umlagebeitrag U1 an die zuständige Krankenkasse. In INTEGRA wird dies im Lohn-Firmenstamm definiert, in dem im Feld Umlagepflichtig (U1) ein Häkchen gesetzt und in den Personalstämmen der Umlage-Schlüssel auf U1 + U2 eingestellt wird. Am U2-Verfahren nehmen alle Arbeitgeber teil, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter. Hierfür ist der U2-Umlagebeitrag für jeden Arbeitnehmer zu zahlen. Besteht keine U1-Pflicht, so wird bei allen Arbeitnehmern im Personalstamm der Umlage-Schlüssel auf U2 gesetzt. Zu beachten ist, dass nur Arbeitsentgelte und Beiträge von den Krankenkassen erstattet werden, die in den ersten sechs Wochen der Arbeitsunfähigkeit fortgezahlt werden. Außerdem besteht in den ersten vier Wochen einer neu aufgenommenen Beschäftigung kein Anspruch auf eine Erstattung. Das maschinelle Verfahren in INTEGRA berücksichtigt diese Regelungen automatisch. Auf den folgenden Seiten werden die in INTEGRA zu tätigenden Einstellungen und Arbeitsschritte erklärt. 2. Lohn-Firmenstamm (8.1.2.) Im Firmenstamm von INTEGRA Lohn & Gehalt müssen für die AAG-Erstattungsanträge die Felder Erstattungsform und Bank definiert werden. Als Erstattungsform können Sie zwischen Überweisung und Gutschrift wählen. Bei Überweisung wird Ihnen die Krankenkasse direkt nach Bearbeitung des Erstattungsantrags die Aufwendungen auf Ihr Bankkonto überweisen. Diese Erstattungsform wird von INTEGRA automatisch vorbelegt, da sie schnell, unkompliziert und transparent ist. Sie können über den Verwendungszweck, der von INTEGRA im Erstattungsantragsdatensatz vorbelegt wird, die Zahlungen der Krankenkasse eindeutig dem zugehörigen Personalstamm und dem richtigen Zeitraum zuordnen. Die Krankenkassen sind verpflichtet den von INTEGRA übermittelten Verwendungszweck bei ihren Überweisungen zu benutzen. Wählen Sie Gutschrift als Erstattungsform wird die Krankenkasse die zu erstattenden fortgezahlten Arbeitsentgelte und Beiträge Ihrem Beitragskonto bei der Krankenkasse gutschreiben. In wie fern und zu Seite 1

2 welchem Zeitpunkt ein Ausgleich zum Beispiel mit anderen Beitragszahlungen stattfindet ist von Krankenkasse zu Krankenkasse unterschiedlich. Aus diesem Grund empfehlen wir diese Art der Erstattung nicht unbedingt zu wählen. Desweiteren muss im Feld Bank eine im Programm Hausbanken (8.1.D.) vorhandene Hausbank angegeben werden. Wenn nur eine einzige Hausbank in INTEGRA vorhanden ist wird diese automatisch vom Programm vorbelegt. Ansonsten müssen Sie eine Auswahl treffen, über welche Bank die AAG- Erstattungsanträge abgewickelt werden sollen. Bitte beachten Sie auch, dass in der ausgewählten Hausbank die Bankverbindung korrekt erfasst ist, da diese bei der Erstattungsform Überweisung im AAG-Erstattungsantrag an die Krankenkasse übermittelt und darüber die Krankenkasse die Zahlung vornehmen wird. Seite 2

3 3. Krankenkassen (8.1.4.) Die Höhe des Erstattungsbetrags im U1-Verfahren hängt vom gewählten Erstattungssatz ab, der in den Stammdaten der Krankenkassen erfasst werden muss. Die meisten Krankenkassen bieten drei unterschiedliche Erstattungssätze an. Vom gewählten Erstattungssatz ist der zu zahlende Umlagebeitrag abhängig. Die Erstattungssätze können über die Suchfunktion von INTEGRA einfach ausgewählt und in die Stammdaten der Krankenkasse übernommen werden. Bitte beachten Sie, dass der Erstattungssatz UND der Beitragssatz aus dem Suchdialog automatisch übernommen werden. Der Beitragssatz kann nicht manuell eingegeben werden. Die korrekten Werte werden von INTEGRA immer aus der aktuellen Beitragssatzdatei entnommen. Das Eingabefeld für den U1-Erstattungssatz ist nur dann aktiviert und zu pflegen, sofern im Lohn-Firmenstamm das Häkchen bei "Umlagepflichtig (U1)" gesetzt ist. Arbeitgeber, die nicht U1-pflichtig sind, müssen nur den U2-Erstattungs-/Beitragssatz pflegen. Im U2-Verfahren sind die Krankenkassen verpflichtet die Aufwendungen zu 100% zu erstatten. Aus diesem Grund wird Ihnen über die Suchfunktion nur ein einziger Erstattungssatz angeboten. Auch hier ist es so, dass der zugehörige Beitragssatz nach Auswahl der 100%-Erstattung aus der Suchfunktion automatisch übernommen wird. Es ist empfehlenswert zu Beginn und mindestens einmal im Monat (immer vor der Abrechnung) einen automatischen Beitragssatzabgleich vom Programm durchführen lassen. Der Abgleich wird immer die aktuellen Werte in den Stammdaten der Krankenkassen eintragen. Eine manuelle Pflege ist dann nicht mehr nötig. Lediglich wenn sich der Erstattungssatz ändern sollte, weil die Krankenkasse einen anderen anbietet, oder Sie zu Beginn des Jahres einen anderen Erstattungssatz in Anspruch nehmen möchten, müssen Sie diesen über die Suchfunktion in die Stammdaten übernehmen. Seite 3

4 In den monatlichen Konstanten der Krankenkassen sind zusätzliche Felder für die Berechnung des Erstattungsbetrags zu finden. Diese Felder sind - wie der Beitragssatz - nicht manuell zu pflegen, sondern werden vom Programm über die Beitragssatzdatei importiert. Bedeutung der einzelnen Felder: a) Erstattungs-Kennz.: Dieses Feld beinhaltet die von der Krankenkasse vorgegebene Erstattung der Arbeitgeberanteile. Folgende Werte sind möglich: Tatsächl. Beitr. => Die Krankenkasse erstattet einen prozentualen Anteil der tatsächlichen Arbeitgeberanteile. INTEGRA berechnet in diesem Fall die tatsächlich fortgezahlten Arbeitgeberanteile und multipliziert diese mit dem Prozentsatz im Feld "Beitragserstattung" P. Zuschl. => Die Krankenkasse erstattet einen pauschalen Zuschlag zum fortgezahlten Arbeitsentgelt. INTEGRA berechnet das fortgezahlte Arbeitsentgelt und multipliziert diesen Wert mit dem pauschalen Prozentsatz im Feld "Beitragserstattung" P. Zuschl. Bbg. => Wie "1", jedoch wird das fortgezahlte Arbeitsentgelt auf die Beitragsbemessungsgrenze begrenzt, bevor der Erstattungsbetrag berechnet wird Keine Erstattung => Die Krankenkasse bietet keine explizite Erstattung der Arbeitgeberanteile an. Mit dem normalen Erstattungssatz auf das fortgezahlte Arbeitsentgelt sind in diesem Fall alle Ansprüche abgegolten. b) Beitragserstattung: In diesem Feld ist der Prozentsatz angegeben, mit Hilfe dessen der prozentuale Anteil der erstattungsfähigen Arbeitgeberanteile berechnet wird. Dieser Prozentsatz ist nur dann relevant wenn im vorherigen Feld "Erstattungs-Kennz." ein Wert zwischen 0 und 2 angegeben ist. c) BBG-Begrenzung / BBG-Begrenzung Beschäftigungsverbot: Ist in diesen Feldern ein Häkchen gesetzt so bedeutet dies, dass die Krankenkasse das fortgezahlte Arbeitsentgelt maximal bis zur Beitragsbemessungsgrenze erstattet. INTEGRA berechnet in diesem Fall das fortgezahlte Arbeitsentgelt, kappt diesen Betrag evtl. an der anteiligen Bemessungsgrenze für den Erstattungszeitraum (sofern er darüber liegt) und multipliziert diesen Betrag dann mit dem Erstattungssatz. Seite 4

5 4. Fehlzeiten Eine wichtige Voraussetzung, dass INTEGRA die AAG-Erstattungsanträge erstellen kann, ist die korrekte Pflege der Fehlzeiten. Erstattungsanträge werden bei den Fehlzeiten Entgeltfortzahlung, Beschäftigungsverbot und Mutterschutzfrist erstellt, bei Entgeltfortzahlung jedoch nur, wenn der Mandant umlagepflichtig zur U1 ist (siehe Kennzeichen im Lohn-Firmenstamm). Abhängig von der Art der Fehlzeit und der Umlagepflicht werden im unteren Bereich des Fensters zusätzliche Eingabefelder angezeigt. 4.1 Entgeltfortzahlung - Ursache der Arbeitsunfähigkeit - Die Abtretung nach 5 AAG wird erklärt (Ja/Nein) - Letzter Arbeitstag vor Arbeitsunfähigkeit Ist die Ursache der Arbeitsunfähigkeit bekannt (z. Bsp. bei einem Arbeitsunfall), so geben Sie diese bitte im ersten Feld an. Ansonsten lassen Sie das Feld leer oder wählen Sie "Sonstiges/Unbekannt" aus. Seite 5

6 Bei der Auswahl "Schädigung durch Dritte" können Sie die Abtretung nach 5 AAG erklären, in dem Sie in diesem Feld ein Häkchen setzen. Bislang musste dies in einer gesonderten Form gegenüber der Krankenkasse angegeben werden. Durch Setzen dieses Häkchen kann dies nun direkt mit dem AAG- Erstattungsantrag abgewickelt werden. Im letzten Eingabefeld geben Sie bitte den letzten Arbeitstag des Arbeitnehmers vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit an. Hinweis: Die Fehlzeit Entgeltfortzahlung muss mit dem Tag beginnen, an dem der Arbeitnehmer den ersten vollen Tag nicht gearbeitet hat. Wenn der Arbeitnehmer am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit noch gearbeitet hat, so ist dieser Tag nicht erstattungsfähig und die Fehlzeit muss zum Folgetag beginnen. 4.2 Beschäftigungsverbot - Mutmaßlicher Entbindungstag - Art des Beschäftigungsverbots Geben Sie bei einem Beschäftigungsverbot während einer Schwangerschaft bitte den mutmaßlichen Entbindungstag an. Außerdem muss die Art des Beschäftigungsverbots ausgewählt werden. Unterschieden werden muss dabei zwischen individuellen und generellen Beschäftigungsverboten und zwischen einem kompletten und einem teilweisen Beschäftigungsverbot. Bei individuellen Beschäftigungsverboten muss immer ein ärztliches Attest vorliegen. 4.3 Mutterschutz - Mutmaßlicher Entbindungstag - Kalendertägliches Nettoarbeitsentgelt automatisch ermitteln (Ja/Nein) - Felder für die manuelle Vorgabe des durchschnittlichen monatlichen Brutto-/Nettoentgelts und des kalendertäglichen Nettoentgelts - Kalendertägl. Nettoarbeitsentgelt aus anderer Beschäftigung Wie beim Beschäftigungsverbot muss auch hier der mutmaßliche Entbindungstag angegeben werden. Für die automatische Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld ist die Angabe wichtig, ob das kalendertägliche Nettoarbeitsentgelt vom Programm automatisch ermittelt werden soll. Normalerweise kann dieses Feld auf "Ja" belassen werden. Die Umgehung der Automatik, durch die Entfernung des Häkchens, sollte nur dann gewählt werden wenn dem Programm die Werte der letzten drei Monate nicht vorliegen oder wichtige Werte im Lohnkonto fehlen (z. Bsp. wegen Systemwechsel von einem anderen Programm zu INTEGRA, oder wenn einer der letzten drei Monate noch im Jahr 2012 liegt und noch mit der alten Programmversion (vor SP) abgerechnet wurde). In diesem Fall sind die folgenden Felder "Monatl. Bruttoentgelt der letzten drei Monate (Durchschnitt)", "Monatl. Nettoentgelt der letzten drei Monate (Durchschnitt)" und "Kalendertägliches Nettoentgelt" in der Fehlzeit anzugeben. Im untersten Feld kann das kalendertägliche Nettoarbeitsentgelt aus einer anderen Beschäftigung angegeben werden. Dies ist bei mehrfachbeschäftigten Mitarbeiterinnen zwingend anzugeben, auch dann wenn die Arbeitnehmerin nur eine geringfügige Nebenbeschäftigung hat. Bei Mehrfachbeschäftigungen ist der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld anteilig von allen beteiligten Arbeitgebern zu zahlen. Für die Anteilsberechnung muss deshalb das Entgelt aus der anderen Beschäftigung angegeben werden. Seite 6

7 5. Lohnarten Für die Berechnung des Erstattungsbetrags benötigt INTEGRA entsprechende Informationen, welche Entgeltbestandteile (Lohnarten) zum fortgezahlten Arbeitsentgelt gehören. Hierfür müssen in den Lohnarten die Felder Entgeltfortzahlung und Umrechn. bei Entgeltfz. (auf der Registerseite "Steuerung 2") gepflegt werden. Bei der Einstellung der Entgeltfortzahlung muss unterschieden werden zwischen Betragslohnarten (Entgeltfortzahlung = Mit Entgeltfortzahlung ), die im Personalstamm für den gesamten Monat vorgegeben und deren Betrag beim Vorhandensein von Fehlzeiten auf den Zeitraum herunter gerechnet werden, und Stundenlohnarten die nicht umgerechnet werden. Bei Stundenlohnarten ist für die AAG-Erstattungsanträge eine sauber getrennte Erfassung von gearbeiteten Stunden (Entgeltfortzahlung = Kein fortgezahltes Entgelt ) und Krankstunden mit Lohnfortzahlung (Entgeltfortzahlung = Nur fortgezahltes Entgelt ) notwendig. Im folgenden Abschnitt werden die entsprechenden Einstellungen näher beschrieben. Seite 7

8 5.1 Entgeltfortzahlung Das Programm bietet folgende Auswahlmöglichkeiten im Feld Entgeltfortzahlung : a) Mit Entgeltfortzahlung: Es handelt sich um eine Betragslohnart, deren Betrag vom Programm auf den Zeitraum der Fehlzeit umgerechnet wird. b) Kein fortgezahltes Entgelt: Der Betrag aus dieser Lohnart wird nicht zum fortgezahlten Arbeitsentgelt hinzugerechnet (z. Bsp. Gearbeitete Stunden, Überstunden oder Einmalbezüge). c) Nur fortgezahltes Entgelt: Diese Beträge werden komplett zum fortgezahlten Arbeitsentgelt dazu gerechnet (z. Bsp. Krankstunden mit Lfz.). Bei der ersten Einrichtung des AAG-Moduls in INTEGRA setzt das Programm für die meisten Lohnarten das Feld auf "Kein fortgezahltes Entgelt" oder "Nur fortgezahltes Entgelt", sofern das Programm an Hand sonstiger Kennzeichen erkennen kann, um welche Lohnart es sich handelt. Bei den Gehalts- und VWL- Lohnarten kann das Programm zum Beispiel nicht erkennen, ob diese Beträge zum fortgezahlten Entgelt gehören sollen oder nicht. Bei diesen Lohnarten müssen Sie die korrekte Einstellung selbst vornehmen. Wird während des Abrechnungslaufs eine Lohnart abgerechnet bei der das Feld Entgeltfortzahlung noch nicht definiert wurde, so wird die Abrechnung abgebrochen und Sie erhalten im Abrechnungsprotokoll den Hinweis In der Lohnart xxx ist die Art der Entgeltfortzahlung nicht angegeben. Tragen Sie dann das Kennzeichen in der Lohnart ein und starten Sie erneut den Abrechnungslauf. 5.1 Umrechnung bei Entgeltfortzahlung Bei der Einstellung Mit Entgeltfortzahlung im Feld Entgeltfortzahlung wird der Betrag der Lohnart aus dem Personalstamm wie schon erwähnt auf den Krankzeitraum automatisch umgerechnet. Entscheidend hierfür ist die Einstellung im Feld Stamm-LA-Umrechnung. Bei den Einstellungen Keine Umrechnung, Keine Zahlung (falls Fehltage > 0) und Voll (falls Besch.-Tage > 0) kann INTEGRA jedoch nicht erkennen auf welcher Basis umzurechnen ist. In diesen Fällen muss im Auswahlfeld Umrechn. bei Entgeltfz. eine entsprechende Umrechnung angegeben werden. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl: a) 30 Tage: Der Betrag der Lohnart wird durch 30 Tage geteilt (unabhängig von der Anzahl der Kalendertage im betroffenen Abrechnungsmonat auch im Februar und in Monaten mit 31 Tagen) und mit der Anzahl der Kranktage multipliziert. b) Kalendertage: Der Betrag der Lohnart wird durch die Anzahl der Kalendertage des Abrechnungsmonat geteilt und mit der Anzahl der Kranktage multipliziert. c) Arbeitstage: Der Betrag der Lohnart wird durch die Anzahl der Arbeitstage des Monats geteilt und mit der Anzahl der Krank-Arbeitstage multipliziert. Wird während des Abrechnungslaufs eine Lohnart abgerechnet bei der das Feld Umrechn. bei Entgeltfz. noch nicht definiert wurde, so wird die Abrechnung abgebrochen und Sie erhalten im Abrechnungsprotokoll den Hinweis In der Lohnart xxx ist die Umrechnung bei Entgeltfortzahlung nicht angegeben. Tragen Sie dann das Kennzeichen in der Lohnart ein und starten Sie erneut den Abrechnungslauf. Seite 8

9 Auf Basis der Einstellungen in den Feldern "Stamm-LA-Umrechnung" und Umrechn. bei Entgeltfz. rechnet das Programm die Beträge für den gesamten Monat automatisch auf 30 Tage, Kalendertage oder Arbeitstage um und multipliziert diesen Teilbetrag mit den Kranktagen die innerhalb des Entgeltfortzahlungszeitraums liegen. Die folgenden Tabellen geben einen Überblick über die Umrechnungsarten: Stamm-LA-Umrechnung Umrechn. bei Entgeltfz. Berechnung des fortgezahlten Entgelts auf Basis von Keine Umrechnung 30 Tage 30 Tagen Kalendertage Arbeitstage Kalendertagen Arbeitstagen Keine Zahlung (falls Fehltage > 0) 30 Tage 30 Tagen Kalendertage Arbeitstage Kalendertagen Arbeitstagen Besch.-Tage (30 Tage) Tagen Besch.-Tage (Kalendertage) --- Kalendertagen Anw.-Tage (Arbeitstage) 1) --- Arbeitstagen Anw.-Tage (Arbeitstage) inkl. FT 1) --- Arbeitstagen Voll (falls Besch.-Tage > 0) 30 Tage 30 Tagen Kalendertage Arbeitstage Kalendertagen Arbeitstagen Fehlz.-Tage (30 Tage) 2) ) 2) Feiertage zählen generell zum Zeitraum der Entgeltfortzahlung. Deshalb ist die Berechnung bei Anw.-Tage(Arbeitstage) und Anw.-Tage(Arbeitstage) inkl. Feiertage identisch. Bei dieser Einstellung gilt der Betrag der Lohnart nur für den Zeitraum einer Fehlzeit. Es handelt sich dabei zum Beispiel um einen Krankengeldzuschuss während der Fehlzeit Krankengeld. Der Betrag ist für die Entgeltfortzahlung nicht relevant und wird deshalb nicht umgerechnet. Berechnung des fortgezahlten Entgelts auf Basis von Beispiel 1: 3.000,- EUR / Monat Krank: Beispiel 2: 3.000,- EUR / Monat Krank: Tagen 1) 3.000,- / 30 * 7 = 700, ,- / 30 * 7 = 700,- Kalendertagen 3.000,- / 28 * 7 = 750, ,- / 31 * 7 = 677,42 Arbeitstagen 3.000,- / 20 * 5 = 750, ,- / 23 * 5 = 652,17 1) In allen Monaten wird auf Basis von 30 Tagen umgerechnet (auch im Februar oder in Monaten mit 31 Tagen). Sollten die in INTEGRA angebotenen Umrechnungsarten nicht Ihrem Tarifmodell entsprechen, kann das Gehalt manuell über gesonderte Lohnarten (Eine Lohnart mit der Einstellung Kein fortgezahltes Entgelt und eine Lohnart mit der Einstellung Nur fortgezahltes Entgelt ) aufgeteilt werden (s. u. Beispiel B). Seite 9

10 Die folgenden Beispiele sollen die Einstellungen und Berechnungsweisen des Programms verdeutlichen: A) Eine Arbeitnehmerin ist vom 6. bis krank. Die Gehaltslohnart ist im Personalstamm für den kompletten Monat mit 3.000,- EUR vorgegeben und wird bei Fehlzeiten umgerechnet. 1) Die Fehlzeit "Entgeltfortzahlung" muss im Programm 8.2.A. (Erfassung Fehlzeiten) erfasst werden. Als Beginn ist der und als Ende der anzugeben. 2) Das Feld "Entgeltfortzahlung" in der Gehaltslohnart wurde als "Mit Entgeltfortzahlung" angegeben, d.h. die 3.000,- EUR gelten für den gesamten Monat und der Anteil für die Arbeitgeberfortzahlung wird vom Programm automatisch ermittelt. 3) In der Gehaltslohnart ist die Umrechnung auf "Besch.-Tage (Kalendertage)" eingestellt. Dies bedeutet, dass das Arbeitsentgelt von 3.000,- EUR auf Basis von Kalendertagen gezahlt und umgerechnet wird. Der Monat Februar 2013 hat insgesamt 28 Kalendertage, davon entfallen auf den Zeitraum vom 6. bis zum 12. Februar 7 Kalendertage. Somit erfolgt folgende Berechnung für das fortgezahlte Arbeitsentgelt: 3.000,- / 28 x 7 = 750,- EUR 4) Der Erstattungssatz liegt bei 70%. Die Krankenkasse bietet keine gesonderte Erstattung der Arbeitgeberanteile an, somit sind alle Ansprüche mit dem normalen Erstattungssatz abgegolten. Das Programm rechnet folgenden Erstattungsbetrag aus: 750,- x 70% = 525,- EUR. Lohnart 100 (Gehalt) für den gesamten Monat im Personalstamm hinterlegt. Entgeltfortzahlung = Mit Entgeltfortzahlung, 28 Tage entsprechen 3.000,- EUR Febr. gearbeitet Febr. 7 Tage krank Februar gearbeitet 3.000,- / 28 x 7 = 750,- EUR B) Ein Arbeitnehmer arbeitet auf Stundenlohnbasis. Die Arbeitszeit beträgt 8 Stunden pro Tag. Er erhält 16,- EUR pro Stunde. Der Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit geht wie in Beispiel A von 06. bis ) Die Fehlzeit "Entgeltfortzahlung" muss im Programm 8.2.A. erfasst werden (siehe Bsp. A). 2) In der Lohnerfassung müssen die Stunden getrennt erfasst werden. Einmal die gearbeiteten Stunden (15 x 8 Std.) mit einer Lohnart, die im Feld Entgeltfortzahlung mit "Kein fortgezahltes Entgelt" definiert wurde, und einmal die Krankstunden mit Lohnfortzahlung (5 x 8 Std.) mit einer Lohnart, die mit "Nur fortgezahltes Entgelt" definiert wurde. 3) Das fortgezahlte Arbeitsentgelt wird über den Abrechnungslauf rein aus der Lohnart mit den Krankstunden gebildet: 5 x 8 Std. = 40 Std. => 40 Std. x 16,- EUR = 640,- EUR. 4) Es wurde ein Erstattungssatz von 60% gewählt. Darüber hinaus erstattet die Krankenkasse keine weiteren Anteile. Somit ergibt sich der Erstattungsbetrag zu: 640,- x 60% = 384,- EUR. LA 200 (Stundenlohn/ Kein fortgez. Entgelt ) = 15 x 8 Std. x 16,- EUR = 1.920,- EUR LA 230 (Krank mit Lfz. / Nur fortgez. Entgelt ) = 5 x 8 Std. x 16,- EUR = 640,- EUR Febr Febr Febr. 5 Tage krank (á 8 Std.) 40 Std. x 16,- EUR = 640,- EUR Seite 10

11 6. Abrechnungslauf Die komplette Berechnung des fortgezahlten Entgelts und der evtl. fortgezahlten Arbeitgeberanteile findet im Abrechnungslauf statt. Der Abrechnungslauf ermittelt außerdem die weiteren für den Erstattungsantrag relevanten Angaben, wie Ausfallzeit (Anzahl der ausgefallenen Kalender-, Arbeitstage oder Stunden), Art des Entgelts (Stundenlohn, Monatslohn oder Akkordlohn), Entgeltbasis (Kalendertage, Arbeitstage oder Arbeitsstunden) und den Erstattungsbetrag. Im Fall des Mutterschutzes werden außerdem die Basiswerte für die Berechnung des Zuschusses ermittelt. Bei falsch berechneten Werten müssen die Lohnarten und Fehlzeiten kontrolliert werden. Die Abrechnung kann dann über Zurücksetzen/Neuabrechnung oder über eine zusätzliche Korrekturabrechnung neu erstellt werden. 7. AAG-Erstattungsanträge Die AAG-Erstattungsanträge werden beim Aufruf des Menüpunkts 8.E.A. an Hand der Fehlzeiten und der Daten aus dem Lohnkonto erzeugt. Im oberen Bereich (unter Offen ) werden die neu erzeugten Erstattungsanträge in einer Liste dargestellt. Seite 11

12 Über die Schaltfläche <Details > kann der Inhalt der einzelnen Anträge gesichtet werden: Mit einem Klick auf <Übermitteln> senden Sie alle offenen Erstattungsanträge an die jeweils zuständige Krankenkasse bzw. deren Annahmestelle. Bitte beachten Sie, dass die Daten erst bei den Annahmestellen angenommen werden und mit einem zeitlichen Verzug bearbeitet und an die zuständigen Krankenkassen weitergeleitet werden. Nach wenigen Stunden oder am nächsten Tag muss pro Datenlieferung das Verarbeitungsprotokoll abgeholt werden. Erst nach positiver Rückmeldung können Sie davon ausgehen, dass die Daten einwandfrei verarbeitet werden konnten und die Krankenkasse den Erstattungsantrag in den folgenden Tagen bearbeiten wird. Nach erfolgter Protokollabholung müssen die Datenlieferungen abschließend noch quittiert werden, dies erfolgt über die Schaltfläche <Quittung senden>. Damit sind alle Arbeiten in INTEGRA abgeschlossen. In den folgenden Tagen wird der zuständige Sachbearbeiter bei der Krankenkasse den Antrag bearbeiten und den Erstattungsbetrag auf dem Firmenkonto oder dem Beitragskonto gutschreiben. Wenn die Krankenkasse den Betrag überweist können Sie an Hand des Verwendungszwecks (im obigen Beispiel AAG-Erstattung 39/Kern ) den Eingang der Erstattung direkt Ihrem Personalfall zuordnen (Bsp.: Personal-Nr. 39, Nachname Kern, Erstattung für den Zeitraum 6. bis 12. Februar). Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an die bekannten Hotline-Mitarbeiter Ihres Softwarelieferanten. ORGA-SOFT GmbH Seite 12

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