Grundsätze Guter Stiftungspraxis

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1 Grundsätze Guter Stiftungspraxis Stiftung CLUB OF HAMBURG Erste Fassung, beschlossen in Hamburg am 06. November 2015 Stiftung CLUB OF HAMBURG Tel +49 (0) Die Stiftung CLUB OF HAMBURG c/o Grand Elysée Hamburg Mail ist eine unselbstständige Stiftung des bürgerlichen Rechts mit Sitz in Hamburg. Rothenbaumchaussee 10 Web Stiftungsträger ASGB Revisions- und Treuhand GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Hamburg Bankverbindung ASGB CLUB OF HAMBURG Hamburger Volksbank IBAN: DE BIC: GENODEF1HH2

2 2 / 7 1 Handelnde Personen Die Organe der Stiftung CLUB OF HAMBURG sind: Vorstand Geschäftsführung Der Stiftungsträger der Stiftung ist: ASGB Revisions- und Treuhand GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Neuer Wall 54, Hamburg, Deutschland. Stiftungsorgane, Stiftungsträger und StiftungsmitarbeiterInnen orientieren sich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben des Gemeinnützigkeits- und Stiftungsrechts bei ihrer Tätigkeit insbesondere an folgenden Grundsätzen: 1. Sie handeln in Übereinstimmung mit der Satzung und den geltenden Gesetzen. Sie verstehen sich als Treuhänder des im Stiftungsgeschäft und in der Satzung formulierten Stifterwillens. 2. Sie sind der Satzung verpflichtet und verwirklichen den Stiftungszweck nach bestem Wissen und Gewissen. 3. Die Rechte und Pflichten der Organmitglieder sind in der Satzung und ggfs. in einer Geschäftsordnung geregelt. Satzung und Geschäftsordnung enthalten die Bestimmungen zur Beschlussfassung durch die Organe. Diese Bestimmungen betreffen sowohl die Beschlussfassung im mündlichen als auch im schriftlichen Verfahren. 4. Das in ihre Obhut gegebene Vermögen ist in seiner nachhaltigen Ertragsfähigkeit zu erhalten. Das Rechnungswesen bildet die wirtschaftliche Lage der Stiftung zeitnah, vollständig und sachlich richtig ab. Sie wird durch ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen geprüft und testiert. 1 Die Verwaltungsausgaben bewegen sich in einem angemessenen Rahmen. Die Vergabe der Mittel und die Tätigung der Verwaltungsausgaben erfolgen auf der Basis des Wirtschaftsplans. 5. Die Bezüge der Organmitglieder sowie derjenigen Geschäftsleitungsmitglieder ohne eigene Organzugehörigkeit werden zusammen summarisch im Anhang zur Bilanz offen gelegt. 6. Sie anerkennen Transparenz als Ausdruck der Verantwortung von Stiftungen gegenüber der Gesellschaft und als ein Mittel zur Vertrauensbildung. Sie stellen daher der Öffentlichkeit in geeigneter Weise die wesentlichen inhaltlichen und wirtschaftlichen Informationen über die Stiftung (insbesondere über den Stiftungszweck, die Zweckerreichung im jeweils abgelaufenen Jahr, die Förderkriterien und die Organmitglieder) zur Verfügung. Sie veröffentlichen ihre Bewilligungsbedingungen und setzen, soweit geboten, unabhängige Gutachter oder Juroren ein. Gesetzliche Auskunftspflichten werden rasch und vollständig erfüllt. Die Stiftungsbehörde erhält 1 Dies gilt, sobald die Stiftung in die Selbständigkeit überführt wird. Als unselbständige Stiftung unterliegt die Stiftung der Aufsicht des Stiftungsträgers, der auch für die ordnungsgemäße Buchhaltung und den Jahresabschluss verantwortlich zeichnet.

3 3 / 7 jährlich einen Bericht über die Erfüllung des Stiftungszwecks sowie eine Jahresrechnung. Das Finanzamt erhält diese Informationen ebenfalls regelmäßig, doch nicht immer jährlich. 7. Sie handeln informiert, integer und verantwortungsvoll. Ehrenamtlich tätige Organmitglieder sind trotz ihrer übrigen Verpflichtungen bereit, die erforderliche Zeit und Sorgfalt für die Stiftungsarbeit zur Verfügung zu stellen. Mitglieder von Kontroll- und Beratungsgremien sind grundsätzlich unabhängig von den für die operative Tätigkeit verantwortlichen Organen und werden von diesen umfassend und wahrheitsgemäß informiert. 8. Das Berufungsverfahren für die Organmitglieder ist einheitlich geregelt und in der Satzung niedergeschrieben. Die Festlegung der Organmitgliedschaft für einen bestimmten Zeitraum ist üblich. 9. Lässt der Gesundheitszustand eines Organmitglieds langfristig nur eine eingeschränkte Aufgabenwahrnehmung zu oder häufen sich Interessenkollisionen oder werden dauerhafte Schwächen bei der Intensität der Aufgabenwahrnehmung sichtbar, wird eine Aussprache über die vorzeitige Beendigung des Mandats geführt. 10. Sie sorgen für die regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit der Stiftungsprogramme vor allem im Hinblick auf die Verwirklichung des Satzungszwecks, die Effizienz des Mitteleinsatzes und im Hinblick auf das Verhalten gegenüber Fördersuchenden sowie der Öffentlichkeit; sie fördern entsprechendes Verhalten ihrer MitarbeiterInnen. Monitoring und Evaluation sichern die bestmögliche Zweckverwirklichung. 11. Sie betrachten Fördersuchende als unverzichtbare Partner zur Verwirklichung der Stiftungszwecke. Anfragen sollten zeitnah beantwortet werden; über den Fortgang der Antragsbearbeitung sollte informiert werden. 12. Sie fördern den Erfahrungsaustausch und die Zusammenarbeit mit anderen Stiftungen.

4 4 / 7 2 Vermeidung von Interessenkonflikten Für den Stiftungsträger, die Mitglieder der Stiftungsorgane, der Kontroll- und Beratungsgremien und für StiftungsmitarbeiterInnen gilt, dass sich niemand bei seinen Entscheidungen von eigennützigen Interessen leiten lässt. Insbesondere beachten sie folgende Grundsätze: 1. Sie legen die Anhaltspunkte für einen Interessenkonflikt im Einzelfall unaufgefordert offen und verzichten von sich aus auf eine Beteiligung am Entscheidungsprozess, wenn dieser ihnen oder einer nahestehenden Person einen unmittelbaren Vorteil oder Nachteil bringen kann. Auch persönliche oder familiäre Beziehungen zu den Fördersuchenden und zu Dienstleistungsunternehmen werden offen kommuniziert. 2. Sie verzichten auf vermögenswerte Vorteile, die ihnen von interessierter Seite verschafft werden. Dies gilt auch dann, wenn die Verknüpfung von Vorteil und Gegenleistung nicht unmittelbar oder erst zukünftig zu erwarten ist. 3. Von der Beschlussfassung und weitestgehend von der Beratung ausgeschlossen sind Organmitglieder, die aufgrund wesentlicher geschäftlicher, finanzieller und persönlicher Beziehungen zu einem Destinatär oder einer Gruppe von Destinatären die Besorgnis der Befangenheit begründen. 4. Die genannten Grundsätze zur Vermeidung von Interessenkonflikten gelten analog für mögliche Beziehungen zu den Mitgliedern des Förderkreises der Stiftung.

5 5 / 7 3 Förderung von Projekten Die Stiftung CLUB OF HAMBURG orientiert sich bei der Bewilligung von Fördermitteln insbesondere an folgenden Grundsätzen. 1. Die Stiftung entwickelt Förderrichtlinien und macht diese der Öffentlichkeit transparent. a. Bei Vergabe von Mitteln an wissenschaftliche Einrichtungen zum Zwecke der Grundlagenforschung ist der Destinatär zum Nachweis von Leitlinien Guter wissenschaftlicher Praxis verpflichtet. 2. Die Vergabe der Mittel erfolgt auf der Basis des Wirtschaftsplans. 3. Die zweckentsprechende Verwendung der Mittel durch Dritte unterliegt einer internen Prüfung. Davon ausgenommen sind Spenden, für die eine ordnungsgemäße Zuwendungsbestätigung vorliegt, sofern diese als Einzelspende nicht den Betrag von EUR übersteigen.

6 6 / 7 4 Einkauf von Dienstleistungen, insbesondere Vergabe von Beratungsaufträgen Die Stiftung CLUB OF HAMBURG orientiert sich bei der Vergabe von Dienstleistungen und Beratungsaufträgen insbesondere an folgenden Grundsätzen. 1. Alle Dienstleistungen und Beratungsaufträge bedürfen einer Aussprache im Vorstand der Stiftung. Die Entscheidung zur Vergabe ist zu dokumentieren. 2. Von der Beschlussfassung und weitestgehend von der Beratung ausgeschlossen über die Vergabe von Dienstleistungen und Beratungsaufträgen sind Organmitglieder, die aufgrund wesentlicher geschäftlicher, finanzieller und persönlicher Beziehungen zu einem Dienstleister oder einer Gruppe von Dienstleistern die Besorgnis der Befangenheit begründen.

7 7 / 7 5 Ansprechpartner bei Verstoß bzw. Verdacht auf Verstoß gegen diese Leitlinien Die Stiftung CLUB OF HAMBURG hat mindestens einen Ansprechpartner, an den sich MitarbeiterInnen, Geschäftsführung, Vorstände, Dienstleister, Destinatäre und die Öffentlichkeit im Falle eines Konfliktes oder im Falle eines Verdachtes hinsichtlich des Verstoßes gegen Grundsätze Guter Stiftungspraxis wenden können. Der Stiftungsträger ist für diesen Personenkreis in diesen nicht abschließend genannten Fällen der erste Ansprechpartner: ASGB Revisions- und Treuhand GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Herr Doktor Jörg Verstl Neuer Wall Hamburg Deutschland Der Stiftungsträger ist unter Wahrung der Vertraulichkeit aufgefordert, Maßnahmen zu ergreifen, um Konflikte zu lösen, Verdachtsfällen nachzugehen bzw. unbegründete Verdachtsfälle zu entkräften.

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