Die Zukunft ist mit uns. BüroWARE HoBaS. Die Lösung für mittelständische Handelsunternehmen. Holzfachmärkte - Baumärkte/-stoffe - Stahlhandel

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1 Die Zukunft ist mit uns SoftTRADE Hocke & Kotsch OHG BüroWARE HoBaS Die Lösung für mittelständische Handelsunternehmen Holzfachmärkte - Baumärkte/-stoffe - Stahlhandel

2 BüroWARE HoBaS Die Komplettlösung für Ihr Unternehmen! Funktionsbreite Groß- und Einzelhandelsgeschäft Warensortiment aus unterschiedlichen Produktbereichen abbildbar Integrierte Anwendung : Warenwirtschaft, CRM Office Planer, Finanzbuchhaltung Umfangreiche Funktionen bereits im Standard ERP / Warenwirtschaft Mehrmandantenfähigkeit Mehrlagerfähigkeit Ausgefeilte Preissteuerung Datenimport und -export CRM-Desktop Eigenes Mailsystem Klassifizierung der Adressen Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten Finanzbuchhaltung Zertifizierte Fibu mit OP-Verwaltung und Mahnwesen Zahlungsverkehr Elektronischer Kontoauszug GuV + BWA BüroWARE - Alles in Einem! ERP / Warenwirtschaft Damit haben Sie nicht nur das aktuelle Tagesgeschäft, sondern auch alle längerfristigen Planungen, Entwicklungen und Projekte jederzeit klar im Blick: Kunden, Lieferanten, Interessenten, Kreditoren & Debitoren, Warenbestand... Finanzbuchhaltung Umfassend in den Funktionen, komfortabel in der Bedienung und von höchster Effizienz in der Organisation und Vernetzung der Daten so wird die BüroWARE Finanzbuchhaltung zu Ihrer Schaltzentrale, wenn es um die Finanzen Ihres Unternehmens geht. Kundenmanagement mit dem CRM OfficePlaner Durch gezielte Optimierung der Organisationsabläufe steigern Sie Ihren Erfolg. Mit den umfassenden Funktionen werden Kommunikation, Verkaufsabwicklung sowie der gesamte Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen einfacher, schneller und rundum effizienter organisiert. HoBaS Branchen-Knowhow Die Lösung für mittelständische Handelsbetriebe mit den Schwerpunkten: - Holzfachmärkte - Baumärkte/-stoffe - Stahlhandel in einer Programmoberfläche. Auf die Branche abgestimmte Tiefenfunktionalität sind anwenderfreundlich und intelligent integriert. BüroWARE HoBaS verbindet die Funktionsbreite einer Standardsoftware ( BüroWARE ) mit den en einer abgestimmten Branchen-Anwendung ( HoBaS ). 2

3 BüroWARE HoBaS Die Lösung für mittelständische Handelsunternehmen Sie handeln wir haben die Lösung! Das BüroWARE Modul HoBaS bietet Unternehmen eine Branchenlösung für den Verkauf von Gütern und Waren aller Art. Das Modul HoBaS basiert auf dem ERP-System von BüroWARE und integriert nahtlos alle Arbeitsabläufe in Ihre Betriebswirtschaft und stellt Ihnen aktuelle Daten in den verschiedensten Auswertungen zur Verfügung. Modularer Aufbau BüroWARE ist modular aufgebaut und kann je nach Bedarf sehr flexibel erweitert werden. Die einzelnen Komponenten arbeiten effizient zusammen und ergänzen sich, d.h. BüroWARE erlaubt den Workflow von der Beschaffung bis zur Finanzbuchhaltung. Intuitive Bedienung Eine EDV mit intelligenter und flexibler Programmstruktur unterstützt den Anwender optimal in seiner Arbeit. Dabei sorgt die intuitiv bedienbare Windowsoberfläche für die leichte Erlernbarkeit und Bedienung des Systems. Optimierte Abläufe durch Workflow-Technologie An welcher Stelle im Programm müssen Ihre Mitarbeiter welchen Vorgang aufrufen. Welche Funktion wird genau dann benötigt? Wie ist der optimale Weg, damit effizient gearbeitet werden kann? BüroWARE bietet durch die Möglichkeit, interne Workflow-Programme einzubinden, das Potential für wesentliche Zeit- und Kosteneinsparung. Und mit klaren Strukturen und einer optimalen Ablaufunterstützung steigt die Motivation der Menschen. Aus der Handelspraxis entwickelt. Intuitive Bedienbarkeit Bedienbar per Tastatur und/oder Maus Einkauf und Beschaffung Kassengeschäft Verkauf Automatische Preisfindungsfunktionen Tourenverwaltung Etikettendruck Projektverwaltung Vertreterabrechnung Belegversand als PDF Datenimport von Herstellern Datenaustausch mit Verbänden Integriertes Mailsystem Adressakte: Kunden, Lieferanten, Interessenten Statistiken / Auswertungen Integrierte Kommunikation Der BüroWAR assistent greift auf die Stammdaten der Warenwirtschaft zu. Dadurch brauchen -Adressen nur einmal gepflegt werden. Die Belege (Angebote, Aufträge, Bestellungen etc.) können zudem ohne Umwege als PDF an Ihre Kunden oder Lieferanten versendet werden. Und egal welcher Beleg oder welcher Kommunikationsweg: Die Adressakte füllt sich automatisch und man erhält maximale Transparenz über die Qualität jeder Geschäftsbeziehung. Eine Oberfläche und Datenbasis für alle Anwendungen bedeutet maximale Kostensenkung! 3

4 Einkauf / Lagerverwaltung Im Einkauf liegt der Gewinn! Optimierte Belegerfassung Kreditlimitprüfung: flexibel einstellbar Seriennummer und Chargenverwaltung Handelsstücklisten, Artikelkits Mehrsprachige Artikeltexte Langtexte Alternativartikel Aktionsverwaltung Belegwandlung / Duplikation Sammelrechnungsfunktionen nach diversen Kriterien Schnelle Artikel-Erfassung : Scanning, EAN-Nummer, Lieferanten-Artikelnummer etc.. Nutzung von Katalogartikeln Automatische Mengenumrechnung Vielfältige Sonderkonditionen Direktbestellung direkt aus dem Kundenauftrag Automatische Parameterübergabe an Tobit Faxware und / oder BüroWARE ebilling: Belegversand im PDF- Format Mobile Datenerfassung Bestellvorschlag Eine effiziente Bedarfsermittlung gehört zum Kern jeder professionellen Warenwirtschaft. Die mehrlagerfähige Bestandsverwaltung bildet die Grundlage, um aufgrund der Bestellparameter (Höchstbestand, Meldebestand etc.) die optimalen Bestellmengen zu ermitteln. Dabei können natürlich auch bestehende Kundenaufträge optional mit berücksichtigt werden. Hierbei spielt nach der genauen Mengenermittlung auch eine flexible und schnelle Weiterverarbeitung (Überführung in eine Anfrage oder Bestellung ) eine entscheidende Rolle. Serienanfrage Schnell und genau müssen die besten Einkaufspreise in einem Handelsbetrieb ermittelt werden, denn im Einkauf liegt der größte Gewinn. Eine optimierte Serienanfragefunktionalität ermöglicht die effiziente Weiterleitung der Bedarfsdaten an Ihre Lieferanten. Zuvor definierte Anfragegruppen können selektiert und die Anfragen direkt an die Lieferanten gesendet werden. In einer speziellen Datenbank werden die Konditionen der Lieferanten im Bezug auf die Anfragepositionen abgespeichert um den Lieferanten mit den besten Konditionen ermitteln zu können. Direktbestellung aus Verkaufsbelegen Die Lieferantenbestellung kann direkt aus einem Kundenauftrag mit wenigen Handgriffen generiert werden. Die aktuellen Auftragspositionen werden mittels Knopfdruck für die Bestellung vorgeschlagen. Bestellte Positionen des Auftrages werden rot gekennzeichnet. Der Kundenauftrag und die Lieferantenbestellung ist zur besseren Nachverfolgung über eine Vorgangsnummer verbunden. Diese vereinfachte Direktbestellung ist einfach, schnell und praxisgerecht. Optimierte Frachtberechnung Für den Einkauf ist eine genaue Kontrolle der Eingangs-Frachtkosten notwendig. Aufgrund der im System hinterlegten Frachttarife und den vereinbarten Lieferbedingungen können für jeden Eingangsbeleg die richtigen Frachtkosten ermittelt werden. Spezielle Frachtartikel, die sich automatisch auflösen, um den richtigen Betrag des Einkaufsbeleges zu ermitteln, unterstützen diesen Prozess optimal. Berücksicht werden hierbei der Mengenrabatt, die Frei-Haus-Grenze und die anfallenden Frachtkosten. NEXMART Der Beweis für die herausragenden Integrationsmöglichkeiten ist die Abbildung des Bestellvorgangs über das Internetportal Nexmart. Auch hier ist entscheidend, dass der Prozess innerhalb der BüroWARE- Warenwirtschaft erfolgt, um Doppelterfassung und Schnittstellenproblematik zu verhindern. 4

5 Verkauf / Auslieferung schnell und genau! Etikettenerfassung die einfache Art Artikel zu beschriften Eine stetige Aufgabe im Handelsbetrieb ist die Vorbereitung der Ware zum Verkauf. Außerdem müssen z.b. schnell ganze Regale umgezeichnet werden (neuer Lieferant, Preiserhöhung etc.). Der Anwender wird durch die HoBaS - Etikettenerfassung optimal unterstützt: Spezielle Etikettentexte, verschiedene Etikettenformate (Scannerschienen, Fähnchen, DIN A4 etc.), Etikettenanzahl, Scannererfassung etc. EK/VK Kalkulation im Verkaufsbeleg Die Zeiten des scharfen Wettbewerbs bedeuten, dass von Kunden vermehrt gehandelt wird. Die Verkäufer sind mit diesen Kundenforderungen unmittelbar konfrontiert und müssen ggfs. Ihrerseits mit den Lieferanten um bessere Preise verhandeln, um den Auftrag zu bekommen. Diese verhandelten EK- und VK-Konditionen müssen nun aber auf der jeweiligen Verkaufsposition im Beleg einpflegbar sein, damit Preistransparenz besteht. Außerdem müssen auch nachgelagerte Stellen wie z.b. die Einkaufsabteilung eine Prüfmöglichkeit bei Eingang der Lieferantenrechnung haben. Hierzu bietet HoBaS eine Spezialfunktion, die eine technische Besonderheit von BüroWARE nutzt: individuelle Datenbanken. Dadurch ist es möglich, intelligente Verknüpfungen von Daten herzustellen, die auch nach einem kompletten Belegdurchlauf im System verfügbar gemacht werden können. Dies ersetzt hohen Kommunikations- und Kostenaufwand, der sonst von Menschen geleistet werden muss. VK- Historie Um Transparenz über die bisherigen Verkaufspreise eines Kunden zu haben, wird dem Verkäufer bei der Belegerfassung sofort eine Übersicht aller bisher fakturierten oder angebotenen Verkaufspreise automatisch angezeigt. Dies ermöglicht eine genaue Übersicht der historischen Preise, zu denen der Kunde diesen Artikel jemals bezogen hat oder ihm angeboten wurde. Um den Vorgang rund zu machen, kann ein historischer Preis sofort in die Position des Beleges übernommen werden. Die Zeit des Ausspielens Ihrer Mitarbeiter durch Kunden betr. evtl. schon mal eingeräumter Sonderpreise ist damit vorbei! Tourenverwaltung Eine effiziente Tourenverwaltung hat große Bedeutung, um den kostenintensiven Fuhrpark optimal zu steuern. Dabei müssen die Auslieferungsdaten, die durch den Verkauf im Kunden- oder Lieferantenbeleg erfasst werden, zu Tourenvorschlägen aufbereitet werden. Die darauf aufsetzende Disposition kann Änderungen des Fahrtablaufes vornehmen, um eine optimale Ausnutzung der Fuhrpark-Ressourcen zu erzielen und gleichzeitig terminliche Kundenwünsche zu bedienen. Nach Festlegung der endgültigen Touren werden die Verkaufsbelege mit evtl. vorgenommenen Änderungen wieder aktualisiert. Das Verkaufspersonal hat somit Transparenz über die tatsächlichen Auslieferungsdaten. Transparente Stammdaten Multifunktionale Artikelstammmaske mit Direktkalkulation aller VK- Preise Automatische Preisberechnung als Abschlag vom Basispreis oder als Aufschlag vom Bezugspreis EK-Änderung mit/ohne VK- Kalkulationskette Bestell- und Preis-Verwaltung nach mehreren Kriterien Hinterlegung der Maßeinheiten und Faktoren zur automatischen Errechnung alternativer Preise Hinterlegung der Verbandswarengruppen pro Artikel oder pro Warengruppe Spezialmaske für die Schnellerfassung/Pflege mit den wichtigsten Feldern Automatische Aktionspreisverwaltung Etikettenerfassung Suchfunktionen (Volltextsuche, Matchcodesuche) Umrechnungsfaktoren 5

6 Aussagefähige Zahlen Qualität der Geschäftskontakte Aussagefähige Zahlen MIS Sofortstatistik: individuell anpassbar. In Excel überführbar Weitreichende Standard- Auswertungen auf Listbasis EAP mehrdimensionale und graphische Auswertungen als ADD-ON verfügbar Direktverknüpfung mit FIBU- OPs möglich CRM Erfolg mit Kunden Integriertes Mailsystem Serienbrief, Serienmails Korrespondenzen Adressakte Kampagnenmanagement TAPI / CTI Funktion Eingangs-/ Ausgangsgespräche Besuchsberichte Interessentenverwaltung Wiedervorlagen Einfacher Datenaustausch Import von Artikeldaten der Lieferanten Export von Stammdaten Nutzung von Werbeadressen Meldung von Abverkaufszahlen an Verbände MIS Statistik: Stimmen ihre Zahlen? Entscheidungsträger brauchen heute dringender denn je verständliche Informationen über Kaufverhalten, Kundenmärkte, Ertragsentwicklungen, Absatzgebiete, Einkäufe, Verkäufe, Finanzwesen und Personal. Sie benötigen ein umfassendes Bild der Unternehmenssituation. Das Management Informations System (MIS) von BüroWARE wird mit jedem Beleg, der von den Mitarbeitern erfasst wird, aktualisiert und bietet hervorragende Möglichkeiten der betrieblichen Informationsgewinnung. Auch die Übergabe an externe Analyse-Tools wie MS-Excel zur weiteren Bearbeitung ist vorgesehen. Die HoBaS Matchcodesuche schneller suchen und finden Abweichend zu der Standard-Artikelauswahl kann eine spezielle Matchcodesuche zusätzlich im Firmenstamm aktiviert werden. Mittels präzise definierten Suchbegriffen können entsprechende Artikel gefunden werden. Es können bis zu 6 Matchcodes für einen Artikel angelegt werden. Dies Suche ist besonders effizient, da direkt in der Artikelauswahltabelle in einer speziellen Suchspalte, die über alle definierten Suchbegriffe verfügt, einer der Matchcodes eingeben werden kann. Die Tabelle aktualisiert sich sofort mit der Eingabe des ersten Zeichens. Durch diese Tabellenschnellsortierung können die gesuchten Artikel besonders schnell gefunden werden. Optional könnte die HoBaS Matchcodesuche auch den Standard-Artikelstamm komplett ersetzen, da sämtliche Funktionen auch hier verfügbar sind. CRM: Qualität in der Kundenbeziehung Die Qualität der Beziehung zum Kunden entscheidet im Vertrieb über den Erfolg Ihres Geschäftes. Deshalb müssen zum einen die vielfältigen Kontaktdaten (Korrespondenz, Mails, Gespräche und Besuchsberichte) übersichtlich auf der Kundenadresse sichtbar sein. Zum anderen müssen vertriebliche Aktivitäten (z.b. Kampagnenmanagement) mit den vorhandenen Daten geplant und einfach umgesetzt werden können (Serienmails, Serienbriefe). Die e eines integrierten WAWI/CRM-Systems liegen auf der Hand, weil die Datenbasis dieselbe ist. Zudem können auch bedienerbezogen die Offenen Posten aus der FIBU bzw. das Zahlungsverhalten des Kunden angezeigt werden. Das bedeutet maximale Transparenz. 6

7 Immer eine Hilfe die Zusatzmodule und ADD-ONs Kasse: Integration + Automatisierung = Effizienz Das Kassen-Modul ermöglicht die schnelle Erfassung aller Zahlungsvorgänge am Point of Sale (POS). Alle Informationen zu den registrierten Waren und Gütern werden online verbucht und greifen auf die gleichen Datenbestände wie die anderen Warenwirtschaftsbelege zu. Die Kassenbuchungen können bei Bedarf direkt in die BüroWARE Finanzbuchhaltung übernommen werden. Geovisualisierung Wie sind meine Kunden geographisch verteilt? Wo befinden sich die Baustellen meiner Kunden? Wie kann ich Optimierungspotential hinsichtlich des Einsatzes von Vertretern, von Werbeaktionen bzw. der Auslieferung von Waren schnell erkennen? Unsere Lösung: Alle notwendigen Daten liegen in Belegen oder Stammdaten unserer Systems vor. Diese werden mit einer GEO-Codierung versehen und können somit auf digitalem Kartenmaterial visualisiert werden. BüroWARE Online-Shop-Schnittstelle Die Artikeldaten werden direkt aus BüroWARE HoBaS ausgelesen und in den Webshop transferiert. Selbstverständlich stehen detaillierte Artikelinformationen und Bilder auch im Shop zur Verfügung. Eingehende Aufträge werden aus dem Webshop abgeholt und in BüroWARE HoBaS als Belege eingelesen. (Schnittstellen abgestimmt auf oxid, oscommerce etc.) ADD-ONs leicht integrierbar Über 160 BüroWARE- Lösungspartner bundesweit mit Branchenkenntnissen Langjährige Erfahrung des Herstellers ( 1993 ) als auch des Lösungspartners (1997) Optimale Integration von Spezialfunktionen ohne Systembruch BüroWARE Designer Modul: Leichte Anpassbarkeit und Fortentwicklung als Kernkonzept Technische Innovation: Workflow-Technologie, Individuelle Datenbanken Kontinuierlicher Fortschritt: Lösungs-Dynamik durch mittelstandsorientierte Speziallisten BüroWARE ebay-schnittstelle Die Auktionssteuerung für ebay ermöglicht es Ihnen, Daten schnell und einfach zwischen BüroWARE und der Auktionsplattform ebay auszutauschen (in verschiedenen Funktions- und Ausbaustufen erhältlich). 7

8 Die Fa. Siebert SoftTRADE, Hocke & Kotsch OHG, ist im Jahre 2002 aus der EDV-Abteilung des Traditions-Handelshauses Siebert GmbH & Co. KG (gegr. 1831) in Hünfeld/Osthessen hervorgegangen. Seit 1997 wurde für das Handelshaus Siebert mit der ERP-Plattform BüroWARE eine optimierte Lösung entwickelt, wobei die langjährigen Erfahrungen aus der Handelspraxis mit einflossen. Dabei konnten mit BüroWARE alle Anforderungen der komplexen Geschäftsstruktur mit einem System abgebildet werden : - Verschiedenen Handelsformen von Groß- und Einzelhandel - Drei verschiedene Standorte mit getrennten Lagern - Kunden: Übergreifende Bonitätskontrolle - Unterschiedliche Produktbereiche (Stahl, Holz, Baumarktartikel, Baustoffe) - Besondere betriebliche Abläufe (z.b. Aktionspreisverwaltung im Baumarkt, schnelle Kassenabwicklung, Richtscheinsystem im Stahllager) Als langjähriger BüroWARE-Anwender und -Lösungspartner steht Siebert SoftTRADE für Beständigkeit, Qualität, Aktualität und Zuverlässigkeit. Zahlreiche Installationen und damit verbundene praxisrelevante Optimierungen sind ein Garant für die permanente Weiterentwicklung der Software. SoftTRADE hat als premium GOLD Partner beim Hersteller SoftENGINE die höchste Zertifizierungsstufe. Dies bedeutet eine besondere strategische Partnerschaft betr. Innovation und Weiterentwicklung. Damit am Ende alles passt, setzen wir auf ein umfangreiches Projektmanagement von Anfang an! Darunter verstehen wir eine ganzheitliche Betrachtung ihrer EDV-Struktur und stellen sicher, dass Hard- und Software optimal zusammenarbeiten. An unserer Endkundenhotline erhalten Sie kompetente und freundliche Hilfe per Telefon und Fernwartung. Das ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Wir bieten individuelle Schulungen zu unseren Softwareprodukten und allen anderen BüroWARE Modulen an. Wir stehen durch partnerschaftliches Denken für eine nachhaltige Geschäftsbeziehung. Das bedeutet für unsere Kunden Investitionssicherheit und ermöglicht kontinuierliche Fortentwicklung zum gegenseitigen Nutzen. SoftTRADE Hocke & Kotsch OHG Siebert SoftTRADE Hocke & Kotsch OHG Wellastr Hünfeld Telefon 06652/ Telefax 06652/ info@siebert-softtrade.de Büro Rhein-Main : Graf-Gerlach-Str Taunusstein Telefon 06128/ Telefax 06128/ Die Zukunft ist mit uns Premiumpartner GOLD