Ausbildungsdelegation I+D Délégation à la formation I+D

Transkript

1 1.1.1 erstellt eine Vorauswahl an Informationen und Informationsträgern anhand klarer Regeln des Anschaffungsprofils der ABD-Stelle erfasst die für eine Medienbestellung erforderlichen Angaben im System der ABD- Stelle gemäss den Anforderungen ordnet die einzelnen Bestellungen dem Kontenplan der ABD-Stelle zu bestellt die ausgewählten Informationen und Informationsträger gemäss der Praxis der ABD-Stelle auf elektronischem, telefonischem oder schriftlichem Weg bei den vorgegebenen Lieferanten und berücksichtigt dabei Preis und Qualität der aktualisiert laufend die Lieferantendossiers (Adressen, Tausch- und Abgabeverzeichnisse) zählt die wichtigen Lieferanten der ABD-Stelle auf erfasst und kontrolliert die eintreffenden Informationen und Informationsträger. Sie/Er kontrolliert diese auf Vollständigkeit und überprüft, ob die Qualität der Bestellung entspricht. Wenn nötig, erstellt sie/er Listen oder registriert die kontrolliert die Rechnung und die Einhaltung der Lieferfristen der bestellten oder erwarteten Informationen und Informationsträger führt die Reklamationen auf elektronischem, telefonischem oder schriftlichem Weg präzis und angemessen durch erschliesst Informationen und Informationsträger nach den in der ABD-Stelle geltenden Regeln analysiert den betrieblichen, rechtlichen und historischen Wert der Informationen und Informationsträger gemäss den Vorgaben des Betriebes um die geeignete Erschliessungstiefe und -Breite zu bestimmen zeigt auf, wie die verschiedenen Erschliessungssysteme und Standards in der Tradition und Entwicklung der verschiedenen ABD-Stellen begründet sind wendet die entsprechenden Aufbewahrungs- und Ausrüstungsarten für analoge und digitale Informationsträger sachgemäss an. Dabei achtet sie/er auf die Sicherstellung ihrer Kurz- und Langzeiterhaltung gemäss den Vorschriften der kontrolliert den allgemeinen Zustand der Magazine und Lagerräume nach Vorgabe der ABD-Stelle. Sie/Er informiert bei Mängeln umgehend das zuständige Personal. Hotelgasse 1, Postfach 316, 3000 Bern 7 Tel , Fax , info@ausbildung-id.ch, Seite 1 / 5

2 3.2.3 befolgt im Notfall die im Katastrophenplan der ABD-Stelle vorgesehenen Abläufe unternimmt alle Schritte, damit das Ordnungssystem, nach dem die Informationsträger aufbewahrt werden, eingehalten wird. Nach der Benutzung der Informationsträger reponiert die Fachfrau/der Fachmann Information und überwacht, dass die Regeln zum Schutz der verschiedenen Informationsträger und der auf ihnen enthaltenen Informationen durch die Kunden eingehalten werden erkennt eine dauerhafte schlechte Aufbewahrung der Informationsträger und reagiert gegebenenfalls, indem sie/er die zuständigen Personen informiert oder selber gemäss den erhaltenen Anweisungen handelt wählt das für den Informationsträger geeignete Reproduktionsverfahren aus, falls Kunden Reproduktionen verlangen. Dabei achtet sie/er darauf, dass der Informationsträger keinen Schaden nimmt wendet die gesetzlichen und die internen Vorschriften der ABD-Stelle im Rahmen der Dokumentenauswahl und des Ausscheidens/Löschens an prüft die Weitergabe und die Weiterverwendungsmöglichkeiten der ausgesonderten Informationsträger entsorgt die Informationsträger und berücksichtigt den Daten- und Umweltschutz gemäss den gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben erfüllt entsprechend den Anweisungen der ABD-Stelle ihre/seine Aufgaben im Zusammenhang mit der Konversion und Migration von Informationen von einem Träger auf einen andern führt gemäss Anweisungen der ABD-Stelle die Kontrollverfahren aus, die den Zustand der Informationsträger überprüfen. Dabei berücksichtigt sie/er die Lebensdauer des jeweiligen Informationsträgers beherrscht die Informationsverwaltungssoftware der ABD-Stelle als Anwenderin/Anwender kopiert oder digitalisiert Informationsträger nach den gesetzlichen Normen und den spezifischen Richtlinien der ABD-Stelle. Dabei achtet sie/er, dass das Zielformat den Erwartungen des Kunden entspricht und dass keine Informationen erklärt den Betrieb von technischen Geräten wie etwa Fotokopierer und Scanner setzt die Geräte bei ihrer/seiner Arbeit sorgfältig ein und unterhält diese gemäss Vorgaben pflichtbewusst. Bei Defekten informiert sie/er das spezialisierte Personal. Hotelgasse 1, Postfach 316, 3000 Bern 7 Tel , Fax , info@ausbildung-id.ch, Seite 2 / 5

3 5.1.1 erklärt einzelnen Kunden oder Gruppen die eigene ABD-Stelle und deren Auftrag adressatengerecht aktualisiert nach Anleitung die im Betrieb eingesetzten Informationsmittel wie etwa Flyer und Website erledigt die ihr/ihm übertragenen Aufgaben bei der Organisation von Ausstellungen gemäss Vorgaben erledigt die ihr/ihm übertragenen Aufgaben bei der Präsentation der Bestände an Leseförderungsaktionen und Führungen erledigt die ihr/ihm übertragenen Aufgaben bei der Organisation von Infoveranstaltungen oder von Berufspraktika verfasst und versteht einfache Texte (Bestellformular, , Post) in den Fremdsprachen (zweite Landessprache und Englisch), um auf die Anfragen der Kunden und Lieferanten angemessen zu antworten wendet ihre/seine Fremdsprachenkenntnisse an, um einfache mündliche oder schriftliche Kundenanfragen aus ihrem/seinem Fachgebiet zu beantworten setzt ihre/seine Kenntnisse ein, um Informationen in den Fremdsprachen (zweite Landessprache und Englisch) zu finden und teilt diese dem Kunden in dessen Sprache klar und verständlich mit verwendet den Fachwortschatz situations- und adressatengerecht in den Fremdsprachen (zweite Landessprache und Englisch) im Kontakt mit Lieferanten und bei der Benutzung von Quellen erläutert und wendet die wesentlichen Grundsätze der ABD-Stelle im Umgang mit Kunden an schätzt die Besonderheiten der unterschiedlichen Kunden ein und reagiert auf diese angemessen, indem sie/er ihr/sein Verhalten entsprechend anpasst wendet verschiedene geeignete Strategien zur Lösung von Konflikten mit Kunden durchdacht an erklärt die Rechte und Pflichten der ABD-Stelle im Gebrauch der Informationen und Informationsträger und vertritt sie gegenüber dem Kunden überprüft die Daten der Kunden gemäss den Regeln der ABD-Stelle, um die fachgerechte Ausleihe oder Einschreibung zu ermöglichen. Dabei verwaltet sie/er das Kundenkonto gemäss Vorgaben. Hotelgasse 1, Postfach 316, 3000 Bern 7 Tel , Fax , info@ausbildung-id.ch, Seite 3 / 5

4 6.2.2 kontrolliert gemäss den Regeln der ABD-Stelle den Status der Informationsträger und wickelt gegebenenfalls die Ausgabe ab kontrolliert gemäss den Regeln der ABD-Stelle den Zustand, das Funktionieren, die Vollständigkeit und den Fälligkeitstermin der Informationsträger und wickelt gegebenenfalls die Rücknahme ab. Falls nötig erstellt sie/er eine Rechnung für überprüft die eingegangenen Anfragen und formuliert sie gegebenenfalls neu, damit sie kundengerecht beantwortet werden können berät die Kunden oder leitet sie an die zuständige Person oder Institution weiter, um die nachgefragte Dienstleistung gemäss geltender Regelung zu garantieren beantwortet die Anfragen direkt mündlich, schriftlich (Brief, ) oder telefonisch, indem sie/er die gebräuchliche Terminologie und die geeigneten Kommunikationsmittel benützt nutzt die betriebsüblichen Findmittel zielorientiert und effizient entnimmt einer Anfrage die benötigten Informationen, ergänzt sie und formuliert sie neu entwickelt eine der Suchanfrage entsprechende Suchstrategie, wendet sie an und erstellt ein Rechercheprotokoll führt die Recherche effizient aus in Bezug auf Zeitaufwand und Kosten bewertet das Rechercheresultat in Bezug auf den Auftrag und passt, wenn nötig, die Suchstrategie an bereitet die Synthese auf und vermittelt sie dem Empfänger führt nach Vorgabe der ABD-Stelle regelmässig Recherchen zu neu verfügbaren Informationen durch oder wertet Medien gemäss einem vorgegebenen Profil aus. Sie/Er beurteilt die Veröffentlichungen nach Relevanz und Aktualität und erstellt veröffentlicht Verzeichnisse und Mitteilungen über die Informationskanäle der ABD- Stelle und teilt diese den Kunden nach Bedarf und nach Anfrage angemessen mit beschreibt die geschichtliche Entwicklung und Systematik des eigenen Betriebes und stellt sie in einen übergeordneten Zusammenhang, um ein Gesamtverständnis zu entwickeln. Hotelgasse 1, Postfach 316, 3000 Bern 7 Tel , Fax , info@ausbildung-id.ch, Seite 4 / 5

5 7.6.2 ordnet Informationen in den Kontext des jeweiligen Wissensbereichs und der entsprechenden Institution ein beherrscht den Einsatz der EDV-Büroanwendungen und der elektronischen Kommunikationswerkzeuge, um Korrespondenz-, Auskunfts- und Planungsaufgaben auszuführen verfasst dem Empfänger angepasste, einfache Dokumente (Post, Reklamationen, Rechnungen, Bestellungen) und beachtet die kommerziellen, betrieblichen und rechtlichen Aspekte führt die Korrespondenz korrekt. Dabei berücksichtigt sie/er die Richtlinien für die sprachliche und formale Gestaltung der Korrespondenz und die branchenspezifische Terminologie wendet die Prinzipien der Arbeitsorganisation zur Klassifizierung und Organisation seiner täglichen Arbeit effizient an verfasst Sitzungsprotokolle gemäss den betrieblichen Vorgaben wendet die grundlegenden Kenntnisse der einfachen Buchhaltung an und führt die üblichen Tätigkeiten bei der Kassenführung aus (Ein- und Auszahlungen, Kontrolle) wendet die betriebswirtschaftlichen Kenntnisse an, um Bestellungen auszuführen und Rechnungen zu überprüfen beschreibt die innerbetrieblichen Verfahren und Prozesse ihrer/seiner ABD-Stelle und wendet diese bei der Erfüllung ihrer/seiner Aufgaben gemäss Vorgaben an analysiert die einfachen Arbeitsabläufe in der eigenen ABD-Stelle und formuliert gegebenenfalls Verbesserungsvorschläge führt regelmässig die Adressverwaltung und die verschiedenen betrieblichen Statistiken nach kennt die Grundlagen zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz, versteht sie und verhält sich entsprechend den Empfehlungen bezüglich Ergonomie am Arbeitsplatz. Dies insbesondere bei der Bildschirmarbeit und dem Heben wendet die rechtlichen Bestimmungen der ABD-Stelle, die im Umgang mit den Kunden gelten korrekt an wendet die wichtigsten rechtlichen Bestimmungen, welche die Beziehung zwischen der ABD-Stelle und ihren Lieferanten regeln, korrekt an. Hotelgasse 1, Postfach 316, 3000 Bern 7 Tel , Fax , info@ausbildung-id.ch, Seite 5 / 5