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1 Druck-Asssistent für Artikel "Universelle Benutzerprofile in Microsoft Office" Stellen Sie mit Hilfe unseres Druckassistenten Ihre gewünschte Druckversion her: Universelle Benutzerprofile in Microsoft Office Welche Artikelseiten wollen Sie drucken? Ganzer Artikel Nur ausgewählte Seiten: Sollen die Bilder gedruckt werden? Seite 1: Seite 2: Seite 3: Seite 4: Seite 5: Seite 6: Ja Das eigene "Büro" in der Tasche Einsatzmöglichkeiten und Vorteile Den Assistenten installieren und wieder entfernen Die richtigen Einstellungen Den Assistent konfigurieren und einsetzen Benutzerprofile online übertragen Nein [ :05:22]

2 computer channel > workshops > office > Workshop Persönliche Office-Einstellungen immer verfügbar Das eigene "Büro" in der Tasche Arbeiten mit "Microsoft Office 2000" an einem fremdem PC, aber mit der eigenen Office-Umgebung? Ein zusätzliches Tool macht genau das möglich. Mit seiner Hilfe nutzen Sie Ihre Office-Einstellungen über das Internet. Von Petra Körber Die eigene Arbeitsumgebung auf einen fremden PC mitzunehmen ist sehr praktisch, wenn man oft an verschiedenen Geräten sitzt. Mit dem aktuellen Office- Paket von Microsoft ist dies schon ansatzweise möglich. Microsoft bietet zu Office 2000 auf seiner Webseite den kostenlosen "Office 2000-Assistenten für Einstellungsspeicherung" an, der die persönliche Konfiguration vom lokalen PC ins Web verlagert - wo sie dann auch von anderen Rechnern, auf denen das Büropaket und der Assistent eingerichtet ist, geladen und dargestellt werden kann. (Zum Download der Software siehe Seite 3.) Der Assistent speichert ein Benutzerprofil für Office auf der Office-Update- Website von Microsoft an einem geschützten Speicherort. Von dort aus lassen sich die Einstellungen dann über das Internet auf jeden beliebigen Computer mit Internetanschluss herunterladen. Microsoft versichert, dass die Dateien auf dem Server weder geöffnet noch der Inhalt geprüft wird. Sie werden exklusiv dem jeweiligen Nutzer zur Verfügung gestellt, der so weltweit auf seine Office-Einstellungen zugreifen kann. Außerdem garantiert der Hersteller, die Daten nicht an Dritte auszuliefern. Das Office-Tool kann folgende Einstellungen von Office 2000 sichern: Änderungen von Symbolleisten. Änderungen von Menüs. Anpassungen der Office-Shortcutleiste. Einstellungen im Dialogfeld "Optionen" aus dem Menü "Extras". Standardablagen für Vorlagen, Dateien und ClipArts. (1 von 8) [ :05:29]

3 Standardformat für das Speichern von Dateien. Benutzerdefinierte AutoKorrektur-Einträge und AutoFormate. Benutzerwörterbücher. Benutzerdefinierte Vorlagen. Haben Sie weitere Fragen oder wollen Sie die Anregungen anderer User nutzen? Dann schauen Sie doch einmal in unserem Forum [1] vorbei. Einsatzmöglichkeiten und Vorteile Das Office-Tool bietet verschiedene Vorteile, allen voran die Ortsunabhängigkeit. Es sorgt aber auch für mehr Sicherheit hinsichtlich der Arbeitsdaten. Einige Beispiele dazu: Immer mehr Anwender verbringen ihre Arbeitszeit nicht an ihrem eigenen Büro- Computer. Sie sind oft an verschiedenen Standorten ihrer Firma und nutzen dort jeweils fremde PC mit Office Um das System jedoch individuell zu konfigurieren, fehlt meist die Zeit. Installation des Assistenten: Benutzerprofile können für alle Benutzer oder nur für einen gesichert werden. Um schnell eine Projektbeschreibung oder Präsentation auf die Beine zu stellen, wären die am eigenen Büro- Computer vorbereiteten Vorlagen sehr hilfreich. In diesem Fall meldet sich der Mitarbeiter einfach an dem fremden PC an, stellt eine Verbindung zu Office-Update her und lädt sein Profil auf den aktuellen Rechner. Ab sofort verfügt das System über alle Office Anpassungen, die der fremde Mitarbeiter auf seinem Büro-Computer festgelegt hat, und er kann ohne Umwege an die eigentliche Arbeit gehen. Nicht jedes Unternehmen stellt allen Mitarbeitern einen eigenen Computer auf den Schreibtisch. Wenn Sie sich also mit Kollegen verschiedene, nicht vernetzte Computer teilen, ist es schwierig, auf jedem PC ein eigenes Benutzerprofil zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie in diesem Fall jedoch Zugang zum Internet haben, hilft der (2 von 8) [ :05:29]

4 Einstellungsspeicherungs-Assistent. Dann können Sie und Ihre Kollegen Ihre Profile auf jeder Maschine nutzen. Das Sichern wichtiger Arbeitsdaten an einem zentralen Ort hat noch einen anderen Vorteil: Es erhöht die Sicherheit. Denn der Daten-GAU kann schneller passieren als man denkt. Dann sind Dokumente, Programme und sonstige Daten verloren. Beim Einsatz des Assistenten bleiben Einstellungen und Dateien von Schäden auf dem lokalen PC verschont. Ein weiterer Punkt: Nach einer Neuinstallation der Office-Suite stehen Ihnen Ihre persönlichen Anpassungen wie selbst definierte Symbolleisten und Vorlagen oder Wörterbücher solange nicht zur Verfügung, bis Sie alles wieder so eingerichtet haben, Sie es gewohnt sind. Meist ist das sehr ärgerlich, da man oft eine Menge Zeit in das Anpassen der Software investiert. Haben Sie dagegen Ihr Profil im Internet gesichert, dann sind die persönlichen Einstellungen auch nach einer Neuinstallation schnell wieder zur Hand. Den Assistenten installieren und wieder entfernen Bei den Tests des Computer Channels fiel auf, dass die deutsche Version [2] des Assistenten immer wieder gravierende Probleme machte. Dickster Hund: der Upload des Benutzerprofils funktionierte nicht. Diese Variante (335 Kilobyte) sei deshalb experimentierfreudigen Zeitgenossen vorbehalten, bis der Hersteller eine neue Version zur Verfügung stellt. Verwenden Sie deshalb am besten die englische Version [3] ("Office 2000 Save My Settings Wizard") des Einstellungs-Assistenten. Sie arbeitet problemlos mit der deutschen Ausgabe von Office 2000 zusammen. Das Herunterladen sowie die Installation sind schnell erledigt. Die Dateigröße der englischen Version beträgt nur 275 Kilobyte. Nach dem Download starten Sie das Installationsprogramm mit einem Doppelklick auf die Programmdatei "savemyi.exe". Arbeiten Sie Schritt für Schritt die Installationsroutine ab. Mit einem Klick auf den "Finish"-Button beenden Sie die Installation. (3 von 8) [ :05:29]

5 Genau so einfach können Sie den Assistenten bei Bedarf auch wieder entfernen. Die folgenden Schritte zeigen die Deinstallation: Öffnen Sie die Systemsteuerung über "Start Einstellungen". Doppelklicken Sie nun auf das Symbol "Software". Wechseln Sie auf die Registerkarte "Installieren/Deinstallieren" und markieren Sie den Eintrag "Microsoft Office Save My Settings Wizard". Klicken Sie auf "Hinzufügen/Entfernen" und bestätigen Sie die folgende Meldung mit einem Klick auf "Remove all" und "Next". Klicken Sie zum Schluss auf die Schaltfläche "Finish". Die richtigen Einstellungen Das Tool überträgt Ihre persönlichen Einstellungen an die Office-Update- Website, die Microsoft zur Verfügung stellt. Für ein gutes Arbeiten mit dieser Website empfiehlt Microsoft die folgenden Voraussetzungen: Modemgeschwindigkeit: Mindestens 28,8 Kilobit pro Sekunde. Browser: Microsoft Internet Explorer ab Version Bildschirmauflösung: Mindestens 800 x 600 Pixel. Ihre aktuelle Bildschirmauflösung stellen Sie fest, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop klicken und aus dem Kontextmenü den Befehl "Eigenschaften" wählen. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Einstellungen". Bei "Bildschirmbereich" erkennen Sie die Auflösung, zum Beispiel Anzeige-Eigenschaften: Die richtigen Optionen erleichtern die Arbeit mit der Update-Website. "1024 x 768". Arbeiten Sie dagegen mit einer Auflösung von 640 x 480 Pixeln, schieben Sie den Regler nach rechts, bis Sie die Einstellung "800 x 600" erreicht haben. Schriftart: Das Programm erfordert kleine Schriftarten. Sie können die aktuelle Einstellung prüfen, indem Sie wie gerade beschrieben die Desktop-Eigenschaften aufrufen und zur Registerkarte "Einstellungen" (4 von 8) [ :05:29]

6 wechseln. Klicken Sie hier auf "Weitere Optionen". Gehen Sie dann auf die Registerkarte "Allgemein" und stellen Sie sicher, dass im Feld "Schriftgröße" der Eintrag "Kleine Schriftarten" aktiviert ist. Farben: Sie brauchen eine Farbtiefe von wenigstens 256 Farben. Auch diese Option kontrollieren Sie auf der Registerkarte "Einstellungen". Den Assistent konfigurieren und einsetzen Nachdem der Assistent für Einstellungsspeicherung installiert ist, müssen Sie ihn noch konfigurieren: Starten Sie das Tool, indem Sie im Windows-Startmenü den Befehl "Programme Microsoft Office Tools Save My Settings Wizard" (bei der deutschen Version "Assistent für Einstellungsspeicherung") wählen. Wichtig für die korrekte Identifizierung ist Ihre -Adresse. Sie wird nach dem Konfiguration des Assistenten: E- Mail-Adresse und Passwort sind zur Identifizierung nötig. Start der Software als erstes abgefragt. Außerdem müssen Sie ein Kennwort angeben, das zum Schutz des Profils auf dem Microsoft- Server dient. Nachdem Sie sowohl -Adresse als auch Kennwort eingegeben haben, klicken Sie auf "Next". Der Assistent erstellt nun ein neues Konto für Sie und baut die Verbindung zum Internet auf. Dabei müssen Sie Ihr Kennwort bestätigen (Groß- und Kleinschreibung beachten!), bevor das Speichern der Einstellungen fortgesetzt wird. Geben Sie bei "Hint" eine Erinnerungshilfe ein. Diese soll ihnen als Eselsbrücke dienen, falls Sie Ihr Passwort vergessen haben. Klicken Sie danach auf Schutz vor Fehleingaben: Das Kennwort wird zur Sicherheit ein zweites Mal abgefragt und noch mit einem Hinweis versehen. (5 von 8) [ :05:29]

7 "OK". Um die Einstellungsdatei zu erzeugen, klicken Sie jetzt auf die Schaltflächen "OK" und "Next". An dieser Stelle meldet der Assistent möglicherweise, dass Office-Programme geöffnet sind, die erst geschlossen werden müssen, und führt sie auf. Schließen Sie also erst alle Office-Anwendungen, bevor Sie fortfahren. Klicken Sie dann auf "Next". Das Programm erstellt daraufhin eine Datei mit Ihren Einstellungen. Wählen Sie im folgenden Dialog die Übertragungsgeschwindigkeit aus dem Dropdown-Feld. Wenn Sie nun auf "Next" klicken, beginnt das Hochladen Ihres Benutzerprofils auf den Microsoft-Server. Je nach Größe der Datei kann das einige Minuten in Anspruch nehmen. Die Software gibt Ihnen immerhin einen Hinweis, wie lange der Upload dauern wird, und zeigt an, wie weit der Vorgang fortgeschritten ist. Am Ende des Upload erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Klicken Sie zum Schluss auf "Exit", um den Assistenten zu beenden. Trennen Sie nun noch Ihre Internet-Verbindung. Das war schon alles. Nun können Sie von jedem beliebigen Computer mit Internetanschluss aus Ihre persönlichen Office-2000-Einstellungen herunterzuladen, um damit zu arbeiten - vorausgesetzt, auf dem Rechner ist auch der Assistent zur Einstellungsspeicherung vorhanden. Falls Sie einmal Ihr Kennwort vergessen haben, schickt Microsoft Ihnen eine mit der Erinnerungshilfe, die Sie bei der Konfiguration des Assistenten eingetragen haben. Üben Sie das gleich einmal, indem Sie ein falschen Kennwort eingeben. Dann sehen Sie, wie das funktioniert: Geben Sie bei "Password" nicht Ihr Kennwort, sondern eine beliebige Zeichenkette ein. Daraufhin erhalten Sie eine Meldung, dass das Kennwort falsch ist. Klicken Sie in diesem Dialogfenster auf die Option "Send Password Hint". Jetzt erhalten Sie umgehend eine mit der Eselsbrücke - und Sie erinnern sich dann hoffentlich wieder an Ihr Passwort. (6 von 8) [ :05:29]

8 Benutzerprofile online übertragen Nachdem Sie beim ersten Start des Assistenten ein Konto erzeugt haben, geben Sie bei jedem erneuten Aufruf des Programms nur noch Ihre - Adresse und das Kennwort für das Konto ein. Anschließend stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung: Speichern eines neuen Profils Abrufen des aktuellen Profils und Download Löschen des aktuellen Profils Um das Benutzerprofil herunterzuladen, führen Sie folgende Schritte aus: Wählen Sie im Windows-Startmenü "Programme Microsoft Office Tools Save My Settings Wizard" (bei der deutschen Version "Assistent für Einstellungsspeicherung"). Geben Sie Ihre -Adresse und das Kennwort ein und klicken auf "Next". Stellen Sie eine Verbindung zum Internet her. Optionen des Assistenten: Mit "Retrieve Profile" starten Sie den Download Ihrer Einstellungen. Aktivieren Sie die Option "Retrieve Profile", um Ihre Einstellungen herunterzuladen, und klicken auf "Next". Wählen Sie im folgenden Dialog die Übertragungsgeschwindigkeit aus dem Dropdown-Feld. Um den Download Ihres Profils zu starten, klicken Sie auf "Next". Die Dauer der Übertragung ist von der Größe des Profils und der Geschwindigkeit abhängig und kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Sie erhalten einen Hinweis, wie lange der Upload vermutlich dauern wird, sowie eine Fortschrittsanzeige. Beenden Sie den Wizard mit "Exit" und trennen Sie die Internet- Verbindung. Wenn Sie anstatt "Retrieve Profile" die Option "Save Profile" wählen, können Sie das bestehende Profil mit den aktuellen Einstellungen überschreiben. Die Vorgehensweise dabei ist identisch mit der eben (7 von 8) [ :05:29]

9 beschriebenen Vorgehensweise. Mit "Delete Profile" löschen Sie dagegen Ihr Profil auf dem Microsoft-Server. Beachten Sie dabei die entsprechenden Hinweise und klicken Sie auf "Next". Wenn Sie den Assistenten danach erneut starten, müssen Sie Ihren Zugang neu einrichten, da er ebenfalls gelöscht wurde. Ein wichtiger Hinweis zum Schluss: Wenn Sie ein neues Profil speichern, werden Ihre Office Einstellungen und Ihr Konto mit den gespeicherten Einstellungen drei Monate lang Neues Konto anlegen: Nachdem das Profil gelöscht wurde, muss nach einem Neustart des Assistenten ein neues Konto eingerichtet werden. aufbewahrt. Achtung: Ihr Benutzerprofil wird auf dem Server gelöscht, wenn Sie drei Monate lang keine Aktualisierung mehr vorgenommen haben. Sie werden dann zwei Wochen davor per benachrichtigt, damit Sie das Profil aktualisieren können. Einen Tag vor dem Löschen erhalten Sie eine weitere Nachricht, damit Sie die Möglichkeit haben, Ihre Einstellungen für weitere drei Monate zu speichern. Haben Sie weitere Fragen oder wollen Sie die Anregungen anderer User nutzen? Dann schauen Sie doch einmal in unserem Forum [4] vorbei. Die Links aus diesem Artikel: [1] [2] [3] [4] Die Online-Version dieses Artikels finden Sie unter G+J Computer Channel GmbH (8 von 8) [ :05:29]

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