Handbuch VereinsMANAGER Stand:

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1 Handbuch VereinsMANAGER Stand: Autorenteam: Maximilian Tietz Eiko Trausch Thomas Weishaupt Sebastian Vogele Sebastian Thum SEWOBE GmbH - Otto-Lindenmeyer-Str D Augsburg Telefon: (0821) Telefax: (0821) Amtsgericht Augsburg - HRB Geschäftsführer: Eiko Trausch - Thomas Weishaupt

2 Inhalt 1. SEWOBE GroupSOFTWARE Systemvoraussetzungen Betriebssystem: Software: Internetbrowser: Bildschirmauflösung: Internetanbindung: Smartphone-Zugang Datenschutz + Datensicherheit Speicherort der Daten Backuperstellung Zugriff auf Ihre Daten Adressverwaltung Kontakte suchen Kontakt öffnen und bearbeiten Privatadressen Firmen- und Familienadressen Finanzdaten Dokumentenverwaltung Notizen / Wiedervorlagen Historie Neuen Kontakt anlegen Privatkontakt anlegen Firmen- oder Familienadresse anlegen Dokumente suchen

3 3 Der Dokumentenassistent Dokumentenvorlagen erstellen RTF / DOCX Vorlagen erstellen und verwenden PDF-Briefvorlagen erstellen und verwenden Vorlage erstellen und versenden Finanzen Beiträge Beiträge abrechnen Beitragssammelzuordnung Beiträge einem Mitglied zuordnen Beitragssammelbearbeitung Rechnungen Abzurechnende Positionen Sammelrechnungslauf Unbezahlte Rechnungen Unbezahlte Rechnungen (Debitoren) Zahlungsübersicht Rechnungsversand Rechnungen per versenden Rechnungen Sammelausdruck Mahnungen Sammelmahnung erzeugen Manuelles Mahnwesen Bankdateien (SEPA / DTA) Lastschriftdatei erzeugen Überweisungs-Datei erzeugen

4 4.5.3 Verwendetes Format für die SEPA Dateierzeugung Kontoimport Archive Rechnungsarchiv Lastschriftdatei-Archiv Überweisungsdatei-Archiv Mahnungsarchiv Gutschriftenarchiv Spendenbescheinigungsarchiv Konfiguration HBCI Beitragsverwaltung SEPA Voraussetzungen Konfiguration des SEPA Verfahrens Buchhaltung Buchhaltungsexport Was genau ist der Buchhaltungsexport Vorbereitungsmaßnamen vor der Nutzung Export durchführen Buchhaltung Allgemeine Beschreibung Aufruf der Buchhaltungsfunktion Grundkonfiguration der Buchhaltung Grunddaten einer Buchhaltung Kostenstellen

5 5.2.6 Wirtschaftsjahr Personenkonten Eröffnungsbuchungen anlegen Belege buchen Belege importieren Auswertungen Kommunikation Neue Aktion anlegen + Übersicht Kommunikationsmöglichkeiten Serien- / Newsletter Automatischer Versand von Geburtstags- s Serienbrief (PDF) Serien-SMS Profi-Newsletter Etiketten / Karten Serienbrief-Export Empfänger zu einer Aktion hinzufügen Versandvorgang starten / Aktion starten Extras Importfunktionen Kontakte Online- und Newsletteranmeldungen Auswertungen Allgemeines Bedingungen Felder

6 7.2.4 Platzhalter Sortierung und Gruppierung Auswertung exportieren Massenaktualisierung eines Feldes Statistiken Mitgliederübersicht Beitragsübersicht Beitragsverteilung (finanziell) Veranstaltungsmanager Dateiarchiv Neuen Ordner anlegen Neues Dokument hochladen Das Befragungsmodul Eine neue Befragung anlegen Ergebnisse auswerten Anonyme Auswertung starten Fotogalerie Grundeinstellungen Einstellungen Einzelgalerie Bildupload Beispiel für Darstellung auf der Homepage Globale Historie Einstellungen Grunddaten Kontakte Haupt + Unterkategorien

7 8.2.2 Adresslisten Adresszugriffsrechte Adressimport Adressrelationen Konfiguration Kündigungsautomatik Pflichtfelder Neuanlage Finanzen Bankkonten Beitragsverwaltung Beitragsimport Rechnungsgrunddaten (Geschäftsbereiche) Mahnungskonfiguration Währungen Spende Zahlungsbedingungen auf Rechnungen/Gutschriften Vereinsabteilungen Benutzerverwaltung Rechtegruppen Benutzer Brief- und signaturen Stellenbezeichnung Hierarchieverwaltung Konfiguration Hierarchieverwaltung Hierarchie-Baum Neue Hierarchie-Ebene anlegen Hierarchie-Ebene bearbeiten

8 8.6.5 Hierarchie-Ebene verschieben Benutzer anlegen Benutzer verschieben Zugangsdaten des Benutzers versenden Virtuellen Benutzer anlegen Dokumentenverwaltung PDF-Konfiguration Briefpapier Dokumentenordner Dokumentenvorlagen Kommunikationsgruppen Mitgliederportal Veranstaltungsmanager Verbandsmeldungen BLSV Individuelle Datenfelder Standardlisten Neue Reiter anlegen Maskenerweiterungen Unsere Spezialmodule Systemparameter Passwort ändern Mobiler Zugang Veranstaltungsmanager Grundeinstellungen Grunddaten

9 Kategorien Kostenarten Ressourcen Veranstaltungen erstellen Grunddaten der Veranstaltung Karten Verantwortlicher Einladungsverwaltung Ressourcen Kosten Bestellungen Anwesenheitsliste Einlass Belegungsplan Statistik Spezialmodule Eventlogger PDF-Anmeldeformular Übersicht Grundeinstellungen Standardfelder Individuelle Felder PDF Eingabefelder PDF Zusatzadressen PDF autom. Feldwerte Anmeldeformular kopieren

10 Anmeldungen / Kontakte importieren Mitgliederportal Grundkonfiguration des Mitgliederportals Anlage und Versand der Logindaten Dokumentfreigaben für das Mitgliederportal Der Loginbereich Newsletterformular Altersstatistik Objektverwaltung Anlegen neuer Objekttypen Zuordnung von Objekten Platzhalter Platzhalter für Kommunikationsaktionen Platzhalter für Serienmails/-pdfs Platzhalter für Einzelmails/Docx-Dokumente(Schnellzugriffsbutton Stern) Platzhalter für die Dokumentenkonfiguration Beitragsbestätigung(Modul Finanzen) Gutschrift(Modul Finanzen) Lastschrift Übersicht(Modul Finanzen) Mahnungen(Modul Finanzen) Offene Postenliste(Modul Finanzen) Rechnungen(Modul Finanzen) Spendenbescheinigung(Modul Beiträge/Spenden) Teilnehmerliste(Modul Veranstaltungsmanager) Platzhalter für Etiketten/Karten Etiketten

11 Karten (nur in Verbindung mit dem Veranstaltungsmanager!) Platzhalter für Briefpapiere Platzhalter für die Rechnungsgrunddaten Mahnungen Verwendungszweck für Abbuchungen Platzhalter für die Zahlungsbedingungen

12 1. SEWOBE GroupSOFTWARE Als einer der Pioniere für Online-Verwaltungssoftware entwickelt die SEWOBE bereits seit 2001 Online-Softwarelösungen für die Verwaltung von Gruppen / Vereinen / Organisationen / Parteien und Unternehmen. Der größte Vorteil der GroupSOFTWARE besteht darin, dass Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen stressfrei jederzeit via Internetbrowser auf Ihre Kontakte, Daten, Dokumente und Kommunikationsaktionen zurückgreifen können. Daher unser Motto: miteinander.online.arbeiten Das Kernmodul aller GroupSOFTWARE-Lösungen ist die seit 2001 entwickelte und hochflexible Online-Adressverwaltung. Ihre Daten werden in einem der weltweit größten und modernsten Rechenzentren gehostet, welches ausschließlich mit grünem Strom betrieben wird. 1.1 Systemvoraussetzungen Da die Rechenleistung auf SEWOBE-Server ausgelagert ist, sind die Anforderungen an Ihren PC gering: Betriebssystem: Betriebssysteme mit grafischer Oberfläche und PHP-fähigen Internetbrowsern (z.b. Windows / MacOS / Linux mit KDE bzw. Gnome) Software: Das Installieren von Zusatzsoftware ist, bis auf den Adobe Reader für die Darstellung von PDF- Dokumenten, nicht notwendig Internetbrowser: Unterstützt werden alle gängigen Internetbrowser. Die Darstellung wurde auf die am häufigsten verwendeten Browser abgestimmt (Internet Explorer ab Version 6, Google Chrome, Firefox, Safari). Im Zuge des im 4. Quartal 2013 erfolgten Updates, bei dem unter anderem das Design erneuert wurde, gab es bei manchen Kunden teilweise Darstellungsprobleme. Diese ließen aber in der Regel durch das Löschen des Browsercaches ohne viel Aufwand lösen. Sollte ein ähnliches Problem bei Ihnen auftreten, versuchen Sie bitte zunächst, ebenfalls den Cache zu löschen. Sollte das Problem danach noch bestehen, steht Ihnen das SEWOBE-Supportteam jederzeit zur Verfügung Bildschirmauflösung: Um bei einer Browserdarstellung von 100% optimal arbeiten zu können, empfehlen wir eine Auflösung mit min. 960 Pixel Höhe. 12

13 1.1.5 Internetanbindung: Für flüssiges Arbeiten ist dank ressourcenschonender Software-Architektur bereits eine Internetverbindung ab UMTS / DSL 1000-Niveau ausreichend Smartphone-Zugang Der Smartphone-Zugang ist über eine https-schnittstelle zu erreichen. Zugriff auf den mobilen Zugang über https://serverxx.der-moderne-verein.de/mobile 1.2 Datenschutz + Datensicherheit Sämtliche Passwörter werden verschlüsselt in der Datenbank abgespeichert. Die Login-Passwörter für Kunden- bzw. Mitgliederportal werden ebenfalls verschlüsselt abgespeichert, bei Anforderung eines neuen Passwortes wird ein zufallsgeneriertes Passwort an die in der Datenbank hinterlegte adresse versendet. Ein direkter Zugriff auf die Datenbank ist dahingehend abgesichert, dass ausschließlich über das Netzwerk unserer Hauptverwaltung in Augsburg zugegriffen werden kann. Der Zugriff auf Ihre webbasierende Verwaltungssoftware GroupMANAGER findet ausschließlich per SSL-Verbindung statt. Massenangriffe(Brute-Force) auf Verwaltungssoftwarezugänge werden durch eine automatische Sperrung des Account nach 6 Fehlversuchen verhindert. 1.3 Speicherort der Daten Die Daten werden in einem der sichersten und modernsten Hochleistungs-Rechenzentren in der Bundesrepublik Deutschland(Karlsruhe) gehostet. Es wird jede Nacht eine komplette Datensicherung der Datenbanken sowie der Dateiarchive erstellt. Die erstellten Sicherungen werden auf einen externen Backup-Server übertragen. Darüber hinaus hat der Schutz personenbezogener Daten bei uns oberste Priorität. Selbstverständlich halten wir die relevanten Datenschutzgesetze ein. Hierzu werden wir in fachlichen Fragen von unserem externen Datenschutzbeauftragten vom IfD Institut für Datenschutz betreut. (www.infdat.de) 1.4 Backuperstellung Ein manuelles Backup kann über den Auswertungsassistenten erfolgen. Die Ergebnismenge kann per CSV- oder XML-Format exportiert werden. Zudem können alle erstellten Rechnungen in einer Sammel-PDF aufbereitet und als komplette Datei heruntergeladen werden. 13

14 Zusätzlich können Sie jederzeit gegen Kostenübernahme eine Datensicherungs-DVD anfordern. Dabei wird ein MySQL Dump und ein TAR Archiv des Dokumentenarchivs erstellt. 1.5 Zugriff auf Ihre Daten Nur geschulte Mitarbeiter sind befugt sich in Ihren Zugang einloggen, um Einrichtung, Datenimport sowie andere Supportfälle auf Wunsch zu bearbeiten. Der direkte Zugriff auf die Datenbank ist nur unseren Geschäftsführern möglich 2 Adressverwaltung Das Herzstück der GROUP-Software sind Ihre Kontakte und die dazugehörigen Adressen und Informationen, sowie die zu den Kontakten hinterlegten Dokumente. Die Adressverwaltung der GROUP-Software hat einige Besonderheiten. So lassen sich Privat-, Firmen- sowie Familienkontakte anlegen. Zu jedem Kontakt können beliebig viele weitere Adressen angelegt werden. Selbstverständlich lassen sich auch Adressdatenbestände per CSV-Format importieren. Sofern Sie hierfür Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie das SEWOBE-Supportteam. Alle Kontakte sind einer Hauptkategorie zugeordnet. Wenn ein Kontakt eine Firma mit vielen Ansprechpartnern ist, gilt die gewählte Hauptkategorie automatisch auch für alle Ansprechpartner. Sofern Sie einzelne Ansprechpartner gruppieren möchten, empfiehlt sich die Anlage von Adresslisten. Adresslisten beziehen sich immer nur auf einzelne Personen oder einzelne Ansprechpartner. Über Hauptkategorien lassen sich Ihre Kontakte segmentieren. Jedem Kontakt kann genau eine Hauptkategorie und innerhalb dieser Hauptkategorie beliebig viele Unterkategorien zugewiesen werden. Weitere Hinweise dazu finden Sie auf den folgenden Seiten und im Kapitel Einstellungen. 14

15 2.1 Kontakte suchen Nummer Feldbeschreibung 1 - Stichworte Geben Sie hier optional den Vornamen, den Nachnamen, die komplette Postleitzahl, die Mitgliedsnummer oder Teile davon ein, um einen bestimmten Kontakt zu suchen. (bei der Suche anhand der Telefonnummer des Kontakts beachten Sie bitte, dass diese nur nach Zahlen möglich ist, die Telefonnummer darf also keine Leerzeichen, Bindestriche oder Ähnliches enthalten!) 2 - Filter a) Kategorien: Um mehrere Kontakte mit ähnlichen "Kontakteigenschaften" (z.b. Mitglied, Sponsor,...) gleichzeitig auswählen zu können, nutzen Sie den Filter Kategorien. Die Kategorien können unter Einstellungen - Kontakte Haupt-/Unterkategorien definiert werden. Wenn Sie eine Hauptkategorie gewählt haben, öffnet sich automatisch das Feld Unterkategorie. Pro Mitglied kann genau eine Hauptkategorie und innerhalb dieser Hauptkategorie können beliebig viele Unterkategorien zugewiesen werden. b) Adresslisten Wählen Sie den Punkt Adresslisten, so können Sie in dem 15

16 Dropdown-Menü, welches nach der Auswahl sichtbar wird, eine Adressliste anzeigen lassen. c) Abteilungen(optional, sofern definiert) Zeigt Ihnen alle Mitglieder an, welche sich in der gewählten Abteilung befinden. Das Dropdown-Menü mit den verfügbaren Abteilungen wird sichtbar, nachdem Sie Abteilungen ausgewählt haben. Abteilungen lassen sich unter Einstellungen Vereinsabteilungen konfigurieren und zuweisen. d) Auswertungen Hier haben Sie die Möglichkeit, sich Ihre Auswertungen anzeigen zu lassen. Auswertungen können unter Extras Auswertungsassistent angelegt werden. 3 - Suchen Ein Klick auf diesen Button startet die gewünschte Suche. 4 Schnellstartmenü Über das Sternsymbol öffnen Sie das Schnellstartmenü für den gewählten Kontakt / Ansprechpartner. Das Schnellstartmenü bietet folgende Möglichkeiten: - Kontakt öffnen: Öffnet den gewählten Kontakt. - Notizen bearbeiten: Springt automatisch in den Reiter Notizen beim gewählten Kontakt. - Kommunikation starten: Startet den Dokumentenassistent für den gewählten Ansprechpartner. - Ausweise drucken: Mitgliederausweise anhand einer Vorlage erstellen und drucken - Dokumente hochladen: Springt automatisch in den Reiter Dokumente beim gewählten Kontakt. - Barcode erstellen: Erstellt einen Barcode, welcher zu einem späteren Zeitpunkt von einem Dokumentenscanner erkannt wird und via FTP-Uploader dem gewählten Kontakt zugeordnet wird. Bitte sprechen Sie uns an! 16

17 - Beiträge zuordnen: Springt automatisch in den Menüpunkt Beiträge. Hier können dem Mitglied Beiträge zugeordnet werden. - Individual Rechnung: Springt automatisch in den Menüpunkt Neue Rechnung anlegen um für den gewählten Kontakt eine Einzelrechnung zu erstellen. - Gutschrift erstellen: Springt automatisch in den Menüpunkt Neue Gutschrift anlegen - Offene Posten: Springt automatisch in die Übersicht der offenen Posten des gewählten Kontaktes Beachten Sie: Welche Aktionen im Schnellstartmenü für den jeweiligen Kontakt ausgewählt werden können ist abhängig vom Status des Mitglieds. 5 Privatkontakt Zeigt alle relevanten Adress- und Kontaktdaten eines Privatkontaktes (v.l.n.r.) 1. Zeile: Mitgliedsnummer Nachname, Vorname Anschrift Homepage 2. Zeile: Telefonnummer Faxnummer Handynummer 6 Firmenkontakt Zeigt alle relevanten Adress- und Kontaktdaten eines Firmen- oder Familienkontaktes (v.l.n.r.) 1. Zeile: Mitgliedsnummer Firmen/Familienname Anschrift Homepage ab der 2. Zeile: Anrede, Nachname, Vorname des Ansprechpartners Telefonnummer Faxnummer Handynummer 7 SMS Button (optional) Öffnet ein Popup um eine Einzel-SMS an den gewählten Ansprechpartner zu schicken. 8 Daten exportieren Exportiert das Suchergebnis im CSV Format für Excel (Bei Auswertungen ist auch ein Export im XML-Format möglich). Aus Sicherheitsgründen werden in einem Export via Kategorien, Adresslisten oder Abteilungen nur die Adressdaten, jedoch keine Kontodaten ausgegeben. 17

18 2.2 Kontakt öffnen und bearbeiten Privatadressen Die Daten sämtlicher Kontakte, die Sie im System angelegt haben, können jederzeit einfach geändert werden. Nachdem Sie den gewünschten Kontakt gesucht und in der Auswahlliste gefunden haben, können Sie entweder auf den unterstrichenen Kontaktnamen oder im Schnellstartmenü auf Kontakt öffnen klicken. Es öffnet sich ein neues Fenster. Sie befinden sich im Menüpunkt Adressen Grunddaten Nummer Feldbeschreibung 1 Adressdaten Hier befinden sich die Adressdaten des gewählten Privatkontaktes. 2 Kontaktdaten In diesem Bereich befinden sich die Kontaktdaten. In der Suchmaske werden Telefon 1, Mobil, Telefax, und Webseite ausgegeben. 18

19 3 Pflichtfeldprüfung Ist dieser Haken gesetzt, werden die Pflichtfelder für die Neuanlage / das Speichern eines Kontaktes auf ein Minimum reduziert. Nun sind nur noch Anrede, Nachname und Land Pflichtfelder. 4 Familienstand + Geburtsdatum + Kontaktfoto 5 Haupt- und Unterkategorien Hier können Sie den Familienstand und das Geburtsdatum eines Kontaktes hinterlegen, sowie ein Foto hochladen. Klicken Sie hierzu auf den Datei auswählen Button, wählen Sie ein Foto von Ihrer Festplatte aus und klicken Sie anschließend auf Kontakt speichern, um das Foto hochzuladen. Diese Bilder können Sie im Anschluss auf Etiketten andrucken, um z.b. Mitgliedsausweise anzufertigen. Wählen Sie hier die Hauptkategorie in der sich der Kontakt befinden soll. Haben Sie eine Hauptkategorie gewählt, können Sie nach dem Speichern beliebig viele Unterkategorien zuweisen. Dazu wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die gewünschte Unterkategorie aus und klicken auf das grüne Plus-Zeichen. Mit einem Klick auf ein rotes X entfernen Sie den Kontakt aus einer Unterkategorie. Bei Änderung der Hauptkategorie eines Mitglieds, muss die Änderung erst gespeichert werden, bevor eine Zuweisung der Unterkategorien der neu gewählten Hauptkategorie möglich ist. 6 Kommentar und Briefanrede Sie können in den meisten Dokumenten, s oder Briefen den Platzhalter [ANREDE] verwenden. Dieser würde in diesem Fall automatisch durch Sehr geehrter Herr Dr. Baumgartner, ersetzt werden. Des Weiteren gibt es den Platzhalter [ANREDEDU], welcher durch Hallo Tobias, ersetzt wird. Wünschen Sie eine individuelle Briefanrede, dann befüllen Sie dieses Feld die automatisch generierte Anrede wird somit übersteuert. (z.b. Hi Tobi, ). Bitte vergessen Sie nicht das Komma am Ende! 7 Buttons Kontakt speichern: Übernimmt alle Änderungen, die Sie am Kontakt vorgenommen haben. Kontakt löschen: Löscht den geöffneten Kontakt. Historie anzeigen: Zeigt die letzten Änderungen mit Datum und Uhrzeit an, die von allen Benutzern am Kontakt vorgenommen wurden. Hilfe: Öffnet die Hilfeseite 8 Reiter Zusätzliche Reiter zum Hinzufügen von Adresslisten, Adressverknüpfungen, Umwandeln eines Privatkontakts in einen Firmenkontakt oder individuelle Reiter 9 Alternative Adresse Wenn ein Kontakt über mehrere Anschriften verfügt, z.b. privat und geschäftlich, so können Sie über diesen Button eine alternative Adresse anlegen. Beide Adressen sind dann unter der gleichen Mitgliedsnummer geführt und können einzelnen Hauptkategorien und Adresslisten zugewiesen werden. Nach beiden Adressen kann gesucht werden. Nach einem Klick auf den Button Alternative Adresse anlegen öffnet sich ein neues Fenster. Nachdem die alternative Adresse gespeichert ist, befindet sich an dieser Stelle ein 19

20 Dropdown-Menü mithilfe dessen Sie zwischen den Adressen hin- und herwechseln können. 10 Menüpunkte Über die Menüpunkte in der blauen Leiste können Sie diverse andere Bereiche eines Kontaktes bearbeiten. - Adressen: Öffnet die aktuell sichtbare Maske mit den Stammdaten. - Finanzdaten: Kontodaten / Mitgliedsdaten / Abteilungen / Beiträge / Einzelrechnungen / Spenden / Rechnungsarchiv / Offene Posten - Loginbereich: Logindaten für das Mitgliederportal verwalten / Gruppen für Dokumente im Mitgliederportal zuweisen / Zugang sperren / entsperren - Webprofil: Ändern Sie die Einstellungen für das Webprofil. - Objektverwaltung: Öffnet die Objektverwaltung für den gewählten Kontakt) - Dokumente: Laden Sie manuell Dokumente für den gewählten Kontakt hoch oder sehen Sie die bereits hinterlegten Dokumente ein. - Befragungen: Zeigt Ihnen Befragungen, an denen der Kontakt teilnehmen soll oder teilgenommen hat - Notizen: Hinterlegen Sie Gesprächsnotizen / Wiedervorlagen für den gewählten Kontakt - Historie: Zeigt die letzten Änderungen mit Datum und Uhrzeit an, die von allen Benutzern am Kontakt vorgenommen wurden. 11 Offene Posten Wenn ein Kontakt unbezahlte Rechnungen hat, erscheint im oberen rechten Eck ein rotes Feld, das Ihnen die Anzahl der offenen Rechnungen sowie den gesamt offenen Betrag anzeigt. Ein Klick auf den Betrag öffnet automatisch die Maske mit der Übersicht über die unbezahlten Rechnungen dieses Mitglieds. 12 Kontaktseite einrichten Über das Menü Kontaktseite einrichten besteht die Möglichkeit, die Kontaktseite zu personalisieren und zusätzliche, frei positionierbare Widgets hinzuzufügen. Folgende Widgets stehen zur Verfügung: 20

21 - Abteilungen: Anzeige aller zugeordneten Abteilungen - Google-Suche: Anzeige der Adresse bei GoogleMaps - Notiz-Wiedervorlage: Anzeige aller hinterlegten Notizen - Offene Rechnungen: Anzeige aller offenen Rechnungen - Spezielle Adressausgabe: Erfassung von speziellen Adressformaten - Telefonbuch.de: Suche des Kontaktes bei inklusive Rückwärtssuche 21

22 Adresslisten Nummer 1 Verfügbare Adresslisten 2 Zugeteilte Adresslisten Feldbeschreibung Auf der linken Seite haben Sie eine Übersicht aller unter Einstellungen Kontakte Adresslisten erstellten Adresslisten, die einem Kontakt zugewiesen werden können. Auf der rechten Seite sehen Sie, welche Adresslisten dem gewählten Kontakt bereits zugewiesen sind. 3 - Buttons Wählen Sie eine Adressliste aus. Mit den Buttons können diese entweder zugewiesen oder wieder entfernt werden. Adresslisten haben den Vorteil, dass diesen Kontakte aus unterschiedlichen Kategorien zugeordnet werden können. Sie bieten somit die Möglichkeit, ganz individuelle Verteilerkreise 22

23 zu erstellen. Bei Firmen- und Familienkontakten können Adresslisten den einzelnen Ansprechpartnern separat zugewiesen werden Verknüpfungen Nummer 1 Neue Adressverknüpfung 2 Verknüpfter Kontakt Feldbeschreibung Legen Sie eine neue Verknüpfung an (s.u.) Name des verknüpften Kontaktes. Durch einen Klick auf den verknüpften Kontakt können Sie diese Adressverknüpfung bearbeiten (siehe 5) 3 Beziehung Rolle des geöffneten Kontaktes. In diesem Beispiel: Tobias Baumgartner ist ein Mitarbeiter von Sonja Kehler (Arbeitgeberin). 4 Verknüpften Kontakt öffnen 5 Adressverknüpfung bearbeiten Öffnet den verknüpften Kontakt in einem neuen Fenster ohne das aktuelle Fenster zu schließen. Bearbeitet die gewählte Adressverknüpfung (siehe 2). - Blauer Mann: Öffnet den verknüpften Kontakt - Rotes X: Löst die Verknüpfung auf, um eine andere Person zu verknüpfen 23

24 - Lupe: Öffnet die Suchmaske um einen neuen Kontakt zu verknüpfen - Dropdown-Menü: gibt die Art der Verknüpfung an - Relation speichern: Speichert die Adressverknüpfung nach Veränderung - Relation löschen: Löscht die gewählte Adressverknüpfung Einige Adressrelationen sind vordefiniert, Sie können aber beliebig viele Adressverknüpfungen unter Einstellungen Kontakte Adressrelationen anlegen. Um eine neue Verknüpfung anzulegen klicken Sie zuerst auf Neue Adressverknüpfung (1). Es erscheint im unteren Bildschirmbereich folgende Maske: Hier wählen Sie durch einen Klick auf die Lupe zuerst den zu verknüpfenden Kontakt in dem sich öffnenden Fenster durch einen Klick auf den Haken. Nachdem Sie auf den Haken neben dem gewählten Kontakt geklickt haben, schließt sich das Fenster automatisch und Ihnen wird der Kontakt angezeigt: Wählen Sie nun eine Relation aus dem Dropdown-Menü aus, z.b. Arbeitgeber -> Mitarbeiter 24

25 Als letztes klicken Sie auf Relation speichern. Die Adressverknüpfung wurde nun erfolgreich angelegt Kontakteigenschaften In diesem Reiter sehen Sie, wann ein Kontakt erstellt bzw. das letzte Mal aktualisiert wurde. Zudem können Sie hier einen Privatkontakt in einen Firmenkontakt und einen Firmenkontakt in einen Privatkontakt umwandeln. Bei letzterem gehen alle Ansprechpartner bis auf denjenigen, den Sie beim Umwandeln auswählen, verloren. Bei Kunden, die Adressrechte hinzugebucht haben, lässt sich an dieser Stelle auch das Adressrecht des geöffneten Kontakts ändern (1) (siehe Adressrechte / Hierarchieverwaltung) 25

26 2.2.2 Firmen- und Familienadressen Firmen- und Familienkontakte unterscheiden sich in Ihrem Aufbau von Privatkontakten. Eine Privatperson ist genau eine Person mit einer Briefanschrift. Bei einer Firmen- und Familienadresse können sich hinter einer Adresse mehrere Kontakte mit individuellen Kontaktdaten (Geburtstag, Telefon, , etc ) verbergen. 26

27 Grunddaten Nummer Feldbeschreibung 1 Firmendaten Im Vergleich zu einem Privatkontakt werden hier nur die Adressdaten einer Firma gezeigt, sowie ein Kommentarfeld und die Firmenhomepage. Die Personendaten befinden sich im Reiter Ansprechpartner (3). Die restlichen Felder + Reiter entsprechen den Privatadressen 2 Ansprechpartner Übersicht über alle verfügbaren Ansprechpartner. Klicken Sie auf einen der Ansprechpartner um direkt in die Bearbeitungsmaske des angeklickten Ansprechpartners zu gelangen. Mit einem Klick auf den Button Neuer Ansprechpartner können Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen. Durch einen Klick auf den gelben Stern gelangen Sie zum Schnellauswahlmenü. Dort besteht die Möglichkeit, mit dem jeweiligen Ansprechpartner Kontakt aufzunehmen( Kommunikation starten ) oder Mitgliedsausweise zu drucken ( Ausweise drucken ) 3 Reiter Ansprechpartner In diesem Reiter haben Sie einer Übersicht über alle Ansprechpartner und deren Kontaktdaten. 27

28 4 Kontaktseite einrichten Über das Menü Kontaktseite einrichten, bietet sich die Möglichkeit, die Kontaktseite zu personalisieren. Siehe dazu auch den Punkt Grunddaten im Abschnitt Privatadressen Ansprechpartner Nummer 1 Ansprechpartner Feldbeschreibung Liste aller verfügbaren Ansprechpartner bzw. Familienmitglieder mit Anrede, Vorname, Nachname, Telefonnummer, Faxnummer, Handynummer und adresse. 2 Kontaktdaten Hier finden Sie die Kontaktdaten für jeden einzelnen Ansprechpartner. Um einen Ansprechpartner zu bearbeiten, klicken Sie auf dessen Namen und ändern Sie in dieser Maske seine Kontaktdaten. Für eine nähere Beschreibung sehen Sie unter nach (Privatkontakte). 3 Buttons Speichern: Übernehmen Sie die von Ihnen vorgenommenen Änderungen Löschen: Löschen Sie den gewählten Ansprechpartner. 28

29 4 Ansprechpartner anlegen Mit einem Klick auf die Schaltfläche Neuen Ansprechpartner anlegen können Sie einen neuen Ansprechpartner zu dem Firmen- bzw. Familienkontakt hinzufügen. Näheres s.u. 5 - Reiter Die Reiter Adresslisten und Verknüpfungen entsprechen den Reitern bei einem Privatkontakt ( und ). Adresslisten und Verknüpfungen sind bei einem Firmen- oder Familienkontakt auf die einzelnen Ansprechpartner bezogen! Eine Besonderheit bei Firmen- und Familienadressen ist, dass Sie einen zentralen Ansprechpartner anlegen können, der weder Herr noch Frau ist und keinen Nachnamen benötigt. Dieser wird in Briefen mit Sehr geehrte Damen und Herren, angesprochen und dient häufig als allgemeine Kontaktperson in Firmen mit mehreren Mitarbeitern. Um einen neuen Ansprechpartner anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiteren Ansprechpartner anlegen (5). Es erscheint folgende Maske: Der Unterschied zu Privatadressen ist, dass Sie in dieser Maske nur die Kontaktdaten erfassen, jedoch keine Adressdaten. Auch hier gilt, dass Anrede + Nachname Pflichtfelder sind. Ausgenommen ist ein Ansprechpartner mit der Anrede Zentrale. Dieser benötigt keinen Nachnamen Finanzdaten Unter dem Menüpunkt Finanzdaten befinden sich alle Funktionen, die mit Mitgliedsdaten, Beiträgen, Abteilungen, Rechnungsstellung und Spenden zu tun haben Mitgliedsdaten Wenn für einen Kontakt noch keine Mitgliedsnummer / Kundennummer vergeben wurde, haben Sie unter dem Menüpunkt Finanzdaten nur das Untermenü Mitgliedsdaten. 29

30 Erst nach einem Klick auf den Button Mitgliedsdaten anlegen wird dem Kontakt eine neue Nummer vergeben. Hierbei wird automatisch die höchste bisher vergebene Nummer gesucht und die nächsthöhere Nummer vergeben. Nachdem Sie die Mitgliedsdaten angelegt haben, haben Sie Zugriff auf die anderen Untermenüs. Zuerst beschäftigen wir uns jedoch mit den Mitgliedsdaten. Hier werden Eintrittsund Austrittsdaten, Kontodaten sowie Abteilungen hinterlegt. 30

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32 Nummer 1 Allgemeine Daten 2 Bankverbindung Feldbeschreibung Hier erfassen Sie das Eintritts- Kündigungs- und Austrittsdatum, sowie eine individuelle Nummer (falls vorhanden) und das individuelle Zahlungsziel für Beitragsrechnungen (bei Nicht-Lastschrift-Zahlern), welches das globale Zahlungsziel unter Einstellungen Grunddaten überschreibt. Die individuellen Nummern können später durch unser Supportteam übernommen und umgebucht werden. Die individuellen Nummern müssen dazu eindeutig sein! Der Mitgliedsstatus ist wichtig für die Alters- und Abteilungs-Statistik, in welcher nur aktive Mitglieder berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie: Sofern Sie die Kündigungsautomatik verwenden, darf der Status eines Mitglieds nicht auf gekündigt geändert werden, da dies von der Software automatisch vorgenommen wird. In dieser Maske erfassen Sie die Kontonummer bzw. IBAN, die Bankleitzahl bzw. BIC, das Kreditinstitut und den Kontoinhaber. Das Feld Abbuchungserlaubnis hat keine Funktion, sondern dient nur Ihrer eigenen Sicherheit und Kontrolle. Für die spätere Erzeugung einer DTA- Datei muss die Kontonummer, die BLZ und der Kontoinhaber befüllt sein. 32

33 IBAN und BIC wurden im Hinblick auf das bald zum Standard werdende SEPA-Lastschriftverfahren hinzugefügt. Ein Klick auf die Lupe neben dem BLZ-Feld öffnet die integrierte BLZ-Datenbank. Geben Sie einen Banknamen ein und finden Sie anhand des Banknamens die passende BLZ. 3 SEPA Lastschrift-Mandat In diesem Abschnitt kann für den jeweiligen Kontakt ein SEPA-Mandat angelegt und verwaltet werden. Weitere Information zur SEPA Umstellung finden sich im Kapitel Finanzen 4 Abteilungen Auf der linken Seite haben Sie eine Übersicht der verfügbaren Abteilungen. Mit einem Klick auf die Pfeile in der Mitte können Sie dem Mitglied Abteilungen zuweisen oder diese entfernen. 5 - Buttons Mitgliedsdaten speichern: Übernimmt alle vorgenommenen Veränderungen Mitgliedsdaten löschen: Sofern noch keine Rechnung für das Mitglied geschrieben wurde, können Sie mit diesem Button die Mitgliedsdaten inkl. der Mitgliedsnummer löschen. Achtung: Alle Daten aus dem Menü Finanzdaten gehen hierbei verloren! Beiträge siehe Kapitel Finanzen Einzelrechnungen Neben Beitragsrechnungen können allen Kontakten im System auch Einzelrechnungen gestellt werden. Unter Finanzdaten Einzelrechnung Neue Rechnung anlegen 33

34 können Sie eine neue Rechnung für den geöffneten Kontakt anlegen. Klicken Sie hierzu in dem Fenster, das sich öffnet auf Neue Rechnung oder bearbeiten Sie eine bestehende Rechnung aus der Liste. Zuerst öffnen sich die Grunddaten der neuen Rechnung. Diese Maske öffnet sich auch automatisch, wenn Sie im Schnellstartmenü der Kontaktsuche auf Individual Rechnung klicken. In dieser Maske werden zuerst die Grunddaten der neuen Rechnung erfasst. 34

35 Nummer 1 Geschäftsbereich Feldbeschreibung Der Geschäftsbereich steuert das verwendete Bankkonto, das Briefpapier, das Anschreiben für -Rechnungen, den Verwendungszweck für Lastschriften sowie die verfügbaren Standardpositionen und ggf. individuelle Mahnstufen. Geschäftsbereiche konfigurieren Sie unter Einstellungen Finanzen Rechnungsgrunddaten. 2 Datum Das Datum an dem Sie diese Rechnung erstellt haben. Wichtig: Dieses Datum entspricht nicht dem Rechnungsdatum! Das Rechnungsdatum ist jeweils das aktuelle Tagesdatum zum Zeitpunkt der Abrechnung. 3 Bezeichnung Interne Bezeichnung. Die Bezeichnung wird auf den Rechnungen nicht angedruckt und dient nur der besseren Übersicht über bereits geschriebene Rechnungen. 4 Anschrift Wählen Sie zuerst unter Anschrift Rechnungen die gewünschte Anschrift, falls der Kontakt über alternative Adressen verfügt. Bei Firmenund Familienkontakten können Sie danach unter Ansprechpartner den entsprechenden Ansprechpartner wählen, der die Rechnung erhält. Bei Privatadressen ist der Ansprechpartner immer Zentrale. 5 Zahlungsmodalitäten 6 Kontodaten bei Lastschrift Hier können Sie ein Zahlungsziel definieren, die Zahlungsart (z.b. Lastschrift (DTA) oder Überweisung, Bar, etc..) festlegen, wählen ob der gewählte Kontakt die Rechnung via Post oder erhält und in welcher Währung die Rechnung geschrieben wird. Bei der Zahlungsart Lastschrift (DTA) benötigen Sie die Kontodaten des Kontaktes. Diese werden, wenn vorhanden, automatisch aus den Mitgliedsdaten übernommen.. Im Zuge der SEPA-Umstellung wurden zusätzlich die Felder IBAN und BIC zu den Kontodaten hinzugefügt. 7 Kommentar Dieses Feld bietet Ihnen die Möglichkeit für Notizen und Anmerkungen zu dieser Rechnung. Das Feld hat keine weitere Funktion und keine Auswirkung auf die erstellte Rechnung. 8 - Buttons Speichern: Speichert die Änderungen an den Grunddaten einer bestehenden Rechnung oder legt eine neue Rechnung an. Löschen: Löscht die geöffnete Rechnung, falls diese noch nicht abgerechnet wurde. Nachdem Sie die Grunddaten erfolgreich gespeichert haben, erscheinen vier neue Reiter. Für uns ist als Nächstes der Reiter Positionen interessant. Im Reiter Positionen haben wir die Möglichkeit vorhandene Positionen zu bearbeiten, neue Positionen zu erstellen oder Standardpositionen einzufügen. In diesem Fall haben wir die Position Platzmiete 35

36 stundenweise eingefügt. Wenn Sie eine Position häufig benötigen ist es ratsam, diese unter Einstellungen Finanzen Rechnungsgrunddaten bei dem entsprechenden Geschäftsbereich zu hinterlegen. Nummer Feldbeschreibung 1 Buttons Neue Position: Mit diesem Button erstellen Sie eine neue leere Position. Positionen kopieren: Kopieren Sie die Positionen aus einer bestehenden Rechnung. 36

37 2 Übersicht Übersicht über alle Positionen in dieser Rechnung. Klicken Sie auf eine Positionsbeschreibung um die Position zu bearbeiten. 3 Positionsdaten - Menge: Gibt an, wie oft diese Position berechnet wird - Bezeichnung: Bezeichnung der Position auf der Rechnung - Einzelpreis: Der Einzelpreis der Position. Dieser wird am Ende mit der Menge multipliziert um den Gesamtpreis zu errechnen - MwSt: Ist diese Position mehrwertsteuerpflichtig? Geben Sie hier den für die Position gültigen Satz ein. - Positionsbeschreibung: Der Text der auf der Rechnung unter der Positionsbezeichnung erscheint. Hier können Sie die Platzhalter [AFAELLIG] Anfang des Fälligkeitszeitraumes und [FAELLIG] Ende des Fälligkeitszeitraumes verwenden. Eine halbjährliche Position mit Fälligkeit und der Positionsbeschreibung: Zeitraum: [AFAELLIG] [FAELLIG] wird auf der Rechnung wie folgt ausgegeben: Zeitraum: 01/ / Status: Hier stellen Sie den Abrechnungsstatus der Position ein. Offen: Die Position wird noch abgerechnet. Abgerechnet: Die Position wurde abgerechnet. Storniert: Die Position wurde storniert. - Zahlweise: Eine Position kann, wie ein Beitrag, einmalige, monatliche, vierteljährliche, halbjährliche oder jährliche Fälligkeiten haben. - Termin / Fälligkeit / Ende Termin: Tatsächlicher Abrechnungstermin. Ist dieser Termin erreicht oder überschritten, kann die Rechnung geschrieben werden. Fälligkeit: Beginn des Fälligkeitszeitraumes (monatlich = 1 Monat, vierteljährlich = 3 Monate etc.). Ende: Enddatum bei regelmäßig abzurechnenden Positionen. Nach jeder Abrechnung wird der Termin und die Fälligkeit automatisch um den Fälligkeitszeitraum weitergestellt. (monatlich = 1 Monat, vierteljährlich = 3 Monate etc.). Dies geschieht solange, bis das Ende-Datum erreicht ist. Danach wird die Position automatisch auf den Status abgerechnet gesetzt. - Nachlass: Nachlass auf die gewählte Position in Prozent. 37

38 - Nachlass Grund: Der Grund für den Nachlass, z.b. Rabatt. Der Nachlass in Prozent und der Nachlassgrund wird auf der Rechnung unterhalb der Position angedruckt. - Buchhaltungskonto Auswahl des für diese Rechnung passenden Buchhaltungskontos - Steuerschlüssel: Auswahl des Steuerschlüssels - Kostenstelle: Auswahl der Kostenstelle, zu der die entsprechende Rechnung gehört 4 Standardpositionen Eine Übersicht der vorhandenen Standardpositionen, die Sie unter Einstellungen Rechnungsgrunddaten beim entsprechenden Geschäftsbereich hinzugefügt haben. Die Standardpositionen sind in Kategorien unterteilt um bei einer größeren Anzahl von Positionen mehr Übersichtlichkeit zu gewähren. Über den Button Position einfügen fügen Sie die gewählte Standardposition ein. Diese können Sie dann bearbeiten und über den Button speichern (5) übernehmen. 5 Buttons - Speichern: Übernimmt die Änderungen an einer Position bzw. speichert eine neue Position. - Löschen: Löscht die gewählte Position. - Weitere Position einfügen: Übernimmt die aktuelle Position und öffnet die Maske für die Neuanlage einer individuellen Position Im Reiter Bestätigung können Sie eine Auftragsbestätigung bzw. Beitragsbestätigung drucken. Der Button Beitragsbestätigung öffnet die in der PDF-Konfiguration hinterlegte Beitragsbestätigung auf dem für diesen Geschäftsbereich hinterlegten Briefpapier im PDF- Format. Der Button Beitragsbestätigung (Blanko) öffnet die gleiche Beitragsbestätigung ohne das hinterlegte Briefpapier. 38

39 Im Reiter Rechnung können Sie die Rechnung erzeugen. Sie erhalten eine Übersicht aller Positionen (1), die zum heutigen Datum abgerechnet werden können. Hierbei wird der bei der jeweiligen Position hinterlegte Termin berücksichtigt. Durch einen Klick auf den Button Rechnung erstellen (2) erzeugen Sie die Rechnung. Bei Zahlart Lastschrift (DTA) wird der Betrag sofort als bezahlt markiert und die Lastschrift wird bei der Erzeugung der nächsten DTA-Datei berücksichtigt. Bei allen anderen Zahlweisen entsteht ein offener Posten für den Kontakt. Nach dem Erstellen der Rechnung öffnet sich automatisch ein Popup und die Rechnung öffnet sich im Blanko-Format. Falls Sie einen Popup-Blocker installiert haben, können Sie die Rechnung mit einem Klick auf den Button Rechnung öffnen betrachten. Die erzeugte Rechnung befindet sich nun in den Dokumenten des Kontaktes (standardmäßig unter Mitglied Rechnung). Im Rechnungsarchiv (Hauptfenster Finanzen Archive Rechnungsarchiv) können Sie die Rechnung mit und ohne Briefpapier betrachten. Der Reiter Zahlungseingänge liefert Ihnen einen Überblick über alle Zahlungseingänge zu dieser Rechnung. Da es sich hier um eine Lastschrift handelt, wird automatisch eine zweite Buchung Abbuchung erzeugt, sofern dies unter Einstellungen Finanzen Bankkonto konfiguriert ist. Sie können vorhandene Buchungen bearbeiten, indem Sie auf die Bezeichnung der Buchung klicken. Vorsicht: Nur für erfahrene Programmbenutzer! Nutzen Sie im Zweifelsfall besser die OP-Liste unter Finanzen Unbezahlte Rechnungen. 39

40 Gutschriften Über das Menü Finanzdaten Gutschriften Neue Gutschrift anlegen haben Sie die Möglichkeit, Gutschriften für bestehende Rechnungen zu erstellen oder Überweisungen an den gewählten Kontakt zu tätigen. Gutschriften eignen sich, z.b. um Trainerhonorare zu bezahlen, zu hoch gestellte Rechnungen zu korrigieren oder um Auslagen zu überweisen. Das Prozedere zur Erstellung einer Gutschrift funktioniert analog der Erstellung einer Einzelrechnung. 40

41 Nummer 1 Geschäftsbereich Feldbeschreibung Der Geschäftsbereich steuert, wie bei Rechnungen, das interne Verrechnungskonto sowie das zu verwendende Briefpapier. 2 Datum Das Erstellungsdatum der neuen Gutschrift. 3 Bezeichnung Interne Bezeichnung. Die Bezeichnung wird auf den Gutschriften nicht angedruckt und dient nur der besseren Übersicht über bereits geschriebene Gutschriften. 4 Anschrift Wählen Sie zuerst unter Anschrift Gutschrift die gewünschte Anschrift, falls der Kontakt über alternative Adressen verfügt. Bei Firmen- und Familienkontakten können Sie danach unter Ansprechpartner den entsprechenden Ansprechpartner wählen, der die Gutschrift erhält. Bei Privatadressen ist der Ansprechpartner immer Zentrale. 5 Verrechnung s-art - Auszahlung: Die angelegte Gutschrift wird dem Kontakt auf das unter (9) angegebene Bankkonto überwiesen. Zusätzlich können Sie wählen, ob ein evtl. bestehendes Guthaben des Kontaktes um den Betrag der Gutschrift gemindert werden soll oder nicht. - Mit bestehender Rechnung: Wählen Sie die Rechnung, mit der die Gutschrift verrechnet werden soll. Sie können nur Rechnungen wählen, für die offene Posten vorhanden sind. Bereits beglichene Rechnungen werden nicht angezeigt. 6 Zahlungsart 7 Kontodaten bei Überweisung 8 Zusatzinformationen Im Moment ist nur die Zahlungsart Überweisung und PayPal verfügbar. Wählen Sie hier aus, ob die Gutschrift postalisch oder via versendet wird, sowie die verwendete Währung. Die Zahlungsart ist nur bei der Verrechnungsart (7) Auszahlung von Bedeutung. Bei Verrechnungsart Auszahlung wird die Gutschrift bei der nächsten Erstellung einer Überweisungs-DTA-Datei berücksichtigt. Das Empfängerkonto wird aus den Mitgliedsdaten übernommen. Dieses Feld bietet Ihnen die Möglichkeit für Notizen und Anmerkungen zu dieser Gutschrift. Das Feld hat keine weitere Funktion und keine Auswirkung auf die erstellte Gutschrift. 41

42 9 Buttons Speichern: Speichert die Änderungen an den Grunddaten einer bestehenden Gutschrift oder legt eine neue Gutschrift an. Löschen: Löscht die geöffnete Gutschrift, falls diese noch nicht erstellt wurde. Nach dem Speichern erscheinen drei zusätzliche Reiter. Das Anlegen von neuen Gutschriftspositionen funktioniert analog zu Rechnungen. Nach dem Anlegen der gewünschten Positionen können Sie die Gutschrift im Reiter Gutschrift schreiben erstellen. Sie erhalten eine Übersicht aller Positionen (1), die zum heutigen Datum abgerechnet werden können. Hierbei wird der bei der jeweiligen Position hinterlegte Termin berücksichtigt. Durch einen Klick auf den Button Gutschrift erstellen (2) erzeugen Sie die Gutschrift. Bei Verrechnungsart Auszahlung wird der Betrag bei der Erzeugung der nächsten Überweisungs- DTA-Datei berücksichtigt. Nach dem Erstellen der Gutschrift öffnet sich automatisch ein Popup und die Gutschrift öffnet sich im Blanko-Format. Falls Sie einen Popup-Blocker installiert haben, können Sie die Gutschrift mit einem Klick auf den Button Gutschrift öffnen betrachten. Die erzeugte Gutschrift befindet sich nun in den Dokumenten des Kontaktes (standardmäßig unter Mitglied Rechnung). Im Gutschriftenarchiv (Hauptfenster Finanzen Archive Gutschriftenarchiv) können Sie die Gutschrift mit und ohne Briefpapier betrachten. 42

43 Übersichten In dem Menü finden Sie das Rechnungsarchiv, die Zahlungsübersicht, die offenen Rechnungen für den gewählten Kontakt sowie das Guthaben Rechnungsarchiv Nummer Feldbezeichnung 1 Von-Bis Filterkriterium. Zeigt alle Rechnungen mit Rechnungsdatum Von Bis an. Standardeinstellung ist der 1.1. bis zum des aktuellen Jahres. 2 Zahlart Zeigt alle Rechnungen mit einer bestimmten Zahlart an, z.b. nur Rechnungen mit Zahlart Überweisung oder Lastschrift (DTA). 3 Geschäftsbereich 4 Rechnungen zeigen 5 Übersicht aller Rechnungen Zeigt nur Rechnungen in einem bestimmten Geschäftsbereich an. Mit diesem Button lassen Sie sich alle Rechnungen anzeigen, die den vorher gewählten Filterkriterien (1-3) entsprechen. Listet das Suchergebnis der oben gewählten Suchkriterien auf. Hier werden alle Rechnungen im gewählten Bereich, mit der gewählten Zahlart aus dem gewählten Geschäftsbereich angezeigt. 43

44 6 Buttons - Öffnet die gewählte Rechnung ohne digitalem Briefpapier - Öffnet die gewählte Rechnung mit digitalem Briefpapier - Versendet die Rechnung erneut per - Erzeugt die Rechnung neu, falls sich die PDF-Konfiguration oder die Anschrift des Kontaktes geändert hat. Änderungen an den Positionen und Rechnungsbeträgen werden nicht berücksichtigt! - Storniert die Rechnung Zahlungsübersicht Die Zahlungsübersicht ist eine Übersicht über alle Kontaktbezogenen Buchungen, Rechnungen, Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge. Sie können manuell neue Buchungen anlegen und vorhandene Buchungen bearbeiten. Nummer 1 Neue Buchung anlegen 2 Buchungsübersicht Feldbeschreibung Klicken Sie den Button Neue Buchung anlegen an, um eine neue Buchung manuell anzulegen Eine Übersicht über alle vorhandenen Buchungen mit Soll- und Ist- Beträgen, Datum, Buchungsart und Bezeichnung, sowie der Möglichkeit über die Buttons auf der rechten Seite die entsprechenden Rechnungen 44

45 zu betrachten und erneut per Mail zu versenden, sowie diese neu zu erzeugen. (siehe Punkt 6) 3 Datum Datum der Buchung. Bitte geben Sie hier das genaue Datum des tatsächlichen Zahlungsflusses an. 4 Buchungs-Art Hier wählen Sie die Buchungsart, z.b. Überweisung, Abbuchung, Korrektur oder Rücklastschrift. 5 Bezeichnung Die Bezeichnung der Buchung. Buchungsbezeichnungen von automatisch generierten Buchungen werden automatisch erstellt. Für händisch angelegte Buchungen können Sie die Bezeichnung selber wählen. 6 Rechnung Wählen Sie hier die Rechnung anhand der Rechnungsnummer aus, zu welcher die Buchung zugehörig ist. 7 Soll-Beträge Die Soll-Beträge (erwartet) sind untergliedert in Nettobetrag, MwSt- Betrag, Mahngebühren und Rücklastschriftgebühren. 8 Ist-Beträge Die Ist-Beträge (erhalten) sind untergliedert in Nettobetrag, MwSt-Betrag, Mahngebühren und Rücklastschriftgebühren. 9 Buttons - Speichern: Legt die neue Buchung an oder übernimmt die Änderungen an bestehenden Buchungen - Löschen: Löscht die gewählte Buchung. 10 Guthabenwarnung Wenn der Kontakt ein Guthaben hat, so wird diese Warnung angezeigt, damit dieses bei den Buchungen beachtet wird. Beachten Sie: Buchungen die automatisch angelegt werden, können nicht mehr geändert werden. Anstatt der Buttons erhalten Sie lediglich folgende Meldung: "Diese Buchung ist geschützt und kann nicht bearbeitet werden!" Im hier gezeigten Beispiel legen wir manuell eine Rücklastschrift zu einer Abbuchung mit 4,00 Rücklastschriftgebühren zur Rechnung mit der Nummer an. Mit einem Klick auf Speichern wird diese Buchung übernommen und die Rücklastschrift hinterlegt. Die vorher als bezahlt markierte Rechnung wird nun wieder zu einem offenen Posten und die Rücklastschrift wird auf den Rechnungsbetrag addiert, wenn Sie unter Einstellungen Systemparameter den Parameter SHOW_OFFENE_RUECKLAST auf 1 gesetzt haben. 45

46 Offene Rechnungen Die Offene-Postenliste für den geöffneten Kontakt. Nummer 1 Anzeigen (Filter) 2 Übersicht der offenen Posten 3 Buttons Feldbeschreibung Lassen Sie sich entweder alle Rechnungen anzeigen oder nur Rechnungen ohne manuelles Mahnwesen (siehe Mahnungen). Eine Übersicht aller offenen Rechnungen mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsziel, Mahnstufe, Rechnungsbezeichnung und offenem Betrag. Die Checkbox dient der Selektion für die unter (4) beschriebenen Buttons. - Zahlungseingang vermerken (s.u.) - Rechnung erneut per versenden - Öffnet die gewählte Rechnung mit digitalem Briefpapier - Öffnet die gewählte Rechnung ohne digitalem Briefpapier - Rechnung stornieren (s.u.) 4 Aktionen - Auswahl umkehren: Invertiert die Auswahl der ausgewählten offenen Posten. - Aktion wählen: Erneut per DTA-abbuchen. Offene Posten, die nach der Bezeichnung (Kto. vorh.) vermerkt haben, lassen sich erneut per DTA abbuchen. - Aktion ausführen: Wenn Sie die Aktion Erneut per DTA abbuchen gewählt haben und auf den Button Aktion ausführen klicken, dann werden alle via Checkbox selektierten offenen Rechnungen erneut per DTA abgebucht und bei der Erstellung der nächsten DTA-Datei berücksichtigt. Die gewählten offenen Posten verschwinden nach dem Klick auf Aktion durchführen automatisch aus der Liste der offenen Rechnungen. Um einen Zahlungseingang zu vermerken, klicken Sie auf das -Symbol. 46

47 Es erscheint ein Popup, in welches Sie das Datum(1), die Höhe(3) und die Art des Zahlungseingangs(2) eintragen können. Mit einem Klick auf Zahlungseingang verbuchen(4) können Sie eine Teilzahlung oder die komplette Zahlung des offenen Postens vermerken. Wenn der offene Betrag durch die eingegangene Zahlung komplett beglichen ist, verschwindet die Rechnung aus der Liste der offenen Posten. Um eine Rechnung zu stornieren, verwenden Sie das -Symbol. Es erscheint ein Popup, in welches Sie das Storno-Datum(1) und den Storno-Grund (2) eintragen können. Durch einen Klick auf Rechnung stornieren (3) wird die gewählte Rechnung storniert und verschwindet aus der Liste der offenen Posten Guthaben Wurde für eine Rechnung bereits ein Zahlungseingang verbucht, so wird beim Storno dieser Rechnung der Betrag zunächst in das Guthabenkonto verbucht. Dieses ist ebenfalls in den Übersichten zu finden: 47

48 Ruft man den Menüpunkt Guthaben auf, erscheint folgende Maske: Die einzelnen Positionen die auf das Guthabenkonto gebucht wurden und die dazugehörigen Beträge werden übersichtlich dargestellt(1) Über einen Klick auf den Button(2) kann das Guthaben auf verschiedene Arten verbucht werden: Umbuchen auf anderes Mitglied Offene Rechnung begleichen Spende anlegen Der Betrag im Guthabenkonto kann einem anderen Mitglied zugeordnet werden. Wenn Sie diese Option wählen, kann im nächsten Schritt das Mitglied ausgewählt werden und ein festzulegender Betrag auf dessen Guthabenkonto gebucht werden. Der Betrag im Guthabenkonto kann verwendet werden um eine offene Rechnung zu begleichen. Wird diese Option gewählt, kann im nächsten Schritt ausgewählt werden, welche der offenen Rechnungen mit dem Guthaben beglichen werden soll. Dies funktioniert natürlich nur, wenn auch offene Rechnungen vorhanden sind. Der Betrag im Guthabenkonto kann als Spende verbucht werden. Wird diese Option gewählt, kann im nächsten Schritt der Spender(nur relevant bei Firmenkontakten oder Mehrfachadressen), das Datum, eine Bemerkung sowie der gewünschte Betrag ausgewählt werden. Anschließend kann die Spende angelegt werden. 48

49 2.2.4 Dokumentenverwaltung Für jeden Kontakt lassen sich beliebig viele Dokumente hochladen und betrachten. Erzeugte Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen werden automatisch bei den Dokumenten eines Kontaktes abgelegt. Nummer 1 Daten filtern + Sortierung 2 Neues Dokument hochladen 3 Vorhandene Dokumente Feldbeschreibung Hier geben Sie die Sortierung der Dokumente an. Durch einen Klick auf Daten filtern werden die Dokumente nach der gewünschten Sortierung sortiert. Es öffnet sich die Maske für den Upload eines neuen Dokuments Die vorhandenen Dokumente werden in einer übersichtlichen Baumstruktur dargestellt. Hauptkategorie Unterkategorie Dokumente Durch einen Klick auf eine Kategorie öffnet sich diese und die Unterkategorien bzw. Dokumente innerhalb dieser Kategorie werden sichtbar. Um ein Dokument zu öffnen, klicken Sie einfach darauf Die Kontext-Menüs: Durch einen Rechtsklick auf eine Kategorie oder ein Dokument haben Sie Zugriff auf weitere Funktionen. Kategorie: 49

50 Ein Rechtsklick auf eine Haupt- oder Unterkategorie öffnet die Maske zum Hochladen eines neuen Dokuments ( ) in der gewählten Kategorie. Dokument: Ein Rechtsklick auf ein Dokument bietet weitere Funktionen: Öffnet das gewählte Dokument Öffnet die Bearbeitungsmaske für hochgeladene Dokumente (siehe auch ) Löscht das gewählte Dokument Öffnet die Maske zur Verteilung des Dokuments an andere Programmbenutzer: 50

51 Auf der linken Seite haben Sie eine Übersicht über alle verfügbaren Programmbenutzer. Wählen Sie einen der Benutzer aus und klicken Sie auf den Pfeil, der nach rechts zeigt => um den Benutzer zum Empfängerkreis hinzuzufügen. Beim nächsten Login erscheint im Hauptfenster für die gewählten Benutzer am oberen Bildschirmrand eine Benachrichtigung, dass neue Dokumente vorhanden sind. Zeigt Ihnen die unterschiedlichen Versionen des Dokuments an. Durch einen Klick auf den unterstrichenen Dateinamen öffnen Sie die jeweilige Version. 51

52 Dokumente hochladen / bearbeiten Die Maske für das Hochladen eines neuen Dokuments bzw. das Bearbeiten eines Dokuments sehen gleich aus. Nummer 1 Haupt- und Unterkategorie Feldbeschreibung Bietet Ihnen die Möglichkeit die Haupt- und Unterkategorie des Dokuments festzulegen bzw. das Dokument in eine andere Kategorie zu verschieben. Dokumentkategorien können unter Einstellungen 52

53 Dokumentenverwaltung Dokumentenordner angelegt und bearbeitet werden. 2 Betreff Legen Sie den Betreff des Dokuments fest, der im Dokumentenbaum angezeigt wird. Der Betreff lässt sich im Nachhinein ändern. 3 Dateiupload Wählen Sie eine Datei von Ihrer Festplatte aus, um diese neu hochzuladen bzw. eine neue Version einer Datei hochzuladen. 4 Vorgangsnummer Die Vorgangsnummer können Sie manuell vergeben. Diese kann im Nachhinein geändert werden. 5 Kommentar Bietet die Möglichkeit einen Kommentar für das Dokument zu hinterlegen. 6 Rechteprüfung Legen Sie hier fest, ob das Dokument für jeden Benutzer des Programms sichtbar ist, oder ob nur gewisse Benutzergruppen Zugriff auf dieses Dokument haben. 7 Rechte Wenn Sie bei (6) Ja gewählt haben, können Sie hier mit dem Pfeil => bestimmten Benutzergruppen den Zugriff auf dieses Dokument gewähren.vorsicht: Sperren Sie sich nicht selber aus, indem Sie ein Dokument mit einer Rechteprüfung versehen, Ihre eigene Benutzergruppe aber nicht hinzufügen. 8 Informationen Zeigt an, wann dieses Dokument von welchem Benutzer hochgeladen bzw. das letzte mal aktualisiert wurde. 9 - Buttons Speichern: Übernehmen Sie die Änderungen an dem gewählten Dokument oder laden Sie ein neues Dokument hoch Notizen / Wiedervorlagen Der VereinsMANAGER bietet die Möglichkeit, für jeden Kontakt Notizen anzulegen und diese mit einer Wiedervorlage-Option zu versehen. Im Reiter Notizen können Sie vorhandene Notizen einsehen oder neue Notizen anlegen. 53

54 Nummer 1 Neue Notiz anlegen 2 vorhandene Notizen Feldbeschreibung Mit einem Klick auf Neue Notiz anlegen können Sie eine neue Notiz verfassen. Eine Übersicht der vorhandenen Notizen, mit Erstellungsdaten, Ersteller, Wiedervorlagetermin + Wiedervorlage-Empfänger sowie dem Betreff. Mit einem Klick auf den Betreff können Sie die gewählte Notiz bearbeiten. 3 Notiz löschen Mit einem Klick auf das rote X löschen Sie die gewählte Notiz 4 Notiz- Eigenschaften - Datum: Das Erstellungsdatum der Notiz - Betreff: Betreff der Notiz - Zugeordneter Ansprechpartner: Bei Firmen- und Familienadressen wählen Sie hier den Ansprechpartner, auf den sich die Notiz bezieht. 5 Notizinhalt Der Inhalt der Notiz. Hier können Sie in einem mehrzeiligen Memofeld beliebig viel Text unterbringen. 6 Wiedervorlage Möchten Sie die Notiz mit einer Wiedervorlage für einen anderen Programmbenutzer oder Sie selber versehen, so klicken Sie auf die Checkbox Wiedervorlage hinterlegen. Im Feld Datum und Zeit geben Sie den Termin an, zu dem die Wiedervorlage erscheinen soll. Unter Wiedervorlage für gibt es ein Dropdown-Menü, das alle Programmbenutzer beinhaltet. Ist der Wiedervorlage-Termin erreicht, wird der Benutzer beim nächsten Login automatisch zu seinen Wiedervorlagen weitergeleitet und am oberen Bildschirmrand im 54

55 Hauptfenster erscheint ein Button, der anzeigt, dass neue Wiedervorlagen vorhanden sind. 7 Buttons - Speichern: Übernimmt die Änderungen an der Notiz oder erzeugt eine neue Notiz / Wiedervorlage. - Löschen: Löscht die geöffnete Notiz Historie Die Historie ist eine Übersicht über die meisten kontaktbezogenen Aktionen, wie z.b. Adressänderungen, Rechnungserstellung, das Anlegen einer Notiz oder das Versenden eines Newsletters. Hier lässt sich nachvollziehen, ob ein Kontakt einen -Newsletter empfangen hat, wer wann welche Rechnung geschrieben hat und vieles mehr 55

56 2.3 Neuen Kontakt anlegen Über den Menüpunkt Neu - Kontakt oder in der Funktionsübersicht können Sie Kontakte - gleich welcher Art (Mitglieder, Sponsoren,...) anlegen. Im Menü können Sie über Neu Kontakt(1) die Maske für die Neuanlage eines Kontaktes öffnen, ebenso in der Funktionsübersicht (erreichbar über das -Symbol oben links), indem Sie auf Neues Mitglied anlegen oder Sonstigen Kontakt anlegen klicken (2). Nach der Anlage des Mitglieds wird automatisch eine Mitgliedsnummer vergeben, außer Sie wählen den Menüpunkt Sonstigen Kontakt anlegen oder Sie legen einen Kontakt in einer anderen Hauptkategorie als Mitglied an. In jedem Fall öffnet sich die Maske zur Neuanlage einer Adresse. Unter Kontakttyp (1) wählen Sie zuerst aus, ob Sie eine Privatanschrift, eine Firmenanschrift oder eine Familie anlegen. 56

57 2.3.1 Privatkontakt anlegen Nummer Feldbeschreibung 1 Kontakttyp Wählen Sie zuerst aus, ob es sich um eine Privatanschrift, eine Firmenanschrift oder eine Familie handelt. 2 Adressdaten Hier befinden sich die Adressdaten des gewählten Privatkontaktes. Bei Neuanlage einer Privatanschrift müssen folgende Felder ausgefüllt sein: Anrede, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Land. 3 Pflichtfeldprüfung Ist dieser Haken gesetzt, werden die Pflichtfelder für die Neuanlage / das Speichern eines Kontaktes auf ein Minimum reduziert. Nun sind nur noch Anrede, Nachname und Land Pflichtfelder. 57

58 4 Kontaktdaten In diesem Bereich befinden sich die Kontaktdaten. In der Suchmaske werden Telefon 1, Mobil, Telefax, und Webseite ausgegeben. 5 Haupt- und Unter-kategorien 6 Kommentar und Briefanrede Wählen Sie hier die Hauptkategorie in der sich der Kontakt befinden soll. Haben Sie eine Hauptkategorie gewählt, können Sie nach dem Speichern beliebig viele Unterkategorien zuweisen. Dazu wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die gewünschte Unterkategorie aus und klicken auf das grüne Plus-Zeichen. Mit einem Klick auf ein rotes X entfernen Sie den Kontakt aus einer Unterkategorie. Sie können in den meisten Dokumenten, s oder Briefen den Platzhalter [ANREDE] verwenden. Dieser wird automatisch durch z.b. Sehr geehrter Herr Dr. Baumgartner, ersetzt werden. Des Weiteren gibt es den Platzhalter [ANREDEDU], welcher durch Hallo Tobias, ersetzt wird. Wünschen Sie eine individuelle Briefanrede, dann befüllen Sie dieses Feld die automatisch generierte Anrede wird somit übersteuert. (z.b. Hi Tobi, ). Bitte vergessen Sie nicht das Komma am Ende! 7 Buttons - Kontakt speichern: Durch einen Klick auf Kontakt speichern wird der Kontakt, insofern alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden in die Datenbank übernommen. - Neuanlage abbrechen und Maske schließen: Die Anlage eines neuen Kontaktes wird abgebrochen und das Fenster wird geschlossen. Alle Eingaben gehen verloren! 58

59 2.3.2 Firmen- oder Familienadresse anlegen Nummer Feldbeschreibung 1 Kontakttyp Wählen Sie zuerst aus, ob es sich um eine Privatanschrift, eine Firmenanschrift oder eine Familie handelt. 2 Adressdaten Hier befinden sich die Adressdaten der Firma bzw. Familie, sowie die Kontaktdaten des ersten Ansprechpartners / Familienmitgliedes. Bei Neuanlage einer Firmen- oder Familienanschrift müssen folgende Felder ausgefüllt sein: Anrede, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Land. 59

60 Wenn es sich beim ersten Kontakt um die Zentrale handelt, dann wählen Sie als Anrede Zentrale aus und müssen keinen Nachnamen eintragen. 3 Pflichtfeldprüfung Ist dieser Haken gesetzt, werden die Pflichtfelder für die Neuanlage / das Speichern eines Kontaktes auf ein Minimum reduziert. Nun sind nur noch Anrede, Nachname und Land Pflichtfelder. 4 Kontaktdaten In diesem Bereich befinden sich die Kontaktdaten. In der Suchmaske werden Telefon 1, Mobil, Telefax, und Webseite ausgegeben. 5 Haupt- und Unter-kategorien 6 Kommentar und Briefanrede Wählen Sie hier die Hauptkategorie in der sich der Kontakt befinden soll. Haben Sie eine Hauptkategorie gewählt, können Sie nach dem Speichern beliebig viele Unterkategorien zuweisen. Dazu wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die gewünschte Unterkategorie aus und klicken auf das grüne Plus-Zeichen. Mit einem Klick auf ein rotes X entfernen Sie den Kontakt aus einer Unterkategorie. Sie können in den meisten Dokumenten, s oder Briefen den Platzhalter [ANREDE] verwenden. Dieser wird automatisch durch z.b. Sehr geehrter Herr Dr. Baumgartner, ersetzt werden. Des Weiteren gibt es den Platzhalter [ANREDEDU], welcher durch Hallo Tobias, ersetzt wird. Wünschen Sie eine individuelle Briefanrede, dann befüllen Sie dieses Feld die automatisch generierte Anrede wird somit übersteuert. (z.b. Hi Tobi, ). Bitte vergessen Sie nicht das Komma am Ende! 7 Buttons - Kontakt speichern: Durch einen Klick auf Kontakt speichern wird der Kontakt, insofern alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden in die Datenbank übernommen. - Neuanlage abbrechen und Maske schließen: Die Anlage eines neuen Kontaktes wird abgebrochen und das Fenster wird geschlossen. Alle Eingaben gehen verloren! Nach der Neuanlage eines Kontaktes können Sie diesen in der Kontaktsuche finden und bearbeiten (siehe Kontakt bearbeiten). 2.4 Dokumente suchen Die Dokumenten-Volltextsuche durchsucht alle Dokumente, die auf die gewählten Filterkriterien zutreffen und gibt Ihnen die gefundenen Dokumente aus. 60

61 Nummer Feldbeschreibung 1 Stichwort Geben Sie hier das Stichwort ein, nach dem Sie alle Dokumente durchsuchen lassen möchten. 2 Hauptordner In diesem Dropdown-Menü geben Sie an, in welchem Dokumentenordner gesucht wird. 3 Suchverfahren - Genaue Suche: Es wird exakt nach dem eingegebenen Stichwort gesucht - Tolerante Suche: Es wird nach Dokumenten gesucht, die das Stichwort beinhalten - Detailsuche (langsam): Durchsucht die kompletten Dokumente nach dem eingegebenen Stichwort. 4 Anzeigen Sucht nach allen Dokumenten die sich in dem gewählten Hauptordner befinden und dem Stichwort und dem Suchverfahren entsprechen. 5 Suchergebnis Listet alle gefundenen Dokumente auf. 6 Dokument öffnen Mit einem Klick auf das -Symbol öffnen Sie das gewählte Dokument. 61

62 3 Der Dokumentenassistent Bequem lassen sich im VereinsMANAGER Briefvorlagen erstellen und hinterlegen und später automatisiert mit den Kontaktdaten befüllen. 3.1 Dokumentenvorlagen erstellen Bevor Sie Dokumentvorlagen verwenden können, müssen diese erstellt und im System hinterlegt werden. Es gibt drei Arten von Dokumentvorlagen. Unter Einstellungen Dokumentenverwaltung Dokumentvorlagen werden diese Vorlagen hinterlegt. Zuallererst müssen Sie eine Neue Vorlagengruppe anlegen Klicken Sie auf Neue Vorlagengruppe (1) um eine neue Vorlagengruppe anzulegen. Danach erscheint rechts im Bild die Maske zur Anlage einer neuen Vorlagengruppe. Geben Sie hier die Bezeichnung der neuen Vorlagengruppe ein (2). Danach ist Ihre Vorlagengruppe in der Liste der vorhandenen Vorlagengruppen zu sehen (3). Durch einen Rechtsklick auf eine Vorlagengruppe können Sie eine neue Dokumentenvorlage hochladen. Wählen Sie nun die Art der Vorlage.

63 3.1.1 RTF / DOCX Vorlagen erstellen und verwenden. Um eine RTF / DOCX Vorlage zu erstellen (ein Worddokument, welches automatisch mit den Stammdaten des Kontaktes bestückt wird) öffnen Sie zunächst eine Ihrer Briefvorlagen mit Microsoft Word oder Open Office Writer. Ihre Briefvorlage wird typischerweise so aussehen: Um hieraus eine dynamische RTF / DOCX Briefvorlage zu erstellen, müssen wir an den richtigen Stellen die richtigen Platzhalter verwenden. Eine Übersicht über alle Platzhalter für Dokumentenvorlagen finden Sie gesammelt im eigenen Platzhalterkapitel. Nachdem wir den Brief mit unseren Platzhaltern bestückt haben, sieht die Briefvorlage ungefähr so aus: 63

64 Diese Wordvorlage speichern Sie nun entweder im Rich-Text-Format oder im.docx Format. Vor allem bei Vorlagen mit Bildern raten wir Ihnen, diese im DOCX-Format zu speichern, da Bilder in RTF-Dateien diese, gerade bei hochauflösenden Bildern, sehr groß werden lassen (zwischen MB pro Datei sind hierbei keine Seltenheit!). Im nächsten Schritt laden Sie die Wordvorlage im VereinsMANAGER unter der gewählten Vorlagengruppe hoch. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Vorlagengruppe. Es erscheint die Maske zum Hochladen einer neuen Dokumentenvorlage. 64

65 Nummer 1 Art der Vorlage wählen Feldbeschreibung Wählen Sie zunächst die Art der Vorlage. In diesem Beispiel laden wir eine DOCX-Vorlage hoch. 2 Bezeichnung Die interne Bezeichnung der Briefvorlage und ein Beschreibungsfeld, in das Sie eine Information zum hinterlegten Dokument schreiben können. 3 Sprache Wählen Sie die Sprache des Dokuments. 4 Vorlage ohne Adresse verwenden 5 Wordvorlage auswählen 6 Automatische Ablage Ist diese Checkbox aktiviert, kann die hochgeladene Wordvorlage auch ohne eine gewählte Adresse verwendet werden. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die vorher bearbeitete Word-Datei von Ihrer Festplatte aus. Wenn Sie wünschen, dass die Briefvorlage nach der Erzeugung automatisch in den Dokumenten des Kontaktes abgelegt wird, aktivieren Sie diese Checkbox. Bei RTF / DOCX-Vorlagen ist diese Funktion meist nicht sinnvoll, da das Dokument jederzeit neu erzeugt werden kann und 65

66 nur in seiner Ursprungsform bei den Dokumenten des Kontaktes hinterlegt wird. 7 Dokumentenordner Wenn Sie die Datei automatisch ablegen möchten, wählen Sie hier die Haupt- und Unterkategorie aus, in welcher das Dokument abgelegt werden soll. 8 Rechteprüfung Wenn das Dokument nur von bestimmten Benutzergruppen betrachtet werden darf, aktivieren Sie die Rechteprüfung und weisen Sie die befugten Benutzergruppen mit dem Pfeil => zu. 9 Buttons - Speichern: Übernehmen Sie die Änderungen an einer bestehenden Wordvorlage bzw. erstellen Sie eine neue Wordvorlage. - Löschen: Löschen Sie die vorhandene Wordvorlage. Nachdem die Wordvorlage hochgeladen wurde, können Sie diese bearbeiten und verwenden. Um die vorhandene Wordvorlage zu bearbeiten, öffnen Sie durch einen Linksklick die entsprechende Vorlagengruppe und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die zu bearbeitende Wordvorlage. Es öffnet sich rechts die Maske zur Bearbeitung. Um die Briefvorlage nun zu verwenden, wechseln Sie in die Kontaktsuche (Suche Kontakt). Verwenden Sie die Suchfunktion um den gewünschten Kontakt zu finden und klicken Sie dann auf das Schnellstartmenü (Stern). 66

67 Im Kontextmenü wählen Sie den Punkt Kommunikation starten. Es öffnet sich der Dokumentenassistent. Hier wählen Sie zunächst die Art des Dokuments, in diesem Fall DOCX / RTF, um Ihre soeben hochgeladene Wordvorlage zu erzeugen. Diese befindet sich in der Gruppe Handbuch und ist deutsch. Im letzten Dropdown-Menü wählen Sie nun noch die Vorlage, die Sie verwenden wollen. Klicken Sie auf DOCX / RTF erstellen. 67

68 Nummer Feldbeschreibung 1 Empfänger Die Anschrift des Kontaktes für den Sie die Wordvorlage erstellt haben. 2 Sender Die Kontaktdaten des angemeldeten Benutzers 3 Betreff Der Betreff des Briefes, welcher den Platzhalter [BETREFF] im Brief ersetzt. 4 Dokumentenablage Hier wählen Sie wie vorhin beschrieben, ob das Dokument bei Erzeugung automatisch im Dateiarchiv des gewählten Kontaktes abgelegt wird. 5 Buttons Mit einem Klick auf Dokument erstellen wird die Wordvorlage aufbereitet und steht Ihnen zum Download zur Verfügung. Nach einem Klick auf Dokument erstellen erhalten Sie die Meldung, dass das Dokument erfolgreich erzeugt wurde. Mit einem Klick auf Datei öffnen wird die Datei heruntergeladen. 68

69 Wenn Sie die heruntergeladene Datei in Word öffnen, können Sie diese weiter bearbeiten. Die Adresse und Anrede, das Tages-Datum und der Betreff sowie der Name des angemeldeten Benutzers wurden erfolgreich ersetzt PDF-Briefvorlagen erstellen und verwenden Wenn Sie unterwegs sind oder in einem Internetcafé sitzen und/oder kein Textbearbeitungsprogramm zur Hand haben ist es praktisch, einen Brief direkt im Programm zu schreiben und dem Kontakt zu hinterlegen, ohne diesen mit einem externen Programm bearbeiten zu müssen. Hierzu müssen Sie eine PDF-Briefvorlage erstellen.(aufgrund der Größe der Maske muss der Screenshot auf mehrere Seite aufgeteilt werden) 69

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72 Nummer 1 Art der Vorlage wählen Feldbeschreibung Wählen Sie zunächst die Art der Vorlage. In diesem Beispiel erstellen wir eine PDF-Vorlage. 2 Bezeichnung Die interne Bezeichnung der Briefvorlage und ein Beschreibungsfeld, in das Sie eine Information zum hinterlegten Dokument schreiben können. 3 Sprache Wählen Sie die Sprache des Dokuments. 4 Vorlage ohne Adresse verwenden Ist diese Checkbox aktiviert, kann die hochgeladene PDF-Vorlage auch ohne eine gewählte Adresse verwendet werden. 5 Betreff Tragen Sie hier den Betreff für die Betreffzeile ein. 6 Brieftext Hier haben Sie die Möglichkeit einen Brieftext einzugeben. Verwenden Sie die Platzhalter aus schon hier, da diese beim Erzeugen des PDF-Briefes bereits ersetzt werden. Verwenden Sie den komfortablen WYSIWYG-Editor um dem Text Formatierungen hinzuzufügen oder sogar HTML-Elemente einzubauen. 7 PDF Briefpapier 8 Automatische Ablage 7 Dokumentenordner Wählen Sie das Briefpapier, auf dem dieser Brief gedruckt werden soll. In der Konfiguration des Briefpapieres (Einstellungen Dokumentenverwaltung PDF-Konfiguration) konfigurieren Sie auch den PDF-Brief. Wenn Sie wünschen, dass die Briefvorlage nach der Erzeugung automatisch in den Dokumenten des Kontaktes abgelegt wird, aktivieren Sie diese Checkbox. Bei PDF-Briefen ist diese Funktion sehr praktisch, da der fertig geschriebene Brief beim Kontakt hinterlegt wird und jederzeit wieder abgerufen werden kann. Wenn Sie die Datei automatisch ablegen möchten, wählen Sie hier die Haupt- und Unterkategorie aus, in welcher das Dokument abgelegt werden soll. 72

73 8 Rechteprüfung Wenn das Dokument nur von bestimmten Benutzergruppen betrachtet werden darf, aktivieren Sie die Rechteprüfung und weisen Sie die befugten Benutzergruppen mit dem Pfeil => zu. 9 Buttons - Speichern: Übernehmen Sie die Änderungen an einer bestehenden Briefvorlage bzw. erstellen Sie eine neue Briefvorlage. - Löschen: Löschen Sie die vorhandene Briefvorlage. Um die Briefvorlage nun zu verwenden, wechseln Sie in die Kontaktsuche (Suche Kontakt). Verwenden Sie die Suchfunktion um den gewünschten Kontakt zu finden und klicken Sie dann auf das Schnellstartmenü (Stern). Im Kontextmenü wählen Sie den Punkt Kommunikation starten. Es öffnet sich der Dokumentenassistent. 73

74 Hier wählen Sie zunächst die Art des Dokuments, in diesem Fall PDF-Brief, um Ihre soeben erstellte Briefvorlage zu verwenden. Diese befindet sich in der Gruppe Handbuch und ist deutsch. Im letzten Dropdown-Menü wählen Sie nun noch die Vorlage, die Sie verwenden wollen. Klicken Sie auf PDF-Brief erstellen. 74

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76 Nummer Feldbeschreibung 1 Empfänger Die Anschrift des Kontaktes, für den Sie die Wordvorlage erstellt haben. 2 Sender Die Kontaktdaten des angemeldeten Benutzers 3 Betreff Der Betreff des Briefes 4 Brieftext Die bei der Erstellung dieser Vorlage verwendeten Platzhalter wurden durch die dazugehörigen Werte ersetzt. Sie haben hier die Möglichkeit den Brieftext vor der Erstellung weiter zu bearbeiten. 5 PDF Briefpapier Wählen Sie das Briefpapier, auf dem dieser Brief gedruckt werden soll. In der Konfiguration des Briefpapieres (Einstellungen 76

77 Dokumentenverwaltung PDF-Konfiguration) konfigurieren Sie auch den PDF-Brief. 6 Dateianlagen Sie haben die Möglichkeit weitere PDF-Dateien an den Brief anzuhängen. Diese werden dann hinten an den Brief angehängt. 7 Hochgeladene Dateianlagen 8 Automatische Ablage 9 Dokumentenordner 10 Rechteprüfung Eine Übersicht über die hochgeladenen Dateianlagen. Diese können Sie mit einem Klick auf das rote X wieder entfernen. Wenn Sie wünschen, dass die Briefvorlage nach der Erzeugung automatisch in den Dokumenten des Kontaktes abgelegt wird, aktivieren Sie diese Checkbox. Bei PDF-Briefen ist diese Funktion sehr praktisch, da der fertig geschriebene Brief beim Kontakt hinterlegt wird und jederzeit wieder abgerufen werden kann. Wenn Sie die Datei automatisch ablegen möchten, wählen Sie hier die Haupt- und Unterkategorie aus, in welcher das Dokument abgelegt werden soll. Wenn das Dokument nur von bestimmten Benutzergruppen betrachtet werden darf, aktivieren Sie die Rechteprüfung und weisen Sie die befugten Benutzergruppen mit dem Pfeil => zu. 11 Kommentar Geben Sie einen Kommentar ein, den Sie später in den Dokumenten des Kontaktes wieder einsehen können. 12 Dokumentenempfänger definieren Auf der linken Seite haben Sie eine Übersicht über alle verfügbaren Programmbenutzer. Wählen Sie einen der Benutzer aus und klicken Sie auf den Pfeil, der nach rechts zeigt => um den Benutzer zum Empfängerkreis hinzuzufügen. Beim nächsten Login erscheint im Hauptfenster für die gewählten Benutzer am oberen Bildschirmrand eine Benachrichtigung, dass neue Dokumente vorhanden sind. (s ) Nachdem Sie auf PDF-Dokument erstellen klicken, erhalten Sie die Meldung, dass der Brief erfolgreich erzeugt und archiviert wurde. 77

78 Mit einem Klick auf Dokument öffnen öffnen Sie den erzeugten Brief. Unser Brief sieht so aus: 78

79 Vorlage erstellen und versenden 79

80 Nummer 1 Art der Vorlage wählen Feldbeschreibung Wählen Sie zunächst die Art der Vorlage. In diesem Beispiel erstellen wir eine - Vorlage 2 Bezeichnung Die interne Bezeichnung der -Vorlage und ein Beschreibungsfeld, in das Sie eine Information zum hinterlegten Dokument schreiben können. 3 Sprache Wählen Sie die Sprache der . 4 Vorlage ohne Adresse verwenden Ist diese Checkbox aktiviert, kann die hochgeladene -Vorlage auch ohne eine gewählte Adresse verwendet werden. 5 - Empfänger Wählen Sie hier CC und BCC Empfänger der aus. 6 Betreff Tragen Sie hier den Betreff für die Betreffzeile ein. 7 Brieftext Hier haben Sie die Möglichkeit einen text einzugeben. Verwenden Sie die Platzhalter aus schon hier, da diese beim Erzeugen der E- Mail-Vorlage bereits ersetzt werden. Verwenden Sie den komfortablen WYSIWYG-Editor um dem Text Formatierungen hinzuzufügen oder HTML-Elemente einzubauen Briefpapier Wählen Sie das -Briefpapier, dass für die Erzeugung dieser E- Mail verwendet werden soll (Einstellungen Dokumentenverwaltung -Briefpapier). 9 Signatur Wählen Sie eine unter Einstellungen Benutzerverwaltung Brief- /E- Mailsignaturen angelegte Signatur, die automatisch an die angehängt wird. 10 Anlagen Wählen Sie Anlagen aus, die mit der versendet werden sollen und laden Sie diese hier hoch. 11 Automatische Ablage 12 Dokumentenordner Wenn Sie wünschen, dass die nach der Erzeugung automatisch in den Dokumenten des Kontaktes abgelegt wird, aktivieren Sie diese Checkbox. Wenn Sie die Datei automatisch ablegen möchten, wählen Sie hier die Haupt- und Unterkategorie aus, in welcher die abgelegt wird 80

81 13 Rechteprüfung Wenn das Dokument nur von bestimmten Benutzergruppen betrachtet werden darf, aktivieren Sie die Rechteprüfung und weisen Sie die befugten Benutzergruppen mit dem Pfeil => zu. 14 Buttons - Speichern: Übernehmen Sie die Änderungen an einer bestehenden bzw. erstellen Sie eine neue - Vorlage. - Löschen: Löschen Sie die vorhandene -Vorlage. Um die -Vorlage nun zu verwenden, wechseln Sie in die Kontaktsuche (Suche Kontakt). Verwenden Sie die Suchfunktion um den gewünschten Kontakt zu finden und klicken Sie dann auf das Schnellstartmenü (Stern). Im Kontextmenü wählen Sie den Punkt Kommunikation starten. Es öffnet sich der Dokumentenassistent. 81

82 Hier wählen Sie zunächst die Art des Dokuments, in diesem Fall , um Ihre soeben erstellte -Vorlage zu verwenden. Diese befindet sich in der Gruppe Handbuch und ist deutsch. Im letzten Dropdown-Menü wählen Sie nun noch die Vorlage, die Sie verwenden wollen. Klicken Sie auf erstellen. Als erstes geben Sie hier die Empfänger der an: Sie können die typischen Felder An(1), CC(2) und BCC(3) mit Empfängern bestücken. Hierzu können Sie entweder Kontakte aus Ihrer Datenbank wählen oder freie Empfänger definieren. Um einen bestehenden Kontakt hinzuzufügen, klicken Sie auf das ein neues Fenster. -Symbol. Es öffnet sich 82

83 Mit einem Klick auf den Haken fügen Sie den gewünschten Kontakt hinzu. Dieser befindet sich nun in der Liste der Empfänger, hier CC(2). Mit einem Klick auf das können Sie den ausgewählten Kontakt wieder entfernen. Nun definieren wir noch einen freien Empfänger für die BCC-Liste (3). Hierzu geben Sie eine adresse ein und klicken Sie dann auf den hinzuzufügen. um den Kontakt Nun können Sie den Betreff und den -Text bearbeiten. Die Platzhalter, die Sie eingepflegt haben wurden bereits durch die Kontakt-Daten ersetzt. 83

84 Nummer Feldbeschreibung 1 Betreff Die Betreffzeile der Text Der -Text mit den ersetzten Platzhaltern. Mit dem WYSIWYG- Editor können Sie alle in HTML möglichen Formatierungen vornehmen. 84

85 3 Signatur Wählen Sie hier eine Signatur, die automatisch an das Ende der angehängt wird. Ihre Signaturen verwalten Sie unter Einstellungen Benutzerverwaltung Brief- und signaturen. 4 Briefpapier Unter Einstellungen Dokumentenverwaltung -Briefpapier haben Sie die Möglichkeit ein HTML-Briefpapier für s zu erstellen um Ihre s z.b. immer mit dem gleichen Header zu versenden. 5 Dateianlagen Klicken Sie auf Anlagen hochladen und wählen Sie eine Datei von Ihrer Festplatte aus. Diese wird nach dem Selektieren automatisch hochgeladen. 6 Vorhandene Dateianlagen 7 Test versenden Hier haben Sie eine Übersicht über alle bereits hochgeladenen Dateianlagen. Mit einem Klick auf das löschen. können Sie einzelne Anlagen Ist dieser Haken gesetzt wird die noch nicht an die oben ausgewählten Empfänger gesendet sondern nur an die bei Ihrem Benutzer im System hinterlegten adresse (Einstellungen Benutzerverwaltung Benutzer). Erst wenn Sie den Haken entfernen haben Sie die Möglichkeit die an die gewählten Empfänger zu versenden und im Datei-Archiv ablegen zu lassen. 85

86 Erst nachdem Sie den Haken bei (7) entfernt haben können Sie die an die ausgewählten Kontakte versenden und im Datei-Archiv ablegen lassen. 1 Dokumentenordner 2 Rechteprüfung Wenn Sie die automatisch ablegen möchten, wählen Sie hier die Haupt- und Unterkategorie aus, in welcher die abgelegt wird. Wenn das Dokument nur von bestimmten Benutzergruppen betrachtet werden darf, aktivieren Sie die Rechteprüfung und weisen Sie die befugten Benutzergruppen mit dem Pfeil => zu. 3 Kommentar Geben Sie einen Kommentar ein, den Sie später in den Dokumenten des Kontaktes wieder einsehen können. 4 Dokumentenempfänger definieren 5 versenden Auf der linken Seite haben Sie eine Übersicht über alle verfügbaren Programmbenutzer. Wählen Sie einen der Benutzer aus und klicken Sie auf den Pfeil, der nach rechts zeigt => um den Benutzer zum Empfängerkreis hinzuzufügen. Beim nächsten Login erscheint im Hauptfenster für die gewählten Benutzer am oberen Bildschirmrand eine Benachrichtigung, dass neue Dokumente vorhanden sind. (s ) Versendet die an alle gewählten Empfänger. Bestätigung: 86

87 Anbei die empfangene 87

88 4 Finanzen Im Bereich Finanzen innerhalb der Hauptmaske können Sie die Beitragsabrechnung durchführen, Sammelrechnungsläufe anstoßen, Spendenbescheinigungen erstellen sowie die erforderlichen Bankdateien (DTA/SEPA) erzeugen. Die Liste der offenen Posten zeigt Ihnen alle noch nicht bezahlten Rechnungen. Das integrierte Mahnwesen ermöglicht Ihnen automatisch Ihre Mitglieder oder Kunden an offene Rechnungen zu erinnern. Zusätzlich steht Ihnen ein Archiv zur Verfügung, welches einen Überblick über vergangene Vorgänge bietet. 4.1 Beiträge Vereine haben oft komplexe Beitragsstrukturen. Wie Sie einem Mitglied einen Beitrag zuweisen, wird unter erläutert. In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie die Beitragsabrechnung vornehmen und Ihren Mitgliedern über eine Beitragssammelzuordnung Mitgliedsbeiträge zuweisen, ohne dies bei jedem Mitglied einzeln erledigen zu müssen Beiträge abrechnen Unter dem Menüpunkt Finanzen Beiträge abrechnen erfolgt die Beitragsabrechnung im Handumdrehen für alle Mitglieder. Nach einem Klick auf Finanzen Beiträge abrechnen öffnet sich folgende Maske: In dem Termin-Feld(1) tragen Sie den Abrechnungstermin ein. Auch Abrechnungen in die Vergangenheit und Zukunft sind möglich. Im Stichdatum-Feld(2) tragen Sie das Datum zur Altersberechnung für altersbezogene Beiträge ein. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn altersbezogene Beiträge vorhanden sind und in den Grundeinstellungen die Altersberechnung auf tatsächliches Alter eingestellt ist. Hierbei wird das tatsächliche Alter des Kontakts mittels des eingegebenen Stichtags ermittelt. In dem Feld Beitragsgruppe (3) können Sie eine Beitragsgruppe auswählen und die abzurechnenden Beiträge danach filtern. In dem Feld Abteilungen (4) können Sie eine Abteilung auswählen und die abzurechnenden Beiträge danach filtern. Mit dem Feld Kontoprüfung(5) können Sie einstellen, ob bei der Vorschau-

89 Erstellung die Kontodaten der jeweiligen Kontakte schon geprüft werden sollen. Mit einem Klick auf Vorschau anzeigen(6) erzeugen Sie die Vorschau der abzurechnenden Beiträge. Vorschau: Alle Beiträge, deren Rechnungsstellungsdatum (siehe ) gleich dem vorher eingegebenen Termin(1) oder früher ist, werden aufgelistet. Nummer 1 - Buttons Feldbeschreibung Kontakt öffnen, um ggf. eine Beitragsänderung vorzunehmen Abweichender Zahler öffnen, um ggf. Kontodaten zu ändern Zustellung der Rechnung umstellen Umstellung auf (wenn eine adresse bei dem Kontakt vorhanden ist) oder auf Post Zahlungsweise umstellen Umstellung auf Lastschrift (wenn die Kontodaten korrekt sind) oder auf Überweisung Die Buttons Umstellung der Zustellung und Zahlungs werden vom System entweder vorgeschlagen oder bei einem Fehler (fehlende adresse oder falsche Kontodaten des Kontaktes) angezeigt. 2 Liste aller offenen Beiträge Listet alle offenen Beiträge mit Betrag auf, die bis zum eingegebenen Termin (1) abgerechnet werden können. Über das -Symbol öffnen Sie den jeweiligen Beitrag und können diesen direkt bearbeiten. 89

90 3 Anzahl und Summen Die Anzahl und Beiträge aller abzurechnenden Beiträge werden hier addiert und ausgegeben. Die Anzahl ist ein gutes Mittel zur Kontrolle Sie erwarten 102 Beiträge, es werden jedoch nur 100 abgerechnet. Vermutlich wurde bei zwei Mitgliedern kein Beitrag oder ein falsches Rechnungsstellungsdatum hinterlegt. Wenn Sie die Vorschau der zum Termin fälligen Beiträge kontrolliert haben und mit der endgültigen Abrechnung fortfahren möchten, klicken Sie auf Abrechnung durchführen. Die Abrechnung kann bis zu mehreren Minuten dauern. Während der Abrechnung erscheint ein Wartebild. Schließen Sie während der Abrechnung nicht Ihr Browserfenster und wechseln Sie nicht in ein anderes Menü!!! Nach Klick auf Abrechnung durchführen wird die Abrechnung durchgeführt und fehlerhafte Kontakte mit dem aufgetretenen Fehler angezeigt. Nach Behebung der Fehler können Sie die Abrechnung mit einem Klick auf Abrechnung durchführen erneut durchführen. Häufige Fehler sind: - Keine Kontonummer, BLZ oder Kontoinhaber eingegeben - Sonderzeichen, Leerzeichen oder Bindestriche in Kontonummer oder BLZ - Nicht erlaubte Sonderzeichen im Kontoinhaber oder Kontoinhaber länger als 27 Zeichen - Zahlendreher bei Kontonummern / Bankleitzahlen bzw. Änderung der BLZ einer Bank. Abrechnung durchgeführt Nun sind alle Beitragsrechnungen (PDF) erzeugt und beim Kontakt und im Rechnungsarchiv abgelegt worden. Abhängig von der hinterlegten Zahlart (Überweisung / Lastschrift) kann nun der Rechnungsversand bzw. der Lastschrifteinzug mit einem Klick auf Bankdatei erzeugen geöffnet und durchgeführt werden. Alle Beiträge mit Zahlungsart Lastschrift (DTA) werden bei 90

91 der Erstellung der nächsten DTA-Datei berücksichtigt (Finanzen Lastschriftdatei erzeugen), alle Beiträge mit anderen Zahlweisen werden in die offene Posten-Liste (Finanzen Unbezahlte Rechnungen) übernommen. Alle erzeugten PDF-Rechnungen befinden sich nun im Rechnungsarchiv (Finanzen Rechnungsarchiv). Über Rechnungen per senden oder über das Menü Finanzen Rechnungen per Mail versenden können alle Rechnungen mit Versandart versendet werden. Als anschreiben wird der im Geschäftsbereich hinterlegte Text verwendet. Diesen kann man unter Einstellungen / Finanzen / Rechnungsgrunddaten editieren. Für postalische Rechnungen verwenden Sie im Bereich Finanzen den Rechnungssammelausdruck (Finanzen Rechnungen Sammelausdruck). Nach Erzeugung der DTA-Datei und dem Versand der Rechnungen ist der Beitragslauf erfolgreich abgeschlossen. Sehen Sie hierzu bitte im Handbuch unter den Kapiteln 4.3 und 4.5 nach. 91

92 4.1.2 Beitragssammelzuordnung Beiträge massenhaft einzeln zuzuordnen ist sehr zeitaufwendig. Mit Hilfe der Beitragssammelzuordnung lassen sich einfache Beitragsstrukturen zuteilen. Für komplexe Beitragszuordnungen gibt es im Bereich Einstellungen Finanzen den Beitragsimport. Die Beitragssammelzuordnung muss nur ein einziges Mal durchgeführt werden! Einmal hinterlegte Beiträge werden nach der Abrechnung automatisch auf den nächsten Abrechnungstermin gestellt! Bei der Beitragssammelzuordnung sollte unbedingt sichergestellt werden, dass Sie den Mitgliedern die richtigen Beiträge zuordnen, da spätere Korrekturen nur noch manuell erfolgen können. Die Beitragssammelzuordnung besteht aus vier Schritten. Lesen Sie, bevor Sie eine Beitragssammelzuordnung vornehmen bitte das Kapitel , in dem die Basics der Beitragszuordnung beschrieben werden. In diesem Kapitel wird lediglich die Sammelzuordnung beschrieben! Grundeinstellung Wurden für einen Kontakt, dem über die Beitragssammelzuordnung ein Beitrag zugewiesen wird noch keine Beitrags-Grunddaten angelegt (siehe ), so wird die hier eingestellte Zahlweise (1) und Versandart (2) gewählt. Bereits vorhandene Beitrags-Grunddaten werden nicht überschrieben! Über das Feld Altersberechnung bei altersbezogenen Beiträgen(3) kann eingestellt werden, ob die Altersberechnung bei altersbezogenen Beiträgen über den Jahrgang oder das tatsächliche Alter (mittels des eingegebenen Stichtags bei der Abrechnung) erfolgen soll. 92

93 Positionen Nummer Feldbeschreibung 1 Buttons - Neue Beitragsposition einfügen: Fügen Sie eine neue Beitragsposition ein, die zugewiesen werden soll. - Alle Positionen zurücksetzen: Entfernen Sie alle Beitragspositionen, die sich momentan in der Übersicht(2) befinden. 2 Übersicht zuzuweisender Beiträge 3 Beitragsposition Alle hier gelisteten Beiträge werden im übernächsten Schritt allen im nächsten Schritt ausgewählten Kontakten zugewiesen! Um einen Beitrag zu löschen oder zu bearbeiten, klicken Sie die unterstrichene Beitragsbezeichnung des gewünschten Beitrags an. Bearbeiten Sie die gewählte Beitragsposition oder fügen Sie eine neue Beitragsposition ein. Eine genaue Beschreibung der hier angezeigten Felder finden Sie im Kapitel Beiträge. 4 Buttons - Speichern: Übernimmt die Änderungen der geöffneten Beitragsposition oder fügt die neue Beitragsposition ein. - Löschen: Löscht die gewählte Beitragsposition. 93

94 Kontakte auswählen Im Reiter Kontakte auswählen werden die Kontakte ausgewählt, denen alle Beiträge, die Sie unter Positionen angelegt haben, im nächsten Schritt zugewiesen werden. Mit einem Klick auf Kontakte auswählen(1) öffnet sich die Maske für die Zuweisung der Kontakte für die Sammelbuchung. Die angezeigte Maske ähnelt der unter 2.1 beschrieben Kontaktsuche. Hier können Sie über die üblichen Filterkriterien alle Mitglieder einer Kategorie, Adressliste, Abteilung oder das Ergebnis einer Auswertung suchen (1). Nach einem Klick auf suchen(1) können Sie entweder das gesamte Suchergebnis, also alle unter den Filterkriterien gefundenen Kontakte mit einem Klick auf Suchergebnis der Sammelbeitragsbuchung zuordnen(2) der Sammelbeitragsbuchung zuordnen, oder über das mit dem -Symbol einzelne Kontakte der Sammelbuchung hinzufügen bzw. -Symbol einzelne Kontakte aus dem Suchergebnis ausschließen. In unserem Beispiel möchten wir allen Kontakten aus der Hauptkategorie Mitglied einen Beitrag zuweisen. Durch einen Klick auf Suchergebnis der Sammelbeitragsbuchung zuordnen(2)werden alle Suchtreffer (Anzahl Suchtreffer in der Hauptkategorie Mitglied: 4) der Sammelbeitragsbuchung zugeordnet. 94

95 Durch einen Klick auf Zurück zum Beitragsmanager(4) schließt sich dieses Fenster und Sie können durch einen erneuten Klick auf Kontakte auswählen (1 - Reiter) die Ansicht aktualisieren. Klicken Sie erneut auf Kontakte auswählen(2) um weitere Mitglieder zur Sammelbuchung hinzuzufügen. Nach dem Aktualisieren durch einen erneuten Klick auf den Reiter Kontakte auswählen(1) erhalten Sie eine Übersicht über alle hinzugefügten Kontakte (3). Aus dieser Liste können Sie über das -Symbol das gewählte Mitglied öffnen oder über das -Symbol den gewählten Kontakt aus der Liste entfernen. Um alle Kontakte zu entfernen, klicken Sie auf den Button Unbearbeitete Kontakte löschen(4) am unteren Ende der Liste(3). 95

96 Sammelbuchung durchführen In diesem und letzten Schritt weisen Sie allen ausgewählten Kontakten aus dem Reiter Kontakte auswählen alle Positionen aus dem Reiter Positionen zu. Allen Kontakten, denen noch keine Beitragsgrunddaten hinterlegt wurden, werden die Beitragsgrunddaten aus dem Reiter Grundeinstellung hinterlegt. Auch hier erhalten Sie sicherheitshalber eine Übersicht über alle Kontakte(1), denen ein Beitrag zugewiesen wird. Ist ein Kontakt in dieser Liste doppelt vorhanden, so wird diesem Kontakt der Beitrag doppelt zugewiesen! Durch einen Klick auf das -Symbol haben Sie hier letztmalig die Möglichkeit Kontakte von der Sammelbeitragszuordnung auszuschließen. Durch einen Klick auf Sammelbuchung durchführen werden die gewählten Beiträge den gewählten Kontakten hinterlegt. Bitte verwenden Sie diese Funktion mit Bedacht, um Mehrarbeit durch das manuelle entfernen der Beiträge zu vermeiden. Bei einer Fehleingabe müssen alle falsch zugeordneten Beiträge händisch entfernt werden Beiträge einem Mitglied zuordnen An dieser Stelle weisen Sie einem Mitglied einen oder mehrere Beiträge zu. Dieser Menüpunkt besteht aus 3 Reitern: Grundeinstellungen / Positionen / Einzelabrechnung durchführen Um einem Mitglied einen Beitrag zuzuweisen, müssen zuerst die Grundeinstellungen für die Beitragsabrechnung dieses Mitglieds angelegt werden. 96

97 Hier wählen Sie die Anschrift des Beitragspflichtigen (1), den ggf. abweichenden Beitragszahler (2, s.u.) die Zahlungsart (3) sowie die Versandart (4) der zukünftig generierten Beitragsrechnungen für diesen Kontakt. Nachdem die Grundeinstellungen das erste Mal gespeichert wurden, sind zwei neue Reiter verfügbar, Positionen und Einzelabrechnung durchführen. Abweichender Beitragszahler: Wenn die Sollstellung eines Beitrages nicht beim Mitglied, sondern bei einem abweichenden Beitragszahler stattfinden soll, dann wählen Sie bei (2) bitte zuerst Ja aus, und suchen Sie dann mit einem Klick auf das -Symbol den Beitragszahler aus Ihren Kontakten aus. Um einen neuen Beitragszahler zuzuweisen, können Sie den bisherigen Beitragszahler mit einem Klick auf das -Symbol entfernen und einen neuen Kontakt zuweisen. Bitte beachten Sie, dass die Rechnungen nur dann zusammengefasst werden, wenn der Zahlungsmodus und die Versandart bei Mitglied und Beitragszahler übereinstimmen. Fügen Sie in Ihren Beitragspositionen den Platzhalter [VOLLER_NAME] ein! 97

98 Im Reiter Positionen können Sie durch einen Klick auf neue Beitragspositionen hinterlegen. Nachdem Sie den Button angeklickt haben erscheint unten die Auswahlmaske für neue Beitragspositionen Beiträge sind in Beitragsgruppen (1) und innerhalb dieser Gruppen nach Beitragspositionen (2) angeordnet. Wählen Sie zuerst die unter Einstellungen Finanzen Beitragsverwaltung erstellte Gruppe (1) und anschließend die Beitrag (2), die Sie diesem Kontakt zuweisen möchten. Bei Positionen, die nur einmalig abgerechnet werden, können Sie unter früheste Rechnungserstellung das Datum einstellen, an bzw. ab dem der Beitrag abgerechnet werden kann. (siehe Beiträge abrechnen). Bei Beiträgen, die regelmäßig abgerechnet werden (monatlich / quartalsweise / halbjährlich / jährlich / 2-jährig / 3-jährig) erscheinen zwei neue Felder Start Zeitraum und Vertragsende. Das Feld Start Zeitraum gibt den Beginn des Fälligkeitszeitraumes an, in diesem Beispiel der Bei einem jährlichen Beitrag wäre der Fälligkeitszeitraum also , bei einem halbjährlich abgerechneten 98

99 Beitrag usw. Das Feld früheste Rechnungserstellung gibt wie auch bei einmaligen Positionen das Datum an, zu dem die tatsächliche Rechnungsstellung geschieht. Die Beitragsabrechnung wird solange fortgeführt bis das Datum, dass in dem Feld Vertragsende eingetragen wurde, erreicht ist oder Sie den Status (6) auf beendet setzen oder Sie die Beitragsposition löschen. Beispiel: Ein jährlicher Beitrag hat die Fälligkeit und den Termin Der Fälligkeitszeitraum für diesen Beitrag ist das gesamte Jahr 2011, die Abrechnung geschieht jedoch erst am Nach der Abrechnung eines regelmäßigen Beitrags wird die Fälligkeit und der Termin automatisch um den entsprechenden Zeitraum weitergestellt, bei einem jährlichen Beitrag also von auf , bei einem monatlich fälligen Beitrag entsprechend auf den Der Reiter Einzelabrechnung durchführen hat die gleiche Funktion wie Beiträge abrechnen, ist jedoch nur auf das geöffnete Mitglied bezogen. Einem Mitglied können beliebig viele Beiträge mit unterschiedlichen Zahlintervallen zugewiesen werden. Feldbezeichnung Feldbeschreibung 1 - Beitragsgruppe Unter Einstellungen Finanzen Beitragsverwaltung angelegte Beitragsgruppe. Eine Beitragsgruppe kann mehrere Beitragspositionen enthalten und dient als Selektionskriterium für Beiträge 2 - Beitrag Der tatsächliche Beitrag, dem unter Einstellungen Finanzen Beitragsverwaltung ein Beitragspreis und ein Zahlintervall hinterlegt wurde. 3 früheste Rechnungserstellung Der Termin, an dem der Beitrag tatsächlich abgerechnet wird. 4 - Start Zeitraum Der Beginn des Fälligkeitszeitraumes. Der Fälligkeitszeitraum berechnet sich aus dem Fälligkeitsdatum und dem Zahlintervall (monatlich 1 Monat, quartalsweise 3 Monate, halbjährlich 6 Monate und jährlich 12 Monate) 5 - Status Das Feld Status steuert den Status jeder einzelnen Beitragsposition. Es gibt drei verschiedene Einstellungsmöglichkeiten aktiviert / beendet / storniert. Ein Beitrag wird auch nach Austritt eines Mitglieds solange berechnet, bis 99

100 das Ende-Datum erreicht ist oder der Abrechnungsstatus auf beendet / storniert umgestellt wird. 6 - Rumpfbeitrag aktiv Hierüber kann festgelegt werden, ob die Beitragsposition ein Rumpfbeitrag ist und somit nur einmal anteilig bei dem Mitglied abgerechnet wird. 7 - Preis Der Preis der Beitragsposition 8 - Zahlungsrhythmus Der Zeitintervall der Beitragsposition, wie oft diese abgerechnet wird 9 - Ende Zeitraum Das Ende des Fälligkeitszeitraumes. Dies wird automatisch über den ein eingegebenen Start Zeitraum und den hinterlegten Zahlungsrhythmus der Beitragsposition errechnet. 10 Vertragsende Das Datum, an dem die Beitragsabrechnung endet. Normalerweise wird hier ein Datum eingetragen, das weit in der Zukunft liegt (Vorschlagswert ). Wenn ein Mitglied beispielsweise im März 2011 kündigt und für den Rest des Jahres noch Beiträge zu bezahlen hat, trägt man hier ein. Somit werden Beiträge noch bis zum Ende des Jahres in Rechnung gestellt, ab dann nicht mehr Kommentar Ein Platz für Kommentare zu jedem Beitrag. Der hier eingegebene Kommentar wird nicht veräußert und dient lediglich eigenen Notizen Buttons - Speichern: Legt die neue Beitragsposition bei dem Mitglied an oder übernimmt die Änderungen an einer vorhandenen Beitragsposition. - Löschen: Löscht die gewählten Beitragsposition. 100

101 Rumpfbeitrag Ein Rumpfbeitrag wird meistens benötigt, wenn ein Mitglied innerhalb eines Jahres beitritt und nicht mehr der volle Beitrag abgerechnet werden soll. Ist das Feld Rumpfbeitrag aktiv aktiviert wird der Preis und der Ende Zeitraum automatisch von dem System anteilig zum Zahlungsrhythmus und Start-Zeitraums der Beitragsposition berechnet. In dem Feld Beitragsanteil (1) wird der errechnete Anteil und in dem Feld Preis(2) der errechnete Preis angezeigt. Nach der Anlage des Rumpfbeitrags kann direkt über Folgebeitrag zu Rumpfbeitrag anlegen(4) der Folgebeitrag angelegt werden. Bei diesem wird automatisch der Start Zeitraum abhängig vom dem Ende Zeitraum des zuvor angelegten Rumpfbeitrags gesetzt. Beispiel: Ein Mitglied tritt zum ein und muss folglich nur noch 7 Monate bei einem jährlichen Beitrag zahlen. Der Preis des Jahresbeitrags beträgt 100 Euro und somit der Anteil des Rumpfbeitrags nur 58,33 Euro ( 7 / 12 ). Der Rumpfbeitrag endet zum und der Folgebeitrag startet dann zum

102 Um einen vorhandenen Beitrag zu bearbeiten, klicken Sie auf die unterstrichene Beitragsbezeichnung. Im unteren Bereich des Bildschirms öffnet sich eine Maske zur Bearbeitung des Beitrags. An den Symbolen links erkennen Sie jeweils, ob der Beitrag noch aktiv ist (1. Beitrag), ob er beendet ist (2. Beitrag) oder storniert wurde (3. Beitrag) 102

103 4.1.4 Beitragssammelbearbeitung Beiträge massenhaft zu bearbeiten ist sehr zeitaufwendig. Mit Hilfe der Beitragssammelbearbeitung lassen sich vorhandene Beiträge löschen oder mit anderen Beiträgen ersetzen. Mittels der Felder Beitragsgruppe(1) und Beitrag(2) können Sie die Kontakte und deren Beiträge, welche Sie bearbeiten möchten, filtern. Klicken Sie auf Kontakte anzeigen um sich die jeweiligen Kontakte für die gewünschte Aktion anzeigen zu lassen. Wählen Sie nun die gewünschte Aktion in dem Feld Aktionen aus. Falls Sie den ausgewählten Beitrag löschen möchten, wählen Sie Beitragsposition löschen und klicken Sie auf Aktion durchführen. Falls Sie einen Beitrag durch einen anderen Beitrag ersetzen möchten, wählen Sie Beitragsposition ersetzen und ggf. eine neue Beitragsgruppe und den neuen Beitrag aus und klicken Sie auf Aktion durchführen. Mittels der angezeigten Meldungen können Sie sehen, ob die Aktion bei allen Kontakten erfolgreich durchgeführt werden konnte. Falls Fehler aufgetreten sind, werden diese danach bei dem jeweiligen Kontakt aufgelistet. 103

104 4.2 Rechnungen Unter Finanzen Rechnungen finden Sie eine Liste der noch zu schreibenden Rechnungen sowie die Liste der offenen Posten und Beitragsrechnungen und alle eingegangenen Zahlungen in der globalen Zahlungsübersicht. Das Anlegen einer Rechnung wird im Kapitel Kontakte beschrieben. Bevor überhaupt Rechnungen geschrieben werden, sollten Sie einmalig die Grundeinstellungen für den Platzhalter Zahlungsbedingungen innerhalb der Rechnung individuell konfigurieren. Sie finden dazu unter Einstellungen Finanzen zwei Menüpunkte: Zahlungsbedingungen auf Rechnungen und Zahlungsbedingungen auf Gutschriften. Die folgenden Hinweise gelten für beide Konfigurationsmasken: Nummer Feldbeschreibung 1 Sprachauswahl Für jede Sprache können spezifische Texte hinterlegt werden. Wählen Sie hier die gewünschte Sprache aus, die Liste der Inkassoformen (2) aktualisiert sich dann automatisch 2 Inkassoformen Für jede verfügbare Zahlweise kann ein eigener Text eingetragen werden. 3 Sprache / Inkasso Hinweis, in welcher Sprache und für welche Inkassoform Sie die Texte hier bearbeiten können. 4 - Zahlungsbedingung Textfeld für Freitext. Hier können Sie Ihre Texte mit Platzhaltern für die Zahlungsbedingung auf der Rechnung angeben. Die Position auf der Rechnung wird in der Dokument-Konfiguration mittels des Datenfeldes ZAHL_BEDING festgelegt. Folgende Platzhalter stehen für die Zahlungsbedingungen für Sie zur Verfügung: Platzhalter [BANK] Bedeutung Bankenname der hinterlegten Bank 104

105 [BLZ] [KONTO] [INHABER] [DATUM_SEPA] [IBAN] [BIC] [MANDAT_REFERENZ] [ZZIEL] [VZWECK] Bankleitzahl der hinterlegten Bank Kontonummer (Anonymisierung der letzten Ziffern möglich über Systemparameter im Einstellungsbereich) Eingetragener Kontoinhaber Lastschriftverfahren SEPA: Gibt das Datum aus, zu dem die Lastschrift eingezogen wird. IBAN Kontonummer (Anonymisierung optional) BIC Mandatsreferenz, die bei den Kontodaten hinterlegt ist Bei Inkassoform Überweisung: Gibt das Datum aus, zu der Rechnungsbetrag eingehen sollte. Gibt die Rechnungsnummer aus Für die beiden Platzhalter [KONTO] und [IBAN] besteht zudem die Möglichkeit der Anonymisierung: Im Falle der Kontonummer werden die letzten vier Ziffern durch XXXX, im Falle der IBAN die letzten 15 Stellen durch XXXX ersetzt. Sollten Sie sich für diese Funktion interessieren, sprechen Sie bitte einen SEWOBE-Supportmitarbeiter an Abzurechnende Positionen Im Kapitel haben Sie gelernt, wie Sie Einzelrechnungen für Kontakte erstellen können. Wenn für eine Rechnungen Positionen vorhanden sind, die noch nicht abgerechnet wurden oder regelmäßig abgerechnet werden (z.b. Zahlintervall monatlich / vierteljährlich etc.), bietet Ihnen diese Liste eine Übersicht aller bis zum eingebenenen Termin noch nicht abgerechneten Rechnungspositionen. Sie können die in der Übersicht angezeigten abzurechnenden Rechnungen(3) mithilfe der Filterfunktion nach Geschäftsbereichen (1) filtern bzw. in die Zukunft abrechnen, indem Sie ein Datum in der Zukunft eingeben und auf anzeigen(2) klicken. 105

106 In der Übersicht(3) sehen Sie das Erstellungsdatum der Rechnung, den Ansprechpartner bzw. Kontakt für den die Rechnung geschrieben werden kann, sowie die Bezeichnung, die Versandart und den Betrag, der in Rechnung gestellt werden kann. Mit einem Klick auf Rechnung erstellen(4) erscheint im unteren Bildschirmbereich eine Übersicht aller Positionen in dieser Rechnung, die zum eingegebenen Datum abgerechnet werden können. Mit einem Klick auf das -Symbol öffnen Sie automatisch die Übersicht aller Positionen in der Rechnung des gewählten Kontakts. Nummer 1 abzurechnende Positionen 2 Rechnung erstellen Feldbeschreibung Alle zum eingegebenen Termin abzurechnenden Positionen werden im unteren Bildschirmbereich aufgelistet. Erstellt eine Rechnung mit allen unter (1) gelisteten Positionen. Regelmäßig abzurechnende Positionen werden nach Erstellung der Rechnung automatisch um einen Fälligkeitszeitraum in die Zukunft verschoben. Beispiel: Monatsmiete für einen Tennisplatz mit Termin wird nach der Abrechnung automatisch auf den weitergestellt und wird nächsten Monat wieder in dieser Liste angezeigt. Beachte: Bitte nicht den 31. als Abrechnungstermin eingeben bei monatlichen Abos, da es Monate gibt, die weniger Tage haben. Nach einem Klick auf Rechnung erstellen(2) öffnet sich automatisch ein Fenster und eine Erfolgsmeldung erscheint im unteren Bildschirmbereich. 106

107 Sollten ein Popup-Blocker das automatische Öffnen der Rechnung verhindern, können Sie diese manuell mit einem Klick auf Rechnung öffnen aufrufen Sammelrechnungslauf Wie unter 0 können Sie im Sammelrechnungslauf mit einem Klick auf (3) alle zum Datum(1) fälligen Rechnungen im gewählten Geschäftsbereich(2) anzeigen lassen. Der Vorteil ist, dass Sie über diesen Menüpunkt alle fälligen Rechnungen eines Geschäftsbereichs mit einem Klick erstellen können. Wenn Rechnungen gefunden werden, die erzeugt werden können, erhalten Sie unter (1) die Anzahl der insgesamt zu erstellenden Rechnungen. In der Übersicht(2) sehen Sie wie unter alle Rechnungen, die erstellt werden können. Über eine Checkbox am Anfang jeder Zeile können Sie festlegen, welche Rechnungen durch einen Klick auf Ausgewählte Rechnungen erstellen(3) geschrieben werden. Mit einem Klick auf das -Symbol öffnen Sie automatisch die Übersicht aller Positionen in der Rechnung des gewählten Kontakts. Klicken Sie nun auf Ausgewählte Rechnungen erstellen(3), so werden alle via Checkbox ausgewählten Rechnungen auf einmal erstellt. Sie erhalten die Bestätigung. 107

108 Diese Funktion wurde entwickelt, um Zeit zu sparen, indem alle fälligen Rechnungen auf einmal erstellt werden können Unbezahlte Rechnungen Unter Finanzen Unbezahlte Rechnungen finden Sie alle unbezahlten Rechnungen aller Kontakte, absteigend nach Zahlungsziel sortiert. Nummer 1 Anzeigen (Filter) 2 Übersicht der offenen Posten 3 Buttons Feldbeschreibung Lassen Sie sich entweder alle Rechnungen anzeigen oder nur Rechnungen ohne manuelles Mahnwesen (siehe Mahnungen). Eine Übersicht aller offenen Rechnungen mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsziel, Mahnstufe, Rechnungsbezeichnung und offenem Betrag. Die Checkbox dient der Selektion für die unter (4) beschriebenen Buttons. - Zahlungseingang vermerken (s.u.) - Rechnung erneut per versenden - Öffnet die gewählte Rechnung mit digitalem Briefpapier - Öffnet die gewählte Rechnung ohne digitalem Briefpapier - Öffnet den Kontakt des Rechnungsempfängers 108

109 - Rechnung stornieren (s.u.) 4 Aktionen - Auswahl umkehren: Invertiert die Auswahl der ausgewählten offenen Posten. - Aktion wählen: Erneut abbuchen: Alle per Checkbox selektierten offenen Rechnungen werden bei der Erstellung der nächsten DTA-Datei berücksichtigt und verschwinden somit nach dem Klick auf Aktion durchführen aus der Liste der offenen Rechnungen. Excel-Export(CSV): Alle per Checkbox selektierten offenen Rechnungen werden als Datei im CSV-Format exportiert. (Diese Datei können Sie mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie beispielsweise Excel öffnen) PDF-Liste: Alle per Checkbox selektierten offenen Rechnungen werden als Datei im PDF-Format exportiert Um einen Zahlungseingang zu vermerken, klicken Sie auf das -Symbol. Es erscheint ein Popup, in welches Sie das Datum(1), die Höhe(3) und die Art des Zahlungseingangs(2) eintragen können. Mit einem Klick auf Zahlungseingang verbuchen(4) können Sie eine Teilzahlung oder die komplette Zahlung des offenen Postens vermerken. Wenn der offene Betrag durch die eingegangene Zahlung komplett beglichen ist, verschwindet die Rechnung aus der Liste der offenen Posten. Um eine Rechnung zu stornieren, verwenden Sie das -Symbol. 109

110 Es erscheint ein Popup, in welches Sie das Storno-Datum(1) und den Storno-Grund (2) eintragen müssen. Durch einen Klick auf Rechnung stornieren (3) wird die gewählte Rechnung storniert und verschwindet aus der Liste der offenen Posten. Wenn für eine Rechnung bereits Zahlungseingänge verbucht wurden, kann diese nicht mehr storniert werden! Dann muss entweder eine Gutschrift erzeugt werden oder in der Zahlungsübersicht eine manuelle Buchung erfolgen Unbezahlte Rechnungen (Debitoren) Unter Finanzen Unbezahlte Rechnungen (Debitor) erhalten Sie eine Liste aller Kontakte mit offenen Rechnungen. Die offenen Posten des Kunden werden aggregiert, um eine bessere Übersicht zu erhalten, wenn Kunden mehrere offene Rechnungen haben. Es besteht wiederum die Möglichkeit, die Liste der Kontakte mit offenen Rechnungen als CSV- oder PDF-Datei zu exportieren. Nummer Feldbeschreibung 1 Übersicht Diese Liste addiert alle offenen Rechnungen eines Kunden und zeigt Ihnen an, wie viele offene Posten ein Kontakt hat. Mit einem Klick auf das -Symbol öffnen Sie den gewählten Kontakt. - Kunde: Übersicht aller Kunden mit offenen Posten - Anzahl Gesamt: Gesamt-Anzahl an Rechnungen, die der Kunde je erhalten hat - Anzahl: Anzahl von unbezahlten Rechnungen. - Brutto offen: Summe aller offenen Posten des Kunden 2 - Kommentar In den Kommentar-Feldern haben Sie die Möglichkeit Bemerkungen zu hinterlegen. Sie müssen diese Bemerkungen nicht speichern! Diese werden automatisch beim Verlassen des Kommentar-Feldes in die Datenbank geschrieben. 110

111 4.2.5 Zahlungsübersicht In der globalen Zahlungsübersicht, die Sie über Finanzen Zahlungsübersicht erreichen, können Sie alle Zahlungsströme einer ausgewählten Art (2) in einem Zeitraum (1) auflisten lassen. Diese Funktion kann bei der Umsatzsteuervoranmeldung behilflich sein. Nummer Feldbeschreibung 1 Zeitraum Wählen Sie hier das Jahr und den Monat (bzw. das gesamte Jahr), dessen Zahlungsbuchungen Sie betrachten möchten. 2 Zahlungsart Über dieses Dropdown-Menü wählen Sie die gewünschte Zahlungsart aus. Sie können einzelne Zahlungsarten wie z.b. Überweisung / Abbuchung etc. auswählen, oder alle Buchungen im Zeitraum(1) anzeigen lassen. 3 Geschäftsbereiche 4 Zahlungen anzeigen Beschränken Sie die Zahlungsübersicht bei Bedarf über dieses Menü auf die von Ihnen gewünschten Geschäftsbereiche. Mit diesem Button werden alle Buchungen (2) im gewählten Zeitraum (1) gesucht und in der Übersicht (4) angezeigt. 5 Übersicht Zeigt Ihnen alle Buchungen, die den Selektionskriterien unter (1) und (2) entsprechen. Es werden das Datum, die Buchungsart, die Bezeichnung, der zugehörige Kontakt sowie die Soll- und Ist-Beträge ausgegeben. 6 - Gesamt Der Saldo berechnet Ihnen die Differenz zwischen erwarteten und eingegangenen Beiträgen. Unter jeder Buchungsspalte können Sie die Gesamt-Beträge ablesen. 4.3 Rechnungsversand Der VereinsMANAGER bietet Ihnen die Möglichkeit, alle erzeugten Rechnungen automatisch portosparend via zu versenden. Für jeden Geschäftsbereich kann ein eigenes E- Mailanschreiben unter Einstellungen Finanzen Rechnungsgrunddaten erstellt werden. Wenn Sie Ihre Rechnungen per Post versenden möchten oder ein Kontakt keine adresse angegeben hat, können Sie alle Rechnungen einer Abrechnung auch für den Postversand aufbereiten. 111

112 4.3.1 Rechnungen per versenden Über den Menüpunkt Finanzen Rechnungen per versenden können Sie alle erzeugten Einzelrechnungen und Beitragsrechnungen, deren Versandart auf gestellt wurde, mit einem Klick versenden. Nummer Feldbeschreibung 1 Anzahl Sobald Sie diese Maske öffnen, sehen Sie am oberen Rand die Anzahl der insgesamt noch nicht versendeten -Rechnungen. 2 Übersicht In der Übersicht werden Ihnen alle Rechnungen angezeigt, die Sie erstellt, aber noch nicht versendet haben. 3 Buttons - öffnet den gewählten Kontakt - öffnet die zu versendende Rechnung ohne digitalem Briefpapier - öffnet die zu versendende Rechnung mit digitalem Briefpapier - versendet die gewählte Rechnung nicht per 4 Rechnungen versenden Versendet alle Rechnungen, die in der Übersicht(2) aufgelistet sind mit dem entsprechenden -Anschreiben aus den Rechnungsgrunddaten per . Nach einem Klick auf Rechnungen versenden werden alle Rechnungen versendet. Nach dem Versand erscheint eine Versandbestätigung, in welcher Ihnen angezeigt wird, wieviele Rechnungen erfolgreich versendet wurden. In diesem Fall ist bei einem Kontakt keine 112

113 gültige adresse eingetragen. Ein erneuter Klick auf Finanzen Rechnungen per versenden listet nun alle Kontakte auf, bei denen keine korrekte adresse hinterlegt war. Sie haben dann die Möglichkeit die Kontakte zu öffnen und eine gültige adresse einzutragen oder die Rechnungen mithilfe der Buttons zu öffnen und auszudrucken bzw. den Kontakt vom Verteiler zu entfernen Rechnungen Sammelausdruck Unter Finanzen Rechnungen Sammelausdruck können Sie Rechnungen anhand diverser Filterkriterien aufbereiten lassen, so dass diese in einer mehrseitigen PDF ausgegeben und ausgedruckt werden können. Feld Druckmodus Beginn Ende Geschäftsbereich Zahlungsart Zustellungsform Zahlungsstatus Nur Belegausdrucken Rechnungen aufbereiten Feldbeschreibung Gibt an, ob die aufbereiteten Rechnungen auf digitalem Briefpapier oder, falls Sie das Briefpapier bereits vorgedruckt besitzen, blanko ausgegeben werden. Es werden alle Rechnungen mit Rechnungsdatum im Bereich des Beginn und Ende-Datums für den Sammeldruck aufbereitet. Wählen Sie hier einen bestimmten Geschäftsbereich aus, um nur die Rechnungen des gewählten Geschäftsbereiches auszudrucken. Nur Rechnungen mit der gewählten Zahlungsart werden angezeigt. Auf Wunsch können hier nur Rechnungen der Versandart Post oder ausgedruckt werden. Wählen Sie ob alle Rechnungen, nur bezahlte oder nur offene Rechnungen gedruckt werden. Wenn ein Kontakt einen offenen Posten hat und Sie stellen eine neue Rechnung, dann wird an diese neue Rechnung eine Liste aller offenen Posten angehängt. Um die offenen Posten nicht an die aufbereiteten Rechnungen anzuhängen, sondern nur die Rechnungen selbst auszudrucken, aktivieren Sie diese Checkbox. Mit einem Klick auf diesen Button werden alle Rechnungen, die den gewählten Filterkriterien entsprechen, in einer Sammel -PDF-Datei aufbereitet und zum Download angeboten. 113

114 4.4 Mahnungen Mit dem VereinsMANAGER lassen sich säumige Zahler mit dem automatisierten Mahnverfahren mit vordefinierten Mahnungen automatisch anmahnen. Die Konfiguration der einzelnen Mahnstufen wird im Kapitel Einstellungen behandelt Sammelmahnung erzeugen Unter Finanzen Sammelmahnung erzeugen erstellt der VereinsMANAGER automatisch einer Übersicht über alle Rechnungen, für die noch kein vollständiger Zahlungseingang vermerkt ist und deren Zahlungsziel überschritten ist. Nummer Feldbeschreibung 1 Anzahl Anzahl aller Rechnungen, die zur Mahnung anstehen, deren Zahlungsziel überschritten ist. 2 Übersicht Übersicht über alle anzumahnenden Rechnungen. - Checkbox: Alle angehakten Rechnungen werden mit Mahnung erstellen erstellt. Um eine bestimmte Rechnung nicht anzumahnen, deaktivieren Sie die Checkbox. - Nr.: Rechnungsnummer - Datum: Datum der Rechnungsstellung - Zahlungsziel: Zahlungsziel der offenen Rechnung - Stufe: Mahnstufe der zu erzeugenden Mahnung. - Mitglied: Rechnungsempfänger, der angemahnt wird - Bezeichnung: Bezeichnung der Rechnung - Brutto offen: Offener Betrag unter Berücksichtigung von Teilzahlungen. 114

115 3 Buttons - Setzt die Rechnung in das manuelle Mahnverfahren. Im manuellen Mahnverfahren werden keine automatisch erzeugten Mahnungen an den Kontakt versendet. Ein Wechsel aus dem manuellen in das automatische Mahnverfahren zu einem späteren Zeitpunkt ist nicht möglich. - Vorschau des Mahntextes: Die unter konfigurierte Mahnung mit Platzhaltern wird angezeigt und die Platzhalter ersetzt. Dieser Mahntext wird später in die erzeugte Mahnungs- PDF eingedruckt. Wurde eine Rücklastschriftbuchung für den Kontakt angelegt, so wird eine andere Mahnungskonfiguration verwendet. - Öffnet den gewählten Kontakt - Öffnet die zu mahnende Rechnung ohne digitalem Briefpapier - Öffnet die zu mahnende Rechnung mit digitalem Briefpapier 4 Buttons - Auswahl umkehren: Kehrt die Auswahl der zu erstellenden Mahnungen um - Mahnungen erstellen: Erstellt alle ausgewählten Mahnungen und versendet -Mahnung automatisch. Alle postalischen Mahnungen werden aufbereitet und werden zum Download angeboten Manuelles Mahnwesen Alle Mahnungen, die Sie unter in das manuelle Mahnwesen gesetzt haben, finden Sie unter diesem Menüpunkt. Mit einem Klick auf lassen sich Rechnungen im manuellen Mahnwesen auch wieder zurück in das automatische Mahnwesen transferieren. Verwenden Sie das manuelle Mahnwesen, wenn Sie eigene Mahntexte verwenden möchten, die auf den Kontakt angepasst sind oder die finanzielle Situation des Kontakts besondere Umstände darstellt. Insbesondere wenn Sie Rechnungen an ein Inkassobüro oder einen Anwalt übergeben, eignet sich diese Funktion. 115

116 4.5 Bankdateien (SEPA / DTA) Nachdem Sie Rechnungen mit der Zahlungsart Lastschrift erzeugt oder Ihre Beiträge abgerechnet haben, können Sie die erforderlichen Bankdateien erzeugen. Eine Bankdatei enthält alle Zahlungsinformationen, die Ihre Bank benötigt, um eine Sammellastschrift durchzuführen. Sie erlaubt es Ihnen, alle noch nicht eingezogenen Beiträge und Rechnungen mit einem Schritt in Ihrem Online-Banking bzw. Banking-Programm einzuziehen. Die meisten Banken bieten mittlerweile auch direkt im Online-Zugang die Funktion, Ihre Bankdateien hochzuladen und einzuziehen. Bei manchen Banken muss Ihnen diese Funktionalität erst freigeschaltet werden setzen Sie sich in diesem Fall mit Ihrer Bank in Verbindung. Es stehen zwei Einzugsverfahren zur Verfügung: Das Lastschriftverfahren mittels DTA-Datei (TXT-Datei) und das neue SEPA-Verfahren mittels XML-Datei. Für die Erzeugung der Bankdatei sind Einstellungen im Bereich der Konfiguration der Bankkonten und bei den Rechnungsgrunddaten notwendig. Die Maske zur Einstellung der Bankkonten findet sich unter Einstellungen Finanzen Bankkonten. Je nach Auswahl der Art (1) des Lastschrift- bzw. Überweisungsverfahrens sind weitere Felder zu befüllen: (links: bisheriges Abbuchungsverfahren, rechts: neues SEPA-Verfahren). Nummer 1 Art des Lastschriftverfahrens Feldbeschreibung Mit welchem Verfahren sollen die Abbuchungen durchgeführt werden? (Ab Februar 2014 nur noch SEPA) 116

117 2 Kontodaten DTA: Kontoinhaber, Kontonummer, BLZ SEPA: Kontoinhaber, IBAN, BIC, Gläubiger Identifikationsnummer 3 Bankprogramm Mit welchem Bankprogramm nehmen Sie die Abbuchungen vor und bereiten die Daten für den Kontoimport vor? 4 Frist ab wann Rechnungen freigegeben werden (nur SEPA) 5 Sortierung der Datensätze im Bericht 6 Automatische Gegenbuchung von Gutschriften / Lastschriften Sachkonto Frist, ab wann Rechnungen für die Bankdateierstellung verfügbar sind. Im Fall von SEPA-Abbuchungen ist es teilweise vorgeschrieben, die Rechnungsempfänger im Vorfeld über eine Abbuchung zu informieren. Mit dieser Frist wird das Einzugsdatum abhängig vom Rechnungsdatum errechnet. Gibt vor, nach welchen Sortier-Kriterien die Daten auf dem Bericht zur Bankdatei ausgegeben werden. Name/ Rechnungsnummer / Betrag Wählt man bei diesen Feldern Ja aus, so werden automatisch Gegenbuchungen in der Zahlungsübersicht für die einzelnen Datensätze hinterlegt, sobald die Bankdatei geschrieben wurde. Wird Nein gewählt, so behalten alle Positionen in der Zahlungsübersicht den Status Offen. Gegenbuchungen werden erst dann geschrieben, wenn Sie einen Kontoimport durchführen und die Zahlungen zugewiesen wurden. Sachkontonr. aus der Finanzbuchhaltung auf welchem Umsätze dieses Kontos gebucht werden. In den Einstellungen der Rechnungsgrunddaten (Einstellungen Finanzen Rechnungsgrunddaten) wird für jeden Geschäftsbereich das Konto ausgewählt, das für Lastschriften verwendet werden soll. Bei Erzeugung der Bankdatei entscheidet sich, je nach voreingestelltem Konto, welches Abbuchungsverfahren relevant ist und ob Gegenbuchungen erzeugt werden. Der Verwendungszweck kann ebenfalls im Bereich Rechnungsgrunddaten geändert werden. Nicht nur Ihre Lastschriften können in einer Bankdatei vereint werden, sondern auch alle von Ihnen zu tätigenden Überweisungen (Gutschriften ) Wie Sie, nachdem die notwendigen Einstellungen für das Bankkonto vorgenommen wurden, eine Lastschriftdatei erzeugen, erfahren Sie im folgenden. Klicken Sie dafür zunächst im Menü Finanzen auf Lastschriftdatei erzeugen. 117

118 4.5.1 Lastschriftdatei erzeugen Nummer Feldbeschreibung 1 Anzahl Anzahl der noch nicht in eine DTA-Datei exportierten Lastschriften. 2 Datum Geben Sie hier das Datum an, bis zu welchem Sie die offenen Lastschriften berücksichtigen möchten. 3 Geschäftsbereich(e) Die Erzeugung kann auf einen Geschäftsbereich eingegrenzt werden. 4 Vorschau erzeugen Erzeugt eine Vorschau, mit allen bis zum Datum(2) fälligen Lastschriften. Nachdem Sie den Button Vorschau erzeugen angeklickt haben, erscheint die folgende Vorschau über alle fälligen Lastschriften. Rechnungen mit Beträgen von 0,00 Euro oder Kontakte ohne Kontodaten werden als fehlerhafte Datensätze gezeigt und können vor Erstellung der Bankdatei nochmal bearbeitet werden. Bei der Erstellung der Bankdatei werden lediglich von den Banken zugelassene Sonderzeichen berücksichtigt. Sollte es dennoch zu Problemen kommen, sollten die Felder Kontoinhaber überprüft werden, da dort erfahrungsgemäß häufig Sonderzeichen verwendet werden. Diese sind im Zweifelsfall zu entfernen. 118

119 Die Vorschau liefert detaillierte Informationen zu den einzelnen Lastschriftpositionen: Nummer Feldbeschreibung 1 Status der Position Hier werden in fehlerhaften Fällen Informationen zu den einzelnen Datensätzen ausgegeben. Rot markierte Datensätze werden bei der Erstellung der Bankdatei nicht berücksichtigt und erscheinen bei der nächsten Erzeugung einer Bankdatei erneut (Falls der Betrag größer als 0,00 Euro ist) 2 Geschäftsbereich Angabe zu welchem Geschäftsbereich der jeweilige Datensatz gehört (pro Geschäftsbereich wird eine eigene Bankdatei erzeugt) 3 Betrag Betrag der jeweiligen Position (falls 0,00 Euro, wird der Datensatz nicht verarbeitet und bei der nächsten Erzeugung nicht mehr gezeigt) 4 Anzahl korrekter Datensätze 5 Gesamtbetrag der korrekten Datensätze Anzahl der Datensätze, die in die Bankdatei(en) geschrieben werden (rot markierte Datensätze werden ignoriert) Gesamtbetrag der Datensätze, die in die Bankdatei(en) geschrieben werden (rot markierte Datensätze werden ignoriert) 6 Datei(en) erzeugen Erzeugt die Bankdatei(en) mit den korrekten Datensätzen Nach Erzeugung der Bankdatei(en) wird neben der Erfolgsmeldung auch angezeigt, welche Datei(en) erzeugt wurden. Im Status wird zudem angegeben, wie viele Lastschriften (mit einem Betrag von mehr als 0,00 Euro) übersprungen wurden (rot markierte Datensätze aus der Vorschau). 119

120 Nummer Feldbeschreibung 1 Statusmeldung Statusmeldung mit Hinweis auf übersprungene Datensätze 2 Geschäftsbereich Angabe zu welchem Geschäftsbereich die jeweilige Datei erzeugt wurde 3 Anzahl LS Anzahl, der in der Bankdatei enthaltenen Einzellastschriften 4 Gesamt-Netto / Gesamt-Brutto Summe der in der Bankdatei enthaltenen Beträge 5 LS-Verfahren Angabe, welches Lastschriftverfahren bei dieser Bankdatei vorliegt (bisheriges Lastschriftverfahren mit DTA-Datei im txt-format oder neues SEPA-Verfahren mit Bankdatei im XML-Format) 6 Datum des Einzugs Falls das SEPA-Verfahren vorliegt, wird das Einzugsdatum angegeben. Die Bankdatei muss im Regelfall spätestens zwei Bank-Arbeitstage VOR diesem Datum bei der Bank vorliegen. (Einzelne Banken haben unter Umständen unterschiedliche Fristen für die Einreichung. Sie sollten dazu mit einem Bankberater sprechen) 7 Bankkonto Angabe, zu welchem Ihrer Konten diese Bankdatei erzeugt wurde 8 Möglichkeit zum Öffnen / neu erzeugen der Daten Lädt die erzeugte Bankdatei herunter (txt / xml) Öffnet die zur Bankdatei gehörige Übersicht (pdf). Die Konfiguration der Lastschriftübersicht kann unter Einstellungen Dokumentenverwaltung PDF-Konfiguration vorgenommen werden. Erzeugt die jeweilige Bankdatei und die Übersicht neu Unter Finanzen Lastschriftdatei-Archiv können Sie jederzeit auf alle bisher erstellten Bankdateien zugreifen. Hier ist auch eine Eingrenzung nach Datum möglich 120

121 4.5.2 Überweisungs-Datei erzeugen Die Erzeugung einer Überweisungs-Datei erfolgt analog zu den Lastschrift-Dateien (4.5.1). Es werden Ihnen alle noch nicht in einer Überweisungsdatei erfassten Überweisungen angezeigt. Analog zur Erstellung der Lastschriftdatei wird pro Geschäftsbereich eine Überweisungsdatei generiert. Auch hier werden, je nach Einstellung der Art des Gutschriftenverfahrens (Einstellungen des Bankkontos), XML-Dateien (SEPA-Verfahren) bzw. TXT-Dateien (bisheriges Überweisungsverfahren) erstellt. Im Anschluss an die Erstellung erhalten Sie eine Übersicht über die erstellten Überweisungsdateien, die Sie auch im Überweisungsdatei-Archiv wiederfinden können Verwendetes Format für die SEPA Dateierzeugung Die Lastschrift und Überweisungsdateien für das SEPA-Verfahren werden im XML-Format nach pain erzeugt. 121

122 4.6 Kontoimport Der VereinsMANAGER bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre elektronischen Kontoauszüge zu importieren und diese automatisch und manuell zu verarbeiten. Rücklastschriften und eingehende Überweisungen können so zum Teil automatisch den zugehörigen Rechnungen zugewiesen werden und Sie sparen Zeit bei der Verwaltung Ihrer offenen Posten. Leider ist das Verfahren zur Erstellung eines elektronischen Kontoauszugs und anschließender Verarbeitung von Bank zu Bank unterschiedlich und nicht bei jedem Kreditinstitut möglich (z.b. Deutsche Bank). Um den VereinsMANAGER anzupassen, so dass Ihre Kontoauszüge eingelesen werden können, setzen Sie sich bitte mit unserem Supportteam via in Verbindung. Wir helfen Ihnen gerne weiter und schulen Sie im Umgang mit dem Kontoimport. 4.7 Archive Alle mit dem VereinsMANAGER erzeugten Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften, DTA- Dateien oder Mahnungen werden archiviert. Unter dem Menüpunkt Finanzen-Archive im Hauptfenster haben Sie Zugriff auf alle Datei-Archive. Selbstverständlich finden Sie die einzelnen Dokumente auch in den Kontaktbezogenen Archiven, da es oft einfacher ist, spezifische Dokumente bei dem Kontakt zu finden Rechnungsarchiv Im Rechnungsarchiv finden Sie alle Rechnungen, die im VereinsMANAGER jemals erzeugt wurden. Diese lassen sich nach einigen Filterkriterien selektieren. 122

123 Nummer Feldbeschreibung 1 Zeitraum Geben Sie in den Feldern Von und Bis den gewünschten Zeitraum ein. Standardmäßig wird das gesamte aktuelle Jahr ausgewählt. 2 Zahlart Lassen Sie sich nur Rechnungen einer Zahlart anzeigen, z.b. Überweisung oder Lastschrift (DTA). 3 Geschäftsbereich 4 Rechnungen zeigen Wenn Sie nur Rechnungen aus einem bestimmten Geschäftsbereich anzeigen lassen möchten, wählen Sie hier den entsprechenden Geschäftsbereich aus. Lassen Sie sich in der Übersicht (5) alle Rechnungen anzeigen, die den gewählten Filterkriterien entsprechen (1)(2)(3). 5 Übersicht Listet das Suchergebnis mit den Filterkriterien (1)(2)(3) auf. Zeigt Ihnen die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Rechnungsempfänger, die Vorgangsnummer und bezeichnung, sowie den Netto- und Bruttobetrag. 6 Buttons - Öffnet das Profil des Rechnungsempfängers - Öffnet die Rechnung ohne digitalem Briefpapier - Öffnet die Rechnung mit digitalem Briefpapier - Sollte sich die Anschrift des Rechnungsempfängers bzw. die Briefpapierkonfiguration geändert haben, so können Sie die Rechnungs- PDFs mit Hilfe dieses Buttons neu erzeugen. Beträge sowie Positionstexte werden bei der Neuerzeugung nicht berücksichtigt! 7 - Gesamt Listet Ihnen die Anzahl der gefundenen Rechnungen sowie den Gesamt- Netto und Bruttobetrag auf. 123

124 4.7.2 Lastschriftdatei-Archiv Nummer Feldbeschreibung 1 Zeitraum Listet Ihnen alle DTA-Dateien im Zeitraum der Felder Von und Bis auf. 2 Lastschrifteinzüge zeigen Mit einem Klick auf den Button Lastschrifteinzüge zeigen lassen Sie sich nur DTA-Dateien im unter (1) gewählten Zeitraum anzeigen. 3 Übersicht Listet Ihnen alle DTA-Dateien im gewählten Zeitraum mit Erstellungsdatum, Ersteller, Anzahl der Lastschriften, Gesamt-Netto und Brutto-Betrag sowie dem Datum auf, an dem die Datei runtergeladen wurde. 4 - Buttons - Lädt die gewählte DTA-Datei runter (dtaus.txt) - Öffnet eine Übersicht über alle in dieser DTA-Datei enthaltenen Lastschriften im PDF-Format. - Wenn sich die Kontonummer eines Kontaktes bzw. Ihre eigene Kontonummer oder der Verwendungszweck geändert hat, können Sie die gewählte DTA-Datei mithilfe dieses Buttons neu erzeugen Überweisungsdatei-Archiv Das Überweisungsdatei-Archiv gleicht dem unter beschriebenen Lastschriftdatei-Archiv. 124

125 4.7.4 Mahnungsarchiv Ähnlich dem Rechnungsarchiv listet Ihnen das Mahnungsarchiv alle erzeugten Mahnungen auf. Mit Beginn und Ende geben Sie den Zeitraum an, dessen Mahnungen Sie betrachten möchten. In der Übersicht werden alle Mahnungen mit Rechnungsnummer, Mahnstufe, Mahnungsdatum, Rechnungsempfänger sowie Rechnungsbezeichnung aufgelistet. Mit einem Klick auf das - Symbol, öffnen Sie den gewählten Rechnungsempfänger Gutschriftenarchiv Das Gutschriftenarchiv verfügt über die gleichen Filterkriterien und Funktionen, wie das Rechnungsarchiv (4.7.1) Spendenbescheinigungsarchiv Das Spendenbescheinigungsarchiv listet alle erzeugten Spendenbescheinigungen auf. Es besteht die Möglichkeit, die Ausgabe auf ein von Ihnen festgelegtes Zeitfenster (Datum von Datum bis) zu beschränken. 125

126 4.8 Konfiguration Alle für die Rechnungslegung und Beitragsabrechnung relevanten Einstellungen werden im Menü Einstellungen unter Finanzen vorgenommen. Es können unter anderem neue Bankkonten, Währungen und Geschäftsbereiche angelegt sowie Beiträge konfiguriert werden. Dies im Kapitel Einstellungen ausführlich beschrieben HBCI Das HBCI(Homebanking Computer Interface) ermöglicht Ihnen, den VereinsMANAGER direkt mit Ihrem Onlinebanking zu verbinden. Über den Menüpunkt Einstellungen Finanzen Bankkonten haben Sie die Möglichkeit, die Daten für die HBCI-Schnittstelle zu konfigurieren. 126

127 1 Konto wählen Wählen Sie das Bankkonto aus, für das die HBCI-Schnittstelle konfiguriert werden soll. 2 Zugang Wenn Sie HBCI nutzen möchten, so wählen Sie JA aus. 3 Anmeldename Geben Sie die Benutzerdaten für das Onlinebanking ein. 4 TAN-Verfahren Nach dem Klick auf den Schraubenschlüssel wird der Bank-Pin abgefragt und es werden die möglichen Verfahren aufgezeigt. 5 - TAN-Medium Nach dem Klick auf den Schraubenschlüssel wählen Sie nun das TAN- Medium aus (optional abhängig vom TAN-Verfahren) 6 Konto-PIN Entscheiden Sie hier, ob Sie Ihre Pin in der Software abspeichern oder bei jeder HBCI Nutzung manuell eingeben wollen. Speichern Um alle eingegeben Daten dauerhaft zu speichern, klicken Sie auf den Button speichern Ist die HBCI-Schnittstelle entsprechend konfiguriert, können erzeugte Lastschriftdateien direkt vom SEWOBE-Manager an Ihre Bank übertragen werden. Außerdem entfällt der Kontoimport, da Kontobewegungen direkt von der Bank in den Manager importiert werden können. Bei weiteren Fragen zur HBCI-Schnittstelle steht Ihnen der SEWOBE-Support gerne zur Verfügung Beitragsverwaltung Um den Kontakten die richtigen Beiträge zuweisen zu können, müssen diese zuerst im System hinterlegt und konfiguriert werden. Ihre Beiträge können Sie in Beitragsgruppen ablegen, um diese später leichter zu finden. Zuerst muss also eine neue Beitragsgruppe angelegt werden. Typische Beitragsgruppen wären z.b. Mitgliedsbeiträge und Förderbeiträge sowie Aufnahmebeiträge. Diese können je nach Bedarf in verschiedenen Abteilungen oder verschiedenen Altersgruppen gestaffelt werden. Dieses Kapitel werden wir anhand einiger Beispiele bearbeiten. Unser Ziel ist es drei Beiträge anzulegen: - Einen einmaligen Aufnahmebeitrag - Einen monatlichen Mitgliedsbeitrag - Einen jährlichen Beitrag (z.b. Schrankmiete) Zuerst legen wir mit einem Klick auf Neue Beitragsgruppe anlegen unsere erste Beitragsgruppe an. 127

128 Nach dem Speichern erscheint diese Gruppe auf der linken Seite. Um einen neuen Beitrag innerhalb dieser Beitragsgruppe anzulegen, nutzen wir das Kontextmenü (Rechtsklick auf die Beitragsgruppe) und wählen Neue Beitragsposition anlegen. 128

129 Es öffnet sich folgende Maske auf der rechten Seite: 129

130 Nummer Feldbeschreibung 1 Bezeichnung Wählen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für den neuen Beitrag. 2 Geschäftsbereich Normalerweise gibt es nur den Geschäftsbereich Standard. Möchten Sie Ihre Beiträge auf unterschiedliche Bankkonten verteilen, müssen Sie neue Geschäftsbereiche anlegen. Wählen Sie hier anschließend den Geschäftsbereich, der das Konto und Briefpapier enthält, welches für diesen Beitrag relevant ist. 3 Zahlungsweise Hier stellen Sie das Zahlungsintervall für diesen Beitrag ein und legen fest, ob es sich um einen monatlichen, jährlichen oder in diesem Beispiel einmaligen Beitrag handelt. Einmalige Beiträge werden nur einmal abgerechnet, alle weiteren werden im gewählten Intervall fällig. Aufnahmebeiträge sind in der Regel einmalige Beiträge. 4 Abteilung Um später auswerten zu können, wie viel Geld jede Abteilung eingespielt hat, können Sie jeden Beitrag einer Abteilung zuweisen. In der Beitragsstatistik ist eine Auswertung nach Abteilungen möglich, wenn diese den Beiträgen zugewiesen wurden. 5 Zeitart In den meisten Fällen ist die Variable Zeitart die richtige Wahl, da dann der Beginn und das Ende der Beitragsabrechnung für jeden Kontakt individuell eingestellt werden kann. Feste Zeitart bedeutet, dass für ALLE Kontakte (auch zukünftig angelegte) das Beginndatum das gleiche ist. Wählen Sie im Zweifelsfall immer die variable Zeitart. 6 - Beitragsposition für Neuanlage sperren Wenn dieses Feld aktiv ist, wird die Beitragsposition für Neuanlagen gesperrt und dort nicht mehr zur Auswahl angezeigt. 7 Altersprüfung Die altersabhängigen Beiträge werden unter im Detail beschrieben. Bitte beachten Sie dieses Kapitel unbedingt, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten. 8 Spendenfähig In manchen Vereinen werden für Mitgliedsbeiträge automatisch Spendenbescheinigungen erstellt. Diese Funktion ist nur in Verbindung mit dem Spendenmodul verfügbar. Ist diese Funktion aktiviert, wird bei der Abrechnung der Beiträge automatisch eine Spende beim entsprechenden Kontakt hinterlegt, für die später eine Spendenbescheinigung erstellt werden kann. Wichtig: Wenn Sie Beiträge mit einem Betrag von 0 anlegen, beispielsweise für Ehrenmitglieder, Schnuppermitglieder oder ähnliches, dürfen diese nicht als spendenfähig markiert werden, da ansonsten eine Abrechnung nicht möglich. Dies liegt daran, dass ja auch eine Spende über 0 nicht bescheinigt werden kann und deshalb auch ein als spendenfähiger Beitrag mit 0 nicht abgerechnet werden kann. 130

131 9 - Buchhaltungsdaten Hier kann das Erlöskonto, der Steuerschlüssel und die Kostenstelle für den Datenexport in der Buchhaltung erfasst werden Beitragspreis Bei nicht altersabhängigen Beiträgen kann hier gleich der Beitragspreis für die Beitragsposition erfasst werden. 11 Buttons - Speichern: Legt die neue Beitragsposition an oder speichert die Änderungen an einer vorhandenen Beitragsposition. - Löschen: Eine Beitragsposition kann nur gelöscht werden, wenn diese keinem Kontakt hinterlegt ist und noch nie abgerechnet wurde. Im o.g. Beispiel wurde der einmalige Aufnahmebeitrag angelegt. Im Folgenden finden Sie die Konfiguration für den Monatsbeitrag und den jährlichen Beitrag für die Schrankmiete. Monatsbeitrag Abteilung Badminton: Jahresbeitrag Schrankmiete: 131

132 Als nächstes müssen den Beiträgen die Preise zugeordnet werden. Wählen Sie hierzu die entsprechende Beitragsposition, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Neuen Beitragspreis anlegen. Es öffnet sich folgende Maske auf der rechten Seite: Nummer 1 Bezeichnung auf der Rechnung Feldbeschreibung Tragen Sie hier eine die Bezeichnung der Beitragsposition auf der Rechnung ein. 2 Rechnungstext Der Rechnungstext steht auf der Rechnung unter der Position und beinhaltet in der Regel detailliertere Informationen zu der abgerechneten Position. 3 Preis + MwSt. Legen Sie den Preis + die ggf. dazugehörige MwSt (in Prozent) für diese Beitragsposition fest. Ob der eingegebene Preis inkl. oder zzgl. MwSt ist, wird unter Einstellungen Grunddaten festgelegt. 4 Buttons - Speichern: Legt den neuen Beitragspreis an oder übernimmt die Änderungen an einem vorhandenen Beitragspreis. - Löschen: Löscht den gewählten Beitragspreis. 132

133 Bei regelmäßig abzurechnenden Beiträgen empfehlen wir die Verwendung der Platzhalter [AFAELLIG] und [FAELLIG]. Die Verwendung wird in den Beispielen der monatlichen und jährlichen Beiträge erklärt. Wenn ein Beitrag von einem abweichenden Beitragszahler bezahlt wird, wird mit dem Platzhalter [VOLLER_NAME] der Name des Beitragspflichtigen eingefügt, um bei einer Rechnung mit mehreren Beiträgen nachvollziehen zu können, für welches Mitglied welcher Beitrag ist. Monatlicher Beitrag: Der Platzhalter [AFAELLIG] wird durch den Beginn des Fälligkeitszeitraumes ersetzt. Bei dem Fälligkeitsdatum würde dieser Platzhalter bei der Erzeugung der Rechnung beispielsweise automatisch durch 01/2012 ersetzt werden. Jährlicher Beitrag: Der Platzhalter [FAELLIG] wird automatisch durch das Ende des Fälligkeitszeitraumes ersetzt. Bei einer Beitragsposition mit jährlicher Zahlweise und der Fälligkeit würde der Rechnungstext hier automatisch wie folgt ausgegeben werden: Abgerechneter Zeitraum: 03/ /2013 Bei einer Position mit vierteljährlicher Zahlweise und gleichem Fälligkeitsdatum: Abgerechneter Zeitraum: 03/ /2012Altersabhängige Beiträge 133

134 Altersabhängige Beiträge Sehr häufig ist es in Vereinen der Fall, dass die Beitragshöhe sich nach dem Alter der Mitglieder richtet. Der VereinsMANAGER bietet Ihnen hierfür die Funktion Altersabhängige Beiträge. Die Position wird wie unter beschrieben angelegt, nur aktivieren Sie die Checkbox Altersprüfung aktiv. Es können nun mehrere Beitragspreise zu dieser Beitragsposition angelegt werden. Die Konfiguration der drei Beitragspreise: 134

135 Folgende Punkte müssen bei altersabhängigen Beiträgen unbedingt beachtet werden! - Es muss ein Geburtsdatum bei dem jeweiligen Mitglied hinterlegt sein, sonst wird der Beitrag nicht abgerechnet! - Bei den Grunddaten für die Beitragssammelzuordnung(siehe Punkt 4.1.2) haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, ob die altersabhängigen Beiträge anhand des Jahrgangs oder des tatsächlichen Alters(Stichtag wird bei der Abrechnung festgelegt) festgesetzt werden. - Bei vierteljährlicher Zahlweise kann es vorkommen, dass ein Mitglied für das 1. Quartal den verringerten Beitrag bezahlt, während diesem Quartal aber in die nächsthöhere Preiskategorie wechselt (z.b. 19. Geburtstag). Im nächsten Quartal würde der höhere Beitrag berechnet werden! 135

136 4.9 SEPA Am 01. Februar 2014 wird das bisherige Lastschriftverfahren durch das europaweit gültige SEPA-Verfahren abgelöst. Beachten Sie: Das klassische Lastschriftverfahren ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr verwendbar. In dieser Zusammenfassung erfahren Sie, was bei der Umstellung beachtet werden muss und wie Sie mit den Softwareprodukten der SEWOBE einen Testlauf des SEPA-Verfahrens durchführen können Voraussetzungen IBAN/BIC Die üblichen Kontonummern und Bankleitzahlen werden durch IBAN und BIC ersetzt. Damit Sie die notwendigen IBANs und BICs für Ihre Lastschriftzahler aus den bereits vorhandenen Kontodaten errechnen können, hat die SEWOBE eine neue Funktion geschaffen, über die Sie mit einem Knopfdruck alle fehlenden IBANs und Mandatsreferenznummern Ihrer Kunden mit deutschen Bankkonten erzeugen können. In Ihrem Manager finden Sie unter Einstellungen - Finanzen - Bankkonten den Button SEPA Umrechnung : Ein Klick auf diesen öffnet folgende Maske: 136

137 Sobald Sie die Haftungsfreistellung akzeptiert haben, wird mit einem Klick auf den Button Bankdaten umbuchen die IBAN Generierung durchgeführt. Die Eintragung der IBAN und BIC in Ihrem MANAGER erfolgt bei den finanziellen Grunddaten des jeweiligen Mitglieds / Kunden, unterhalb der bisherigen Kontodaten Gläubiger-ID Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist die eindeutige Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers und muss zwingend vorhanden sein, um das SEPA-Verfahren nutzen zu können. Die Gläubiger-ID muss bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden. (https://extranet.bundesbank.de/scp/) Mandatsreferenz Die Mandatsreferenz wird kundenspezifisch vergeben. Sie ermöglicht dem Lastschriftzahler in Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer eine eindeutige Identifizierung der Kontobewegung. Die Mandatsreferenzen werden automatisch angelegt, sobald die Kontodaten eines Kontaktes gespeichert werden. 137

138 Einzugsermächtigung: Nur schriftliche Einzugsermächtigungen behalten Ihre Gültigkeit. Jedoch muss jeder Lastschriftzahler eine Mitteilung über die Umwandlung der Einzugsermächtigung zu einem SEPA Mandat erhalten. (SEPA Migrationsschreiben) Dazu hat Ihnen die SEWOBE bereits Dokumentvorlagen als PDF Serienbrief bereitgestellt Informationspflichten des Lastschriftgläubigers Vor der Abbuchung mit dem SEPA-Lastschriftverfahren muss den betroffenen Schuldnern die Gläubiger-ID sowie ihre persönliche Mandatsreferenz mitgeteilt werden. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten, z.b. die 1 Cent Sammelüberweisung mit den notwendigen Informationen im Verwendungszweck oder das SEPA- Anschreiben, welches SEWOBE für Sie vorbereiten kann. Bitte nehmen Sie Kontakt mit dem Support auf, falls Sie dies benötigen. Zusätzlich sollte gemäß gesetzlicher Vorgaben eine Abbuchung 14 Tage vorangekündigt werden. Dies passiert üblicherweise im Rahmen der Rechnungserzeugung und des Rechnungsversandes. Die Zahlungsbedingungen können unter Einstellungen - Finanzen - Zahlungsbedingungen auf Rechnungen entsprechend angepasst werden Konfiguration des SEPA Verfahrens Um Ihre MANAGER auf das SEPA-Verfahren umzustellen sind folgende Einstellungsänderungen notwendig. Diese werden Ihnen nun Schritt für Schritt erklärt. 138

139 Bankkonto Folgende Maske ist in den Einstellungen unter Finanzen Bankkonto zu finden: 1 Stellen Sie zunächst die Art des Lastschrift-/Überweisungsverfahren auf SEPA xml um die weiteren Einstellungen vornehmen zu können. Die Maske wird um weitere Eingabefelder erweitert. 139

140 2 Tragen Sie hier IBAN und BIC Ihres eigenen Kontos ein. Diese finden Sie auf Ihrer Bankkarte oder in Ihrem Onlinebanking-Zugang. 3 Hier tragen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer ein. Weitere Informationen zur Gläubiger ID finden Sie unter Punkt Diese Frist regelt das Ausführungsdatum der Lastschrift und erscheint auch auf der Rechnung Ihrer Kunden. In unserem Beispiel würde eine am erstellte Rechnung am von der Bank bearbeitet werden. Die Einreichung der Lastschriftdatei sollte 5 Tage vor Fälligkeit der Abbuchung erfolgen. Daraus ergibt sich, dass die hier eingetragene Frist mindestens 5 bzw. 6 Tage betragen muss. Beachten Sie: Wenn Sie den Kontoimport oder das Buchhaltungsmodul verwenden, müssen Sie die Optionen Automatische Gegenbuchung von Gutschriften/Lastschriften auf Nein setzen. Onlinebanking-Zugang: Dieses Auswahlfeld erscheint nur, wenn für Ihre Lösung die HBCI-Schnittstelle freigeschaltet ist. Für eine einmalige Pauschale von 20 kann auch Ihr Manager direkt mit dem Onlinebanking Ihrer Bank verbunden werden. Bei Fragen hierzu steht Ihnen das SEWOBE-Team jederzeit zur Verfügung Geschäftsbereich Klicken Sie in den Einstellungen unter Finanzen Rechnungsgrunddaten mit der rechten Maustaste auf Ihren Geschäftsbereich, um diesen zu bearbeiten. Im Bereich Einstellungen für Abbuchungen finden Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten: 140

141 Achten Sie darauf, dass der Verwendungszweck nicht länger als 5 Zeilen ist, da im Zuge des SEPA-Verfahrens die Anzahl der zur Verfügung stehenden Zeichen im Vergleich zum bisherigen Lastschriftverfahren erheblich eingeschränkt wurde: Es stehen Ihnen nur noch 140 Zeichen zur Verfügung. Die im Verwendungszweck verwendbaren Platzhalter finden Sie in der linken Spalte. Beachten Sie: Wenn Sie den Kontoimport oder die HBCI-Schnittstelle verwenden, muss in der ersten Zeile des Verwendungszwecks der Platzhalter [RECHNUNG_NR] stehen, damit die importierten Kontobewegungen richtig verbucht werden können. 141

142 5 Buchhaltung 5.1 Buchhaltungsexport Was genau ist der Buchhaltungsexport Sofern man nur die innerhalb der Software angelegten Rechnungen, Beiträge und Eingangsrechnungen an einen Steuerberater übertragen möchte, reicht es, wenn man innerhalb des MANAGERS die gleichen Konten anlegt, wie sie auch in der Buchhaltungssoftware verwendet werden. Diese vorkontierten Datensätze können mittels Datei exportiert und in eine Buchhaltungssoftware eingelesen werden Vorbereitungsmaßnamen vor der Nutzung Für einen reibungslosen Belegexport müssen in der Vereinssoftware an einigen Stellen die Sachkonten (Beiträge, Einzelpositionen, Standardpositionen) hinterlegt werden Bankkonten konfigurieren Im Hauptfenster werden über den Menüpunkt Einstellungen / Finanzen / Bankkonten die Konten für die Lastschriftdateierstellung sowie für den Kontoimport konfiguriert. Für eine korrekte Übergabe der eingelesenen Banktransaktionen muss das korrespondierende Sachkonto hinterlegt sein Erlöskonten definieren Die Erlöskonten können je nach Modul und Funktion flexibel konfiguriert werden Beiträge Innerhalb den Einstellungen zur Beitragsverwaltung Einstellungen / Finanzen / Beitragsverwaltung können nach Auswahl der Beitragsposition die Buchhaltungskonten eingetragen werden. 142

143 Feld Erlöskonto Steuerschlüssel Kostenstelle Bedeutung Erfassung des Erlöskontos. Sofern die doppelte Buchhaltung lizenziert wurde, kann der hinterlegte Kontenplan durchsucht werden. Erfassung des Steuerschlüssels Auswahl einer Kostenstelle. Sofern die doppelte Buchhaltung lizenziert wurde, kann mittels des Icon die Liste der Kostenstellen durchsucht werden Standardpositionen Sofern innerhalb der Lösung Standardpositionen für Einzelrechnungen verwendet werden, müssen diese über Einstellungen / Finanzen / Rechnungsgrunddaten konfiguriert werden Einzelrechnungen Bei Anlage einer Einzelrechnung kann pro Position alles Notwendige hinterlegt werden. Werden Standardpositionen eingesetzt, übernimmt das System automatisch die hinterlegten Buchhaltungsdaten, gemäß Konfiguration unter

144 Spenden Innerhalb der Spendenverwaltung können Sie die Sachkonten innerhalb der Grunddatenmaske, aufrufbar über den Menüpunkt Einstellungen / Finanzen / Spende, festlegen Einstellungen für Buchhaltungsexport Der Buchhaltungsexport kann im Hauptfenster über Buchhaltung / Buchhaltungsexport aufgerufen werden. Die Einstellungsmaske kann dort direkt mittels Button Einstellungen bearbeiten aufgerufen werden. Es zeigt sich folgender Dialog: 144

145 Feld Umfang Exportziel Buchungen Zahlungen Personenkonten Bedeutung Definiert welche Belege exportiert werden müssen. Sofern der Eintrag nur bezahlte Belege ausgewählt wird, werden nur Belege exportiert, bei denen ein Zahlungsfluss stattgefunden hat. Ansonsten exportiert das System alle Belege. Hiermit wird definiert ob zu externen Buchhaltungssystemen oder zur internen doppelten Buchhaltung (siehe Kapitel 6) übertragen werden soll Auswahl eines Dateiaufbaus für alle Belegbuchungen. Nur relevant für Export zu externen Buchhaltungssystemen. Sofern die bereitgestellten Dateiformate nicht ausreichend sind, sprechen Sie uns an. Auswahl eines Dateiaufbaus für alle Zahlungsbuchungen (Kontoimport). Nur relevant für Export an externe Buchhaltungssysteme. Sofern die bereitgestellten Dateiformate nicht ausreichend sind, sprechen Sie uns an. Auswahl eines Dateiaufbaus für alle Personenkonten. Nur relevant für Export an externe Buchhaltungssysteme. Sofern die bereitgestellten Dateiformate nicht ausreichend sind, sprechen Sie uns an. StandardPersonenkonto Konnte kein Personenkonto ermittelt werden, wird durch das Exportmodul dieses Konto eingesetzt. In den externen Buchhaltungssystemen sollte diese Kontonummer ein Sammelkonto zur Nachbearbeitung darstellen. Standard Sachkonto Standard St-Schlüssel Konnte kein Sachkonto ermittelt werden, wird durch das Exportmodul dieses Konto eingesetzt. In den externen Buchhaltungssystemen sollte diese Kontonummer ein Sammelkonto zur Nachbearbeitung darstellen. Konnte kein Steuerschlüssel ermittelt werden, wird durch das Exportmodul dieser Schlüssel eingesetzt Export durchführen Nach Auswahl der gewünschten Exportdatei und einem Stichtag, kann durch Klick auf Datei exportieren (siehe 1) eine Exportdatei erzeugt werden. Nach erfolgreichem Export wird dies mit einer Meldung und einem Datei speichern Button (siehe 2) bestätigt. Der Aufbau der Datei wurde in den Einstellungen festgelegt. 145

146 Ein Datensatz kann immer nur einmal exportiert werden. Alle Exportdateien werden im Archiv abgelegt. Nach Auswahl eines Zeitraums können die abgelegten Dateien mittels Dateien zeigen (Punkt 3) angezeigt und durch Klick auf das Icon ( 4) erneut auf der lokalen Festplatte zwischengespeichert werden. 5.2 Buchhaltung Allgemeine Beschreibung Mit dem Modul Buchhaltung wird die Funktionalität der doppelten Buchhaltung innerhalb des VereinsMANAGERS bereitgestellt. Das neue Buchhaltungsmodul beinhaltet : Konfigurierbare Kontenrahmen inkl. Steuerschlüssel und Berichte SKR 49 und SKR 3 als Konfigurationsvorlagen Übernahme aller Kontenbewegungen aus dem Bankkontoimport Übernahme aller erfassten Ausgangsrechnungen (z.b. Beitragsrechnungen, etc.) Journalfunktion 146

147 5.2.2 Aufruf der Buchhaltungsfunktion Innerhalb des Hauptfensters kann die Buchhaltung über den Menüpunkt Buchhaltung - Doppelte Buchhaltung" aufgerufen werden. Es öffnet sich ein separates Fenster mit den entsprechenden Buchhaltungsfunktionalitäten Grundkonfiguration der Buchhaltung Zur Basiseinrichtung der Buchhaltung muss als erster Schritt der Kontenplan festgelegt werden Konten konfigurieren Innerhalb der Buchhaltungsmaske gelangt man über die Navigation Einstellungen / Konten zur Kontenkonfigurationsmaske Standard- Kontenplan übernehmen Über den Button Kontenplan kopieren können Sie einen vorkonfigurieren Kontenplan übernehmen. Augenblicklich sind zwei Kontenpläne als Standardvorlagen hinterlegt: SKR 03: dieser Kontenplan stammt ursprünglich aus dem Unternehmensbereich und ist für viele kleine Vereine nutzbar SKR49: Typischer Vereinskontenrahmen mit Aufteilung in vier Geschäftsbereiche Nach Auswahl des Kontenrahmens, wird nach Klick auf den Button kopieren folgendes durchgeführt: Übernahme aller im Kontenrahmen hinterlegten Konten Übernahme aller Steuerschlüssel für Automatikkonten Festlegung der Sammelkonten für Debitor und Kreditor Sofern Standardauswertungen vorhanden, werden diese auch übernommen Im nächsten Schritt können Sie die übernommenen Konten an Ihre Ansprüche anpassen. 147

148 Konten anlegen / bearbeiten Konto anlegen Mittels Button Neues Konto öffnet sich eine neue Maske zur Anlage eines neuenbuchhaltungskontos. Feld Nr. Kontoname Kontoart Bedeutung Eine eindeutige Nummer für das Buchhaltungskonto. Bezeichnung des Kontos Art des Kontos. Relevant für Berichte 148

149 Favoritenkonto Alle mit diesem Haken vermerkte Konten werden direkt am Anfang der Kontensuche gezeigt Direktbebuchbar Sofern aktiviert, darf das Konto innerhalb der Buchungsmaske bzw. im Buchungsimport direkt angesprochen werden. Definierte Konten dürfen nach Buchhaltungslogik nicht direkt bebucht werden. In diesen Fällen ist die Checkbox nicht aktiviert. Finanzkonto Buchungssperre Fester Steuerschlüssel Zugriff aufs Konto einschränken Aktiviert, sofern es sich um ein Kassen oder Bankkonto handelt Aktiviert, sofern das Konto nicht mehr bebucht werden darf Auswahl eines Steuerschlüssels. Im Augenblick ist der Steuerschlüssel dem Konto zugeordnet. Die Eigenschaft fester Steuerschlüssel ist für zukünftige Entwicklungen integriert. Maßgeblich ist die Auswahl des Steuerschlüssels im Auswahlfeld der Konfigurationsmaske. Möchte man die Buchhaltung auf mehrere Personen verteilen, kann der personelle Zugriff auf einzelne Konten beschränkt werden. Hierzu muss der Haken bei Zugriff auf Konten beschränken gesetzt sein. Unterhalb dieses Feldes sehen Sie zwei Listboxen. Die linke Liste zeigt alle verfügbaren Rechtegruppen. Nach Auswahl einer Rechtegruppe kann mittels die Rechtegruppe für die Einschränkung ausgewählt werden. Im folgenden Beispiel dürfen nur Benutzer mit der zugeordneten Rechtegruppe Supervisor das Konto ansprechen: Konto bearbeiten Durch Klick auf das Konto innerhalb der Kontenliste, gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske Konto löschen Sofern man sich im Bearbeitungsmodus eines Kontos befindet, kann mittels Button löschen ein Konto gelöscht werden. Eine Löschung ist nur möglich, sofern das Konto noch nie bebucht wurde. 149

150 Konten importieren Über den Menüpunkt Kontenplan importieren kann eine CSV-Datei (Semikolon-getrennt) mit den Konten eingelesen werden. Die Datei muss folgenden Aufbau haben. Spalte Bedeutung 1 Typ des Kontos: 1=Sachkonto 2=Debitoren 3=Kreditoren 2 Kontonummer 3 Kontobezeichnung 4 Kontoart: 1=Aktiv 2=Passiv 3=Aktiv/Passiv 5 1, sofern Finanzkonto, ansonsten 0 6 1, sofern für Buchungen gesperrt, ansonsten 0 7 1, sofern direkt bebuchbar, ansonsten 0 8 Steuerschlüssel-Kürzel. Die Steuerschlüssel müssen aber im Vorfeld angelegt werden. Siehe , sofern fester Steuerschlüssel. 10 1, sofern Rechteprüfung auf Konto aktiviert werden soll 11 Semikolongetrennte Auflistung der Rechtegruppen auf welche die Rechteprüfung eingeschränkt werden soll Steuerschlüssel Mithilfe der Steuerschlüssel werden Buchungsautomatismen gesteuert. D.h. eine Rechnung inkl. Umsatzsteuer wird automatisch auf das Erlöskonto und das Umsatzsteuerkonto gebucht. Die Konfiguration der Steuerschlüssel findet über Einstellungen / Steuerschlüssel statt. 150

151 Feld Kürzel Bezeichnung Art Steuersatz Vorsteuer-Konto Umsatzsteuerkonto Bedeutung Kürzel des Steuerschlüssels Bezeichnung des Steuerschlüssels Art des Steuerschlüssels. Vorsteuer oder Umsatzsteuer Steuersatz in Prozent Sofern Art=Vorsteuer. Eingabe des Sachkontos auf welches die Vorsteuer gebucht werden soll Sofern Art=Umsatzsteuer. Eingabe des Sachkontos auf welches der Umsatzsteueranteil gebucht werden soll 151

152 5.2.4 Grunddaten einer Buchhaltung Innerhalb der Maske Einstellungen / Grunddaten werden die Standardkonten und Grundeinstellungen der Buchhaltung hinterlegt. Feld Sammelkonto Forderungen Sammelkonto Verbindlichkeiten Eröffnungsbuchungen Bestandskonten Eröffnungsbuchungen Debitoren Eröffnungsbuchungen Kreditoren Briefpapier für Berichte Bedeutung Sammelkonto für alle Buchungen auf das Personenkonto der Debitoren. Sollte vor der ersten Anlage eines Debitors (Mitglieds) konfiguriert sein. Sammelkonto für alle Buchungen auf das Personenkonto der Kreditoren. Sollte vor der ersten Anlage eines Kreditors (Lieferant) konfiguriert sein. Konto für Eröffnungsbuchungen der Bestandskonten Konto für Eröffnungsbuchungen der Debitoren Konto für Eröffnungsbuchungen der Kreditoren Briefpapier auf welches die Auswertungen / Berichte ausgegeben werden. 152

153 5.2.5 Kostenstellen Innerhalb der Buchhaltung können beliebige Kostenstellen angelegt werden. Über diese Kostenstellen können Kostenstellenauswertungen durchgeführt werden. Die Konfiguration wird über Einstellungen / Kostenstellen gestartet Kostenstellen anlegen / bearbeiten Kostenstellen importieren Über den Menüpunkt Kostenstellen importieren kann eine CSV-Datei (Semikolon-getrennt) mit Kostenstellen eingelesen werden. Die Datei muss folgenden Aufbau haben. Spalte Bedeutung 1 Kontonummer 2 Kontobezeichnung 3 1, sofern Rechteprüfung auf Konto aktiviert werden soll 4 Semikolongetrennte Auflistung der Rechtegruppen auf welche die Rechteprüfung eingeschränkt werden soll 153

154 5.2.6 Wirtschaftsjahr Die Buchhaltung wird nach Wirtschaftsjahren bearbeitet. Bevor mit dem Buchen begonnen werden kann, muss im Buchhaltungsmodul unter Einstellungen ein Wirtschaftsjahr angelegt sein. Feld Bezeichnung Status Bedeutung Bezeichnung Status des Wirtschaftsjahres Bearbeitung: Buchungen möglich Abgeschlossen: Wirtschaftsjahr ist abgeschlossen. Es können keine Buchungen mehr erfolgen Von Bis Startdatum für Wirtschaftsjahr Enddatum für Wirtschaftsjahr Personenkonten Personenkonten anlegen Unter Voraussetzung dass die korrekten Sammelkonten in den Grundeinstellungen (siehe ) hinterlegt sind, werden die Personenkonten automatisch bei Anlage einer Person angelegt. 154

155 Debitoren anlegen Werden die Mitgliedsdaten innerhalb der Kontaktverwaltung neu angelegt oder gespeichert, erzeugt das System automatisch in der Buchhaltung ein Personenkonto. Entspricht die Mitgliedsnummer den Vorgaben des Kontenplans, d.h. Debitoren , übernimmt das System automatisch die Mitgliedsnummer. Ansonsten wird die nächste Nummer im genannten Kreis verwendet. In der Oberfläche ist die Debitorennummer, gemäß nachfolgender Abbildung sichtbar Kreditoren anlegen Innerhalb der Kontaktverwaltung, kann mittels Navigationspunkt Lieferantendaten die Lieferantengrunddatenmaske geöffnet und eine Kreditorennummer erzeugt werden. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur verfügbar ist, sofern das Modul Eingangsrechnungserfassung lizenziert ist. Nach Anlage eines Lieferanten wird automatisch eine Kreditorennummer aus dem Bereich vergeben Personenkonten abgleichen Die Funktion Personenkonten abgleichen, aufrufbar über Buchungen / Personenkonten abgleichen, kann genutzt werden, um die Personenkontennummer der Kontaktverwaltung mit den Buchhaltungskonten abzugleichen. Dies ist dann notwendig, sofern nicht von Anfang an mit der doppelten Buchhaltung gearbeitet wurde, sondern der Buchhaltungsexport an externe Buchhaltungssysteme im Einsatz war. Für einen Abgleich ist der Inhalt (Debitoren / Kreditoren) auszuwählen und auf den Button Personenkonten übernehmen zu klicken Eröffnungsbuchungen anlegen Zum Start einer Buchhaltung müssen die Eröffnungswerte gesetzt werden. Über das Menü Buchungen / Eröffnungsbuchungen können diese erfasst werden. 155

156 Nach Auswahl des Wirtschaftsjahres werden mittels Konten zeigen alle Sachkonten mit der Kontoart Aktiv, Passiv und Aktiv/Passiv sowie alle Personenkonten, d.h. Debitoren und Kreditoren in einer Tabelle angezeigt. Anschließend können die Startwerte in die Spalten Soll bzw. Haben eingetragen werden. Nach Abschluss der Eingaben werden die Eröffnungsbuchungen mittels Eröffnungswerte setzen angelegt Belege buchen Innerhalb der Buchhaltungsmaske kann durch den Menüpunkt Buchungen / Buchungen die Buchungsmaske angezeigt werden. Innerhalb der Buchungsmaske, kann mittels Enter-Taste zu den nächsten Feldern gesprungen werden. Vorsicht: Die Betätigung der Enter-Taste nach dem Ausfüllen des Feldes Betrag führt zur Durchführung der Buchung ohne nochmalige Rückfrage! Wir sehen folgende Maske: Feld- und Funktionsbedeutung: Feld Bedeutung 1 Nach Auswahl dieses Feldes werden die Soll- und Habenseiten mit Namensbezeichnungen erweitert, um unerfahrenen Buchhaltern eine Orientierung zu geben. 2 Auswahl und Erfassung einer Kostenstelle. Es wird hierbei das Kurzzeichen ausgegeben. Nach Klick auf das Icon wird die Kostenstellensuche gezeigt. 3 Erfassung eines Kontos. Nach Klick auf das Icon öffnet sich die Kontensuchmaske. 156

157 4 Es werden vier weitere Zeilen für Splitbuchungen auf der Soll-Seite angeboten 5 Es werden vier weitere Zeilen für Splitbuchungen auf der Haben-Seite angeboten 6 Es werden die Seiten für alle Eingaben verschoben. D.h. alles unter Soll eingegebene wird auf der Haben-Seite angezeigt. Ist sinnvoll sofern man Splitbuchungen auf der falschen Seite gestartet hat und diese nicht nochmals komplett eingeben möchte 7 Leert die Maske, um mit einer neuen Buchung zu starten 8 Führt eine Buchung aus 9 Nach einer Buchung wird das persönliche Buchungsjournal erweitert. Es werden nur selbst durchgeführte Buchungen angezeigt Belege korrigieren Über das persönliche bzw. das globale Buchungsjournal gelangt man nach Klick auf die Belegnummer in die Bearbeitungsmaske. Es zeigt sich die bekannte Buchungsmaske. Nur mit dem Unterschied, dass nun der Button korrigieren angeboten wird. Nach Änderung der Buchung und Klick auf korrigieren, wird die alte Buchung storniert und die neue Buchung angelegt Belege stornieren Analog zum vorangegangen Punkt Belegkorrektur gelangt man in die Buchungsmaske. Zur Stornierung ist der Button stornieren anzuklicken. Damit wird die Buchung im System als storniert gebucht Belege importieren Voraussetzungen für den Belegimport Für einen Belegimport innerhalb der Buchhaltung müssen zunächst weitere Einstellungen vorgenommen werden.. Ergänzend zu den in Kapitel 5.2 beschriebenen Einstellungen, muss in der Einstellungsmaske zum Buchhaltungsexport, das Feld Exportziel Export interne Buchhaltung ausgewählt sein. 157

158 Durchführung Belegimport Der Belegimport wird innerhalb der Buchhaltungsmaske mittels Menüpunkt Buchungen / Belege importieren aufgerufen. Dort haben Sie die Möglichkeiten, alle Zahlungen aus dem Kontoimport sowie alle erfassten Belege (Ausgangsrechnungen, Spenden, etc.) direkt in die Buchhaltung zu übernehmen. Bedeutung der Felder: Feld Inhalt Stichtag Wirtschaftsjahr Bedeutung Art der Buchungen, die übernommen werden sollen. Stichtag, bis zu welchem die Buchungen übertragen werden müssen Auswahl des Wirtschaftsjahres Nach Aktivierung des Buttons (1) werden alle gefundenen Buchungen in einer Vorschau angezeigt. Sofern die Buchungen Fehler aufweisen, zeigt das System diese im Feld Status (siehe 2) an. Pro Buchungszeile können die Belegnummern und Konten nachbearbeitet werden. Durch den Button Belege importieren, werden entsprechende Buchungssätze in der Buchhaltung angelegt. Wurden in der Prüfphase fehlerhafte Belege festgestellt, muss man, wie beschrieben, die Buchungen anpassen. In diesen Fällen wird anstatt des Buttons Belege importieren, der Button Belege erneut prüfen gezeigt. Erst nachdem alle Fehler innerhalb der Belege bereinigt wurden, wird der Button Belege importieren angeboten Auswertungen Buchungsjournal Über den Menüpunkt Buchungen / Journal können Sie alle Buchungen einsehen, die im ausgewählten Wirtschaftsjahr und Zeitraum erzeugt wurden. Durch Klick auf die Belegnr. gelangen Sie in die Buchungsmaske und können Korrekturen oder Stornobuchungen durchführen. 158

159 Summen / Saldenliste Der Menüpunkt Berichte /Übersichten /Summen /Saldenliste zeigt die Salden aller Sachkonten. Feld W.j Von Bis Bedeutung Wirtschaftsjahr Zeitraum von Zeitraum bis Nullwerte zeigen Sofern aktiviert, werden auch Konten angezeigt, die einen Saldo von 0 ausweisen. Durch einen Klick auf die Kontennummer gelangen Sie in das jeweilige Kontenblatt mit den entsprechenden Buchungen im Zeitraum. Wiederum durch Klick auf die Belegnr. können Sie den Buchungssatz bearbeiten Kostenstellenauswertung Die Kostenstellenauswertung zeigt die einzelnen Salden der angelegten Kostenstellen an. 159

160 Konfigurierbare Berichte Im Menüpunkt Berichte/Übersichten/Berichte können Sie konfigurierte Berichte abfragen. Es muss nur das Wirtschaftsjahr und der Bericht ausgewählt werden. Anschließend wird im unteren Fensterbereich ein PDF angezeigt Berichte konfigurieren Der Berichtskonfigurator kann im Menü über Einstellungen / Berichte aufgerufen werden Neuen Bericht anlegen Ein komplett neuer Bericht kann über den Button Neuer Bericht erzeugt werden. Es zeigt sich nachfolgende Maske. Feld Auf Basis von Bezeichnung Zugriff auf Bericht einschränken Bedeutung Möchte man einen bestehenden Bericht kopieren, muss hier die Kopiergrundlage ausgewählt werden Bezeichnung des Berichts im Auswahlfenster Sofern hier der Haken gesetzt wird, kann der Zugriff auf einen Bericht an Rechtegruppen gebunden werden. 160

161 Berichte bearbeiten Bestehende Berichte können durch Auswahl (siehe Beispiel Gewinnermittlung) in der Übersichtsliste bearbeitet werden. Die Abrufberechtigung oder Bezeichnung des Berichts kann durch Grunddaten bearbeiten (siehe Punkt 1) editiert werden Berichtszeilen anlegen und bearbeiten Ein Bericht ist zeilenweise aufgebaut. Gemäß der Spalte Funktionen/Formatierungen findet eine optische Veränderung der Berichtszeile statt. Der Berichtsgenerator teilt einen Bericht in vier Bereiche ein: Bereich Abschnitt Gruppe Ausgabezeile Bedeutung der Felder Feld Bedeutung Bezeichnung Konto von / bis Saldotyp Formatierung / Funktion Textliche Ausgabe im Bericht Sofern eine Summenbildung innerhalb der Zeile erfolgen muss, ist eine Angabe des Start und Endkontos erforderlich Art der Saldoberechnung zur Ausgabe im Bericht. Die Bedeutung der einzelnen Saldentypen finden Sie in der nächsten Tabelle Über diesen Punkt werden Bereiche für die Zwischensummenberechnungen gestartet und optische Funktionen geregelt. Die Bedeutung der einzelnen Funktionen finden Sie etwas später im Handbuch. Es wird unterhalb der aktuellen Zeile, eine neue leere Zeile eingefügt. Löscht nach Rückfrage eine Berichtszeile 161

162 Verfügbare Saldotypen Saldotyp Bedeutung Soll-Saldo Haben-Saldo Soll- und Haben-Saldo (S+) Soll- und Haben-Saldo (H+) Gruppensaldo Soll Gruppensaldo Haben Ist die Soll-Seite größer, kommt der Saldo auf die Haben- Seite Ist die Haben-Seite größer, kommt der Saldo auf die Soll- Seite Ist die Soll-Seite größer als die Haben-Seite, so wird der Soll- Saldo positiv ausgegeben. Ansonsten als negativer Wert ausgegeben. Ist die Haben-Seite größer, als die Soll-Seite wird der Haben- Saldo positiv ausgegeben. Ansonsten als negativer Wert ausgegeben Ist die Soll-Seite größer, kommt der Saldo auf die Haben- Seite Ist die Haben-Seite größer, kommt der Saldo auf die Soll- Seite Verfügbare Formatierungen / Funktionen Formatierung / Funktion Bedeutung Neue Seite Leere Zeile Linie Einzeiliger Text Bereich Start Bereich Summe Abschnitt Start Abschnitt Summe Es wird ein Seitenumbruch erzwungen. Es findet keine weitere optische Ausgabe statt Es wird eine leere Zeile erstellt. Es findet keine weitere optische Ausgabe statt Es wird ein horizontale Linie gezeichnet. Es findet keine weitere optische Ausgabe statt Ausgabe eines Informationstextes ohne Zahlen Start eines neuen Bereichs (z.b. ideeller Bereich). D.h. es wird eine vergrößerte Überschrift (gemäß PDF Konfiguration) ausgegeben und die Bereichssumme auf null gesetzt. Es wird eine Summenzeile für den Bereich ausgegeben. Start eines neuen Abschnitts innerhalb eines Bereichs. Es wird eine Überschrift ausgegeben und die Abschnittssumme auf null gesetzt. Es wird eine Summenzeile für den Abschnitt ausgegeben. 162

163 Gruppe Start Gruppe - Summe Ausgabezeile Start einer neuen Gruppe innerhalb eines Abschnitts. Es wird eine Überschrift ausgegeben und die Gruppensumme auf null gesetzt. Es wird eine Gruppenzeile für den Abschnitt ausgegeben. Gemäß der angegebenen Konten und der Saldenberechnung wird eine Zahl ermittelt. Diese wird zusammen mit dem Ausgabetext ausgegeben. Zusätzlich werden die Bereichs, Abschnitts- und Gruppensummen um diesen Wert verändert PDF Konfiguration Die optische Grunddefinition der einzelnen Berichtszeilen, findet in der PDF Konfiguration statt. Aufrufbar über Einstellungen/Dokumentenverwaltung/PDF Konfiguration. Im Bereich Dokument-Konfiguration und Modul Buchhaltung finden wir identisch zu den bereits beschriebenen Funktionen / Formatierungen die passenden PDF Einträge Datenfelder Datenfelder für den Kopf eines Berichts (Buchhaltung - Bericht Header): Datenfeld BERICHT DATUM Bedeutung Bezeichnung des Berichts (siehe Berichtsgrunddaten) Druckdatum WIRTSCHAFTSJAHR Ausgabe der Bezeichnung des Wirtschaftsjahrs (siehe 6.3.5) Datenfelder für die Fußzeile eines Berichts (Buchhaltung - Bericht Abschluss): Nur vorbereitend aufgenommen. Im Augenblick noch ohne Funktion Datenfelder für alle anderen Bereiche, Bezeichnung gemäß Funktion / Formatierung: Datenfeld TEXTAUSGABE SUMME Bedeutung Platzhalter für die Ausgabe des Feldinhalts Bezeichnung Platzhalter für das ermittelte Saldo 163

164 6 Kommunikation Wählt man die richtige Art der Kommunikation kann man häufig Geld und Zeit sparen. Mit unserem Programm können Sie mit Ihren Mitgliedern via (Newsletter), Serienbrief oder SMS kommunizieren. Versenden Sie Ihre Rechnungen beispielsweise nur noch via , so können Sie sich bei monatlicher Zahlweise der Beiträge und 500 Mitgliedern beispielsweise Porto pro Jahr sparen! Selbst bei jährlichen Beiträgen und der gleichen Mitgliederzahl spart Ihnen der Versand von -Rechnungen pro Jahr allein 290 Porto und viel Zeit! Auf welchem Wege Sie mit Ihren Kontakten kommunizieren bleibt Ihnen selber überlassen. Die Infrastruktur bieten wir Ihnen in jedem Fall! 6.1 Neue Aktion anlegen + Übersicht Unter Kommunikation wählen Sie zunächst das gewünschte Kommunikations-Medium. Es öffnet sich folgende Maske, die bei jeder Kommunikationsart gleich aussieht. Nummer Feldbeschreibung 1 Filter Über die Filter-Funktion können Sie bereits erstellte Aktionen leichter finden. Aktionen: Lassen Sie sich entweder nur aktive oder archivierte Aktionen anzeigen oder alle Aktionen zeigen. Gruppe: Unter Einstellungen Dokumentenverwaltung Kommunikation-Gruppe können Sie Gruppen anlegen, mit 164

165 denen Sie Ihre Aktionen gliedern können, z.b. Newsletter und Willkommensschreiben etc. Haupt + Unterordner: Jede Kommunikations-Aktion kann nach dem Versand automatisch bei den Dokumenten jedes Empfängers abgelegt werden. Diese Einstellungen nehmen Sie in jeder Aktion individuell vor. Um alle Aktionen anzuzeigen, die bei den Kontakten in einem bestimmten Unterordner abgelegt werden, wählen Sie hier den Haupt- und Unterordner. 2 Aktualisieren Mit einem Klick auf Aktualisieren werden Ihnen in der Übersicht (4) nur noch die Aktionen angezeigt, die den unter (1) gewählten Filtern entsprechen. 3 Neue Aktion Um einen neuen Newsletter, Brief oder SMS anzulegen oder eine bestehende Aktion zu kopieren, verwenden Sie diese Buttons. Neue Aktion: Legt eine neue (leere) Aktion an. Aktion kopieren: Kopiert eine bestehende Aktion. Diese Funktion können Sie verwenden, wenn Sie z.b. einen neuen Newsletter mit den gleichen Einstellungen versenden möchten, die Sie bei einem bereits bestehenden Newsletter hinterlegt haben. 4 Übersicht Listet alle Aktionen auf, die den unter (1) angegebenen Filterkriterien entsprechen. Standardmäßig werden hier alle Aktionen aufgelistet. 5 Buttons / Öffnet das Fenster zum Versenden dieser Aktion und listet alle gewählten Empfänger auf. ( ) Die Versandstatistik listet alle Kontakte auf, die diesen Newsletter bereits erhalten haben und zeigt Ihnen, an wie viele Kontakte dieser Newsletter bereits versendet wurde. (Briefe/Etiketten) Im Archiv befinden sich alle bereits erzeugten Aktionen 6.2 Kommunikationsmöglichkeiten Serien- / Newsletter Um eine vorhandene Aktion zu bearbeiten oder eine neue Aktion anzulegen, klicken Sie bitte wie in 4.1 dargestellt entweder auf die bestehende Aktion in der Übersicht (4) oder auf den Button Neue Aktion bzw. Aktion kopieren (3). Es öffnet sich folgende Maske, die wir aufgrund der Größe auf mehrere Seiten verteilen mussten. 165

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169 Egal ob Sie eine neue Aktion starten oder eine bestehende Aktion bearbeiten, öffnet sich diese Maske. Eine neue Aktion muss erst einmalig gespeichert werden, bevor einige der oben gezeigten Funktionen verfügbar werden. Nummer 1 Erw. Einstellungen Feldbeschreibung Ist dies auf Nein gesetzt, so fallen die Punkte 5,7,17-21, sowie 24 weg. 2 Archiv Markieren Sie diese Kommunikations-Aktion als archiviert. Mit den oben beschriebenen Filter-Funktionen können Sie archivierte und aktive Aktionen gesondert anzeigen lassen. 3 Erstellung Das Datum der Erstellung. Hier wird das aktuelle Tagesdatum vorgesteuert. 4 Bezeichnung Eine interne Bezeichnung, welche Sie frei wählen können. Geben Sie dieser Kommunikationsaktion eine Bezeichnung, um sie zu einem späteren Zeitpunkt leichter zu finden. 5 Gruppe Unter Einstellungen Dokumentenverwaltung Kommunikation- Gruppe können Sie Gruppen anlegen, mit denen Sie Ihre Aktionen gliedern können, z.b. Newsletter und Willkommensschreiben etc. Wählen Sie hier die Gruppe aus, welcher Sie diese -Aktion hinzufügen möchten. 6 Dublettenprüfung Mit der Dublettenprüfung stellen Sie ein, wie oft ein Kontakt diese erhalten darf. Mehrfache Zustellung an Kontaktperson: Diese kann in einem Versandvorgang mehrfach an den gleichen Kontakt gesendet werden. 169

170 Nur einmal pro Versandvorgang an Kontaktperson: In Verbindung mit der Checkbox adresse ist Suchkriterium werden hier alle Empfänger nur einmalig verwendet. Sollte ein Kontakt beispielsweise doppelt im System angelegt sein, bzw. eine -Adresse bei mehreren Kontakten hinterlegt sein, so wird diese -Adresse dennoch nur einmal verwendet und die nur einmal an diese Adresse versendet. Nur einmal im Gesamten an Kontaktperson: Sobald diese einmalig an einen Kontakt versendet wurde, kann dieser diese nicht nochmal erhalten. Diese Funktion macht z.b. Sinn, wenn Sie eine haben, die Sie nach dem Vereinsbeitritt versenden möchten. Diese können Sie nun jedes Mal an alle Kontakte versenden und es erhalten nur die Kontakte diese , die sie vorher noch nie erhalten haben. 7 Funktionsaufrufe Vor dem Versand: Wenn Sie in Ihrer die im Kapitel Platzhalter genannten Platzhalter verwenden möchten, müssen Sie hier Stammdaten zurückgeben einstellen. Nur dann werden die verwendeten Platzhalter durch die Kontaktdaten ersetzt. Nach dem Versand: Unter Einstellungen Systemparameter können Sie mit dem Parameter CRM_AFTER_MAKE_NOTIZ einen Programmbenutzer festlegen. Jedem Empfänger wird automatisch eine Notiz mit einer Wiedervorlage in 3 Tagen hinterlegt, die dem unter den Systemparametern angegebenen User zugewiesen ist. 8 Betreff Geben Sie hier den Betreff der ein (max. 60 Zeichen) 9 WYSIWYG- Editor Der What-you-see-is-what-you-get-Editor bietet auch Benutzern ohne HTML-Kenntnisse die Möglichkeit, optisch ansprechende Newsletter zu verfassen und den Text zu formatieren. Kurzerklärung der einzelnen Symbole: Öffnet eine Vorschau der in einem neuen Fenster Benutzer mit HTML-Kenntnissen können mithilfe dieses Buttons den Quelltext des Newsletters direkt in HTML bearbeiten. Schneidet einen markierten Textabschnitt aus und kopiert ihn in die Zwischenablage. Sie können den Inhalt der Zwischenablage anschließend an anderer Stelle einfügen. (Ebenfalls möglich: Strg + X bei Microsoft Windows / Cmd + X bei Apple OS) Kopiert einen markierten Textabschnitt in die Zwischenablage. Der markierte Text bleibt im Gegensatz zum Ausschneiden vorhanden. Sie können den Inhalt der 170

171 Zwischenablage anschließend an anderer Stelle einfügen.(hinweis auf Tastenkombinationen) Fügt den Inhalt der Zwischenablage in den Editor ein. Dieser Button eignet sich auch, um beispielsweise Text aus einem Word Dokument einzufügen.(hinweis auf Tastenkombinationen?) Wichtig: Vermeiden Sie wenn möglich das Einfügen von Texten aus Word und anderen Textprogrammen, da es hier häufig zu Formatierungsfehlern kommt. Wenn überhaupt sollte davor der Text im Standardtexteditor eingefügt werden und die Formatierung entsprechend angepasst werden. Mit dem Pfeil nach links machen Sie die letzte Änderung rückgängig Mit dem Pfeil nach rechts können Sie eine rückgängig gemacht Aktion wiederherstellen. (Hinweis auf Tastenkombinationen?) Öffnet ein Suchfenster, welches Ihnen die Möglichkeit bietet, den bereits geschriebenen Text zu durchsuchen. Öffnet ein Suchfenster, welches Ihnen die Möglichkeit bietet, den bereits geschriebenen Text zu durchsuchen und die Suchergebnisse durch einen von Ihnen festgelegten Text zu ersetzen. Markiert den gesamten Inhalt des Texteingabefeldes inkl. Bildern etc. Einstellungen zur Rechtschreibprüfung Öffnet ein Fenster, über das Bilder in den Text eingefügt werden können Ermöglicht das Hinzufügen von Tabellen Fügt eine horizontale Linie hinzu 171

172 Bietet eine Auswahl an Smileys, die dem Text hinzugefügt werden können. Bietet eine Auswahl an Sonderzeichen, die dem Text hinzugefügt werden können. Maximiert den Editor auf die gesamte Seite. Das Aktionsmenü auf der linken Seite bleibt erhalten. Ein weiterer Klick auf den Button setzt den Editor auf die ursprüngliche Größe zurück. Öffnet Informationen zum Editor Öffnet ein Dropdown-Menü zum Ändern der Schriftart Öffnet ein Dropdown-Menü zum Ändern der Schriftgröße Öffnet eine Farbpalette zum Ändern der Schriftfarbe Werkzeuge zur Textformatierung: Fett (B) Kursiv (I) Durchgestrichen(abc) Entfernt die eingestellten Formatierungen eines markierten Textes. Beginnen oder beenden Sie eine Nummerierung oder Aufzählung Richtet den Text linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder als Blocksatz aus. Ermöglicht das Einfügen bzw. Entfernen von Links im Text Ermöglicht das Hinzufügen und Editieren eines Ankers im Text 10 Text Der eigentliche Inhalt des Newsletters. Der hier eingegebene Text lässt sich mithilfe des WYSIWYG-Editors (9) bearbeiten und formatieren. 172

173 11 Signatur Wählen Sie eine unter Einstellungen -> Benutzerverwaltung -> Briefund signaturen angelegte Signatur aus, um diese automatisch an das Ende der anzuhängen. Selbstverständlich können Sie auch händisch eine Signatur in den -Text schreiben (10). 12 Briefpapier Insofern unter Einstellungen Dokumentenverwaltung Briefpapier ein -Briefpapier angelegt und gewählt wurde, wird der Platzhalter ###CONTENT### mit dem Text (10) ersetzt und in das -Briefpapier eingefügt. Ein -Briefpapier kann verwendet werden, um Newsletter schnell und unkompliziert mit immer gleichbleibenden Headern und Fußzeilen zu versenden. 13 Anlagen Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie eine Datei von Ihrer Festplatte aus und klicken Sie anschließend auf Hochladen um eine Datei an die anzuhängen (max. 5 MB pro ). Sie können mehrere Anlagen hintereinander hochladen. Wiederholen Sie dazu die o.g. Schritte. Um eine Anlage wieder zu entfernen, klicken Sie auf das neben dem Dateinamen. -Symbol 14 Internetlink Wenn Sie überprüfen möchten, wie viele und welche Empfänger auf einen bestimmten Link in Ihrer geklickt haben, lässt sich das mithilfe eines eindeutigen Internetlinks ermitteln. Hierzu müssen Sie vorher einen Code in die verlinkte Seite einbauen. Bitte sprechen Sie hierzu unsere Programmierer an. 15 Links Um einen Link in den -Text zu integrieren, können Sie diesen einfach kopieren und einfügen. Wenn der anklickbare Teil jedoch einen anderen Text darstellen soll, als den Link selber, verwenden Sie diese Funktion. Beispiel: Sie möchten die Seite verlinken, im -Text soll aber Unsere Homepage anklickbar sein. So funktioniert es: Klicken Sie auf Neuer Link geben Sie in das Feld Internetadresse das Ziel des Links OHNE ein. In dem o.g. Beispiel wäre das Im Feld Gezeigte URL muss nun der Text eingetragen werden, der in der angezeigt wird, hier Unsere Homepage. Danach können Sie den Link mittels Speichern- Button abspeichern und neue Links einfügen. In der Liste der verfügbaren Links taucht nun ein neuer Link auf, z.b. LINK01. Diesen Link können Sie in der einfügen, indem Sie in eckigen Klammern und Großbuchstaben [LINK01] schreiben. 16 indiv. Felder Wenn Sie in Ihrer zusätzlich zu den Standardfeldern wie Vorname, Nachname, Strasse etc. auch Werte aus individuellen Feldern ausgeben möchten, wählen Sie Ja. Es erscheint eine neue Eingabemaske (17). 17 indiv. Felder Tragen Sie hier die Feldbezeichnungen der zu verwendenden Felder ein. Die Feldbezeichnungen finden Sie in der Konfigurationsmaske der individuellen Felder unter Einstellungen Indiv. Datenfelder Indiv. Datenfelder, indem Sie dort einen Rechtsklick Bearbeiten auf das 173

174 gewünschte Feld machen. In der Bearbeitungsmaske des individuellen Feldes steht ganz oben die Feldbezeichnung, z.b. FELD123. Alle zu verwendenden Felder können in das Textfeld mit einem Semikolon getrennt eingegeben werden, z.b: FELD123; FELD456; FELD511 Die Werte der indiv. Felder fügen Sie in der dann mit den Platzhaltern [FELD123] [FELD456] und [FELD511] ein. 18 Eigener Absender 19 Dargestellter Name BCC- Versand Wenn Sie eine versenden, dann wird als Absender automatisch der angemeldete Benutzer + dessen in der Benutzerverwaltung hinterlegte -Adresse verwendet. Um einen eigenen Absender für diesen Newsletter festzulegen, wählen Sie unter absender für diesen -newsletter festlegen bitte Ja aus. Diese Maske erscheint, wenn Sie (18) auf Ja gestellt haben. In den Feldern Dargestellter Name und -adresse können Sie nun einen freien Absender definieren, der bei den Empfängern angezeigt wird. Beispiel: Dargestellter Name: SEWOBE GmbH Newsletter -Adresse: Um eine Kopie jeder versendeten an eine BCC-Adresse zu schicken, aktivieren Sie bitten die Checkbox bei zusätzlich an Backup- adresse senden und tragen Sie die BCC-Adresse ein. 21 Ablage Um die versendete automatisch bei den Dokumenten jedes Empfängers abzulegen, wählen Sie hier bitte Ja. 22 Haupt + Unterordner 23 Zeitgesteuerter Versand Nachdem Sie unter (21) Ja gewählt haben, erscheinen diese Dropdown-Menüs. Wählen Sie zuerst die Dokumenten-Hauptkategorie und anschließend die Unterkategorie, in welcher der personalisierte Newsletter abgelegt werden soll. Nach dem Versand der wird diese automatisch im gewählten Ordner jedes Empfängers abgelegt. Gerade bei einem großen Empfängerkreis (über 200 Empfänger) oder bei s mit vielen und/oder großen Dateianhängen ist es ratsam, den zeitgesteuerten Versand zu wählen. Viele -Anbieter könnten Ihre s fälschlicherweise als Spam interpretieren, wenn Sie viele Mails innerhalb kurzer Zeit versenden. Der zeitgesteuerte Versand verschickt automatisch 250 Mails / 15 Minuten, so lange, bis alle s ausgestellt wurden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie den Versand nicht manuell anstoßen und bis zum vollständigen Versand aller s warten müssen. WICHTIG! Wählen Sie den zeitgesteuerten Versand, müssen Sie NICHT auf s versenden klicken der Versand erfolgt automatisch! Legen Sie beim zeitgesteuerten Versand unbedingt einen -Absender fest (19)! 174

175 Start-Datum: Geben Sie hier den Tag ein, an dem der zeitgesteuerte Versand beginnen soll. Zeit (Start): Der Versand wird viertelstündlich (00, 15, 30, 45) gestartet. Tragen Sie hier die Startzeit ein, zu der der Versand der s beginnen soll. Ende-Datum + Uhrzeit: Soll ein Newsletter öfter versendet werden (z.b. alle 24h), dann geschieht dies solange, bis das Ende-Datum und die Ende-Zeit erreicht ist. Beim einmaligen Versand tragen Sie hier einfach das gleiche Datum ein, dass Sie auch bei Start eingetragen haben. Frequenz: Wie oft soll der Newsletter versendet werden? Die häufigste Einstellung ist hier einmalig, da die meisten Newsletter nur einmal an jeden Empfänger gesendet werden. Event vor dem zeitgesteuerten Versand: Hier ist v.a. die Funktion -Geburtstagsreminder interessant. Diese wird im nächsten Abschnitt genauer beschrieben. 24 Buttons Speichern: Speichert alle Änderungen an der geöffneten Aktion Aktion löschen: Löscht den geöffneten Newsletter Empfänger auswählen: Öffnet die Maske zur Auswahl der Empfänger (siehe 4.8 Empfänger zu einer Aktion hinzufügen) Weiter zum Versand: Öffnet die Maske zum Versand der (siehe 4.9 Aktion starten) Automatischer Versand von Geburtstags- s Der VereinsMANAGER bietet Ihnen das Feature, allen Kontakten, die an einem Tag Geburtstag haben, automatisch eine zu senden. Erstellen Sie hierzu eine -Aktion, in der Sie dem Kontakt gratulieren. Als nächstes wählen Sie den zeitgesteuerten Versand aus (6.2.1 Punkt 11). Diesen konfigurieren Sie wie folgt: Start-Datum: Das heutige Datum Zeit (Start): 07:30 Uhr Ende: , End-Zeit: 00:00 Uhr Frequenz: Alle 24 Stunden Event vor dem zeitgesteuerten Versand: -Geburtstagsreminder. 175

176 Sie müssen bei dieser Aktion keine Empfänger auswählen. Das Programm überprüft automatisch jeden Morgen um 07:30 Uhr, welche Mitglieder am heutigen Tag Geburtstag haben und versendet an diese automatisch die Geburtstags Serienbrief (PDF) Neben -Newslettern bietet der VereinsMANAGER Ihnen ein Tool für die Erstellung von Serienbriefen, die per Post verschickt werden können. Auch in Serienbriefen können Sie die Platzhalter verwenden, um personalisierte Schreiben für jeden Kontakt zu erzeugen. Unter Kommunikation Serienbrief (PDF) erstellen Sie eine neue Aktion. Nach dem Fertigstellen des Briefes wird eine PDF-Datei erzeugt, die die Briefe aller Empfänger beinhaltet und ausgedruckt oder an einen Versanddienstleister übersendet werden kann. 176

177 Nummer 1 Erw. Einstellungen Feldbeschreibung Ist dies auf Nein gesetzt, so fallen die Punkte 5, 6, 9, 10 weg. 2 Archiv Markieren Sie diese Kommunikations-Aktion als archiviert. Mit den oben beschriebenen Filter-Funktionen können Sie archivierte und aktive Aktionen gesondert anzeigen lassen. 177

178 3 Erstellung Das Datum der Erstellung. Hier wird das aktuelle Tagesdatum vorgesteuert. 4 Bezeichnung Eine interne Bezeichnung, welche Sie frei wählen können. Geben Sie dieser Kommunikationsaktion eine Bezeichnung, um sie zu einem späteren Zeitpunkt leichter zu finden. 5 Dublettenprüfung Mit der Dublettenprüfung stellen Sie ein, wie oft ein Kontakt diesen Brief erhalten darf. Mehrfache Zustellung an Kontaktperson: Dieser Brief kann in einem Versandvorgang mehrfach für den gleichen Kontakt erstellt werden. Nur einmal im Gesamten an Kontaktperson: Sobald dieser Brief einmalig für einen Kontakt erstellt wurde, kann der Brief nicht erneut für diesen Kontakt erzeugt werden. Diese Funktion macht z.b. Sinn, wenn Sie ein Begrüßungsschreiben haben, dass Sie nach dem Vereinsbeitritt versenden möchten. Dieses können Sie nun jedes Mal an alle Kontakte versenden und es erhalten nur die Kontakte dieses Schreiben, die es vorher noch nie erhalten haben. 6 Funktionsaufrufe Vor dem Versand: Wenn Sie in Ihrem Serienbrief die im Kapitel Platzhalter genannten Platzhalter verwenden möchten, müssen Sie hier Stammdaten zurückgeben einstellen. Nur dann werden die verwendeten Platzhalter durch die Kontaktdaten ersetzt. Nach dem Versand: Unter Einstellungen Systemparameter können Sie mit dem Parameter CRM_AFTER_MAKE_NOTIZ einen Programmbenutzer festlegen. Jedem Empfänger wird automatisch eine Notiz mit einer Wiedervorlage in 3 Tagen hinterlegt, die dem unter den Systemparametern angegebenen User zugewiesen ist. 7 Briefpapier Wählen Sie hier zuerst unter Briefpapier das zu verwendende Briefpapier mit der entsprechenden Serienbriefkonfiguration aus. Danach stellen Sie unter Dokumentenausgabe ein, ob der Brief auf digitalem Briefpapier oder auf Blankopapier ausgegeben werden soll. Sollten Sie das Briefpapier bereits vorgedruckt besitzen, wählen Sie hier bitte blanko. 8 Betreff + Brieftext Geben Sie hier den Betreff des Briefes ein (max. 100 Zeichen). In dem unteren Memofeld können Sie den Brieftext verfassen. Verwenden Sie hier die gewünschten Platzhalter, um einen persönlichen Brief für die gewählten Empfänger zu erzeugen. Zur Funktionsweise des WYSIWYG-Editors siehe Punkt Serien- /Newsletter 9 indiv. Felder Wenn Sie in Ihrem Serienbrief zusätzlich zu den Standardfeldern wie Vorname, Nachname, Strasse etc. auch Werte aus individuellen 178

179 Feldern ausgeben möchten, wählen Sie Ja. Es erscheint eine neue Eingabemaske (10). 10 indiv. Felder Tragen Sie hier die Feldbezeichnungen der zu verwendenden Felder ein. Die Feldbezeichnungen finden Sie in der Konfigurationsmaske der individuellen Felder unter Einstellungen Indiv. Datenfelder Indiv. Datenfelder, indem Sie dort einen Rechtsklick Bearbeiten auf das gewünschte Feld machen. In der Bearbeitungsmaske des individuellen Feldes steht ganz oben die Feldbezeichnung, z.b. FELD123. Alle zu verwendenden Felder können in das Textfeld mit einem Semikolon getrennt eingegeben werden, z.b: FELD123; FELD456; FELD511 Die Werte der indiv. Felder fügen Sie in dem Brief mit den Platzhaltern [FELD123] [FELD456] und [FELD511] ein. 11 Haupt + Unterordner Wählen Sie zuerst die Dokumenten-Hauptkategorie und anschließend die Unterkategorie, in welcher der personalisierte Serienbrief abgelegt werden soll. Nach dem Erzeugen der Briefe werden diese automatisch im gewählten Ordner jedes Empfängers abgelegt. 12 Buttons Speichern: Speichert alle Änderungen an der geöffneten Aktion Aktion löschen: Löscht den geöffneten Serienbrief Empfänger auswählen: Öffnet die Maske zur Auswahl der Empfänger (siehe Empfänger zu einer Aktion hinzufügen) Weiter zur Erstellung: Öffnet die Maske zum Erzeugen des Serienbriefes (siehe Aktion starten) WICHTIG: Bitte achten Sie darauf, die Formatierung von eingefügten Textabschnitten noch einmal zu überprüfen Serien-SMS Um Kontakte kurzfristig zu informieren, ist eine SMS oft das beste Medium, z.b. wenn das Training oder Meeting ausfällt. Da das Versenden von SMS kostenpflichtig ist, können Sie nach dem typischen Prepaid-Verfahren SMS Pakete von uns erwerben. Der SMS-Versand erfolgt in jedes Handynetz weltweit ohne Aufpreis. Bitte kontaktieren Sie uns, um die aktuellen Konditionen zu erfragen. Als Absender wird immer, die dem versendenden User hinterlegte Handynummer verwendet (Einstellungen Benutzerverwaltung Benutzer). Hier können Sie anstatt einer Handynummer auch ein Wort eintragen ohne Sonderzeichen oder Leerzeichen! Beispiel: VereinsMANAGER. 179

180 180

181 Nummer 1 Erw. Einstellungen Feldbeschreibung Ist dies auf Nein gesetzt, so fallen die Punkte 6, 7, 9-11 weg. 2 Archiv Markieren Sie diese Kommunikations-Aktion als archiviert. Mit den beschriebenen Filter-Funktionen können Sie archivierte und aktive Aktionen gesondert anzeigen lassen. 3 Erstellung Das Datum der Erstellung. Hier wird das aktuelle Tagesdatum vorgesteuert. 4 Bezeichnung Eine interne Bezeichnung, welche Sie frei wählen können. Geben Sie dieser Kommunikationsaktion eine Bezeichnung, um sie zu einem späteren Zeitpunkt leichter zu finden. 5 Gruppe Unter Einstellungen Dokumentenverwaltung Kommunikation- Gruppe können Sie Gruppen anlegen, mit denen Sie Ihre Aktionen gliedern können, z.b. Newsletter und Info-SMS etc. Wählen Sie hier die Gruppe aus, welcher Sie diese SMS-Aktion hinzufügen möchten. 6 Dublettenprüfung Mit der Dublettenprüfung stellen Sie ein, wie oft ein Kontakt diese SMS erhalten darf. Mehrfache Zustellung an Kontaktperson: Diese SMS kann in einem Versandvorgang mehrfach an den gleichen Kontakt gesendet werden. Nur einmal pro Versandvorgang an Kontaktperson: In Verbindung mit der Checkbox Handy-Nr. ist Suchkriterium werden hier alle Empfänger nur einmalig verwendet. Sollte ein Kontakt beispielsweise doppelt im System angelegt sein, bzw. eine Handynummer bei mehreren Kontakten hinterlegt sein, so 181

182 wird diese Handynummer dennoch nur einmal verwendet und die SMS nur einmal an diese Nummer versendet. Nur einmal im Gesamten an Kontaktperson: Sobald diese SMS einmalig an einen Kontakt versendet wurde, kann dieser diese SMS nicht nochmal erhalten. 7 Funktionsaufrufe Vor dem Versand: Wenn Sie in Ihrer SMS die im Kapitel Platzhalter genannten Platzhalter verwenden möchten, müssen Sie hier Stammdaten zurückgeben einstellen. Nur dann werden die verwendeten Platzhalter durch die Kontaktdaten ersetzt. Nach dem Versand: Unter Einstellungen Systemparameter können Sie mit dem Parameter CRM_AFTER_MAKE_NOTIZ einen Programmbenutzer festlegen. Jedem Empfänger wird automatisch eine Notiz mit einer Wiedervorlage in 3 Tagen hinterlegt, die dem unter den Systemparametern angegebenen User zugewiesen ist. 8 Text Der eigentliche Inhalt der SMS. Eine SMS ist auf 160 Zeichen begrenzt. Unter diesem Feld werden Ihnen die aktuell in dieser SMS verwendeten Zeichen eingeblendet. 9 indiv. Felder Wenn Sie in Ihrer SMS zusätzlich zu den Standardfeldern wie Vorname, Nachname, Strasse etc. auch Werte aus individuellen Feldern ausgeben möchten, wählen Sie Ja. Es erscheint eine neue Eingabemaske (10). 10 indiv. Felder Tragen Sie hier die Feldbezeichnungen der zu verwendenden Felder ein. Die Feldbezeichnungen finden Sie in der Konfigurationsmaske der individuellen Felder unter Einstellungen Indiv. Datenfelder Indiv. Datenfelder, indem Sie dort einen Rechtsklick Bearbeiten auf das gewünschte Feld machen. In der Bearbeitungsmaske des individuellen Feldes steht ganz oben die Feldbezeichnung, z.b. FELD123. Alle zu verwendenden Felder können in das Textfeld mit einem Semikolon getrennt eingegeben werden, z.b: FELD123; FELD456; FELD511 Die Werte der indiv. Felder fügen Sie in der SMS dann mit den Platzhaltern [FELD123] [FELD456] und [FELD511] ein. 11 Zeitgesteuerter Versand Wenn Sie eine SMS nicht sofort verschicken möchten, dann wählen Sie den zeitgesteuerten Versand. WICHTIG! Wählen Sie den zeitgesteuerten Versand, müssen Sie NICHT auf SMS versenden klicken der Versand erfolgt automatisch! Start-Datum: Geben Sie hier den Tag ein, an dem der zeitgesteuerte Versand beginnen soll. 182

183 Zeit (Start): Der Versand wird viertelstündlich (00, 15, 30, 45) gestartet. Tragen Sie hier die Startzeit ein, zu der der Versand der s beginnen soll. Ende-Datum + Uhrzeit: Soll eine SMS öfter versendet werden (z.b. alle 24h), dann geschieht dies solange, bis das Ende- Datum und die Ende-Zeit erreicht ist. Beim einmaligen Versand tragen Sie hier einfach das gleiche Datum ein, dass Sie auch bei Start eingetragen haben. Frequenz: Wie oft soll die SMS versendet werden? Die häufigste Einstellung ist hier einmalig, da die meisten SMS nur einmal an jeden Empfänger gesendet werden. Event vor dem zeitgesteuerten Versand: Hier ist v.a. die Funktion -Geburtstagsreminder interessant. Diese wird weiter oben in diesem Kapitel genauer beschrieben und funktioniert analog zum Geburtstagsreminder via Buttons Speichern: Speichert alle Änderungen an der geöffneten Aktion Aktion löschen: Löscht den geöffneten Newsletter Empfänger auswählen: Öffnet die Maske zur Auswahl der Empfänger (siehe Empfänger zu einer Aktion hinzufügen) Weiter zum Versand: Öffnet die Maske zum Versand der SMS (siehe Aktion starten) Profi-Newsletter Der Profi-Newsletter unterscheidet sich vom normalen Newsletter dadurch, dass Sie keinen WYSIWYG-Editor zur Verfügung haben und die sowohl als Plain-Text, als auch als HTML-Newsletter gleichzeitig konfigurieren und versenden. Unterstützt der -Client bzw. das Endgerät den Empfang von HTML-Mails, so wird die HTML-Version angezeigt, ansonsten die Text-Version. Es können somit Kontakten mit mobilen Endgeräten ohne HTML- Unterstützung dennoch ansprechende und vor allem gut lesbare Newsletter gesendet werden. Alle Einstellungen entsprechen den Einstellungen für den Serien versand. Unterschied: -Text (9, 10). Über dem Feld zur Eingabe des -Textes können Sie zwischen Plain-Text und HTML wechseln. Beim HTML-Text steht Ihnen kein Editor zur Verfügung. Sämtlicher hier eingegebener Text wird vollständig als HTML interpretiert! Im Plain-Text Editor steht Ihnen ebenfalls kein Editor zur Verfügung, da es sich hier um eine reine Textversion handelt. 183

184 1.) Plain-Text 2.) HTML-Text Etiketten / Karten Vorher definierte Etiketten (Einstellungen Dokumentenverwaltung PDF-Konfiguration Etiketten) lassen sich hier für bestimmte Personenkreise aufbereiten. Meist werden Etiketten zur Erstellung von Adressetiketten für den Versand einer Zeitschrift oder zur Erstellung von Mitgliedsausweisen verwendet. 184

185 Nummer 1 Erw. Einstellungen Feldbeschreibung Ist dies auf Nein gesetzt, so fallen die Funktionsaufrufe (vor dem Versand) weg. 2 Archiv Markieren Sie diese Kommunikations-Aktion als archiviert. Mit den oben beschriebenen Filter-Funktionen können Sie archivierte und aktive Aktionen gesondert anzeigen lassen. 3 Erstellung Das Datum der Erstellung. Hier wird das aktuelle Tagesdatum vorgesteuert. 4 Bezeichnung Eine interne Bezeichnung, welche Sie frei wählen können. Geben Sie dieser Kommunikationsaktion eine Bezeichnung, um sie zu einem späteren Zeitpunkt leichter zu finden. 5 - Vorlage Wählen Sie hier eine im Vorfeld konfigurierte Etikettenvorlage aus 6 Sortierung Stellen Sie ein, ob die erzeugten Etiketten nach PLZ oder nach Name sortiert werden sollen 7 Buttons Speichern: Speichert alle Änderungen an der geöffneten Aktion Aktion löschen: Löscht die Aktion Empfänger auswählen: Öffnet die Maske zur Auswahl der Empfänger (siehe 6.8 Empfänger zu einer Aktion hinzufügen) 185

186 Weiter zur Erstellung: Öffnet die Maske zum Erzeugen der Etiketten (siehe 6.9 Aktion starten) Serienbrief-Export Um einen Serienbrief in Word zu verfassen, benötigen Sie eine Datenbank-Datei, die alle relevanten Adressdaten beinhaltet. Solch eine Datei können Sie mittels Serienbrief-Export erstellen. Die Maske für den Serienbrief-Export ist sehr simpel und kurz, da Sie hier keine Einstellungen vornehmen müssen. Über den Button Empfänger auswählen können Sie die gewünschten Kontakte auswählen, und über Serienbriefdatei erzeugen die gewünschte Excel-Datei erzeugen und downloaden. Die erzeugte Datei beinhaltet die wichtigsten Stammdaten aller ausgewählten Kontakte. 6.3 Empfänger zu einer Aktion hinzufügen Egal ob Serienmail, Serienbrief, SMS, Profi-Newsletter, Etikett oder Serienbrief-Export jede dieser Aktionen wird für einen bestimmten Personenkreis ausgeführt. Nachdem Sie in der entsprechenden Aktion auf Empfänger auswählen geklickt haben, öffnet sich eine Maske, über welche Sie der Aktion Empfänger zuweisen können. 186

187 Nummer Feldbeschreibung 1 Filterkriterien Diese Maske dient dem Selektieren von Kontakten. Seien es alle Kontakte in der Hauptkategorie Mitglied, alle Kontakte in einer Adressliste, das Ergebnis einer Auswertung oder eine ganze Abteilung nachdem Sie auf suchen geklickt haben wird Ihnen im unteren Bildschirmbereich das Suchergebnis, welches den oben gewählten Kriterien entspricht, angezeigt. Beachten Sie: Die Druckreihenfolge bei PDF-Serienbriefen ist identisch mit der Anzeige in der Empfänger-Auswahlliste. Dies kann recht nützlich sein. Beispiel: Sie möchten die PDF-Serienbriefe nach Postleitzahl sortiert drucken. Dafür können Sie eine Auswertung erstellen, die alle Kontakte zeigt, an die der Brief verschickt werden soll. Wenn Sie nun bei der Auswertung als Sortierreihenfolge die Postleitzahl angeben, so werden die Briefe nach PLZ geordnet erstellt/gedruckt. 2 Suchergebnis hinzufügen Möchten Sie das gesamte Suchergebnis der Kommunikationsaktion zuordnen, so klicken Sie auf Suchergebnis der Kommunikationsaktion X zuordnen. Alle Kontakte, die mit den unter (1) eingegebenen Filterkriterien übereinstimmen, werden der Aktion als Empfänger zugeordnet. Beispiele: Sie möchten allen Mitgliedern eine schicken: - Filter: Kategorien - Hauptkategorie: Mitglied - Klicken Sie auf suchen - Klicken Sie auf Suchergebnis der Kommunikationsaktion X zuordnen Sie möchten allen Kontakten in der Adressliste Newsletter eine schicken: 187

188 - Filter: Adressliste - Adressliste: Newsletter - Klicken Sie auf suchen - Klicken Sie auf Suchergebnis der Kommunikationsaktion X zuordnen 3 Einzelne Kontakte hinzufügen oder entfernen Sollten Sie der gewählten Aktion nur einzelne Kontakte hinzufügen wollen, dann suchen Sie nach der Person und klicken Sie auf den grünen Haken neben dem gefundenen Namen. Nur diese eine Person wird dem Verteilerkreis zugeordnet. 4 Zurück Nachdem Sie alle Kontakte hinzugefügt haben, klicken Sie auf Zurück zur Kommunikationsaktion, um dieses Fenster zu schließen und die Aktion wie unter Punkt 8.4 beschrieben zu starten. 6.4 Versandvorgang starten / Aktion starten Nachdem alle Empfänger zugewiesen wurden kann die /SMS versendet, der Serienbrief, die Etiketten oder die Serienbriefdatei erzeugt werden. Hierzu klicken Sie innerhalb der Aktion auf den entsprechenden Button, z.b. s versenden oder Briefe erzeugen. Im nächsten Fenster erhalten Sie nochmals eine Übersicht über alle Kontakte, die Sie als Empfänger ausgewählt haben. Nummer Feldbeschreibung 1 Statistik Hier sehen Sie, wie viele Empfänger dieser Aktion bereits zugewiesen wurden und wieviel davon noch offen (unversendet) sind. 188

189 2 Versenden / Zurücksetzen Empfänger asuwählen: Wählen Sie bei Bedarf noch weitere Empfänger aus. Serien versenden: Die Aktion wird an alle unter (3) aufgelisteten Kontakte versendet bzw. für alle unter (3) aufgelisteten Kontakte erstellt. Alle kontakt Zuordnungen zurücksetzen: Entfernt alle unter (3) aufgelisteten Empfänger aus dem Verteiler. 3 Empfänger Listet alle unter zugewiesenen Kontakte auf. Diese Liste dient der erneuten Kontrolle des Verteilerkreises. Möchten Sie ein einzelnen Mitglied vom Verteiler entfernen, dann können Sie dies über das -Symbol aus der Liste löschen. Nach dem Versand / der Erzeugung erhalten Sie eine Erfolgsmeldung. s / SMS: Um die fehlerhaften Adressen zu sehen, klicken Sie erneut auf -Versenden. Alle fehlerhaften Empfänger stehen weiterhin im Verteilerkreis. Briefe / Etiketten / Serienbriefdatei: Mit einem Klick auf Serien-PDF zeigen öffnet sich eine PDF-Datei, die alle Briefe oder Etiketten für alle gewählten Kontakte beinhaltet. Vor der Erzeugung eines Serienbriefes bzw. dem Versand einer Serien mit allen gewünschten Empfängern bietet es sich an, zunächst einen Testlauf mit wenigen oder lediglich einem Kontakt durchzuführen. WICHTIG: Bitte achten Sie darauf, die Formatierung von eingefügten Textabschnitten vor dem Drucken der PDF-Serienbriefe oder der Versendung von Serien- s nochmals zu überprüfen, um die Korrektheit der zu versendenden Briefe sicherzustellen. 189

190 WICHTIG: Das Erzeugen von Briefen für viele Empfänger sowie das Versenden von s mit großen Dateianhängen oder an viele Empfänger kann ein paar Minuten dauern! Verlassen Sie auf keinen Fall die geöffnete Seite, bevor Sie keine Erfolgsmeldung erhalten haben! 7 Extras Unter dem Menüpunkt Extras befinden sich viele Sonderfunktionen des VereinsMANAGERs: 7.1 Importfunktionen Der VereinsMANAGER verfügt über Importfunktionen für Kontakte, Formularanmeldungen und Dokumente. Dies erspart Ihnen das mühsame Hinzufügen dieser Daten per Hand Kontakte Allgemeines Um Ihre alten Kontakte in den VereinsMANAGER zu importieren, benötigen Sie eine Excel- Datei, die alle zu importierenden Werte beinhaltet. Pro Datensatz wird eine Zeile verwendet, in den Spalten befinden sich pro Zeile die gleichen Werte. Grundsätzlich bieten wir Ihnen an, Ihre Kontakte in den VereinsMANAGER zu migrieren, da der Import sehr fehleranfällig ist und eine Löschung aller Daten nach einem Fehlimport nur durch unser Support-Team möglich ist. Einen Import in Eigenregie durchzuführen empfehlen wir nur sehr erfahrenen Benutzern! Hier ein beispielhafter Aufbau einer Importdatei: Firma Anrede Vorname Name Land PLZ Ort Strasse Herr Max Mayer Deutschland Augsburg Maisweg Sewobe GmbH Sewobe GmbH Frau Martina Müller Deutschland Augsburg Strasse B Herr Thomas Huber Deutschland Augsburg Strasse B Es gibt einige wichtige Regeln, die Sie beim Import beachten müssen: Jede Zeile muss eine Anrede enthalten. Die Anrede darf lediglich Herr oder Frau sein. Bei Firmenkontakten kann die Anrede auch [Zentrale] sein. Ob ein Kontakt als Firmen- oder Privatkontakt importiert wird, hängt davon ab, ob die Spalte Firma einen Wert beinhaltet oder nicht. Um mehrere Ansprechpartner in einen Firmenkontakt zu importieren, muss die Firma, Strasse, PLZ + Ort für jeden 190

191 Ansprechpartner genau gleich geschrieben sein, wie die 2. und 3. Zeile im oben gezeigten Beispiel. Es muss ein Land eingetragen sein! Länder werden ausgeschrieben, also z.b. Deutschland, Spanien, Österreich nicht jedoch D, E, DE, SPA etc. Ein Nachname muss immer vorhanden sein, außer es handelt sich um einen Ansprechpartner mit der Anrede [Zentrale] in einem Firmenkontakt. -Adressen müssen immer das Format: haben und dürfen keine Leerzeichen oder Sonderzeichen enthalten. Wenn in einer -Adresse und kein. vorhanden ist, wird der Datensatz nicht importiert. Mehrzeilige Felder müssen einzeilig gemacht werden! Da die Datei vor dem Import als.csv Datei gespeichert wird, führen mehrzeilige Felder zu Fehlern beim Import bzw. verhindern, dass die Datei importiert werden kann. Benutzen Sie in Excel die Suchfunktion (Strg + F) um sicherzustellen, dass sich keine Semikolons (;) in den Zellen befinden. Ersetzen Sie diese notfalls durch ein anderes Zeichen. Kontonummern und BLZ dürfen keine Leerzeichen oder Sonderzeichen beinhalten und nur aus Zahlen bestehen. Wenn Sie Kontonummern importieren achten Sie bereits beim Import darauf, dass zu jedem Datensatz, zu dem Sie eine Kontonummer importieren, auch eine Kontoinhaber importiert wird, da sonst eine spätere Erstellung einer DTA-Datei nicht möglich ist 191

192 Kontaktimport: Schritt 1 Zunächst muss, wie unter beschrieben ein Adressimport konfiguriert werden. Danach werden die Kontakte über Extras Importieren Kontaktdaten in den VereinsMANAGER importiert. Es erscheint folgende Maske: Nummer Feldbeschreibung 1 Importvorlage Wählen Sie hier die, wie unter beschrieben, erstellte Importvorlage. Die Importvorlage legt fest, in welcher Spalte sich welcher Wert befindet. Sofern Sie keine Importvorlage wählen, wird versucht, die Spalten automatisch zuzuordnen. 2 Dateiformant Geben Sie hier das Format der zu importierenden Datei an. Sie können wählen zwischen den Formaten CSV und XML 3 Trennzeichen Durch die Wahl des Trennzeichens teilen sie dem Import-Modul mit, wann eine neue Spalte beginnt. Standardmäßig ist hier ein Semikolon eingetragen. Abhängig von der verwendeten Importdatei kann das 192

193 verwendete Trennzeichen aber variieren. Dies muss dann hier angepasst werden 4 Erste Zeile Spaltenheader Hier legen Sie fest, ob die zu importierende Datei in der ersten Zeile die Spaltennamen enthält oder direkt mit dem ersten Datensatz beginnt. Mit diesem Auswahlfeld teilen Sie dem Import-Modul also mit, ob die erste Zeile für den Import relevante Mitgliederdaten enthält oder nicht. 5 Datei Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Importdatei von Ihrer Festplatte aus. 6 - Kategorie Wählen Sie hier die Haupt- und Unterkategorie aus, der die Kontakte zugeordnet werden sollen. 7 Adressliste Um alle importierten Kontakte schon beim Import einer Adressliste zuzuweisen, wählen Sie hier die Adressliste aus, der die Kontakte nach dem Import zugeordnet sein sollen. 8 Kommunikationsaktion 9 Als Mitglieder anlegen 10 Spaltenzuordnung setzen Um alle importierten Kontakte direkt einer Kommunikationsaktion zuzuweisen wählen Sie hier zunächst ja und anschließend die gewünschte Kommunikationsaktion. Damit haben Sie die Möglichkeit, den importierten Kontakten nach dem Import eine Nachricht zukommen zu lassen. Wenn die importierten Kontakte direkt als Mitglieder angelegt werden sollen, wählen Sie hier bitte ja. Dadurch wird automatisch bereits beim Import eine Mitgliedernummer vergeben und die Mitgliedsdaten des Kontaktes unter Finanzdaten Grunddaten angelegt. Durch einen Klick auf Spaltenzuordnung setzen werden die Kontakte in eine temporäre Tabelle geschrieben, die Ihnen am Bildschirm ausgegeben wird. Hier findet eine Sichtprüfung der zu importierenden Daten statt, bevor der Import von Ihnen freigegeben wird Kontaktimport: Schritt 2 Nach einem Klick auf Importdatei einlesen erscheint eine Bildschirmausgabe der eingelesenen Daten. Folgende Bildschirmausgabe erhalten Sie, wenn die Importdatei alle notwendigen Daten enthält und die Importeinstellungen korrekt waren: 193

194 1 Zuordnung der Spalten 2 Eingelesene Kontakte Diese Zeile zeigt, in welche Kategorie die darunter liegende Spalte vom Import-Modul eingeordnet wurde. Durch einen Klick auf lässt sich die Spaltenzuordnung ändern. Diese Tabelle enthält die eingelesenen Kontakte. 3 Buttons zurück : lädt das in Schritt 1 erläuterte Importeinstellungsmenü Daten prüfen : Prüft die zu importierenden Datensätze auf Ihre Integrität und leitet Sie weiter zu Schritt 3 (Punkt 7.1.4) 4 Spaltenzuordnung speichern Sollte Sie die Spaltenzuordnung nicht nach einem im Vorfeld festgelegten Schema durchgeführt haben (Kapitel: Einstellungen Kontakte - Adressimport) haben Sie hier die Möglichkeit, die momentane Spaltenzuordnung zu benennen und als Vorlage zu speichern. 194

195 Kontaktimport: Schritt 3 1 Fehlerhafte Datensätze Zeigt fehlerhafte Datensätze an. Im obigen Beispiel fehlt beispielsweise das Land. Mit einem Klick auf lassen sich die einzelnen Spaltenwerte nun korrigieren. Alternativ kann über der gesamte Datensatz gelöscht werden, wenn er nicht importiert werden soll. Sind in der Importdatei Kontakte vorhanden, die den bereits vorhandenen Kontakten gleichen, wird dieser Datensatz als Duplette gekennzeichnet. Kleinere Änderungen und Ausbesserungen können hier direkt vorgenommen werden. Bei aufwendigeren Nachbesserungen empfiehlt sich aber die Überarbeitung der Importdatei an sich z.b. in Excel. 2 Gültige Datensätze Zeigt die gültigen Datensätze an. Auch diese können noch bearbeitet oder gelöscht werden. 3 Buttons zurück : lädt die in Schritt 2 erläuterte vorläufige Importtabelle Datensätze prüfen : nach der Korrektur fehlerhafter Datensätze, kann über diesen Button eine erneute Prüfung durchgeführt werden Gültige Datensätze importieren : Importiert die gültigen Datensätze. Je nach Anzahl der zu importierenden Datensätze kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen Kontaktimport: Schritt 4 Zuletzt wird Ihnen mitgeteilt, wieviele Datensätze bearbeitet und importiert wurden. 195

196 Durch einen Klick auf Adressenimport beenden wird der Adressimport abgeschlossen Online- und Newsletteranmeldungen Die Konfiguration von Anmeldeformularen wird im Kapitel Spezialmodule ausführlich erläutert. Durch die Importfunktion haben Sie die Möglichkeit, erfolgte Anmeldungen schnell und einfach als Kontakte hinzuzufügen. Bei einer großen Anzahl an Neuanmeldungen sparen Sie mit diesem Extra jede Menge Zeit! 7.2 Auswertungen Allgemeines Mithilfe des Auswertungsassistenten können Sie mit etwas Übung jede nur erdenkliche Auswertung erstellen und exportieren bzw. in der Kontaktsuche verfügbar machen. Unter Extras Auswertungsassistent sind alle Auswertungen hinterlegt, die Sie bereits angelegt haben. Mit einem Klick auf Neue Auswertung öffnet sich die Maske zur Anlage einer neuen Auswertung. Nummer Feldbeschreibung 1 Bezeichnung Die interne Bezeichnung, unter welcher die Auswertung später gelistet wird. Hier empfiehlt es sich, eine kurze aber ausdrucksstarke Bezeichnung zu wählen. 2 Status Archiviert: Die Auswertung ist nicht mehr in der Kontaktsuche sichtbar. Aktiv: Diese Auswertung ist über die Kontaktsuche abrufbar Veröffentlicht: Die Auswertung ist über die Kontaktsuche abrufbar, erhält aber auch einen eigenen Menüpunkt unter Suche, über den diese Auswertung sofort abgerufen 196

197 werden kann. 3 Kopie Wenn Sie eine Kopie einer vorhandenen Auswertung erstellen möchten, um nicht alle Bedingungen und Felder erneut von Hand eintragen zu müssen, können Sie hier die Kopie einer vorhandenen Auswertung anlegen. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü, in welchem Sie die Kopiervorlage auswählen. 4 Dateiformat Wählen Sie hier aus, ob diese Auswertung als CSV- oder XML-Datei exportiert wird. Das CSV-Format lässt sich mit Excel lesen und ist ein Standard-Format für den Export und Import von Daten. Im XML-Format können auch mehrzeilige Werte ausgegeben werden. 5 Rechteprüfung Mittels Rechteprüfung können Sie eine Auswertung nur für Benutzer mit bestimmten Rechtegruppen sichtbar machen. Wählen Sie unter Rechtegruppe die Gruppe aus, die Zugriff auf diese Auswertung haben soll. Wenn die Auswertung für alle Benutzer sichtbar sein soll, wählen Sie Rechteprüfung: Nein aus. 6 - Speichern Mit einem Klick auf Speichern werden die Grundeinstellungen für die neue Auswertung gespeichert und die Auswertung angelegt. Es werden neue Reiter verfügbar, über welche Sie die Auswertung konfigurieren können. Über Bedingungen selektieren Sie die Datensätze, die Sie ausgeben möchten. Diese Bedingungen müssen eindeutig sein, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Im nächsten Schritt legen Sie fest, welche Datenfelder ausgegeben werden und wie diese sortiert bzw. gruppiert werden Bedingungen Im Reiter Bedingungen legen Sie nun zuerst fest, welche Datensätze ausgegeben bzw. selektiert werden, z.b. alle Kontakte in der Hauptkategorie Mitglied. Sie können mehrere Bedingungen über sogenannte logische Operatoren (UND, ODER, UND NICHT, ODER NICHT) und Klammern miteinander verknüpfen. Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie eine Auswertung anlegen, am Beispiel einer Auswertung, die uns alle Mitglieder anzeigen soll, die im 3. Quartal des Jahres (Juli, August, September) Geburtstag haben. 197

198 Im Reiter Bedingungen legen wir unsere erste Bedingung an. Mit den Buttons (1) können Sie eine neue Bedingung anlegen, oder die Bedingungen aus einer anderen Auswertung kopieren. Nach einem Klick auf Neue Bedingung anlegen erscheint rechts im Bild die Konfigurationsmaske für eine Bedingung. Feld Sortierung Klammer Feldursprung Feldbeschreibung Zuerst geben wir die Sortierung der Bedingung an da es die erste Bedingung ist, wird hier die 1 vorgesteuert. Legen Sie danach weitere neue Bedingungen an, wird jeweils eine höhere Sortierung vorgegeben, um die neue Bedingungen als jeweils letzte einzureihen. Um eine Bedingung zwischen zwei vorhandenen zu platzieren, ändern Sie die Sortierung entsprechend. Die Klammersetzung bei Bedingungen hat den gleichen Effekt wie in mathematischen Gleichungen. Hier lassen sich Bedingungen von anderen separat bzw. bevorzugt behandeln. Beispiel: 3 x = 16 aber 3 x (5 + 1) = 18 Analog: Bedingung1 UND Bedingung2 ODER Bedingung3 liefert ein anderes Ergebnis als Bedingung1 UND (Bedingung2 ODER Bedingung3). Das Feld Klammer ist zwei Mal vorhanden, um eine Klammer zu öffnen oder zu schließen. Wählen Sie den Feldursprung des Feldes für die Bedingung aus. Sie können entweder Standardfelder auswerten, oder individuelle Felder, 198

199 die Sie im Nachhinein selber zum VereinsMANAGER hinzugefügt haben. Maske Hier legen Sie fest, in welcher der Masken des Programmes die Information enthalten ist, die Sie auswerten möchten. Im Folgenden ist aufgelistet, welche Informationen in den unterschiedlichen Masken enthalten sind. Nach welchem der Aspekte sie letztendlich suchen möchten, legen sie unter Feld (siehe unten) fest Adresse: Enthält adressbezogene Daten wie PLZ, Ort, Straße, Firmenname, Hauptkategorie, aber auch den Vor+Nachnamen, sowie Titel und Anrede von Privatadressen! Adresse Unterkategorie: Um alle Kontakte einer Unterkategorie auszuwerten, benötigen Sie diese Maske, um die Unterkategorie auszuwählen. Adresslisten: Wenn Sie alle Kontakte aus einer Adressliste selektieren möchten, wählen Sie diese Maske. Ansprechpartner: Enthält die Vor+Nachnamen sowie Titel und Anrede von Ansprechpartnern in Firmen- und Familienkontakten sowie Telefonnummer, , Faxnummer und alle Personenbezogenen Kontaktdaten. Beitragsverwaltung: Wertet Felder der Beitragsverwaltung, wie Beitragsposition, Termin, Fälligkeit und Abrechnungsstatus von Beiträgen aus. Dokumente: Durchsucht die Datenbanktabelle, die u.a. Erstellungsdatum, Betreff und Kategorien von Dokumenten beinhaltet. Kunde/Mitglied: Enthält alle Mitgliedsdaten, wie Eintritts- und Austrittsdatum, Mitgliedsstatus, Bankverbindung und Mitgliedsnummer. Notizen: Wertet vorhandene Notizen aus und bietet Ihnen die Möglichkeit nach Ersteller, Wiedervorlagedatum, Betreff etc. zu selektieren. Rechnungen: Werten Sie Rechnungen aus. Sie haben Zugriff auf das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer sowie die Beiträge der Rechnungen. (z.b. Alle Rechnungen über 100 anzeigen). Spende: Wie bei den Rechnungen können auch alle Spenden mit dem Betrag X ausgegeben werden. Feld: Hier legen Sie nun fest, welches Feld die Information wiedergibt, die Sie auswerten möchten. In unserem Beispiel sollen nun alle Kontakte 199

200 in der Hauptkategorie Mitglied angezeigt werden. Das Feld befindet sich in der Maske Adresse und heißt Hauptkategorie. Innerhalb einer Maske wählen Sie nun das auszuwertende Feld aus. Wir haben mit der ersten Bedingung begonnen und möchten uns nun alle Kontakte in der Hauptkategorie Mitglied anzeigen lassen. Das Feld befindet sich in der Maske "Adresse" und heißt: Hauptkategorie Feldfunktion: Manche Feldtypen bieten Ihnen Feldfunktionen. Bei einem Feld, dass ein Datum beinhaltet, gibt es z.b. die Feldfunktionen: Nur Jahr / Nur Monat / Nur Tag: Sie tragen als Abfragewert nur das Jahr, den Monat oder den Tag ein. z.b. alle Kontakte die im Jahr 1980 Geburtstag haben: Standard Ansprechpartner Geburtsdatum (Feldfunktion: Nur Jahr) gleich Bedingung Je nach Datentyp des ausgewerteten Feldes, werden Ihnen hier unterschiedliche Vergleichsoperatoren angeboten: Gleich: Es werden nur Datensätze angezeigt, die exakt dem Abfragewert entsprechen. Größer: Es werden alle Datensätze angezeigt, die größer als der Abfragewert sind. Größergleich: Es werden alle Datensätze angezeigt, die größer als der Abfragewert oder gleich dem Abfragewert sind. Kleiner: Es werden alle Datensätze angezeigt, die kleiner als der Abfragewert sind. Kleinergleich: Es werden alle Datensätze angezeigt, die kleiner als der Abfragewert oder gleich dem Abfragewert sind. Ungleich: Es werden alle Datensätze angezeigt, die sich von dem Abfragewert unterscheiden. (Beispiel: adresse ungleich (leer) findet alle Datensätze mit adressen) Beinhaltet: Es werden alle Datensätze angezeigt, bei denen das Feld den Abfragewert beinhaltet (Telefonnummer beinhaltet 0821) Datenursprung Feste Werte: Sie können in das Feld Abfragewert händisch einen Wert eintragen, der abgefragt wird. Platzhalter: Dieses Thema wird später separat behandelt (7.2.3) Abfragewert In dieses Feld wird der Abfragewert eingetragen, bzw. bei festen Auswahlmöglichkeiten können Sie über ein Dropdownmenü den Wert auswählen. Geben Sie als Abfragewert [STICHWORT] ein, dann wird 200

201 dieser durch den Wert ersetzt, den Sie in der Kontaktsuche in das Feld Stichwort eintragen. Klammer Verknüpfung Hier schließen Sie wie oben beschrieben die Klammer nach dieser Bedingung. Bedingungen lassen sich über logische Operatoren miteinander verknüpfen. Die hier eingegebene Verknüpfung bezieht sich immer auf diese und die nächste Bedingung. UND: Beide Bedingungen müssen zutreffen, damit der Datensatz selektiert wird ODER: Eine der beiden Bedingungen muss zutreffen, damit der Datensatz selektiert wird. UND NICHT: Die erste Bedingung muss zutreffen, die zweite Bedingung darf nicht zutreffen, damit der Datensatz gezeigt wird. ODER NICHT: Es muss entweder die erste Bedingung zutreffen, oder die zweite Bedingung nicht zutreffen, damit ein Datensatz angezeigt wird. Um unsere Auswertung für Mitglieder, deren Geburtstag im 3. Quartal liegt abzuschließen, benötigen wir nun insgesamt 4 Bedingungen. Ausgesprochen hört sich diese Auswertung wie folgt an: Zeige mir alle Mitglieder, die sich in der Hauptkategorie Mitglied befinden UND (entweder im Monat Juli (07), August (08) oder September (09) Geburtstag haben). Die Klammern sind in diesem Beispiel sehr wichtig. Ohne Klammern würde sich die Auswertung wie folgt lesen: Zeige mir alle Mitglieder die in der Hauptkategorie Mitglied sind UND im Monat Juli Geburtstag haben ODER alle Kontakte die im Monat August Geburtstag haben ODER alle Kontakte die im Monat September Geburtstag haben. Die Bedingung, dass der gefundene Kontakt sich in der Hauptkategorie Mitglied befindet wäre so nur an die zweite Bedingung gebunden. 201

202 Andere Beispiele für Auswertungen: Wieviele Mitglieder sind im Jahr X dem Verein beigetreten? der Suche verhält sich diese Auswertung wie folgt: In In das Stichwortfeld wurde der Wert 2008 eingetragen und die Auswertung Eintritte im Jahr X ausgewählt. Nach einem Klick auf Suchen werden alle Kontakte angezeigt, bei denen das Eintrittsjahr gleich dem Stichwort, also 2008 ist. 202

203 Jubiläen: Wir möchten mittels einer Auswertung herausfinden, welche Mitglieder seit 15, 25 oder 50 Jahren im Verein und immer noch aktiv (Standard Kunde/Mitglied Status) sind. Hierzu verwenden wir die Feldfunktion Alterberechnen. Alle Kontakte, die nach dem beigetreten sind. Hierbei ist zu beachten, dass Daten in einer anderen Notierung eingegeben werden müssen. Anstatt müssen wir das Datum im Format (JJJJ-MM-DD) eingeben. Bildschirmausgabe: 203

204 7.2.3 Felder Im Reiter Felder stellen Sie ein, welche Felder ausgegeben werden sollen. Es muss bestimmt werden, welche Informationen rund um Ihre Auswertungsergebnisse angezeigt werden sollen. Vergessen Sie hierbei nicht, auch Felder für die eigentlichen Auswertungsergebnisse anzulegen! Für unser Beispiel, Geburtstage im 3. Quartal, wollen wir nun die Mitgliedsnummer, den Vorund Nachnamen, das Geburtsdatum sowie die Telefonnummer ausgeben. Mit Neues Feld anlegen(1) öffnet sich die Maske zum Bearbeiten bzw. Anlegen eines neuen Feldes (2). Wählen Sie hier wie bei den Bedingungen die Sortierung, den Feldursprung, die Maske sowie das Feld und ggf. die Feldfunktion aus. Zum Schluss können Sie die Breite des Feldes in der Ausgabemaske definieren (hier 80 Pixel). Unsere Auswertung wird nun in der Kontaktmaske wie folgt dargestellt: Um die Darstellung zu optimieren, sollte für die Spalte Telefon eine größere Breite (ca px) gewählt werden, um den Zeilenumbruch zu verhindern. 204

205 7.2.4 Platzhalter Neben statischen Auswertungen können Sie mithilfe von Platzhaltern auch dynamische Auswertungen erstellen. Im Reiter Platzhalter haben Sie die Möglichkeit Platzhalter für Abfragewerte zu erstellen, die Sie dann bei jeder Abfrage individuell verändern können. Mit dem Button Neuen Platzhalter anlegen erstellen wir einen neuen Platzhalter. Rechts erscheint die Maske zur Anlage eines neuen Platzhalters (2). Links haben wir eine Übersicht aller verfügbarer Platzhalter (3). Für jeden Platzhalter muss eine Bezeichnung und ein Feldtyp angegeben werden. Verfügbare Feldtypen sind: Checkbox (Ja/Nein), Datum (TT.MM.JJJJ), Ganzzahl, Kommazahl, Listbox (Dropdown-Menü) oder Textfeld (freie Eingabe eines Wertes). Wir erstellen zur Veranschaulichung eine Auswertung, in der wir uns alle Mitglieder anzeigen lassen, die im Jahr X eingetreten sind und deren Status Y ist. Hierzu legen wir zuerst den Platzhalter für das Jahr an, ein Textfeld. Nachdem der Platzhalter gespeichert wurde, wird automatisch ein Alias für diesen Platzhalter vergeben. Als nächstes benötigen wir einen Platzhalter für den Mitgliedsstatus. Diesen anzulegen ist etwas komplizierter, da wir die Werte, die in der Datenbank abgelegt werden, benötigen. Wir legen eine Bedingung an, Standard Kunde/Mitglied Status gleich aktiv. Die Bedingung wird mit dem Wert dargestellt, der in der Datenbank hinterlegt ist. 205

206 Diesen Schritt wiederholen wir nun für gekündigt (3), storniert (4), Vorerfassung (0) und widerrufen (2). Wir legen nun einen neuen Platzhalter an Status mit Feldtyp Listbox und setzen den Ursprung der Feldinhalte auf Feste Werte, damit wir den Inhalt des Dropdown-Menüs selber definieren können. Die Inhalte der Listbox müssen in der Form: WERT~DARGESTELLT eingegeben werden. Im Screenshot sehen Sie, wie der Platzhalter für den Mitgliedsstatus aussehen muss. Im nächsten Schritt werden die Bedingungen angepasst, so dass diese auf die Platzhalter zurückgreifen. 206

207 Wir möchten erreichen, dass alle Mitglieder angezeigt werden, bei denen das Eintrittsjahr gleich unserer Eingabe ist UND deren Status gleich dem im Dropdownmenü gewählten ist. Der Datenursprung und der Platzhalter muss hierzu in die Bedingung eingebaut werden. Die wichtigen Felder wurden im Screenshot grün markiert. Beim Status gehen Sie analog vor. Als letztes müssen noch im Reiter Felder die Felder konfiguriert werden, die am Ende ausgegeben werden sollen. Die Funktionsweise ist die gleiche wie beim Anlegen der auszuwertenden Felder für Auswertungen ohne Platzhalter. Wenn wir diese Auswertung in der Kontaktsuche auswählen und auf Suchen klicken, erscheint folgende Maske: Sie können nun vor jeder Abfrage die Platzhalter mit anderen Werten befüllen, um eine 100%ig dynamische Auswertung zu erhalten. 207

208 Nach einem Klick auf Abfrage starten wird das Ergebnis angezeigt, das wir durch unsere Platzhalter beeinflusst haben. Alle aktiven Mitglieder, die im Jahr 2008 beigetreten sind. Auswertungen mit Platzhaltern bieten eine große Zahl an Anwendungsmöglichkeiten, bedürfen aber einiger Übung und Erfahrung. Mit einer Auswertung alleine machen Sie nichts kaputt Übung macht den Meister! Gerne hilft Ihnen unser Supportteam bei der Erstellung einer Auswertung Sortierung und Gruppierung Auswertungen lassen sich nach Ihren Wünschen sortieren bzw. gruppieren. Zuerst muss der Unterschied einer Sortierung und Gruppierung definiert werden: Sortierung: Alle Datensätze werden angezeigt. Es kann nach einem oder mehreren Feldern sortiert werden. Eine Sortierung kann aufsteigend (von A Z, von 0 9) oder absteigend (von Z A, von 9 0) erfolgen. Werden mehrere Sortierkriterien angegeben, dann wird zuerst nach dem obersten Kriterium sortiert, dann innerhalb dieser Sortierung nach dem zweiten, dritten, usw. Gruppierung: Es wird jeder unterschiedliche Wert nur einmal dargestellt. Beispiel: drei Kontakte haben den Nachnamen Müller. Legen Sie eine Gruppierung für das Feld Nachname fest, dann wird nur einer der Datensätze angezeigt (der erste). Geben Sie z.b. einen Firmenkontakt aus, dann werden alle Ansprechpartner ausgegeben. Bei einer Firma mit drei Ansprechpartnern werden daraus drei Zeilen. Stellen Sie aber eine Gruppierung für das Feld Firma ein, wird nur der erste Ansprechpartner ausgegeben. Sortierungen und Gruppierungen werden in dem entsprechenden Reiter auf die gleiche Art und Weise hinzugefügt. 208

209 Über die Sortierung steuern Sie, welches Gruppier- bzw. Sortierkriterium als erstes greift und welche danach kommen. Beispiel: Zwei Sortierkriterien Name und Geburtsdatum. Es wird zuerst nach dem Nachnamen sortiert. Innerhalb der Nachnamen nach dem Geburtsdatum. Wenn drei Kontakte den Namen Müller haben, werden diese noch nach Geburtsdatum sortiert. Beachten Sie: Die Sortierung anhand mehrerer Kriterien funktioniert derzeit nur, wenn die Sortierreihenfolge der Reihenfolge der angezeigten Felder entspricht. Soll eine Auswertung beispielsweise Vorname Name Alter in dieser Reihenfolge ausgeben, so funktioniert die Sortierung zwar nach Nachname und anschließend nach Alter, nicht aber die Sortierung nach Alter und anschließend nach Name. Wird die Reihenfolge der auszugebenden Felder auf Alter Name Vorname geändert, funktioniert die Sortierung nach Alter und anschließend nach Name, aber nicht mehr die Sortierung nach Name und anschließend nach Alter Auswertung exportieren Im Reiter Auswertung exportieren können Sie die Auswertung in dem Dateiformat, welches Sie unter den Grundeinstellungen eingestellt haben, exportieren. Sobald Sie den Reiter aufrufen, wird Ihnen eine Export-Datei zum Download angeboten. Wenn es sich um eine Auswertung mit Platzhaltern handelt, müssen Sie zuerst die Platzhalter mit Werten bestücken, um einen individuellen Export zu erhalten. Durch einen Klick auf Dokument öffnen wird die Exportdatei im.csv oder.xml Format heruntergeladen. 209

210 7.2.7 Massenaktualisierung eines Feldes Mit der Massenaktualisierung im Reiter Aktualisierung durchführen können Sie die Inhalte eines Feldes bei vielen Personen gleichzeitig ändern. ACHTUNG! Eine Massenaktualisierung betrifft ALLE Kontakte, die den gewählten Bedingungen entsprechen. Eine Massenaktualisierung kann nicht wieder rückgängig gemacht werden. Die einzige Möglichkeit eine Fehleingabe bei einer Massenaktualisierung rückgängig zu machen ist, ein Backup des vorherigen Tages einzuspielen. Dieser Schritt ist mit hohem Aufwand verbunden und kann nur von einem unserer Administratoren durchgeführt werden. Kostenpunkt je nach Schwere: ca. 100,-! Beim Einspielen eines Backups gehen zudem alle Änderungen des aktuellen Tages verloren. Verwenden Sie diese Funktion entweder in Begleitung eines Support- Mitarbeiters oder wenn Sie sich 100%ig sicher sind, dass Sie gerade die richtigen Felder aktualisieren! In diesem Beispiel ändern wir den Status bei allen Mitgliedern, auf die die unter dem Reiter Bedingungen eingegebenen Bedingungen zutreffen, auf Gekündigt. Ein Popup-Fenster weist uns nach einem Klick auf Speichern auf die Anzahl der Änderungen hin. Nach einem Klick auf OK wird die Massenaktualisierung vorgenommen. 7.3 Statistiken Im VereinsMANAGER haben Sie Zugriff auf drei unterschiedliche Statistiken. Eine Statistik für die Altersverteilung und Abteilungen Ihrer Mitglieder, sowie die Gesamtzahl aller Mitglieder und zwei Beitragsstatistiken. Die Beitragsstatistiken werten die Anzahl der Beiträge sowie die gezahlten Beträge pro Abteilung aus. 210

211 7.3.1 Mitgliederübersicht Unter Extras Mitgliederübersicht erhalten Sie folgende Statistik: Nummer Feldbeschreibung 1 Filter Geben Sie hier den Stichtag sowie den Anzeigemodus ein und klicken Sie anschließend auf Daten filtern um die Statistik anzuzeigen. 211

212 Anzeigemodus Gesamt : In der Altersstatistik werden alle Mitglieder angezeigt. Anzeigemodus pro Abteilung : Die Altersstatistik wird für jede Abteilung einzeln angezeigt. 2 Status Schlüsselt alle Kontakte mit Mitgliedsnummern in allen Hauptkategorien nach deren Mitgliedsstatus auf. 3 Abteilungen Schlüsselt alle Kontakte mit zugewiesenen Abteilungen nach deren Abteilung und Geschlecht auf. Ein Kontakt kann in mehreren Abteilungen gelistet sein. 4 - Alter Schlüsselt alle Mitglieder nach Geschlecht und Altersklassen auf. Die Altersstatistik kann unter Einstellungen optionale Module Statistik konfiguriert werden Beitragsübersicht In der Beitragsstatistik wird Ihnen angezeigt welcher Beitrag wie oft zum gewählten Abrechnungstermin fällig ist Beitragsverteilung (finanziell) Die finanzielle Beitragsverteilung kann Ihnen bei der Budgetierung für das nächste Jahr behilflich sein. Hier werden alle tatsächlich abgerechneten Beiträge in einem gewählten Zeitraum aufgeschlüsselt. 212

213 Wenn ein Beitrag einer Abteilung zugewiesen ist, wird dieser in den abteilungsbezogenen Beiträgen (oben) aufgelistet. Alle Beiträge ohne Abteilungszugehörigkeit werden unten einzeln angezeigt. Wichtig: Hier werden nur tatsächlich abgerechnete Beiträge angezeigt. Eine Statistik in die Zukunft ist nicht möglich. 7.4 Veranstaltungsmanager Da die Funktionen des Veranstaltungsmanagers sehr umfangreich sind, wurde dafür ein eigenes Kapitel angelegt. 7.5 Dateiarchiv Das Dateiarchiv kann von allen Programmbenutzern gemeinsam zum Dateiaustausch verwendet werden. Im Dateiarchiv werden Ordnerstrukturen individuell angelegt und es kann jeder beliebige Dateityp hochgeladen werden. Das Dateiarchiv wird über Extras Dateien aufgerufen. 213

214 Über das Dropdownmenü (1) geben Sie die Sortierung der Dateien innerhalb der Ordner an. Es gibt folgende Sortiermöglichkeiten: Datum + Betreff (aufsteigend) Datum + Betreff (absteigend) Betreff + Datum (aufsteigend) Betreff + Datum (absteigend) In der Übersicht sehen Sie alle vorhandenen Ordner. Durch einen Klick auf einen Ordner öffnet sich dieser und alle darin enthaltenen Dokumente und Unterordner werden sichtbar. Ein erneuter Klick auf einen Ordner schließt diesen wieder. Durch einen Klick auf ein Dokument wird dieses geöffnet bzw. runtergeladen. Um einen neuen Hauptordner anzulegen, klicken Sie auf Neuen Ordner anlegen in der grünen Leiste. Es öffnet sich daraufhin eine Maske zur Anlage eines neuen Hauptordners. 214

215 7.5.1 Neuen Ordner anlegen Nummer Feldbeschreibung 1 Bezeichnung Geben Sie hier die Ordnerbezeichnung ein. 2 - Rechte intern Um diesen Ordner und alle Unterordner und enthaltenen Dokumente nur für bestimmte Rechtegruppen der internen Programmbenutzer sichtbar zu machen, wählen Sie Interne Rechteprüfung Ja und weisen Sie mittels der Zuweisungsliste die entsprechenden Rechtegruppen zu. Vorsicht: Wählen Sie hier nur Rechtegruppen, denen Sie nicht angehören, so können Sie den Ordner nicht mehr sehen! 3 Rechte extern Um Mitgliedern zu erlauben, diesen Ordner + Unterordner und die darin enthaltenen Dokumente im Mitgliederportal zu betrachten, wählen Sie Externe Rechteprüfung Ja und weisen Sie mittels Zuweisungsliste die Mitgliedergruppen, welche Zugriff auf die Dateien und Ordner haben sollen, zu. Die Rechtevergabe erfolgt analog für alle Unterordner und Dokumente und betrifft jeweils den geöffneten Ordner + alle Unterordner. Sie können beispielsweise einen Hauptordner für alle Programmbenutzer zugänglich machen, einzelne Unterordner + Dokumente darin jedoch verstecken. 215

216 Um vorhandene Ordner zu bearbeiten, zu löschen, neue Dokumente hochzuladen oder neue Unterordner zu erstellen, verwenden Sie das Kontextmenü (Rechtsklick auf den Ordner, den Sie bearbeiten oder löschen möchten bzw. unter dem Sie einen Unterordner erstellen oder ein Dokument hochladen möchten) Feld Neuen Ordner anlegen Ordner bearbeiten Ordner löschen Neues Dokument hochladen Feldbeschreibung Öffnet die Maske zum Anlegen eines neuen Unterordners unter dem gewählten Ordner. Bearbeiten Sie den gewählten Ordner Löscht den gewählten Ordner inklusive aller Unterordner und darin enthaltener Dokumente. Öffnet die Maske zum Hochladen einer Datei in dem gewählten Ordner Neues Dokument hochladen Nachdem Sie Neues Dokument hochladen angeklickt haben, öffnet sich die Maske zum Upload einer neuen Datei. 216

217 Nummer Feldbeschreibung 1 Betreff Geben Sie eine Bezeichnung für das hochzuladende Dokument ein. 2 Datei Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die hochzuladende Datei von Ihrem Computer aus. 3 Vorgangsnummer Eine Vorgangsnummer kann manuell vergeben werden, ist aber kein Pflichtfeld. 4 Kommentar Hier haben Sie Platz um einen Kommentar für das Dokument zu hinterlegen. 5 - Rechteprüfung Die Rechteprüfung gibt, wie oben beschrieben an, ob ein Dokument für jeden Programmbenutzer / für jedes Mitglied sichtbar ist, oder nur für einen bestimmten Personenkreis. Ein Rechtsklick auf ein Dokument bietet weitere Funktionen: Öffnet das gewählte Dokument Öffnet die Bearbeitungsmaske für hochgeladene Dokumente (siehe auch ) Löscht das gewählte Dokument Öffnet die Maske zur Verteilung des Dokuments an andere Programmbenutzer: 217

218 Auf der linken Seite haben Sie eine Übersicht über alle verfügbaren Programmbenutzer. Wählen Sie einen der Benutzer aus und klicken Sie auf den Pfeil, der nach rechts zeigt => um den Benutzer zum Empfängerkreis hinzuzufügen. Beim nächsten Login erscheint im Hauptfenster für die gewählten Benutzer am oberen Bildschirmrand eine Benachrichtigung, dass neue Dokumente vorhanden sind. 7.6 Das Befragungsmodul Mit dem Befragungsmodul können schnell und einfach kontaktbezogene, pseudoanonyme oder anonyme Befragungen von Mitgliedern, Newsletterempfängern, Kunden, Sponsoren oder sonstigen Kontakten durchgeführt werden. Um eine neue Befragung zu starten müssen zuerst die Antwortgruppen bzw. Antwortmöglichkeiten und die Fragen konfiguriert werden. Unter Extras Befragungen werden neue Befragungen angelegt und versendet. 218

219 7.6.1 Eine neue Befragung anlegen Hier müssen wir etwas umdenken, denn das Anlegen einer Befragung wird von hinten aufgezogen. Zuerst benötigen wir eine , in der die Befragten über die Befragung informiert werden, danach müssen wir die Antwortmöglichkeiten festlegen und erst dann können wir die Fragen formulieren und die Befragung versenden Befragungsmail anlegen Die Befragten werden via über die Befragung informiert. In dieser wird der Link zu der Befragung ausgegeben und die Befragung kann gestartet werden. Hierzu wird wie gewohnt eine neue angelegt, jedoch muss folgendes beachtet werden: Der Platzhalter für den Link zur Umfrage ist [BEFRAGUNGSLINK] dieser muss unbedingt in der vorkommen! Bei Funktionsaufrufen vor dem Versand muss die Option Befragungs-Schlüssel erstellen eingestellt werden! Für HTML-Kenner: Der Platzhalter [BEFRAGUNGSLINK] wird durch die komplette URL ersetzt. Wer hier einen schöneren Link haben möchte, klickt auf das HTML-Symbol und fügt dort um das gewünschte Wort die Syntax für einen HTML-Link ein. Diese ist eigentlich relativ simpel: <a href= [BEFRAGUNGSLINK] >ein oder mehrere Wörter</a> Alles zwischen den Klammern mit dem <a> und dem </a> wird nun als Link definiert und führt direkt zur Befragung. Beispiel siehe nächste Seite: 219

220 Eine neue Befragung anlegen Unter Extras-Befragung wird nun eine neue Befragung angelegt. 1 - Bezeichnung Geben Sie hier den Titel der Befragung an. 2 Aktiv ab/bis Hier kann ein Zeitraum ausgewählt wird, in dem die Befragung stattfinden soll. 3 Allgemeine Erläuterungen 4 - Befragungsmethode Geben Sie hier eine kleine Beschreibung an. Diese wird den Befragungsteilnehmern als Information über der Befragung angezeigt. Wählen Sie aus, ob Sie die Befragung anonym, pseudoanonym oder kontaktbezogen durchführen möchten (Anonyme Befragungen können beispielsweise in die Homepage integriert werden). Bei kontaktbezogenen Befragungen wird die durchgeführte Befragung bei dem jeweiligen Kontakt gespeichert und angezeigt. Bei pseudoanonymen und anonymen Befragungen wird der Bezug der Befragung zu dem jeweiligen Kontakt nicht angezeigt / nicht gespeichert. 220

221 5 Kommunikationsaktion für versand Wählen Sie hier die im Vorfeld angelegte Kommunikationsaktion aus. 6 - Layout Wählen Sie hier ein vordefiniertes Layout aus. Dieses können Sie unter Einstellungen Unsere Spezialmodule Befragung hinzufügen. Über den Modus in den Einstellungen wird konfiguriert, ob die Befragung als Assistent oder als eine Gesamtliste durchgeführt wird. Wenn Sie hier ein Layout auswählen, welches im Assistentenmodus durchgeführt wird, haben Sie die Möglichkeit in dieser Befragung Unterbefragungen einzubinden. 7 - Speichern Hiermit speichern Sie die Befragung Antwortmöglichkeiten vorgeben Hier oder unter Unsere Spezialmodule Befragung - Globale Antwortliste können wir eine Auswahl an Antworten vorgeben. Diese definierten Antwortlisten können später der Frage zugeordnet werden und als Radiobuttons, Checkboxen (hierbei können mehrere Antworten angegeben werden) oder als Auswahlliste in der Befragung angezeigt werden. Global angelegte Antwortlisten können in allen Befragungen verwendet werden, dies eignet sich für z.b. gleichbleibende Bewertungen wie 1 - sehr gut, 2 - gut etc. Spezifische Antworten für die Befragung können in dem Reiter "Antwortkonfiguration" in der jeweiligen Befragung angelegt werden. Wir legen eine neue Antwortengruppe an und nennen diese Kontaktaufnahme. 1 - Bezeichnung Geben Sie hier die Bezeichnung der Antwortgruppe an. 2 - Speichern Hier können Sie die Antwortgruppe speichern. Nach dem Speichern wird die Antwortgruppe auf der linken Seite gezeigt und mit einem Rechtsklick auf die Antwortgruppe kann eine neue Antwort angelegt werden. 221

222 Wir legen nun zwei Antwortoptionen an, Telefonisch und Per Antwortoption Geben Sie hier den Antworttext an. 2 Zusätzlicher Antworttext Der zusätzliche Antworttext wird später als Erklärung zu der entsprechenden Antwort angezeigt. 3 Sortierung Mit dem Sortierungsfeld kann die angezeigte Reihenfolge der Antworten in der Befragung festgelegt werden. 4 - Speichern Hier können Sie die Antwort speichern. Als nächstes legen wir eine globale Antwortgruppe unter Spezialmodule Befragung - Globale Antwortliste zur allgemeinen Bewertung an. Da wir diese Bewertung in anderen Befragungen auch noch verwenden können, legen wir diese als globale Antwortgruppe an. 222

223 Bewertung: Viele Menschen können gut mit Schulnoten bewerten, daher eignen sich diese besonders gut, um etwas bewerten zu lassen. 1 sehr gut 2 gut 3 befriedigend 4 ausreichend 5 mangelhaft 6 ungenügend Nun haben wir zwei Antwortgruppen erstellt und können unsere Fragen formulieren! Fragenkomplexe anlegen Fragen werden in Komplexe unterteilt, um verschiedene Fragen zu unterschiedlichen Themen in einer Umfrage sauber zu strukturieren. Zunächst legen wir den ersten Fragenkomplex in dem Reiter "Fragenkonfiguration" an. Fragenkomplexe werden auf die gleiche Weise angelegt, wie die Antwortgruppen und arbeiten auch mit unserem Rechtsklick-Kontext-Menü. 223

224 Software: 1 - Thema Fragenkomplex 2 Detailinformationen zum Fragenkomplex 3 Typ des Fragenkomplex Geben Sie hier den Titel des Fragenkomplexes an. Der zusätzliche Text wird später als Erklärung zu dem entsprechenden Fragenkomplex angezeigt. In dem Feld Typ des Fragenkomplexes können wir nun auswählen, ob dieser freidefinierte Fragen oder schon eine definierte Unterbefragung beinhalten soll. Diese Auswahlmöglichkeit wird nur angezeigt, wenn das ausgewählte Layout in der Grundkonfiguration im Assistentenmodus ausgeführt wird, da ansonsten keine Unterbefragungen möglich sind. Die Unterbefragungen können Sie in dem Reiter "Unterbefragungskonfiguration" anlegen, die Schritte sind dieselben wie bei der Anlage einer Befragung. 4 Sortierung Die Sortierung gibt an, in welcher Reihenfolge die Fragenkomplexe in der Befragung dargestellt werden. 5 - Speichern Hier können Sie den Fragenkomplex speichern. 224

225 Nachdem wir den Fragenkomplex mit dem Typ Antwortgruppe angelegt haben, können wir darin eine oder mehrere Fragen anlegen. 1 - Frage Geben Sie hier die Frage ein. 2 Zusätzlicher Fragetext Der zusätzliche Fragetext wird später als Erklärung zu der entsprechenden Frage angezeigt. 3 Pflichtfeld Legen Sie hier fest, ob die Frage beantwortet werden muss oder nicht. 225

226 4 Sortierung Die Sortierung gibt an, in welcher Reihenfolge die Fragen in der Befragung dargestellt werden. 5 - Antworttyp Wählen Sie hier den gewünschten Antworttyp aus. Zur Verfügung stehen: - Antwortliste: hier werden die Antworten der ausgewählten Antwortgruppe angezeigt - Globale Antwortliste: hier werden die Antworten der ausgewählten globalen Antwortgruppe angezeigt - Ja / Nein: hier wird eine Auswahlliste mit den Einträgen Ja / Nein angezeigt - Memo: hier wird ein mehrzeiliges Textfeld zur Erfassung von längeren Texten angezeigt - Textfeld: hier wird ein einzeiliges Textfeld zur Erfassung von kurzen Texten angezeigt - Zahlenliste: hier wird eine Auswahlliste mit dem angegebenen Zahlenbereich angezeigt 6 - Speichern Hier können Sie die Frage speichern. In der ersten Fragen möchten wir zuerst wissen, welche Software genutzt wird. Wir bieten daher ein Textfeld zur freien Eingabe an. In der zweiten Frage möchten wir dann die Zufriedenheit über eine vordefinierte Auswahl feststellen und binden daher unsere globale angelegte Bewertung dafür ein. 226

227 1 - Antworttyp Hier haben wir nun den Antworttyp "Globale Antwortliste" ausgewählt. Dieser ist nach Speicherung der Frage nicht mehr änderbar. 2 Antwortgruppe Hier muss nun die gewünschte Antwortgruppe ausgewählt werden. 3 Anzeigetyp Hier legen Sie fest, wie die Antworten angezeigt werden sollen. Bei Checkboxen kann der Benutzer mehrere Antworten auswählen, bei den anderen Typen kann nur eine Antwort ausgewählt werden Unterbefragung anlegen Die Unterbefragungen können Sie in dem Reiter "Unterbefragungskonfiguration" anlegen, die Schritte sind dieselben wie bei der Anlage einer Befragung. Der Reiter "Unterbefragungskonfiguration" ist nur sichtbar, wenn Sie in der Grundkonfiguration ein Layout mit Assistentenmodus ausgewählt haben. Über den Button "Neue Unterbefragung anlegen" können Sie eine neue Unterbefragung erstellen. 227

228 1 - Bezeichnung Geben Sie hier den Titel der Unterbefragung an. 2 Allgemeine Erläuterungen 3 - Einleitungsfrage vorhanden Geben Sie hier eine kleine Beschreibung an. Diese wird den Befragungsteilnehmern als Information über der Befragung angezeigt. Hier können Sie festlegen, ob eine Einleitungsfrage für die Unterbefragung angezeigt werden soll. 228

229 4 Wiederholungsfrage vorhanden Hier können Sie festlegen, ob eine Wiederholungsfrage am Ende zur erneuten Durchführung der Befragung angezeigt werden soll. 5 - Anzahl Wiederholungen Falls bei Wiederholungsfrage vorhanden "Ja" ausgewählt wurde, kann hier festgelegt werden, wie oft eine erneute Durchführung der Unterbefragung möglich sein soll. 6 - Speichern Hiermit speichern Sie die Unterbefragung. In dem Reiter "Fragenkonfiguration" können dann die Fragen wie in der Befragung angelegt werden. Wenn in der Grundkonfiguration die Einstellungen "Einleitungsfrage vorhanden" oder "Wiederholungsfrage vorhanden" auf "Ja" gesetzt wurden, erscheinen diese bei der Auswahl in dem Feld Typ des Fragenkomplexes und können wie gewohnt als Frage erstellt werden. Die Unterbefragung kann dann bei der Anlage eines neuen Fragenkomplexes bei der Befragung bei der Auswahl in dem Feld Typ des Fragenkomplexes zugeordnet werden. Die Ergebnisse einer Unterbefragung können wie in der Befragung in dem Reiter "Ergebnisse" angezeigt werden Fragebogen versenden Eine Umfrage ist nutzlos ohne Teilnehmer, also laden wir nun einige Teilnehmer zu unserer Befragung ein. Dies passiert analog zum Befüllen des Verteilers für Newsletter, Sammelbeitragszuordnungen etc. Wir öffnen zunächst den Reiter versand / Kontaktübersicht und klicken dort auf Kontakte hinzufügen. 229

230 1 - Alle zuordnen Hier kann das gesamte Suchergebnis der Befragung zugeordnet werden 2 Kontakt hinzufügen Hier kann der einzelne Kontakt zugeordnet werden Nachdem Sie auf Zurück zur Befragung geklickt haben, lädt sich die angezeigte Seite automatisch neu und Sie können die Befragung nun an einen oder mehrere Kontakte versenden, bzw. mit einem Klick auf das rote X am rechten Bildschirmrand den Kontakt wieder von der Befragung ausschließen. 230

231 1 - Einzelaktionen Hier können Sie sich die Kontaktdetails anzeigen, den Kontakt löschen (solange keine versendet wurde), die Befragung des Kontakts ansehen (nur bei kontaktbezogenen Befragungen), die erneut versenden (solange keine Befragung durchgeführt wurde) und den Kontakt als zur Kenntnis genommen kennzeichnen (nur bei kontaktbezogenen Auswertungen. Über diese Einstellung kann die Befragung des Teilnehmers in den Ergebnissen herausgefiltert werden) 2 an ausgewählte Kontakte versenden Nachdem Sie auf an ausgewählte Kontakte versenden geklickt haben, wird die automatisch verschickt. Hier ein Beispiel einer unserer Befragungsmails, die zweckentfremdet wurde: 231

232 Nach einem Klick auf den Link erscheint folgende Befragung: Beispiel für eine Befragung im Assistentenmodus: 232

233 233

234 Beispiel für eine Befragung als Gesamtliste Mit einem Klick auf Befragung abschließen wird die Befragung abgesendet. 234

235 7.6.2 Ergebnisse auswerten Die Ergebnisse Ihrer Befragung können Sie nun in dem Reiter "Ergebnisse" ansehen, auswerten und exportieren. 1 - Filter Hier kann ein Filter auf die zur Kenntnis genommenen Ergebnisse und die anzuzeigenden Fragen gesetzt werden. Bei der Einstellung nur gefilterte Fragen anzeigen, werden nur die Ergebnisse der Fragen, welche unter 2 gesetzt wurden, angezeigt. 2 Auswertung Hier können Sie die jeweiligen Fragen mit den Antworten aus den Befragungen detailliert auswerten. 3 Daten filtern Mittels eines Klicks auf den Button "Daten filtern" können Sie die Daten je nach gesetztem Filter anzeigen oder den Filter über einen Klick auf den Button "Filter zurücksetzen" entfernen. Unter den Filtereinstellungen werden Ihnen dann die Übersicht der Befragung (Anzahl der geöffneten / versendeten / durchgeführten Befragungen) angezeigt und die Ergebnisse der Befragung aufgelistet. 235

236 Mittels der Buttons "Ergebnis als Excel-Export (CSV)" und "Ergebnis als Excel-Export (XML)" können die Ergebnisse der Befragung in das gewünschte Format CSV oder XML exportiert werden Anonyme Auswertung starten Eine anonyme Auswertung ist ganz einfach zu versenden / in die Homepage einzubauen. Kopieren Sie hierzu einfach im Reiter Grundkonfiguration die URL zur Befragung. Diese URL kann mittels iframe in jede Homepage eingebunden werden. Die Syntax lautet: <iframe src= URL zur Befragung ></iframe> 7.7 Fotogalerie Das Modul Fotogalerie bietet Ihnen die Möglichkeit Bildergalerien anzulegen und mittels detaillierter Rechtestruktur und Freigaben zu bestimmen, wo die Galerie freigegeben wird und wer sie sehen darf Grundeinstellungen Die Rechte für die Bearbeitung der Grundeinstellungen und Galerien finden Sie in der Rechteverwaltung unter dem Modul Fotogalerie Unter Einstellungen Unsere Spezialmodule Bildergalerie gelangen Sie zu den grundlegenden Einstellungen des Moduls: 236

237 Nummer Feldbeschreibung 1 HTML-Datei Hier wird das Template integriert, um die Darstellung der Fotogalerien an Ihre Webseite / Ihr Mitgliederportal anzupassen. Die Werte für die Bilder und Beschreibungen werden per Platzhalter integriert, eine individuelle Anpassung ist jederzeit möglich. 2 CSS-Datei Die CSS-Datei enthält die Stile (Farben, Größen etc.) zum Template (1) und kann individuell an Ihre Bedürfnisse (Webseite / Mitgliederportal angepasst werden. 3 Breite / Höhe (Vorschaubild) 3 Breite / Höhe (Vollbild) Diese Maße steuern die Darstellung der Vorschaubilder in der Galerieübersicht (Maximalgrößen in Pixel). Die Einstellungen können für das Portal und die Homepage unabhängig voneinander eingetragen werden. Diese Maße steuern die Darstellung der Einzelbilder (Maximalgrößen in Pixel). Die Einstellungen können für das Portal und die Homepage unabhängig voneinander eingetragen werden Einstellungen Einzelgalerie Die jeweilige Galerie-Einstellung finden Sie unter Extras Galerien: 237

238 Nummer Feldbeschreibung 1 Bezeichnung Bezeichnung der Galerie; Platzhalter im Template: ###GALERIE_BEZ### 2 Beschreibung Beschreibung der Galerie; Platzhalter im Template: ###GALERIE_KOMMENTAR### 3 In Homepage / im Portal sichtbar 4 Interne Rechteprüfung 5 Externe Rechteprüfung 6 Pfad für direkten Aufruf Hier können Sie die Galerie für die Homepage und/oder das Mitgliederportal freigeben. Hier können Sie steuern, welche Rechtegruppen Zugriff auf die Einstellungen und Bilder der Galerie im VereinsMANAGER haben. Verfügbar sind alle unter Einstellungen Benutzerverwaltung Rechtegruppen hinterlegte Gruppen Hier können Sie steuern, welche Gruppen die Galerie im Mitgliederlogin einsehen können. Die Konfiguration der Gruppen erfolgt unter Einstellungen Mitgliederportal Dokumentgruppen Mitgliederportal, die Zuordnung der einzelnen Kontakte zu den Gruppen wird in der Kontaktmaske unter Loginbereich Zugriffsrechte Dokumente vorgenommen. Wenn unter (3) die Darstellung auf der Homepage aktiviert ist, erscheint hier der direkte Pfad zur Galerie, der dann beispielsweise als iframe in Ihre Homepage eingebunden werden kann Bildupload Ebenfalls unter Extras Galerien gelangen Sie zum Bildupload. Sie können dazu entweder in der Konfigurationsmaske auf den Button Bilder hochladen nutzen oder in der Galerieliste auf das Icon klicken. 238

239 Nummer Feldbeschreibung 1 Bildupload Wählen Sie hier die Bilder zum Upload aus (je nach Browser können gleichzeitig mehrere Fotos ausgewählt werden. Markieren Sie dazu in der Auswahlbox mehrere Dateien und klicken dann auf Öffnen ) 2 Bild als Startbild für die Galerie setzen Mit diesem Icon können Sie das Bild festlegen, das als Startbild für die Galerie verwendet werden soll. Das grün markierte Icon kennzeichnet das aktuelle Startbild. 3 Bild löschen Hier können Sie das Bild aus der Galerie entfernen. 4 Sortierung: nach oben 5 Sortierung: nach unten Setzen Sie das Bild um eine Position weiter nach vorne / oben Setzen Sie das Bild um eine Position weiter nach hinten / unten 6 Titel Titel des Bildes; Platzhalter im Template: ###BILD_TITEL### 7 Kommentar Beschreibung des Bildes; Platzhalter im Template: ###BILD_KOMMENTAR### 239

240 7.7.4 Beispiel für Darstellung auf der Homepage Darstellung aller Galerien: Übersicht aller Bilder in einer Galerie: Darstellung Einzelbild: 7.8 Globale Historie Unter Einstellungen Globale Historie haben Sie eine Übersicht, welcher Benutzer wann an welchem Kontakt eine Änderung vorgenommen hat, eine versendet hat, Notizen angelegt hat uvm. 240

241 Tragen Sie hier einfach ein Datum bei Von und Bis ein und klicken Sie anschließend auf Globale Historie anzeigen, um alle in der Historie gespeicherten Änderungen einzusehen. 241

242 8 Einstellungen Alle für den Betrieb des VereinsMANAGERs erforderlichen Grundeinstellungen und Konfigurationen werden in diesem Menü vorgenommen. Sei es das Anlegen von Haupt- und Unterkategorien in der Kontaktsuche oder für die Dokumentenverwaltung, die Erstellung individueller Datenfelder oder das millimetergenaue Anpassen des Rechnungslayouts so gut wie alles kann im VereinsMANAGER selbst gestaltet und individualisiert werden. Viele Module wurden schon bei der Einrichtung für Sie von unserem Supporteam vorkonfiguriert, so dass Sie reibungslos Ihre Vereinsarbeit fortsetzen konnten. Sollte es nachträgliche Ergänzungen oder Anpassungen geben, werden diese vermutlich hier vorgenommen. 8.1 Grunddaten Unter Einstellungen Grunddaten konfigurieren Sie, wie es der Name schon sagt, die Grunddaten Ihres Vereins. Hier wird die Sichtfenster-Zeile für den Brief- und Rechnungsversand eingestellt, das globale Zahlungsziel und einige weitere Werte festgelegt. 242

243 Nummer Feldbeschreibung 243

244 1 Sichtfenster In Briefen, Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften etc. wird über die Anschrift des Empfängers automatisch die Anschrift des Vereins platziert. Um diese bei einem Umzug nicht einzeln in jedem Dokument anpassen zu müssen, stellen Sie den Sichtfenster-Absender hier ein. Der hier eingegebene Wert wird bei der Erstellung von allen Dokumenten verwendet. 2 Zahlungsziel Hier wird das globale Zahlungsziel für alle Mitglieder festgelegt. Alle Rechnungen, deren Zahlweise nicht Lastschrift ist, verwenden dieses Zahlungsziel. Ausnahme: Es kann für jeden Kontakt bzw. jede Rechnung ein individuelles Zahlungsziel vergeben werden der hier eingegebene Wert wird als Standard verwendet. 3 Einstellungen für Rechnungen - Erste Rech.Nr: Der VereinsMANAGER vergibt automatisch Rechnungsnummern für jede Beitrags- und Einzelrechnung. Der Aufbau der Rechnungsnummern ist: JAHR-MONAT-RECHNUNGSNR(4-stellig), z.b Um die letzten 4 Stellen zu beeinflussen, und die erste Rechnungsnummer bei beginnen zu lassen, tragen Sie hier den Wert 1500 ein. - MwSt: Der Standard-MwSt-Satz. Im Moment 19% - Preisberechnung: Bei Beiträgen und Individualrechnungen werden ein Betrag sowie ein MwSt-Satz hinterlegt. Über dieses Feld steuern Sie, ob der eingegebene Wert der Brutto-(inkl. MwSt) oder Nettobetrag (zzgl. MwSt) ist. Dies bezieht sich auf alle Beiträge im Beitragsmanager und in den Individualrechnungen. - Mindestrechnungssumme: Der kleinste Betrag, ab dem eine Rechnung geschrieben werden kann. Diese Funktion wurde implementiert, da jede Rechnungsstellung auch Kosten verursacht, sowohl beim Einzug der Lastschrift, als auch die Verbuchung beim Steuerberater. Eine Rechnung mit einem Betrag von 0,50 wird immer mehr Kosten verursachen, als sie deckt. - adresse zum Empfang der Kopien bei Mahnungsversand per Verschicken Sie Mahnungen per , so wird automatisch eine Blind-Copy (BCC) an diese adresse versendet. 4 Briefpapier Hier tragen Sie die Standardwerte für den Seiteneinzug bei der Neuanlage eines PDF-Briefpapieres, sowie das Standard-Briefpapier für die Erstellung eines neuen Serienbriefes ein. 5 SMTP Daten Tragen Sie hier die Daten Ihres SMTP-Servers ein. Beachten Sie dabei bitte Folgendes: 244

245 Abhängig von Ihrem Mailprovider, kann es sein, dass der SMTP Versand nur für adressen des Providers zugelassen ist. Bsp.: Sie besitzen einen SMTP-Server bei web.de. Es können deshalb nur Adressen versendet werden. Bitte klären Sie im Vorfeld ab, ob der Versand auch mit anderen adressen möglich ist, wenn dies für Sie wichtig ist. WICHTIG: Da der SEWOB server von vielen unserer Kunden verwendet wird, besteht die Gefahr, dass aufgrund der Menge an versendeten s, diese von manchen Providern für Spam gehalten werden und deshalb bei den Empfängern nicht mehr ankommen. Deshalb empfehlen wir dringend, einen eigenen SMTP- Server zu verwenden. 6 Angaben zum SMS-Versand Falls beim Benutzer keine Mobilfunknummer hinterlegt ist, werden Serien- und Einzel-SMS unter der hier angegebenen Absender- Rufnummer verschickt. 7 Vorgabewerte Stellen Sie hier ein, ob es sich bei der Neuanlage eines Kontakts standardmäßig um eine Privat-, Firmen- oder Familienadresse handelt, in welchem Land sich die meisten Ihrer neuen Kontakte befinden und in welcher Hauptkategorie die neuen Kontakte hauptsächlich abgelegt werden. Sind z.b. 90% Ihrer neuen Kontakte Mitglieder mit Privatadressen aus Deutschland, lässt sich Zeit sparen. Zudem wird bei allen Kontakten, die in der hier eingestellten Hauptkategorie angelegt werden, automatisch eine Mitgliedsnummer vergeben. 8 Barcode In diesem Dropdown-Menü stellen Sie ein, welches Etikett für das Drucken von Barcodes für den automatischen Upload von Dokumenten verwendet wird. 9 Ablage Jede Rechnung, Mahnung und Spende wird automatisch bei den Dokumenten des jeweiligen Kontaktes abgelegt. Konfigurieren Sie hier, in welcher Dokumenten Haupt- und Unterkategorie die Rechnungen, Mahnungen und Spendenbescheinigungen nach der Erstellung beim Kontakt hinterlegt werden Export Oft bestehen Adressen aus mehreren Ansprechpartnern bzw. alternativen Adressen. Über dieses Feld steuern Sie, ob bei einem Export der Daten im CSV-Format alle Ansprechpartner / Adressen ausgegeben werden, oder nur eine Adresse pro Mitgliedsnummer. 245

246 8.2 Kontakte In diesem Unterpunkt können neue Haupt- und Unterkategorien sowie neue Adresslisten angelegt werden. Außerdem werden hier Vorlagen für Adressverknüpfungen erstellt, sowie Adressimporte konfiguriert Haupt + Unterkategorien Über Hauptkategorien lassen sich Ihre Kontakte segmentieren. Jedem Kontakt kann genau eine Hauptkategorie und innerhalb dieser Hauptkategorie beliebig viele Unterkategorien zugewiesen werden. Auf der linken Seite haben Sie eine Übersicht über alle vorhandenen Haupt- und Unterkategorien. Durch einen Linksklick auf eine Hauptkategorie öffnen Sie diese und die in dieser Hauptkategorie vorhandenen Unterkategorien werden sichtbar. Um eine neue Hauptkategorie anzulegen, klicken Sie auf Neue Hauptkategorie. Es öffnet sich die Maske zur Anlage einer neuen Hauptkategorie. Wählen Sie eine Bezeichnung für die neue Hauptkategorie und klicken Sie auf speichern. Um eine vorhandene Hauptkategorie zu bearbeiten oder eine neue Unterkategorie innerhalb einer Hauptkategorie anzulegen, verwenden Sie das Kontextmenü (Rechtsklick) der entsprechenden Hauptkategorie. Neue Unterkategorie: 246

247 Wählen Sie eine Bezeichnung für die neue Unterkategorie innerhalb der gewählten Hauptkategorie und klicken Sie auf speichern. Hauptkategorie/Unterkategorie bearbeiten: Mit einem Rechtsklick auf die gewünschte Haupt- oder Unterkategorie können Sie diese umbenennen oder löschen. Eine Kategorie lässt sich nur dann löschen, wenn sich keine Kontakte mehr darin befinden Adresslisten Adresslisten dienen der Selektierung bestimmter Verteilerkreise und sind Eigenschaften, die auf Ansprechpartner bezogen sind. Zwei große Vorteile von Adresslisten im Gegensatz zu Kategorien sind, dass diese über alle Hauptkategorien hinweg und in Firmen- und Familienkontakten einzelnen Ansprechpartnern zugewiesen werden können. Im linken Bereich Ihres Bildschirms haben Sie die Übersicht über alle bisher vorhandenen Adresslisten. Mit einem Klick auf Neue Adressliste können Sie eine neue Adressliste erstellen. 247

248 In unserem Beispiel möchten wir einen Verteiler erstellen, der alle Vorstandsmitglieder enthält. Mit einem Klick auf speichern wird die neue Adressliste angelegt und uns stehen neue Optionen zur Verfügung. Die Adressliste kann nun umbenannt oder gelöscht werden oder es können ihr über eine Maske bequem Kontakte zugeordnet werden. Der Button Kontakte zuweisen öffnet ein neues Fenster, in dem Sie über die Suchmaske Zugriff auf alle Kontakte im System haben und diese mit einem Klick in die Adressliste übernehmen können. Egal ob Serienmail, Serienbrief, SMS, Profi-Newsletter, Etikett oder Serienbrief-Export jede dieser Aktionen wird für einen bestimmten Personenkreis ausgeführt. Nachdem Sie in der entsprechenden Aktion auf Empfänger auswählen geklickt haben, öffnet sich eine Maske, über welche Sie der Aktion Empfänger zuweisen können. 248

249 Nummer Feldbeschreibung 1 Filterkriterien Wie unter 1.1 beschrieben, dient diese Maske dem Selektieren von Kontakten. Seien es alle Kontakte in der Hauptkategorie Mitglied, alle Kontakte in einer Adressliste, das Ergebnis einer Auswertung oder eine Abteilung nachdem Sie auf suchen geklickt haben wird Ihnen im unteren Bildschirmbereich das Suchergebnis, welches den oben gewählten Kriterien entspricht angezeigt. 2 Suchergebnis hinzufügen 3 Einzelne Kontakte hinzufügen oder entfernen Möchten Sie das gesamte Suchergebnis der Adressliste zuordnen, so klicken Sie auf Suchergebnis der Adressliste X zuordnen. Alle Kontakte, die mit den unter (1) eingegebenen Filterkriterien übereinstimmen, werden der Adressliste zugeordnet. Sollten Sie der gewählten Adressliste nur einzelne Kontakte hinzufügen wollen, dann suchen Sie nach der Person und klicken Sie auf den grünen Haken neben dem gefundenen Namen. Nur diese eine Person wird der Adressliste zugeordnet. 4 Zurück Nachdem Sie alle Kontakte hinzugefügt haben, klicken Sie auf Zurück zu den Adresslisten, um dieses Fenster zu schließen. Die Adressliste muss nach dem Zuordnen der Kontakte nicht gespeichert werden Adresszugriffsrechte Der VereinsMANAGER kann so konfiguriert werden, dass bestimmte Adressen nur für bestimmte Benutzergruppen (Rechtegruppen) sichtbar sind. Zuerst müssen wir also die in diesem Kapitel vorkommenden Begriffe verstehen: Benutzer: Ein Benutzer hat Zugriff auf das Programm. Benutzer können von Ihnen selber verwaltet und angelegt werden. Rechtegruppen: Einem Benutzer können beliebig viele Rechtegruppen zugeordnet werden. Eine Rechtegruppe beinhaltet gewisse Berechtigungen innerhalb des Systems, z.b. Kontakte einsehen / Kontakte löschen / Konfiguration vornehmen / Abrechnung durchführen etc. Zudem beinhaltet eine Rechtegruppe die Erlaubnis, auf ein oder mehrere Adressrechte zuzugreifen. 249

250 Adressrechte: Ein Adressrecht ist eine Eigenschaft, die einem Kontakt zugewiesen wird. Jedem Kontakt kann genau ein Adressrecht zugeordnet werden. Einer Rechtegruppe kann der Zugriff auf mehrere Adressrechte gewährt werden. Um ein neues Adresszugriffsrecht anzulegen, öffnen Sie Einstellungen Kontakte Adresszugriffsrechte. Auf der linken Seite haben Sie eine Übersicht aller vorhandenen Adressrechte. Hier können Sie beliebig viele Adressrechte anlegen. Nun müssen die Adressrechte einer oder mehreren Rechtegruppen zugewiesen werden. Wir empfehlen der Rechtegruppe Supervisor alle Adressrechte zuzuweisen. Navigieren Sie zu Einstellungen Benutzerverwaltung Rechtegruppen und wählen Sie die gewünschte Rechtegruppe aus. Unten haben Sie eine Übersicht der verfügbaren und bereits zugewiesenen Adressrechte. Wählen Sie das gewünschte Adressrecht aus der Liste aus und klicken Sie auf das - Symbol, um dieses Adressrecht der Rechtegruppe zuzuweisen. 250

251 Im Kapitel Einstellungen - Benutzerverwaltung wurde beschrieben, wie Sie einem Benutzer eine oder mehrere Rechtegruppen zuweisen, daher gehen wir hier nicht im Detail darauf ein. Dennoch ist das Menü Benutzer interessant. Wenn ein Benutzer einen neuen Kontakt anlegt, muss diesem ein Adressrecht zugeordnet werden. Welches Adressrecht ein Benutzer bei der Neuanlage eines Kontaktes automatisch vergibt, stellen Sie unter Einstellungen Benutzerverwaltung Benutzer ein, indem Sie auf den entsprechenden Benutzer klicken. Hier finden Sie folgende Einstellungsmöglichkeit: 251

252 Wenn dieser Benutzer einen neuen Kontakt anlegt, wird diesem automatisch das hier ausgewählte Adressrecht zugewiesen. Wichtig: Wenn bei einem Benutzer für die Neuanlage eines Kontaktes ein Recht ausgewählt ist, auf das er selber keinen Zugriff hat, so kann er den Kontakt nach Neuanlage nicht sehen! Zu guter Letzt zeigen wir Ihnen, wie Sie das zugewiesene Adressrecht eines Kontaktes verändern können. Hierzu öffnen Sie den gewünschten Kontakt und klicken auf den Reiter Kontakteigenschaften. Hier können Sie ein Adressrecht aus der Liste der verfügbaren Adressrechte auswählen und dieses dem Kontakt zuweisen. Zusammenfassend: Es können beliebig viele Adressrechte erstellt werden. Jedem Kontakt wird genau ein Adressrecht zugewiesen. Einer Rechtegruppe können mehrere Adressrechte zugeordnet werden. Ein Benutzer kann mehrere Rechtegruppen besitzen. Ein Benutzer sieht nur Kontakte, denen ein Adressrecht zugewiesen wurde, welches auch einer seiner Rechtegruppen zugeordnet ist. Mit dieser Struktur ist es leicht möglich, Kontakte nur für bestimmte Benutzer sichtbar zu machen. Wenn die Funktion der Adressrechte nicht ausdrücklich bei der Bestellung des VereinsMANAGERs gewünscht ist, wird diese nicht aktiviert! Dieses Modul kann auch im 252

253 Nachhinein zugebucht werden, bedarf dann jedoch der Unterstützung eines Supportmitarbeiters. Bitte wenden Sie sich an uns! Adressimport Um die Kontakte aus einer Excel-Liste bzw. CSV-Datei in den VereinsMANAGER zu importieren, muss ein Adressimport konfiguriert werden, der genau festlegt, welcher Wert sich in welcher Spalte befindet. Die Importvorlage Standard CSV-Import ist standardmäßig als Vorlage in Ihrem System angelegt. Die entsprechende Musterimportdatei hierzu können wir Ihnen jederzeit gerne zusenden. Bitte wenden Sie sich dazu an Um einen vorhandenen Adressimport zu bearbeiten, klicken Sie entweder auf die Bezeichnung oder auf das Symbol am Ende der Zeile (2). Einen neuen Adressimport, der auf Ihre Importdatei zugeschnitten ist, können Sie mit einem Klick auf Neuen Adressimport anlegen (1) erstellen. Es öffnet sich folgende Maske: 253

254 Nummer Feldbeschreibung 1 Bezeichnung Geben Sie hier eine Bezeichnung für den Adressimport an. Über diese Bezeichnung finden Sie die erstellte Vorlage später bei einem Import. 2 Dateiformat Wählen Sie das Dateiformat Ihrer Importdatei. Entweder CSV oder XML. 3 Trennzeichen Bei CSV-Dateien muss das Trennzeichen angegeben werden, mit welchem die einzelnen Werte voneinander getrennt sind. In den meisten Fällen ist dies ein Komma oder ein Semikolon. 4 Erste Zeile Enthält Ihre Importdatei in der ersten Zeile die Überschriften für die Spalten, so wählen Sie hier Ja. Sollten sich bereits in der ersten Zeile Datensätze befinden, die es zu importieren gilt, wählen Sie Nein. 5 Buttons - Speichern: Legt den neuen Adressimport an oder speichert die Änderungen an einem vorhandenen Adressimport. - Löschen: Löscht die gewählte Importvorlage Nachdem die Grunddaten gespeichert wurden, taucht der Reiter Felder auf. 254

255 In dem Reiter Felder wird die Spaltenkonfiguration vorgenommen. Mit einem Klick auf Neues Feld anlegen (1) öffnet sich die Maske zur Anlage eines neuen Feldes (2). Tragen Sie zunächst die Spaltennummer ein (gezählt wird von links nach rechts). Im hier gezeigten Beispiel wird konfiguriert, dass sich in der 12. Spalte der Importdatei (In Excel Spalte L) die Vornamen der Mitglieder befinden. Wichtig: Für einen erfolgreichen Import müssen die Felder Anrede, Nachname und Land angelegt und in der Importdatei vorhanden sein. Eine Anrede kann nur Herr oder Frau sein. Nachdem die Konfiguration abgeschlossen ist, können über Extras Kontakte importieren neue Adressen mit der gerade erstellten Vorlage importiert werden. 255

256 8.2.5 Adressrelationen Unter wird beschrieben, wie Kontakte miteinander verknüpft werden können. Die vordefinierten Adressverknüpfungen können in diesem Menüpunkt ergänzt werden. Mit einem Klick auf Neue Adressrelation anlegen kann eine neue Adressrelation erstellt werden. Vorhandene Adressrelationen finden Sie in der Übersicht (2) auf der linken Seite. Durch einen Klick auf eine vorhandene Adressrelation öffnet sich die Maske zur Bearbeitung (3). Grundsätzlich raten wir jede Adressrelation doppelt anzulegen (in beide Richtungen), damit diese sowohl für Kontakte der einen (hier: Trainer) als auch der anderen Seite (hier: Sportler) angelegt werden können. z.b. Trainer Sportler und Sportler Trainer Konfiguration Kündigungsautomatik Die Kündigung eines Mitglieds ist meist eine recht aufwendige Angelegenheit. Zunächst muss der Tag der Kündigung vermerkt werden. Dann muss darauf geachtet werden, dass dem Mitglied nach dem Austritt nicht weiterhin Beiträge in Rechnung gestellt werden oder es Einladungen zu Vereinssitzungen oder Ähnlichem erhält. 256

257 Diese zeitraubende Arbeit kann die Kündigungsautomatik des VereinsMANAGERs vollständig für Sie erledigen.dafür muss die Kündigungsautomatik zunächst konfiguriert werden. Unter Einstellungen Kontakte Konfiguration Kündigungen finden Sie folgende Einstellungsmaske mit der Sie die Kündigungsautomatik konfigurieren können: 257

258 1 - Einstellungen Hier aktivieren Sie die Kündigungsautomatik und stellen ein, ob Sie den betreffenden Kontakt über die Kündigung per informieren möchten 2 - Adressdaten Legen Sie fest, wie bei der Kündigung mit den Adressdaten des verfahren werden soll: - Mitgliedsstatus ändern: Legt fest, ob der Mitgliedsstatus bei der Kündigung auf gekündigt geändert werden soll - Adresskategorien ändern: Legt fest, ob die Adresskategorie bei der Kündigung geändert werden soll - Adresslisten: Legt fest, wie bei dem betreffenden Kontakt mit den zugeordneten Adresslisten verfahren werden soll. 3 Abteilungen Hier legen Sie fest, welche Änderungen an der Abteilungszuordnung des Mitglieds durchgeführt werden. 4 Rechnungsdaten 5 Geschlossener Bereich Hier legen Sie fest, wie mit den Beiträgen,Rechnungen und Spenden nach der Kündigung verfahren werden soll Hier legen Sie fest, ob das gekündigte Mitglied weiterhin Zugriff auf das Mitgliederportal haben soll und ob das Webprofil des Mitglieds gelöscht werden soll. Ist die Kündigungsautomatik konfiguriert und aktiviert, müssen Sie lediglich das Austrittsdatum des zu kündigenden Kontaktes eintragen. Die Kündigungsautomatik nimmt die Kündigung dann am Tag des Austritts nach den vorher definierten Einstellungen vor. Beachten Sie: Die Kündigungsautomatik greift nur, wenn der Status des Mitglieds nicht von Hand auf gekündigt gesetzt wird. Sollten Sie also eine Kündigung manuell verwalten wollen, reicht es, den Mitgliedsstatus des betreffenden Mitglieds auf gekündigt zu setzen. Im Normalfall ist dies aber auf keinen Fall zu empfehlen, da dann die gesamte Kündigung manuell durchgeführt werden muss. Beachten Sie: Mitglieder die gekündigt wurden sind weiterhin in der Kontaktsuche auffindbar und werden nicht gelöscht Pflichtfelder Neuanlage In diesem Menü definieren Sie die die Pflichtfelder bei der Neuanlage eines Kontakt. Stammdaten wie Anrede, Name, Adresse(Straße, PLZ, Ort) sowie systemrelevante Angaben wie z.b. Hauptkategorie sind grundsätzlich Pflichtfelder. 258

259 8.3 Finanzen Für weitere Information siehe das Kapitel Finanzen Bankkonten Folgende Maske ist in den Einstellungen unter Finanzen Bankkonto zu finden: 259

260 1 Stellen Sie zunächst die Art des Lastschrift-/Überweisungsverfahren auf SEPA xml um die weiteren Einstellungen vornehmen zu können. Die Maske wird um weitere Eingabefelder erweitert. 2 Tragen Sie hier IBAN und BIC Ihres eigenen Kontos ein. Diese finden Sie auf Ihrer Bankkarte oder in Ihrem Onlinebanking-Zugang. 3 Hier tragen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer ein. Weitere Informationen zur Gläubiger ID finden Sie unter Punkt Diese Frist regelt das Ausführungsdatum der Lastschrift und erscheint auch auf der Rechnung Ihrer Kunden(Wenn der Platzhalter DATUM_SEPA verwendet wird). In unserem Beispiel würde eine am erstellte Rechnung am von der Bank bearbeitet werden. Die Einreichung der Lastschriftdatei sollte 5 Tage vor Fälligkeit der Abbuchung erfolgen. Daraus ergibt sich, dass die hier eingetragene Frist mindestens 5 bzw. 6 Tage betragen muss. Beachten Sie: Wenn Sie den Kontoimport oder die HBCI Schnittstelle verwenden, müssen Sie die Optionen Automatische Gegenbuchung von Gutschriften/Lastschriften auf Nein setzen. Onlinebanking-Zugang: Dieses Auswahlfeld erscheint nur, wenn für Ihre Lösung die HBCI-Schnittstelle freigeschaltet ist. Für eine einmalige Pauschale von 20 kann auch Ihr Manager direkt mit dem Onlinebanking Ihrer Bank verbunden werden. Bei Fragen hierzu steht Ihnen das SEWOBE-Team jederzeit zur Verfügung. Weitere Informationen zum SEPA-Verfahren erhalten Sie im Kapitel Finanzen Beitragsverwaltung Eine ausführliche Anleitung zur Beitragsverwaltung finden Sie im Kapitel Finanzen Beitragsimport Nach dem Import der Stammdaten sind oft die Beiträge bei den Mitgliedern anzulegen. Dazu bietet der VereinsMANAGER die Möglichkeit, die Beiträge im CSV-Format zu importieren. WICHTIG: Der Beitragsimport ist lediglich für erfahrene Anwender gedacht. Wir empfehlen, diesen Beitragsimport immer durch den SEWOBE-Support durchführen zu lassen. 260

261 Sollten Sie den Beitragsimport dennoch selbst durchführen, muss die verwendete CSV- Datei in folgendem Format vorliegen: Nr Bez Inkasso Zustellung Termin Fälligkeit Ende Zahler Rumpfbeitrag Folgebeitrag Nr: Bez: Inkasso: Zustellung: Termin: Zahler: Kundennummer oder indiv. Nummer des Kontakts Bezeichnung der Beitragsposition Bezeichnung des Inkasso-Typs (z.b. Überweisung, Lastschrift, etc.) Bezeichnung des Zustellungs-Typs (z.b. Post, ) Datum, bis wann die Position aktiv ist Abweichender Zahler Rumpfbeitrag: Gibt an, ob der Beitrag als Rumpfbeitrag angelegt werden soll. (0 = Nein / 1 = Ja) Folgebeitrag: Gibt an, ob ein Folgebeitrag angelegt werden soll, wenn der Beitrag ein Rumpfbeitrag ist.( 0 = Nein, leer / 1 = Ja) 261

262 8.3.4 Rechnungsgrunddaten (Geschäftsbereiche) Einige Organisationen bzw. Vereine besitzen nicht nur ein Briefpapier und ein Bankkonto und müssen daher ihre Beiträge bzw. Einzelrechnungen auf verschiedene Bankkonten verteilen. Ein Geschäftsbereich enthält folgende individuelle Eigenschaften: - Anschreiben für rechnungen - BCC- -Adresse für rechnungen und Mahnungen - Briefpapier - Konto für Lastschriften / Gutschriften - Verwendungszweck bei Lastschriften / Überweisungen - Eigene Mahnungstexte / Mahnkonfiguration - Standardpositionen für Einzelrechnungen Wann ist die Anlage eines weiteren Geschäftsbereiches vonnöten? - Sie möchten Ihre Rechnungen und Beiträge auf unterschiedliche Bankkonten einziehen. - Sie möchten unterschiedliche -Anschreiben für den Rechnungsversand per bzw. Verwendungszwecke für Lastschriften verwenden. - Sie möchten für unterschiedliche Abteilungen auch unterschiedliche Briefpapiere für die Erzeugung der PDF-Rechnungen verwenden. - Sie überweisen Geld an Mitglieder / Trainer und möchten dies über unser Programm tun? Hierfür sollte ein gesonderter Geschäftsbereich angelegt werden, um den Verwendungszweck an die Überweisungen anzupassen. Was ist ein Geschäftsbereich und wofür benötigen Sie unterschiedliche Geschäftsbereiche? Jedem Beitrag wird in der Beitragsverwaltung ein Geschäftsbereich zugewiesen. Der Geschäftsbereich steuert, auf welchem Briefpapier die erzeugten Beitragsrechnungen und Einzelrechnungen gedruckt werden, mit welchem Anschreiben diese an die Rechnungsempfänger versendet werden, auf welches Konto die Beiträge bzw. Einzelrechnungen eingezogen werden und welcher Verwendungszweck bei den Lastschriften auf den Kontoauszügen der Mitglieder ausgegeben wird. Sollte ein Rechnungsempfänger in Zahlungsverzug geraten, können außerdem für jeden Geschäftsbereich unterschiedliche Mahnungstexte hinterlegt werden. Bei der Erstellung einer Einzelrechnung profitieren Sie von den Standardpositionen, die für jeden Geschäftsbereich definiert werden können. 262

263 Einen neuen Geschäftsbereich anlegen Zu Beginn sind in Ihrem VereinsMANAGER ein Bankkonto, ein Briefpapier und ein Geschäftsbereich angelegt und konfiguriert. Diese haben jeweils die Bezeichnung Standard. Um einen weiteren Geschäftsbereich anzulegen, erzeugen Sie, wenn gewünscht, ein neues Briefpapier, legen Sie wie unter beschrieben ein neues Bankkonto an und gehen dann wie folgt vor: Navigieren Sie zu Einstellungen Finanzen Rechnungsgrunddaten und klicken Sie dort links auf Neuen Geschäftsbereich anlegen. Es erscheint folgende Maske: 263

264 264

265 Nummer Feldbeschreibung 1 Bezeichnung Geben Sie eine interne Bezeichnung für den Geschäftsbereich an. Anhand dieser Bezeichnung werden Sie den Geschäftsbereich später in der Beitragsverwaltung und bei Einzelrechnungen finden. 2 Voreinstellung Hier können Sie den Standard-Zahlungsmodus und die Zustellungsform wählen, die bei der Erstellung einer neuen Einzelrechnung in diesem Geschäftsbereich voreingestellt werden. 3 Briefpapier Wählen Sie das Briefpapier, auf welches Rechnungen und Gutschriften dieses Geschäftsbereiches aufgedruckt werden. 4 Anschreiben Wenn bei einem Kontakt für die Beitragsrechnungen und/oder Einzelrechnungen die Versandart ausgewählt ist, dann wird die erzeugte Rechnung als Anhang zu einer versendet. Diese enthält das hier konfigurierte Anschreiben. Der Platzhalter [ANREDE] wird für den jeweiligen Kontakt mit Sehr geehrter Herr/Frau Nachname ersetzt. 5 Backup- - Adresse 6 Bankkonto für Lastschriften 7 Verwendungszweck Alle Rechnungen und Mahnungen werden nach dem Versand per auch an die hier eingegebene Adresse versendet (BCC). Alle Rechnungen / Beiträge mit Zahlweise Lastschrift (DTA) und alle Gutschriften mit Auszahlungsart Überweisung werden auf dieses Konto eingezogen bzw. von diesem Konto aus überwiesen. (Erzeugung einer DTA-Datei für Sammellastschriften bzw. Sammelüberweisungen verwenden dieses Konto). Je nach Kreditinstitut können hier bis zu 14 Zeilen à 27 Zeichen für den Verwendungszweck eingegeben werden. Mögliche Platzhalter: - <RECHNUNG_NR>: Wird durch die Rechnungsnummer ersetzt - <RECHNUNG_DATUM>: Gibt das Rechnungsdatum aus - <RECHNUNG_MWST>: Weist den MwSt.-Betrag aus. Wir empfehlen unbedingt den Platzhalter <RECHNUNG_NR> in der ersten Zeile zu belassen! Bei einer Rücklastschrift wird Ihnen nur die erste Zeile der Lastschrift zurückgegeben. Die Rechnungsnummer ist das einzig eindeutige Kriterium, um die Rücklastschrift dem Kontakt zuzuordnen. 265

266 Bitte beachten Sie, dass im Zuge der SEPA-Umstellung standardmäßig nur noch 140 Zeichen beim Verwendungszweck zur Verfügung stehen. Nach dem Speichern des neuen Geschäftsbereichs ist dieser in der Übersicht der vorhandenen Geschäftsbereiche auf der linken Bildschirmseite sichtbar und kann mit einem Rechtsklick bearbeitet werden. Nach der Anlage können für diesen Geschäftsbereich spezifische Mahnungen und Standardpositionen angelegt werden Mahnungskonfiguration Unter Einstellungen Finanzen Rechnungsgrunddaten werden die unterschiedlichen Mahntexte konfiguriert und angepasst. Es gibt drei Arten von Mahnungen: - Rechnung offen: Bei Zahlart Überweisung / Bar / Vorauskasse / Nachnahme / EC-Karte / Kreditkarte wird diese Mahnungskonfiguration verwendet. - Rücklastschrift: Wurde eine Rücklastschrift-Buchung für den Kontakt angelegt, automatisch oder manuell, so wird diese Mahnungskonfiguration verwendet. - Kontofehler: Wurde eine Rücklastschrift-Kontofehler-Buchung für den Kontakt angelegt, wird diese Mahnungskonfiguration verwendet. Die Mahnungskonfiguration kann global (für alle Geschäftsbereiche) oder für jeden Geschäftsbereich individuell konfiguriert werden. In Ihrem VereinsMANAGER sind bereits je zwei Mahnstufen in der globalen Konfiguration für Rechnung offen und Rücklastschrift angelegt. Die globale Konfiguration wird verwendet, wenn für den Geschäftsbereich keine eigene Mahnkonfiguration vorhanden ist. Eine neue Mahnstufe anlegen: Mit einem Rechtsklick auf die entspreche Mahnart können Sie eine neue Mahnung anlegen. Mit einem Linksklick öffnet sich die Mahnart und Sie können die vorhandenen Mahnstufen bearbeiten. Mögliche Platzhalter für die Mahnungskonfiguration: [RECHNUNGNR] [STUFE] Wird durch die entsprechende Rechnungsnummer ersetzt Gibt die Mahnstufe aus (1, 2, 3, etc.) [RECHNUNG_BETRAG] Der ursprüngliche Rechnungsbetrag (ohne Mahngebühren / Rücklastschriftgebühren). [GEBUEHR] Wird ersetzt durch die Mahngebühren im Format ##.## [ZINS] Wird ersetzt durch den Zinsbetrag im Format ##.## [GESAMT_OFFEN] [LETZT_SCHREIBEN] Addiert zu dem Rechnungsbetrag die Rücklastschriftgebühren, die Mahngebühren und die fälligen Zinsen Wird ersetzt durch das Datum der letzten Mahnung, die an den Kontakt gesendet wurde. 266

267 [LETZT_ZZIEL] [ZZIEL] [SIGNATUR] Wird ersetzt durch das Zahlungsziel der letzten Mahnung. Wird ersetzt durch das Zahlungsziel dieser Mahnstufe Fügt die unten gewählte Signatur an das Ende der Mahnung ein. 267

268 Nummer 1 Kurzbezeichnung Feldbeschreibung Interne Bezeichnung dieser Mahnstufe. Diese erscheint auf der linken Seite beim öffnen der Baumstruktur, um die Mahnstufen zu bearbeiten. 2 Betreff Dieser Betreff wird später in der Mahnungs-PDF bzw. Mahnungs ausgegeben. 3 Stufe Mahnstufe. Es können beliebig viele Mahnstufen konfiguriert werden, die erste Stufe muss immer 1 sein. 4 Zahlungsfrist - Zahlungsfrist: Das Zahlungsziel, das auf der Mahnung mittels dem Platzhalter [ZZIEL] angedruckt wird. Das Zahlungsziel ist 268

269 das Erstelldatum der Mahnung + die hier gesetzte Anzahl von Tagen - i.o. Zahlungsfrist: Die inoffizielle Zahlungsfrist gibt an, ab wann der Kontakt mit der nächsthöheren Mahnstufe erneut angemahnt werden kann, wenn die Rechnung trotz der vorherigen Mahnung nicht beglichen wurde. 5 Gebührenbuchung - Ja: Gebühr wird in der Mahnung angedruckt, jedoch nicht als Forderung beim Kontakt hinterlegt. Wenn der Kontakt also nur den Rechnungsbetrag überweisen sollte, verbleibt kein offener Posten. - Nein: Die Mahngebühren werden in die Forderungen eingebucht und der offene Posten ist erst dann beglichen, wenn die Mahngebühren eingegangen sind. 6 Mahngebühr Die (zusätzliche) Mahngebühr für diese Mahnstufe in. Bitte geben Sie hier nicht die Mahngebühren aller vorherigen Mahnstufen mit an! 7 Zinsen Entscheiden Sie zuerst, ob eine Zinsberechnung stattfindet, indem Sie Ja oder Nein auswählen und geben Die dann im Feld Zinsen den Zinssatz in Prozent ein. 8 Zustellung Post / . Bei der Zustellungsart wird der Mahntext in eine geschrieben und nach Erzeugung der Mahnung sofort automatisch an den Kontakt versendet. Wählen Sie die Zustellungsart Post, so werden alle Mahnungen als PDF-Datei aufbereitet und können ausgedruckt und versendet werden. Wichtig: Wählen Sie die Zustellungsart , dann werden Mahnungen nur dann per versendet, wenn beim Empfänger eine -adresse hinterlegt ist. Bei Kontakten ohne -Adresse werden automatisch PDF-Mahnungen erzeugt. 9 Druckmodus Legt fest, ob die Mahnungen auf dem vorkonfigurierten digitalen Briefpapier oder auf Blankopapier erzeugt werden. (Letzteres ist sinnvoll, wenn Sie Ihr Briefpapier bereits vorgedruckt besitzen) 10 Mahntext Hier können Sie den Mahntext frei definieren. Einige Beispiele finden Sie unter dieser Tabelle. Verwenden Sie im Mahntext die o.g. Platzhalter, um die Mahnungen zu individualisieren Signatur Wählen Sie hier die Signatur aus, die an das Ende der Mahnung angehängt werden soll. Signaturen werden unter Einstellungen Benutzerverwaltung Brief / signaturen bearbeitet. 269

270 Beispiele: Rechnung offen Stufe 1: [ANREDE] Ihre Rechnung [RECHNUNGNR] mit dem Rechnungsbetrag [RECHNUNG_BETRAG] wurde von Ihnen noch nicht beglichen. Sicherlich haben Sie die Zahlung des oben angeführten Betrages übersehen. Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag [GESAMT_OFFEN] unter Angabe Ihrer Rechnungsnummer [RECHNUNGNR] im Verwendungszweckbis spätestens [ZZIEL] auf unser unten genanntes Konto. Sollten Sie den Betrag in der Zwischenzeit bereits überwiesen haben, so betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos. Sie können auch gerne das bequeme Lastschriftverfahren nutzen. Teilen Sie uns dazu bitte Ihr Konto und Ihre BLZ mit. [SIGNATUR] Rechnung offen Stufe 2: [ANREDE] Ihre Rechnung [RECHNUNGNR] mit dem Rechnungsbetrag [RECHNUNG_BETRAG] / (Mahngebühr [GEBUEHR]) wurde von Ihnen noch nicht beglichen. Die o.a. Rechnung war bereits zur Zahlung fällig. Dies haben wir Ihnen in unserem letzten Schreiben vom [LETZT_SCHREIBEN] bereits mitgeteilt. Zur Vermeidung weiterer Kosten bitten wir Sie daher, den Gesamtbetrag [GESAMT_OFFEN] unter Angabe Ihrer Rechnungsnummer [RECHNUNGNR] im Verwendungszweck bis spätestens [ZZIEL] auf unser unten genanntes Konto zu überweisen. Sollten Sie den Betrag in der Zwischenzeit bereits überwiesen haben, so betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos. Sie können auch gerne das bequeme Lastschriftverfahren nutzen. Teilen Sie uns dazu bitte Ihre Kontonummer und Ihre BLZ mit. [SIGNATUR] Rücklastschrift Stufe 1: [ANREDE] Ihre Rechnung [RECHNUNGNR] mit dem Rechnungsbetrag [RECHNUNG_BETRAG] haben wir, wie vereinbart von Ihrem Girokonto eingezogen. Von Ihrer Bank haben wir eine Rücklastschrift mit 6,- Rücklastschriftgebühren erhalten. Bitte überweisen Sie daher den Gesamtbetrag [GESAMT_OFFEN] unter Angabe Ihrer Rechnungsnummer [RECHNUNGNR] im Verwendungszweck bis spätestens [ZZIEL] auf unser unten genanntes Konto: 270

271 Sollten Sie in der Zwischenzeit den Betrag bereits überwiesen haben, so betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos. Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie in Zukunft die Zahlung Ihrer Rechnung per Lastschrift oder per Überweisung wünschen. [SIGNATUR] Rücklastschrift Stufe 2: [ANREDE] Ihre Rechnung [RECHNUNGNR] mit dem Rechnungsbetrag [RECHNUNG_BETRAG] haben wir wie vereinbart von Ihrem Girokonto eingezogen. Von Ihrer Bank haben wir eine Rücklastschrift mit 6,- Rücklastschriftgebühren (Mahngebühr [GEBUEHR]) erhalten. Die o.a. Rechnung war bereits zur Zahlung fällig. Dies haben wir Ihnen in unserem letzten Schreiben vom [LETZT_SCHREIBEN] bereits mitgeteilt. Zur Vermeidung weiterer Kosten bitten wir Sie daher, den Gesamtbetrag [GESAMT_OFFEN] unter Angabe Ihrer Rechnungsnummer [RECHNUNGNR] im Verwendungszweck bis spätestens [ZZIEL] auf unser unten genanntes Konto zu überweisen. Sollten Sie in der Zwischenzeit den Betrag bereits überwiesen haben, so betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos. Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie in Zukunft die Zahlung Ihrer Rechnung per Lastschrift oder per Überweisung wünschen. [SIGNATUR] 271

272 Standardpositionen Um häufige Positionen in Einzelrechnungen nicht jedes Mal manuell einzutragen, gibt es die Möglichkeit, für jeden Geschäftsbereich Standardpositionen zu hinterlegen und diese in Kategorien aufzuteilen. In einer Rechnung können diese dann mit einem Klick eingefügt werden. Um neue Kategorien und Standardpositionen für einen Geschäftsbereich anzulegen, navigieren Sie zu Einstellungen Finanzen Rechnungsgrunddaten und wählen Sie dort den gewünschten Geschäftsbereich aus, klicken mit der linken Maustaste darauf, so dass sich die Baumstruktur öffnet. Mit einem Rechtsklick auf die Standardkategorien können wir eine neue Kategorie anlegen. Hier wird lediglich die Bezeichnung der Kategorie eingetragen und gespeichert. Um eine bestehende Kategorie zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bezeichnung der Kategorie. 272

273 Im nächsten Schritt werden Standardpositionen angelegt und den bestehenden Kategorien zugeordnet. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf Standardpositionen. Es öffnet sich folgende Maske: Nummer 1 Interne Bezeichnung Feldbeschreibung Wählen Sie hier eine aussagekräftige Bezeichnung, anhand derer Sie diese Position später leicht erkennen. 2 Kategorie Ordnen Sie die Position einer vorher erstellten Kategorie zu. 3 Menge Geben Sie hier die übliche Menge ein, in der die Position in Rechnung gestellt wird. Die Menge lässt sich später in jeder Rechnung anpassen. 4 Bezeichnung Die Bezeichnung der Position auf der Rechnung 5 Einzelpreis Der Einzelpreis dieser Position. Dieser wird in der Rechnung mit der Menge multipliziert. 6 MwSt Mehrwertsteuersatz in Prozent 7 Positionsbeschreibung Positionstext, der auf der Rechnung unter der Bezeichnung (4) erscheint. Auch hier sind die Platzhalter [AFAELLIG] und [FAELLIG] möglich. [AFAELLIG]: Der Platzhalter [AFAELLIG] wird durch den Beginn des Fälligkeitszeitraumes ersetzt. Bei dem Fälligkeitsdatum

274 würde dieser Platzhalter bei der Erzeugung der Rechnung beispielsweise automatisch durch 01/2012 ersetzt werden. [FAELLIG]: Der Platzhalter [FAELLIG] wird automatisch durch das Ende des Fälligkeitszeitraumes ersetzt. Bei einer Beitragsposition mit jährlicher Zahlweise und der Fälligkeit würde der Rechnungstext (Abgerechneter Zeitraum: [AFAELLIG] [FAELLIG]) automatisch wie folgt ausgegeben werden: Abgerechneter Zeitraum: 03/ /2013 Bei einer Position mit vierteljährlicher Zahlweise und gleichem Fälligkeitsdatum: Abgerechneter Zeitraum: 03/ / Zahlungsweise Geben Sie hier an, ob es sich um eine einmalige Position handelt, oder um eine Position, die regelmäßig abgerechnet wird (monatlich / vierteljährlich / halbjährlich / jährlich). Nach dem Anlegen der Grunddaten für eine Einzelrechnung ( ) können die Standardpositionen unten rechts ausgewählt und mit einem Klick auf Position einfügen automatisch in die Rechnung eingefügt werden. 274

275 8.3.6 Währungen Die Basiswährung im VereinsMANAGER ist der Euro. Es können jedoch beliebig viele weitere Währungen im VereinsMANAGER angelegt werden, mit einem Euro-Wechselkurs. Alle Statistiken sowie das Rechnungsarchiv etc. rechnen die Währung dann zu dem von Ihnen konfigurierten Wechselkurs um. Um eine neue Währung zu konfigurieren oder eine bestehende Währung zu bearbeiten, z.b. um den Wechselkurs zu aktualisieren, öffnen Sie Einstellungen Finanzen Währungen und klicken Sie dort auf Neue Währung bzw. auf die zu bearbeitende Währung. Nummer Feldbeschreibung 1 Bezeichnung Geben Sie die Bezeichnung für die neue Währung ein. 2 Zeichen Hier tragen Sie das Zeichen der Währung ein, z.b. $ / CHF 3 EUR-Kurs Der tagesaktuelle Euro-Kurs. Hier ist jeweils der Wert der neuen Währung in Bezug auf den Euro einzutragen, z.b. 1,1707 = 1 Pfund, oder 0,706 = 1 $. 4 - Stand Der Stand aktualisiert sich automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum, wenn Sie eine neue Währung anlegen oder eine bestehende Währung bearbeiten. Bei der Anlage einer neuen Einzelrechnung müssen Sie jeweils die zu verwendende Währung auswählen Spende Tragen Sie hier die Grunddaten für Spenden ein. Genauere Informationen zu Spenden sind im Kapitel Buchhaltung zu finden. 275

276 8.3.8 Zahlungsbedingungen auf Rechnungen/Gutschriften In den Menüpunkten Zahlungsbedingungen können Sie festlegen, welche Zahlungsbedingungen für die verschiedenen Zahlungs-/Gutschriftarten gelten sollen. Über den WYSIWYG-Editor haben Sie die Möglichkeit, für jede Zahlungs/-Gutschriftart einen eigenen Text zu formulieren. Die bei der Texterstellung verwendbaren Variablen werden im Artikel Dokumentenassistent erläutert. 276

277 8.4 Vereinsabteilungen Sie können Ihren Mitgliedern Abteilungen zuordnen, um diese danach filtern zu können und abteilungsbezogene Altersstatistiken zu erstellen. Zusätzlich können Beitragspositionen je einer Abteilung zugeordnet werden, um eine abteilungsbezogene Beitragsstatistik zu generieren. Um Abteilungen anzulegen und diese Ihrem Verein zuzuordnen, navigieren Sie zuerst zu Einstellungen Vereinsabteilungen Abteilungen konfigurieren. Auf der linken Seite haben Sie eine Übersicht aller bereits angelegten Abteilungen. Vorhandene Abteilungen kopieren: Sie können das gesamte Spektrum an Abteilungen im BLSV mit einem Klick kopieren. Klicken Sie hierzu auf Vorhandene Abteilungen kopieren In Zukunft werden an dieser Stelle noch weitere Sportverbände folgen. Um eine Abteilung selber zu erstellen, klicken Sie auf: Neue Abteilung anlegen: Geben Sie unter Bezeichnung die Bezeichnung für die neue Abteilung ein. Die Felder Verbandszugehörigkeit und Verbandsabteilung sind im aktuellen Stand nur für Sportvereine, die Mitglied im BLSV sind, relevant. Dort wird die Verbandszugehörigkeit zum Verband, sowie die entsprechende Abteilung im Verband ausgewählt. 277

278 Abteilungen zuweisen: In Ihrem VereinsMANAGER sind nicht automatisch alle Abteilungen verfügbar, die Sie angelegt haben. Unter Einstellungen Vereinsabteilungen Abteilungen zuweisen finden Sie folgende Maske: Auf der linken Seite haben Sie eine Übersicht über alle konfigurierten Abteilungen, rechts sehen Sie alle Abteilungen, die Ihrem Verein zugeordnet sind. Um eine Abteilung hinzuzufügen, wählen Sie diese in der linken Liste aus und klicken Sie anschließend auf =>. Wenn Sie eine Abteilung entfernen möchten, dann wählen Sie diese bitte auf der rechten Seite aus und klicken auf <=. Anschließend müssen Sie noch die Vereinsabteilungen speichern um die Änderungen zu übernehmen. Die Abteilungen sind nun bei jedem Mitglied unter Finanzdaten Mitgliedsdaten verfügbar und können dort zugewiesen werden. 278

279 Ebenso besteht die Möglichkeit, über den Reiter Vereinsabteilungen Kontakte zuordnen mehrere Kontakte gesammelt einer Abteilung zuzuordnen. Wählen Sie hierzu zunächst links die Abteilung aus. Über Kontakte auswählen können Sie nun die einzelnen Kontakte suchen und über einen Klick auf den grünen Haken markieren. Mit einem Klick auf Zurück zu den Abteilungen wird das Auswahlfenster geschlossen und die markierten Kontakte werden im Hauptfenster angezeigt. Durch einen Klick auf Kontakte zuordnen werden sie der entsprechenden Abteilung hinzugefügt. 279

280 8.5 Benutzerverwaltung In der Benutzerverwaltung können neue Benutzer angelegt und deren Berechtigungen geändert werden. Zudem können Brief- und signaturen für jeden Systembenutzer erstellt werden. Wir beginnen mit der Vergabe von Benutzerrechten Rechtegruppen Standardmäßig ist in Ihrem VereinsMANAGER eine Rechtegruppe angelegt, welche alle Rechte beinhaltet. Diese Rechtegruppe heißt Supervisor und sollte auf garkeinen Fall geändert werden. Zu Beginn haben Sie Ihre Zugangsdaten von uns erhalten dieser Benutzer verfügt über die Rechtegruppe Supervisor und hat somit vollen Zugriff auf alle Module / Einstellungsmöglichkeiten des Programms. Unter Einstellungen Benutzerverwaltung Rechtegruppen haben Sie eine Übersicht über alle vorhandenen Rechtegruppen. Um eine neue Rechtegruppe zu erstellen oder eine bestehende Gruppe zu bearbeiten, klicken Sie auf der linken Seite auf Neue Benutzergruppe oder wählen Sie die zu bearbeitende Rechtegruppe aus der Liste der vorhandenen Rechtegruppen aus. Wenn Sie eine neue Rechtegruppe erstellen möchten, deren Berechtigungen nur minimal von einer anderen Rechtegruppe abweichen, haben Sie die Möglichkeit, die Berechtigungen einer vorhandenen Rechtegruppe zu kopieren. Wählen Sie hierzu im Feld Auf Basis von: die Kopiervorlage aus. Wenn Sie eine leere Rechtegruppe erstellen möchten, geben Sie lediglich eine Gruppenbezeichnung ein. 280

281 Nach dem Speichern einer neuen Rechtegruppe oder dem Anklicken einer vorhandenen Rechtegruppe erscheint folgende Maske: Nummer Feldbeschreibung 1 Bezeichnung Ändern Sie die Bezeichnung der Rechtegruppe, speichern oder löschen Sie diese. 2 Module Listet Ihnen alle Module Ihres VereinsMANAGERs auf. Innerhalb der Module gibt es mehrere Rechte, die dieser Rechtegruppe zugeordnet werden können. 3 Rechte Nachdem Sie ein Modul (2) ausgewählt haben, können Sie in diesem Dropdown-Menü ein Recht auswählen und dieses mit einem Klick auf das - Symbol zuweisen. 281

282 4 Geschäftsbereiche Hier legen Sie fest, auf welche Geschäftsbereiche die Benutzer mit dieser Rechtegruppe zugriff haben. Wählen Sie aus der Liste einen Geschäftsbereich aus und klicken Sie auf das - Symbol, um diesen Geschäftsbereich zuzuweisen. 5 - Adressrechte Legt fest, auf welche Kontakte der Benutzer zugreifen darf. Wir beginnen mit dem Modul Adressverwaltung und weisen unserer neuen Rechtegruppe einige Rechte aus der Liste der verfügbaren Rechte zu. 282

283 Um eine Berechtigung zu entfernen, klicken Sie auf das Recht. - Symbol neben dem zugewiesenen Dasselbe gilt für die vorhandenen Geschäftsbereiche: Kurzerklärung der wichtigsten einzelnen Module: - Adressverwaltung: Enthält alle Rechte, die für die Adressverwaltung relevant sind. Adressen bearbeiten / einsehen / löschen, sowie die Anlage von neuen Ansprechpartnern und Notizen. - Auswertungsassistent: Erlaubt / verbietet es den Benutzern neue Auswertungen anzulegen / zu bearbeiten oder diese zu exportieren. - Bankkontoimport: Der Import eines CSV-Kontoauszuges zur automatischen Verbuchung - Beitragsverwaltung: Abrechnung + Konfiguration der einzelnen Beiträge - Buchhaltung: Neue Buchungen anlegen / Buchkonten bearbeiten 283

284 - Dokumentenpool: Zugriff auf das Dateiarchiv - Dokumentenverwaltung: Zugriff auf kontaktbezogene Dokumente - Etikettendruck: Erstellung von Etiketten - Individuelle Masken: Anlegen und löschen von indiv. Datenfeldern - Kommunikation: Versand von s / SMS / Serienbriefen etc. - Konfiguration: Zugriff auf die Konfigurationsmasken unter dem Menüpunkt Einstellungen - Mitgliedschaft/Spenden: Inkasso / Kontodaten der Mitglieder einsehen / Rechnungen schreiben / Lastschriftdatei erzeugen. - Vereinsmanager Standardstatistiken: Zugriff auf Mitgliederstatistiken 284

285 8.5.2 Benutzer Unter Einstellungen Benutzerverwaltung Benutzer finden Sie alle vorhandenen Benutzer und können neue anlegen. In Ihrem Programm befinden sich 1 2 Benutzer, die wie hier Kundenportal Scheduler oder Zeitgesteuert in ihrem Namen haben. Dies sind Systembenutzer, die NICHT gelöscht werden dürfen! Diese sind für einige Funktionen im Programm zuständig. Das Löschen dieser Benutzer kann zu Funktionsstörungen des versands sowie Mitgliederportals / Anmeldeformular / Veranstaltungskalenders führen. 285

286 Neuen User anlegen: Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen möchten, klicken Sie auf Neuen Benutzer. Es öffnet sich folgende Maske: Nummer Feldbeschreibung 1 Nutzerdaten Tragen Sie hier die Kontaktdaten des neuen Benutzers ein. Wichtig: Verwenden Sie vor dem ersten Speichern für Vor- und Nachnamen 286

287 keine Umlaute und Sonderzeichen. Pflichtfelder: Name / Vorname / 2 Kürzel Um im Dokumentenassistenten ein benutzerspezifisches Kürzel zu verwenden, tragen Sie hier das Kürzel des neuen Benutzers ein. 3 TAPI Verfügen Sie über ein TAPI-fähiges Telefon muss hier die Konfiguration vorgenommen werden. Bitte wenden Sie sich an um Ihr TAPI-Telefon zu konfigurieren. 4 Sucheinstellungen 5 Zusatzoptionen Geben Sie hier an, wie viele Suchtreffer pro Seite angezeigt werden, oder ändern Sie die Genauigkeit der Suche und die Sortierung der Suchtreffer. Je mehr Suchtreffer, desto länger benötigt der Seitenaufbau! - Bei jedem Login automatisch eine versenden: Sobald dieser User sich einloggt, wird an die hinterlegte -Adresse eine Nachricht versendet, die IP und Uhrzeit des Logins anzeigt. Dies dient der eigenen Sicherheit, da fremde Loginversuche so leicht erkannt werden können. - Expertenmodus: In manchen Masken sind einige Einstellungsmöglichkeiten nur im Expertenmodus verfügbar. Aktivieren Sie diese Einstellung, wenn Sie dem User die Einstellungen zugänglich machen möchten. - Komfort-Editor: Für den Versand von s stellen wir Ihnen einen WYSIWYG-Editor zur Verfügung. Geben Sie hier an, ob der Benutzer Zugriff auf diesen Editor hat. WICHTIG! Nach dem erstmaligen Speichern eines neuen Benutzers wird der Loginname erzeugt und das Passwort angezeigt. Der Loginname setzt sich zusammen aus dem 1. Buchstabe des Vornamens und dem kompletten Nachnamen. Das Passwort wird nur einmal direkt nach dem Speichern angezeigt. Sie finden das Passwort in der Erfolgsmeldung oben. 287

288 Notieren Sie sich dieses Passwort oder vergeben Sie ein neues. Die Maske hat sich nach dem ersten Speichern um einige Funktionen erweitert. 288

289 289

290 Nummer Feldbeschreibung 1 Benutzername Zeigt den Loginnamen des Benutzers an, welchen dieser in der Loginmaske zusammen mit dem Passwort eingeben muss. 2 Login gültig Geben Sie hier ein Gültigkeitsdatum für diesen Benutzerlogin an. Der Benutzer kann sich nur bis zu diesem Datum einloggen. 3 Fehllogins Zeigt die Anzahl der Fehllogins (falsches Passwort) an. Bei zu vielen Fehllogins wird der Zugang gesperrt. Wenn ein Benutzer Ihres VereinsMANAGERs sich zu oft falsch eingeloggt hat, können Sie den Zugang entsperren, indem Sie dieses Feld auf 0 setzen. 4 Letzer Login Zeigt das Datum des letzten Logins an. Aktualisiert sich automatisch. 5 Passwortänderung durch Benutzer 6 Passwort ändern 7 Session + Sprache Geben Sie hier an, ob der Benutzer sein Passwort ändern darf und ob für ihn die Maske zur Passwortänderung nach dem nächsten Login angezeigt wird. Wenn Sie das Passwort für diesen Benutzer selber ändern möchten, setzen Sie den Haken bei Passwort ändern und tragen Sie in die beiden darunterliegenden Zeilen zweimal das identische Passwort ein. Passwörter dürfen folgende Zeichen enthalten: A-Z, a-z, 0-9, Sonderzeichen:. -, + - Session-Gültigkeit: Beim Einloggen wird eine Session für diesen Benutzer angelegt. Viele Browser speichern mittlerweile die zuletzt geöffneten Seiten, wodurch es Fremden möglich sein könnte, durch Öffnen des Browsers an eine funktionierende Session für den VereinsMANAGER zu gelangen. Geben Sie hier die maximale Gültigkeit einer Session in Tagen ein, bevor der Benutzer sich wieder mit seinen Zugangsdaten einloggen muss. - Sprache: Wählen Sie die Sprache des VereinsMANAGERs für diesen Benutzer aus. Im Moment sind deutsch + englisch verfügbar. Weitere Sprachen in Planung. 8 Rechtegruppen Wählen Sie eine oder mehrere Rechtegruppen aus dem Dropdown- Menü aus und weisen Sie diese mit einem Klick auf das -Symbol dem Benutzer zu. Um eine Rechtegruppe wieder zu entfernen, verwenden Sie das -Symbol neben der zu löschenden Rechtegruppe. 9 Buttons Speichert die Änderungen an einem Benutzer oder löscht diesen vollständig. 290

291 8.5.3 Brief- und signaturen Um nicht in jeder die gleiche Grußformel tippen zu müssen, können Sie Brief- und signaturen hinterlegen. Unter Einstellungen Benutzerverwaltung Brief- / signaturen können vorhandene Signaturen bearbeitet und neue Signaturen angelegt werden. Nach einem Klick auf eine vorhandene Signatur oder den Button Neue Signatur anlegen erscheint folgende Maske: 291

292 Eine Signatur besteht aus drei Varianten. a) Die HTML-Signatur für s Hier können Sie mithilfe des WYSIWYG-Editors eine Signatur für Ihre HTML- s hinterlegen. Diese lassen sich mittels Editor leicht bearbeiten und formatieren. Für Benutzer mit HTML-Kenntnissen ist es durch einen Klick auf die Checkbox Manuelle Signatur mit Quelltext aktivieren möglich, die HTML-Signatur komplett in HTML zu verfassen und Anlagen (z.b. Bilder) hochzuladen. 292

293 b) Signatur (Textversion) Auf manchen Endgeräten werden keine HTML- s empfangen werden. Die hier konfigurierte Signatur wird auf diesen Geräten angezeigt. c) Dokumentsignatur Diese Signatur wird auf Mahnungen angedruckt Stellenbezeichnung Über den Menüpunkt Stellenbezeichnungen können Sie Titel für die Benutzer des VereinsMANAGERs anlegen. Diese können den Benutzern unter Benutzerverwaltung Benutzer zugewiesen werden. Über die Variabel [USER_TITEL] kann die Stellenbeschreibung des jeweiligen Benutzers bei der Erstellung von Texten, s etc. verwenden. 8.6 Hierarchieverwaltung In der Hierarchieverwaltung können Benutzer und deren Rechtegruppen hierarchisch verwaltet werden. Die vorhandenen Rechtegruppen können flexibel der Hierarchie-Ebene zugeordnet werden und deren Kindern wie gewünscht weiter vererbt werden. Den Kindern stehen dann jeweils nur die vererbten Rechtegruppen zur Verfügung. Zusätzlich können noch virtuelle Benutzer definiert werden. Diese können mehreren Hierarchie-Ebenen mit unterschiedlichen Rechtegruppen zugeordnet werden. Wie Sie Rechtegruppen anlegen können Sie dem Kapitel Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. entnehmen Konfiguration Hierarchieverwaltung Die Konfiguration der Hierarchieverwaltung können Sie über das Menü Einstellungen > Benutzerverwaltung > Konfiguration Hierarchieverwaltung aufrufen. In der Konfiguration werden die Einstellung für die Hierarchieverwaltung gesetzt. Hier können Sie Vorgabewerte für die maximale Anzahl der Kinder-Hierarchie-Ebenen, die maximale Anzahl der Benutzer einer Hierarchie-Ebene, die Vorlage des Geschäftsbereichs (für die Anlage der Untermandanten) und die Informationen für den versand der Zugangsdaten eines Benutzers festlegen. 293

294 Geschäftsbereich Vorlage Maximale Anzahl Unterebenen Wählen Sie hier die Vorlage des Geschäftsbereichs für die automatische Erstellung eines Untermandanten bei der Neuanlage einer Hierarchie-Ebene aus Geben Sie hier die Vorgabe der maximalen Unterebenen für die Neuanlage einer Hierarchie-Ebene an 294

295 Maximale Anzahl Unterebenen Betreff text Absender Absendername Geben Sie hier die Vorgabe der maximalen Benutzer für die Neuanlage einer Hierarchie-Ebene an Geben Sie hier den Betreff für den versand der Zugangsdaten an Geben Sie hier den Text der für den Versand der Zugangsdaten an. Die verfügbaren Platzhalter sind: [URL] - beinhaltet den Link zum System [USERNAME] - beinhaltet den Benutzername für die Anmeldung [PWD]- beinhaltet das Passwort für die Anmeldung am System Geben Sie hier die angezeigte Absender- adresse der an Geben Sie hier den angezeigten Absendernamen der an Hierarchie-Baum Die Hierarchieverwaltung können Sie über das Menü Einstellungen > Benutzerverwaltung > Hierarchieverwaltung aufrufen. In dem Hierarchie-Baum sehen Sie die hierarchisch angelegten Hierarchie-Ebenen sowie deren zugeordnete Benutzer und virtuelle Benutzer. Mit einem Klick auf den Button Neue Hierarchie-Ebene anlegen können Sie auf Ihrer Hauptebene eine neue Hierarchie-Ebene anlegen. Mit einem Klick auf die jeweilige Hierarchie-Ebene können Sie sich die Kinder (Hierarchie-Ebenen, Benutzer und virtuelle Benutzer) der Hierarchie-Ebene anzeigen und mit einem Rechtsklick die jeweiligen Aktionen des Elements in einem Kontextmenü. Falls Sie die Berechtigungen haben Ihre Hauptebene zu bearbeiten, wird der Button Neue Hierarchie-Ebene anlegen nicht angezeigt. Sie können dann alle Aktionen für die Hauptebene über das Kontextmenü mit einem Rechtsklick auf die Hauptebene ausführen. 295

296 8.6.3 Neue Hierarchie-Ebene anlegen Über einen Klick auf den Button Neue Hierarchie-Ebene anlegen können Sie direkt in Ihrer Hauptebene eine neue Hierarchie-Ebene anlegen. Bei schon vorhandenen Hierarchie-Ebenen können Sie mit einem Rechtsklick auf die jeweilige Hierarchie-Ebene eine neue Kinder- Hierarchie-Ebene anlegen. Dazu müssen Sie in dem angezeigten Kontextmenü den Eintrag Neue Hierarchie-Ebene anlegen anklicken und die neue Hierarchie-Ebene wird als Kinder- Hierarchie-Ebene der ausgewählten Hierarchie-Ebene angelegt und erscheint im Hierarchie- Baum unter der ausgewählten Hierarchie-Ebene. Bezeichnung Maximale Anzahl Unterebenen Maximale Anzahl Unterebenen Geben Sie hier die Bezeichnung der neuen Hierarchie-Ebene an Geben Sie hier die Anzahl der maximalen Unterebenen für die neue Hierarchie-Ebene an Geben Sie hier die Anzahl der maximalen Benutzer für neue Hierarchie-Ebene an Gliederungsnummer Vergeben Sie ein Gliederungsnummer Benutzer dürfen diese Hierarchie- Ebene bearbeiten anlegen Legen Sie hier fest, ob die zugeordneten Benutzer dieser Hierarchie- Ebene die Daten und Rechtegruppen bearbeiten dürfen Klicken Sie auf den Button anlegen, um die Hierarchie-Ebene zu erstellen. Wenn alle Daten korrekt eingegeben wurden, erscheint die neue Hierarchie-Ebene links im Hierarchie-Baum und Sie können nun die Rechtegruppen dieser Hierarchie-Ebene und deren Kinder-Ebenen zuordnen. 296

297 8.6.4 Hierarchie-Ebene bearbeiten In diesem Modus können Sie die Zuordnung der Rechtegruppen für die Hierarchie-Ebene sowie deren Kinder-Hierarchie-Ebenen festlegen. Die Bearbeitung können Sie über einen Rechtsklick auf die jeweilige Hierarchie-Ebene und mit einem Klick auf den Eintrag Hierarchie-Ebene bearbeiten im angezeigten Kontextmenü aufrufen. 297

298 Bezeichnung Maximale Anzahl Unterebenen Maximale Anzahl Unterebenen Benutzer dürfen diese Hierarchie- Ebene bearbeiten speichern Geben Sie hier die Bezeichnung der neuen Hierarchie-Ebene an Geben Sie hier die Anzahl der maximalen Unterebenen für die neue Hierarchie-Ebene an Geben Sie hier die Anzahl der maximalen Benutzer für neue Hierarchie-Ebene an Legen Sie hier fest, ob die zugeordneten Benutzer dieser Hierarchie- Ebene die Daten und Rechtegruppen bearbeiten dürfen Mit einem Klick auf den Button können Sie Ihre Änderungen in den oben aufgeführten Feldern speichern 298

299 löschen Zuordnung von Rechtegruppen für diese Hierarchie- Ebene Mit einem Klick auf den Button können Sie diese Hierarchie-Ebene löschen. Die Löschung kann nur durchgeführt werden, wenn keine Kinder dieser Hierarchie-Ebene mehr vorhanden sind. Hier können Sie nun die verfügbaren Rechtegruppen auswählen und mit einem Klick auf das Icon dieser Hierarchie-Ebene zuordnen. Bei einer Kinder-Hierarchie-Ebene sind die verfügbaren Rechtegruppen abhängig von den zugeordneten Kinder-Rechtegruppen der Eltern- Hierarchie-Ebene. Die zugeordneten Rechtegruppen werden dann in der Liste Zugewiesene Rechtegruppen angezeigt und können mit einem Klick auf das Icon wieder entfernt werden. Wichtig: die zu entfernende Rechtegruppe wird bei allen direkten Kindern auch entfernt. Zuordnung von Rechtegruppen für die Kinder- Hierarchie-Ebenen Hier können Sie nun die verfügbaren Rechtegruppen auswählen und mit einem Klick auf das Icon den Kinder-Hierarchie-Ebenen dieser Hierarchie-Ebene zuordnen. Die zugeordneten Rechtegruppen werden dann in der Liste Zugewiesene Rechtegruppen angezeigt und können mit einem Klick auf das Icon wieder entfernt werden. Wichtig: die zu entfernende Rechtegruppe wird bei allen Kindern auch entfernt Hierarchie-Ebene verschieben Im Bearbeitungsmodus der Hierarchie-Ebene können Sie die Hierarchie-Ebene mit allen zugehörigen Kindern an eine andere Stelle bzw. in eine andere Hierarchie-Ebene verschieben. Wichtig: beim Verschieben werden alle Rechtegruppen der Hierarchie-Ebene und deren Kinder, welche nicht in der neuen Eltern-Hierarchie-Ebene gesetzt sind, gelöscht. Hierarchie-Ebene verschieben Neue Hierarchie- Ebene Hier können Sie auswählen, ob die Hierarchie-Ebene verschoben werden soll. Wenn Sie Ja wählen werden die folgenden Felder für die Verschiebung angezeigt Wählen Sie aus dem angezeigten Hierarchie-Baum mit einem Klick auf z.b. Augsburg übernehmen die gewünschte Stelle bzw. Hierarchie- 299

300 Ebene aus, an welche die zu bearbeitende Hierarchie-Ebene verschoben werden soll Ausgewählte Hierarchie-Ebene verschieben Hier wird die ausgewählte Hierarchie-Ebene angezeigt, in welche die zu bearbeitende Hierarchie-Ebene verschoben wird Mit einem Klick auf den Button wird die Verschiebung durchgeführt und bei Erfolg in dem Hierarchie-Baum an der neuen Stelle angezeigt Benutzer anlegen Mit einem Rechtsklick auf die jeweilige Hierarchie-Ebene können Sie einen neuen Benutzer für diese Hierarchie-Ebene anlegen. Dazu müssen Sie in dem angezeigten Kontextmenü den Eintrag Neuen Benutzer anlegen anklicken, der Benutzer wird als Kind der ausgewählten Hierarchie-Ebene angelegt und erscheint im Hierarchie-Baum unter der ausgewählten Hierarchie-Ebene. Weiteres über die Anlage eines Benutzers entnehmen Sie dem Kapitel Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden Benutzer verschieben Die Bearbeitung des Benutzers können Sie über einen Rechtsklick auf den jeweiligen Benutzer und mit einem Klick auf den Eintrag Benutzer bearbeiten im angezeigten Kontextmenü aufrufen. Im Bearbeitungsmodus können Sie den Benutzer in eine andere Hierarchie-Ebene verschieben. Wichtig: beim Verschieben werden alle Rechtegruppen des Benutzers, welche nicht in der neuen Eltern-Hierarchie-Ebene gesetzt sind, gelöscht. Benutzer verschieben Neue Hierarchie- Ebene Hier können Sie auswählen, ob der Benutzer verschoben werden soll. Wenn Sie Ja wählen werden die folgenden Felder für die Verschiebung angezeigt Wählen Sie aus dem angezeigten Hierarchie-Baum mit einem Klick auf z.b. München übernehmen die gewünschte Stelle bzw. Hierarchie- Ebene aus, an welche der zu bearbeitende Benutzer verschoben werden soll 300

301 Ausgewählte Hierarchie-Ebene verschieben Hier wird die ausgewählte Hierarchie-Ebene angezeigt, in welche der zu bearbeitende Benutzer verschoben wird Mit einem Klick auf den Button wird die Verschiebung durchgeführt und bei Erfolg in dem Hierarchie-Baum in der neuen Hierarchie-Ebene angezeigt Zugangsdaten des Benutzers versenden Im Bearbeitungsmodus des Benutzers können Sie über den Button Zugangsdaten versenden, neue Zugangsdaten für den Benutzer erstellen lassen und per an diesen versenden Virtuellen Benutzer anlegen Mit einem Rechtsklick auf die jeweilige Hierarchie-Ebene können Sie einen neuen virtuellen Benutzer für diese Hierarchie-Ebene anlegen. Dazu müssen Sie in dem angezeigten Kontextmenü den Eintrag Neuen virtuellen Benutzer anlegen anklicken, der Benutzer wird als Kind der ausgewählten Hierarchie-Ebene angelegt und erscheint im Hierarchie-Baum unter der ausgewählten Hierarchie-Ebene. Benutzer auswählen Ausgewählter Benutzer anlegen Wählen Sie aus dem angezeigten Hierarchie-Baum mit einem Klick auf z.b. Mayer übernehmen den gewünschten Benutzer aus, welcher als virtueller Benutzer der Hierarchie-Ebene zugeordnet werden soll. Hier wird der ausgewählte Benutzer angezeigt, welcher als virtueller Benutzer der Hierarchie-Ebene zugeordnet werden soll Klicken Sie auf den Button anlegen, um den virtuellen Benutzer für die Hierarchie-Ebene zu erstellen. Wenn alle Daten korrekt eingegeben wurden, erscheint der neue virtuelle Benutzer links im Hierarchie-Baum und Sie können nun die Rechtegruppen des virtuellen Benutzers zuordnen 301

302 302

303 8.7 Dokumentenverwaltung In der Dokumentenverwaltung können neue Dokumentenordner für die kontaktspezifischen Dokumente angelegt, Dokumentenvorlagen hochgeladen und ein -Briefpapier erstellt werden. Des Weiteren wird hier ihr PDF-Briefpapier erstellt und alle vom System erzeugten Dokumente konfiguriert (Rechnungen / Mahnungen / Serienbriefe etc.) PDF-Konfiguration In der PDF-Konfiguration werden über Konfigurationseinträge alle Dokumente angepasst. Zuerst stellen wir Ihnen alle möglichen Konfigurationseinträge vor: Infofeld (einzeilig): Ausgabe Links, Oben Breite Höhe Schriftart Ausrichtung Stil Größe In der Ausgabe wird der Text eingetragen, der auf dem Dokument sichtbar werden soll. Geben Sie hier den Abstand vom linken und oberen Blattrand in mm ein. Normalerweise verwenden Sie DIN A4 Papier (210 x 297 mm). Die Breite hat bei einzeiligen Infofeldern die Funktion, dass die rechtsbündige bzw. zentrierte Ausrichtung funktioniert und gibt die maximale Breite des Textfeldes (in mm) an. Die Höhe hat bei einzeiligen Infofeldern keine Funktion Wählen Sie hier die Schriftart aus. Derzeit können Sie zwischen Helvetica, Courier und Times New Roman wählen. Hier stellen Sie ein, ob der Text am linken Rand (hier 20 mm), zentriert (siehe Breite) oder rechtsbündig (siehe Breite) ausgerichtet wird. Mögliche Stile: Fett / Kursiv / Fett + Kursiv Die Schriftgröße (vgl. Word) 303

304 Farbe (RGB) Verändern Sie hier die Schriftfarbe. In die drei Felder (RGB) tragen Sie jeweils einen Wert von ein. Dieser Wert steuert die Farbintensität der drei Grundfarben (Rot, Grün, Blau). Beispiele: - Schwarz (0 / 0 / 0) - Rot (255 / 0 / 0) - Grün (0 / 255 / 0) - Blau (0 / 0 / 255) - Violett (255 / 0 / 255) Infofeld (mehrzeilig): Die Felder haben die gleiche Bedeutung wie für das einzeilige Infofeld mit zwei Ausnahmen: Breite Höhe Gibt an, nach wie viel mm ein automatischer Zeilenumbruch stattfindet. Zeilenabstand in mm. 304

305 Datenfelder: Datenfelder besitzen die gleichen Einstellungsmöglichkeiten, die Ihnen auch Infofelder bieten. Der Unterschied besteht hier in der Ausgabe. Hier wird die Bezeichnung eines Platzhalters eingetragen. Dieser Platzhalter wird in dem Dokument später automatisch ersetzt. Beispiele für solche Platzhalter sind ANSCHRIFT (gesamte Postanschrift des gewählten Kontakts), DATUM (aktuelles Tagesdatum) oder MENGE (Menge einer Position in einer Rechnung). Welche Datenfelder in welchem Dokument möglich sind, erfahren Sie im jeweiligen Abschnitt dieses Kapitels. Linie: Ausgabe Links, Oben Breite Die Ausgabe dient hier nur der eigenen Information. Falls später etwas an diesem Dokument editiert werden muss, finden Sie die entsprechende Linie anhand dieser Bezeichnung. Beginn der Linie, Abstand vom linken und oberen Blattrand in mm Breite der Linie in mm, von links nach rechts. Eine horizontale Linie wird über die Breite definiert. 305

306 Höhe Farbe Um eine horizontale Linie zu zeichnen, muss die Höhe auf 0 stehen. Bei einer vertikalen Linie tragen Sie hier die Höhe ein und die Breite muss 0 betragen. Verändern Sie hier die Schriftfarbe. In die drei Felder (RGB) tragen Sie jeweils einen Wert von ein. Dieser Wert steuert die Farbintensität der drei Grundfarben (Rot, Grün, Blau). Beispiele: - Schwarz (0 / 0 / 0) - Rot (255 / 0 / 0) - Grün (0 / 255 / 0) - Blau (0 / 0 / 255) - Violett (255 / 0 / 255) Dicke Definiert die Strichstärke. 0,01 für dünne Linien, 1,00 für dicke Linien Grafik: Ausgabe Links, Oben Breite, Höhe Datei Die Ausgabe dient hier nur der eigenen Information. Falls später etwas an diesem Dokument editiert werden muss, finden Sie die entsprechende Grafik anhand dieser Bezeichnung. Beginn der Grafik, Abstand vom linken und oberen Blattrand in mm Breite und Höhe des Bildes in mm. Diese sollten nach Möglichkeit das gleiche Verhältnis zueinander haben, wie die Seiten des Bildes. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie eine JPG, GIF oder PNG- Datei von Ihrem Computer aus. Mithilfe dieser Konfigurationseinträge lassen sich nun alle Dokumente anpassen und individualisieren. 306

307 Briefpapier Unter Einstellungen Dokumentenverwaltung PDF-Konfiguration können im Reiter Briefpapier neue Briefpapiere angelegt und vorhandene bearbeitet werden. In Ihrem VereinsMANAGER ist zu Beginn ein Briefpapier mit der Bezeichnung Standard hinterlegt, welches idealtypisch vorkonfiguriert wurde. Jedes Briefpapier besteht aus einer Grundkonfiguration sowie den Unterpunkten: - Serienbrief - Signatur: Wird automatisch an das Ende eines PDF-Serienbriefes angehängt - Serienbrief - Deckblatt: Die erste Seite eines PDF-Serienbriefes - Digitales Briefpapier: Das Briefpapier auf welches Serienbriefe / Rechnungen / Mahnungen etc. aufgedruckt werden. Das Briefpapier enthält typischerweise Logos sowie das Layout des Briefpapiers Ihrer Organisation. - Fußzeile: Wird bei Serienbriefen, Rechnungen, Mahnungen, Einzelbriefen auch bei Blanko-Dokumenten eingefügt. Enthält in der Regel die Bankverbindung sowie die verantwortlichen Ansprechpartner Ihrer Organisation. - PDF-Vorschau: Öffnet ein PDF mit den Konfigurationseinträgen aus dem Punkt Elektronisches Briefpapier um das Layout zu überprüfen. Klicken Sie auf Neues Briefpapier um ein neues Briefpapier anzulegen. Sie können entweder ein leeres Briefpapier anlegen, oder ein vorhandenes Briefpapier kopieren. Geben Sie hier die Bezeichnung sowie, wenn gewünscht, die Kopiervorlage des neuen Briefpapiers an. Die Seiteneinzüge geben an, wie weit das Papier bedruckt wird. Sollten bei Ihrem Briefpapier Überlappungen auftreten, beispielsweise wird das Logo auf der zweiten Seite überdruckt, dann passen Sie den Wert bei Oben an. Mögliche Platzhalter in den einzelnen Menüpunkten: Serienbrief - Signatur: Nur Infofelder + Grafik (z.b. eingescannte Unterschrift) Serienbrief - Deckblatt: Erlaubt sind alle Linien, einzeilige und mehrzeilige Infofelder, Grafiken sowie folgende Datenfelder: SICHTFENSTER Absender-Sichtfenster (Unter Einstellungen Grunddaten konfiguriert) 307

308 ANSCHRIFT DATUM USERNAME TELEFON TELEFAX TELEFAX_AN KNR BETREFF TEXT Briefanschrift des Empfängers (mehrzeilig) Dokumentdatum (Tagesdatum) Vorname und Name des Absenders (angemeldeter Benutzer) Telefonnummer des angemeldeten Benutzers -Adresse des angemeldeten Benutzers Faxnummer des angemeldeten Benutzers Faxnummer des Empfängers Kunden/Mitgliedsnummer des Empfängers Betreff des (Serien)-Briefes Brieftext (mehrzeilig) Elektronisches Briefpapier: Erlaubt sind alle Linien, einzeilige und mehrzeilige Infofelder, Grafiken sowie folgende Datenfelder. USER_NAME USER_TELEFON USER_TELEFAX USER_ USER_MOBIL USER_KZZ USER_ZUSATZ 1 USER_ZUSATZ2 USER_STELLUNG Kompletter Name des eingeloggten Benutzers wird angezeigt. Beim Benutzer eingetragene Telefonnummer wird angezeigt. Die Telefax Nummer des Benutzers wird angezeigt. Beim Benutzer hinterlegte wird angezeigt. Handynummer des Benutzers wird angezeigt Kurzzeichen des Benutzers wird, falls eingetragen, angezeigt. Zusatzdaten des Benutzers werden übernommen Zusatzdaten des Benutzers werden übernommen Stellung des Benutzers wird falsch eingetragen übernommen. Elektronisches Briefpapier PDF: Hierbei handelt es sich um die Konfiguration der PDF-Einzelbriefe, welche über den Dokumentenassistent erzeugt werden (siehe Kapitel 2). Erlaubt sind alle Linien, einzeilige und mehrzeilige Infofelder, Grafiken sowie folgende Datenfelder: SICHTFENSTER ANSCHRIFT DATUM USERNAME Absender-Sichtfenster (Unter Einstellungen Grunddaten konfiguriert) Briefanschrift des Empfängers (mehrzeilig) Dokumentdatum (Tagesdatum) Vorname und Name des Absenders (angemeldeter Benutzer) 308

309 TELEFON TELEFAX TELEFAX_AN KNR BETREFF INHALT Telefonnummer des angemeldeten Benutzers -Adresse des angemeldeten Benutzers Faxnummer des angemeldeten Benutzers Faxnummer des Empfängers Kunden/Mitgliedsnummer des Empfängers Betreff des (Serien)-Briefes Brieftext (mehrzeilig) Fußzeile: Erlaubt sind alle Linien, einzeilige und mehrzeilige Infofelder, Grafiken 309

310 Etiketten Mit dem VereinsMANAGER können Sie Ihre Mitgliedsausweise und Adressetiketten konfigurieren und ausdrucken. Zuerst müssen jedoch Ihre Adressetiketten im System konfiguriert werden. Klicken Sie im Reiter Etiketten auf Neues Etikettenformat. Bezeichnung Auf Basis von Seitenformat Seiteneinzüge Einzelformat Etikett Geben Sie hier die Bezeichnung für diese Etikettenvorlage an. Möchten Sie eine vorhandene Etikettenkonfiguration kopieren, dann wählen Sie hier die Kopiervorlage aus. Geben Sie hier die Größe eines Etikettenbogens an. Typischerweise DIN A4 (Breite: 210, Höhe: 297). Wenn Sie auch die Rückseite der Etiketten bedrucken möchten, aktivieren Sie bitte die Checkbox auch Rückseite bedrucken. Geben Sie hier den Abstand vom linken, rechten, oberen und unteren Blattrand zum jeweils ersten Etikett von diesem Rand aus an. Konfigurieren Sie hier die Einzeletiketten in Breite und Höhe sowie horizontalem und vertikalem Abstand in mm. In die letzten beiden Felder tragen Sie ein, wie viele Etiketten in eine Zeile bzw. eine Spalte passen. 310

311 Nach dem Speichern müssen Sie den Inhalt einer Etikette festlegen. Hier funktionieren einzeilige und mehrzeilige Infofelder, Linien, Grafiken und folgende Datenfelder: DATUM SICHTFENSTER ANSCHRIFT FIRMA Aktuelles Tagesdatum Sichtfenster-Absender, wie unter Einstellungen Grunddaten konfiguriert. Komplette Briefanschrift des Kontakts Firma des Kontakts ANSPRECHPARTNER Name des bei den Empfängern ausgewählten Ansprechpartners AKADEMISCH VORNAME NAME STRASSE PLZ ORT GEBURTSDATUM NUMMER EINTRITT FELDXXX Akademischer Titel des Kontakts Vorname des Kontakts Nachname des Kontakts Straße des Kontakts PLZ des Kontakts Wohnort des Kontakts -Adresse des Kontakts Geburtsdatum des Kontakts Kunden- / Mitgliedsnummer des Kontakts Eintrittsdatum des Kontakts in den Verein / die Organisation Wert eines individuellen Feldes des Kontakts. Die Feldbezeichnung erhalten Sie in der Konfiguration der indiv. Felder. Hierzu muss die Option Vor dem Versand: Stammdaten zurückgeben beim Erzeugen der Etiketten ausgewählt sein. Die Etiketten werden unter Kommunikation Etiketten/Karten erzeugt. 311

312 Dokument-Konfiguration Hier können die vom Programm erzeugten Dokumente für die einzelnen Module konfiguriert werden. Im Basisprogramm ist das Modul Finanzen verfügbar, welches die Konfiguration für Rechnungen, Mahnungen, Auftragsbestätigung, Lastschriftübersicht und Gutschriften enthält. Eine Rechnung / Gutschrift / Mahnung oder Bestätigung folgt den jeweils gleichen Regeln. Es wird zuerst die Kopfzeile (jeder Seite) und das Deckblatt angedruckt, danach für jede Position die Konfiguration unter Positionen wiederholt. Abschließend wird der unter Zusammenfassung konfigurierte Text ausgegeben. Eine genaue Auflistung der jeweils möglichen Platzhalter findet sich im eigens dafür angelegten Kapitel. Sollte die Konfiguration eines Moduls schiefgegangen sein, und Sie möchten wieder die ursprüngliche Konfiguration verwenden, dann klicken Sie auf den entsprechenden Unterpunkt, z.b. Rechnung Deckblatt und wählen Sie auf der rechten Seite über den einzelnen Konfigurationseinträgen gehen dabei verloren!. Alle eingegeben Änderungen Gerne sind wir Ihnen bei der Anpassung Ihrer Dokumentkonfigurationen behilflich. Wenden Sie sich einfach an Grundsätzlich sind Ihre Dokumente zu Beginn so konfiguriert, dass diese auf Ihr Briefpapier passen. Sollte es Schwierigkeiten bei der Darstellung Ihrer Dokumente geben, sagen Sie uns bitte Bescheid! 312

313 Briefpapier Mithilfe eines briefpapieres können Sie einfach ansprechende HTML-Newsletter versenden. Für die Erstellung eines -Briefpapiers sind HTML-Kenntnisse vonnöten. Diese Beschreibung richtet sich nur an Programmierer oder Kunden mit HTML-Kenntnissen! Um ein neues HTML-Briefpapier zu erstellen, klicken Sie auf Neues Briefpapier. Im -Briefpapier können alle HTML-Tags verwendet werden, die in s zulässig sind. Das wichtigste hierbei ist der Platzhalter ###CONTENT###, welcher durch den -Text ersetzt wird, den Sie in Ihrem Serien-Newsletter oder Ihrer Einzelmail verfasst haben. Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, Bilder extern zu verlinken. 313

314 8.7.3 Dokumentenordner Alle Dokumente, die Kontakten entweder manuell oder automatisch hinterlegt werden, müssen in sog. Dokumentenordnern sortiert sein. Sie können Hauptordner anlegen und innerhalb dieser Hauptordner beliebig viele Unterordner. Unter Einstellungen Dokumentenverwaltung Dokumentenordner können neue Haupt- und Unterordner angelegt werden. Um einen Hauptordner zu öffnen und die darunter liegenden Unterordner sichtbar zu machen, klicken Sie diesen mit der linken Maustaste an. Wenn Sie einen neuen Hauptordner anlegen möchten oder einen bestehenden Hauptordner bearbeiten möchten, klicken Sie auf Neuer Hauptordner bzw. mit der rechten Maustaste auf den zu bearbeitenden Hauptordner. Hier können Sie die Bezeichnung für den neuen Hauptordner eingeben oder die eines bestehenden Ordners ändern. Mit einem Klick auf Speichern übernehmen Sie die Änderungen, mit Löschen entfernen Sie den Hauptordner sowie alle dazugehörigen Unterordner. Um einen neuen Unterordner anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den darüberliegenden Hauptordner. 314

315 8.7.4 Dokumentenvorlagen Die Erstellung und Verwendung von Dokumentenvorlagen wird detailliert im Kapitel 2 Dokumentenassistent erklärt Kommunikationsgruppen Ihre Kommunikationsaktionen können Sie, wie im Kapitel Kommunikation beschrieben, in Gruppen sortieren. Diese Gruppen werden unter Einstellungen Dokumentenverwaltung Kommunikationsgruppen angelegt und bearbeitet. Um eine neue Kommunikationsgruppe zu erstellen, klicken Sie auf Neue Gruppe. Geben Sie die Bezeichnung für die neue Kommunikationsgruppe ein und speichern Sie. Die Kommunikationsgruppe ist ab sofort in Ihren Kommunikationsaktionen verfügbar. 8.8 Mitgliederportal Eine ausführliche Anleitung zum Thema Mitgliederportal findet sich im Kapitel Spezialmodule 8.9 Veranstaltungsmanager Eine ausführliche Anleitung für die Nutzung des Veranstaltungsmanagers ist Kapitel Veranstaltungsmanager zu finden 8.10 Verbandsmeldungen BLSV Mithilfe der BLSV Verbandsmeldung können sie ganz bequem online die Meldungen für Ihre Vereinsabteilungen durchführen. In den folgenden Schritten wird Ihnen erläutert, wie Sie die Verbandsmeldung durchführen können. Derzeit ist die Meldung für den BLSV bereits implementiert. An Schnittstellen zu weiteren Verbänden arbeiten die SEWOBE derzeit. 315

316 Grundeinstellungen der Verbandsmeldung Als Erstes müssen die Grundeinstellungen für die Verbandsmeldung durchgeführt werden. Dies machen Sie wie folgt: Klicken Sie in der Hauptnavigation auf den Reiter Einstellungen / Grunddaten. Hier wählen Sie nun den Punkt Vereinsgrunddaten Stammdaten. Hier müssen nun die Stammdaten für den Verein und die Kontaktdaten eingegeben werden. So sieht eine komplett angegebene Vereinsstammdatei aus: 316

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318 Nachdem die Stammdaten nun angegeben wurden, können die nächsten Einstellungen durchgeführt werden. Hierfür müssen Sie nun auf den Reiter Einstellungen Grunddaten Vereinsgrunddaten / Verantwortliche klicken. Nun können Sie die Verantwortlichen für den Verein anlegen. Dies können Sie wie folgt durchführen. Nachdem Sie nun die Grundeinstellungen vorgenommen haben, können Sie die jeweiligen Abteilungen konfigurieren. Um zu erfahren, wie man eine Abteilung konfiguriert, lesen Sie bitte im Kapitel Vereinsabteilungen weiter. Wenn Sie die Konfiguration Ihrer Vereinsabteilungen fertiggestellt haben, müssen Sie noch Ihre BLSV Daten eintragen. Die Daten können Sie unter Einstellungen Verbandsmeldungen BLSV eintragen. In dem darauffolgenden Fenster müssen Sie nun Ihre BLSV Daten eintragen. 318

319 Nachdem Sie Ihre gesamten Daten eingetragen haben, können Sie im nächsten Schritt die Meldung durchführen BLSV Meldung durchführen Klicken Sie in der Hauptnavigation auf den Reiter Extras Verbandsmeldung durchführen. Im folgenden Fenster können Sie sich immer jeweils zuerst eine Vorschau der Funktion anzeigen lassen Individuelle Datenfelder Häufig müssen zu den Standard-Datenfeldern neue zusätzliche Datenfelder angelegt werden, um diverse Eigenschaften Ihrer Mitglieder zu erfassen. Es gibt folgende Datentypen: - Adressverlinkung: Stellt eine Verknüpfung zu einem anderen Kontakt her. Der verknüpfte Kontakt kann mit einem Klick geöffnet werden. 319

320 - Beschriftungsfeld: Dies ist ein Textfeld, welches nicht bearbeitet werden kann und Layout-Zwecken dient. - Checkbox: Eine Checkbox ist ein digitales Datenfeld und kann den Wert 0 (nicht angekreuzt) und 1 (angekreuzt) enthalten. - Datum: In dieses Feld kann nur ein Datum eingetragen werden. - Ganzzahl: In dieses Feld können nur ganze Zahlen eingetragen werden. - Kommazahl: In dieses Feld können ganze und Dezimalzahlen eingetragen werden. - Listbox: Ein Dropdown-Feld, aus dem genau ein Wert aus einer Liste von vorgegebenen Werten ausgewählt werden kann. - Memo: Ein mehrzeiliges Textfeld (z.b. Kommentarfeld) - Textfeld: Ein einzeiliges Textfeld mit einer eigens definierten maximalen Länge. - Zuweisungsliste: Ähnlich der Listbox, nur können hier aus einer Liste von verfügbaren Werten mehrere ausgewählt werden Standardlisten Häufig kommt es vor, dass Sie den Datentyp Listbox oder Zuweisungsliste verwenden. Diese Feldtypen müssen von Ihnen vorab mit Werten bestückt werden. Um die Bestückung mit Werten einfacher zu machen, werden sog. Standardlisten verwendet. Um eine neue Standardliste zu erstellen, navigieren Sie zu Einstellungen indiv. Datenfelder Standardlisten und klicken Sie dort auf Neuer Listentyp. Geben Sie anschließend eine Bezeichnung für die neue Standardliste ein, z.b. Beruf. Anschließend klicken Sie auf Datensätze bearbeiten um der Liste neue Werte hinzuzufügen. Klicken Sie auf der rechten Seite auf Neuen Datensatz um einen neuen Wert zu hinterlegen. 320

321 In diesem Beispiel haben wir den Wert Elektriker zu der Liste der Berufe hinzugefügt. In unserem Handbuch beschreiben wir Ihnen die Anlage von neuen Reitern und Feldern für die Masken: Adressen / Ansprechpartner und Kunde/Mitglied. Bevor Sie neue indiv. Felder anlegen, müssen Sie sich überlegen, ob die in dem neuen Datenfeld erfassten Daten auf die Mitgliedschaft des Kontakts bezogen sind, auf die ggf. einzelnen Adressen eines Kontaktes oder auf die Person(en) innerhalb eines Kontaktes. Bei der Anlage eines Reiters bzw. einer Maskenerweiterung müssen Sie deshalb vorher wissen, in welcher Maske diese Felder angelegt werden sollen. - Adresse: Adressbezogene Daten - Ansprechpartner: Kontaktbezogene Daten - Kunde/Mitglied: Auf die Mitgliedschaft bezogene Daten (Unterschied zu Adresse: Hat ein Kontakt mehrere Adressen, so könnten in der Maske Kunde/Mitglied Daten erfasst werden, die für alle Adressen gleichermaßen gültig sind. In der Maske Adresse wären diese für jede der alternativen Adressen unterschiedlich) Neue Reiter anlegen Um die neuen Datenfelder in einem gesonderten Reiter zu erfassen, navigieren Sie zuerst zu Einstellungen indiv. Datenfelder indiv. Datenfelder und klicken Sie dort auf Neuen Reiter anlegen. Hier muss eine Bezeichnung für den Reiter eingegeben werden, sowie eine Maske ausgewählt werden. 321

322 Maske: Adresse Privatkontakte 322

323 Maske: Adresse Firmenkontakte 323

324 Maske: Ansprechpartner: Privatkontakte 324

325 Maske: Ansprechpartner Firmenkontakte 325

326 Maske: Finanzdaten Privat- und Firmenkontakte, unter Finanzdaten Mitgliedsdaten 326

327 Maskenerweiterungen Um die neuen Reiter mit indiv. Feldern zu bestücken, müssen nun die entsprechenden Maskenerweiterungen angelegt werden. Eine neue Maskenerweiterung erfordert vorerst auch die Wahl der entsprechenden Maske. Klicken Sie zum Anlegen einer neuen Maskenerweiterung auf Neue Maskenerweiterung anlegen. (Beispiel: Anlage einer Maskenerweiterung + indiv. Felder in der Maske Adresse ). Nummer Feldbeschreibung 1 Maske Legen Sie zuerst fest, um welche Art von Maskenerweiterung es sich handelt. Den zugehörigen Reiter können Sie nach dem ersten Abspeichern festlegen. 2 Bezeichnung Tragen Sie eine interne Bezeichnung für die Maskenerweiterung ein. 3 Sortierung Befinden sich in einem Reiter mehrere Maskenerweiterung, dann werden diese nach diesem Sortierfeld sortiert. 4 Positionierung Die Positionierung relativ zum letzten Element bedeutet, dass die Maskenerweiterung direkt unter der letzten Maske beginnt. Wählen Sie 327

328 Feste Koordinaten, dann beginnt diese Maske an den X und Y Koordinaten, welche Sie unter (5) eintragen. 5 Koordinaten X und Y Koordinaten in Pixel. Gibt die Position der oberen linken Ecke der Maskenerweiterung an. 6 Größe Gibt die Breite und die Höhe der Maskenerweiterung in Pixel an. 7 - Hintergrund Wählen Sie hier eine Hintergrundfarbe für die neue Maske. In diesem Bild sehen Sie, wie man sich eine Maske vor der Erstellung in etwa vorstellen kann. Wir möchten eine Maske erstellen, die ca. 500 Pixel breit und 400 Pixel hoch ist Hintergrundfarbe orange. Diese befüllen wir später mit indiv. Datenfeldern. Nachdem Sie auf Speichern geklickt haben, können Sie diese Maskenerweiterung noch dem Reiter Reiter: Adresse zuordnen. Unser Reiter sieht nach dem Speichern der Maskenerweiterung wie folgt aus: 328

329 Nun möchten wir diesen Reiter mit individuellen Datenfeldern bestücken. Um ein neues Datenfeld innerhalb einer Maskenerweiterung anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Maskenerweiterung. 329

330 Es öffnet sich die Maske zur Neuanlage eines indiv. Datenfeldes. Wählen Sie vorerst den Feldtyp aus der Dropdownliste aus. Je nach gewähltem Datentyp ändert sich die Eingabemaske. Folgende Einstellungsmöglichkeiten sind bei allen indiv. Datenfeldern identisch: 330

331 Nummer Feldbeschreibung 1 Interne Feld-Nr Die interne Feld-Nummer wird nach dem Abspeichern automatisch vergeben. Die Feldnummer benötigen Sie, um dieses Feld in Dokumentenvorlagen ausgeben zu können. 2 Feldtyp Wählen Sie hier den Feldtyp aus der Liste aus. 3 Bezeichnung Geben Sie eine Bezeichnung für das Datenfeld ein 4 Vorschlagswert Ein Vorschlagswert muss nicht eingegeben werden. Ein Vorschlagswert kann bei folgenden Feldtypen eingegeben werden, um das Feld vorab mit einem Wert zu bestücken: - Checkbox: Vorschlagswert 1 oder 0, um die Checkbox standardmäßig zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. - Datum: Vorschlagswert nur im Format JJJJ-MM-TT eingeben, z.b Ganzzahl: Hier kann eine Ganzzahl als Vorschlagswert eingetragen werden - Kommazahl: Hier kann eine Kommazahl als Vorschlagswert eingetragen werden - Textfeld: Hier kann ein Text als Standardwert hinterlegt werden. Vorsicht: Ein falscher Vorschlagswert kann dazu führen, dass das Abspeichern der Felder in dieser Maske unmöglich wird und zu einer Fehlermeldung führt! 5 Pflichtfeld Geben Sie an, ob die Befüllung dieses Feldes eine Pflicht-Bedingung zum Speichern der in dieser Maske eingegebenen Daten ist. 6 Sortierung / Zeile Sortiert die Datenfelder über- bzw. nebeneinander. Die Sortierung gibt die Position innerhalb der Zeile von links nach rechts an, die Zeile gibt die Zeile von oben nach unten an. 7 Auswertungen - Bei Suche berücksichtigen: Bei Textfeldern in der Adressmaske kann dieses Feld suchbar gemacht werden. Geben Sie einen Wert ein, der in diesem Feld steht, wird der Kontakt gefunden. - Bei Auswertung berücksichtigen: Legen Sie fest, ob dieses Feld mit dem Auswertungsassistent ausgewertet werden kann 331

332 Feldtyp-spezifische Einstellungen: Listbox / Zuweisungsliste: Bzw. Anzahl der Zeilen Ursprung der Feldinhalte Feste Werte Gibt die Anzahl der Zeilen ein, mit denen das Feld später dargestellt wird. Sinnvolle Einstellungen wären bei Listboxen 0 und bei Zuweisunglisten 4 5. Legen Sie die Inhalte dieser Listbox selber fest, oder verwenden Sie eine selber erstellte Standardliste. Wenn Sie Feste Werte wählen, müssen Sie die Feldinhalte selber festlegen. Geben Sie die möglichen Werte wie oben angezeigt ein, z.b. 1~Arzt 2~Anwalt 3~Elektriker etc.. Wichtig: Eine nachträgliche Änderung der Listbox sollte lediglich auf die Art durchgeführt werden, das neue Felder angehängt werden. Das Einfügen neuer Felder zwischen bereits bestehende und die Veränderung der Zuordnungen ist nicht zu empfehlen, da es dann bspw. bei bestehenden Auswertungen zu Problemen kommen kann. 332

333 Standardliste Wenn Sie die Werte aus einer selbst erstellten Standardliste übernehmen möchten, dann wählen Sie zu verwendende Standardliste aus. Memo-Feld: Gibt die Höhe des mehrzeiligen Textfeldes an. Textfeld: Feldgröße Maximale Länge Gibt an, wie breit das Feld in der Maskenerweiterung angezeigt wird Legt fest, wie viele Zeichen maximal in das indiv. Feld eingetragen werden dürfen. Nun legen wir drei individuelle Datenfelder an. Eine Checkbox, ein Textfeld und eine Listbox. Checkbox Textfeld: 333

334 Listbox: 334

335 Nach der Anlage dieser drei Felder sieht unsere Maskenerweiterung in unserem neuen Reiter so aus: Gerne sind wir Ihnen bei der Anlage von individuellen Datenfeldern behilflich. Bitte wenden Sie sich an unser Supportteam unter 8.12 Unsere Spezialmodule Da es sich bei den Spezialmodulen teilweise um sehr umfangreiche Programmbestandteile handelt, finden Sie die Erläuterung dieser Module im eigens angelegten Kapitel Spezialmodule. 335

336 8.13 Systemparameter Der VereinsMANAGER verfügt über zahlreiche zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten. Wir haben Ihnen nachfolgend eine Übersicht aller vorhandenen Systemparameter zusammengestellt, welche Sie im System hinzufügen bzw. bearbeiten können. Bevor Sie einen Systemparameter ändern, müssen Sie sich der Funktionen im Klaren sein. Im Zweifel nehmen Sie lieber Kontakt mit einem Supportmitarbeiter auf. ADRESSE_FA_PH(1-4) Fügt die Google-Maps bzw. Telefonbuch- Suche zur Ansicht eines Firmenkontaktes hinzu : Google-Maps - 101: Telefonbuch.de ADRESSE_PV_PH(1-4) Fügt die Google-Maps bzw. Telefonbuch- Suche zur Ansicht eines Privatkontaktes hinzu : Google-Maps - 101: Telefonbuch.de ADRESSE_NEW_PH(1-4) Fügt die Google-Maps bzw. Telefonbuch- Suche zur Maske für die Neuanlage eines Kontakts hinzu : Google-Maps - 101: Telefonbuch.de ADRESSE_DEAKTIVATE_PLZ CRM_AFTER_MAKE_NOTIZ DTA_SAMMEL MAHNUNG_VEREINEN MAKE_STORNO_GUTSCHRIFT RECHNUNG_DEAKTIVATE_ OFFENEPOSTEN Ist der Wert 1 gesetzt, wird keine automatische PLZ- Vervollständigung durchgeführt. Benutzer für Wiedervorlagen nach Versand einer Kommunikationsaktion mit Funktionsaufruf: Nach dem Versand: Notiz anlegen Ist der Wert 1 gesetzt, werden alle noch nicht abgebuchten Rechnungen eines Kontaktes in einer Lastschrift-Buchung vereint. Ist der Wert 1 gesetzt, wird für einen Vorgang mit unterschiedlichen Fälligkeiten eine Rechnung erstellt. Sofern 1, wird automatisch bei einem Storno ein Gutschriftsdokument angelegt, anstatt nur die Stornobuchung anzulegen. Ist der Wert 1 gesetzt, wird keine offene Postenliste an eine Rechnung angefügt. RECHNUNG_MAHNUNG_PUFFER Anzahl von Tagen, welche als Puffer zum Zahlungsziel bis Mahnungslauf gegeben sind. 336

337 SHOW_OFFENE_RUECKLAST START_NR ZAHLBEDINGUNG_ANONYM Sofern 1, wird in der offenen Postenliste auch die Rücklastschriftgebühr zum offenen Rechnungsbetrag addiert. Erste Kunden-/Mitgliedsnummer Sofern auf 1 gesetzt, werden die auf einer Rechnung angedruckten Kontodaten des Kunden/Mitglieds teilweise anonymisiert Passwort ändern Sie können Ihr eigenes Zugangspasswort ändern, indem Sie unter Einstellungen Passwort ändern ihr altes Passwort eingeben und ihr neues Passwort doppelt zur Bestätigung eingeben. Bitte bedenken Sie, dass Ihr neues Passwort mindestens 8 Stellen lang sein muss und nur aus den Zeichen A-Z, a-z, 0-9 sowie. - +, bestehen darf. Bei Ihrem nächsten Login müssen Sie ihr neues Passwort verwenden. 9 Mobiler Zugang Mit Ihrem Smartphone können Sie unterwegs auf Ihre Kontakte und deren Dokumente zugreifen. Eine Änderung der Adressdaten über die Smartphone-Schnittstelle ist derzeit aus Sicherheitsgründen nicht möglich. Um sich mit Ihrem Handy einzuloggen, öffnen Sie folgende URL mit Ihrem Smartphone- Browser: https://serverxx.der-moderne-verein.de/mobile XX ist jeweils durch Ihren Server zu ersetzen, z.b. https://server107.der-moderne-verein.de/mobile 337

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339 Melden Sie sich mit Ihren üblichen Zugangsdaten an. Es erscheint die Suchmaske: Wenn Sie einen Kontakt öffnen möchten, klicken Sie einfach auf den Namen in den Suchtreffern. Es öffnet sich danach der Kontakt und seine Kontaktdaten wie Handynummer, Telefonnummer, adresse, etc. (rechte Abbildung). 339

340 Auch Dokumente und offene Posten eines Kontaktes können dargestellt werden. Klicken Sie hierzu links auf das Dokumenten- bzw. Finanzsymbol. Abb. links: Dokumente des Kontaktes. Mit einem Klick auf die Bezeichnung öffnet sich das Dokument. Wenn Ihr Handy den Download bzw. die Anzeige des entsprechenden Dokumententyps unterstützt, können Sie das Dokument im Browser anzeigen. Abb. rechts: Summiert die offenen Posten des Kontakts und listet die offenen Rechnungen auf 340

341 10 Veranstaltungsmanager Der Veranstaltungsmanager bietet Ihnen die Möglichkeit, verschiedenste Arten von Veranstaltungen zu organisieren und zu verwalten. Dabei spielt es keine Rolle ob es sich um eine Vorstandversammlung mit wenigen Teilnehmern oder um das jährliche Sommerfest mit tausenden potentiellen Gästen handelt Grundeinstellungen Vor der Nutzung des Veranstaltungsmanagers sind zunächst einige Grundeinstellungen unter Einstellungen Veranstaltungsmanager vorzunehmen Grunddaten Auf der nächsten Seite findet sich ein Screenshot der Grunddatenmaske. Aus Platzgründen muss der Screenshot aufgeteilt werden.

342 1 Zahlart Optionen Legen Sie fest, welche Zahlungsarten den Teilnehmern an kostenpflichtigen Veranstaltungen zur Verfügung stehen sollen und welche Gebühren für die jeweilige Zahlungsart anfallen sollen. 342

343 2 Anzeige / Import Optionen - Import-Hauptkategorie Für öffentlich zugängliche Veranstaltungen können Sie hier festlegen, in welche Kategorie die Veranstaltungsteilnehmer, die bisher noch nicht im VereinsMANAGER angelegt sind, eingeordnet werden sollen. - Dokumentenhaupt-/unterkategorie Wählen Sie aus, in welcher Haupt- und Unterkategorie Karten für Veranstaltungen abgelegt werden sollen. - Anzeigemodus Legen Sie fest, wie Veranstaltungen im Manager angezeigt werden sollen: Sie haben die Wahl zwischen Liste und Kalender. Dies stellt lediglich die Standardeinstellung dar. Im Veranstaltungsmanager haben Sie Möglichkeit zwischen Kalender- und Listenansicht zu wechseln. - Tages-Start/End-Zeit Beginn und Ende eines Veranstaltungstages im Vereinsmanager kann hier gewählt werden. Daran bemisst sich auch die Ansicht des Kalenders. 3 Kartenversand per Beim Kartenversand per konfigurieren Sie hier Absender, Mailadresse, Betreff und Text der , mit der die bestellten Karten versendet werden. 1 HMTL-/CSS- Datei Laden Sie hier eine HTML- und CSS-Datei hoch. Damit legen Sie fest, wie Veranstaltungen auf Ihrer Homepage oder nach Aufruf des Einladungslinks dargestellt werden. Damit können Sie das Veranstaltungsmodul z.b. an die Optik Ihrer Webseite anpassen. 343

344 Sollten Sie hierzu Fragen haben, wenden Sie sich an den SEWOBE- Kundensupport. 2 Bestell-Limit Legen Sie fest, wie viele Karten von einer Person pro Kategorie und Bestellvorgang maximal bestellt werden können. Auch hier handelt es sich lediglich um Vorschlagswerte, die anschließend bei den jeweiligen Veranstaltungen noch angepasst werden können. 3 Erfassung Teilnehmer Wenn die Teilnehmer einer Veranstaltung nicht erfasst werden sollen, wählen Sie hier Nein 4 Hinweistext Hier habe Sie die Möglichkeit einen Hinweistext zu definieren, der bei Bestellungen angezeigt werde soll, wenn für die Bestellung keine Zahlungsdaten angefordert werden. 344

345 1 AGB und Widerrufsbelehrung 2 - Link zu den Veranstaltungen Laden Sie hier Allgemeine Geschäftsbedingungen und eine Widerrufsbelehrung für die Veranstaltungen hoch, die dann auf Ihrer Homepage zu sehen sind. Hier wird Ihnen der Link zu den Veranstaltungen im öffentlichen Bereich angezeigt 345

346 3 - Anmeldung aktiv 4 - Registrierung aktiv Hier können Sie einstellen, ob die Anmeldung im öffentlichen Bereich nicht erlaubt, erlaubt und notwendig ist. Ist die Einstellung auf erlaubt oder notwendig gesetzt, wird im öffentlichen Bereich die Loginmaske angezeigt und der Benutzer kann sich mit seinen Zugangsdaten für das Kundenportal anmelden. Hier können Sie einstellen, ob die Registrierung im öffentlichen Bereich nicht erlaubt oder erlaubt ist. Ist die Einstellung auf erlaubt gesetzt, wird im öffentlichen Bereich die Registrierungsoption angezeigt, der Benutzer kann sich mit seinen Daten registrieren und erhält die Zugangsdaten zur Anmeldung für das Kundenportal per . Bei einer erfolgreichen Registrierung wird der Benutzer gleich als neuer Kontakt im System angelegt. 5 Anzeigemodus Sie haben die Wahl, ob die verschiedenen Veranstaltungen auf Ihrer Homepage in Kalender- oder Listenform dargestellt werden sollen 6 - Adressdaten Hier können Sie festlegen, welche Kontaktdaten bei der Bestellung anzugeben sind 346

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348 1 Optionen Portal Hier haben Sie wiederum die Möglichkeit, Allgemeine Geschäftsbedingungen und eine Widerrufsbelehrung hochzuladen sowie einen Anzeigemodus zu wählen. Dies gilt in diesem Fall allerdings lediglich für das nicht-öffentliche Mitgliederportal 2 Bestell- und Benutzerbestätigung 3 Bestätigungs Damit eine Bestellbestätigung versendet wird, wählen Sie hier Ja. Ist die Einstellung bei der Benutzerbestätigung auf "Ja" gesetzt, erhält der Benutzer zusätzlich eine , in welcher er seine Bestellung zuerst noch bestätigen muss. Konfigurieren Sie Absender, Betreff und Text der Bestellbestätigungs . Zusätzlich können Sie festlegen, ob der AGB und eine Widerrufsbelehrung angehängt werden soll. 4 - Speichern Abschließend müssen Sie die eingetragenen Daten noch speichern Kategorien Da mit dem Veranstaltungsmanager beliebig viele Veranstaltungen erstellt werden können, kann es hilfreich sein, die verschiedenen Veranstaltungen aus Gründen der Übersicht zu gruppieren. Dafür klicken Sie einfach auf den Button Neue Kategorie und wählen eine Bezeichnung. Bei der Erstellung einer Veranstaltung haben Sie dann die Möglichkeit, diese einer zuvor festgelegten Kategorie zuzuordnen. Zu der Kategorie können Sie noch eine Beschreibung und ein Bild hochladen, welches dann im öffentlichen und geschlossenen Bereich bei der Auswahl der Kategorie angezeigt wird Kostenarten Hier können Sie verschiedene Kostenarten anlegen, die später bei den Veranstaltungen anfallen. Werden beispielsweise Getränke benötigt, kann hier zunächst Getränke als Kostenart eingetragen werden. Eine genaue Bezeichnung der Getränke (z.b. Alkoholfreie Getränke, Wein, etc.) wird dann bei der Anlage von Kosten eingetragen (siehe dazu Kapitel Kosten) Ressourcen Besitzt der Veranstalter mehrere Veranstaltungsorte, so können diese hier eingetragen werden. So kann die Belegung von Sporthallen, Sportplätzen oder Konzertsälen verwaltet werden. 348

349 Zunächst wird eine Ressourcenart ausgewählt, beispielsweise Sportplätze. Anschließend können nun einzelne Ressourcen hinzugefügt werden, z.b. Tennisplatz 1, Tennisplatz 2, Fußball Kleinfeld, etc Veranstaltungen erstellen Nach der Konfiguration der Grunddaten könne Veranstaltungen im Reiter Extras Rubrik Veranstaltungsmanager Veranstaltungen erstellt werden. Zunächst öffnet sich folgende Maske: Mit einem Klick auf Veranstaltung anlegen (Neu) legen Sie eine neue Veranstaltung an. Ausserdem haben Sie über den Button Veranstaltung anlegen (Kopie) die Möglichkeit, sofern schon Veranstaltungen vorhanden sind, eine neue Veranstaltung als Kopie einer alten Veranstaltung anzulegen. Dies kann Ihnen sehr viel Mühe bei der Konfiguration der Veranstaltung ersparen, wenn es sich um identische oder sehr ähnliche Veranstaltungen handelt. Sollten Sie bereits Veranstaltungen erstellt haben, werden Ihnen diese hier ebenfalls angezeigt. Über die Auswahlfelder Von, Bis und Anzeige können Sie die Anzeige auf einen bestimmten Zeitraum eingrenzen und die Art der Darstellung im Veranstaltungsmodul wählen Grunddaten der Veranstaltung Auf der nächsten Seite sehen Sie die Maske, die sich bei der Anlage einer neuen Veranstaltung öffnet: 349

350 1 - Grunddaten Hier wählen Sie die Kategorie und tragen die Grunddaten der Veranstaltung ein 2 Mehrfachtermin Es besteht die Möglichkeit, Mehrfachtermine anzulegen. Über einen Klick auf erfassen / bearbeiten öffnet sich eine Konfigurationsmaske, in der die einzelnen Termine der Veranstaltung über werden können. angelegt 350

351 1 Abrechnung - Fakturierung und Fakturierungstyp Wenn es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung handelt, wählen Sie bei Fakturierung Ja Beim Fakturierungstyp können Sie den Geschäftsbereich wählen, dem die Veranstaltung zugeordnet werden soll - Konto, Kostenstelle, Steuerschlüssel Hier tragen Sie die Buchhaltungsdaten ein, für die die Veranstaltung relevant ist 2 Adresslisten und Druckmodus - Buchungsstatus: gibt an ob die Karten bestellbar sind - Adressliste Besteller Ordnen Sie die Besteller bei Bedarf einer bestehenden oder neu anzulegenden Adressliste zu - Adressliste Teilnehmer Ordnen Sie die Teilnehmer bei Bedarf einer bestehenden oder neu anzulegenden Adressliste zu - Druckmodus Legen Sie fest, welches Format die Veranstaltungskarten haben sollen 351

352 1 Bestellzusatz - Bestellzusatz Bestellzusätze können verwendet werden um weitere Daten oder Wünsche des Bestellers abzufragen. Wenn beispielsweise bei einer Veranstaltung zwei Essensmenüs zur Auswahl stehen, kann der Besteller sich für eines entscheiden. - Bestellzusatz-Liste aktiv Gibt es eine Standardliste, aus der der Besteller auswählen soll, wählen Sie hier die entsprechende Standardliste. - Listenwerte eindeutig: - Bestellzusatz-Text aktiv: zusätzliches Textfeld für den Besteller, für Kommentare, Wünsche etc. 352

353 1 Einladungsverwaltung - Link zur Internetseite: Wenn für Ihre Veranstaltung ein eigener Internetauftritt oder eine eigene Seite auf Ihrer Homepage eingerichtet wurde, tragen Sie hier den Link zur Internetseite ein - Kommunikationsaktion: Wählen Sie die Kommunikationsaktion aus, die für Einladungen verwendet werden soll. Die gewünschte Aktion muss im Vorfeld im Reiter Kommunikation im VereinsMANAGER angelegt werden. - Etikettenformat: 353

354 Hier wählen das Etikettenformat für den PDF- Einladungsversand aus. Das Etikett muss im Vorfeld in der PDF-Konfiguration des VereinsMANAGERs angelegt werden. 2 Anzeige - Anzeigefarbe im Kalender: Hier können Sie eine Farbe wählen für die Darstellung der Veranstaltung im Veranstaltungskalender - Rechte: Hier können Sie die Benutzergruppen zu teilen, welche die Berechtigungen haben sollen, die Veranstaltung zu verwalten. 3 Anzeige Portal/Homepage Legen Sie die Sichtbarkeit der Veranstaltung im Mitgliederportal und der Homepage fest. Wenn die Veranstaltung sichtbar geschalten wird, erscheinen zwei neue Auswahlfelder in denen der Anzeigezeitraum für die Listen- Ansicht bzw. Kalender-Ansicht beschränkt werden kann. 4 - Dateien Hier können Wegbeschreibungen, Logos für die Veranstaltung und Bilder hochgeladen werden Abschließend müssen die eingetragenen Daten noch gespeichert werden. Nun öffnen sich weitere Reiter zur Konfiguration der Veranstaltung: Karten Im Reiter Karten können verschiedene Kartenkategorien für die Veranstaltung angelegt werden. Mit einem Klick auf den Button Neue Karten erscheint folgende Maske in einem neuen Fenster: 354

355 Hier muss eine Bezeichnung für die Kartenkategorie und die verfügbare Anzahl festgelegt werden. Außerdem können die Karten als Festplatzkarten angelegt werden. Somit kann zum Beispiel die Belegung eines Kinosaales einfach verwaltet werden. Nach einem Klick auf speichern erscheint folgende Erweiterung der Maske: Nun klicken Sie auf und sehen, dass einige Eingabefelder hinzugefügt wurden: Jetzt kann ein Kartentyp für die vorher angelegte Kartenkategorie angelegt werden. Da die Maske sehr breit ist, wird der Screenshot aus Gründen der Sichtbarkeit in zwei Hälften aufgeteilt: 1. Hälfte der Eingabemaske: 355

356 1 - Bezeichnung Wählen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für diesen Kartentyp aus 2 Preiseinstellungen Sollen die Karten kostenpflichtig sein, kann hier ein Preis und bei Bedarf der Mehrwertsteuersatz angegeben werden 3 Bestelllimit Hier legen Sie fest, wie viele Karten eine Person maximal bestellen darf 4 Erfassung Teilnehmer Sollen die Teilnehmer erfasst werden, wählen Sie hier Ja aus 2. Hälfte der Eingabemaske: 1 Portal (geschlossener Bereich) 2 Homepage (öffentlicher Bereich) 3 Nur über Einladung bestellbar Sollen die Karten im Mitgliederportal zu bestellen sein, kann dies hier konfiguriert werden. Außerdem lässt sich optional die Dauer der Bestellmöglichkeit beschränken Sollen die Karten öffentlich bestellbar sein, kann dies hier konfiguriert werden. Außerdem lässt sich optional die Dauer der Bestellmöglichkeit beschränken Wenn die Karten nicht öffentlich verfügbar sein, sondern lediglich Personen zur Verfügung stehen sollen, die eine Einladung erhalten haben, so wählen Sie hier bitte Ja. Dadurch wird automatisch das Feld Bestellbar im öffentlichen und geschlossenen Bereich auf Nein gesetzt. Durch einen Klick auf speichern wird die Karte angelegt. Mit einem erneuten Klick auf können weitere Kartentypen angelegt werden. Zusammenfassung: Die Beispielveranstaltung, anhand der dieses Kapitel erstellt wurde ist das Herbstfest 2013 des Vereins TSV Musterstadt. Hierfür wurden zwei Kartenkategorien angelegt: Mitgliedskarten und Öffentliche Karten. In der Kartenkategorie Mitgliederkarten wurden die Karten Aktive Mitglieder und Passive Mitglieder erstellt. 356

357 In der Kartenkategorie Öffentliche Karten wurde die Karte Nichtmitglieder erstellt. Folgende Ansicht ergibt sich daher, wenn man nun erneut den Reiter Karten aufruft: Die Karten können noch nachträglich bearbeitet werden, indem die kleine Lupe( wird. ) angeklickt Verantwortlicher In diesem Reiter können Verantwortliche für Ihre Veranstaltung definiert werden. Wenn Sie den Veranstaltungsmanager beispielsweise zur Kursanmeldung Ihrer Mitglieder nutzen, kann hier der jeweilige Kursleiter angegeben werden. Dabei gibt es verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. Nach einem Klick auf Neuer Verantwortlicher öffnet sich folgende Maske: 1 Verantwortlicher Wählen Sie hier über einen Klick auf einen Verantwortlichen aus Ihrer Kontaktliste aus. Wurde ein Kontakt ausgewählt, können Sie dessen Daten über sich anzeigen lassen und bei Bedarf 357

358 über wieder löschen um einen anderen Verantwortlichen auszuwählen. 2 Portal (geschlossener Bereich) 3 Homepage (öffentlicher Bereich) Für das Portal gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten: - Soll der Verantwortliche auch als solcher in der Veranstaltungsansicht angezeigt werden? - Soll der Verantwortliche eine -Benachrichtigung erhalten, wenn eine Bestellung vorgenommen wird? - Soll der Verantwortliche die Teilnehmerliste für die Veranstaltung einsehen dürfen? Für die Webseite gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten: - Soll der Verantwortliche auch als solcher in der Veranstaltungsansicht angezeigt werden? - Soll der Verantwortliche eine -Benachrichtigung erhalten, wenn eine Bestellung vorgenommen wird? Einladungsverwaltung Da jetzt die verfügbaren Karten definiert sind, sollen diese natürlich auch an den Mann gebracht werden. Im Reiter Einladungsverwaltung findet sich (ausgehend von den zuvor erstellen Karten) folgende Maske: Mit einem Klick auf die Bezeichnung(z.B. Veranstaltung) oder die kleine Weltkugel dahinter ( ) wird die Maske erweitert: 358

359 Nun kann ein Einladungslink erstellt werden: Abhängig davon, in welcher Rubrik die kleine Weltkugel ( ) angeklickt wurde, werden unterschiedliche Einladungslinks für die unterschiedlichen Karten erstellt. 1 - Veranstaltung Hier sind sämtliche Karten für die Veranstaltung Herbstfest 2013 über den Einladungslink bestellbar 2 Mitgliedskarten Hier sind lediglich Karten aus der Kategorie Mitgliedskarten bestellbar, also die Karten Aktive Mitglieder und Passive Mitglieder 3 Aktive/Passive Mitglieder Durch einen Klick auf Aktive Mitglieder bzw. Passive Mitglieder werden Einladungslinks erzeugt, in denen lediglich die entsprechende Karte bestellt werden kann. Ein Aufruf des erzeugten Einladungslinks im Browser würde abhängig von den unter Einstellungen Veranstaltungsmanager Grunddaten hinterlegten HTML-/CSS-Dateien beispielsweise wie folgt aussehen: 359

360 Sie haben verschiedene Möglichkeiten den Einladungslink zu nutzen: 1.) Einbindung des Links per HTML-iFrame: Um den Link auf Ihrer Homepage in der oben gezeigten Form einzubinden, kann dieser per iframe Ihrer Homepage hinzugefügt werden. Allerdings sind dafür HTML-Kenntnisse erforderlich. Folgende HTML-Syntax stellt die Basis für die Einbindung des Links in Ihre Homepage dar: <iframe src=[der Einladungslink]> 360

361 2.) Versand von Einladungs- s: Um Mitglieder per einzuladen, müssen Sie zunächst eine Kommunikationsaktion im Reiter Kommunikation Serien- / Newsletter erstellen In dieser Kommunikationsaktion muss als Funktionsaufruf (Vor dem Versand) die Einstellung Einladungs-Schlüssel + Daten setzen gewählt werden. Nun kann eine Einladungsmail im WYSIWYG-Editor erstellt werden. Wichtig ist, dass die den Einladungslink enthält, damit die eingeladenen Kontakte sich auch zu Ihrer Veranstaltung anmelden können. Der zu verwendende Platzhalter für den Einladungslink ist [EINLADUNGSLINK]. Da der Link recht lang ist und nicht sonderlich schön aussieht, ist es zu empfehlen, diesen per HTML einzubinden. Dafür muss im Editor auf den Button Quellcode geklickt werden. Nun kann der Link mit folgender Syntax eingebunden werden: <a href= [EINLADUNGSLINK] >Text der angezeigt werden soll(z.b.: Hier geht s zur Anmeldung)</a> Es können noch zahlreiche weitere Platzhalter für die anmeldung verwendet werden. Eine Liste aller Platzhalter für den Veranstaltungsmanager findet sich am Ende dieses Kapitels oder im separaten Platzhalterkapitel Beachten Sie: Die Versendung der Einladungs muss über das Veranstaltungsmodul und nicht über das Kommunikationsmodul erfolgen. Dies wird folgendermaßen durchgeführt: 361

362 1 Kommunikationsaktion 2 Kontakte hinzufügen 3 Einladungen versenden Wählen Sie hier die Kommunikationsaktion aus, die für den Einladungsversand verwendet werden soll. Standardmäßig ist hier die im Vorfeld definierte Kommunikationsaktion ausgewählt Fügen Sie über einen Klick auf diesen Button die einzuladenden Kontakte zum Verteiler hinzu. Es öffnet sich ein neues Fenster mit den gewohnten Filtereinstellungen. Mit einem Klick auf diesen Button werden die Einladungs s an die ausgewählten Kontakte versendet 4 Kontakte löschen Wurden Kontakte fälschlicherweise hinzugefügt, können diese mit einem Klick auf diesen Button wieder aus dem Verteiler entfernt werden. Es werden nur markierte Kontakte entfernt (nur wenn an den Kontakt noch keine versendet wurde). 5 Filter Über die Filtereinstellungen haben Sie die Möglichkeit, die Ansicht des Mailverteilers anzupassen. Es gibt folgende Filtereinstellungen: - Alle versendeten - Alle geöffneten - Alle bestätigten - Alle nicht versendeten - Alle nicht geöffneten - Alle nicht bestätigten Die Einstellungsmöglichkeiten sind in dieser Maske doppelt vorhanden, damit bei vielen Kontakten im Mailverteiler sowohl oben als auch unten die verschieden Funktionen ausgewählt werden können. Dies verhindert ständiges herumscrollen in der Kontaktliste. Ein Eintrag in der Einladungsliste sieht folgendermaßen aus: Über das kann der Kontakt aus Einladungsliste wieder entfernt werden. Sollen mehrere Kontakte auf entfernt werden kann dies auch gesammelt über die weiter oben erläuterten Einstellungsmöglichkeiten durchgeführt werden. Über das kann für den Kontakt manuell die Bestellung durchgeführt werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn der Eingeladene die Bestellung nicht selbst über einen Klick auf den Einladungslink in der durchführt aber z.b. telefonisch seine Teilnahme zusagt. 362

363 3.) Versand von persönlichen PDF-Einladungen Es besteht ebenso die Möglichkeit, die Karten als PDF-Datei zu erstellen und anschließend auszudrucken. Dafür müssen zunächst Format und Layout der Karte in der PDF-Konfiguration der Dokumentenverwaltung im Reiter Etiketten/Karten angepasst werden. Die Platzhalter die dort verwendet werden dürfen sind am Ende dieses Kapitels sowie im separaten Platzhalterkapitel zu finden. Nach der Konfiguration der Karten können Sie die entsprechenden Empfänger im Reiter Persönliche PDF-Einladung auswählen und die Karten erstellen Ressourcen Im Reiter Ressourcen kann die Veranstaltung einer oder mehreren in den Grundeinstellungen definierten Ressourcen zugeordnet werden und die betroffene Ressource belegt werden. Über einen Klick auf den Button Neue Ressourcen-Belegung öffnet sich folgende Maske: 1 Ressourcenart /Ressource Wählen Sie zunächst die Ressourcenart und die entsprechende Ressource aus. 2 Bezeichnung Geben Sie eine Bezeichnung für den Grund der Belegung an. Zusätzlich können Sie noch eine genauere Beschreibung hinzufügen. 363

364 3 - Einzeltermine von Veranstaltung übernehmen Wurde bei einer Veranstaltung Mehrfachtermine hinterlegt, kann hier die automatische Übernahme dieser Einzeltermine mit der Auswahl "Ja" veranlasst werden. 4 - Zeitraum Grenzen Sie zuletzt den Zeitraum der Belegung ein. Die Standardeinstellung entspricht dem Beginn bzw. Ende der Veranstaltung, dies kann aber wie gewünscht angepasst werden. Es können natürlich auch mehrere Ressourcen zeitgleich belegt werden Kosten Im Reiter Kosten können verschiedene Kosten, die bei der Veranstaltung entstehen definiert und abgerechnet werden. Mit einem Klick auf den Button Neue Kosten öffnet sich folgende Maske: 1 Kostenart/ Bezeichnung Wählen Sie hier die Kostenart aus und tragen Sie eine Bezeichnung für die speziellen Kosten ein. 2 Begünstigter Wählen Sie hier den Begünstigten aus. Bei einer Getränkelieferung dann beispielsweise der Lieferant. Dieser muss in Ihrem Manager als Kontakt sein. 364

365 3 Preis/Mwst. Tragen Sie hier die Höhe der Kosten und den evtl. anfallenden Mehrwertsteuersatz ein. Beachten Sie, das der eingetragene Preis ein Bruttopreis ist. 4 - Beschreibung Für eine genauere Bezeichnung der Kosten haben Sie hier die Möglichkeit, eine detaillierte Beschreibung zu verfassen. Anschließend können die eingetragenen Kostenpositionen ausgewählt und über einen Klick auf den Button Auswahl abrechnen abgerechnet werden. Die Kosten werden als Gutschrift für den jeweiligen Begünstigten abgerechnet Bestellungen Im Reiter Bestellungen ist folgende Maske zu finden: Sind Bestellungen über die Einladungslinks abgesendet worden, so erscheinen diese im Reiter Import Bestellungen. Da beim Bestellvorgang Kontaktdaten angegeben werden, überprüft der Veranstaltungsmanager, ob die angegeben Daten in der Datenbank schon vorhanden sind. Dabei schlägt das Veranstaltungsmodul bei Übereinstimmung einen Kontakt vor, dem die Bestellung dann zugeordnet wird. Alternativ kann auch ein neuer Kontakt angelegt sowie die Bestellung übersprungen oder verworfen werden. Wird der gewählte Kontakt nun importiert, erscheint er im Reiter Bestellungen(nicht fakturiert)(aus Platzgründen wird der Screenshot in der Mitte aufgeteilt): 365

366 (linker Maskenteil) (rechter Maskenteil) Hier werden die bestellten Karten abgerechnet, sofern es sich um eine Veranstaltung mit Fakturierung handelt. Dies geschieht entweder einzeln pro Besteller über den Button oder gesammelt für alle mit einem Haken versehenen Besteller durch einen Klick auf den Button Auswahl abrechnen. Nach Abrechnung der Bestellung wird die PDF-Rechnung für die einzelnen Kontakte erzeugt. Der Besteller wird nun im Reiter Bestellungen(fakturiert) sowie in der Rechnungsliste angezeigt. Zusätzlich haben Sie folgende Aktionsmöglichkeiten: - Auswahl invertieren - Auswahl Besteller zu Kommunikationsaktion hinzufügen(mit anschließender Auswahlmöglichkeit der Kommunikationsaktion) - Auswahl Besteller zu Adressliste hinzufügen - Auswahl Teilnehmer zu Kommunikationsaktion hinzufügen(mit anschließender Auswahlmöglichkeit der Kommunikationsaktion) - Auswahl Teilnehmer zu Adressliste hinzufügen - Teilnehmerliste drucken Es ist zu beachten, dass der Besteller nicht identisch mit dem Teilnehmer sein muss. 366

367 Bestellt zum Beispiel eine Person 5 Karten für sich und seine Familie, so ist er zwar der Besteller der Karten, Teilnehmer sind aber einmal er und die restlichen 4 Familienmitglieder. Im Reiter Bestellungen(fakturiert) werden Ihnen alle Bestellungen angezeigt, für die bereits eine Rechnung geschrieben wurde. Die Anzeige kann nach verschiedenen Kriterien angepasst werden: Hier können nun auch die im Vorfeld konfigurierten PDF-Veranstaltungskarten für die Teilnehmer erstellt werden Manuelle Bestellerfassung In diesem Reiter können manuelle Bestellungen durchgeführt werden. Hierzu öffnet sich durch einen Klick auf Besteller suchen Ihre Kontaktliste. Dort können Sie die gewünschten Kontakte auswählen und entsprechend die Bestellungen durchführen. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, Besteller aus einer anderen Veranstaltung zu übernehmen. Wählen Sie dafür die entsprechende Aktion und die Veranstaltung, von der die Besteller übernommen werden sollen Stornierung von Bestellungen In der Rechnungsliste besteht die Möglichkeit, Bestellungen zu stornieren. Klickt man auf bei einem der Kontakte, so öffnet sich ein Fenster, in dem ein Stornogrund, sowie Stornogebühren festgelegt werden können. Diese werden dann automatisch von der Gutschrift, die für den Kontakt durch die Stornierung erzeugt wird, abgezogen. Die Konfiguration der Stornogründe und Gebühren kann in den Einstellungen unter Finanzen Stornogebühren vorgenommen werden Anwesenheitsliste Im Reiter Anwesenheitsliste sind zunächst alle fakturierten Bestellungen zu finden und als anwesend markiert. Hier kann für einzelne Bestellungen der Anwesenheitsstatus angepasst werden, beispielsweise wenn jemand aus Krankheitsgründen nicht kommen kann und absagt(abwesend entschuldigt)oder einfach so nicht erscheint(abwesend unentschuldigt). 367

368 Wird der QR-Code(siehe Kapitel Einlass) gescannt, wird der Besitzer der Karte auf der Anwesenheitsliste automatisch auf anwesend gesetzt. Enthält eine Veranstaltung Mehrfachtermine werden die hinterlegten Termine als Filter angeboten und der Status kann je Termin bei dem Teilnehmer gesetzt werden Einlass Im Reiter Einlass werden wiederum alle fakturierten Bestellungen angezeigt. An der Einlasskontrolle der Veranstaltung (sofern es eine gibt) zeigen die Teilnehmer ihre Karten dem Kontrolleur. Auf diesen Karten ist standardmäßig ein sogenannter QR-Code abgedruckt. Dieser wird vom Kontrolleur gescannt und zeigt ihm an, ob die Karte gültig ist. Wurde der Code bereits zuvor gescannt, so wird dem Kontrolleur angezeigt, dass die Karte bereits entwertet wurde. Ein Scan des Codes kann mittlerweile im Prinzip mit jedem Smartphone durchgeführt werden. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, wenn ein Scan des Codes nicht möglich ist, aber am Einlass Zugriff auf den Veranstaltungsmanager besteht, anhand des Namens nach der betreffenden Person zu suchen und über einen Aufruf der angegebenen URL die Gültigkeit der Karte zu verifizieren: 10.4 Belegungsplan Im Menüpunkt Belegungsplan des Veranstaltungsmanagers finden Sie eine Übersicht über die belegten Ressourcen und haben die Möglichkeit eine neue Ressourcenbelegung einzutragen. Die Konfiguration von Ressourcen ist in diesem Kapitel unter Grundeinstellungen zu finden. Sie haben die Möglichkeit, den Belegungsplan auf einen Zeitraum oder auf eine einzelne Ressource einzugrenzen und zwischen der Kalender- und Listenansicht wechseln Statistik Die Statistik zeigt Ihnen eine Übersicht über Ihre bisher erstellten Veranstaltungen und folgenden Informationen dazu: Karten (verfügbar / insgesamt) Offene Importe 368

369 Unbestätigte Bestellungen Nicht fakturierte Bestellungen Fakturierte Bestellungen Stornierte Bestellungen Einladungen ( versendet / geöffnet / bestellt) PDF-Einladungen ( erstellt / geöffnet / bestellt) Alle Teilnehmer Teilnehmer: Kein Anwesenheitsstatus Teilnehmer: anwesend Teilnehmer: abwesend entschuldigt Teilnehmer: abwesend unentschuldigt 11 Spezialmodule Der SEWOBE VereinsMANAGER verfügt über eine große Anzahl von Spezialmodulen, mit denen Sie Ihren Mitgliedern das gewisse Extra an Service bieten können. Diese Spezialmodule sind: - Der Eventlogger - Das Online-Anmeldeformular - Das Webprofil - Die Double-Opt-In Newsletteranmeldung - Die Altersstatistik - Die Objektverwaltung Da z.b. das Webprofil und der Veranstaltungsmanager auch im Mitgliederportal sichtbar sind und das Mitgliederportal wiederum auf die Dokumentenverwaltung und das Dateiarchiv zurückgreifen überschneiden sich die Kapitel teilweise Eventlogger Mithilfe des Eventloggers haben Sie die Möglichkeit, Benachrichtigungen für gewisse Ereignisse zu erhalten. Beispiel: Möchten Sie informiert werden, wenn jemand an einer von Ihnen zuvor erstellten Befragung teilgenommen hat, können Sie mithilfe des Eventlogs Befragung Antwort eine Benachrichtigung für diesen Fall einrichten. 369

370 Zusätzlich ist es möglich, Benachrichtigungen für verschiedene Benutzer festzulegen. Angenommen Sie haben einen Benutzer, der die Veranstaltungen Ihres Vereins verwaltet, so können Sie für diesen z.b. den Event Veranstaltungsmanager Bestellung durchgeführt loggen. Bestellt nun jemand Eintrittskarten für einen bevorstehenden Event, wird der entsprechende Benutzer über den Kartenkauf informiert PDF-Anmeldeformular Über das PDF-Anmeldeformular können sich neue Mitglieder registrieren und über das generierte PDF-Formular, welches die eingegebenen Daten enthält, die Anmeldung bei Ihrem Verein schnell und komfortabel durchführen Übersicht Über das Menü Einstellungen Unsere Spezialmodule - PDF-Anmeldeformular können Sie die Konfigurationen der jeweiligen Formulare anlegen, bearbeiten oder kopieren. In der Übersicht werden Ihnen alle angelegten Formulare angezeigt und können über einen Klick auf die Bezeichnung des Formulars zur Bearbeitung geöffnet werden. Über den Button Neues Anmeldeformular anlegen können Sie ein neues Formular erstellen. Über den Button Anmeldeformular kopieren können Sie ein vorhandenes Formular kopieren. Näheres zum Kopieren eines Formulars können Sie dem Kapitel Anmeldeformular kopieren entnehmen Grundeinstellungen In dem Reiter Grundeinstellungen können Sie die generellen Einstellungen des jeweiligen Formulars hinterlegen. Hier können Sie festlegen, ob Zusatzadressen bei der Anmeldung angelegt werden können, ob das Formular ein Spendenformular ist, wie die Kontakte importiert und das PDF-Dokument abgelegt wird, wie die Darstellung der Anmeldung im Portal und wie die bestätigung nach der Anmeldung aussieht. 370

371 371

372 Nummer Feldbeschreibung 1 Bezeichnung Hier legen Sie den Namen des Formulars fest 2 Zusatzadressen 3 Anzahl der Zusatzadressen Hier legen Sie fest, ob in dem Anmeldeformular neben der Hauptadresse noch weitere Adressen (Zusatzadressen) erfasst werden können. Hier legen Sie fest, wie viele Zusatzadressen angelegt werden können. Dieses Feld wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie bei 2 - Zusatzadressen Ja ausgewählt haben 4 Spende Hier legen Sie fest, ob das Formular ein Spendenformular ist und beim Import der Kontakte automatisch eine Spende mit Bescheinigung angelegt werden soll. 5 Link Hier können Sie den Link (URL) zum Aufruf des Formulars entnehmen 6 PDF-Datei Hier können Sie Ihre Vorlage für das generierte PDF-Formular hinterlegen 7 HTML-Datei Hier können Sie Ihre Vorlage für das HTML-Formular hinterlegen 8 CSS-Datei Hier können Sie Ihre Designvorlage für das HTML-Formular hinterlegen 9 Sprache Hier legen Sie fest, welche Sprachausgabe bei dem Anmeldeformular genutzt werden soll 372

373 10 Datenprüfung vor Absenden 11 Bezeichnung der Zusatzadresse 12 Hauptkategorie der Adresse 13 Hauptkategorie der Zusatzadresse 14 Dokumenten- Hauptordner 15 Dokumenten- Unterordner 16 bestätigung Wenn Sie Nein auswählen, wird nach der korrekten Dateneingabe die Anmeldung gleich durchgeführt. Wenn Sie Ja auswählen, wird nach der korrekten Dateneingabe vor Durchführung der Anmeldung noch eine Übersichtsseite mit den eingegebenen Daten zur Überprüfung angezeigt Hier legen Sie fest, wie die Beschriftung der Zusatzadresse lautet. Dieses Feld wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie bei 2 - Zusatzadressen Ja ausgewählt haben Hier legen Sie fest, welche Hauptkategorie bei den zu importierenden Kontakten zugeordnet werden soll Hier legen Sie fest, welche Hauptkategorie bei den zu importierenden Zusatzadressen zugeordnet werden soll. Dieses Feld wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie bei 2 - Zusatzadressen Ja ausgewählt haben Hier legen Sie fest, in welchen Dokumenten-Hauptordner das generierte PDF-Formular abgelegt werden soll Hier legen Sie fest, in welchen Dokumenten-Unterordner das generierte PDF-Formular abgelegt werden soll Hier legen Sie fest, ob der Benutzer nach der Anmeldung eine bestätigung seiner Anmeldung erhalten soll oder nicht. Wenn Sie Ja ausgewählt haben werden Ihnen dann die folgenden Felder angezeigt 17 Betreff Hier legen Sie den Betreff der fest 18 Nachricht Hier legen Sie den Text der fest. Alle angelegten Standard- und individuellen Felder können Sie als Platzhalter verwenden. Z.B. [VORNAME] oder [NAME] etc. 19 Absender Hier legen Sie den Absendernamen fest, welcher in der angezeigt werden soll 20 Absender- adresse 21 BCC- adresse 22 PDF als Anlage beifügen Hier legen Sie die Absender- adresse fest, welche in der angezeigt werden soll Hier können Sie noch eine adresse festlegen, an welche die bestätigung als Kopie versendet werden soll Hier legen fest, ob das generierte PDF-Formular als Anlage der beigefügt werden soll 23 Buttons Klicken Sie auf den Button speichern, um das Formular anzulegen bzw. die getätigten Änderungen zu übernehmen. Klicken Sie auf den Button löschen, um das Formular endgültig zu entfernen 373

374 Standardfelder In dem Reiter Standardfelder können Sie die Eingabefelder für die Adress-, Kontakt-, Bank- und Spendendaten des Formulars festlegen. WICHTIG: Sollen auch Anmeldungen von Firmen über das PDF-Anmeldeformular möglich sein, so muss das Standardfeld Firma ebenfalls definiert werden. Wird nun bei der Anmeldung das Feld Firma ausgefüllt, wird ein Firmenkontakte mit Nachname und Vorname des Ansprechpartners. Bleibt das Feld leer, wird ein Privatkontakt angelegt Übersicht der definierten Standardfelder In der Übersichtsliste werden alle angelegten Felder angezeigt und können mit einem Klick auf den Feldnamen bearbeitet werden. Neue Felder können Sie über den Button Neues Feld anlegen erstellen. Wenn Sie in den Grundeinstellungen die Option Zusatzadresse ausgewählt haben, können Sie über den Filter Adressart bestimmen, ob Sie die Felder für die Haupt- oder für die Zusatzadresse ansehen, anlegen oder bearbeiten möchten Standardfelder definieren Hier können Sie die Eingabefelder für die Adress-, Kontakt-, Bank- und Spendendaten des Formulars definieren. 374

375 Nummer Feldbeschreibung 1 Maske Wählen Sie hier die Art aus, welche Felder angezeigt werden sollen 2 Felder Wählen Sie hier das gewünschte Feld aus 3 Pflichtfeld Legen Sie hier fest, ob das Eingabefeld ein Pflichtfeld ist oder nicht 4 Tabindex Legen Sie hier den Tabindex fest. Dieser bestimmt die Reihenfolge der Eingabefelder des Formulars, wenn der Benutzer mit der Tabulator- Taste navigiert 5 speichern Klicken Sie auf den Button speichern, um das Feld anzulegen bzw. die getätigten Änderungen zu übernehmen 6 löschen Klicken Sie auf den Button löschen, um das Feld endgültig zu entfernen Individuelle Felder In dem Reiter Individuelle Felder können Sie die Eingabefelder für Ihre individuell definierten Felder des Formulars festlegen, die Vorgehensweise ist identisch zu den Standardfeldern, die genaue Beschreibung können Sie dem Kapitel Standardfelder entnehmen PDF Eingabefelder In dem Reiter PDF Eingabefelder können Sie den Druck der definierten Eingabefelder der Hauptadresse in das PDF-Formular festlegen Übersicht der PDF Eingabefelder In der Übersichtsliste werden alle angelegten Felder mit deren Druckangaben angezeigt und können mit einem Klick auf den Feldnamen bearbeitet werden. Neue Felder können Sie über den Button Neuen Konfigurationseintrag erstellen. 375

376 PDF Eingabefelder definieren Hier können Sie das jeweilige Feld für den PDF-Druck definieren. Nummer Feldbeschreibung 1 Feld Wählen Sie hier das entsprechende Feld aus. 2 Position Legen Sie die Position des Feldes fest, an der dieses gedruckt werden soll. 3 Anzeige Legen Sie hier fest, wie das Feld angezeigt werden soll. Wichtig: Eine Schriftgröße von 0 führt dazu, dass das Feld nicht angezeigt wird. 376

377 PDF Zusatzadressen In dem Reiter PDF Zusatzadressen können Sie den Druck der definierten Eingabefelder der Zusatzadressen in das PDF-Formular festlegen. Dieser Reiter wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie in den Grundeinstellungen die Option Zusatzadresse ausgewählt haben Übersicht der PDF Zusatzadressen Über den Filter Auswahl können Sie festlegen, für welche Zusatzadresse Sie die Felder anzeigen, anlegen und bearbeiten möchten. Die Auswahl der Zusatzadressen ist abhängig von der eingestellten Anzahl in den Grundeinstellungen. In der Übersichtsliste werden, abhängig vom dem ausgewählten Filter, alle angelegten Felder und deren Druckangaben angezeigt und können mit einem Klick auf den Feldnamen bearbeitet werden. Neue Felder können Sie über den Button Neuen Konfigurationseintrag erstellen PDF Zusatzadressen definieren Die Konfiguration der Zusatzadressen-Eingabefelder für den PDF-Druck ist identisch zur Konfiguration der Hauptadresse-Eingabefelder, die genaue Beschreibung können Sie dem Kapitel PDF Eingabefelder definieren entnehmen Konfiguration einer PDF Zusatzadresse kopieren Die Konfiguration einer Zusatzadresse können Sie über ein Klick auf den Button Konfiguration von anderer Zusatzadresse kopieren ganz einfach und schnell in eine weitere Zusatzadresse übernehmen. Dazu wählen Sie in dem oberen Filter Auswahl die gewünschte Zusatzadresse aus, in welche die Konfiguration kopiert werden soll. Danach klicken Sie auf den Button Konfiguration von anderer Zusatzadresse kopieren und geben in die rechts angezeigte Maske die benötigten Daten zum Kopieren ein. 377

378 1 Konfiguration von Zusatzadresse Wählen Sie hier die Zusatzadresse aus, von welcher die Konfigurationseinträge kopiert werden sollen 2 Seite Passen Sie hier die Druckposition der Zusatzadresse an. 3 kopieren Mit einem Klick auf kopieren, können Sie die Konfiguration dann in die Zusatzadresse übernehmen PDF autom. Feldwerte In dem Reiter PDF autom. Feldwerte können Sie den Druck für festdefinierte Ausgabewerte für das PDF-Formular bestimmen. Die Übersichtsliste und die Konfiguration der Felder ist identisch zur Konfiguration der PDF Eingabefelder, die genaue Beschreibung können Sie dem Kapitel PDF Eingabefelder entnehmen Anmeldeformular kopieren Wenn Sie die kompletten Einstellungen eines vorhandenen Formulars kopieren möchten, können Sie die Kopierfunktion mit einem Klick auf den Button Anmeldeformular kopieren in der Übersichtsliste der Formulare öffnen. Geben Sie dann die benötigten Daten in das folgende Fenster ein und führen Sie den Kopiervorgang durch. 378

379 1 Zu kopierendes Anmeldeformular Wählen Sie hier das Anmeldeformular aus, welche kopiert werden soll 2 Bezeichnung Legen Sie hier die Bezeichnung des neuen Anmeldeformulars fest 3 kopieren Mit einem Klick auf kopieren, können Sie den Kopiervorgang ausführen 4 - schliessen Mit einem Klick auf schliessen, können Sie das Fenster schliessen Anmeldungen / Kontakte importieren Über das Menü Extras Anmeldungen Onlineformular können Sie die durchgeführten Anmeldungen bzw. Kontakte ansehen und importieren. Über den Filter Formular können Sie eingrenzen, welche Anmeldungen / Kontakte Sie anzeigen möchten. In der Übersichtsliste werden dann alle Kontakte mit den jeweiligen Daten abhängig von dem gesetzten Filter angezeigt. Falls die Option Zusatzadressen festgelegt wurde, werden die eingegebenen Zusatzadressen unterhalb der jeweiligen Hauptadresse angezeigt. In der Spalte Dublettenprüfung, können Sie festlegen, welche Aktion mit dem Kontakt ausgeführt werden soll. Falls keine Dubletten zu dem Kontakt gefunden wurden, können Sie den Kontakt neu anlegen, überspringen oder verwerfen. Bei der Aktion überspringen wird der Kontakt für den aktuellen Importvorgang ignoriert und das nächste Mal erneut in der Liste angezeigt. Bei der Aktion verwerfen, wird der Kontakt nicht importiert und die Anmeldung gelöscht. Falls zu einem Kontakt eine Dublette gefunden wurde können Sie entweder eine der oben beschriebenen Aktionen ausführen oder aus den aufgelisteten Kontakten die passende Dublette auswählen, nicht vorhandene Daten werden dann bei dem Kontakt ergänzt. Falls Zusatzadressen vorhanden sind werden diese als alternative Adresse zu der jeweiligen Hauptadresse angelegt. 379

380 Mit einem Klick auf einen Kontakt, können Sie sich die detaillierten Daten des jeweiligen Kontakts unterhalb der Liste anzeigen lassen. Nach Durchführung des Importvorgangs werden alle Erfolgs- und Fehlermeldungen direkt bei dem jeweiligen Kontakt angezeigt. Wenn der Kontakt erfolgreich importiert wurde, können Sie diesen mit einem Klick auf das Icon lassen. in der gewohnten Kontakt-Datenansicht anzeigen 380

381 11.3 Mitgliederportal Das Modul Mitgliederportal dient dazu, dem einzelnen Mitglied direkten Zugang zu seinen personenspezifischen Daten, Dokumenten und den anderen Spezialmodulen zu ermöglichen. Mitglieder können die eigenen Stammdaten pflegen und erstellte PDF-Rechnungen einsehen. Wenn optional das Webprofil dazu gebucht wurde, kann Ihr Mitglied ein eigenes Profil von sich für andere Mitglieder anlegen. Das ist eine Art Online-Visitenkarte des Mitglieds, die im Mitgliederportal oder auf der Homepage gezeigt werden kann. Ebenfalls lassen sich über das Mitgliederportal und dem Modul Veranstaltungsmanager, die Buchung von Events, Seminaren bzw. der Kauf von Tickets planen und durchführen. Detaillierte Infos zum Veranstaltungsmodul finden Sie im Handbuch unter dem Kapitel 9.4. Diese Funktionen ersparen dem Verein Personalkosten, da Tätigkeiten, die sonst von Geschäftsstellenmitarbeitern erledigt wurden, nun vom Mitglied selbst erbracht werden. 381

382 Grundkonfiguration des Mitgliederportals Wie jedes Modul bietet auch das Mitgliederportal diverse Einstellungsmöglichkeiten, die wir Ihnen hier im Einzelnen erläutern möchten. Unter Einstellungen Mitgliederportal Grunddaten werden die Grundeinstellungen für das Mitgliederportal vorgenommen. 382

383 Nummer Feldbeschreibung 383

384 1 Groß/Kleinschreibung bei Passwörtern 2 Maske für Passwortänderung nicht zeigen Stellen Sie ein, ob beim Login eines Mitglieds das Passwort auf Groß- und Kleinschreibung untersucht wird, oder ob diese egal ist. Wenn sich ein Mitglied das erste Mal im Mitgliederportal anmeldet, wird es normalerweise aufgefordert, das vom System vergebene Passwort zu ändern. Wenn Sie nicht wünschen, dass das Mitglied sein Passwort beim ersten Login ändern muss, setzen Sie diese Funktion auf Ja. 3 Passworterzeugung Ja: Es wird ein zufälliges Passwort, bestehend aus Buchstaben und Zahlen generiert (empfohlen) Nein: Sie können das Passwort, welches den Mitgliedern vergeben wird, selber festlegen. 4 Logindaten automatisch erzeugen Legen Sie hier fest, ob bei der Neuanlage eines Kontaktes automatisch Logindaten für das Mitgliederportal erzeugt werden sollen. 5 Adressänderung zulassen 6 Notizempfänger für Kontaktanfragen Dürfen Mitglieder ihre Adresse im Mitgliederportal ändern? Im Mitgliederportal haben die Mitglieder die Möglichkeit, mittels Kontaktformular mit dem Verein in Kontakt zu treten. Legen Sie hier den Empfänger der Kontaktanfragen fest sowie die Zustellungsart der Kontaktanfragen. 7 Kommunikationsaktionen Mitglieder haben die Möglichkeit ihr Passwort anzufordern, wenn Sie dieses vergessen haben, bzw. Sie können auch die kompletten Zugangsdaten per oder SMS versenden. Wählen Sie hier aus, welche Kommunikationsaktion (siehe Unterkapitel Passwortversand) bei jeder Aktion verwendet wird. Es sind grundsätzlich bereits Kommunikationsaktionen ( s) vordefiniert, die Sie weiter bearbeiten können. 8 Plausibilitätsprüfung Wenn ein Mitglied seine Daten im Mitgliederportal ändert, müssen alle Felder, die Sie hier mit Pflichtfeld markiert haben, ausgefüllt sein, damit das Mitglied seine Änderung abspeichern kann. Hierbei ist Vorsicht geboten, denn nicht jedes Mitglied hat z.b. ein Fax. Zusätzlich steht als Option auch nur Ausgabe, nicht änderbar zur Verfügung. Wird diese Option gewählt, kann das Mitglied die jeweiligen Daten zwar einsehen, jedoch nicht ändern. ACHTUNG: Wenn unter Punkt 5 nein ausgewählt wurde, besteht keine Möglichkeit der Speicherung, egal welche Auswahl für die einzelnen Felder hier getroffen wurde. 9 Bankdatenprüfung Hier wird festgelegt, welche Daten im Bereich der Bankdaten eingegeben werden müssen. Je nach Einstellung sind die folgenden Felder Pflichtfelder: 384

385 - Keine Pflichtfelder: alle Felder können optional ausgefüllt werden - Kontonummer & BLZ: Kontonummer, Bankleitzahl, Kontoinhaber und Bank - IBAN & BIC: IBAN, BIC und Kontoinhaber - Kontonr. & BLZ sowie IBAN & BIC: Kontonummer, Bankleitzahl, IBAN, BIC, Kontoinhaber und Bank Werden Daten in Felder eingegeben, die keine Pflichtfelder sind, so wird die Plausibilität der Inhalte an dieser Stelle dennoch geprüft. 10 Adressverknüpfungen Hier können Sie festlegen, ob die Adressverknüpfungen, die beim Mitglied in der Adresse, unter dem Reiter Verknüpfungen hinterlegt sind, gezeigt werden sollen. Die Daten werden nur gezeigt, können vom Mitglied aber nicht geändert werden. 11 Abteilungen Sollten Sie das Modul Abteilungsmanager gebucht haben, so besteht hier die Möglichkeit die zugewiesenen Abteilungen für das Mitglied im Mitgliederportal ausgeben zu lassen. Die Daten werden nur gezeigt und sind für das Mitglied nicht editierbar. 12 Layout Wählen Sie aus mehreren Standard-Layouts und Farbkombinationen für Ihr Mitgliederportal. Viele Designs gibt es mit und ohne Hotline. Bitte beachten Sie für den Upload von Bildern die Angaben aus Punkt Betreiber-Daten Wählen Sie ein Layout mit Hotline aus, werden die hier eingegebenen Daten in Ihrem Mitgliederportal oben rechts ausgegeben. Bei einem Layout ohne Hotline werden diese Angaben ignoriert. 14 Bilder Wählen Sie hier bis zu drei Bilder für die Personalisierung Ihres Mitgliederportals aus. Kopfzeile, Bild links: - Layout mit Einzelbild: Das Bild wird für den gesamten Header verwendet und sollte die Maße 980x200px haben - Layout mit Doppelbild: Dieses Bild ist der linke Teil des Headers und sollte im Standard die Maße 390x200px haben. Kopfzeile, Bild rechts: - Nur bei Layout mit Doppelbild: Dieses Bild ist der rechte Teil des Headers und sollte die Maße 590x140px haben Bild für Loginmaske 385

386 - Dieses Bild wird an der Stelle gezeigt, an der sich der Nutzer des Portals anmeldet. Es sollte die Größe 480x140px haben! Bitte beachten Sie, dass die genannten Maße nur für Standard-Layouts gelten. Sollten wir für Sie ein indiv. Layout anlegen, können die angegebenen Daten abweichen. 15 Begrüßungstext Hier können Sie den Text eingeben, der dem Nutzer des Portals direkt nach dem Login angezeigt wird. Dies ist eine einfache Möglichkeit Neuigkeiten oder wichtige Hinweise für alle Nutzer zu hinterlegen. 386

387 Anlage und Versand der Logindaten Wenn Sie das Mitgliederportal lizenziert haben, findet sich im VereinsMANAGER in der Kontaktmaske der Reiter Loginbereich. Hier können Sie dem Mitglied den Zugang zum Mitgliederportal gewähren, sperren und die Login Daten individuell anpassen und versenden. Unter Loginbereich können Sie als berechtigter Programm-User einer Person den Zugang zum Mitgliederportal freischalten, in dem Sie auf Zugangsdaten anlegen klicken, wenn noch keine Logindaten für das Mitglied angelegt wurden. Nun wird automatisch ein Zugang erzeugt, der als Benutzername den Vor- und Nachname des Kontaktes in Großbuchstaben enthält sowie ein vom Programm generiertes Zufallspasswort. Sie können den Loginnamen und das Passwort des Mitglieds manuell ändern. Nachdem die Logindaten angelegt wurden, können diese entweder einem oder vielen Mitgliedern gleichzeitig geschickt werden Logindaten für ein Mitglied anlegen und versenden Nachdem Sie den Zugang für den Loginbereich freigeschaltet haben, können Sie weitere Einstellungen vornehmen und die Logindaten an dieses Mitglied versenden. 387

388 1 - Aktuelle Zugangsdaten Der Benutzername sowie ein zufälliges oder fest vergebenes Passwort. 2 - Bearbeitungsmöglichkeit Bietet folgende Option: Zugangsdaten per versenden Passwort versenden per Passwort per SMS Loginname per SMS Passwort neu erstellen Zugangsdaten neu erstellen Zugang sperren Zugang entsperren Zugang löschen Welche Kommunikationsaktion bei Zugangsdaten per versenden, Passwort versenden per / SMS etc. ausgeführt wird, können Sie unter den Grundeinstellungen festlegen. Wie Sie die Kommunikationsaktionen erstellen, verraten wir Ihnen unter

389 Logindaten an mehrere Mitglieder versenden Ab einer gewissen Anzahl von Mitgliedern wäre es ziemlich mühsam, erst für jedes Mitglied manuell die Logindaten anzulegen und diese zu versenden. Unser Newslettermodul bietet daher eine praktische Funktion, mit der Sie Logindaten für viele Mitglieder anlegen können. Legen Sie hierzu unter Kommunikation oder PDF-Serienbrief eine neue Aktion an (siehe Kapitel 4) und wählen Sie bei der Einstellungsmöglichkeit Vor dem Versand die Funktion Zugangsdaten anlegen aus. Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, die Logindaten und die Adress-/Stammdaten eines Mitglieds in einer zu versenden. Nachdem Sie Vor dem Versand Zugangsdaten anlegen ausgewählt haben, stehen Ihnen nur noch folgende Platzhalter für den - bzw. Brieftext zur Verfügung: [ANREDE] / [ANREDEDU] Wird ersetzt durch Sehr geehrter Herr Mustermann, bzw. Hallo Michael, bei der Verwendung des Platzhalters [ANREDEDU]. [BENUTZERNAME] Wird ersetzt durch den Loginnamen des Mitglieds. Wenn noch keine Zugangsdaten angelegt wurden, geschieht dies automatisch beim Versand der für alle ausgewählten Kontakte. [PASSWORT] Wird ersetzt durch das Passwort des Mitglieds. Wenn noch keine Zugangsdaten angelegt wurden, geschieht dies automatisch beim Versand der für alle ausgewählten Kontakte. Nachdem die s konfiguriert wurden können diese wie jeder normale Newsletter an einen oder mehrere Kontakte versendet werden, bzw. über das Schnellauswahlmenü bei einem Kontakt mit einem Klick verschickt werden Dokumentfreigaben für das Mitgliederportal Im Mitgliederportal können Sie den Mitgliedern sowohl die kontaktbezogenen Dokumente, wie z.b. die Beitragsrechnungen und Spendenbescheinigungen, als auch allgemeine Dokumente mit unterschiedlichen Sichtbarkeitsrechten zur Verfügung stellen Personenbezogene Dokumente Welche Dokument(ordner) Ihre Mitglieder sehen dürfen, können Sie unter Einstellungen Mitgliederportal gezeigte Dokumente konfigurieren. Empfohlen: Rechnungen, Spendenbescheinigungen Um einen neuen Dokumentenordner freizugeben, klicken Sie auf Neue Konfiguration. 389

390 In diesem Beispiel machen wir sämtliche Dokumente aus dem Unterordner Rechnung im Hauptordner Mitglied für Mitglieder im Mitgliederportal sichtbar. Der Dokumentenbetreff kann übersteuert werden, indem die Auswahlbox unten auf Ja gesetzt und ein Dokumentenbetreff eingegeben wird. Sie können z.b. alle Beitragsrechnungen als Rechnung ausgeben und nicht den gesamten Dokumentenbetreff Rechnung anzeigen.wenn Sie den originalen Dokumentenbetreff ausgeben lassen, dann sieht das Mitgliederportal für Ihr Mitglied z.b. so aus: 390

391 Allgemeine Dokumente (Rechtebezogen) Nicht nur personenbezogene Dokumente, sondern auch allgemeine Dokumente, wie z.b. Protokolle von Vorstandssitzungen können im Mitgliederportal den Mitgliedern zur Verfügung gestellt werden. Um die Dokumente nur einem bestimmten Kreis von Personen zugänglich zu machen, müssen Dokumentgruppen erstellt und den entsprechenden Mitgliedern zugewiesen werden Dokumentgruppen erstellen und Mitgliedern zuweisen Unter Einstellungen Mitgliederportal Dokumentgruppen Mitgliederportal können mit einem Klick auf Neue Gruppe anlegen beliebig viele Gruppen angelegt werden. Bei der Anlage einer Dokumentengruppe ist lediglich eine Bezeichnung anzugeben. Öffnen Sie nun ein Mitglied, können Sie im Reiter Loginbereich Zugriffsrechte Dokumente die soeben erstellten Gruppen zuweisen bzw. entziehen. 391

392 Dem Mitglied können mehrere Dokumentgruppen zugewiesen werden Dokumente für Mitglieder hochladen Im Dateiarchiv (vgl. Kapitel 5.4) können nun Dateien hochgeladen und entweder für alle Mitglieder (Rechteprüfung extern: Nein) oder nur bestimmte Personengruppen (Rechteprüfung extern: Ja -> Gruppen zuordnen) hochgeladen werden. Diese Dateien befinden sich im Mitgliederportal unter dem Menüpunkt Dateiarchiv für alle Mitglieder. 392

393 Der Loginbereich Das Bild des Loginfensters sowie das Headerbild innerhalb des Mitgliedsportals, können Sie als Administrator des VereinsMANAGERs selbst festlegen. 393

394 Nach Eingabe der Zugangsdaten erscheint die Startseite des Mitgliederportals. 394

395 Meine Daten Hier kann das Mitglied im ersten Reiter Meine Daten, seine Stammdaten pflegen, die Bankverbindung ändern, die von Ihnen freigegebenen personenbezogenen Dokumente (z.b. Rechnungen) einsehen, das Zugangspasswort ändern und, wenn gebucht, die Einstellungen für das Webprofil vornehmen. Unter Meine Daten Adressdaten kann das Mitglied die im System hinterlegten eigenen Stamm-Daten ansehen und pflegen, wenn Sie diese Möglichkeit in den Grundeinstellungen gegeben haben. Welche Daten für die Speicherung mindestens angegeben werden müssen, haben Sie in den Grundeinstellungen festgelegt. Nicht nur die Adressdaten lassen sich von Ihrem Mitglied selbstständig kontrollieren und pflegen, unter Meine Daten - Bankverbindung, sieht er die im System hinterlegte Bankverbindung und kann diese selbst ändern. Über diese Aktualisierung können Sie sich als Programm-User einen Event anlegen (Einstellungen Unsere Spezialmodule Eventlogger). Sie werden dann über Bankdatenaktualisierungen oder Adressänderungen der Mitglieder automatisch informiert. Im Menüpunkt Meine Daten Webprofil haben die Mitglieder die Möglichkeit, Ihr Webprofil einzurichten. Beachten Sie, dass ein Mitglied erst dann in der Suche der Mitgliederportals auffindbar ist, nachdem in der Einstellungsmaske des Webprofils erstmalig gespeichert wurde. 395

396 Dateiarchiv Im Dateiarchiv werden für das jeweilige Mitglied je nach Berechtigungen Dokumente zur Verfügung gestellt. Bei der Sortierung im Dateiarchiv haben Sie folgende vier Auswahlmöglichkeiten: Datum + Betreff (aufsteigend) Datum + Betreff (absteigend) Betreff + Datum (aufsteigend) Betreff + Datum (absteigend) Sortiert die Dokumente nach dem ersten Kriterium Datum, dann Betreff in aufsteigender Reihenfolge Sortiert die Dokumente nach dem ersten Kriterium Datum, dann Betreff in absteigender Reihenfolge Sortiert die Dokumente nach dem ersten Kriterium Betreff, dann Datum in aufsteigender Reihenfolge Sortiert die Dokumente nach dem ersten Kriterium Betreff, dann Datum in absteigender Reihenfolge Ihre Mitglieder haben so die Möglichkeit von Überall auf die Dokumente zuzugreifen. 396

397 Kontaktanfrage Als weiteren Reiter des Mitgliederportals gibt es die Kontaktanfrage. Das Mitglied kann hier eine interne Anfrage direkt an einen im VereinsMANAGER definierten Programm-User leiten. (Siehe ) 1 - Betreff Über das Drop-Down-Menü in der Zeile Betreff wird der Zuständigkeitsbereich gewählt. Betreffs werden unter Einstellungen Mitgliederportal definiert. 2 - Text Freitext. 3 - Anfrage absenden Sendet die Frage direkt an den Verantwortlichen Im Standard sind drei Betreffe eingerichtet: Finanzen, Online-Portal, Allgemein. Diese lassen sich natürlich jederzeit in der Verwaltungssoftware unter Einstellungen Mitgliederportal Kontaktformular Betreffe bearbeiten, löschen oder erweitern. 397

398 11.4 Newsletterformular Über das Newsletterformular können sich Interessenten für Ihre Newsletter an- bzw. abmelden.

399 1 - Bezeichnung Geben Sie hier einen Namen für das Newsletterformular an 2 HTML/CSS Wählen Sie hier ein HTML- und Stylesheetdokument aus, um das Design des Formulars zu ändern. 3 Hauptkategorie Hier wählen Sie aus, in welcher Kategorie die Anmeldedaten des Newsletterformulars abgespeichert werden sollen 4 - Datenfelder Legen Sie fest, welche Angaben der Newsletterabonnent bei der Anmeldung machen muss. Standardmäßig sind Anrede, Vorname, Nachname, Land sowie eingestellt. 5 Double-Optin Daten Hier können Sie festlegen, ob der Interessent die Anmeldung für den Newsletter über einen per zugesendeten Link bestätigen muss. Sie können festlegen, welchen Absender, Betreff und Inhalt die haben soll. Anmerkung: Das Double-Opt-in Verfahren gilt als rechtssichere Methode, den Besitzer der bei der Newsletteranmeldung angegeben adresse zu verifizieren. Durch dieses Verfahren wird verhindert, dass eine ungewollte Newsletteranmeldung durch Dritte ausgeführt werden kann. 399

400 11.5 Altersstatistik Unter Einstellungen Unsere Spezialmodule Statistik können Sie die Altersgruppen für Ihre Altersstatistik selber festlegen. Bearbeiten Sie eine vorhandene Altersgruppe, indem Sie diese anklicken, oder legen Sie mit einem Klick auf Neue Altersstufe anlegen eine neue Altersstufe an. Altersgruppen dürfen sich überschneiden! Die hier eingegebenen Altersstufen sind unter Extras Mitgliederstatistik sichtbar Objektverwaltung Dieses Modul unserer Vereinsverwaltungssoftware bietet Ihnen die Möglichkeit Ihren Mitgliedern - zusätzlich zu den allgemeinen Kontaktdaten Objekte zuzuordnen. Mögliche Anwendungsgebiete sind hierbei: Sachmittel- und Ressourcenverwaltung Inventar- und Raumverwaltung Grundstückverwaltung für Kleingartenanlagen Über das Anlegen von individuellen Datenfeldern können Sie jedes weitere beliebige Objekt anlegen und verwalten. 400

401 Anlegen neuer Objekttypen Unter Einstellungen Unsere Spezialmodule Objektverwaltung haben Sie die Möglichkeit einen neuen Objekttypen anzulegen. Wir werden dies zur Veranschaulichung an einem Beispiel erläutern. Wenn Sie nun auf den Button Neuen Objekttyp anlegen klicken öffnet sich eine Grundeinstellungsmaske. Hier haben Sie die Möglichkeit eine Bezeichnung für den neuen Objekttypen einzugeben. Zusätzlich können Sie einen Icon hochladen. Klicken Sie anschließend auf speichern um den neuen Objekttypen abzuspeichern. In unserem Beispiel wollen wir unseren Kontakten Vereinsinventar zuordnen. Folglich ist die Bezeichnung unseres Objekttyps Vereinsinventar. Öffnen Sie nun (nach einem Neuladen der Seite) den angelegten Objekttyp und gehen Sie in den Reiter Felder. Es öffnet sich folgende Maske: Um zu konfigurieren, welche Information rund um den Objekttypen festgehalten werden soll, müssen hier verschiedene Felder angelegt werden. Einige der Reiter werden erst nach dem erstmaligen Speichern angezeigt Nummer Feldbeschreibung 1 Sortierung Zuerst geben wir die Sortierung des Feldes an da es das erste Feld ist, wird hier die 1 vorgesteuert. Legen Sie danach weitere neue Bedingungen an, wird jeweils eine höhere Sortierung vorgegeben, um die neue Bedingungen als jeweils letzte einzureihen. Um eine Bedingung zwischen zwei vorhandenen zu platzieren, ändern Sie die Sortierung entsprechend. 2- Feldtyp Für jedes Feld muss ein Feldtyp angegeben werden. Verfügbare Feldtypen sind: Adressverlinkung, Beschriftungsfeld, Checkbox (Ja/Nein), Datum (TT.MM.JJJJ), 401

402 Ganzzahl, Kommazahl, Listbox (Dropdown-Menü), Textfeld (freie Eingabe eines Wertes), Memo oder Zuweisungsliste In unserem Beispiel werden wir zunächst ein Textfeld erstellen. 3- Bezeichnung Geben Sie hier eine Bezeichnung für das Textfeld an. In unserem Beispiel heißt das Textfeld Objektbezeichnung 4-Vorschlagswert 5- Pflichtfeld Legen Sie hier fest, ob das angelegte Feld ein Pflichtfeld ist (ja) oder nicht (nein) 6-Feldgröße 7- maximale Länge 8- Bei Suche berücksichtigen 9- In Name berücksichtigen Geben Sie die Feldgröße an. Geben Sie die maximale Länge des Textfelds an. Wählen Sie hier ja aus, so kann das Objekt über die Objektsuche gesucht werden Wählen Sie hier ja aus, so kann das Objekt über die normale Mitgliedersuche gesucht werden 10- Breite Geben Sie hier die Breite des neuen Textfelds an Speichern Sie das neue Feld mit einem Klick auf den Button speichern Zuordnung von Objekten Um einem Kontakt nun ein Objekt zuzuordnen, öffnen Sie diesen und gehen Sie in den Reiter Objektverwaltung. Nach einem Klick auf neues Objekt anlegen, können sie in dem Dropdown-Menü den neu angelegten Objekttyp auswählen und es öffnet sich folgende Maske. 402

403 Hier befüllen Sie nun einfach die von Ihnen zuvor angelegten Datenfelder und klicken auf den Button speichern. 403

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