Projekte planen, umsetzen und finanzieren Ursula Schlösser

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1 Projekte planen, umsetzen und finanzieren

2 Die Projektrealisierung kann sehr anstrengend sein. Bis zur Erreichung des Ziels sind einige Hürden zu nehmen.

3 (1) Was ist ein Projekt? (2) Projektphasen und Meilensteine (3) Projektbeginn (4) Projektplanung (5) Projektsteuerung (6) Projektabschluss

4 (1)Was ist ein Projekt? (2) Projektplanung (3) Projektphasen und Meilensteine (4) Projektbeginn (5) Projektsteuerung (6) Projektabschluss

5 Es gibt keine Routinen keine unternehmensinternen Regeln wenig Erfahrungswerte Man unterscheidet zwischen a) Projekt Die Hierarchie im Unternehmen wird nicht eingehalten. i.d.r. einmalig oder selten nicht dauerhaft geregelt es gibt keine Stellenbeschreibungen oder Ablaufbeschreibungen b) Prozess wiederholt sich ist in die dauerhafte Planung und Organisation eingebunden

6 Projektmanagement: Projektdimensionen können sehr unterschiedlich sein! Was ist bei kleineren Projekten zu beachten?

7 (1) Was ist ein Projekt? (2)Projektplanung (3) Projektphasen und Meilensteine (4) Projektbeginn (5) Projektsteuerung (6) Projektabschluss

8 Eine gute Projektplanung stellt sicher, dass die nötigen Ressourcen, zu jedem Zeitpunkt zu Verfügung stehen. Die Projektplanung ist somit die Voraussetzung für den Projekterfolg. Die Projektplanung beginnt schon mit der Projektidee. Zu Beginn ist eine Grobplanung erforderlich, die den ganzen Projektverlauf überblickt und die benötigten Ressourcen kalkuliert. Die Feinplanung erfolgt bei Bedarf über den ganzen Projektverlauf hinweg. Die Projektplanung ist die Grundlage für die Projektsteuerung. Gute Planung zu Beginn senkt den Planungsgrad später und trägt wesentlich zum Projekterfolg bei.

9 (1) Was ist ein Projekt? (2) Projektplanung (3)Projektphasen und Meilensteine (4) Projektbeginn (5) Projektsteuerung (6) Projektabschluss

10 Meilenstein1.1 Meilenstein1.2 Meilenstein Meilenstein2.1 Meilenstein2.2 Meilenstein Vorstufe Grobplanung Feinplanung Meilenstein3.1 Meilenstein3.2 Meilenstein Initiierung Planung Durch- führung Meilenstein2.1 Meilenstein2.2 Meilenstein Ggf. Planung Nachverfolgung Meilenstein3.1 Meilenstein3.2 Meilenstein Dokumentation / Nachverfolgung

11 Durch die Einteilung von Arbeitsphasen (Tasks, Aktivitäten) kann der Überblick behalten werden. Meilensteine werden messbar dimensioniert in: Zeit, Geld und Qualität (Menge, Erfolg, ) z.b. Projektfinanzierung steht oder 300 Flyer sind gedruckt,. Wenn ein Meilenstein erreicht ist, beginnt die nächste Arbeitsphase, mit den zugehörigen neuen Meilensteinen! Jede Planung ist mit Unsicherheiten behaftet! Es gibt immer auch Abweichungen vom Geplanten!

12 Werden die definierten Teilziele bis zu einem Meilenstein erreicht, beginnt eine neue Phase. Wenn Meilensteine nicht, oder teilweise nicht erreicht werden können, muss modifiziert werden. Meilensteine im Projektverlauf Ggf. müssen interne oder externe Auftraggeber informiert werden.

13 (1) Was ist ein Projekt? (2) Projektplanung (3) Projektphasen und Meilensteine (4)Projektbeginn (5) Projektsteuerung (6) Projektabschluss

14 Die Projektinitiierung....beginnt mit der Idee des Vorhabens und endet mit dem Meilenstein Freigabe des Projektes. Die wichtigen Projektschritte werden jetzt schon beschrieben. Durch eine höhere Projektplanung am Anfang, kann die Planung bei der Durchführung, reduziert werden.

15 Die Konkretisierung der Projektidee endet in einem grober Projektplan. Jetzt noch große Gestaltungsfreiräume! Folgende Fragen sind zu beantworten: Welche Ziele sollen verfolgt werden? Welche Rahmenbedingungen sind zu beachten? Was soll gemacht werden? Wer wird einbezogen? Welche Ressourcen werden benötigt? Wie viel Geld wird benötigt? Wo kann das Geld herkommen? Welcher zeitlicher Rahmen ist notwendig/vorgeben/ realistisch? Problem: In dieser Phase ist es schwer, sich festzulegen!

16 Projektbeschreibung (1) Name des Projektes (2) Zielgruppe (wer, Anzahl, Ausschlusskriterien, ) (3) Haupt- und Nebenziele (oft mehrdimensional) (4) Begründung für das Projekt (5) Größen definieren (6) Besondere Rahmenbedingungen Basis für Genehmigung (Projektantrag) Akquise von Geld oder Sachmittel Überzeugung von internen und externen Mitstreitern die weitere Planung die Projektkommunikation (7) Interne und externe Beteiligte? (Projektteam, Netzwerk, sonstige Stakeholder) (8) Zeitliche Planung (Beginn und Ende, Zeiträume, Stichtage, ) (9) Detaillierte Aufstellung der benötigten Ressourcen und den daraus resultierenden Kosten (10) Wer übernimmt die einzelnen Positionen (soll diese übernehmen)? (11) Ggf.: Risiken und Abbruchkriterien / ggf. Verantwortlichkeiten

17 (1) Was ist ein Projekt? (2) Projektphasen und Meilensteine (3) Projektbeginn (4) Projektplanung (5)Projektsteuerung (6) Projektabschluss

18 Projekt als Auftrag eines externen Kunden Beispiel: Organisation einer Fachtagung der Leinerstift-Akademie Projekt als Auftrag eines Vorgesetzen Beispiel: Organisation des Sommerfestes Projekt als Idee von Einzelpersonen oder kleinen Gruppen Kein Auftrag von Kunden oder Vorgesetzten! Auftragsklärung Projektantrag Antrag auf Übernahme der Kosten Projektbeschreibung inklusive der Dimensionen und Kosten Projektressourcen kalkulieren Geld, Arbeitszeit, Sachmittel (Räume, Medien, Fahrtkosten, Verpflegung, etc.) a) Budget ist fest vorgegeben. b) Budget muss beziffert werden.

19 Bei einem definierten Durchführungstermin: ie Erfüllung eines einzelnen Arbeitspaketes, ist ftmals die Vorbedingung für weitere Arbeitsschritte! Zeiteinteilung möglich als a) Zeit hintereinander einplanen b) teilweise oder ganz parallel (Arbeitspakete beginnen gleichzeitig) a) mit definierten Zeitabständen Die Zeit von hinten nach vorne kalkulieren! Ausreichend Zeit einplanen (besonders in sensiblen Phasen) Zeitplan regelmäßig kontrollieren und ggf. korrigieren!

20

21 a) Interessierte Alle!!! Stakeholder frühzeitig und regelmäßig einbinden! Flyer, mündliche Information, Kickoff-Veranstaltung, etc. a) Beteiligte Regelmäßige schriftliche und mündliche Berichte a) Projektteam So viel Transparenz wie möglich: enge Besprechungen, transparente Nutzung der Informationstechnik, Besprechungsprotokolle, etc.

22

23 a) Projektteams sind in der Regel zeitlich begrenzte Organisationseinheiten b) Es gibt keine eingespielten Rollen c) Es vollzieht sich ein eigener Prozess der Teamentwicklung Mögliche Störungen: Phasen: Orientierung, Frustration, Aufbruch, Produktion mangelnde Kommunikation, Autoritätsprobleme, Beziehungsprobleme, zu viel Aufmerksamkeit den unwichtigen Entscheidungen, Kreativität und Querdenken wird nicht zugelassen, mangelnde Konfliktbereitschaft

24 Aufgaben Projektleitung: Moderation, Transparenz schaffen, Steuerung des Gruppenprozesses, Aktivität der Gruppenmitglieder fördern, Entscheidungen aus Überzeugung fördern (nicht aus Mehrheitsbeschluss). In einem angemessenen Grad: unterweisen, anleiten, unterstützen und delegieren Aufgaben die anstehen benennen Verantwortlichkeiten für Aufgaben festlegen Nachverfolgung der Abarbeitung der Aufgaben Einhaltung der Planung kontrollieren (Qualität, Zeit, Geld) Teilergebnisse verfolgen und kommunizieren Die Erreichung des Projektziels benötigt die Kraft aller Mitglieder im Projektteam!

25 (1) Was ist ein Projekt? (2) Projektphasen und Meilensteine (3) Projektbeginn (4) Projektplanung (5) Projektsteuerung (6)Projektabschluss

26 a) Projektevaluation Befragung, Reflexion, Beschreibung der unterschiedlichen Ergebnisse (Ist), b) Finanzen Abrechnen, Dokumentation, tatsächlicher Verbrauch der einzelnen Positionen festhalten a) Projektdokumentation Über den ganzen Verlauf hinweg wichtige Ergebnisse/Ereignisse festhalten b) Abschlussbericht

27 Durch die Projektdokumentation können Projekte, Einmaligkeit reduzieren! wenn diese mehrfach durchgeführt werden, zu Prozessen werden (Grauzone).

28 Herzlichen Dank!

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