Diplomarbeitstitel: Wissensmanagement im ÖBH Eine Chance zur Effektivitäts- und Effizienzsteigerung. Forschungsleitende Interessen

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1 Name: ADLASZNIG Stefan, Fhr Jahrgang: Hadik (C-Kp) Betreuer: ObstdIntD Mag. STARLINGER Diplomarbeitstitel: Wissensmanagement im ÖBH Eine Chance zur Effektivitäts- und Effizienzsteigerung Forschungsleitende Interessen Im täglichen Dienstbetrieb wird es immer wichtiger die einzelnen Ressourcen so zu nutzen, dass man mit ihnen die besten Ergebnisse erzielt. Bei dieser Arbeit handelt es sich nicht um eine Abhandlung des allgemeinen Begriffs WISSEN, denn damit würde nichts Neues unter Beweis gestellt werden. Man kann und muss sich deshalb dem Arbeiten mit/für Wissen widmen und den Personen, den Wissensarbeitern, die sich damit auseinandersetzen. Das folgende Projekt beschäftigt sich ebenso mit den Wissensträgern des ÖBH und stellt den Umgang mit Wissen in ihrer Organisation dar. Im ÖBH gibt es eine Vielzahl von Mitarbeiter mit unterschiedlichem Wissensstand. Das Potential für die Organisation ist sehr groß. Man denke nur an das verloren gegangene Wissen eines erfahrenen Kameraden, wenn dieser nach Beendigung seiner Dienstzeit das Ressort verlässt. Plötzlich bemerkt man, welches Wissen in den Köpfen derer, von denen die nun nicht mehr da sind, steckt und hat nicht die Möglichkeit, diese überaus wichtigen Ressourcen zu verwerten oder an andere weiterzugeben bzw. zugänglich zu machen. Die Tatsache der teilweise schlechten Kommunikation von Informationen auf allen Ebenen führt leider allzu oft zu großen Lücken, die von nachfolgenden Personen nur schwer auszufüllen oder zu schließen sind. Zusätzliche Problemstellungen im Wissenskontext lauten: Wissen wird nicht ausreichend genutzt, Innovationen finden nur schleppend statt, Potentiale von Mitarbeiter werden nicht (rechtzeitig) erkannt, Wissen wird zurückgehalten und nicht geteilt, es kommt immer wieder zu Doppelarbeiten, ohne dass das bereits vorhandene Wissen genutzt wird oder ähnliche Fehler werden immer wieder gemacht. Damit diese Mängel behoben werden können, ist es notwendig sich mit dem Wissen auseinander zu setzen. Wissensmanagement widmet sich dieser Aufgabe und verfolgt klare Ziele, die auch dem ÖBH helfen können, mit dieser Ressource besser umzugehen. Somit erscheint dies auch für das ÖBH als unumgänglich, um die Ressource Wissen zu lenken und zu managen. Von den oben genannten Problemstellungen ausgehend, ergeben sich folgende grundlegende Fragen: - Was ist Wissensmanagement, welche Ziele verfolgt es und wie können diese im ÖBH erreicht werden? - Welche Chancen entstehen aufgrund von Erkenntnissen des Wissensmanagements für das Österreichische Bundesheer und welche Problemfelder sind damit verbunden?

2 - Hat die Einführung von gezielt ausgewählten Teilbereichen des Wissensmanagements dementsprechend positive Auswirkungen auf die Steigerung der Effektivität und der Effizienz im ÖBH? - Wie sieht die Praxis im Umgang mit Wissen aus und welche Ansätze ergeben sich für die Zukunft? Eine ausführliche Literaturrecherche zeigt, dass es möglich ist die Betriebswirtschaftlehre als Wissenschaft heranzuziehen, um diese Fragen zu beantworten. Forschungsleitende Fragestellungen - Auf welche Art und Weise ist es am Managementsektor zu einer Entwicklung vom statischen hingehend zum dynamischen Wissensmanagement gekommen? (New Publik Management) - In welchem Zusammenhang stehen Daten, Information, Wissen und wie wichtig ist es implizites in explizites Wissen zu wandeln? - Was bedeutet die Systemtheorie und das damit verbundene ganzheitliche Denken für die Führungsabläufe in der lernenden Organisation ÖBH? - Was ist Wissensmanagement, welche Ziele verfolgt es und wie können diese im ÖBH erreicht werden? - Kann man die Wissensumwelt in Teilbereiche klassifizieren und anhand dieser den Prozessablauf darstellen? - Ist die Knowledge Scorecard als Instrument des Wissensmanagements für das Österreichische Bundesheer anwendbar, oder fehlen ihm die notwendigen Voraussetzungen? - Welche Werkzeuge/Tools dienen dem Gebrauch von Wissen, und welche wurden im Österreichischen Bundesheer schon eingeführt? - Welche Chancen entstehen aufgrund von Erkenntnissen des Wissensmanagements für das Österreichische Bundesheer und welche Problemfelder sind damit verbunden? - Hat die Einführung von gezielt ausgewählten Teilbereichen des Wissensmanagements dementsprechend positive Auswirkungen auf die Steigerung der Effektivität und der Effizienz in den Führungsabläufen? - In welchen Bereichen des ÖBH kann man Stärken im Umgang mit Wissen erkennen? - Wo treten Wissensdefizite in den Prozessabläufen auf, und ergeben sich sinnvolle Lösungsansätze für den täglichen Dienstbetrieb? Zielsetzung In jedem Bediensteten des ÖBH gibt es einen reichhaltigen Fundus an Wissen aber nur sehr wenig Erkenntnis über den Umgang damit. Diese Arbeit verfolgt folgende Ziele: - die Bedeutung der Ressource Wissen für das ÖBH darzustellen,

3 - das Wissensmanagement anhand eines konkreten Ansatzes zu erörtern und bereits eingeführte Werkzeuge im ÖBH aufzuzeigen, - Chancen, Problemfelder und deren Lösung des Wissensmanagements für das ÖBH zu analysieren, - die Stärken und Schwächen im Umgang mit Wissen im ÖBH am Beispiel der Landesverteidigungsakademie, Theresianischen Militärakademie und der Heeresversorgungsschule sowie Lösungsansätze zu nennen, - und abschließend eine kritische Schlussbetrachtung zu geben. Da es den Rahmen dieser Arbeit sprengen würde, hat sich die Analyse auf einen Ansatz des Wissensmanagements beschränkt. Aufbau der Arbeit Im 1. Kapitel werden die Problemstellung, die Ziele, der Aufbau der Arbeit und die Arbeitshypothese formuliert. Die Methode, auf der dieses Projekt aufbaut, wird ebenso dargestellt. Das 2. Kapitel setzt sich mit grundlegenden Begriffsbestimmungen auseinander. Da es in der wissenschaftlichen Literatur keine einheitliche Bestimmung gibt, soll dieser Teil einer einheitlichen und verständlichen Sprache dienen. Begriffe wie Management, Wissen und Organisation benötigen einer genaueren Definition, um Missverständnisse zu vermeiden. Das Management von Wissen ist der Kern des 3. Kapitels. Die verschiedenen Ansätze des Wissensmanagement werden im Grundlagenteil genannt. Danach wird der auf das ÖBH am besten umzulegende Ansatz analysiert und dargestellt. Der Prozessablauf wird in Teilbereiche aufgegliedert, welche wären: Wissensziele, Wissensidentifikation, Wissenserwerb, Wissensentwicklung, Wissensteilung, Wissensnutzung, Wissensbewahrung und Wissensbewertung. Zur Messung und Steuerung von Wissen werden die Instrumente Balanced Scorecard, welches die Grundlage zur Erstellung der Knowledge Scorecard ist, in diesem Kapitel dargestellt. Im Österreichischen Bundesheer werden bereits jetzt Werkzeuge des Wissensmanagements benutzt. Eine Erläuterung dieser erfolgt als Abschluss des 3. Kapitels. Die Chancen, sowie Problemfelder und deren Lösungsansätze im Umgang mit Wissen werden im 4. Kapitel aufgearbeitet. Die Chancen sind unter anderem Steigerung der organisatorischen Intelligenz, Weitergabe von explizitem Wissen, Entscheidungsfindung als Führungsunterstützung, Bewahrung von Wissen, Wissenserweiterung durch Stakeholder, genauere Strukturierung von Abläufen, Lösung der Schnittstellenproblematik und eine zusammenfassende Darstellung, warum es zu einer Effektivitäts- und Effizienzsteigerung durch Wissensmanagement kommt. Mit einer empirischen Forschung wird ein Einblick in die Praxis anhand der Organisationen HVS, LVAk, und der TherMilAk gegeben. Das 5. Kapitel widmet sich nach einer kurzen Darstellung der Organisationen mit dem durchgeführten Management von Wissen in den jeweiligen Institutionen. Anhand der Interpretation und einer Diskussion werden Leitlinien zur Verbesserung der Effektivität und Effizienz in Prozessabläufen des Wissensmanagement ausgearbeitet.

4 Eine kritische Schlussbetrachtung findet man im 6. Kapitel dieser Arbeit. Den Abschluss bildet eine Kurzzusammenfassung und die Summary als 7. Kapitel. Arbeitshypothese Wenn es im Österreichischen Bundesheer zur Einführung eines wissensbasierenden Ansatzes auf Basis einer Wissensdatenbank kommt und durch eine vermehrte Nutzung der vorhandenen Instrumente des Wissensmanagements der Umgang mit Wissen verbessert wird, dann gelingt es auch die Effektivität und Effizienz der Arbeit zu steigern. Methode der Arbeit Diese Arbeit erlangt seine wissenschaftliche Erkenntnis aus einem systemtheoretischen Ansatz, unterstützt durch die hermeneutische Methode. Es werden Zusammenhänge, Beziehungen und Abhängigkeiten der Thematik des Wissensmanagement dargestellt. Die Erhebungstechnik in dieser Arbeit beschränkt sich auf eine Text- und Dokumentenauswahl. Der empirische Teil, insbesondere im fünften Kapitel, bedient sich einer mündlichen Befragung, da: die mündliche Befragung einen kommunikativen Prozess besonderer Art in einer besonderen Situation darstellt. Der Kommunikationsprozess trägt ebenso dazu bei, Wissensträger mit dem behandelten Thema zu konfrontieren und einen Gesprächsleitfaden zum Wissensmanagement aufzustellen. Die Gütekriterien Objektivität, Reliabilität und Validität werden anhand einer qualitativen Datenerhebung erfüllt. Eine Globalauswertung nach Legewie stellt die Basis für eine abschließende Interpretation dar. Diskussion und Interpretation der Thematik Eine Interpretation der ausgearbeiteten Interviews der untersuchten Wissensträger gibt Auskunft über den Umgang mit Wissen in den Organisationen. Der Begriff des Wissensmanagement ist im ÖBH kein Novum. Wissen wurde als Ressource erkannt. Ganzheitliches Wissensmanagement wird jedoch nur in einzelnen Bereichen durchgeführt. Es ist wichtig, dass die Ressource in den Organisationen kommuniziert wird. Nach und nach werden die Kernprozesse des Wissensmanagements erarbeitet und eingeführt. Das ÖBH zeichnet sich durch lebenslanges Lernen und das Institutionalisieren von Wissen als lernende Organisation aus. Überall dort, wo es noch keine Leitbilder usw. gibt, werden in naher Zukunft welche entwickelt werden. Im Grundlagenbereich wurde die Unumgänglichkeit der Informationstechnologie festgestellt. Sehr viele Daten und Informationen werden gesammelt und gespeichert. An strukturierten Wissensdatenbanken wird in jeder Organisation gearbeitet. Lediglich die LVAk mit der Zentraldokumentation und der Einbindung in die 3.VE erlaubt es dem Kader des gesamten ÖBH diese Datenbank zu nutzen. Die Einführung einer

5 Datenbank für das gesamte ÖBH wurde als notwendige Möglichkeit vorgeschlagen. Einer Lösung bedarf es nur im Bereich der Sicherheit und der Datenpflege. Als Beispiel für ganzheitlich funktionierendes Wissensmanagement ist der Versorgungsbereich zu nennen. Es findet regelmäßige Wissensentwicklung, -erwerb, -austausch, und bewahrung zwischen den Versorgungslehrern der LVAk, TherMilAk, HUAk und der HVS statt. Eine weitere Grundlage bildet die Einbindung der Bedarfsträger oder Kunden in diesen Prozess. Dieses Kommunikationsforum trägt wesentlich dazu bei, dass der Bereich Versorgung weiterentwickelt, am aktuellsten Stand ist, Ausbildungsinhalte abgesprochen werden und neues Wissen verteilt wird. Die Notwendigkeit der Einführung von betriebswirtschaftlichen Instrumenten wird von allen Interviewpartnern getragen. Es wird mit der Kosten- und Leistungsrechnung oder anderen Controllinginstrumenten gearbeitet. Es wurde aber auch erkannt, dass erst mit der Einführung des Globalbudgets der einzelnen Teilorganisationen eine wirklich effektive Steuerung möglich sein wird. Zur Zeit dienen diese Instrumente der Transparenz von Kosten und anderen Prozessen. Funktionieren kann Wissensmanagement nur, wenn es auch von den Mitarbeitern akzeptiert und weiterentwickelt wird. Mögliche Motivation der Mitarbeiter Wissen zu transportieren, erreicht man mit Hilfe des Geber- und Nehmerprinzips. Das Aufkommen von Ängsten muss durch offensive Information verhindert werden. Dafür müsste man andere Anreizsysteme erarbeiten. Es lässt sich feststellen, dass sämtliche dienst- und besoldungsrechtlichen Möglichkeiten im staatlichen Dienst zu gering bemessen sind. Ein treffendes Zitat schließt dieses Kapitel ab: Die Kunst einer jeden Organisation, und das ÖBH ist eine sehr große, welche aus vielen Teil- und Suborganisationen besteht, ist es, einmal ein Fachwissen mühsam zu erarbeiten, es dann aber auf einfache Art und Weise rasch und effizient allen anderen zur Verfügung zu stellen. Kurzzusammenfassung Im Österreichischem Bundesheer gilt es Wissen als Ressource anzuerkennen und sich mit strukturierten Wissensprozessen auseinander zu setzen. Der Action-Research Ansatz stellt mit seinen 8 Bausteinen eine Möglichkeit dar, um die Effektivität und Effizienz im Umgang mit Wissen zu steigern. Eine Anknüpfung an bestehende betriebswirtschaftliche Instrumente wie z.b. der BSC zur Messung und Steuerung stellt eine Vorraussetzung für ein funktionierendes Wissensmanagement dar. Werkzeuge zum Wissensmanagement sind die Informationstechnologie und die Kommunikation. Für das ÖBH ergeben sich Chancen vor allem im Bereich der Wissenserweiterung/bewahrung, aber auch Problemfelder zu deren Lösung es ganzheitliches Denken bedarf. Die Schaffung eines Vertrauensklimas sowie verschiedene Anreizmechanismen stellen Voraussetzungen dar. Die Notwendigkeit einer umfassenden militärischen Wissensdatenbank auf Basis der 3.VE zur Förderung der organisationellen Intelligenz ist für die Zukunft zu erwähnen. Das Verständnis der Mitarbeiter für betriebswirtschaftliche Instrumente und die Erweiterung dieser durch wissensspezifische Prozesse trägt dazu bei, dass die besten Ergebnisse für das ÖBH erzielt werden.

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