Passau, Tittling, Deggendorf, Dresden, Mühldorf am Inn, München. Herzlich Willkommen Reisekostenreform 2014

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1 1 Herzlich Willkommen Reisekostenreform 2014

2 2 Reisekostenreform Überblick Erste Tätigkeitsstätte (ab 2014) bis 2013: Regelmäßige Arbeitsstätte Bedeutung: Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte sind nur im Rahmen der Entfernungspauschale abzugsfähig. Hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, sind seine Fahrten zum Betrieb des Arbeitgebers als voll abziehbare Auswärtstätigkeiten einzustufen.

3 3 Reisekostenreform Überblick Erste Tätigkeitsstätte Übersicht Rechtslage bis Neuregelung ab Regelmäßige Arbeitsstätte ist eine ortsfeste Erste Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung betriebliche Einrichtung Des Arbeitgebers oder des Arbeitsgebers oder Eines ausgegliederten Unternehmens, dem eines verbunden Unternehmens oder der AN zugeordnet wurde (Outsourcing) eines vom AG bestimmten Dritten, der der AN dauerhaft zugeordnet ist (Leiharbeit) Weitere Voraussetzung: AN soll unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen ZR von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden.

4 4 Reisekostenreform Überblick Auswirkungen bei Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte Fahrtkosten ( Entferungspauschale) PKW-Überlassung ( geldwerter Vorteil) Verpflegungsmehraufwendungen ( Pauschbeträge) Unterkunftskosten

5 5 Reisekostenreform Überblick Zuordnung Zuordnung nach der dienst- und arbeitsrechtlichen Festlegung bzw. nach Absprache und Weisungen Fehlt eine arbeitsrechtliche Festlegung oder ist sie nicht eindeutig, ist die betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte anzusehen, an der der Arbeitnehmer Typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder Je Arbeitswoche zwei volle A-tage oder mind. Ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll (Prognose) Liegen die Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vor, ist diejenige Tätigkeitsstätte die erste Stätte, die Der AG bestimmt oder Der Wohnung am nächsten liegt, wenn die Bestimmung fehlt bzw. nicht eindeutig ist

6 6 Reisekostenreform Überblick Besonderheit Bildungseinrichtung bis ab Eine Bildungseinrichtung, die zum Zwecke Eine erste Tätigkeitsstätte ist auch Eine Vollzeitstudiums oder einer vollzeitlichen eine Bildungseinrichtung, die außer- Bildungsmaßnahme aufgesucht wird, ist keine halb eines Dienstverhältnisses zum Regelmäßige Arbeitsstätte (BFH-Urteil vom Zwecke eines Vollzeitstudiums oder ) einer vollzeitlichen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird Gegensatz: Fortbildung i.r. Dienstverhältnis Reisekosten

7 7 Reisekostenreform Überblick Mehrere Tätigkeitsstätten Liegen die Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vor, dann bestimmt der Arbeitgeber, wo sich die erste Tätigkeitsstätte befindet. Hat der Arbeitgeber keine Bestimmung getroffen oder ist diese nicht eindeutig, gilt die Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt. Beispiel: Tätigkeit in mehreren Filialen Ein AN wohnt in Bonn und ist zuständig für 2 Filialen seines AG in Köln und Düsseldorf. Er hält sich wöchentlich regelmäßig an 3 Tagen in Düsseldorf auf und an 2 Tagen in Köln. Die Entfernung von der Wohnung zur Filiale in Düsseldorf beträgt 108 Km und die Entfernung zur Filiale in Köln 54 Km. Der AG hat keine Aussagen dazu getroffen, welche Filiale die erste Tätigkeitsstätte sein soll.

8 8 Reisekostenreform Überblick Lösung: Die Voraussetzungen, um von einer ersten Tätigkeitsstätte ausgehen zu können, liegen bei beiden Filialen vor. Der AN hält sich sowohl in Düsseldorf als auch in Köln regelmäßig an (mindestens) 2 vollen A-tagen auf. Da der AG keine Zuordnung vorgenommen hat, ist die Filiale in Köln die erste Tätigkeitsstätte, weil sie am nächsten zur Wohnung des AN liegt. Dass der AN regelmäßig 2 Tage in Köln und 3 Tage in Düsseldorf verbringt, spielt keine Rolle. Konsequenz: Der AN kann für die beiden wöchentlichen Fahrten nach Köln nur die Entfernungspauschale geltend machen. Eine steuerfreie Erstattung der Fahrten ist nicht möglich. Bei den 3 Fahrten nach Düsseldorf kann der AG die tatsächlich angefallenen Aufwendungen steuerfrei erstatten.

9 9 Reisekostenreform Überblick Erstattung des Verpflegungsmehraufwands Verpflegungspauschalen bis Abwesenheit 8 bis 14 Stunden 6 Euro 14 bis 24 Stunden 12 Euro 24 Stunden 24 Euro Verpflegungspauschalen ab Abwesenheit Eintägige Reise: 8 Stunden und weniger 0 Euro Eintägige Reise: mehr als 8 Stunden (z.b. 8,10 Std.) 12 Euro 24 Stunden 24 Euro Bei mehrtägigen Reisen: für den - Anreisetag (ohne Zeitvorgaben) 12 Euro - Abreisetag (ohne Zeitvorgaben) 12 Euro

10 10 Reisekostenreform Überblick Verpflegungsmehraufwand Ausnahmeregelung ab dem : Beginnt der AN an einem Tag eine Geschäftsreise, die er am folgenden Tage ohne Übernachtung beendet, werden die Zeiten zusammengerechnet. Beträgt die Abwesenheit mehr als 8 Stunden, erhält er eine Verpflegungspauschale für den Tag, an dem er überwiegend abwesend war. Beispiel: Der AN beginnt seine Geschäftsreise am um Uhr und kehrt am um 2.00 Uhr (nachts) in seine Wohnung zurück. Der AN kann sich für den von seinem AG einen Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand von 12 Euro erstatten lassen.

11 11 Reisekostenreform Überblick Hinweise Verpflegungsmehraufwendungen für dieselbe Auswärtstätigkeit an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte können nur für die ersten 3 Monate steuerfrei gewährt werden. Eine Tätigkeit wird auch dann an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte durchgeführt, wenn sie nach einer kurzen Unterbrechung mit demselben Inhalt, am selben Ort fortgesetzt wird. Erst wenn die Unterbrechung mindestens 4 Wochen dauert, beginnt die 3-Monatsfrist neu. Bis gilt: Urlaub oder Krankheit wirken sich bei der Unterbrechung derselben auswärtigen Tätigkeit nicht auf den Ablauf der 3-Monatsfrist aus. Ab dem gilt: Bei einer Unterbrechung von mindestens 4 Wochen beginnt die 3-Monatsfrist neu. Der Grund für die Unterbrechung spielt keine Rolle, sodass auch nach 4 Wochen Urlaub und/ oder Krankheit die 3-Monatsfrist wieder neu beginnt.

12 12 Reisekostenreform Überblick Übernachtungskosten Der Arbeitgeber kann dem AN auch ab 2014 Übernachtungskosten, die im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen, steuerfrei erstatten. Es besteht ebenso die Möglichkeit des Werbungskostenabzugs. Begrenzung ab 2014: Zu beachten ist künftig jedoch eine zeitliche Begrenzung. Nach Ablauf von 48 Monaten ordnet das Gesetz eine Beschränkung der Unterkunftskosten in Höhe von Euro monatlich an. Ein Neubeginn der Frist ist möglich, wenn Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte mindestens 6 Monate dauert. Gründe für die Unterbrechung sind unbeachtlich.

13 13 Einsatz an wechselnden Tätigkeitsstätten Bisherige Regelung: AN, die typischerweise auf ständig wechselnden Einsatzstellen tätig sind, können sämtliche Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen berücksichtigen. Beispiel: AN Müller ist als Maler angestellt. Im Jahr 2013 fährt er an 220 Tagen von seiner Wohnung in VOF 20 Km zum Betrieb seines AG nach Passau. Hier steigt er auf ein Firmenfahrzeug um und sucht seine Baustellen auf. Lösung für 2013: Da Müller in Passau nicht schwerpunktmäßig tätig wird, hat er dort keine regelmäßige Arbeitsstätte. Somit kann er Fahrtkosten i.h.v (220 Tage x 20 Km x 2 x 0,30 ) als Werbungskosten geltend machen.

14 14 Einsatz an wechselnden Tätigkeitsstätten Regelung ab 2014 (Grundlage ist das EStG): Hat der AN keine erste Tätigkeitsstätte und hat er nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Feststellungen sowie Absprachen und Weisungen zur Aufnahme seiner beruflichen Tätigkeit dauerhaft denselben Ort oder dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet typischerweise aufzusuchen, gelten die Regelungen für die 1. Tätigkeitsstätte sinngemäß. Lösung für 2014: Müller hat in Passau keine 1. TSt. Da er jedoch arbeitstäglich den gleichen Ort (= Betrieb des AG) aufsucht, sind die Fahrtkosten lediglich mit der Entfernungspauschale zu berücksichtigen. 220 Tage x 20 Km x 0,30 = Keine 1. Tätigkeitsstätte + tägl. Fahrt zum gleichen Ort = Entfernungspauschale

15 15 Einsatz an wechselnden Tätigkeitsstätten Gestaltungstipp für das Jahr 2014: Sonderregelung gilt, sofern der AN den gleichbleibenden Ort typischerweise arbeitstäglich aufsucht. Im Umkehrschluss gilt: Fährt der AN gelegentlich die Baustellen direkt an, sind auch die Fahrtkosten zum Betrieb des AG nach Reisekostengrundsätzen zu berücksichtigen. Immer gilt: Ungeachtet des Ansatzes der Entfernungspauschale übt Müller eine vorübergehende Auswärtstätigkeit aus und kann daher ab Verlassen seiner Wohnung Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen bzw. erstattet bekommen.

16 16 Arbeitszimmer als Tätigkeitsstätte (Homeoffice) Grundsatz Homeoffice kann keine betriebliche Einrichtung des AG darstellen Wird der AN ausschließlich oder weit überwiegend im häuslichen Arbeitszimmer tätig, kann davon ausgegangen werden, dass gelegentliche Fahrten zu einer betrieblichen Einrichtung des AG nach Reisekostengrundsätzen zu berücksichtigen sind. Ausnahme: Der AG bestimmt die betriebliche Einrichtung zur 1. Tätigkeitsstätte Beispiel: Müller ist in Absprache mit seinem AG an einem Tag je Woche im Betrieb tätig. Lösung: Müller erfüllt nicht die zeitlichen Voraussetzungen (zwei volle Arbeitstage/Woche) zur Anwendung der 1. TSt. Folglich kann Müller die Fahrten zum Betrieb nach Reisekostengrundsätzen abrechnen bzw. geltend machen.

17 17 Gestellung von Mahlzeiten Bisher: Mahlzeiten, die i.r. von Auswärtstätigkeiten vom AG oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten (z.b. Hotel) gestellt werden, sind als geldwerter Vorteil zu erfassen (für 2014: 1,63 für Frühstück bzw. 3,00 für Mittag- und Abendessen). Neuregelung ab 2014: Eine zur Verfügung gestellte (übliche) Mahlzeit wird nach wie vor mit dem Sachbezugswert bewertet Als üblich wird eine Mahlzeit bis zum Wert von 60 (einschl. USt) angesehen. Wird diese Grenze überschritten, liegt ein Belohnungsessen vor, dass mit dem tatsächlichen Wert angesetzt wird. Besonderheit ab 2014: Trotz Mahlzeitengestellung unterbleibt ein Ansatz des geldwerten Vorteils als A.-lohn, sofern der AN für diese Auswärtstätigkeit Pauschbeträge als WK geltend machen könnte Die Höhe der Verpflegungspauschale ist hierbei unbedeutend

18 18 Gestellung von Mahlzeiten Erfolgt eine Gestellung von Mahlzeiten sind die Pauschbeträge um 4,80 (20% v. 24 ) für ein Frühstück sowie um jeweils 9,60 (40% v. 24 ) für ein Mittag- bzw. Abendessen zu kürzen. Beispiel: Müller ist für seine Firma am zu Kundenbesuchen in Nürnberg unterwegs. Hierzu reist er bereits am Vortag an. Er übernachtet in Nürnberg mit Frühstück, Bezahlung erfolgt durch AG. Lösung: Aufgrund Frühstücksgestellung entsteht ein geldwerter Vorteil i.h.v. 1,63 Müller steht ein Pauschbetrag i.h.v. 24 (2 Tage je 12 ) zu. Der geldwerte Vorteil ist nicht zu versteuern, da Müller ein Pauschbetrag als WK zusteht Somit werden die Werbungskosten von 24 um 4,80 gekürzt. Es verbleiben 19,20

19 19 Gestellung von Mahlzeiten Auswärtstätigkeiten von weniger als 8 Stunden! Beispiel: Müller ist am für einen Zeitraum von 7 Stunden zu Kundenbesuchen in Nürnberg. Auf Veranlassung seines AG erhält er an diesem Tag ein Mittagessen. Lösung: Aufgrund Mahlzeitengestellung entsteht ein geldwerter Vorteil i.h.v. 3,00 (ab 2014) Müller steht aufgrund der Abwesenheitszeit kein Pauschbetrag für VMA zu Somit ist der geldwerte Vorteil (grundsätzlich individuell) zu versteuern. Es kann jedoch eine pauschale Versteuerung von 25% erfolgen

20 20 Gestellung von Mahlzeiten Zusammenfassung Wird vom Arbeitgeber (oder auf Veranlassung von einem Dritten) dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit gestellt, erfolgt der Ansatz nach Sachbezugswerten (mit Möglichkeit der Pauschalbesteuerung), wenn der AN ohne Übernachtung nicht mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist, der AG die Abwesenheitszeiten nicht überwacht oder kennt, die Dreimonatsfrist abgelaufen ist. In allen anderen Fällen wird die gestellte Mahlzeit (zwingend) durch Kürzung der Verpflegungsmehraufwandspauschalen berücksichtigt

21 21 Gestellung von Mahlzeiten - Bescheinigungspflicht Auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist für die dem Arbeitnehmer zu Verfügung gestellten Mahlzeiten der Großbuchstabe M einzutragen. Hinweis: Durch den Großbuchstaben M wird lediglich dokumentiert, dass der AN zumindest einmal im Kalenderjahr eine Mahlzeit im Rahmen einer AWT erhalten hat. Für die genaue Ermittlung der Werbungskosten ist es jedoch erforderlich, die genaue Anzahl der Mahlzeiten, getrennt nach Frühstück, Mittag- und Abendessen festzuhalten. Hierzu muss der AN entsprechende Aufzeichnungen führen bzw. der AG entsprechende Bescheinigungen ausstellen.

22 22 Mahlzeiten im Rahmen von Bewirtungen Bisher konnte der AN bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen ungeachtet der Mahlzeitengestellung unter Berücksichtigung der Abwesenheitszeiten VMA geltend machen. Ab 2014 ist zu unterscheiden: 1. Führt der AG eine geschäftlich veranlasste Bewirtung durch, werden die WK aufgrund der Mahlzeitengestellung ebenfalls um 4,80 (20% v. 24 ) bzw. 9,60 (40% v. 24 ) gekürzt. Beim AN entsteht (wie bisher) kein Arbeitslohn. 2. Erfolgt die Bewirtung hingegen nicht durch den AG, sondern durch den Kunden oder Geschäftspartner, liegt keine Mahlzeitengestellung vor. In diesen Fällen erfolgt keine Kürzung der Verpflegungspauschalen.

23 23 Zusammengefasste Pauschalierung Entsteht durch die Gestellung von Mahlzeiten i.r. von Auswärtstätigkeiten stpfl. Arbeitslohn, besteht in bestimmten Fällen die Möglichkeit einer Pauschalversteuerung Vorteil 1: günstiger Steuersatz von 25%. Vorteil 2: Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung Die Pauschalierung ist auf 100% des dem AN zustehenden Pauschbetrages begrenzt. Aber: Steht dem AN aufgrund der Abwesenheit kein Pauschbetrag zu, ist die gesamte Erstattung nicht pauschalierungsfähig (individuelle Besteuerung). Erfolgt in diesen Fällen eine Gestellung von Mahlzeiten, können diese jedoch mit dem Sachbezugswert pauschaliert werden. Wichtig: Dem AG steht es frei, zur Ermittlung des pauschalierungsfähigen Volumens mehrere Auswärtstätigkeiten i.r. einer Erstattung zusammenzufassen.

24 24 Zusammengefasste Pauschalierung Beispiel: AN Müller stehen bei Auswärtstätigkeiten arbeitsvertraglich folgende Pauschalen zu: Abwesenheit bis 8 Stunden: 10 Abwesenheit bis 14 Stunden: 10 Abwesenheit bis 24 Stunden: 20 Müller ist i.r. einer Auswärtstätigkeit vom (17.00 Uhr) bis (20.00 Uhr) abwesend. Bei einer weiteren Auswärtstätigkeit am ist er nochmals 7 Std. abwesend. Lösung: Pauschalen des AG ( ) = 60 Steuerliche Pauschbeträge ( ) = 48 Folge: Die Erstattung von 60 übersteigt die Pauschbeträge um nicht mehr als 100%. Der übersteigende Betrag von 12 kann somit pauschal versteuert werden, obgleich Müller für den keine Pauschbeträge zustehen.

25 25 Nachweise und Aufzeichnungspflichten Die Eintragungen im Lohnkonto sind Grundlage des Lohnsteuerabzugs. Es empfiehlt sich, die Aufzeichnungspflichten sorgfältig einzuhalten. Zweifel an der Rechtmäßigkeit der einbehaltenen Lohnsteuer, die sich durch fehlerhafte Angaben im Lohnkonto ergeben, gehen zu Lasten des Arbeitgebers. Reisekostenabrechnungen sind insbesondere als Anlage zum Lohnkonto zu nehmen. Nachweis der Reisekosten: Die Steuerbefreiung der vom AG ersetzten Reisekosten setzt voraus, daß der AN seinem AG Art und Anlass der beruflichen Tätigkeit Die Reisedauer und den Reiseweg aufzeichnet. zudem muss er anhand geeigneter Unterlagen nachweisen oder zumindest glaubhaft machen, welche Aufwendungen ihm anlässlich der Auswärtstätigkeit entstanden sind.

26 26 Nachweise und Aufzeichnungspflichten Zudem muss er anhand geeigneter Unterlagen nachweisen oder zumindest glaubhaft machen, welche Aufwendungen ihm anlässlich der Auswärtstätigkeit entstanden sind der AN muss ggf. Rechnungsbelege über Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten vorlegen, aus denen die tatsächlichen Aufwendungen ersichtlich sein müssen diese Nachweise müssen vom AG als Beleg zum Lohnkonto aufbewahrt werden Beratungshinweis: Arbeitgeber, die ihren AN steuerfrei Reisekosten ausbezahlen, sollten sich immer zum besseren Nachweis bei Lohnsteuerprüfungen ordentliche Reisekostenabrechnungen von ihren AN erstellen lassen. Diese Abrechnungen werden dann zusammen mit den Originalrechnungen des AN bei den Lohnbelegen aufbewahrt.

27 27 Ende Für Fragen stehen wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung

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