Activity Based Working Die Zukunft der Arbeit

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1 Bericht vom M.O.O.CON Forum am 12. September 2013: Activity Based Working Die Zukunft der Arbeit If you give people freedom, they will amaze you! (Frank Kohl-Boas, Google) Work the way you live! (Frank Kohl-Boas, Google) Wir werden nicht mehr Stellen ausschreiben, sondern Tätigkeiten rund um gut qualifizierte Menschen definieren. (Elmar Weixlbaumer, Goldegg Verlag) Die Frage, welche Büroform ich brauche, könnte obsolet werden, wenn ich beginne darüber nachzudenken, ob ich überhaupt noch ein Büro brauche. (Herbert Zitter, M.O.O.CON) Die Fläche ist eine Bühne und es gibt kein Patentrezept für die Art, wie wir in Zukunft arbeiten werden und wie dies räumlich zu gestalten ist. (Bernhard Herzog, M.O.O.CON) Desk-Sharing ist kein Möblierungskonzept ( ) Activity Based Working ist nicht dafür da, Flächen und Kosten einzusparen ( ) Activity Based Working ist nicht eine neue Bürokultur, sondern hat mit Change-Prozessen zu tun. (Karl Friedl, Geschäftsführer M.O.O.CON) Das sind nur einige der spannenden Erkenntnisse auf unserer Reise in die Zukunft der Arbeit, zu der wir als strategischer Organisations- und Objektberater am 12. September 2013 im Rahmen des M.O.O.CON Forums in Wien eingeladen haben. Welche gesellschaftlichen und technologischen Entwicklungen unsere Arbeitswelt prägen und wie sich dies konkret auf Mensch, Organisation, Objekt und Infrastruktur auswirkt, waren die Hauptfragen, die uns während dieser Reise beschäftigt haben. An sieben Stationen in den zukunftsweisenden Work-In-Spaces von NENO konnten sich die mehr als 100 Besucher im Dialog mit unseren Gästen von Google, Kapsch TrafficCom, GlaxoSmithKline Pharma, Goldegg Verlag und dem Organisationsentwickler Bernhard Knapp einbringen und ihre Ideen und Erfahrungen zum Ausdruck bringen. Die wichtigsten Erkenntnisse dieses Nachmittags finden Sie hier zusammengefasst: Seite 1/5 M.O.O.CON GmbH Wipplingerstraße 12/ Wien Österreich Telefon: +43 (0) Fax: +43 (0) office@moo-con.com

2 Activity Based Working bei Google If you give people freedom, they will amaze you dieser Leitsatz ist für Frank Kohl- Boas, Personalchef bei Google und verantwortlich für 13 Standorte in neun Ländern, entscheidend, wenn es um die Frage geht, warum Google auch einer der attraktivsten Arbeitgeber weltweit ist. Das Unternehmen hat aus seiner Entstehungsgeschichte heraus erkannt, dass die strikte Trennung zwischen Arbeits- und Privatwelt in einer stark vernetzten und mobilen Wissensgesellschaft so nicht mehr möglich ist und auch nicht mehr gelebt wird. Menschen arbeiten auch außerhalb ihrer Büros und hören nicht automatisch auf, über Berufliches nachzudenken, nur weil sie eine explizite Arbeitsumgebung verlassen haben. Privates wird aber auch im beruflichen Kontext immer stärker ausgelebt: Wir alle stellen den Anspruch, private Aufgaben während unserer Arbeitszeit erledigen, unsere Familie öfter sehen und eine ausgewogene Work-Life-Balance erreichen zu können. Betriebskindergärten oder Rückzugsräume für Power-Napping sind nur der Anfang dieser Veränderungen. Um den Mitarbeitern eine hohe Identifikationsmöglichkeit mit dem Unternehmen sowie Austausch und dadurch die Möglichkeit zu Kreativität und Innovation als zwei der wichtigsten Assets von Unternehmen heutzutage geben zu können, hat Google verstanden, dass das Büro als eine Art Heimathafen auch in Zukunft wichtig sein wird. Mitarbeiter müssen nicht nur im Büro sein, aber wir möchten ihnen Gründe geben, gerne im Büro zu arbeiten, so Kohl-Boas. Das Verspielte und Bunte, das nicht mehr klar erkennen lässt, ob es sich nun um einen Pausenraum oder einen Working Space handelt und in denen je nach Bedarf zwischen kommunikativen und konzentrierten Arbeitssituationen gewechselt werden kann, sind zum Markenzeichen der Google-Offices geworden. Sie sind zwar unterschiedlich, dennoch sofort als Google-Büros erkennbar. Eine soziale Arbeitsumgebung, in der jeder so viel wie möglich er oder sie selbst sein darf, so Kohl-Boas ist das Credo dabei. Kurz zusammengefasst: Work the way you live! Das ist das Konzept von Activity Based Working am Beispiel Google. So arbeiten wir in Zukunft Woher genau dieses neue Arbeitsverständnis kommt, erklärte uns Elmar Weixlbaumer, Verleger des Buches 2025 So arbeiten wir in der Zukunft. Zum einen habe dies mit den technologischen Innovationen zu tun, die uns immer schnellere und intelligentere Kommunikationsmöglichkeiten eröffnen. Zum anderen führen die demografischen Veränderungen zu einem stärker werdenden Wettstreit um die talentiertesten Köpfe, denen Seite 2/5

3 Arbeitgeber immer größere Zugeständnisse machen werden. Begründet wird dies dadurch, dass die Baby-Boom-Generation bis spätestens 2025 aus dem Arbeitsleben verschwunden sein wird, was einen Arbeitskräftemangel insbesondere im qualifizierten Bereich nach sich ziehen wird. Wir werden nicht mehr Stellen ausschreiben, sondern Tätigkeiten rund um gut qualifizierte Menschen definieren, fasst der Verleger zusammen. Die starke Trennung zwischen Arbeit und Privatem wird aufgeweicht. Organisationsentwicklung und Change-Prozesse Während junge Unternehmen, den technologischen und damit einhergehenden Wertewandel zu ihrem Kerngeschäft gemacht haben siehe Google gibt es andere, die auf eine lange Geschichte zurückblicken und mit Veränderungen anders umgehen müssen. Unter den Begriffen Organisationsentwicklung und Change konnten die Besucher erfahren, welche Prozesse notwendig sind, um auf diese Veränderungen optimal reagieren zu können. Dabei wurde im Dialog zwischen dem Organisationsberater Bernhard Knapp und dem M.O.O.CON-Geschäftsführer Karl Friedl schnell klar: Mit Desk-Sharing, Open-Space oder bunten Ecken allein hat man nicht eine neue, attraktive Arbeitsumgebung für seine Mitarbeiter geschaffen. Oft kann dies sogar den gegenteiligen Effekt haben, weil solche Veränderungen Ängste auslösen können. Desk-Sharing hat nichts mit Möblierung zu tun, so Friedl. Und: Activity Based Working ist nicht dazu da, Flächen und Kosten einzusparen ( ) es hat was mit Change-Prozessen zu tun. Ohne zu wissen, was ein Unternehmen darstellt und wohin es sich entwickeln möchte, welche Werte dabei wichtig sind, kann auch nicht optimal auf Veränderungen reagiert werden weder auf den Wertewandel in der Gesellschaft, noch auf den Wandel im Arbeitsleben allgemein. Menschen suchen mehr denn je einen Sinn in ihrer Arbeit und wenn ein Unternehmen kein entsprechend attraktives Sinnangebot machen kann, wird auch eine topmodern eingerichtete Arbeitsumgebung dies nicht kompensieren können. Umgekehrt kann ein Unternehmen, das sich seiner Werte bewusst ist, sehr viel bewirken, wenn diese auch räumlich transportiert werden. Wie ein Change-Prozess erfolgreich gestaltet werden kann, wurde am Beispiel GlaxoSmithKline Pharma erläutert. Das Unternehmen durchläuft gerade einen Wandel von der Zellenbürostruktur hin zu einem offenen und stark kommunikationsfördernden Konzept in Form von Open-Space- und Desk-Sharing-Lösungen. Viele kritische Stimmen gab es zu Beginn, erklärt Alexandra Wattie von M.O.O.CON, die das Projekt begleitet. Deswegen ist es wichtig, den Menschen eine Stimme zu geben und aus Betroffenen Beteiligte machen. Mit Hilfe von moderierten Workshops und Change-Agents, also Seite 3/5

4 Mitarbeitervertretern, wird dieser Prozess bewusst in Gang gesetzt und begleitet. Im Grunde ist es nicht die neue Bürostruktur, die den Wandel im Unternehmen eingeleitet hat, sondern unsere Arbeitsweise hat sich so geändert, dass wir dieses Bürokonzept brauchen, so Martha Bousek, Leiterin Kommunikation bei GlaxoSmithKline Pharma. Technologie & Design Auf die Bedeutung von Technologie als Voraussetzung für Kommunikation, Mobilität und neues Arbeiten gingen Alexander Strohmayer von NENO ImmobilienbetriebsgmbH und Martin Honzig von M.O.O.CON ein. Strohmayer hat mit NENO ein Co-Working-Space für Ich-AGs und/oder sehr mobil arbeitende Menschen geschaffen, die sich Arbeitsräume und -infrastrukturen deshalb teilen wollen, weil sie diese nicht ständig brauchen und der Isolation entkommen möchten. Eine der wichtigsten Voraussetzungen dabei: eine Technologie, die unabhängig von Ort und Zeit uns schnell und intuitiv den Zugang zu Daten und den Austausch mit anderen Menschen ermöglicht. Auch hier lautet die klare Erkenntnis: Man kann Mobilität von Menschen nicht einfordern, wenn die technischen Möglichkeiten nicht vorhanden sind. Eine ebenso wichtige Rolle wie die Technologie bei der Gestaltung künftiger Arbeitsumgebungen spielt das Design. Denn: Die beste Technologie wird den Menschen langfristig nicht gewinnen können, wenn einem die Arbeitsumgebung nicht zusagt. Design hat jedoch nicht ausschließlich mit Farben oder Materialien, sondern viel mit Licht, Akustik, Raumsteuerung oder die räumliche Komposition. Am Beispiel Kapsch TrafficCom, die für ihre drei Abteilungen Product-, Project- und Innovation-Management eine neue Bürolösung am Wiener Standort Europlaza geschaffen hat, wurde aufgezeigt, wie dank moderner Technologie sowie intelligenter Planung und Gestaltung eine Varianz an Arbeitsmöglichkeiten geschaffen wurde, die den Weg zu mehr Austausch, Innovation und Effizienz ebnet. Das stimmige und nicht exzessive Konzept von BWM Architekten manifestiert sich beispielsweise in den weiß gehaltenen Möbeln, die mit den gelben Tischlampen, der bunten Folierung der transparenten Kuben, den farbigen Ohrensesseln oder den Pflanzen kontrastieren, mit denen die Mitarbeiter ihre Arbeitstische individualisieren können. Sehr persönlich und angenehm wird es beim Betreten der Think- Tank-Kuben, die mit Hilfe von hochwertigem Holz und Filz ausgestattet wurden und als Podest ausgebildet sind. Ebenso individuell mutet der Innovation-Bereich an, der mit Hilfe von Vintage-Möbeln eingerichtet wurde. Seite 4/5

5 Tätigkeitsprofile Was im Fokus einer jeden Beschäftigung mit der Schaffung von optimalen Arbeitsumgebungen stehen muss, ist auch die Frage nach den Tätigkeitsprofilen der Mitarbeiter. Dabei muss man zunächst zwischen eher kommunikativen (wie z.b. im Vertrieb) und eher konzentrierten Tätigkeiten (wie z.b. in der Buchhaltung) unterscheiden. In einem weiteren Schritt ist notwendig zu erkennen, dass selbst kommunikative Berufe einen Bedarf an Rückzugsmöglichkeiten haben, während Menschen, die hauptsächlich konzentriert arbeiten, auch kommunizieren wollen. Die Entscheidung, welche Arbeitssituationen und Umgebungen dabei die richtigen sind, ergibt sich aus der genauen Analyse der Tätigkeitsprofile im eigenen Unternehmen. Nicht Desk-Sharing oder Open-Space sind das Allheilmittel für das Büro der Zukunft, sondern je nach Tätigkeit die Varianz an Arbeitsmöglichkeiten. Oder anders ausgedrückt: Die Fläche ist eine Bühne und es gibt kein Patentrezept für die Art, wie wir in Zukunft arbeiten werden und wie dies räumlich zu gestalten ist, so Bernhard Herzog von M.O.O.CON. Über M.O.O.CON M.O.O.CON ist Spezialist für die an der Unternehmensstrategie orientierte Gebäudeentwicklung, für strategisches Facility Management und für Relocation Projekte. Unsere Berater verantworten und steuern die Entwicklung, Planung, Ausführung und Betriebsvorbereitung von Immobilienprojekten im privaten, gewerblichen oder öffentlichen Sektor. Unser Schwerpunkt liegt dabei sowohl in der strategischen Beratung als auch in der Umsetzungskompetenz. Dabei vertreten wir die Interessen unserer Kunden bis hin zum Abwicklungsmanagement von Standortwechseln. Wir sind ein großes Team von Spezialisten. Mit über 50 Mitarbeitern an 5 Standorten beraten wir Kunden in ganz Europa. Seite 5/5