Finanzwesen (FI) HELP.CAARCFI. Release 4.6C

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1 HELP.CAARCFI Release 4.6C

2 SAP AG Copyright Copyright 2001 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Software-Produkte können Software- Komponenten auch anderer Software-Hersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, OS/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, OS/390 und OS/400 sind eingetragene Marken der IBM Corporation. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. INFORMIX -OnLine for SAP und Informix Dynamic Server TM sind eingetragene Marken der Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, ABAP, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap.com Logo und mysap.com sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen. 2 April 2001

3 SAP AG Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Empfehlung Hinweis Syntax Tip April

4 SAP AG Inhalt...7 Archivierung Finanzbuchhaltungsdaten (FI)... 8 Überblick (FI)... 9 Archivierung von Daten (FI) Löschprogramm starten (FI) Zurückladen von Archiven (FI)...12 Verwaltung (FI) Abhängigkeiten (FI) Berechtigungen (FI) Protokoll (FI) Liste der verfügbaren Reports und Jobnamen (FI) Archivierung FI-Belege (FI-GL, FI-AR, FI-AP) Prüfungen (FI-GL, FI-AR, FI-AP) Archivierungsobjektspezifisches Customizing (FI) Belegartenlaufzeit (FI)...23 Kontoartenlaufzeit (FI)...25 Indexlaufzeiten (FI) Indexabbauprogramm für Belege starten (FI) Indexaufbauprogramm für Belege starten (FI) Archivdateien erzeugen - Belege (FI) Beispiel zum Archivieren von Belegen (FI) Anzeige einzelner Belege aus dem Archiv (FI) Archiv zurückladen - Belege (FI) Reports zur Auswertung der Belege (FI) Verweildauer der Archivierungsobjekte im System (FI) Archivierung FI-Verkehrszahlen (FI-GL, FI-AR, FI-AP) Archivdateien erzeugen - Verkehrzahlen (FI) Archiv zurückladen - Verkehrszahlen (FI) Archivierung Sachkontenstammdaten (FI-GL) Archivdateien erzeugen - Sachkontenstammdaten (FI) Archiv zurückladen - Sachkontenstammdaten (FI) Archivierung Debitoren-/Kundenstammdaten (FI-AR, SD) Prüfungen (FI-AR, SD) Anwendungscustomizing (FI-AR, SD) Varianteneinstellungen für das Archivieren (FI-AR, SD) Archivdateien erzeugen - Debitorenstammdaten (FI-AR, SD) Archiv zurückladen - Debitorenstammdaten (FI-AR, SD) Archivierung Kreditorenstammdaten (FI-AP) Varianteneinstellungen für das Archivieren (FI-AP) Archivdateien erzeugen - Kreditorenstammdaten (FI-AP) Archiv zurückladen - Kreditorenstammdaten (FI-AP) Archivierung Bankenstammdaten (FI-GL, FI-AR, FI-AP, FI-BL) Archivdateien erzeugen - Bankenstammdaten (FI) Archiv zurückladen - Bankenstammdaten (FI) Archivierung FI-Scheckdaten (FI-AR, FI-AP, FI-BL) April 2001

5 SAP AG Archivdateien erzeugen - Scheckdaten (FI) Archiv zurückladen - Scheckdaten (FI) Archivierung Zahlungsanordnungen (FI-BL) Archivdateien erzeugen - Zahlungsanordnungen (FI) Archiv zurückladen - Zahlungsanordnungen (FI) Archivierung FI-Bankdatenspeicher (FI-BL) Archivdateien erzeugen - Bankdatenspeicher (FI) Archiv zurückladen - Bankdatenspeicher (FI) Archivierung FI-LC-Summensätze und FI-LC-Einzelposten Anwendungscustomizing (FI-LC) Archivierungsobjektspezifisches Customizing (FI-LC) Programmlaufzeit (FI-LC) Berechtigungen (FI-LC) Protokoll (FI-LC) Varianteneinstellungen für das Archivieren (FI-LC) Archivieren - Varianten pflegen (FI-LC) Varianteneinstellungen für das Zurückladen (FI-LC) Zurückladen - Varianten pflegen (FI-LC) Archivierte Daten löschen (FI-LC) Archivberichte ausführen (FI-LC) Archivierung FI-Anlagendaten (FI-AA) Verweildauer der Daten im System (FI-AA) Platzbedarf (FI-AA) Prüfkriterien (FI-AA) Berechtigungen (FI-AA) Anlagendaten archivieren (FI-AA) Archivierung FI-SL-Summensätze und Einzelposten (FI-SL) Anwendungscustomizing (FI-SL) Archivierungsobjektspezifisches Customizing (FI-SL) Programmlaufzeit (FI-SL) Berechtigungen (FI-SL) Protokoll (FI-SL) Varianteneinstellungen für das Archivieren (FI-SL) Archivieren - Variante pflegen (FI-SL) Varianteneinstellungen für das Zurückladen (FI-SL) Zurückladen - Variante pflegen (FI-SL) Archivierte Daten löschen (FI-SL) Archivberichte ausführen (FI-SL) Archivierung Haushaltsmanagementdaten (FI-FM) Archivierung Mittelvormerkungen (FI-FM) Archivierungszeiträume und -kriterien (FI-FM) Anwendungscustomizing (FI-FM) Abhängigkeiten Mittelvormerkungen (FI-FM) Berechtigungen Mittelvormerkungen (FI-FM) Archivierung Budgetbuchungen (FI-FM) Archivierung FI-Buchungen (FI-FM) Archivierung CO-Buchungen (FI-FM) April

6 SAP AG Archivierung Obligo- und Mittelumbuchungen (FI-FM) April 2001

7 SAP AG Die folgende Tabelle zeigt die verfügbaren Archivierungsobjekte: Objekte im Finanzwesen Archivierungsobjekt Buchhaltungsbelege FI_DOCUMNT [Seite 19] Verkehrszahlen FI_MONTHLY [Seite 42] Scheckdaten FI_SCHECK [Seite 77] Zahlungsanordnungen FI_PAYRQ [Seite 82] Bankdatenspeicher FI_ELBANK [Seite 86] Sachkontenstammdaten FI_ACCOUNT [Seite 48] Debitorenstammdaten FI_ACCRECV [Seite 54] Kreditorenstammdaten FI_ACCPAYB [Seite 65] Bankenstammdaten FI_BANKS [Seite 71] Summensätze (Konsolidierung) FI_LC_SUM [Seite 91] Einzelposten (Konsolidierung) FI_LC_ITEM [Seite 91] Summensätze und Einzelposten (Konsolidierung) (nur Zurückladen, Löschen und Lesen) FLC_OBJECT [Seite 91] Anlagendaten AM_ASSET [Seite 110] Summensätze und Einzelposten (Spezielle Ledger) FI_SL_DATA [Seite 118] Mittelvormerkungsbelege (Haushaltsmanagement) FM_FUNRES [Seite 139] Budgethierarchiebelege (Haushaltsmanagement) FM_BUDHIE [Seite 145] FI-Buchungsbelege (Haushaltsmanagement) FM_DOC_FI [Seite 146] CO-Buchungsbelege (Haushaltsmanagement) FM_DOC_CO [Seite 148] Obligo- und Mittelumbuchungsbelege (Haushaltsmanagement) FM_DOC_OI [Seite 150] April

8 SAP AG Archivierung Finanzbuchhaltungsdaten (FI) Archivierung Finanzbuchhaltungsdaten (FI) Definition Das Archivieren in der Finanzbuchhaltung ist möglich für folgende Objekte: Beschreibung Buchhaltungsbelege Verkehrszahlen Schecks Zahlungsanordnungen Bankdatenspeicher Sachkontenstammdaten Debitorenstammdaten Kreditorenstammdaten Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT FI_MONTHLY FI_SCHECK FI_PAYRQ FI_ELBANK FI_ACCOUNT FI_ACCRECV FI_ACCPAYB Bankenstammdaten FI_BANKS Für die aufgeführten Objekte ist auch das Zurückladen möglich. Lesen Sie hierzu Zurückladen von Archiven (FI) [Seite 12]. Informationen zum Thema Archivierungsobjekt allgemein erhalten Sie im Abschnitt Das Archivierungsobjekt [Extern]. 8 April 2001

9 SAP AG Überblick (FI) Überblick (FI) Für das Archivieren von Daten in der Finanzbuchhaltung liegen systembedingte und gesetzliche Gründe vor. Die Archivierung: verbessert die durch das kontinuierliche Wachstum der Bewegungsdaten verursachten Speicherplatz- und Laufzeitprobleme macht die Stammdaten handhabbarer, so daß sie auf einem aktuellen Stand gehalten werden können hält Daten in Archiven, um sie hierdurch zu einem späteren Zeitpunkt wieder zugreifbar zu machen Daten, die im Online-System nicht mehr benötigt werden, können Sie mit den R/3- Archivierungsfunktionen archivieren. Die Daten werden dabei in sog. Archivdateien gespeichert und aus dem Online-System gelöscht. Aus gesetzlichen und betriebsinternen Gründen ist es erforderlich, die in den Archivdateien ausgelagerten Daten unter bestimmten Umständen zu einem späteren Zeitpunkt wieder im Online-System verfügbar zu haben. Dies wird durch das Rückladen erreicht. Für das Archivieren der Daten müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein. Einige Bedingungen sind vom System vorgegeben. Dazu zählt z.b., daß Belege mit offenen Posten nicht archiviert werden können. Andere Bedingungen legen Sie fest. Weitere Überblicksinformationen können Sie dem Kapitel Einführung [Extern] entnehmen. April

10 SAP AG Archivierung von Daten (FI) Archivierung von Daten (FI) Sie erreichen alle Funktionen der Archivierung über die Archivverwaltung. Die Archivverwaltung finden Sie über: Werkzeuge Administation Verwaltung Datenarchivierung oder innerhalb des Menüs Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren oder Banken über Period. Arbeiten Archivierung <Archivierungsobjektname> Beim Aufruf aus dem Menü Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren oder Banken wird das zugehörige Archivierungsobjekt bereits automatisch mit angegeben. Im ersten Fall ist es von Ihnen von Hand einzugeben. Eine Liste der Archivierungsobjekte finden Sie in Archivierung Finanzbuchhaltungsdaten (FI) [Seite 8]. Bei der Archivierung sollten Sie sich an einen bestimmten Ablauf halten. Lesen Sie hierzu Ablaufplan der Archivierung [Extern]. Für alle Archivierungsobjekte der Finanzbuchhaltung läuft die Archivierung in zwei Schritten ab: 1. Die zu archivierenden Daten werden selektiert und in Archivdateien geschrieben. 2. Für jede Archivdatei wird ein Löschprozess gestartet, der das Archiv liest und die gelesene Datei von der Datenbank löscht. Wie Sie Objekte archivieren können, entnehmen Sie den Beschreibungen zu den einzelnen Archivierungsobjekten mit dem Titel Archivdateien erzeugen - <Archivierungsobjektname>. 10 April 2001

11 SAP AG Löschprogramm starten (FI) Löschprogramm starten (FI) Das Löschprogramm startet automatisch nach dem Archivierungsvorgang, wenn Sie: im allgemeinen Customizing der Archivierung für das Löschprogramm das Kennzeichen Start automatisch gesetzt haben die Varianten für den Testlauf und den Produktivlauf gepflegt haben Es kann u.u. erforderlich sein, das Löschprogramm manuell zu starten. Sie erzeugen eine Archivdatei und starten das Archivierungsprogramm. Die Datensätze werden in den Archivdateien archiviert, das System bricht jedoch die Verarbeitung ab, bevor das Löschprogramm laufen kann. In diesem Fall müssen Sie die archivierten Daten in einem separaten Schritt löschen. Wenn Sie das Programm manuell starten möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Legen Sie im Customizing der Archivierung die Varianten für das Löschprogramm an. 2. Rufen Sie die Archivverwaltung über Werkzeuge Administation Verwaltung Datenarchivierung auf und wählen Sie Löschen. 3. Geben Sie die zu löschende Archivdatei ein und geben Sie den Starttermin und die Spoolparameter ein. Solange kein Löschprogramm gestartet wird, befinden sich die Daten noch in der Datenbank. Wenn das Löschprogramm nicht läuft, werden beim Archivieren nur Kopien von der Datenbank erzeugt, ohne daß die Datenbank bereinigt würde. April

12 SAP AG Zurückladen von Archiven (FI) Zurückladen von Archiven (FI) Über die Funktion Zurückladen können Sie archivierte Daten aus den Archivdateien in die Datenbank zurückladen. Das Zurückladen ist in der Finanzbuchhaltung für folgende Objekte möglich: Buchhaltungsbelege mit dem Objekt FI_DOCUMNT Verkehrszahlen mit dem Objekt FI_MONTHLY Schecks mit dem Objekt FI_SCHECK Zahlungsanordnungen mit dem Objekt FI_PAYRQ Bankdatenspeicher mit dem Objekt FI_ELBANK Sachkontenstammdaten mit dem Objekt FI_ACCOUNT Debitorenstammdaten mit dem Objekt FI_ACCRECV Kreditorenstammdaten mit dem Objekt FI_ACCPAYB Bankenstammdaten mit dem Objekt FI_BANKS Archivdateien können komplett oder teilweise zurückgeladen werden. Die Archivdatei wird in jedem Fall als zurückgeladen gekennzeichnet. Nicht zurückgeladene Objekte werden in eine neue Archivdatei geschrieben. Sie erreichen die Funktion Zurückladen über die Archivverwaltung. Sie erreichen die Archivverwaltung über: Werkzeuge Administation Verwaltung Datenarchivierung Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren oder Banken Periodische Arbeiten Archivierung <Archivierungsojekt> Zurückladen. Beim Aufruf aus dem Menü Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren oder Banken wird das zugehörige Archivierungsobjekt bereits automatisch mit angegeben. Im ersten Fall müssen Sie es selbst eingeben bzw. aus der Wertehilfe auswählen. Wenn Sie Daten zurückladen wollen, müssen Sie sicherstellen, daß die entsprechende Datei im R/3-System unter dem im Verwaltungssatz angegebenen Dateinamen steht. Wählen Sie hierzu Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren oder Banken Period. Arbeiten Archivierung <Name des Archivierungsobjekts> Verwalten. Diese Funktion wertet die Verwaltungsinformation zu einem Archivierungsobjekt aus und gibt sie als Liste aus. Sie haben die Möglichkeit: festzustellen bzw. anzugeben, wo sich Archivdateien befinden, Archivdateien über ArchiveLink an ein Archivsystem zu übergeben Archivdateien über ArchiveLink von einem Archivsystem zurückstellen zu lassen Sie können außerdem auch Notizen zu Archivdateien ablegen. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie in der Dokumentation BC - Erweiterte Funktionsbibliothek Anwendungen und Systemverwaltung. Sie finden diese Dokumentation in der SAP-Bibliothek unter Basis ABAP/4 Development Workbench. 12 April 2001

13 SAP AG Zurückladen von Archiven (FI) April

14 SAP AG Verwaltung (FI) Verwaltung (FI) Sie können sich für jedes Archivierungsobjekt Verwaltungsinformationen zum Archivierungslauf anzeigen lassen. Weitere Informationen finden Sie unter Archivierungslaufverwaltung aufrufen [Extern]. Sie erreichen die Funktion Verwaltung über die Archivverwaltung. Sie gelangen zur. Archivverwaltung über: Werkzeuge Administation Verwaltung Datenarchivierung oder Hauptbuch, Debitoren oder Kreditoren Periodische Arbeiten Archivierung <Archivierungsobjekt> dann Verwaltung. Beim Aufruf über Hauptbuch, Debitoren oder Kreditoren wird das zugehörige Archivierungsobjekt bereits automatisch angezeigt. Im ersten Fall müssen Sie es selbst eingeben bzw. aus der Wertehilfe auswählen. 14 April 2001

15 SAP AG Abhängigkeiten (FI) Abhängigkeiten (FI) Bei einem Archivierungslauf müssen Sie ggf. Abhängigkeiten zwischen den Archivierungsobjekten beachten, d.h. Sie müssen bei bestimmten Archivierungsobjekten wissen, ob sie Vorgänger besitzen, die zuvor archiviert werden müssen. Diese Informationen können Sie der Netzgrafik entnehmen. Diese zeigt Ihnen an, in welcher Reihenfolge Archivierungsobjekte archiviert werden müssen. Um die Netzgrafik anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Werkzeuge Administration Verwaltung Datenarchivierung. 2. Wenn Sie die Netzgrafik für alle Archivierungsobjekte anzeigen wollen, lassen Sie das Eingabefeld für den Namen des Archivierungsobjektes frei. Wenn Sie zu einem bestimmten Objekt alle Archivierungsobjekte sehen wollen, die zuvor archiviert werden müssen, geben Sie den Namen des Archivierungsobjektes an. 3. Wählen Sie Springen Netzgrafik. Wenn Sie sich innerhalb des Menüs Hauptbuchhaltung die Netzgrafik zu einem bestimmten Objekt anzeigen lassen wollen, wählen Sie Period. Arbeiten Archivierung <Archivierungsobjekt, z.b. Belege> Archivieren. Wählen Sie danach Springen Netzgrafik. Wenn Ihnen innerhalb der Netzgrafik nur ein einziges Objekt angezeigt wird, existieren keinerlei Abhängigkeiten zu diesem Objekt. Dies ist beispielsweise beim Buchhaltungsbeleg der Fall. Wenn Sie beispielsweise Bankenstammdaten archivieren möchten, zeigt Ihnen die Netzgrafik an, welche Objekte Sie in welcher Reihenfolge archivieren müssen, bevor Sie die Bankenstammdaten archivieren. Bei den Bankenstammdaten ist beispielsweise zu beachten, daß Sie diese nicht archivieren dürfen, bevor Sie nicht alle Debitoren- und Kreditorenkonten archiviert haben, bei denen die Bankenstammdaten noch verwendet werden. Debitoren- und Kreditorenkonten können nicht archiviert werden, solange noch Belege und Verkehrszahlen zu diesen Konten im System vorhanden sind. Es ist folgende Reihenfolge bei der Archivierung einzuhalten: 1. Belege und Verkehrszahlen 2. Debitoren- und Kreditorenstammdaten 3. Bankenstammdaten April

16 SAP AG Berechtigungen (FI) Berechtigungen (FI) Das Berechtigungsobjekt S_ARCHIVE kontrolliert die Bedienung der verschiedenen Programme der Archivierung (Archiv schreiben, löschen, zurückladen). Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungsprüfung [Extern]. Daneben benötigen Sie folgende Berechtigungen: S_ADMIN_FCD für das Ausdrucken und die Nutzung der Spool S_BTCH_JOB für das Archivieren, Löschen und Rückladen und beim Leseprogramm in der Batch-Verarbeitung F_BKPF_BUK (Buchungskreisberechtigung) beim Archivieren von Buchhaltungsbelegen Sie legen die Berechtigungen über das Customizing Grundeinstellungen Finanzwesen an. Wählen Sie dort die Arbeitsschritte zur Berechtigungsverwaltung. 16 April 2001

17 SAP AG Protokoll (FI) Protokoll (FI) Sie können sich für jedes Archivierungsprogramm (archivieren, löschen, zurückladen) ein Standardprotokoll und ein Detailprotokoll anzeigen lassen. Das Standardprotokoll enthält statistische Informationen zur Anzahl der archivierten Datenobjekte. Das Detailprotokoll listet jedes einzelne Objekt (z.b. alle am Archivierungslauf beteiligten Belege) auf mit Informationen über Modifikationen beim Archivierungslauf. Beim Archivierungsprogramm wird beispielsweise für jeden einzelnen Beleg die Information mitgegeben, ob er archiviert wurde oder nicht. Falls der Beleg nicht archiviert werden konnte, wird eine Begründung angegeben (z.b. Beleg besitzt noch offenen Posten oder Beleglaufzeit unterschritten.) April

18 SAP AG Liste der verfügbaren Reports und Jobnamen (FI) Liste der verfügbaren Reports und Jobnamen (FI) Im folgenden sehen Sie eine Übersicht über die in der Finanzbuchhaltung verfügbaren Reports zum Archivieren, Löschen und Rückladen von Daten. Anschließend folgt eine Übersicht über die Namen der Jobs, die beim Archivieren, Löschen und Zurückladen gestartet werden. Liste der verfügbaren Reports Archivierungsobjekt Archivierungsreport Löschreport Rückladereport Belege SAPF048 SAPF048D SAPF049 Verkehrszahlen SAPF064 SAPF064D SAPF065 Scheckdaten RFCHKA00 RFCHKA10 RFCHKA20 Zahlungsanordnungen SAPFPRQ0 SAPFPRQD SAPFPRQ1 Bankdatenspeicher SAPF066 SAPF066D SAPF067 Sachkonten SAPF053 SAPF053D SAPF054 Debitoren SAPF056 SAPF056D SAPF057 Kreditoren SAPF058 SAPF058D SAPF059 Banken SAPF061 SAPF061D SAPF062 Sie sollten die Archivierungs- und Rückladereports immer in der Hintergrundverarbeitung über die Variantenpflege starten. Damit wird auch gewährleistet, daß die über die Archivverwaltung vorgenommene Selektion mitabgespeichert wird. Der Start erfolgt über das Menü Hauptbuch, Debitoren oder Kreditoren oder direkt über die Archivverwaltung. Wenn Sie die Programme im Online-Betrieb aufrufen, werden weder die Selektionsparameter abgespeichert, noch die Löschprogramme automatisch gestartet. Sie sollten daher die Online- Verarbeitung nur zu Testzwecken verwenden. Führen Sie den Produktivlauf immer im Hintergrund aus. Name der Jobs beim Archivieren, Löschen und Zurückladen Jobname ARCHIVE_<OBJEKT>_SUB_<DATUM> ARCHIVE_<OBJEKT>_WRI_<DATUM> ARCHIVE_<OBJEKT>_DEL_<DATUM> ARCHIVE_<OBJEKT>_REL_<DATUM> ARCHIVE_<OBJEKT>_IDX_<DATUM> Bedeutung Startet Archiviert Löscht Lädt zurück Löscht Index 18 April 2001

19 SAP AG Archivierung FI-Belege (FI-GL, FI-AR, FI-AP) Archivierung FI-Belege (FI-GL, FI-AR, FI-AP) Definition Finanzbuchhaltungsbelege werden mit dem Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT archiviert, gelöscht und zurückgeladen. Verwendung Bei der Belegarchivierung werden die archivierbaren Belege inklusive ihrer Änderungsbelege und Langtexte in eine oder mehrere Archivdateien geschrieben. Damit nur Belege aus dem System archiviert werden, die nicht mehr benötigt werden, müssen eine Reihe von Bedingungen erfüllt sein. Das Archivierungsprogramm prüft die Archivierbarkeit auf Belegkopf- und Belegpositionsebene. Weitere Informationen finden Sie unter Prüfungen (FI- GL, FI-AR; FI-AP) [Seite 21]. Struktur Tabellen Mit dem Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT werden Daten aus verschiedenen Tabellen archiviert. Wie Sie sich die Tabellennamen anzeigen lassen können, finden Sie in Verknüpfte Tabellen ermitteln [Extern]. Funktionalitäts-/ Reportzuordnung Funktionalität Archivieren Löschen Zurückladen Report SAPF048 SAPF048D SAPF049 Einzelobjektanzeige über SAP AS Zum Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT wird eine betriebswirtschaftliche Sicht im Standard ausgeliefert. Für die Einzelobjektanzeige zum Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT über SAP AS [Extern] benötigen Sie eine Informationsstruktur, die auf Grundlage der von SAP ausgelieferten Standardfeldkataloge SAP_FI_DOC_001 oder SAP_FI_DOC_002 angelegt wurde. Die Informationsstruktur muß aktiv und aufgebaut sein. Weitere Informationen zu Informationsstrukturen finden Sie unter Einsatz des Archivinformationssystems [Extern]. Weitere Informationen zum Archivinformationssystem finden Sie in der SAP-Bibliothek unter Anwendungsübergreifende Komponenten CA - Archivieren von Anwendungsdaten Einführung in die Datenarchivierung Archivinformationssystem (SAP AS). Integration Archivierung von Daten der doppelten Rechnungsführung Die Daten der doppelten Rechnungsführung werden vom Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT für Finanzbuchhaltungsbelege gelöscht. Sie können diese Daten länger als den April

20 SAP AG Archivierung FI-Belege (FI-GL, FI-AR, FI-AP) Finanzbuchhaltungsbeleg selbst in der Datenbank halten. Die Daten werden nicht vom Löschprogramm sondern vom Nachlaufprogramm zusammen mit den kreditorischen Sekundärindizes aus der Datenbank entfernt. Die doppelte Rechnungsprüfung greift noch, wenn ein zugehöriger Beleg bereits archiviert wurde, der kreditorische Sekundärindex aber noch in der Datenbank vorhanden ist. Stellen Sie im Customizing der Kontoartenlaufzeit für die Archivierung von Finanzbuchhaltungsbelegen die Sekundärindexlaufzeit für Kreditoren so ein, daß die Daten der doppelten Rechnunsprüfung die für Sie erforderliche Zeit im System verbleiben. Weitere Informationen zur Archivierung von Kontoartenlaufzeiten finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) des Finanzwesens unter Archivierung, Kontoartenlaufzeit [Extern]. 20 April 2001

21 SAP AG Prüfungen (FI-GL, FI-AR, FI-AP) Prüfungen (FI-GL, FI-AR, FI-AP) Damit nur Belege aus dem System archiviert werden, die nicht mehr benötigt werden, müssen eine Reihe von Bedingungen erfüllt sein. Das Archivierungsprogramm prüft die Archivierbarkeit auf Belegkopf- und Belegpositionsebene. Ist in den Prüfungen eine der Voraussetzungen für einen Beleg nicht erfüllt, so wird der ganze Beleg nicht archiviert. Der Belegkopf muß folgende Kriterien erfüllen, bevor er archiviert werden kann: Die Belegartenlaufzeit muß überschritten sein. Die Belegartenlaufzeit legen Sie abhängig von der Belegart (z.b. debitorischer Zahlungseingang) und vom Buchungskreis fest. Lesen Sie dazu den Abschnitt Belegartenlaufzeit (FI) [Seite 23]. Der Beleg muß mehr als die Mindestanzahl Tage im System sein Die Mindestverweildauer müssen die Belege zusätzlich zur Belegarten- und Kontenartenlaufzeit überschreiten. Dies bedeutet, daß die Tage, die zwischen Erfassungsdatum bzw. Änderungsdatum des Belegs und dem eingegebenen Archivierungsstichtag liegen, die Mindestverweildauer überschreiten müssen, damit der Beleg archiviert werden kann. Belege mit Quellensteuer bleiben mindestens 455 Tage im System. Dauerbelege, vorerfaßte oder Musterbelege bleiben unberücksichtigt. Die Belegposition muß folgende Kriterien erfüllen, bevor sie archiviert werden kann: Der Beleg darf keine offenen Posten mehr enthalten. Das System beücksichtigt nur ausgeglichene Posten oder solche ohne Offene-Posten-Verwaltung. Die Kontoartenlaufzeit muß überschritten sein. Diese legen Sie in Abhängigkeit von der Kontoart (Debitoren, Kreditoren, Sachkonten) fest. Lesen Sie hierzu den Abschnitt Kontoartenlaufzeit (FI) [Seite 25]. Für die Laufzeiten gilt als Bezugsdatum ein Stichtag, den Sie für jeden Programmlauf separat angeben können. Wird kein Stichtag explizit angegeben, wird er auf das aktuelle Ausführungsdatum gesetzt. Eine weitere Prüfung stellt sicher, daß die externe Steuerbehandlung abgeschlossen ist. Falls in den Belegen Konditionen der Nachträglichen Abrechnung enthalten sind, können Sie die Belege erst dann archivieren, wenn die dazugehörige Absprache bereits abgerechnet und die Residenzzeit, die sie für den Beleg im Customizing der Nachträglichen Abrechnung gepflegthaben, abgelaufen ist. Weitere Informationen finden Sie unter Archivierung von Absprachen [Extern]. Sollten Sie noch weitere individuelle Prüfungen für Ihre spezielle Applikation benötigen, so können Sie sich über User-Exits [Extern] weitere Prüfungen anlegen. April

22 SAP AG Archivierungsobjektspezifisches Customizing (FI) Archivierungsobjektspezifisches Customizing (FI) Das Customizing der Archivierung unterteilt sich in zwei Bereiche: Allgemeines Customizing Lesen Sie hierzu Das allgemeine Customizing [Extern]. Sie haben zwei Möglichkeiten das allgemeine Customizing der Archivierung aufzurufen: Wählen Sie im Customizing Anwendungsübergreifende Komponenten Allgemeine Anwendungsfunktionen Steuerungsparameter für Archivierungsläufe festlegen. Wählen Sie innerhalb der Archivadministration Springen Customizing. Objektbezogenes Customizing innerhalb der Finanzbuchhaltung Eine spezielle Einstellung innerhalb des Customizing der Finanzbuchhaltung ist für die Belegarchivierung notwendig. Dabei müssen Sie Einstellungen für die Belegarten- und Kontoartenlaufzeiten sowie für die Indexführung vornehmen. Weitere Informationen finden Sie unter Belege (FI) [Seite 19]. 22 April 2001

23 SAP AG Belegartenlaufzeit (FI) Belegartenlaufzeit (FI) Sie können abhängig vom Buchungskreis und von der Belegart eine Mindestlaufzeit in Tagen im System festlegen. Für das Archivieren von Belegen selektiert das Programm nur die Belege, bei denen diese Mindestlaufzeit überschritten ist. Zur Berechnung der Überschreitung verwendet das System als Bezugsdatum das Buchungsdatum des Belegs und den zum Programmlauf angegebenen Stichtag. Wenn die Mindestlaufzeiten für mehrere Buchungskreise oder Belegarten gleich sind, können Sie anstelle eines expliziten Eintrags für Buchungskreis oder Belegart einen Stern (*) eingeben. Wenn die Mindestlaufzeiten unterschiedlich sind, tragen Sie die entsprechenden Buchungskreise und Belegarten explizit ein. Das System verwendet immer den genauesten Eintrag für eine Belegart. Einträge mit * sind weniger genau. Eine Sonderrolle nimmt dabei die Situation ein, in der zu einer Belegart ein Eintrag mit Buchungskreis = * und einer bestimmten Belegart (z.b. SB) und ein Eintrag mit Belegart = * und einem bestimmten Buchungskreis (z.b. 0001) vorhanden ist. In diesem Fall wird der Eintrag mit der maximalen Anzahl von Tagen genommen. Buchungskreis Belegart Laufzeit (in Tagen) 0001 * 90 * SB 120 Möchten Sie nun alle Belege zu den Abschlußbuchungen für den Buchungskreis 0001 archivieren, selektiert das Programm in unserem Beispiel die Belege, bei denen eine Mindestlaufzeit von 120 Tagen überschritten ist. Das System verwendet damit den Eintrag mit der maximalen Anzahl von Tagen. Wenn kein Eintrag vorhanden oder ein Laufzeitwert leer ist, verwendet das System eine Mindestlaufzeit von 9999 Tagen. Die Mindestlaufzeit von Belegen sollten Sie belegartenabhängig bestimmen, wenn bestimmte Belegarten von besonderem Interesse sind. Sie legen eine allgemeine Belegartenlaufzeit von 30 Tagen für alle Buchungskreise fest. Die kreditorischen Rechnungen (Belegart "KR") sollen für den Buchungskreis "0001" länger, nämlich 90 Tage im System verfügbar bleiben. Die Belege zu den Abschlußbuchungen sollen für alle Buchungskreise mindestens 120 Tage verfügbar bleiben. Diese Buchungen nehmen Sie mit einer eigenen Belegart vor (SB für Schlußbuchung). April

24 SAP AG Belegartenlaufzeit (FI) Belegartenlaufzeiten Buchungskreis Belegart Laufzeit * * * KR 90 * SB * in Tagen Außerdem können Sie eine Achivindexlaufzeit definieren. Lesen Sie hierzu den Abschnitt Indexlaufzeiten (FI) [Seite 27]. Sie bestimmen Belegartenlaufzeiten und Archivindexlaufzeiten über den Einführungsleitfaden (IMG) Grundeinstellungen Finanzwesen im Arbeitsschritt Belegartenlaufzeit definieren. 24 April 2001

25 SAP AG Kontoartenlaufzeit (FI) Kontoartenlaufzeit (FI) Sie können abhängig vom Buchungskreis, von der Kontoart und einem Kontonummernintervall eine Mindestlaufzeit in Tagen im System hinterlegen. Wenn Sie Belege archivieren, wird geprüft, ob diese Mindestlaufzeit überschritten ist. Das System verwendet als Bezugsdatum für Belege mit ausgeglichenen Posten das Ausgleichsdatum der einzelnen Belegpositionen; für alle anderen Belege ist es das Buchungsdatum des Belegs. Die Prüfung wird für den zum Programmlauf angegebenen Stichtag durchgeführt. Wenn die Mindestlaufzeiten für mehrere Buchungskreise gleich sind, können Sie anstelle des Buchungskreises einen Stern (*) in die Spalte für den Buchungskreis eingeben. Verwenden einzelne Buchungskreise abweichende Mindestlaufzeiten, tragen Sie diese explizit ein. Es gilt jeweils der genauere Eintrag. Das System verwendet immer den genauesten Eintrag für ein Konto. Einträge mit * sind weniger genau. Eine Sonderrolle nimmt dabei die Situation ein, in der zu einem Konto ein Eintrag mit Buchungskreis = * und einer bestimmten Kontoart (z.b. D) und ein Eintrag mit Kontoart = * und einem bestimmten Buchungskreis (z.b. 0001) vorhanden ist. In diesem Fall wird der Eintrag mit der maximalen Anzahl von Tagen genommen. Wenn keine Mindestlaufzeit für eine Kontoart oder bestimmte Konten eingetragen ist, verwendet das System eine Mindestlaufzeit von 9999 Tagen. Dies gilt für die Kontoarten Debitoren, Kreditoren und Sachkonten sowie für die Anlagen- und Materialkonten. Die Kontonummern, die Sie angeben, sind die Nummern von Sachkonten. Wenn Sie also für die Kontoarten D oder K ein Nummernintervall eingeben, sind die Nummern der Abstimmkonten zu verwenden. Die Mindestlaufzeit von Belegen sollten Sie kontoartenabhängig oder kontoabhängig bestimmen, wenn alle Konten einer Kontoart oder bestimmte Konten von besonderem Interesse sind. Für die Debitoren- und Kreditorenkonten legen Sie für alle Buchungskreise eine Laufzeit von 90 Tagen und für die Sachkonten eine Laufzeit von 60 Tagen fest. Die Konten für Werbegeschenke werden immer vom Wirtschaftsprüfer geprüft. Für diese Konten legen Sie eine längere Laufzeit (360 Tage) fest, so daß die zugehörigen Belege am Jahresende online verfügbar sind. Im Buchungskreis 0001 haben Sie Debitorenkonten, deren Belege länger im System verfügbar sein sollen. Für das zugehörige Abstimmkonto legen Sie eine Laufzeit von 180 Tagen fest. Außerdem können Sie Sekundärindex- und Archivindexlaufzeiten für die Konten bestimmen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Indexlaufzeiten (FI) [Seite 27]. Sie bestimmen die Kontoartenlaufzeiten sowie die Sekundärindex- und Archivindexlaufzeiten im Customizing Grundeinstellungen Finanzwesen im Arbeitsschritt Kontoartenlaufzeit definieren. April

26 SAP AG Kontoartenlaufzeit (FI) Im Geschäftsjahr der Hauswährungsumstellung dürfen keine Sekundärindizes von Belegen, die im aktuellen Geschäftsjahr ausgeglichen wurden, abgebaut werden. Um das zu gewährleisten, muß die Kontoartenlaufzeit entsprechend eingestellt werden. Siehe auch Hinweis zur Hauswährungsumstellung unter Indexlaufzeiten (FI) [Seite 27]. 26 April 2001

27 SAP AG Indexlaufzeiten (FI) Indexlaufzeiten (FI) Neben der Belegarten- und der Kontoartenlaufzeit können auch Indexlaufzeiten angelegt werden. Das System unterscheidet zwischen Sekundärindizes sowie konten- und belegorientierten Indizes: Sekundärindizes enthalten für Sach-, Debitoren- und Kreditorenkonten Informationen für die Einzelpostenanzeige Archivindizes der Kontoarten enthalten analoge Daten zu den Sekundärindizes, beinhalten jedoch weniger Informationen. Sie enthalten die wesentlichen Informationen für einen kontenorientierten Direktzugriff auf den Beleg im Archiv. Achivindizes der Belegarten liefern eine direkte Verbindung eines einzelnen Belegs zu den Belegdaten im Archiv und ermöglichen einen Direktzugriff auf das Archiv, z.b. für die Beleganzeige. Diese Funktion gilt auch für die Einzelpostenanzeige der Sach-, Debitoren- und Kreditorenkonten. Sie können mittels der Sekundärindexlaufzeit und der Archivindexlaufzeit bestimmen, ob und wie lange ein Index zu einem Beleg (bezogen auf Buchungsdatum und Stichtag des Indexabbauprogramms) über die Archivierung hinaus im System gehalten werden soll. Ist die Indexlaufzeit länger als die Kontoarten-/Belegartenlaufzeit, so kann ein Beleg schon archiviert und aus der Datenbank gelöscht sein, seine Sekundärinformation ist jedoch noch immer im System vorhanden bzw. der Direktzugriff auf die Daten im Archiv noch möglich. Archivierungsstichtag ist der , die Sekundärlaufzeit beträgt 60 Tage. Das Buchungsdatum für Beleg A ist der und für Beleg B der Damit wird der Sekundärindex von A zum Zeitpunkt der Archivierung nicht gelöscht, während der von B gelöscht wird. Sie bestimmen die Laufzeiten des Sekundärindex bzw. den Archivindex für Kontoarten über das Customizing Grundeinstellungen Finanzwesen im Arbeitsschritt Kontoartenlaufzeit definieren. Hier können Sie neben den Kontoartenlaufzeiten auch die beiden Indexlaufzeiten eintragen. Die Indexlaufzeiten müssen dabei immer größer oder gleich der Kontoartenlaufzeit sein. Sie bestimmen die Laufzeiten des Archivindex für die Belegarten über das Customizing Grundeinstellungen Finanzwesen im Arbeitsschritt Belegartenlaufzeit definieren. Auch diese Laufzeit muß immer größer oder gleich der Belegartenlaufzeit sein. Durch diese Technik wird außerdem gewährleistet, einen Beleg über die Einzelposten-Liste aus dem Archiv anzuzeigen. Die Anzeige erfolgt innerhalb der Einzelpostenanzeige unter Hauptbuch, Debitoren und Kreditoren. Die Einzelposten eines Kontos können nur dann angezeigt werden, wenn der Sekundärindex noch im System vorhanden ist. Über den Einzelposten ist dann der Zugriff auf den Beleg in der Archivdatei möglich. Es können jedoch nur die Belege gefunden werden, für die der Archivindex für die Belegarten noch vorhanden ist. Beleg- und kontenorientierte Archivindizes werden beim Schreiben des Archivs aufgebaut. Dies kann beim Customizing des Archivierungsobjektes eingetragen werden. Markieren Sie hierzu bei den technischen Einstellungen des Archivierungsobjektes Finanzbuchhaltungsbeleg das Kennzeichen Indexaufbau. April

28 SAP AG Indexlaufzeiten (FI) Wenn Sie versehentlich Sekundärindizes sowie belegorientierte oder kontenorientierte Archivindizes gelöscht haben, oder aus irgendeinem Grund solche Indizes wieder aufbauen möchten, lesen hierzu den Abschnitt Indexaufbauprogramm für Belege starten (FI) [Seite 31]. Im Geschäftsjahr der Hauswährungsumstellung dürfen keine Sekundärindizes von Belegen, die im aktuellen Geschäftsjahr ausgeglichen wurden, abgebaut werden, da diese für die Hauswährungsumstellung benötigt werden. Für den Schutz der Sekundärindizes mit Ausgleich im laufenden Geschäftsjahr sollte die Sekundärindexlaufzeit auf mindestens 366 Tage eingestellt werden. Die Indexlaufzeit muß aber mindestens die Differenz in Tagen zwischen Geschäftsjahresanfang und Umsetzungszeitpunkt betragen. Hierfür muß allerdings der Umsetzungszeitpunkt bekannt sein, und es ist auf Buchungskreise mit verschobenem Rumpfgeschäftsjahr zu achten. Das Customizing der Laufzeiten kann nach der Hauswährungsumstellung wieder auf die Ursprungswerte zurückgesetzt werden. Weitere Einzelheiten zum Thema Archivindex finden Sie in der Dokumentation zum Archive Development Kit in Erweiterte Funktionsbibliothek Anwendungen. Diese Dokumentation finden Sie in der SAP-Bibliothek unter Basis ABAB/4 Development Workbench. Was Sie tun müssen, um die Funktion Anzeige einzelner Belege aus dem Archiv nutzen zu können, lesen Sie in Anzeige einzelner Belege aus dem Archiv (FI) [Seite 36]. 28 April 2001

29 SAP AG Indexabbauprogramm für Belege starten (FI) Indexabbauprogramm für Belege starten (FI) Voraussetzungen Das Indexabbauprogramm bzw. Nachlaufprogramm startet automatisch nach dem Archivierungsvorgang, falls Sie dies im Customizing für die Archivierung so eingestellt haben. Dazu setzen Sie bei den technischen Einstellungen zum Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT bei den Einstellungen zum Nachlaufprogramm das Kennzeichen Start automatisch. In diesem Fall verhält sich das Indexabbauprogramm wie ein allgemeines Aufräumprogramm auf dem Datenbestand der Sekundärindizes bzw. der belegorientierten und kontenorientierten Archivindizes. Hierzu legen Sie eine Variante an. Sie können das Indexabbauprogramm auch manell mit den entsprechenden Abgrenzungen starten. Je nach Bedarf können Sie dann auch das Kennzeichen für den automatischen Start im Customizing wieder entfernen. Vorgehensweise 1. Sie starten das Indexabbauprogramm in der Archiv-Administration über Index dann Index abbauen. 2. Wählen Sie einen Variantennamen und wählen Sie Pflegen. 3. Sie gelangen auf das Bild Variantenpflege. Wählen Sie Variantenattribute und geben Sie eine Bedeutung für Ihre Variante ein. Sichern Sie Ihre Eingaben. 4. Sie gelangen zurück auf das Bild Variantenpflege. Markieren Sie im Programmsteuerungsrahmen die von Ihnen gewünschten Aktionen. Nach Ihrer Eingabe wählen Sie Sichern und dann Zurück. 5. Geben Sie den Starttermin ein und Ihre Spoolparameter. Wählen Sie Ausführen um den Index abzubauen. Ergebnis Das Indexabbauprogramm löscht alle Sekundärindizes, für die die Laufzeit zum Stichtag abgelaufen ist und zwar gemessen am Ausgleichsdatum (bzw. Buchungsdatum bei nicht Offene- Posten verwaltete Konten). Die zum Sekundärindex gehörigen Belege müssen bereits archiviert sein. Zusätzlich löscht das Indexabbauprogramm alle Archivindizes eines Belegs, dessen belegorientierte und kontenorientierte Archivindexlaufzeiten am Stichtag abgelaufen sind und zwar gemessen ab dem Ausgleichsdatum. Das Indexabbauprogramm berücksichtigt keine Ausgleichsvorgänge. Dies führt dazu, daß die Einzelpostenanzeige bei Hinzunahme der ausgeglichenen Posten ggf. einen verfälschten Anzeigesaldo zeigt. Buchhalterisch ist dies kein Fehler, da sich der Saldo aus den offenen Posten erklärt. Sie sollten daher die Saldenanzeige zum Ausweis der Salden verwenden. Starten Sie daher das Indexabbauprogramm nicht automatisch, sondern manuell mit der Option Anzeigesaldo erhalten, falls Sie wünschen, daß Saldenanzeige und Einzelpostenanzeige übereinstimmen. In diesem April

30 SAP AG Indexabbauprogramm für Belege starten (FI) Fall wird sich jedoch die Ausführungszeit des Abbauprogramms erhöhen und Ihre Datenbank weniger entlastet werden. 30 April 2001

31 SAP AG Indexaufbauprogramm für Belege starten (FI) Indexaufbauprogramm für Belege starten (FI) Voraussetzungen Starten Sie das Indexaufbauprogramm, wenn Sie aus Versehen die Sekundärindizes sowie die belegorientierten und kontenorientierten Archivindizes gelöscht haben die Indizes nie aufgebaut haben aus anderen Gründen die Indizes (wieder)aufbauen möchten Vorgehensweise 6. Sie starten das Indexaufbauprogramm in der Archiv-Administration über Index dann Index aufbauen. 7. Wählen Sie einen Variantennamen und wählen Sie Pflegen. 8. Sie gelangen auf das Bild Variantenpflege. Wählen Sie Attribute und geben Sie eine Bedeutung für Ihre Variante ein. Sichern Sie Ihre Eingaben. 9. Sie gelangen zurück auf das Bild Variantenpflege. Markieren Sie im Aktionsrahmen die von Ihnen gewünschten Aktionen und wählen Sie im Datenquellenrahmen die Datenquelle aus. Nach Ihrer Eingabe wählen Sie Sichern und dann Zurück. 10. Geben Sie den Starttermin ein und Ihre Spoolparameter. Wählen Sie Ausführen um den Index aufzubauen. Die Sekundärindizes werden beim Aufbau aus nicht umgesetzten Archiven umgerechnet. Sie sind dann in dem Zustand als hätten sie an der Hauswährungsumstellung teilgenommen. April

32 SAP AG Archivdateien erzeugen - Belege (FI) Archivdateien erzeugen - Belege (FI) Vorgehensweise 1. Wählen Sie Hauptbuch Debitoren oder Kreditoren Periodische. Arbeiten Archivierung Belege dann Archivieren. Sie gelangen auf das Einstiegsbild der Archivadministration. 2. Geben Sie einen Variantennamen ein und wählen Sie Pflegen. 3. Bestimmen Sie Ihre Varianten, indem Sie über die folgenden Selektionskriterien angeben, welche Belege für die Archivierung geprüft werden sollen: Buchungskreise Das System archiviert nur die Belege, die in den angegebenen Buchungskreisen gebucht wurden. Belegnummern Das System archiviert nur die Belege, die innerhalb des Intervalls liegen. Belegart Das System archiviert nur die Belege, die der angegebenen Belegart angehören. Geschäftsjahr/Periode Das System archiviert nur die Belege, die in den angegebenen Zeiträumen gebucht wurden. Mindestanzahl in Tagen, die die Belege im System sein müssen Das System verwendet das Erfassungsdatum des Belegs als Bezugsdatum. Es werden nur die Belege archiviert, die die angegebene Mindestanzahl Tage im System sind. Stichtag (aktuelles Tagesdatum) Das System verwendet diesen Tag als Bezugsdatum für die Ermittlung der archivierbaren Belege. Die Belegartenlaufzeit und die Kontoartenlaufzeit müssen zu diesem Stichtag überschritten sein. Ist der Zeitraum zwischen Buchungsdatum bzw. Ausgleichsdatum und Stichtag kleiner als die Laufzeit, bleibt der Beleg im System. 4. Geben Sie Ihre Selektionskriterien ein und markieren Sie ggf. folgende Programmparameter: Testlauf Wenn der Archivierungsreport im Testmodus gestartet wird, wird der Archivierungslauf lediglich simuliert, d.h. es werden weder Archivierungsdateien geschrieben noch Daten aus der Datenbank gelöscht. Detailprotokoll Im Detailprotokoll werden Informationen zu jedem archivierten Objekt in das Protokoll geschrieben. Das Detailprotokoll wird auch im Testlauf erzeugt. Lesen hierzu auch Protokoll (FI) [Seite 17]. Nur Fehlerhafte im Detailprotokoll 32 April 2001

33 SAP AG Archivdateien erzeugen - Belege (FI) Im Detailprotokoll werden nur Informationen zu fehlerhaften Objekten aufgeführt, d.h. zu Objekten, bei denen die Archivierung erfolgt ist. Es handelt sich hierbei um eine verkürzte Protokolldarstellung. 5. Geben Sie eine Archivbeschreibung ein: Vermerk zum Archivlauf Ein Kurztext, der zur Identifizierung und besseren Wiederauffindbarkeit in der Archivverwaltung an den Archivierungslauf gehängt wird. 6. Wählen Sie Zurück. Sie werden vom System gefragt, ob Sie Ihre Werte sichern möchten oder nicht. Wenn Sie Ihre Daten sichern möchten, wählen Sie JA. Das Bild ABAP: Sichern Attribute der Variante erscheint, auf dem Sie in das Feld Bedeutung eine Beschreibung für Ihre Variante eingeben müssen. 7. Sichern Sie Ihre Variante mit Sichern. Mit Zurück gelangen Sie wieder ins Anforderungsbild der Archivadministration zurück. 8. Geben Sie den Starttermin und die Spoolparameter für den Archivierungslauf ein. 9. Wenn Sie Selektionskriterien, Starttermin und Spoolparameter eingegeben haben, wählen Sie Ausführen. Über Springen Jobübersicht erhalten Sie eine Übersicht über den Status der von Ihnen erzeugten Jobs. Weitere Informationen zur Variantenpflege erhalten Sie in der Dokumentation Einführung in R/3. Sie finden diese Dokumentation in der SAP-Bibliothek unter Allgemeine Informationen. Wenn alle Archivierungsbedingungen erfüllt sind (z.b. Überschreitung der Belegarten- und Kontoartenlaufzeiten), werden die archivierten Belege in externe Archivdateien geschrieben. Anschließend startet das System pro Archivdatei ein Löschprogramm, das die zu löschenden Daten aus der Archivdatei wieder einliest und aus der Datenbank löscht. Wenn im Customizing der Archivierung festgelegt wurde, daß Archivdateien automatisch in das optische Archiv transportiert werden, wird die Archivdatei gelöscht, sobald sie im optischen Archiv gespeichert ist. Die Sekundärindizes werden nicht direkt mit dem Beleg gelöscht, sondern verbleiben solange im System, bis die Indexlaufzeit überschritten ist. Nach jedem Echtlauf wird automatisch ein Programm gestartet, welches alle Indexeinträge im System auf Löschbarkeit hin überprüft und ggf. aus der Datenbank löscht. Lesen Sie hierzu auch Indexlaufzeiten (FI) [Seite 27]. Wenn Sie im allgemeinen Customizing der Archivierung bei den Einstellungen für das Löschprogramm das Kennzeichen Indexaufbau setzen, wird der Archivindex fortgeschrieben, der den Verweis zwischen Beleg und Archiv darstellt. Anhand dieses Index ist es möglich, einen Beleg über die Einzelpostenliste aus dem Archiv anzuzeigen. Die Anzeige erfolgt innerhalb der Einzelpostenanzeige im Menü Hauptbuch bzw. Debitoren und Kreditoren. Lesen Sie hierzu auch Anzeige einzelner Belege aus dem Archiv (FI) [Seite 36]. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, das Customizing der FI-Belegarchivierung so einzustellen, daß keine Belege des aktuellen Geschäftsjahres archiviert werden können. Siehe auch Archivierungsobjektspezifisches Customizing (FI) [Seite 22]. April

34 SAP AG Archivdateien erzeugen - Belege (FI) Der Archivierungszeitraum kann sich auch über offene Perioden erstrecken. Durch eine Archivierung und evtl. Rückbuchungen könnte jedoch ein inkonsistenter Zustand eintreten. Sie sollten daher grundsätzlich nur über geschlossene Perioden archivieren. Außerdem sollten Sie die Archivierung nur über solche Buchungskreise durchführen, welche gleiche Buchungsperiodenvarianten besitzen. Wird eine Hauswährungsumstellung im aktuellen Geschäftsjahr durchgeführt, dürfen bis zur erfolgreichen Hauswährungsumstellung keine FI-Belege des aktuellen Geschäftsjahres archiviert werden. Werden beim Archivieren Belege des aktuellen Geschäftsjahres ausgewählt, besteht die Wahlmöglichkeit zwischen den Optionen Weiter archivieren, Gjahr schützen und Abbrechen. Findet im aktuellen Geschäftsjahr eine Hauswährungsumstellung statt, so muß Schützen oder Abbrechen gewählt werden. Bei der Option Geschäftsjahr schützen werden Belege des aktuellen Geschäftsjahres nicht archiviert. 34 April 2001

35 SAP AG Beispiel zum Archivieren von Belegen (FI) Beispiel zum Archivieren von Belegen (FI) Das folgende Beispiel erläutert, wie sich die Belegartenlaufzeit, die Kontoartenlaufzeit, die Sekundärindexlaufzeit sowie die beiden Archivindexlaufzeiten beim Archivieren der Belege auswirken. Sie haben folgende Laufzeiten im System definiert: Laufzeit Angabe in Tagen Belegartenlaufzeit 30 Tage Kontoartenlaufzeit 90 Tage Mindestzahl Tage im System - Sekundärindexlaufzeit 360 Tage Archivindex für Belegarten 540 Archivindex für Kontoarten 780 Die Mindestzahl in Tagen, die ein Beleg im System sein muß, geben Sie erst zum Programmlauf an. Das Bezugsdatum ist das System-Datum (CPU-Datum), das im Beleg vermerkt ist. In unserem Beispiel wird keine Mindestzahl in Tagen angegeben. Eine Debitorenrechnung, die Sie am 5. März gebucht haben, wird am 31. März ausgeglichen. Da es sich hier um einen Beleg mit offenen Posten handelt, ist das Ausgleichsdatum, also der 31. März, in diesem Fall das Bezugsdatum für die Prüfung, ob die Belegartenlaufzeit, die Indexlaufzeit und die Kontoartenlaufzeit überschritten sind. Beim Programmlauf zum Stichtag 10. Juni wird dieser Beleg noch nicht archiviert, da die Kontoartenlaufzeit von 90 Tagen noch nicht überschritten wurde. Beim Programmlauf zum Stichtag 10. Juli hingegen wird der Beleg archiviert, da nun die festgelegten Laufzeiten überschritten sind. Eine Teilmenge der Beleginformationen wird jedoch weiterhin im Sekundärindex gehalten, der erst nach 360 Tagen nach Überschreitung der Sekundärindexlaufzeit gelöscht wird. Die Archivindizes werden gelöscht, wenn alle belegorientierten oder kontenorientierten Archivindizes zu einem Beleg löschbar sind. Die ist nach 720 Tagen der Fall. April

36 SAP AG Anzeige einzelner Belege aus dem Archiv (FI) Anzeige einzelner Belege aus dem Archiv (FI) Sie können sich einzelne Buchhaltungsbelege aus dem Archiv heraus anzeigen lassen. Die Anzeige erfolgt innerhalb der Einzelpostenanzeige über Hauptbuch bzw. Debitoren oder Kreditoren. Einzelposten eines Kontos können nur dann angezeigt werden, wenn der Sekundärindex noch im System vorhanden ist. Dies wird bei der Festlegung der Sekundärindexlaufzeit bestimmt. Weitere Informationen finden Sie unterindexlaufzeiten (FI) [Seite 27]. Über den Einzelposten ist der Zugriff auf den Beleg in der Archivdatei möglich. Es können jedoch nur die Belege gefunden werden, die sich noch im Index für den Archivzugriff (Archivindex) befinden. Dieser Index muß beim Schreiben des Archivs aufgebaut werden. Weitere Einzelheiten zum Thema Archivindex finden Sie in der Dokumentation zum Archive Development Kit in Erweiterte Funktionsbibliothek Anwendungen. Diese Dokumentation finden Sie in der SAP- Bibliothek unter Basis ABAB/4 Development Workbench. Sollten Sie für eine bestimmte Zeit den Archivindex nicht mitgeschrieben haben, so können Sie diesen durch den Report SAPF048S für das Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT, bzw. für einzelne Archivdateien eines Archivierungsobjekts, neu aufbauen lassen. Genauso können Sie auch den Index wieder aufbauen oder ergänzen, wenn Sie bereits Teile dieses Index gelöscht haben. Lesen Sie hierzu Indexabbauprogramm für Belege starten (FI) [Seite 29] bzw. Indexaufbauprogramm für Belege starten (FI) [Seite 31]. Die folgende Einstellungen sind notwendig, um eine Einzelpostenanzeige zu ermöglichen: Im allgemeinen Customizing der Archivverwaltung müssen Sie für das Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT im Löschprogramm das Kennzeichen Indexaufbau markieren. Dies ermöglicht den Einzelbelegzugriff auf das Belegarchiv der Finanzbuchhaltung. Wählen Sie hierzu im Customizing Anwendungsübergreifende Komponenten Allgemeine Anwendungsfunktionen Steuerungsparameter für Archivierungläufe festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Customizing: Einstellungen zum Löschprogramm [Extern]. Wenn Sie möchten, daß bereits archivierte Belege noch eine gewisse Zeit in der Einzelpostenanzeige eines Kontos erscheinen, müssen Sie zusätzlich die Indexlaufzeiten im Customizing der Kontenlaufzeiten der Belegarchivierung entsprechend erhöhen. Lesen Sie hierzu Indexlaufzeiten (FI) [Seite 27]. Sie bestimmen die Indexlaufzeiten über das Customizing Grundeinstellungen Finanzwesen im Arbeitsschritt Kontoartenlaufzeit definieren. Um einem Benutzer die Einzelbeleganzeige aus dem Archiv zu ermöglichen, müssen Sie seine Bearbeitungsoptionen entsprechend einstellen. Wählen Sie hierzu Hauptbuch, Debitoren oder Kreditoren Umfeld Benutzerparameter Bearbeitungsoptionen dann Springen Beleganzeige. Wählen Sie eine geeignete Strategie für den Einzelzugriff auf Belegarchive. Dies aktiviert die 36 April 2001