4. BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN

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1 4. BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN Zwischen Tabellen können in MS Access Beziehungen bestehen. Durch das Verwenden von Tabellen, die zueinander in Beziehung stehen, können Sie Folgendes erreichen: Die Größe der Datenbankdatei kann geringer gehalten werden, da gleiche Daten nur einmal gespeichert werden sollen. Sie sehen hier ein Beispiel einer schlecht entworfenen Datenbank: Gleiche Informationen kommen sehr oft vor, da die Informationen in nur einer Tabelle eingegeben werden. So müssen bei jeder Buchung eines Kunden alle Informationen des Kunden, des Mitarbeiter und der Reise immer wieder eingegeben werden. Daten sollen in einer Datenbank nur einmal erfasst und mehrmals verwendet werden können. So ist es von Vorteil, wenn jeder Kunde nur einmal (1) erfasst wird, aber oft (n bzw. ) buchen kann. GÜNTHER NEUBAUER BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN 47

2 Welche Beziehungstypen zwischen von Ihnen erstellten Tabellen vorliegen, müssen Sie immer von Fall zu Fall entscheiden. Es gibt leider keine Faustregel, nach der Sie sich für eine Beziehung entscheiden können. Wir werden folgende 2 Beziehungstypen betrachten: 1. 1:n-Beziehung Die 1:n-Beziehung ist ein sehr häufiger Beziehungstyp in relationalen Datenbanken. In einer 1:n-Beziehung können einem Datensatz in Tabelle A mehrere (n) passende Datensätze in Tabelle B zugeordnet werden, aber einem Datensatz in Tabelle B ist nie mehr als ein (1) Datensatz in Tabelle A zugeordnet. So kann zum Beispiel jede Rechnung einem Kunden eindeutig (1) zugeordnet werden, der Kunde kann aber viele (n) Rechnungen haben. Oder jedes Kind hat nur eine leibliche Mutter (1), aber eine Mutter kann viele (n) Kinder haben. Weitere Vorgehensweise: zusätzliches Feld, das in der Entwurfsansicht der Tabelle auf der n-seite der betrachteten Beziehung, neu definiert werden kann. 2. m:n-beziehung In einer m:n-beziehung können jedem (m) Datensatz in Tabelle A mehrere (n) Datensätze in Tabelle B zugeordnet sein und umgekehrt. So kann beispielsweise jeder (m) Kunde viele (n) Seminare buchen und viele Seminare können von jedem Kunden gebucht werden. Weitere Vorgehensweise: zusätzliche Tabelle, Detailtabelle, wie im Beispiel dieser Unterlage weiter hinten erklärt und durchgeführt wird. Mastertabelle Die Mastertabelle befindet sich auf der 1er-Seite einer Beziehung. Ihr Primärschlüsselfeld dient zum Aufbau der Beziehung. 48 BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN GÜNTHER NEUBAUER

3 Detailtabelle In einer Detailtabelle muss zumindest das Feld in dem die entsprechenden Daten aus der Mastertabelle (Primärschlüsselfeld) gespeichert werden und zu der eine Beziehung eingerichtet werden soll, enthalten sein. Die Detailtabelle steht auf der n-seite ( ) einer Beziehung. In der dargestellten Detailtabelle tblbuchungen ist das Feld BuKunde vorhanden zu dem eine Beziehung zum Primärschlüsselfeld in der Mastertabelle tblkunden, das Feld KdNr, hergestellt wird. Es werden in der Detailtabelle die Kundennummern aus der Mastertabelle gespeichert. Das Fenster Beziehungen öffnen Sie können das Fenster Beziehungen über das Menü: EXTRAS BEZIEHUNGEN oder über die Schaltfläche in der Symbolleiste öffnen. Wenn Sie das Fenster Beziehungen öffnen, müssen Sie zuerst die Tabellen auswählen, die Sie miteinander in Beziehung setzen wollen. Das können Sie folgendermaßen erreichen: durch Klicken bei gedrückter (Strg)-Taste, GÜNTHER NEUBAUER BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN 49

4 durch Klicken bei gedrückter (ª)-Taste oder durch Ziehen der Maus bei gedrückter linker Maustaste. 50 BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN GÜNTHER NEUBAUER

5 Wenn Sie die richtigen Tabellen markiert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche. Beachten Sie: Wenn Sie zweimal auf die Schaltfläche klicken, werden die markierten Tabellen zweimal in das Fenster Beziehungen eingefügt. Um das Fenster Tabelle anzeigen zu schließen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Tabellen aus dem Fenster Beziehungen hinzufügen / löschen Damit Sie weitere Tabellen im Fenster Beziehungen anzeigen können, klicken Sie auf die Schaltfläche in der Symbolleiste. Der Dialog Tabellen anzeigen erscheint erneut. Wenn Sie eine Tabelle aus dem Fenster Beziehungen löschen wollen, markieren Sie diese Tabelle durch einen einfachen Mausklick und drücken Sie die (Entf)-Taste oder Klicken Sie auf die zu entfernende Tabelle mit der rechten Maustaste Falls die zu löschende Tabelle eine Beziehung zu einer anderen Tabelle hat, erhalten Sie einen Warnhinweis. Sie erhalten die Möglichkeit, die Tabelle und die Beziehung gemeinsam zu löschen oder können das ablehnen. Beziehungen erstellen Um Beziehungen erstellen zu können, müssen alle betroffenen Tabellen geschlossen sein. GÜNTHER NEUBAUER BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN 51

6 Das Erstellen der Beziehungen wird mit Drag & Drop (Ziehen und Ablegen) durchgeführt. Damit Sie Felder mit referentieller Integrität (siehe Seite 53) miteinander in Beziehung setzen können, müssen beide Felder den gleichen Felddatentyp sowie fast immer die gleiche Feldgröße eingestellt haben. Beachten Sie: Verknüpfen Sie NICHT AutoWert mit AutoWert, da Sie in ein AutoWert-Feld keine Eingaben vornehmen können. Das würde bedeuten, dass Sie in unserem Beispiel keine Buchungen durchführen könnten. Der AutoWert ist eine Zahl vom Typ Long Integer, weshalb er mit einem Zahlenfeld, welches die Feldgröße Long Integer besitzt, verknüpft werden kann. Sie können direkt aus dem Fenster Beziehungen in die Entwurfsansicht einer Tabelle gelangen, indem Sie auf die gewünschte Tabelle mit der rechten Maustaste klicken: Rechts! 52 BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN GÜNTHER NEUBAUER

7 Referentielle Integrität Die referentielle Integrität kann beim Erstellen einer Beziehung ausgewählt werden. Mit der referentiellen Integrität stellen Sie sicher, dass Daten über Tabellen hinweg vollständig sind. Die referentielle Integrität überprüft, ob der Datensatz, den Sie aus einer Mastertabelle löschen wollen in einer in Beziehung stehenden Tabelle vorhanden ist (verwendet wird). Wenn ja, dann ist das Löschen in der Mastertabelle nicht möglich. Beispiel: Sie können eine Reise (Mastertabelle) nur löschen, wenn diese Reise noch von keinem Kunden gebucht (Detailtabelle) wurde. Hat ein Kunde die Reise, die Sie löschen wollen gebucht, erscheint beim Löschversuch eine entsprechende Meldung.... Sie Daten in der Detailtabelle verwenden wollen, die es in der Mastertabelle nicht gibt. Ist dies der Fall, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Beispiel: Wenn Sie zum Buchen (Detailtabelle) eine Kundennummer (Mastertabelle) verwenden wollen, die es noch nicht gibt, da der Kunde noch nicht erfasst ist, erscheint eine entsprechende Meldung.... Sie das Primärschlüsselfeld in der Mastertabelle für einen Datensatz verändern, der Detaildatensätze enthält. Ist dies der Fall, so erhalten Sie eine Fehlermeldung. Persönliche Notizen: GÜNTHER NEUBAUER BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN 53

8 Löschen von Beziehungen Falls Sie eine Beziehung löschen wollen, markieren Sie die Beziehungslinie durch einen Klick mit der linken Maustaste und klicken auf im Kontextmenü die (Entf)-Taste drücken Die Datenblattansicht einer Tabelle nach erstellter Beziehung Wenn Sie Tabellen miteinander verknüpft haben, erhalten Sie eine neue erste Spalte. In dieser Spalte sehen Sie das Symbol + auf das Sie mit der Maus klicken können, um die in Beziehung stehenden Datensätze anzeigen zu lassen: Persönliche Notizen: Das sind Unterdatenblätter! 54 BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN GÜNTHER NEUBAUER

9 DETAILTABELLE UND BEZIEHUNGEN MIT REFERENTIELLER INTEGRITÄT ERSTELLEN Aufgabe: Überlegen Sie sich die Beziehungen zwischen den Tabellen der Reise-Datenbank. Erstellen Sie die Detailtabelle tblbuchungen und definieren Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen mit referentieller Integrität. Lernziele: eine Detailtabelle erstellen Beziehungen mit referentieller Integrität erstellen Die Tabellen tblkunden, tblmitarbeiter und tblreisen stehen alle zueinander in m:n-beziehungen, was bedeutet, dass alle Kunden bei allen Mitarbeitern alle Reisen buchen können. Um das in unserer Datenbank realisieren zu können, muss eine zusätzliche Tabelle (Detailtabelle) erstellt werden, in der die Primärschlüsselfelder der Mastertabelle enthalten sein sollen. Es sollen also die Felder KdNr, RsNr und MaNr in der noch zu erstellenden Detailtabelle erfasst werden. GÜNTHER NEUBAUER BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN 55

10 Beim Erstellen der Mastertabellen haben wir bereits Rücksicht darauf genommen und diese mit dem Felddatentyp AutoWert definiert und den Primärschlüssel vergeben. Zwischen den Tabellen tblreisen und tblreisemittel besteht eine 1: n Beziehung. Das würde bedeuten, dass ein zusätzliches Feld in der Tabelle tblreisen erstellt werden sollte, um dort das Reisemittel zu jeder Reise zu erfassen. Wir lassen jedoch die tblreisemittel bestehen. Das hat folgende Vorteile: Es kann für die Eingabe des Reisemittels ein Kombinationsfeld (siehe Seite 96 und folgende) erstellt werden. Die zur Verfügung stehenden Reisemittel sind übersichtlicher dargestellt und damit leichter zu ändern. Schritt für Schritt: 1. Klicken Sie im Objekt Tabellen auf die Schaltfläche. 2. Wählen Sie Entwurfsansicht. 3. Klicken Sie auf. 4. Definieren Sie Feldnamen, Felddatentyp und Feldeigenschaften für die Detailtabelle tblbuchungen. FELDNAME FELDEIGENSCHAFTEN Beachten Sie den Felddatentyp bei BuKunde, BuReise und BuMitarbeiter (siehe Seite 51 und folgende)! 56 BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN GÜNTHER NEUBAUER

11 5. Schließen Sie die Tabelle tblbuchungen durch einen Klick auf die Schaltfläche Schließen des Tabellenfensters. 6. Speichern Sie die Tabelle mit dem Namen tblbuchungen. Persönliche Notizen: GÜNTHER NEUBAUER BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN 57

12 In obiger Darstellung ist nun die Detailtabelle tblbuchungen zu erkennen, die Sie soeben erstellt haben. Es wird die direkte m:n-beziehung zwischen der Tabelle tblkunden und der Tabelle tblreisen auf zwei 1:n-Beziehungen über die Detailtabelle tblbuchungen aufgelöst. So wird genau das erreicht, was in einer Datenbank sinnvoll ist: Alle Kunden und Reisen werden nur 1 mal erfasst, können aber n mal für Buchungen verwendet werden. Erstellen der Beziehungen 7. Klicken Sie auf die Schaltfläche in der Symbolleiste. 8. Markieren Sie alle Tabellen. 9. Klicken Sie einmal auf die Schaltfläche. 58 BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN GÜNTHER NEUBAUER

13 10. Klicken Sie auf die Schaltfläche. 11. Ordnen Sie zur besseren Übersichtlichkeit die Tabellenfenster wie in folgender Abbildung dargestellt: Die Primärschlüsselfelder sind in fetter Schreibweise dargestellt! 12. Wir wollen die Kundennummer KdNr in der Detailtabelle im Feld BuKunde speichern. Daher ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste das Feld KdNr in der Mastertabelle Kunden auf das Feld BuKunde in der Detailtabelle Buchungen. 13. Sobald Sie die Maustaste loslassen, erscheint ein Fenster, in welchem Sie auswählen. 14. Klicken Sie auf. GÜNTHER NEUBAUER BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN 59

14 15. Erstellen Sie die restlichen Beziehungen wie im Ergebnis dargestellt: Ergebnis: 16. Klicken Sie auf die Schaltfläche in der Symbolleiste. Es werden nur die Layout-Einstellungen der Tabellen gespeichert. Die Beziehungen müssen nicht extra gespeichert werden, da die Speicherung bereits dann erfolgt, wenn Sie auf die Schaltfläche im Beziehungsdialog klicken. 17. Schließen Sie MS Access durch einen Klick auf die Schaltfläche Schließen. 60 BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN GÜNTHER NEUBAUER

15 Beachten Sie: Wenn Sie eine Beziehung zwischen zwei Primärschlüsselfeldern erstellen, wird automatisch eine 1:1-Beziehung erstellt. 1:1-Beziehungen sind sehr selten, können aber dazu verwendet werden, um z.b. eine Stellenzuordnung zu verwirklichen, wo jeder Mitarbeiter genau einer, nur einmal in der Firma vorkommenden Stelle (Position), zugeordnet werden soll. Das kann natürlich auch direkt in einer einzigen Tabelle durchgeführt werden. Beachten Sie: Um die weiteren Übungen durchführen zu können, müssen Sie die Datenbank Reise (MIT DATEN).mdb öffnen. In dieser Datenbank sind zwar Datensätze eingegeben, es sind jedoch keine Beziehungen erstellt. Die Beziehungen müssen Sie genau so erstellen wie auf der Seite 58 und folgende beschrieben. Persönliche Notizen: GÜNTHER NEUBAUER BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN 61

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