Produktbeschreibung TempVision Talent Management

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1 Produktbeschreibung Personalmanagement Bewerbermanagement User-Cockpit Stellenmanagement Leistungs- und Zielmanagement Auswertungen

2 Integrierte Datenhaltung und Verarbeitung Benutzerfreundliches Design Microsoft Zertifiziert verfügt über eine umfassende Bandbreite an typischen Personalführungsinstrumenten. Aufgrund des breiten Anwendungsspektrums wurde bei der Entwicklung des Moduls s auf ein benutzerfreundliches Design und eine leichte Bedienbarkeit geachtet. Alle Bedienelemente sind an die üblichen Dynamics NAV Elemente angepasst und erleichtern dem Benutzer den Einstieg in das System. Integrierte Lösung Alle Produkte werden als integrierte Dynamics NAV Gesamtlösung ausgeliefert. Das Modul ist verfügbar ab Dynamics NAV 2009 für den Role Tailored Client (RTC). 2

3 Pflege der Dimensionen Definitionen von Organisationseinheiten zur strukturellen Darstellung und Steuerung Organisationseinheiten sind das Grundgerüst mit dem die Aufbauorganisation abgebildet wird. Sie sind die funktionalen Einheiten des Unternehmens. Dies können je nach Aufgabenverteilung in einem Unternehmen z.b. Firmen, Niederlassungen, Mandanten, Kostenstellen, Abteilungen, Bereiche, Gruppen oder Abrechnungskreise sein. Die Anlage der Einheiten wird mit Hilfe der Dimensionen realisiert, die verschiedene Ausprägungen unterstützen. Mit der Abbildung Ihrer Organisationseinheiten und deren hierarchischen Beziehungen untereinander, konstruieren Sie die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens. Darüber hinaus ist es möglich, den referenziellen Bezug einzelner Organisationseinheiten über die Schnittstelle zu Microsoft Visio in Form eines Organigramms darzustellen (Beispiel): Definition einer beliebigen Anzahl von Dimensionen und Dimensionswerten Die Bezeichnungen der Dimensionen sind frei wählbar, sie können an die eigenen Anforderungen angepasst werden. Erweiterung der Dimensionen jederzeit möglich Dimensionswechsel werden über Zeitstempel (von bis) historisch verwaltet Darstellung der Dimensionsänderungen in einer Historien-Übersicht 3

4 Umfangreiche Verwaltung personalbezogener Daten Die Mitarbeiterstammdaten können, sofern notwendig, aus den schon vorhandenen Strukturen (Human Resource, Lohn/Gehalt oder Zeitwirtschaft) übernommen bzw. synchronisiert werden. Hierfür bietet geeignete Tools an. Der Anwender verwendet anschließend die Dynamics NAV Masken, um Daten hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen. Im Personalstamm erhält der Benutzer Zugriff auf alle Details, die für den anwendungsübergreifenden Einsatz notwendig sind. An dieser zentralen Stelle definiert der Anwender, welcher Organisationseinheit (Abteilung, Kostenstelle, ) ein Mitarbeiter zugeordnet ist und über welche mitarbeiterbezogenen Eigenschaften (Stelle, Sachausstattung, Vertrag, ) er verfügt. bietet eine große Bandbreite von Eigenschaften an, um alle wichtigen Mitarbeiterdetails zu erfassen. Die Zuordnung erfolgt personenbezogen direkt im Personalstamm. Stelle Ausbildung Ausbildungsplan Indiv. Perspektive Mitgliedschaft Stellenmatrix Allg. Info Art Einarbeitungsplan Besondere Kenntnisse Konfession Position Allgemeine Info Beruf Auszeichnung Sprache Funktion Vorlage Berufserfahrung Zertifikat Bewertungsgrad Aufgabe Anhang Titel Hauptfach Budget Ausstattung Gespräch Seminar Institut Vergütung 4

5 Personalkarte In der Personalkarte werden alle relevanten Daten zur Person (Mitarbeiter und Bewerber) abgelegt und verwaltet. Durch den Einsatz des s kann somit auf die klassische Archivierung der Personaldaten verzichtet werden. Der Umfang wird zumindest um ein erhebliches Maß reduziert und in Dynamics NAV verwaltet. 5

6 Dokumentenmanagement Erstellte Schriftvorlagen werden per Drag & Drop in der Datenbank abgelegt oder gescannte Dokumente dem Mitarbeiter direkt zugewiesen. Typische Dokumenttypen sind: - Vorlagen Schriftverkehr für das Bewerbermanagement o Einladung o Absage o Zwischenbescheid o Zusage - Mitarbeiterbezogene Dokumente o Bewerbungsanschreiben o Lebenslauf o Schul- und Arbeitszeugnisse o Zertifikate o Leistungsbeurteilungen o Dokumente zum Mitarbeitergespräch Über die TempVision Drop Zone lassen sich die ausgewählten Dokumente einfach per Drag & Drop dem Mitarbeiter zuordnen und werden automatisch in der Datenbank angelegt. SQL Datenbank 6

7 Personal-Diagramm Das Personal-Diagramm stellt die Beziehungsmatrix zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens dar. Über entsprechende Filter können die Auswertungen auch auf bestimmte Dimensionen (Kostenstellen, Mandanten, ) begrenzt werden. Über die integrierte Visio-Schnittstelle werden die Personalbeziehungen grafisch dargestellt. Die grafische Darstellung entspricht der personellen Besetzung der Stellen in hierarchischer Form (Liniendarstellung). 7

8 Kompetenzen, Ziele, Potenziale und Aufgaben Individuelle Bewertung der Mitarbeiter anhand abgegrenzter Kriterien Neben einem breitgefächerten, vorinstallierten Kriterienkatalog zur Messung von Leistung, kann der Anwender auch eigene Vorgaben definieren. In den jährlichen Mitarbeitergesprächen können diese für die Bewertung herangezogen werden. Das Rating kann von dem Mitarbeiter selbst, dem Vorgesetzten, den Kunden oder gleichrangigen Mitarbeitern durchgeführt werden. Auszug aus dem vorinstallierten Kriterienkatalog: Kompetenzen Ziele Potenziale Aufgaben Ergebnisorientierung Kundenservice Verhandlungsgeschick Konfliktmanagement Leistungsmanagement Teamführung Verkaufsorganisation Integrität/Ethik uvm. Erhaltung der Umwelt Image gutes Betriebsklima Umsatzmaximierung Zahlungsfähigkeit Kundenbewertung Kundenentwicklung Zahlungsfähigkeit uvm. Analytisches Denken Logik Leistungsbereitschaft Loyalität Motivationsfähigkeit Arbeitstempo Ausducksfähigkeit Führungskompetenz uvm. Erstellung Berichtswesen Beratung bei technischen Angelegenheiten Entscheidung über Zielvorgaben Einhaltung der Liefertermine Organisation von Meetings uvm. Ziele Potenziale Kompetenzen Aufgaben Leistungsbewertung 8

9 User-Cockpit Mit dem User-Cockpit bleiben alle wichtigen Ereignisse im Blick. Die vordefinierten Teilbereiche werden direkt auf der Startseite von Dynamics NAV eingebunden. Das Rollencenter lässt sich je Benutzer frei definieren und wahlweise mit den Standard NAV Rollencenter-Elementen (z.b. Outlook) kombinieren. Über die integrierten Cockpit-Nachrichten ist eine reibungslose Kommunikation zwischen den Benutzern direkt innerhalb von Dynamics NAV möglich. Durch frei definierbare Prioritäten und Daten zu den einzelnen Ereignissen, wird an eine vollständige und termingerechte Erledigung aller anfallenden Aufgaben erinnert. Sowohl Sender als auch Empfänger sind jederzeit über den aktuellen Status des Vorgangs infomiert. 9

10 Über die Benutzersteuerung lassen sich Erinnerungszeiträume für alle bevorstehenden Ereignisse definieren. Zusätzlich zum angegebenen Fälligkeitsdatum wird jedes Ereignis je nach Dringlichkeit farbig im User-Cockpit dargestellt. Zu allen in enthaltenen Eigenschaften lassen sich hierbei Erinnerungen einstellen. Dies können z.b. bevorstehende Qualifikationen oder auslaufende Zertifikate sein. Darüber hinaus können ebenfalls zu allen mitarbeiterbezogenen Eigenschaften Ereignisse eingeblendet werden, z.b. dem Wechsel der Stelle eines bestimmten Mitarbeiters oder dessen Anmeldung zu einer bevorstehenden Qualifikation. Durch die Personal-Erinnerungen bleiben alle wichtigen Daten zum Mitarbeiter im Blick. Dies können sowohl Ein- oder Austrittsdatum, als auch Geburtstag oder der Ablauf der Probezeit sein. 10

11 Über das User-Cockpit lassen sich ebenfalls wichtige, personalrelevante Kennzahlen darstellen. Die angezeigten Daten werden hierbei über eigens einstellbare Filter in der Cockpit-Steuerung beeinflusst. So können z.b. nur aktive Mitarbeiter in die Berechnung einfließen. 11

12 Stellenmanagement Die Stellenbeschreibung ist eine personenneutrale, schriftliche Beschreibung einer Arbeitsstelle hinsichtlich ihrer Arbeitsziele, Aufgaben, Kompetenzen und Beziehungen zu anderen Stellen. Die Stellenbeschreibungen dienen im als Basis für das Bewerbermanagement, zur Ausschreibung neu zu besetzender Stellen sowie als Grundlage für die Beurteilung der Mitarbeiter im Bereich der Kompetenzen, Ziele und Potenziale. verfügt im Auslieferungszustand bereits über eine Vielzahl von Elementen, die der Kunde als Basis für das Customizing verwenden kann. Durch den automatischen Abgleich der für die einzelne Stelle definierten Kompetenzen und der Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter/Bewerber, finden Sie auf Knopfdruck für jede Stelle geeignete Kandidaten aus dem Personalstamm oder Bewerberpool. 12

13 Über die integrierte Schnittstelle kann die komplette Stellenbeschreibung inklusive Ihrer Kompetenzen, Ziele, Potenziale und Aufgaben nach Word übergeben werden. Das Stellenmanagement und die hierin erfassten Informationen können im als vorgelagerter Schritt zum Bewerbermanagement genutzt werden. Stellenbeschreibung Stellenausschreibung Bewerbermanagement 13

14 Bewerbermanagement Eine Bewerbung kann hinsichtlich der Bearbeitung bzw. Genehmigung verschiedene Bewertungsinstanzen durchlaufen. Typischerweise gilt die Personalabteilung als erste Instanz beim Bewerbungseingang. Im Anschluss erfolgt die Weiterleitung an die jeweilige Fachabteilung. Im Bewerbermanagement können bis zu vier weitere Instanzen eingesetzt werden. Beispielsweise die Mitarbeitervertretung und/oder die Geschäftsleitung. Eine Bewerbung kann im Rahmen des Bearbeitungs-Workflows folgendes Szenario durchlaufen: Bewerbung eingegangen Zuordnung Bewerbung Bewerbung erfassen Bewertung Bewerbung Prüfung Unterlagen Bewerber abgelehnt Weitergabe an Instanzen Bewerber archiviert Kommunikation Bewerber (Absage) Entscheidung Instanzen Kommunikation Bewerber (Archivierung) Kommunikation Bewerber (Einladung) Gespräch und Bewertung durchführen Bewerber akzeptiert Personaleinstellung vornehmen 14

15 Bewerbungen können entweder über ein Internet-Portal oder manuell im erfasst werden. In der Bewerberübersicht lassen sich die Bewerbungen nach aktuellem Status filtern. Die Bewerberkarte zeigt alle zum Bewerber erfassten Daten übersichtlich auf einen Blick: 15

16 Jeder Schritt im Bewerbungsprozess kann über das abgebildet und dokumentiert werden, wie z.b. Workflow-Aktivitäten und die Kommunikation mit dem Bewerber. Zur Kommunikation mit dem Bewerber stehen benutzerdefinierte Vorlagen zu Verfügung. Diese werden auf Knopfdruck für den aktuellen Bewerber generiert. 16

17 Leistungsbewertungen Um eine personenbezogene Leistungsbewertung zu erstellen, ist zunächst jedem Mitarbeiter ein entsprechendes Anforderungsprofil zuzuordnen. Vergleichbar mit der der Organisationseinheiten ist es für den Bewertungsprozess erforderlich, die Mitarbeiter hinsichtlich der referenziellen Struktur in Beziehung zueinander zu setzen. Hierbei werden folgende Beziehungsarten unterschieden: 1. Vorgesetzter 2. Gleichrangiger 3. Unterstellter 4. Kunde Die Bewertung erfolgt in den Notenstufen 1-6 und kann in verschiedenen Auswertungen ebenfalls grafisch dargestellt werden. Die Bewertungen werden periodisch durch aktive Benachrichtigungen im User-Cockpit der Führungskräfte angestoßen. 17

18 Auswertungen bietet neben Standard Reports zusätzlich ein internes Reporting Tool zur historischen Abfrage mitarbeiterbezogener Eigenschaften an. Durch die integrierte Excel-Schnittstelle, können die Daten nach Microsoft Excel übertragen und dort weiterverarbeitet werden. Beispiel-Auswertung aller aktuellen Mitarbeiter der Kostenstelle Produktion 18

19 Durch den strukturierten Aufbau der Daten im, können weitere Datenbankabfragen und Auswertungen in Echtzeit über Jet Reports erfolgen. Headcount-Report Forecast Gehaltsentwicklung bis

20 Key Facts Personalmanagement Historisierte Verwaltung mitarbeiterbezogener Eigenschaften Verwaltung und Zuordnung von Kompetenzen, Zielen, Potenzialen und Aufgaben Zuordnung von Personalbeziehungen Bewerbermanagement Bewerbungsvorgänge im Workflow Anwenden vordefinierbarer Schriftvorlagen Weiterverarbeitung der Bewerberdaten aus unternehmenseigenen Job-Portalen Leistungs- & Zielmanagement Mitarbeiterbewertungen auf Basis von Kompetenzen, Zielen, Potenzialen und Aufgaben Dokumentenmanagement Drag & Drop Funktion zur Ablage von Schriftvorlagen oder zur Zuordnung mitarbeiterbezogener Dokumente Gesprächsmanagement Dokumentation der Kommunikation mit Mitarbeitern und Bewerbern Stellenmanagement Stellenbeschreibungen Stellenausschreibungen Grafische Stellenplanung Organigramme Auswertungen Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten und Schnittstelle nach Excel Anbindung an Jet Reports für Datenbankabfragen in Echtzeit 20

21 Ablauf eines Projektes Projektphase 1 Woche 1 bis 4 Installation der Software Einrichtung der Stammdaten Schulung Stammdaten Projektphase 2 Woche 5 bis 8 Echtbetrieb Installation und Schulung User- Cockpit, Bewerbermanagement und Leistungsbewertungen Projektphase 3 Woche 9 bis 12 Review aller Module Finale Anpassungen und Feinabstimmung 21

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