Das kleine (oder auch große) Rechnungs-Einmaleins

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1 HLB Ratgeber II/2014 Das kleine (oder auch große) Rechnungs-Einmaleins Steuertipps rund um die Rechnung und die elektronische Rechnung

2 Dem Finanzamt genügt oft schon ein kleiner formaler Fehler um den Vorsteuerabzug aus einer Rechnung nicht mehr anzuerkennen. Die Folge: Die Umsatzsteuer muss vom Unternehmer aus eigener Tasche gezahlt werden. Welche Regeln und Vorgaben Sie bei der Erstellung von Rechnungen und bei der Kontrolle von Eingangsrechnungen beachten sollten, erfahren Sie hier. Unternehmen, die eine Leistung für Dritte (an andere Unternehmer für dessen Unternehmen, juristische Personen) ausführen, sind in der Regel dazu verpflichtet, hierfür eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen. Eine besondere Form oder ausdrückliche Kennzeichnung als Rechnung wird vom Fiskus nicht vorgeschrieben. Sollte jedoch explizit eine andere Bezeichnung (z. B. als Angebot, Lieferschein, Mahnung usw.) für das Dokument gewählt werden, liegt für das Finanzamt keine gültige Rechnung vor. Achtung: Bei bestimmten Leistungen (z. B. Grundstücksgeschäften, grenzüberschreitenden Geschäften) gelten andere Rechnungsfristen!

3 Inhaltliche Anforderungen des Finanzamtes an die Rechnung des Unternehmens Damit das Finanzamt die Rechnung und damit den Vorsteuerabzug anerkennt, sind einige Mindestangaben gesetzlich verpflichtend: Bei Rechnungen bis zu einer Höhe von 150 EUR (sogenannte Kleinbetragsrechnungen) Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers Ausstellungsdatum der Rechnung Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung (z. B. Dienstleistung) Entgelt und Steuerbetrag der Lieferung oder sonstigen Leistung (zumindest in einer Summe) Der anzuwendende Steuersatz (7 % oder 19 %) bzw. einen Hinweis darauf, falls für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Umsatzsteuerbefreiung gilt

4 Bei Rechnungen mit einer Höhe von mehr als 150 EUR Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (bei innergemeinschaftlicher Lieferung auch die des Leistungsempfängers) Fortlaufende Rechnungsnummer Ausstellungsdatum der Rechnung Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Boni oder Rabatte) Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung (z. B. Dienstleistung) (Netto-) Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselt) Umsatzsteuerbetrag und -satz auf das Nettoentgelt (7 % oder 19 %) bzw. einen Hinweis darauf, falls für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Umsatzsteuerbefreiung gilt Ggf. Hinweispflichten (z. B. Aufbewahrungspflichten, Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, Sonderregelungen usw.) Ggf. der Begriff Gutschrift Achtung: Rechtlich gesehen ist eine Gutschrift eine vom Leistungsempfänger (also dem Kunden) ausgestellte Rechnung. Eine Rechnungskorrektur (sog. kaufmännische Gutschrift) ist daher nicht als Gutschrift, sondern beispielsweise als Stornorechnung oder Rechnungskorrektur zu bezeichnen.

5 Rechtliche Anforderungen an die elektronische Rechnung Elektronische Rechnungen sind solche, welche beispielsweise mittels Mail, D oder Web-Download übermittelt werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass der Leistungsempfänger diesem Übertragungsweg zugestimmt hat. Inhaltlich gelten dieselben Mindestangaben wie bei der Papierrechnung. Praxistipp: Der Leistungsempfänger muss sich stets mit Hilfe eines geeigneten innerbetrieblichen Kontrollverfahrens von der Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit des Rechnungsinhaltes überzeugen sowie die Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfen. Eine bestimmte Form für das Kontrollverfahren wird vom Fiskus nicht vorgeschrieben.

6 Nachgefragt Können formelle Fehler in den Rechnungen berichtigt werden? Grundsätzlich sind formell unrichtige Rechnungen korrigierbar. Nach Auffassung des Finanzamtes wirkt die Korrektur aber nicht rückwirkend. Der Vorsteuerabzug kann daher erst bei Vorliegen der vollständigen Rechnung geltend gemacht werden. Ist für die elektronische Rechnung eine qualifizierte elektronische Signatur des Absenders notwendig? Nein, der Vorsteuerabzug ist auch ohne das Vorhandensein einer elektronischen Signatur des Rechnungsausstellers möglich. Optional besteht jedoch die Möglichkeit, auch diese Technologien zu verwenden. Welche Mindestangaben muss ein Kleinunternehmer in seiner Rechnung berücksichtigen? Ein Kleinunternehmer muss ebenfalls eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben erstellen. Sollte er dabei fälschlicherweise Umsatzsteuer ausweisen, ist er verpflichtet, diese auch an das Finanzamt abzuführen.

7 Nachgefragt Wann ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren geeignet? Das Kontrollsystem muss einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung ermöglichen. Es soll somit gewährleisten, dass hinter jeder Rechnung auch eine entsprechende Leistung für das Unternehmen steht. Dies kann beispielsweise schon im Wege eines eingerichteten Rechnungswesens geschehen. Wird von jedem Kunden eine Zustimmung für die elektronische Rechnung benötigt? Ja, jedoch ist ein ausdrückliches Einverständnis des Leistungsempfängers nicht erforderlich. Als völlig ausreichend gilt die stillschweigende Annahme der elektronischen Rechnung. Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden? Rechnungen müssen vom Unternehmer für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt dabei mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die Rechnung ausgestellt wurde. Für Begleitschreiben wie Lieferschein, Bestellbestätigung oder Überweisungsbeleg ist eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren vorgeschrieben. Elektronische Rechnungen müssen zwingend elektronisch aufbewahrt werden. Hierbei muss sichergestellt werden, dass ein Datenträger verwendet wird, der keine nachträglichen Änderungen mehr zulässt. Ein Ausdrucken und Abheften der Rechnung reicht somit nicht aus.

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