Was Sie bald kennen und können

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1 Bedingte Formatierung

2 In diesem Kapitel werden Sie die Vorzüge der bedingten Formatierung schätzen lernen. Mit wenig Aufwand können Sie Zellen, die bestimmte Bedingungen erfüllen, automatisch optisch hervorheben lassen, ohne extra jede einzelne Zelle zu formatieren. Das geht schnell und erhöht die Übersichtlichkeit Ihrer Datentabelle. Die bedingte Formatierung als Kontrollinstrument einzusetzen ist vor allem in umfangreichen Tabellen interessant. So können Sie sich beispielsweise anzeigen lassen, wenn im Lagerbestand die Anzahl von Produkten unter einen bestimmten Wert sinkt. Auch das Einfügen von Gruppierungslinien oder Lesehilfen kann mithilfe der bedingten Formatierung bewerkstelligt werden. Was Sie bald kennen und können : Bedingungen festlegen 2: Bis zu drei Bedingungen gleichzeitig 3: Bedingte Formate ändern und löschen 4: Bedingte Formate kopieren 5: Bedingte Formate suchen 6: Bedingte Formate für Texte 7: Bedingte Formate mit Formeln 8: Beispiel: Dynamische Gruppierung 9: Beispiel: Lesehilfen einfügen Kapitel : Bedingte Formatierung 33

3 : Bedingungen festlegen Im Folgenden lernen Sie, wie Zellen ein bestimmtes Format zugewiesen werden kann, wenn ein von Ihnen definiertes Kriterium zutrifft. Als Beispiel sollen Daten eines Lagerbestandes dienen. Sinkt der Wert einer Zelle unter 3, soll die entsprechende Zelle optisch hervorgehoben werden. Markieren Sie die Zellen mit Daten, die überwacht und bei Zutreffen der Bedingung formatiert werden sollen. 2 Wählen Sie im Menü Format den Befehl Bedingte Formatierung. Das Dialogfeld Bedingte Formatierung öffnet sich. Hier legen Sie die Bedingungen fest. 34 Excel 2002/2003 für Fortgeschrittene einfach klipp & klar

4 3 4 Belassen Sie die Einstellung Zellwert ist und selektieren Sie im folgenden Listenfeld einen der acht Vergleichsoperatoren. Geben Sie in das leere Eingabefeld eine Zahl, einen Text oder eine Formel ein. (Haben Sie den Operator zwischen oder nicht zwischen gewählt, erscheinen zwei Eingabefelder, in die Sie die Werte eingeben.) 5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Format. Das Registerdialogfeld Zellen formatieren erscheint. Hier legen Sie fest, wie die Daten aussehen sollen, wenn sie die Bedingung erfüllen. Kapitel : Bedingte Formatierung 35

5 6 Wählen Sie auf den Registerkarten Schrift, Rahmen und Muster die gewünschte Zellenformatierung und klicken Sie auf OK. Die Vorschau zeigt die gewählten Formatierungen an. 36 Excel 2002/2003 für Fortgeschrittene einfach klipp & klar

6 Info: Nicht alle Formate sind möglich Beachten Sie, dass Ihnen für bedingte Formate folgende Formatierungsvarianten nicht zur Verfügung stehen: Schriftgröße, Schriftart sowie die Rahmenstärke können nicht verändert werden. Die Kombination mehrerer Formatanweisungen ist indes erlaubt. 7 Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Die Zellen, für die das Kriterium zutrifft, erscheinen in der angegebenen Formatierung. Übungen Öffnen Sie die Übungsdatei Bericht aus dem Ordner Kapitel 0. Definieren Sie die bedingte Formatierung für den Zellbereich B4:G so, dass die Zellen mit Verkaufszahlen zwischen und hellgrau markiert werden. Kapitel : Bedingte Formatierung 37

7 2: Bis zu drei Bedingungen gleichzeitig Wünschen Sie weitere optische Differenzierungen? Das ist möglich. Sie können bis zu drei Bedingungen gleichzeitig festlegen. Und das geht so: Klicken Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung (s. S. 34) auf die Schaltfläche Hinzufügen. Das Dialogfeld erweitert sich. 2 3 Definieren Sie die zweite Bedingung und das Format, das bei Erfüllung der definierten Bedingung angewendet werden soll. Klicken Sie gegebenenfalls erneut auf Hinzufügen, wenn Sie eine dritte Bedingung definieren möchten, und bestätigen Sie danach mit OK. 38 Excel 2002/2003 für Fortgeschrittene einfach klipp & klar

8 Wird der Mindestbestand von 3, 5 bzw. 0 unterschritten, erfolgt die entsprechende farbliche Hinterlegung der Zelle. Übungen Legen Sie in der Übungsdatei Bericht (Ordner Kapitel 0) als zweite Bedingung fest, dass Werte größer oder gleich mittelgrau hinterlegt werden. Warum wird der Wert in Zelle F4 nicht mittelgrau formatiert, obwohl die Bedingung größer oder gleich zutrifft? Kapitel : Bedingte Formatierung 39

9 Warnung: Die erste Bedingung hat Priorität Beachten Sie, dass bei der Festlegung mehrerer Bedingungen Excel die Bedingungen in der eingegebenen Reihenfolge abarbeitet. Die Formate der ersten wahren Bedingung werden angewendet. Wären im obigen Beispiel die Bedingungen in umgekehrter Reihenfolge definiert worden, würden die Zellen aller Werte kleiner 0 ohne farbliche Abstufung markiert werden, denn die Bedingungen < 3 und < 5 werden von der ersten bereits abgedeckt. 3: Bedingte Formate ändern und löschen Bedingte Formate ändern Natürlich können Sie die zuvor definierten Einstellungen abändern Markieren Sie die Zellen, deren bedingte Formatierung Sie ändern möchten. Wählen Sie Format Bedingte Formatierung. Ändern Sie im gleichnamigen Dialogfeld die gewünschten Einstellungen. Klicken Sie auf OK. 40 Excel 2002/2003 für Fortgeschrittene einfach klipp & klar

10 Bedingte Formate löschen Möchten Sie nachträglich eine oder mehrere Bedingungen entfernen, gehen Sie wie folgt vor: 2 3 Markieren Sie die Zellen, deren bedingte Formatierung Sie löschen möchten. Wählen Sie Format Bedingte Formatierung. Klicken Sie im gleichnamigen Dialogfeld auf die Schaltfläche Löschen. Das Dialogfeld Bedingte Formatierung löschen wird geöffnet. 4 5 Klicken Sie die Kontrollkästchen zu den entsprechenden Bedingungen an, die Sie löschen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Übungen Im vorherigen Kurs wurde in der Übungsdatei Bericht (aus dem Ordner Kapitel 0) der Wert in Zelle F4 nicht wie gewünscht dargestellt. Korrigieren Sie dies, indem Sie die Reihenfolge der Bedingungen ändern. Kapitel : Bedingte Formatierung 4

11 Ändern Sie die von Ihnen zuvor festgelegten Formate. Die Zellfarbe beider Bedingungen soll hellgelb sein, die Verkaufszahlen größer oder gleich sollen in roter Schrift angezeigt werden. Löschen Sie die. Bedingung. 4: Bedingte Formate kopieren Möchten Sie eine bedingte Formatierung auch auf andere Zellbereiche oder Tabellen anwenden, brauchen Sie sie nicht neu zu definieren. Kopieren Sie sie einfach. Je nachdem ob Muster- und Zielzellen die gleiche Formatierung aufweisen, gibt es zwei Möglichkeiten: Nur die bedingten Formate kopieren Markieren Sie eine Zelle, für die die gewünschten bedingten Formate definiert wurden, und klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Kopieren Öffnen Sie die Tabelle, auf die die bedingten Formate übertragen werden sollen, und fügen Sie die kopierte Zelle neben der Tabelle ein. Markieren Sie nun den Zellbereich der Tabelle, auf die das bedingte Format übertragen werden soll, sowie die eingefügte Musterzelle. Wählen Sie Format Bedingte Formatierung und klicken Sie in dem Dialogfeld auf OK. Löschen Sie nun die Musterzelle. Nur die bedingten Formate werden übertragen. 42 Excel 2002/2003 für Fortgeschrittene einfach klipp & klar

12 Alle Formate kopieren Meist möchte man die gleichen bedingten Formate auch für den gleichen Tabellentyp anwenden. Dann wählen Sie alternativ diese Methode: 2 3 Übungen Markieren Sie Zellen oder eine Zelle, für die die gewünschten bedingten Formate definiert wurden. Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Format übertragen. Markieren Sie nun die Zellen, auf die das bedingte Format übertragen werden soll. Alle Formate werden kopiert und übertragen. Öffnen Sie die Übungsdatei Bedingte Formatierung aus dem Ordner Kapitel 0. Hier wurde die Spalte 7 nachträglich ergänzt. Übertragen Sie alle Formate des Zellbereiches B4:G auf die relevanten Zellen der Spalte 7. Die Tabelle auf dem Arbeitsblatt Jahresumsatz (Datei Kapitel 0\Bedingte Formatierung) soll dieselben bedingten Formate aufweisen wie die auf dem Arbeitsblatt Bericht Januar. Kopieren Sie sie. 5: Bedingte Formate suchen Sind Sie sich nicht mehr sicher, welchen Zellen Sie eine bedingte Formatierung zugewiesen haben? Dann können Sie sie sich suchen lassen: Kapitel : Bedingte Formatierung 43

13 2 Klicken Sie im Arbeitsblatt, in dem Sie nach Zellen mit bedingter Formatierung suchen möchten, eine beliebige Zelle an. Wählen Sie den Menübefehl Bearbeiten Gehe zu oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(G). (Strg)+(G) Damit öffnen Sie das Dialogfeld Gehe zu. 3 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Inhalte. Klicken Sie im Dialogfeld Inhalte auswählen auf das Optionsfeld zu Bedingte Formate und bestätigen Sie mit OK. 44 Excel 2002/2003 für Fortgeschrittene einfach klipp & klar

14 Die entsprechenden Zellen werden im Arbeitsblatt hellblau markiert. Info: Suchen nach einem bestimmten bedingten Format Haben Sie mehrere bedingte Formate in einem Arbeitsblatt festgelegt, dann klicken Sie eine Zelle mit dem Format an, das Sie suchen möchten. Um Zellen mit identischen bedingten Formatierungen zu finden, klicken Sie im Dialogfeld Inhalte auswählen unter der Option Gültigkeitsprüfung auf Gleiche. 6: Bedingte Formate für Texte Bedingte Formatierungen können auch in Texttabellen angewandt werden. Machen Sie dazu Folgendes: Belassen Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung (s. S. 34) die Option Zellwert ist und wählen Sie den Operator gleich. Kapitel : Bedingte Formatierung 45

15 2 Tippen Sie in das leere Feld den Begriff oder die Zeichenkette, den/die Sie in der Tabelle hervorheben möchten. 3 Legen Sie die gewünschte Formatierung fest und klicken Sie auf OK. In folgendem Beispiel kann das Auge sofort erfassen, in welchen Wochen das Boot Wasserratte an wen vergeben wurde. Übungen Wie sieht es mit der Auslastung des Zweierkajaks aus? Lassen Sie sich in der Übungsdatei Belegungsplan Kajaks (Ordner Kapitel 0) das Boot Duo Lalü optisch hervorheben, indem Sie einen Rahmen wählen. 46 Excel 2002/2003 für Fortgeschrittene einfach klipp & klar

16 7: Bedingte Formate mit Formeln In obigen Beispielen wurde im Dialogfeld Bedingte Formatierung die Option Zellwert ist belassen und im folgenden Listenmenü ein Vergleichsoperator ausgewählt. Zahlen oder Text sind konstante Werte. Viel flexibler kann man eine bedingte Formatierung einsetzen, wenn man eine Formel als Formatierungskriterium verwendet. Und das machen Sie so: 2 Wählen Sie im ersten Listenfeld des Dialogfeldes Bedingte Formatierung (s. S. 34) das Formatierungskriterium Formel ist. Tippen Sie in das Formelfeld die Bedingung ein. Beispielsweise: =WENN($E5<>$E4;;0) (s. dazu auch folgenden Kurs) Warnung: Formeln beginnen mit = Denken Sie daran, dass eine Formel immer mit einem Gleichheitszeichen beginnen muss. Sonst denkt Excel, es handele sich um Text. Info: Formeln leider selbst eintippen Leider können Sie nicht, wie Sie es beim Einfügen einer Funktion gewohnt sind, die Funktion aus einem Add-In per Mausklick auswählen. Im Formelfeld müssen die Bedingungen per Hand selbst eingegeben werden und sind entsprechend fehleranfällig. Kapitel : Bedingte Formatierung 47

17 3 Wählen Sie das gewünschte Format unter Rahmen und bestätigen Sie mit OK. In den folgenden Beispielen soll gezeigt werden, wie mithilfe der bedingten Formate eine Tabelle mit Linien sinnvoll gruppiert (s. Kurs 8 Beispiel: Dynamische Gruppierung ) und einer unübersichtlichen Tabelle mit Lesehilfen auf die Sprünge geholfen wird (s. Kurs 9 Beispiel: Lesehilfen einfügen ). 8: Beispiel: Dynamische Gruppierung Mithilfe der bedingten Formatierung können verschiedene Gruppen einer Tabelle der Übersichtlichkeit halber optisch voneinander getrennt werden. Im folgenden Beispiel sollen die Lieferanten auf einer Bestellliste durch eine Linie abgesetzt werden. Hierzu soll die Logikfunktion WENN verwendet werden: =WENN(Wahrheitsprüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert). Diese Funktion prüft eine gestellte Bedingung. Wenn die Bedingung eintritt (WAHR), dann passiert das, sonst (FALSCH) jenes. Für folgendes Beispiel soll geprüft werden, ob sich der Wert zweier Zellen unterscheidet, sprich, ob sich die Namen von Lieferanten in untereinander liegenden Zellen unterscheiden. Für die Wahrheitsprüfung wird der Boolesche Vergleichsoperator < > (ungleich) eingesetzt. Wenn die nachfolgende Zelle von der aktuellen verschieden ist, liefert die Wahrheitsprüfung als Ergebnis den logischen Wert WAHR und die Anweisung des Arguments Dann_Wert wird ausgeführt. In diesem Fall wird eine Linie eingefügt. Sind die Werte zweier Zellen hingegen gleich, ergibt die Prüfung FALSCH und Sonst_Wert wird ausgeführt, in diesem Fall passiert dann nichts. 48 Excel 2002/2003 für Fortgeschrittene einfach klipp & klar

18 Um eine solche bedingte Formatierung durchzuführen, befolgen Sie die folgenden Schritte. Zunächst müssen die Daten in der Tabelle nach der Spalte sortiert werden, in der Sie die Gruppierung vornehmen möchten: 2 Klicken Sie in der Datenliste eine beliebige Zelle in der Spalte an, deren Inhalt Sie sortieren möchten, hier eine Zelle in der Spalte E. Wählen Sie den Menübefehl Daten Sortieren. Excel markiert die gesamte Datenliste ohne die Spaltenbeschriftungen. Das sich öffnende Dialogfeld Sortieren enthält bereits die Spaltenbeschriftung der markierten Zelle im Listenfeld Sortieren nach. (Nach bereits erfolgtem Suchlauf wird die letzte Vorgabe angezeigt.) 3 Belassen Sie das Optionsfeld zu Aufsteigend aktiviert und klicken Sie auf OK. Die Datentabelle wird alphabetisch nach den Lieferantennamen sortiert. Kapitel : Bedingte Formatierung 49

19 4 5 Wählen Sie im Listenfeld des Dialogfeldes Bedingte Formatierung (s. S. 34) das Formatierungskriterium Formel ist. Tippen Sie in das Formelfeld die Bedingung ein. Beispielsweise: =WENN($E5<>$E4;;0) Tipp: (F2) zum Manövrieren drücken Bestimmt ist es Ihnen schon aufgefallen, dass Sie im Formelfeld die Pfeiltasten nicht verwenden können. Anstatt den Cursor mithilfe der Pfeiltasten im Eingabefeld zu bewegen, werden dabei Bezüge eingefügt. Drücken Sie jedoch die (F2)-Taste, funktionieren die Pfeiltasten wie gewohnt. 6 Wählen Sie das gewünschte Format unter Rahmen und bestätigen Sie mit OK. Gruppen gleichen Namens werden mithilfe der eingefügten Gruppierungslinien zusammengefasst dargestellt. 50 Excel 2002/2003 für Fortgeschrittene einfach klipp & klar

20 Übungen Fügen Sie in der Übungsdatei Bestellungen (Ordner Kapitel 0) mithilfe der bedingten Formatierung Gruppierungslinien so ein, dass die verschiedenen Lieferanten zusammengefasst werden. 9: Beispiel: Lesehilfen einfügen Auch diese bedingte Formatierung soll die Übersichtlichkeit verbessern. Besonders bei umfangreichen Tabellen können horizontale oder vertikale Linien oder Balken die Lesbarkeit deutlich verbessern, wie der Vergleich nachfolgender Bilder zeigt. Kapitel : Bedingte Formatierung 5

21 Um nicht alle Lesehilfen per Hand einfügen und aktualisieren zu müssen, kann eine bedingte Formatierung definiert werden. Das ist vor allem bei Tabellen interessant, die sich häufig ändern. In diesem Beispiel soll die Funktion REST(Zahl;Divisor) eingesetzt werden. Sie gibt den Rest an, der übrig bleibt, wenn eine Zahl durch den Divisor geteilt wird. Die Zahl ist die jeweilige Zeilen- bzw. Spaltennummer. Sie wird als Funktion Zeile(Bezug) bzw. Spalte(Bezug) angegeben. Soll beispielsweise jede zweite Zeile bzw. Spalte optisch hervorgehoben werden, wäre der Divisor 2. Ist die Zeilen- bzw. Spaltennummer nicht durch 2 teilbar, entsteht ein Rest, ist sie es, entsteht keiner. Geben Sie hinter der Formel =0 ein, wird bei jeder geraden Zeilennummer die Formatierung angewendet, ist die Bedingung hingegen =, bei den ungeraden Zeilennummern. Probieren Sie mal, die Formel bei einer Tabelle anzuwenden: Wählen Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung (s. S. 34) das Formatierungskriterium Formel ist. 2 3 Im Formelfeld tippen Sie nun die Bedingung ein: =REST(ZEILE();2)=0 Legen Sie das Format auf den Registerkarten Schrift, Muster und/oder Rahmen fest und klicken Sie auf OK. Das bedingte Format wird auf die Tabelle angewandt: jede zweite Zeile wird optisch abgesetzt (siehe unteres Bild auf der vorhergehenden Seite). Übungen In der Übungsdatei Lesehilfe für Quartalsbericht (Ordner Kapitel 0) soll jede 3. Zeile mit einem pastellfarbenen Balken hinterlegt werden. 52 Excel 2002/2003 für Fortgeschrittene einfach klipp & klar

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