Rotary International Distrikt 1842 DICO-Newsletter März 2014

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1 Rotary International Distrikt 1842 DICO-Newsletter März 2014 Verehrte rotarische Freundinnen und Freunde, liebe Sekretarias und Sekretäre, liebe Internetbeauftrage, nach einer längeren Pause melden sich Ihre DICOs im Distrikt 1842 mit dem DICO-Newsletter und einer Vielzahl von Neuigkeiten wieder zurück. Im Mittelpunkt des heutigen Newsletter stehen die vielen kleinen und großen Veränderungen in RO.CAS ein Ausblick auf Veränderungen von RO.Web im Jahr 2014 Beschreibung der Funktionalität des Gemeindienstmoduls Wichtige Termine und notwendige Aufgaben Veränderungen in RO.CAS In letzter Zeit sind zwei neue Module in RO.CAS eingefügt worden, die wir kurz beschreiben möchten. 1. Produkte Unter dem ersten Menüpunkt Administration finden Sie ein neues Untermenü Produkte.

2 Unser Dienstleister henworx aus Münster bietet hier zusätzliche Funktionalitäten an, die nicht automatisch in RO.CAS enthalten sind und für die jeder Club zusätzlich zahlen muss. Beim ersten Angebot handelt es sich um (rotarische) Adressen. Falls Sie in Ihrem Club rotarische Adressen verwenden wollen und diese auch im Mitgliederverzeichnis veröffentlichen wollen, dann können wir Ihnen von Seiten der DICOs ein deutlich besseres und kostengünstigeres Angebot mit Adressen auf der unterbreiten. Einige Clubs in unserem Distrikt nutzen dies Angebot schon sehr intensiv und sind nach dem uns bekannten Feedback sehr zufrieden mit unserer Lösung. 2. Finanzen (RDG Online oder Schatzmeister-Modul) Auf Wunsch des Rotary Gemeindienst Deutschland e.v. (kurz: RDG) wird es ein Modul ein RO.CAS für die Schatzmeister der Rotary Clubs zur Verwaltung der Spenden an den RDG geben. Achtung: Wenn Sie in Ihrem Rotary Club einen eigenen Sozialfonds, Hilfswerk oder einen ähnlich benannten eingetragen Verein haben, die die Spenden verwaltet, dann ist dies für Sie nicht von Relevanz. Der RDG verwaltet heute Ca. 10 Mio Spendevolumen pro Jahr Ca Einzelspenden pro Jahr Ca Spendenquittungen pro Jahr Der RDG sieht sich als Dienstleister für Schatzmeister: Unterstützung, Arbeit abnehmen, Kompetenzcenter Geld Berater für Projektzuschüsse (auch BMZ)

3 Verwalter für TRF Annual Program Funds, Polio und für PHF-Auszeichnungen Die Vielzahl von Spenden und der damit einhergehende Verwaltungsaufwand hat den RDG letztendlich dazu veranlasst ein eigenes Finanzmodul zu entwickeln, dass einerseits genau auf die Bedürfnisse der Schatzmeister zugeschnitten ist und nicht zu mächtig ist und andererseits in RO.CAS integriert ist. Falls Ihr Rotary Club die Spenden über RDG verwaltet, dann sollten Sie als Sekretär zwei Aufgaben durchführen a) Schatzmeister Zugang zu RO.CAS gewähren Unter Administration Zugriffsrechte [2. Reiter]Benutzer einen neuen Benutzer für den Schatzmeister anlegen, und ihm in der Navigationsstruktur nur Zugriffsrechte auf das Finanz-Modul (am Ende der Liste) geben. b) Auf die Webseite von RDG-Online hinweisen, wo er alle Informationen findet, um sich für die Benutzung dieses Moduls zu autorisieren. Wichtig: Für dies Modul wird ausschließlich der RDG das Training, den Support und alle Hilfsstellungen anbieten und leisten. Aus Datenschutzgründen haben die DICOs keinen Zugriff zu diesem Modul. In RDG-Online ist ein Hilfe-Button bzw. Supportkontakt. Schatzmeister sollten unbedingt nur diesen Nutzen.

4 3. Viele kleine Verbesserungen in RO.CAS Stellvertretend möchte ich nur einige hier nennen: Automatisches Kennzeichnen der/des aktuellen Präsidentin/Präsidenten als Pastpräsidentin/Pastpräsident im kommenden Mitgliederverzeichnis Ab sofort kennzeichnet RO.CAS bei der Erstellung des MGV für die Clubämter Incoming automatisch den/die aktuelle(n) (amtierende(n)) Präsidentin/Präsidenten als Pastpräsidentin/Pastpräsidenten, es muss also nichts mehr per Hand eingestellt werden. Auch beim rotarischen Jahreswechsel wird die Kennzeichnung automatisch gesetzt. Das Feld "Pastpräsident" ist nun auch im Stammdatenblatt vorhanden. Aufsummierung der Präsenzen für den Wochenbericht Um beim Wochenbericht schneller zu kontrollieren, ob alle Präsenzen auch korrekt erfasst wurden, ist ein Zähler oberhalb der Präsenzliste angebracht worden, der die Präsenzen aufsummiert. Automatisches Speichern des Wochenberichts Der vielfach geäußerte Wunsch (auch von den Sekretären in unserem Distrikt), das automatische Speichern des Wochenberichts entweder zeitlich anpassen oder ganz deaktivieren zu können, ist jetzt umgesetzt worden.

5 Sie finden die Einstellung unter Wochenberichte Einstellungen [2. Reiter]Einstellungen am unteren Ende der Webseite: Hier können Sie wählen zwischen den Zeitangaben 10 oder 20 Minuten bzw. das Automatische Speichern ganz deaktivieren.

6 Ausblick auf Veränderungen von RO.Web im Jahr 2014 Wie im letzten DICO-Newsletter schon ausführlich beschrieben hat Rotary International ihre Webseite (www.rotary.org) vollständig überarbeitet und neue Designregeln für Webseiten ( Rotary Corporate Identity ) entworfen, den wir auch für alle Clubwebseiten im Distrikt 1842 folgen sollten. Die DICOs haben sich daher in Abstimmung mit dem Deutschen Governorrat und dem Rotary Verlag entschlossen, ein Re-Design der Clubwebseiten unter dem Stichwort RO.Web 2.0 im Sommer 2014 durchzuführen. Dies bedeutet: Abschied von den bisher genutzten Webseiten und dem Redaktionssystem webedition Einführung von modernen Webseiten nach dem Corporate Design von Rotary Darstellung der Webseiten zur Anzeige auf verschiedenen Geräten KEINE Übernahme von Inhalten aus der bisherigen Lösung Der letzte Punkt ist ein sehr strittiger Punkt, der lang und intensiv diskutiert wurde. Letztendlich haben wir uns aus Kostengründen gegen eine Übernahme entschieden. Wann genau die DICOs RO.Web 2.0 freigeben, ist noch nicht entschieden. Wir werden in einem der nächsten Newsletter hierüber ausführlich informieren.

7 Beschreibung der Funktionalität des Gemeindienstmoduls Der Menüpunkt Gemeindienstprojekte in RO.CAS wurde vor zwei Jahren grundlegend überarbeitet. Ziel war es, alle Clubs und Distrikte in die Lage zu versetzen, Spenden (materiell wie immateriell) pro Clubjahr online in RO.CAS zu erfassen und zu dokumentieren. Damit kann eine aktuelle und möglichst vollständige Spendenbilanz pro Club, Distrikt und Rotary Deutschland erstellt werden. Die Zeiten von umfangreichen und lästigen Excel-Tabellen inklusive des Versandes und Ausfüllens sind damit nun vorbei. Im Folgenden wird erläutert wie im Club Spenden/Projekte erfasst und welche Übersichten erstellt werden. Ferner zeigen wir abschließend, welche Auswertungen der Club erzeugen kann. Das Gemeindienstmodul ist so gegliedert, dass ein Erfassungszeitraum immer das jeweilige rotarische Jahr ist. Das bedeutet, dass sich der Gemeindienstbeauftragter und Schatzmeister gegen Ende des rotarischen Jahres zusammensetzen und die Eingaben in RO.CAS machen sollten. In der Regel wird der Gemeindienstbeauftragte des Distriktes daran erinnern und einige Vorgaben machen (wie z.b. Kleinspenden zu handhaben sind und welchen Erfassungsendtermin es zu beachten gibt). Bitte geben Sie daher dem Beauftragten für Gemeindienst Schreibrechte für dieses Modul in RO.CAS. Eingabe: Zum Start der Eingabe wählen Sie in RO.CAS den Menüpunkt <Gemeindienstprojekte> Die Anzeige zeigt Ihnen unter dem Menüpunkt Übersicht zuerst eine Übersicht über die evtl. schon eingegeben Projekte des aktuellen rotarischen Jahres. Die Anzeige zeigt Ihnen die Übersicht aller Projekte/Spenden im rotarischen Jahr Klicken Sie hier auf +Projekt hinzufügen für 2013/14 um ein neues Projekt/Spende zu erfassen oder wählen Sie aus der Liste ein schon erfasstes Projekt aus.

8 Daten des Projekts/Spende Die Projektnummer wird automatisch vergeben. Sie setzt sich aus der Distriktnummer, der Clubnummer und einer fortlaufenden Nummer zusammen. Geben Sie eine kennzeichnende Projektbezeichnung ein, wählen Sie ein projektverantwortliches Mitglied (meist wohl der Gemeindienstbeauftragte) aus. Wählen Sie einen der 10 Projektbereiche aus. Wählen Sie eines der 8 Einsatzgebiete aus. Wählen Sie ein Land aus. Als Kategorie führen wir hier auch das Clubgebiet! Geben Sie unter Leistungen noch an, welcher Art Ihre eigenen Leistungen bei diesem Projekt/Spende waren. Gehen Sie weiter zu Projektbeschreibung

9 Der Projekttitel wird automatisch übernommen. Eine Projektbeschreibung müssen Sie nur erfassen, wenn es sich tatsächlich um ein Projekt handelt und nicht um eine einfache Spende und Sie zu diesem Projekt automatisch eine RO.WEB-Seite anlegen möchten. Diese Projektbeschreibung ist dann der zentrale Inhalt auf dieser Webseite, die auf der Clubwebseite unter Clubprojekte aufrufbar ist. Wenn Sie dies möchten, aktivieren Sie die Checkbox bei Projekt auf RO.WEB Club anzeigen. Möchten Sie zusätzlich, dass die Projektbeschreibung auf der Distrikt-Webseite erscheint, aktivieren Sie auch die 2. Checkbox. Die entsprechenden Seiten werden dann automatisch erzeugt, wenn die Boxen aktiviert sind. Auf der Webseite werden keine Personendaten ( ) und Spenden bzw. Beträge genannt!

10 Im Folgenden können Sie erfassen, ob es sich um ein Jahresprojekt (abgeschlossen innerhalb des rotarischen Jahres, typischerweise Einmalspenden) handelt oder ein fortlaufendes Projekt für das auch in den nächsten Jahren Spenden zu erwarten sind.. Im weiteren Verlauf erfassen Sie die Geldmittel getrennt nach den unterschiedlichen Quellen. Sollten Sie DDF-Mittel, World-Fund-Mittel oder Drittmittel (z.b. Sponsorenbeiträge) im Projekt verwenden, werden diese auch hier erfasst. Zuletzt erfassen Sie einen oder mehrere Projektpartner des Projektes, sollte es diese geben und deren Partnerleistung. Anschließend speichern Sie die gemachten Angaben. Die Erfassung ist nun abgeschlossen. Abschließend hat der Club noch die Möglichkeit eine übersichtliche Jahresspendenbilanz zu erzeugen. Wählen Sie hierzu den Menüpunkt Auswertung und das entsprechende rotarische Jahr und klicken auf PDF generieren. Der erzeugte Bericht kann z.b. dem Jahresbericht beigefügt werden. Auf RO.CAS finden Sie zusätzlich auf jeder Seite einen Link zur Hilfefunktion (FAQ), wo Ihnen weitere Hilfe angeboten wird, wie auch unter:

11 Wichtige Termine und notwendige Aufgaben 1. Bestellung des Mitgliederverzeichnis Bitte bestellen Sie in RO.CAS unter dem Menüpunkt Administration Daten MGV/RDG/RI [4. Reiter]Bestellformular MGV u.a. bis zum 15. März 2014 das neue Mitgliederverzeichnis für das rotarische Jahr Pflege der Daten für das Mitgliederverzeichnis Bitte pflegen Sie alle relevanten Daten für das Mitgliederverzeichnis bis zum 14. März 2014 ein. Die Daten eines jeden einzelnen Rotariers sind Kontaktdaten und kein Lebenslauf. Mehr als sechs Zeilen sollten pro Rotarier nicht verwendet werden. Alle Doppelungen bitte löschen und soviel kürzen wie möglich. 3. Nennung der Clubamtsträger an Rotary International In meiner vom 5. Februar 2014 habe ich nochmals alle Clubs angeschrieben, die diese rotarische Pflicht gegenüber RI noch nicht erfüllt hatten. Falls die Clubamtsträger für noch nicht an RI gemeldet wurden, bitte dies mit der Anleitung aus der sofort nachholen!!

12 Wichtige Links Dieser Newsletter ist wie auch alle anderen Newsletter auf der DICO-Webseite innerhalb der Webseiten unseres Distrikts 1842 in der rechten Spalte unter Links und Downloads zu finden. Dort finden Sie auch weitere wichtige Information für den Clubsekretär. Für Fragen oder mögliche Unterstützung zu RO.CAS und RO.WEB dürfen Sie jederzeit Ihre DICOs ansprechen. Herzliche rotarische Grüße Ulrich Kersting Wolfram Benesch RC München Flughafen RC München-Ost DICO Distrikt 1842 DICO Distrikt 1842 PS: und so sehen wir uns bei der täglichen Arbeit

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