KNH Rechtsanwälte Newsletter Dezember 2011

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2 KNH Rechtsanwälte Die Schriftform wann gilt sie und was muss beachtet werden? In den meisten Fällen können Verträge ohne Einhaltung einer bestimmten Form, d. h. auch mündlich, abgeschlossen bzw. Erklärungen genauso formfrei abgegeben werden. Häufig wird in Verträgen jedoch vereinbart, dass für bestimmte Erklärungen oder Vereinbarungen wie z. B. Änderungen des Vertrages (Nachträge) die Schriftform einzuhalten ist. Für verschiedene Erklärungen oder Verträge ist sogar von Gesetzes wegen die Schriftform einzuhalten. Zwischen der vereinbarten (gewillkürten) Schriftform und der gesetzlichen Schriftform bestehen jedoch gewisse Unterschiede. In der heutigen Geschäftswelt haben Fax und eine große Bedeutung. Sofern allerdings die Schriftform einzuhalten ist, stellt sich die Frage, ob und wann diese der Schriftform genügen. I. Formerfordernisse allgemein Die Schriftform ist nur eine von verschiedenen Formen. Neben ihr gibt es noch die Textform, die elektronische Form, die eigenhändige Schriftform, die notarielle Beurkundung, die gerichtliche Beurkundung bei einem gerichtlichen Vergleich und die öffentliche Beglaubigung. Wenn das Gesetz ausdrücklich eine Form wie die Schriftform vorsieht, soll der Unterzeichner vor einem überstürzten Vertragsschluss gewarnt, aber auch ein Beweis über die abgeschlossene Vereinbarung geschaffen werden. II. Gesetzliche Schriftform Die gesetzliche Schriftform gemäß 126 BGB ist ein Formerfordernis, nach dem bestimmte Schriftstücke, Verträge oder Urkunden schriftlich abgefasst sein müssen sowie vom Aussteller eigenhändig mit Namensunterschrift zu unterzeichnen sind. Bei Verträgen muss die Unterzeichnung auf derselben Urkunde erfolgen. Die Einhaltung der gesetzlichen Schriftform wird durch verschieden Vorschriften des BGB und anderer Gesetze angeordnet, z.b. in den folgenden Fällen: a Abs. 1 BGB: Die Vereinbarung einer Staffelmiete b Abs. 1 BGB: Die Vereinbarung einer Indexmiete BGB: Die Kündigung eines Mietverhältnisses b Abs. 1 BGB: Der Widerspruch des Mieters gegen eine Kündigung BGB: Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag BGB: Die Erteilung der Bürgschaftserklärung beim Bürgschaftsvertrag - 780, 781 BGB: Ein Schuldversprechen oder ein Schuldanerkenntnis - 7 Abs. 1 HOAI: Eine Honorarvereinbarung eines Architekten oder Ingenieurs 1. Inhalt des Formerfordernisses Schriftform bedeutet zunächst, dass ein schriftliches Dokument vorliegen muss. Im Detail bestehen jedoch konkrete Anforderungen, die eingehalten werden müssen. Von elementarer Bedeutung ist zunächst die eigenhändige Unterschrift. Da die eigenhändige Unterschrift nur auf dem Original besteht, genügen Faxe oder s der gesetzlichen Schriftform nicht. Die Unterschrift muss unterhalb des Textes erfolgen und ihn abschließen. Durch die Unterschrift erfolgt die Zuordnung des Textes zu dem Unterzeichner. Falls Sie sich bei so manchen unleserlichen Zeichen unterhalb von Verträgen schon mal gefragt haben, ob diese überhaupt als Unterschrift durchgehen können: Ja, wenn wenigstens Andeutungen von Buchstaben zu erkennen sind. KNH Rechtsanwälte 2

3 Bei einem Vertrag müssen auch unbedingt beide Parteien auf derselben Urkunde unterschreiben! Nur dann ist der Vertrag (im Hinblick auf die Formerfordernisse) wirksam. Wechselseitige Bestätigungsschreiben genügen nicht. Eine einseitige Willenserklärung, wie z.b. die Kündigung eines Mietverhältnisses, wird nur wirksam, wenn sie in der richtigen Form zugeht. Der zu kündigende Mieter muss also ein unterschriebenes Exemplar bekommen, per Fax oder kann genauso wenig gekündigt werden, wie formbedürftige Verträge nicht geschlossen werden können. Eine häufige Quelle für Fehler oder zumindest Streitigkeiten ist die Gesamtheit und Einheitlichkeit des Dokuments. Die Einheitlichkeit besteht, wenn das gesamte formbedürftige Geschäft in der Urkunde enthalten ist, inklusive aller Anlagen. Alle Seiten des Dokuments müssen deswegen am besten so miteinander verbunden sein, dass sie sich nur noch mit Spuren hinterlassender Gewalt trennen lassen, wie etwa bei den von Notaren verwendeten Ösen und Nähten. Auch möglich, aber nicht so sicher, ist eine fortlaufende Paginierung, Nummerierung und Paraphierung oder auch nur ein inhaltlich zusammenhängender Text. Nachträgliche Änderungen, wie z.b. Nachträge, müssen auf den Ausgangsvertrag ausdrücklich Bezug nehmen und dessen Weitergeltung im Übrigen vorsehen. 2. Rechtsfolge bei Verstoß Wird die Schriftform durch Gesetz angeordnet, aber nicht eingehalten, sind die abgegebenen Erklärungen gemäß 125 BGB nichtig, also unwirksam. Im Falle des 7 HOAI, also der Honorarvereinbarung in einem Architekten- oder Ingenieurvertrag, gilt anstelle der unwirksamen Vereinbarung der Mindestsatz. Solche Ersatzregelungen sind allerdings die Ausnahme. Eine Ausnahme anderer Art stellt der Abschluss eines Mietvertrages für eine längere Zeit als ein Jahr gemäß 550 BGB dar. Für diesen gilt zwar auch die gesetzliche Schriftform. Ein Verstoß führt jedoch nicht zur Nichtigkeit, sondern dazu, dass der Vertrag für unbestimmte Zeit gilt und damit innerhalb der gesetzlichen Kündigungsfrist ordentlich gekündigt werden kann. III. Gewillkürte Schriftform Die gewillkürte Schriftform wird zwischen den Parteien vereinbart. Es steht den Parteien frei, genau zu bestimmen, was im Rahmen des Vertrages unter der Schriftform zu verstehen ist. Wird dies nicht geregelt und nur pauschal die Geltung der Schriftform vereinbart, greift 127 BGB. Darin ist geregelt, dass in diesem Fall die Anforderungen der gesetzlichen Schriftform gelten, allerdings mit Erleichterungen. Ein selbst unterschriebenes Schriftstück genügt also in jedem Fall, ist aber nicht zwingend Voraussetzung. Da die VOB/B nur anzuwenden ist, wenn dies vereinbart wird, stellt z.b. auch die schriftliche Bedenkenanzeige gemäß 4 Abs. 3 VOB/B einen Fall der gewillkürten, also freiwilligen, Schriftform dar. 1. Erleichterungen im Vergleich zur gesetzlichen Schriftform Wurde vertraglich die Geltung der Schriftform nur allgemein vereinbart, ohne dass dies nach dem Gesetz notwendig gewesen wäre, ist die telekommunikative Übermittlung der Dokumente ausreichend. Anders als bei der gesetzlichen Schriftform genügt hier also grundsätzlich die Übermittlung per Fax oder . Eine Unterschrift ist nicht zwingend nötig. Aus dem Dokument muss sich jedoch eindeutig ergeben, wer der Verfasser ist. Eine oder ein Fax sollten also KNH Rechtsanwälte 3

4 unbedingt mit dem Namen derjenigen Person abgeschlossen werden, dem die Erklärung zugerechnet werden soll. Es empfiehlt sich, Faxe und Briefe zu unterschrieben. Da s leichter zu verändern sind und deswegen eine geringere Beweiskraft besitzen, sollten trotz der formalen Zulässigkeit Briefe oder zumindest Faxe bevorzugt verwendet werden. Selbst soweit ein Fax oder eine an sich zulässig ist, kann die Erklärung trotzdem nicht problemlos an jede -Adresse oder Faxnummer gesandt werden. Ein wirksamer Zugang liegt nur vor, wenn der Empfänger zu verstehen gegeben hat, dass er mit einer Mitteilung per oder Fax im Rechts- und Geschäftsverkehr einverstanden ist. Die etwa auf einer Visitenkarte mitgeteilten Kontaktdaten können dementsprechend genutzt werden. Private Kontaktdaten, womöglich aus dem Internet ermittelt, genügen diesen Anforderungen bei geschäftlicher Korrespondenz jedoch nicht. 2. Rechtsfolge bei Verstoß Bei der Rechtsfolge ist zwischen der einfachen und der doppelten Schriftformklausel (auch qualifizierte Schriftformklausel genannt) zu unterscheiden. Im Falle einer einfachen Schriftformklausel vereinbaren die Parteien, dass für bestimmte Rechtsgeschäfte die Schriftform gelten soll. Dies kann bedeuten, dass die Schriftform nur Beweiszwecken dienen soll. Im Zweifel ist jedoch davon auszugehen, dass die Einhaltung der Form ein Wirksamkeitserfordernis ist. Trotzdem können auch in diesem Fall mündliche Vereinbarungen ausnahmsweise wirksam sein, wenn stillschweigend oder sogar ausdrücklich mit der mündlichen Vereinbarung die Schriftformklausel abbedungen wurde. Das stellt denjenigen, der das behauptet, allerdings regelmäßig vor große Beweisprobleme. Schriftliche Vereinbarungen sind deswegen unbedingt vorzugswürdig, zumal es immer auf den Einzelfall ankommt. Werden z.b. bei einem VOB/B-Vertrag Bedenken entgegen 4 Abs. 3 VOB/B nur mündlich angemeldet, stellt dies zunächst eine Vertragsverletzung dar. Einer Haftung könnte der Auftragnehmer nur entgehen, wenn er zum einen die mündliche Bedenkenanzeige beweisen kann und zum anderen beweisen kann, dass der Auftraggeber auch einem schriftlichen Hinweis nicht Rechnung getragen hätte. Bei einer doppelten Schriftformklausel vereinbaren die Parteien nicht nur, dass die Schriftform einzuhalten ist. Sie vereinbaren weiterhin, dass für eine Änderung der Schriftformklausel wiederum die Schriftform notwendig ist. Eine solche doppelte Schriftformklausel kann nicht durch mündliche Abreden abbedungen werden. Die mündlichen Abreden sind vielmehr nichtig und unwirksam. Zu beachten ist jedoch, dass Schriftformklauseln in Allgemeinen Geschäftsbedingungen grundsätzlich unwirksam sind. IV. Zusammenfassung Es muss zwischen der gesetzlichen und der gewillkürten Schriftform unterschieden werden. Bei der gesetzlichen Schriftform müssen Verträge von beiden Parteien in einem zusammenhängenden Dokument durch die Vertragsparteien unterschrieben werden. Ist die gewillkürte Schriftform einzuhalten, genügt für den Abschluss von Verträgen ein Briefwechsel und für die Abgabe von Erklärungen grundsätzlich ein Fax oder eine , sofern der Empfänger die entsprechende Fax-Nummer oder -Adresse für seine geschäftliche Korrespondenz freigegeben hat. KNH Rechtsanwälte 4

5 IN EIGENER SACHE Verstärkung unseres Teams in Berlin Rechtsanwalt Konstantin Karohs, 29, ist seit etwas mehr als einem halben Jahr bei uns tätig. Er betreut Bauprozesse und unterstützt uns vor allem in Vergabeverfahren nach VOB/A und VOL/A. Das Vergaberecht gewinnt nach wie vor zunehmende Bedeutung für unsere Kanzlei, so dass die personelle Aufstockung notwendig wurde. Neue website Wir haben unsere Homepage einem Relaunch unterzogen überzeugen Sie sich selbst von einer übersichtlicheren Darstellung und zusätzlichen Inhalten unter Selbstverständlich sind auch die vorangegangenen Newsletter dort abrufbar. INFORMATIONEN Dieser KNH-Newsletter kann nur erste allgemeine Informationen bieten und ersetzt nicht die Rechtsberatung im konkreten Einzelfall. Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie Fragen haben: KNH Rechtsanwälte Berlin, Kurfürstendamm 52, Berlin, 030/ /Fax -299 KNH Rechtsanwälte Frankfurt a.m., Bockenheimer Anlage 2, Frankfurt a.m., 069/ Fax -49 IMPRESSUM KNH Rechtsanwälte Kurfürstendamm Berlin (Herausgeber) Verantwortlich für die fachliche Koordination: Dr. Karl Schwarz KNH Rechtsanwälte 5

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