Benutzerhandbuch Newsletter Applikation. Inhalt

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1 Benutzerhandbuch Newsletter Applikation Inhalt Login, Einstieg in die Applikation... 2 Ablauf für den Versand von Newsletter... 3 Erstellung der Empfängerliste... 3 Zuordnung der Empfängeradressen... 4 Bounce Einstellung vornehmen... 5 Erstellung einer Kampagne... 7 Bericht der Kampagne Manuelle Verwaltung von Abonnenten Integration Erstellung und Abspeichern von Vorlagen Verknüpfung mit Social Media Profilen Verbreitung des Mailings über Social Media Kanäle Datum: Software: ActiveCampaign Manual Version: 1.3 Herausgeberin webstyle Burgdorf

2 Login, Einstieg in die Applikation Benutzername und Passwort erhalten Sie mit separater . Nach dem Login erscheint folgende Maske: Diese Übersicht ist nach einem Versand am interessantesten weil sie die Aktivitäten rund um die versandte Newsletter anzeigt. Dazu gehören auch Social Media Aktivitäten welche daraus entstehen. Oben stehen die fünf relevanten Hauptmenüpunkte:

3 Ablauf für den Versand von Newsletter LISTEN => Zuordnung der Empfänger für den Versand Erfolgt der Versand an eine bestehende Empfängerliste, kann dieser Schritt übersprungen werden. KAMPAGNEN => Erstellung der Newsletter und deren Versand BERICHTE => Reporting, Auswertungen, Rückblick auf den Versand Erstellung der Empfängerliste In der Übersicht sieht man vorhandene Empfängerlisten. Die in Klammer gesetzte Zahl zeigt die Zahl der Empfänger an. Um eine neue Verteilerliste zu erstellen, klickt man auf Add New List Anschliessend definiert man über den Befehl Fields die gewünschten Felder. Es ist sinnvoll, sich hierbei auf Felder zu beschränken, welche in der Quelldatenbank auch vorhanden sind. , Vor- und Nachname sind standardmässig vorgegeben. Im nachstehenden Beispiel wurde über den Befehl Add a New Custom Field die Sprache hinzugefügt. Nach Abschluss klickt man rechts auf Änderungen speichern und zurück auf den Menüpunkt Listen.

4 Zuordnung der Empfängeradressen Werden die Mailadressen aus einer bestehenden Datenbank exportiert, sollte dies im Dateiformat csv geschehen. Der Import einer csv-datei ist einwandfrei. Und so wird der erste Import gemacht: Klick auf Import Datei auswählen und unten die Zuordnung zur Liste überprüfen. Für alle weiteren Importe in eine bestehende Liste: Klick auf Import Auf Advanced Importing Options klicken Bei Update ankreuzen (siehe Bild rechts) Anschliessend unten auf Nächstes klicken. Jetzt erfolgt ein wichtiger Schritt: die korrekte Zuordnung der Felder. Im bildlichen Beispiel erfolgt die Zuweisung des Datensatzes Ilaria (in der Quelldatenbank unter der Spalte Vornamen in das Feld Vorname.

5 Den Vorgang mit Import Now abschliessen. Die Datensätze werden importiert. Der Import wird bestätigt, inklusive Bericht, in welchem z.b. nicht importierte Datensätze aufgelistet werden (weil zum Beispiel doppelt vorhanden oder ohne Mailadresse). Hinweis: Löscht man eine Verteilerliste, gehen auch Statistiken verloren. Die Empfängerliste ist nun vorbereitet. Nun wird für das Reporting und die nicht zustellbaren Adressen eine Konfiguration vorgenommen. Fachausdruck für nicht-zustellbare Adressen: Bouncers. Bounce-Einstellung vornehmen Wählen Sie beim Account den Menüpunkt Bounce-Einstellung (siehe Bild) Anschliessend wählen Sie eine Liste aus, bei welcher die Bounce-Einstellung bereits definiert wurde. Klicken Sie bei dieser Einstellung auf Bearbeiten gemäss nachfolgendem Bild. Hinweis: Wenn in Ihrem Konto noch keine Basis-Konfiguration vorgenommen wurde und Sie unsicher sind, wenden Sie sich an den Kundendienst von webstyle.

6 In der Maske werden alle vorhandenen Listen aufgelistet. Suchen Sie die importierte Liste und wählen Sie sie an. Dadurch wird Bounce-Einstellung für diese Liste aktiv. Definierte Bounc adresse (z.b. Gewünschte Liste ankreuzen Identisch mit obiger Mailadresse Wir können weiter gehen zur Erstellung der Kampagne!

7 Erstellung einer Kampagne In fünf Schritten wird die Kampagne erstellt. Oben rechts ist erkennbar, in welchem Schritt man sich befindet. Die Kampagne kann zu jedem Zeitpunkt gespeichert werden, so dass die weitere Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen kann. Im Menüpunkt Kampagne auf Neue Kampagne anlegen klicken. Schritt 1: Eine neue Maske öffnet sich. In aller Regel wählt man hier nun Regular Campaign. Wählen Sie nur eine andere Form wenn Sie wissen, worum es sich handelt. Schritt 2: Empfängergruppe (Verteilerliste) auswählen (siehe Bild) Schritt 3: Auswahl des Designs Wenn Sie die vorgegebene HTML-Vorlage aus einer Dritt-Applikation (z.b. CMS) abholen, bestätigen Sie das erste Design (Blank Message) durch Doppel-Klick. Wenn Sie bereits eine HTML-Vorlage in dieser Applikation erfasst haben (siehe Seite 10), wählen Sie diese aus.

8 Schritt 4: Erstellung des Inhaltes a b c e f g i h d a) Absendername: dieser erscheint in der Mailbox der Empfänger und sollte möglichst vertrauenswürdig, also bekannt sein. b) Absender Adresse: hier empfiehlt sich eine allgemeine Adresse, welche jedoch auch gelesen und bearbeitet wird. c) Betreffzeile ( Subject ) einer Mail entscheidet sehr oft, ob der Emfpänger die Mail öffnet und liest. Möglichst eine Betreff mit hoher Aussagekraft wählen. d) Eingabebereich des Textes mit den wichtigsten Formatierungsfunktionen. Funktionen wie bei Content Management Programmen. Links und Dateianhänge lassen sich einfügen. e) Einfügen einer Datei/Attachement Zwei zentrale Funktionen für HTML-Newsletter: f) Visual Editor / Core-Editor Bei Umschaltung auf Core-Editor kann die Newsletter in HTML geschrieben werden. Oder bereits geschriebener HTML-Code (aus Layoutvorgaben) kann hier hineinkopiert werden. Der Wechsel zwischen beiden Editoren ist jederzeit möglich. g) Fetch from URL Wurde die Newsletter in einer Dritt-Applikation erstellt, kann sie von dort eingebunden werden (gewisse Content Management Systeme bieten eine Maske für die Erstellung der Newsletter in HTML). Es genügt, die URL einzugeben.

9 Zwei zentrale Funktionen für die Personalisierung h) Personalisierte Felder (z.b. Anrede, Namen) einfügen. Klick auf Nachricht personalisieren. Ein Pop-Up öffnet sich (siehe Bild); die in den Listen erfassten Felder werden angezeigt. Gewünschtes Feld anklicken => das Pop-Up schliesst sich und das Feld wird im Text eingefügt. Personalisierte Felder erkennt man immer an den % vor und nach der Feldbezeichnung. Diese Zeichen nicht entfernen! Abmeldelink: Im gleichen Menü ( Nachricht personalisieren ) befindet sich der Reiter Message Options und dort das Feld Abbestellungslink. Wählt man dieses Feld, öffnet sich ein Pop-Up. [Bild rechts] Dort wird der Text zum Abmeldelink eingegeben. Anschliessend wird der Text und Link unten im Textfeld an der gewählten Stelle eingefügt. i) Abhängigen Inhalt einfügen Diese erweiterte Funktion ermöglicht zusätzlich auf Inhalte auf die einzelnen Benutzer oder auf Benutzergruppen abgestimmt einzugeben. Beispiel durch die Erfüllung von besonderen Kriterien (z.b. alle im PLZ-Bereich 8***). Funktion für fortgeschrittene Anwender!

10 Schritt 5: Versandvorbereitung Erklärung in Reihenfolge der Funktionen auf dem Bild. Rechts sind jeweils die möglichen Befehle zu finden. Sending to list => Kontrolle, ob die Empfängerliste korrekt ist; im Bedarfsfall korrigieren. Message subject will be => Kontrolle ob der Betreff in Ordnung ist. Reads open will be tracked => bedeutet, dass die Statistik ausweist, wie viele die Mail geöffnet haben. Kann auch deaktiviert werden. Public archive bedeutet, dass die Newsletter über eine öffentliche URL auch aufgerufen werden kann (sofern man diese URL kennt). Auf private gehen falls der Inhalt nur die Zielgruppe interessieren darf. your looks zeigt an, ob die Mailnachricht in den allgemein üblichen Programmen (Outlook usw.) gut dargestellt wird. Falls das Programm meldet, die Darstellung sei schlecht (bei HMTL-Mails), mit dem Grafiker Kontakt aufnehmen. your campaign scored zeigt den Spamfilter-Wert an. Je tiefer dieser ist, desto besser. Übersteigt der Wert 4 (von 8), mit webstyle Kontakt aufnehmen, damit Optimierungen vorgenommen werden können. This campaign will be sent immediatly => mit schedule kann der Versand für einen späteren Zeitpunkt programmiert werden. send a test mail => sendet eine Nachricht an eine gewünschte Mailadresse zur Schlusskontrolle. Hinweis: personalisierte Felder werden nicht mitgegeben (aus technischen Gründen; die Abfrage der Datenbank erfolgt erst beim effektiven Versand). An ihrer Stelle bleibt der Text leer. Für den Versand oben auf JETZT SENDEN klicken. Dies auch, wenn der Versand über die Funktion schedule zum späteren Zeitpunkt erfolgen wird.

11 Bericht der Kampagne Nach dem Versand der Kampagne ist im Menüpunkt Berichte der Fortschritt erkennbar. Auswertet werden die Öffnung der , das Klicken auf Links in der Newsletter, Austragungen sowie nicht zugestellte s (gelöschte Adressen). Nutzen Sie die Berichte um permanent den Versand zu optimieren! Auf die Links in der Übersicht unten rechts kann geklickt werden, um Detailinformationen zu erhalten (welche Mailadressen kahmen zurück usw.). Mit dem Befehl oben rechts Share Reports lässt sich diese Auswertung an Vorgesetzte und Dritte weitergeben, ohne dass diese ein Login in die Applikation benötigen. Manuelle Verwaltung von Abonnenten Dieser Menüpunkt bietet die Möglichkeit, Datensätze der Empfänger manuell zu bearbeiten. Beispiele: Anpassung von Namen, Zuordnungen an Empfängerlisten, Anrede usw. Integration Mit diesen Funktionen ist die Einbindung des Anmeldeformulares in die Webseite möglich. Auch werden hier die Abläufe für das Opt-In Verfahren (rechtlich konforme Anmeldung für die Newsletter) definiert. Wenden Sie sich bei Bedarf hierzu an webstyle.

12 Erstellung und Abspeichern von Vorlagen Wenn Sie die Vorlagen nicht bereits als HTML-Datei aus einer Dritt-Applikation (CMS) abholen, ist es sehr nützlich, diese als Vorlage abzuspeichern, um sie später wieder zu verwenden. Zur Erstellung einer Vorlage (bzw. für den Import der von einem Webdesigner angelieferten Datei): Menü Kampagne, im rechten Bereich den Befehl Templates (siehe Bild). Nun wählt man aus, ob die HTML-Vorlage: in der Applikation direkt erstellt wird Befehl Hinzufügen als Datei importiert wird Befehl Import In beiden Fällen lässt sich definieren, welche Verteilerlisten diese Vorlage verwenden können. Nachdem man diese Vorlage erstellt hat, wird sie in der Übersicht der verfügbaren Templates angezeigt.

13 Verknüpfung mit Social Media Profilen In jeder Newsletter können die Icons zu den bekannteren Social Media Plattformen eingebunden werden. Das Vorgehen ist wie folgt: I) In den Verteilerlisten werden die entsprechenden Social Media Plattformen als zusätzliches Feld hinzugefügt. Klicken Sie somit bei der gewünschten Liste auf den Befehl Fields. II) Anschliessend sind die einzelnen Plattformen über definierte Feld-Bezeichnungen hinzuzufügen ( Add new Field ). Der Feldname ist frei wählbar. Der Personalisierungs-Tag ist wie folgt zu setzen: [%SOCIALSHARE-STUMBLEUPON% %SOCIALSHARE-GPLUS% %SOCIALSHARE-DELICIOUS% %SOCIALSHARE-REDDIT% %SOCIALSHARE-DIGG% %SOCIALSHARE-TWITTER% %SOCIALSHARE- FACEBOOK% %SOCIAL-FACEBOOK-LIKE%] anschliessend gibt man über die Optionen den Link zur Social Media Plattform an.

14 III) Nun wird in der Newsletter über die Personalisierungsfunktion (siehe Seite 9) das Icon oder der Link zur gewünschten Social Media Plattform eingefügt (siehe Grafik). Verbreitung des Mailings über Social Media Kanäle Auch kann auf diesen Social Media Kanälen über jede versendete Newsletter eine Meldung abgesetzt werden. Diese beinhaltet den Link zu der Newsletter sofern man den Inhalt der Newsletter public zeigen möchte. Dazu wählt man nach dem Versand den Menüpunkt Berichte. Rechts befindet sich der Befehl Social Share.

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