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1 Objekte einer Datenbank Microsoft Access Begriffe Wegen seines Bekanntheitsgrades und der großen Verbreitung auch in Schulen wird im Folgenden eingehend auf das Programm Access von Microsoft Bezug genommen. Im Gegensatz zu den großen Datenbanken speichert Access alle seine Komponenten bzw. Elemente in einer einzigen Datei ab. Grundsätzlich kann man bei allen Datenverwaltungsprogrammen folgende grundlegende Elemente erkennen: OBJEKTE, deren ATTRIBUTE und OPERATIONEN, die man mit den Objekten durchführen kann. Datenbankobjekte sind alle Elemente eines Datenbankprogramms, die sich bearbeiten lassen. Attribute sind die Merkmale bzw. Eigenschaften von Datenbankobjekten. Operationen sind Aktionen/Tätigkeiten, die mit Datenbankobjekten durchgeführt werden können. Die Hauptobjekte einer Access-Datenbank sind Tabellen, Formulare, Abfragen und Berichte. Objekte Attribute Operationen Tabelle Tabellenname Datei... öffnen schließen auswählen Datensatz (entspricht einer Zeile der Tabelle) Datensatzlänge Datensätze... eingeben suchen auswählen sortieren

2 Datenfeld (befindet sich in einer Spalte der Tabelle) Abfrage (Auswahl bestimmter Datensätze oder Datenfelder am Bildschirm) Formular (dient der Darstellung und Veränderung eines Datensatzes) Datenfeldname Datenfeldlänge Datenfeldformat Datenfeldschriftart Datenfeldschriftgröße Datenfeldschriftstil Abfragename Abfragekriterien Formularname Formulargestaltung Datenfelder... festlegen Bericht (Zusammenstellung bestimmter Daten aus der Tabelle, um sie auszudrucken) Tabellen Tabellen setzen sich aus Zeilen, Spalten und Zellen zusammen. Alle erforderlichen Informationen zu einem Objekt, hier z. B. einem Buch, werden zu einem Datensatz zusammengefasst. Der Datensatz, auch Tupel genannt, entspricht einer Tabellenzeile. Diese Zeile Berichtsname Berichtsgestaltung Berichtskriterien Abfragen... Formulare... Berichte... enthält dann Angaben zu Autor, Titel, Verlag usw. Ein Datensatz setzt sich also aus mehreren Angaben zusammen. Eine Tabellenspalte nennt man Feld. Eine Zelle der Tabelle mit einer solchen Angabe nennt man ein Datenfeld. Der Inhalt (die Information) eines Datenfeldes wird Feldinhalt oder Datenwert genannt. Der Name des Datenfeldes

3 in der Tabellenform die Spaltenüberschrift ist der Feldname. Feldnamen werden auch Merkmale oder Attribute genannt. Datenfelder haben eine vordefinierte Länge bzw. Größe, und es dürfen nur Einträge eines Felddatentyps eingetragen werden. Vom Felddatentyp hängt ab, welche Art von Informationen in das Feld geschrieben werden darf. Das können Texte, Zahlen, Währungen, Bilder, ganze Tabellen oder einfach nur ein Häkchen oder Kreuzchen in einem Kontrollkästchen sein. Mit den verschiedenen Felddatentypen werden wir uns noch ausführlicher befassen, wenn wir eine Tabelle anlegen. In einer Tabelle sollte jeder Datensatz eindeutig identifiziert werden können. Dazu wird ein Datenfeld eines Datensatzes als Identifikationsschlüssel angelegt in Access wird der Begriff Primärschlüssel dafür verwendet. Dieses Feld muss einen eindeutigen Wert besitzen, sodass garantiert keine Doppelnennung in der Tabelle vorkommt. In anderen Feldern kann das durchaus vorkommen, z. B. im Feld Verlag. Im Beispiel einer Bücherei ist der Name eines Verlages sicher mehrfach vertreten, da jeder Verlag in der Regel mehrere Bücher herausgibt. Im oben abgebildeten Beispiel ist das Feld ID der Primärschlüssel. Jede Tabelle muss innerhalb einer Datenbank einen eindeutigen Namen besitzen. Abfrage Eine der großen Stärken von Datenbanken besteht in ihrer Flexibilität, wenn es z. B. darum geht, Daten zu sortieren oder nach bestimmten Kriterien zu selektieren. Suche z. B. in einem alphabetisch sortierten Karteikasten-Schrank mit Buchtiteln nach Büchern, die von einem bestimmten Verlag herausgegeben wurden. Dafür wirst du eine ganze Weile brauchen, unter Umständen mehrere Tage, wenn es sich um Tausende von Büchern handelt.

4 In einer Datenbank filterst du die Daten, die dieses Kriterium erfüllen, in Sekundenschnelle heraus. Vereinfacht gesagt, stellst du der Datenbank die Frage: Welche Buchtitel wurden vom Verlag XY herausgegeben?. Eine solche Selektion nennt sich Datenbankabfrage. Das Ergebnis der Abfrage wird in einer eigenen Tabelle präsentiert. Solche Ergebnistabellen werden bei Access Recordset genannt. Dank der relationalen Datenbanktechnik kannst du eine Abfrage an mehrere Tabellen gleichzeitig stellen. Du willst z. B. wissen, welche Bücher der Kunde mit der Telefonnummer 01234/56789 ausgeliehen hat. Dazu müsstest du in einer mit Karteikästen betriebenen Bücherei den Namen des Kunden mit der entsprechenden Telefonnummer aus den Kundenkarteikästen heraussuchen. In den Bücherkarteikästen müsstest du alle auf diesen Namen verliehenen Bücher heraussuchen. Eine Datenbank erledigt diese beiden Arbeitsschritte blitzschnell und präsentiert das Ergebnis in einem Recordset. Die Daten der Abfrage stammen aus den beiden Tabellen Bücher und Kunden. Du kannst auch Berechnungen durchführen wie in einem Tabellenkalkulationsprogramm und die Berechnungsergebnisse in einem Recordset abspeichern. Abfragen können gespeichert und so jederzeit wieder aufgerufen werden. Die Daten in einem Recordset sind immer aktuell.

5 Formular Daten werden in einem RDBMS wie Access standardmäßig in Tabellen verwaltet. Das Arbeiten mit Tabellen ist jedoch nur empfehlenswert, wenn du mehrere Datensätze einsehen oder dir einen Überblick über den Datenbestand verschaffen willst. Ein Büchereimitarbeiter will z. B. nur die Daten des Buches, das gerade ausgeliehen oder zurückgegeben wird, auf dem Monitor haben. Diese Datenansicht realisierst du mit einem Formular. In einem Formular kannst du bequem zwischen einzelnen Datensätzen blättern, Daten ändern oder neue Daten hinzufügen. Gegenüber der Tabellenansicht hat das Formular den Vorteil, dass man mit einem Formular Einblick in mehrere Tabellen haben kann. Dazu später mehr. Bericht Willst du die Ergebnisse einer Abfrage jemandem präsentieren, so werden diese in der Regel gedruckt. Zuvor solltest du das Recordset in eine anschauliche äußere Form bringen. Das erledigst du mit der Berichtsfunktion in Access. Berichte dienen auch dazu, Rechnungen oder Etiketten für Briefe auszudrucken. In Berichten ist es möglich, ähnlich wie bei einer Tabellenkalkulation Diagrammgrafiken (z. B. eine Geschäftsgrafik) zu erstellen.