Verhaltenskodex der Deutschen Apothekerund Ärztebank eg.

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3 Präambel (1) Das Vertrauen der Kunden, Mitglieder und Mitarbeiter in die Deutsche Apotheker- und Ärztebank eg (nachstehend apobank ) und ihre Tochtergesellschaften ist die wichtigste Voraussetzung für den Erfolg des Unternehmens. Die apobank repräsentiert sich im Markt als verlässlicher Partner und als ein Unternehmen, welches sich seiner gesellschaftlichen Verantwortung bewusst ist. Dieser Verhaltenskodex bildet hierfür eine Grundlage. (2) Der Verhaltenskodex bildet den ethisch-moralischen Standard für das Handeln sowohl gegenüber Kunden, Mitbewerbern, Geschäfts- und Kooperationspartnern, Behörden und Mitgliedern im Außenverhältnis als auch gegenüber Mitarbeitern und Kollegen im Innenverhältnis ab. Der Verhaltenskodex gilt für alle Mitarbeiter und Repräsentanten der apobank, ungeachtet ihrer Position, also auch für Vorstands-, Aufsichtsrats- und Organmitglieder sowie Vertreter, die im Namen der apobank tätig sind. (3) Der Verhaltenskodex spiegelt die Leitlinien der apobank wider, die im Detail in internen Anweisungen, Arbeitsrichtlinien und Fachbereichs- bzw. Organisationshandbüchern geregelt sind.

4 1. Nachhaltigkeit der Wertschöpfung und -erhaltung für unsere Mitglieder (1) Der Satzungszweck der apobank ist die wirtschaftliche Förderung der Heilberufler und ihrer Organisationen. Dem trägt die Rechtsform als Genossenschaft Rechnung, in der sich natürliche und juristische Personen zusammenschließen, um gemeinschaftliche Interessen gemeinsam zu verfolgen. Dementsprechend ist ihr Selbstverständnis geprägt vom Gedanken der Mitgliederförderung und der Selbsthilfe. Die apobank verfolgt mit ihrem genossenschaftlichen Geschäftsmodell den Anspruch, wirtschaftlich im Dienste ihrer Mitglieder zu arbeiten und deren wirtschaftliche Situation nachhaltig zu verbessern. Die Mitgliederförderung erachtet die apobank auch als gesellschaftliche Verantwortung.

5 2. Leistung für unsere Kunden (1) Seit über 100 Jahren ist die apobank als Standesbank zuverlässiger Partner der Apotheker, Ärzte, Zahnärzte und Tierärzte sowie deren Organisationen und Verbände. Aufgrund ihrer langjährigen Branchenexpertise ist die Bank auch anderen Marktteilnehmern im Gesundheitswesen, insbesondere Versorgungseinrichtungen und gewerblichen Unternehmen mit Fokus Gesundheitsmarkt, ein kompetenter Bankpartner in finanziellen und betriebswirtschaftlichen Fragen.

6 3. Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften (1) Die Mitarbeiter und Repräsentanten der apobank beachten, respektieren und befolgen bei ihrer Tätigkeit die Gesetze, behördlichen Vorschriften und Anweisungen sowie internen Bestimmungen der Bank. Die Bank, ihre Mitarbeiter und Gremien tun alles, um illegale, unmoralische und unethische Geschäftspraktiken zu verhindern, aufzudecken und zu verfolgen. (2) Die apobank wendet sich entschieden gegen jede Form von Bestechung, Korruption, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche und betrügerischen Handlungen. Sie unterstützt alle Aktivitäten, um solche Handlungen aufzudecken und zu verhindern und kooperiert hierbei mit staatlichen Stellen. Die apobank unterhält, den gesetzlichen Rahmenbedingungen und dem hohen ethischen Standard unserer Kunden entsprechend, Prozesse und Instrumente zur Verhinderung gegen die Bank oder aus ihr heraus gerichteter, strafbarer Handlungen. (3) Für alle Mitarbeiter der apobank gelten entsprechende Compliance-Vorschriften zum korrekten Umgang im geschäftlichen Verkehr; die Mitarbeiter der apobank dürfen Geschenke oder Vergünstigungen, die einen üblichen Rahmen überschreiten und in Verbindung mit ihrer Tätigkeit und ihrem Verantwortungsbereich innerhalb des Unternehmens stehen, weder annehmen, einfordern noch gewähren. Dabei beachtet die Bank auch die besonderen Vorgaben im Umgang mit Wertpapierdienstleistungsunternehmen.

7 (4) Es ist zudem selbstverständlich, dass die Mitarbeiter der apobank von Personen, mit denen sie in geschäftlichem Kontakt stehen, keine monetären Zuwendungen oder andere Vorteile und Gefälligkeiten einfordern. Die Mitarbeiter der apobank nehmen persönlich keine Geldleistungen an oder leiten solche an Dritte weiter. (5) Die apobank achtet darauf, dass Zahlungen an Beteiligte und Vermittler das Maß einer marktüblichen Provisionierung für vergleichbare Dienstleistungen nicht übersteigt. (6) Spenden der apobank dürfen nur an gemeinnützige Institutionen vergeben werden. (7) Die apobank unterhält direkt dem Vorstand unterstellte Compliance- Funktionen, die es prozessual fördern, dass gesetzliche Regelungen und Vorschriften frühzeitig identifiziert, prozessualisiert und eingehalten sowie Schäden aus Rechts- und Reputationsrisiken vom Unternehmen abgehalten werden.

8 4. Vertraulichkeit und Transparenz (1) Die apobank legt größten Wert auf die vertrauliche Behandlung sämtlicher geschäftlicher Angelegenheiten. Unabhängig davon, ob es sich um Informationen über ihre Kunden und Geschäftspartner oder die apobank betreffende Informationen handelt, wird größte Sorgfalt auf den Umgang mit diesen Informationen sowie die Speicherung dieser Daten verwandt. (2) Vertraulich erhaltene Unterlagen und Informationen sowie von der apobank erstellte vertrauliche Dokumentationen dürfen nicht an Dritte weitergegeben oder missbräuchlich verwendet werden. Unter Berücksichtigung gesetzlicher und interner Vorgaben zur Vertraulichkeit, wie z. B. zur Errichtung von Vertraulichkeitsbereichen, so genannten Chinese Walls, herrscht in der apobank eine offene Kommunikation. Der Missbrauch von vertraulichen Daten und Informationen kann arbeitsrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen haben. (3) Vorhandene Prozesse in der Bank sorgen dafür, dass die gesetzlichen Bestimmungen zur Verhinderung bezüglich falscher oder irreführender Informationen sowie das Bankgeheimnis eingehalten werden.

9 5. Corporate Governance (1) Der Corporate-Governance-Kodex der Bank dient der Sicherstellung einer guten und verantwortungsvollen Unternehmensführung. Der Kodex stellt die wesentlichen Grundprinzipien zur Leitung und Überwachung der Bank dar und enthält international und national anerkannte Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung, welche dem Deutschen Corporate Governance Kodex entlehnt werden, aber den Rahmenbedingungen der apobank und ihrer Rechtsform als Genossenschaftsbank Rechnung tragen. Die apobank bekennt sich uneingeschränkt zu dem freiwillig von ihr aufgestellten Kodex. Durch diesen Kodex und die damit verbundene offene Unternehmenskommunikation soll das Vertrauen der Kunden und Mitarbeiter der apobank, der Mitglieder der apobank und nicht zuletzt auch der Öffentlichkeit in die Leitung und Überwachung der apobank gefördert werden. Denn der Erfolg der Bank ist nicht zuletzt auch das Ergebnis einer effizienten Zusammenarbeit und eines vertrauensvollen Umgangs der verschiedenen Organe und Gremien der apobank unter Berücksichtigung der Interessen der Mitglieder.

10 6. Vermeidung von Interessenkonflikten (1) Rechtmäßiges Handeln, Sorgfalt, Redlichkeit, Professionalität, die Einhaltung von Marktstandards und das Handeln im Kundeninteresse sind Verpflichtungen, die die Basis der Geschäftsbeziehungen zu den Kunden der apobank sind. Die apobank ergreift alle notwendigen Maßnahmen, um Interessenkonflikte ihrer Mitarbeiter mit den Interessen der Kunden, Geschäftspartner, anderen Mitarbeitern bzw. der apobank und ihren Tochtergesellschaften zu verhindern. Bei der Vielfalt der angebotenen Leistungen der apobank sowie der Verzahnung von (komplexen) Geschäftsvorfällen kann es im Einzelfall situativ zu unvermeidbaren Interessenkonflikten kommen. Die apobank hat dafür organisatorische und arbeitsrechtliche Vorkehrungen getroffen und entsprechende Maßnahmen entwickelt, um zu verhindern, dass Kundeninteressen durch Konfliktsituationen zwischen der Bank, mit der Bank verbundenen Unternehmen, Vermittlern, den Beschäftigten und Kunden der Bank berührt werden. Mitarbeitergeschäfte dürfen nicht mit den Interessen der Kunden oder den Interessen der apobank kollidieren. Die Mitarbeiter müssen bei ihren Geschäften stets berücksichtigen, dass die Belange der Kunden und der apobank Vorrang haben.

11 (2) Alle unternehmerischen Entscheidungen der apobank und ihrer Mitarbeiter müssen unabhängig nach wirtschaftlichen und ethisch vertretbaren Kriterien getroffen werden. Die Interessen und das Wohl der Kunden stehen bei Entscheidungen im Mittelpunkt. (3) Eigene materielle oder immaterielle Interessen der Mitarbeiter, familiäre oder freundschaftliche Beziehungen zu Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten dürfen keinen Einfluss auf die geschäftlichen Entscheidungsfindungen haben. Auch etwaige Nebentätigkeiten oder Beratertätigkeiten eines Mitarbeiters dürfen zu keinem Zeitpunkt dem Interesse der apobank widersprechen. (4) Die Mitarbeiter informieren Compliance, bevor sie ein Mandat in einem Gremium anderer Unternehmen oder Verbände (z. B. Vorstand, Verwaltungsrat, Aufsichtsrat, Beirat) annehmen möchten. Hierdurch wirkt die Bank prozessual darauf hin, dass Interessenskonflikte vermieden werden oder durch angemessene Kontroll- und Selbstbindungsprozesse ein situativ richtiges Handeln erreicht wird.

12 7. Respekt gegenüber Dritten und Mitarbeitern (1) Die apobank verpflichtet sich, jeden Menschen ungeachtet seiner ethnischen Herkunft, seines Geschlechts, Alters, Religion, Weltanschauung, Behinderung, sexueller Identität, Staatsangehörigkeit oder sonstiger Merkmale zu respektieren. (2) In einem wettbewerbsorientierten Umfeld will die apobank stets ein fairer Wettbewerber sein. Die apobank pflegt einen fairen, respektvollen und professionellen Umgang mit ihren externen Geschäftspartnern. Andere Firmen, Institutionen sowie Mitbewerber dürfen niemals diskreditiert werden. (3) Die Mitarbeiter der apobank nehmen ihre berufliche Verantwortung mit größtmöglicher Professionalität und Integrität wahr. Sie respektieren die Rechte anderer und vermeiden alles, was anderen Mitarbeitern, Dritten bzw. der apobank Schaden zufügen könnte. Die Mitarbeiter der apobank pflegen einen respektvollen und wertschätzenden Umgang sowohl mit den Kunden als auch untereinander. Die Zufriedenheit der Kunden soll durch einen dauerhaft guten Service sichergestellt werden. Dies ist die Maxime für jeden Mitarbeiter der apobank. (4) Die apobank als Arbeitgeber respektiert seine Mitarbeiter und ist stets bestrebt, Probleme einvernehmlich zu lösen und die Interessen und Bedürfnisse aller Parteien zu berücksichtigen. Die apobank arbeitet mit den Arbeitnehmervertretungen einvernehmlich zusammen. (5) Jeder Mitarbeiter hat das Recht auf faire, höfliche und respektvolle Behandlung durch Vorgesetzte, Mitarbeiter oder Kollegen. Niemand darf wegen seines Geschlechts, seiner Herkunft, Hautfarbe, Nationalität, seines Glaubens oder seiner Weltanschauung, seiner sexuellen Neigung, seines Alters oder seines Aussehens diskriminiert oder benachteiligt werden.

13 8. Datenschutz und Datensicherheit (1) Internet, elektronischer Informationsaustausch und elektronische Geschäftsabwicklungen sind heute entscheidende Voraussetzungen für effektive Arbeitsprozesse und Konkurrenzfähigkeit. Die Mitarbeiter der apobank sind gehalten, sorgsam und verantwortungsbewusst mit den elektronischen Kommunikationsmitteln umzugehen. Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet, genutzt, gespeichert und weitergegeben werden, wenn dies zu einem eindeutigen und rechtmäßigen Zweck erforderlich ist. Die Verwendung von Daten muss für Betroffene transparent sein. Das Recht von Kunden und Geschäftspartnern auf Widerspruch, Sperrungen, Auskunftsersuchen und Löschungsaufträge muss beachtet werden. (2) Die apobank unterhält qualifizierte Stellen, wie den Datenschutzbeauftragten, Informations- und IT-Sicherheit und IT-Compliance, um die Vertraulichkeit von Informationen und die Sicherheit von Daten zu fördern.

14 9. Verantwortung für Mensch und Umwelt (1) Die apobank geht mit Einrichtungen und anderen Werten sorgsam um. Firmeneigentum wird nur zum festgelegten Bestimmungszweck verwandt bzw. es wird eine effiziente und kostenbewusste Nutzung zugrunde gelegt. (2) Die apobank geht verantwortungsbewusst mit der Umwelt um und ist bestrebt, natürliche Ressourcen zu schützen und Umweltaspekte in Betriebsabläufen und Geschäftsentscheidungen einzubeziehen. (3) Die apobank sorgt dafür, dass ihre Mitarbeiter in einem sicheren und gesunden Arbeitsumfeld tätig sein können und hat ein betriebliches Gesundheitsmanagement etabliert. Die Beachtung von Arbeitsschutzgesetzen und Sicherheitsvorschriften ist oberstes Gebot. (4) Die apobank engagiert sich für ihre Mitarbeiter. Die Bank sorgt dafür, dass sich Beruf und Familie vereinbaren lassen. Die apobank macht es sich zur Aufgabe, ihren Mitarbeitern bedarfsgerechte und praktikable Angebote zu schaffen, damit sich berufliche und familiäre Verpflichtungen besser miteinander in Einklang bringen lassen.

15 Schlussbestimmung Der Verhaltenskodex kann nicht alle Situationen abschließend regeln. In Zweifelsfällen sollten Kollegen, Vorgesetzte oder die Compliance- Funktionen um Rat gefragt werden.

16 Fassung vom 23. Oktober /2015/DF

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