Vergleich Stammdatenmanagement in den Unternehmen - Vergleich von Ansätzen und strategischen Ausrichtungen

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1 AK Benchmark Stammdaten Vergleich Stammdatenmanagement in den Unternehmen - Vergleich von Ansätzen und strategischen Ausrichtungen 2. Jahrestagung Datenqualitäts-und Datenintegrationsmanagement 2010, 14./ , Radisson BLU Hotel, Köln PMDMC Dr. Peter Weiß FZI Forschungszentrum Informatik

2 Übersicht Vorgehen Methodik und Ansatz Stammdaten-Management Referenzarchitektur Ergebnisse Schwerpunktthemen Kontakt 2

3 Product and Master Data Management Centre (PMDMC) Arbeitskreis Benchmark Stammdaten Untersuchung im Bereich Benchmarking Stammdaten-Management (MDM) Ergebnisse werden in Form eines Expertenpanels mit den Teilnehmern diskutiert und besprochen Offene Untersuchung aktuell in 2. Phase Teilnahme noch möglich!! -> Anmeldung über Ziel der Studie ist es, ein Benchmarking hinsichtlich Stammdaten- Management mit Fokus auf Material-Stammdaten bei den beteiligten Unternehmen durchzuführen. Partner: BASF SE, Deutsche Bahn AG, e.v., EnBWAG, FZI Forschungszentrum Informatik, IFCC GmbH, RWE Service GmbH, ZF Friedrichshafen AG 3

4 Vorgehen Experten-Panel Phase 3 Schwerpunktthemen/ Vertiefung Phase 2 Vergleich Ergebnisse/ Analyse/ Diskussion Reifegrade Studie Phase 1 IST-Situation Lösungen Wirkungszusammenhänge Bezugsrahmen Fragebogen 4

5 Vorgehen/ Zeitplanung Meilenstein 1 Entscheidung über Fortführung Endbericht (Phase 1)/ Studie Nächstes Treffen: 21. Oktober 2010 Konzeption Benchmarking Kooperations-Vereinbarung Befragung Befragung Auswertung Auswertung Vertiefung/ Fokusthemen Befragung Zwischen bericht/ Studie Auswertung Nov April August 10 Oktober 10 5

6 Stammdaten-Management Entwicklung Benchmark/ Untersuchung Strategie Vision Ziele Empirische Untersuchung Stammdaten-Modell Organisation Führungssystem Technologie Organisations- struktur Prozess- architektur Vergleich von Ansätzen Reifegrad-Modell Handlungsempfehlungen Benchmark Stammdatenlogik Funktionsarchitektur Vertiefung/ Schwerpunktthemen Referenzarchitektur - Idealtypen Praxis/ konkrete Ausprägung - Realtypen Quelle: In Anlehnung an FZI/Renth 2009, [Sche09, S. 80] 6

7 Analyse Was sind meine Stammdaten? Wer sind die Produzenten bzw. Nutzer der Stammdaten? Ausgangssituation Wie laufen die Prozesse zur Stammdatengenerierung und -pflege ab? 7

8 Stammdaten Stammdaten(englisch: Master Data) sind zustandsorientierte Daten, die der Identifizierung, Klassifizierung und Charakterisierung von Sachverhalten dienen. Sie beschreiben die Kernentitäten bzw. -objekteeines Unternehmens und weisen eine vergleichsweise geringe Änderungshäufigkeit auf. Sie bleiben im Volumen über den Zeitablauf relativ konstant. Die wichtigsten Stammdatenobjekte sind Kunden, Lieferanten, Produkte, Anlagegüter, Personal und Konten. Quellen: [HaNe09, S. 9], [Sche09, S. 19], [OtHü09, S. 15]. 8

9 Stammdaten-Management bezeichnet eine zentrale, qualitätsgesicherte Verwaltung von Stammdaten ZIEL: system-oder anwendungsübergreifende Konsistenz und Integrität sicherstellen. umfasst einerseits technische Komponenten, Sammlung von Best Practicesund die Data Governance. Stammdatenmanagement-Ansätze Operatives MDM ERP, SCM, CRM Analytisches MDM DWH, BI, etc. Enterprise MDM Quelle: [ABEM09, S. 75] 9

10 Analyse- und Betrachtungsebenen Praktische Umsetzung Anforderungen Organisation & Geschäft KMU KMU Geschäftspartner/ Lieferanten Standards KMU Großunternehmen KMU Geschäftsmodell E-Business Lösungen und Verfahren Reifegrad Business Operational View Business Rules Alignment/ Referenzmodelle Functional Service View KMU KMU Semantics Interoperabilität Geschäftsprozesse XML Datenmodelle Überbetriebliche Vernetzung Datenqualität Implementierung & Anwendungsysteme 2010, FZI, Projekt ebusinstand 10

11 Stammdaten-Management Aufgaben und Referenzarchitektur Maßnahmen zielen darauf ab, den Prozessen, Systemen und Anwendern eine zentrale Sicht von Stammdaten mit hoher Qualität bereitzustellen. Aufgaben für Stammdatenmanagement auf drei Ebenen: strategische organisatorische informationstechnische Prozessarchitektur Stammdaten- -Modell Strategie Organisation Technologie Vision Ziele Führungssystem Stammdatenlogik Organisationsstruktur Funktionsarchitektur Quelle: In Anlehnung an FZI/Renth 2009, [Sche09, S. 80] 11

12 Stammdaten-Management Bestimmung des Reifegrad - Indikatoren Ganzheitlicher Ansatz Harmonisierung Unterstützung von Führungsebene und Mitarbeitern Koordination Geeignete Organisationsstruktur Arbeitsteilung Klar definierte Pfegeprozesse 12

13 Fragebogen -Konzepte 13

14 Empirische Ergebnisse Anonymisierte Auswertung Deskriptive Auswertung 21 Antworten 16 vollständige Antworten 2 unvollständige Antworten (werden ausgewertet) 3 unvollständige Antworten (werden in Auswertung nicht mit einbezogen) 14

15 Ergebnisse -Unternehmensmerkmale Unternehmensgröße Wie viele Beschäftigte hat Ihr Unternehmen? Unternehmensgröße - Gruppen 35,0% 33,3% 16,7% Prozent 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 5,6% 11,1% 11,1% 22,2% 16,7% 50,0% 22,2% 11,1% [0-250] [ ] [ ] [x > 5000] 0,0% 0,0% 0,0% Unternehmensgröße (Anzahl Mitarbeiter) Unternehmensgröße [0-250] 3 16,7% KMU A [ ] 2 11,1% MU B [ ] 4 22,2% Großunternehmen C [x > 5000] 9 50,0% Sehr große Unternehmen/ Konzern D 15

16 Ergebnisse -Unternehmensmerkmale 11% 5% 6% 6% Teilnehmer nach Branchen 56% Verarbeitendes Gewerbe/Herstellung von Waren Energieversorgung Baugewerbe/Bau Finanz- und Versicherungsdienstleistungen Handel; Instandhaltung und Reparatur von Kraftfahrzeugen In welcher Branche ist Ihr Unternehmen tätig? (nach NACE-Code) Information und Kommunikation 5% Gesundheits- und Sozialwesen 11% Grundstücks- und Wohnungswesen Öffentliche Verwaltung, Verteidigung, Sozialversicherungswesen Erziehung und Unterricht 16

17 Ergebnisse -Unternehmensmerkmale Organisation Stammdaten-Management im Unternehmen Wie ist das Stammdaten-Management unternehmensweit organisiert? Mehrfachnennungen möglich international Häufigkeit Gesamt: 18 Antworten 0,00% 10,00% 20,00% 30,00% 40,00% 50,00% 60,00% 55,56% 0; 0% Organisation des Stammdaten-Management Gibt es im Unternehmen eine oder mehrere Organisationseinheiten, die sich um das Stammdaten-Management kümmern? 4; 18% 7; 32% Organisation nach Fachbereich national 33,33% 50,00% Ja, eine Ja, mehrere Nein, keine Sonstiges lokal 33,33% 11; 50% Gesamt: 18 Antworten Sonstiges 0,00% Anzahl in Prozent 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Stammdaten-Management und IT-Systeme Wie viele IT-Systeme im Unternehmen nutzen ein einheitliches Stammdaten-Management? 66,7% 5,6% 5,6% 5,6% [0-5] [5-10] [11-15] [16-25] [26-50] >50 # IT-Systeme 11,1% 5,6% Mehrere Org.-Einheiten [0-5] IT-Systeme Nach Fachbereichen Globale Ausrichtung 17

18 Ergebnisse -Unternehmensmerkmale Stammdaten-Management und Funktionen Welche IT-technisch unterstützten Funktionen nutzen aktuell Stammdaten-Management? Stammdaten-Management und Funktionen Welche IT-technisch unterstützten Funktionen nutzen aktuell Stammdaten-Management? 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% 88,9% 33,3% 11,1% 11,1% 16,7% 38,9% 27,8% 72,2% 50,0% 22,2% Instandhaltung Katalogdaten Sonstiges ERP 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0% PIM CRM CMS Mehrfachnennungen möglich Gesamt: 18 SRM Mehrfachnennungen möglich Gesamt: 18 MDM BI 35,00% 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% Sicht/Funktion Aus welcher Sicht/ Funktion beantworten Sie diesen Fragebogen? 33,33% 27,78% 27,78% 11,11% 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% Zuordnung Unternehmensfunktion/Ressort Welcher Unternehmensfunktion/ Ressort ist Stammdaten-Management zugeordnet? 27,78% 22,22% 16,67% 11,11% 11,11% 5,56% 5,56% 5,00% 0,00% Mehrere verbundene Unternehmen einzelnes Unternehmen Sonstiges Gruppengesellschaft 18

19 Ergebnisse Ausrichtung (A) Bewertung Datenqualität. Bewertung Datenqualität Stammdaten im Unternehmen Bitte bewerten Sie die Datenqualität für die in Ihrem Unternehmen relevanten Stammdatenarten. (1) Produktstammdaten (14) Planung CAD/CAE 90,0% 80,0% (2) Kundenstammdaten (Debitoren) 70,0% (13) Technische Equipments 60,0% (3) Lieferantenstammdaten (Kreditoren) 50,0% 40,0% 30,0% (12) Disposition und Prognose 20,0% 10,0% 0,0% (4) Materialstamm hoch niedrig neutral n.r. (11) Logistik (5) Stückliste (10) Leistungen/Dienstleistungen (6) Arbeitsplatz und Arbeitsplan (9) Konditionen im Vertrieb (7) Einkaufsinfosatz (8) Orderbuch und Quotierung 19

20 [B] Entwicklungsstand Stammdaten-Management in Ihrem Zuständigkeitsbereich [B] Entwicklungsstand Stammdaten-Management in Ihrem Zuständigkeitsbereich Bitte bewerten Sie den aktuellen Entwicklungsstand des Unternehmens hinsichtlich Stammdaten-Management. (7) erfüllt voll die Anforderungen (1) systematisch aufgebautes Stammdaten- Management. 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% (2) Pflege der Stammdaten zentral gesteuert Zustimmung Ablehnung Neutral (6) erhebt regelmäßig Daten (Kennzahlen, Produktivität) (3) Steuerung... basiert rein auf qualitativen Daten. n.r. (5) klare Vorstellung zum Aufwand (monetär und prozessual) (4) einheitlich festgelegte, definierte Prozesse 20

21 [C] Systematik für Stammdaten-Management in Ihrem Zuständigkeitsbereich [C] Systematik für Stammdaten-Management in Ihrem Zuständigkeitsbereich Bitte charakterisieren Sie die Systematik des Stammdaten-Management in Ihrem Zuständigkeitsbereich. (1) Spezielle IT- Systeme zur Pflege 80,0% (12) IT-Mastersysteme für Abgleich 70,0% (2) Pflege in regelmäßigen Zeitabständen 60,0% 50,0% (11) Mitarbeiter regelmäßig geschult 40,0% (3) Pflege häufig nur reaktiv 30,0% 20,0% 10,0% Zustimmung (10) Regeln f. Komm. v. Fehlern u. Problemen 0,0% (4) Regelmäßige Untersuchungen u. Analysen Ablehnung Neutral n.r. (9) Pflege n. festgelegten/vereinbarten Regeln (5) Einheitliches, dokumentiertes System u. Anforderungen (8) Anlegen/Pflege Funktionsbereiche bzw. Abteilungen (6) Einsatz externer Identifikations- u. Klassifikationsstandards (7) Anlegen/Pflege zentrale Stelle 21

22 [D] Zielsetzung Stammdaten-Management Was hat Priorität? Prozesse verbessern Mehr Transparenz Kosten sparen Harmonisierung Analytische Systeme Heterogene IT-Syteme 22

23 [D] Zielsetzung Stammdaten-Management [D] Zielsetzung Stammdaten-Management Bitte bewerten Sie die Zielsetzung des Stammdaten-Management im Unternehmen. (1) regulatorische Anforderungen 90,0% 80,0% (8) Schwachstellen analysieren und beheben 70,0% 60,0% (2) Prozesse verbessern 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% (7) Kosten einsparen 10,0% 0,0% (3) Unterstützung analytische Systeme Zustimmung Ablehnung Neutral n.r. (6) Mehr (Daten- )Transparenz (4) Harmonisierung Stammdaten Werken/ dez. Org.-einheiten (5) heterogene IT-Systemlandschaft verbinden 23

24 [E]Herausforderungen Stammdaten-Management [E] Herausforderungen Stammdaten-Management Bitte bewerten Sie die aktuellen Herausforderungen für Stammdaten-Management im Unternehmen. (1) Probleme externer Datenaustausch 80,0% 70,0% (7) Aktualisieren/ Berücksichtigung Standards 60,0% 50,0% 40,0% (2) Anforderungen sehr unterschiedlich 30,0% (6) MDM zu aufwändig/ zu teuer 20,0% 10,0% 0,0% (3) fehlerhafte Eingaben Zustimmung Ablehnung Neutral n.r. (5) Pflege i. Verbindung Funktionen/ Hierarchien (4) Harmonisierung Stammdaten Werken/ dez. Org.-einheiten 24

25 [G] Organisation Stammdaten-Management (Governance) [G] Organisation Stammdaten-Management (Governance) Bitte beschreiben Sie die aktuelle Organisation (Governance) des Stammdaten-Management im Unternehmen. (1) zuständige, ausgewiesene Einheit/Stelle 90,0% 80,0% (7) Regelm. Benchmarks Markt 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% (2) Mehr Unterstützung d. Top- Mgmt. 30,0% (6) Stammdaten-Probleme schlecht kommuniziert/erfasst 20,0% 10,0% 0,0% (3) Bedeutung aktuell überbewertet Zustimmung Ablehnung Neutral n.r. (5) Verantwortlichkeiten besser geregelt sein (4) Reines Problem d. IT-Abteilung 25

26 Reifegrad Modell Indikatoren für den Reifegrad Der Wert korrekter Daten wird von den Mitarbeitern erkannt. Die Unterstützung durch die Geschäftsführung liegt vor. Mitarbeiter Eine interne Zusammenarbeit findet statt. Ein zentrales Organisationsteam ist vorhanden. Unternehmenspolitik Ein regelmäßiger Pflegeprozess zur Gewährleistung der Datenqualität ist eingerichtet. Die Prozessdefinitionen haben eine hohe Qualität. Das Datenmanagement ist durch Automatisierung abgesichert. Technologie 26

27 [H] Zukünftige Ausrichtung und Handlungsfelder für Stammdaten-Management [H] Zukünftige Ausrichtung und Handlungsfelder für Stammdaten-Management Bitte beschreiben Sie die zukünftige Ausrichtung und bewerten Sie die Handlungsfelder für Stammdaten- Management im Unternehmen. Zustimmung Ablehnung Neutral n.r. (12) Beim MDM zukünftig stark Kosten einsparen (1) Pflegeprozesse hohe Priorität 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% (2) Anforderungen an Qualität des MDM steigen (11) Kennzahlen/ quantitativen Daten (10) Globalere Ausrichtung 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% (3) Aktuell gezielte Projekte zur Verbesserung (4) Anforderungen betriebl. Berichtswesen steigen (9) Stärkere Einbindung von ext. Lieferanten (5) Integration von Daten aus bestehnden IT- Systemen (8) Zeiterscheinung/ Hype-Thema (7) Investitionen in Verbesserung des MDM (6) Steigende regulatorische Anforderungen zur Ausführung v. Prozessen 27

28 TEIL III: Spezielle Fragen zum Management von Material-Stammdaten. [I]Management von Material-Stammdaten [I] Management von Material-Stammdaten Bewerten Sie den aktuellen Stand des Management von Material-Stammdaten im Unternehmen. Zustimmung Ablehnung Neutral n.r. (1) Externe Klassifikationsstandards 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% (3) Standardisierte Materialklassen (2) Interne Klassifikation 28

29 TEIL III: Spezielle Fragen zum Management von Material-Stammdaten. [J]Benchmark von Material-Stammdaten [J] Benchmark von Material-Stammdaten Bitte beurteilen Sie, wie gut Material-Stammdaten im Unternehmen im Vergleich zu anderen Unternehmen gepflegt werden. Zustimmung Ablehnung Neutral n.r. (1) Vergleich Qualität zw. Werken 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% (4) Im Vergleich weniger Probleme 10,0% 0,0% (2) MDM sehr gut und ausgereift (3) Qualität im Vergleich sehr hoch 29

30 TEIL III: Spezielle Fragen zum Management von Material-Stammdaten. [K]Ausbildungsstand und Qualifikation des Material- Stammdaten-Management [K] Ausbildungsstand und Qualifikation des Material-Stammdaten-Management Bitte bewerten Sie den aktuellen Ausbildungsstand und die Qualifikation des Material-Stammdaten- Management. (1) Spezielle Ausbildung/Qualifikation 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% (5) Externe Schulungen 30,0% 20,0% (2)Veranstaltungen und Schulungen 10,0% 0,0% Zustimmung Ablehnung Neutral n.r. (4) Wichtige u. attraktive Tätigkeit (3) Ansehen und Anerkennung 30

31 TEIL III: Spezielle Fragen zum Management von Material- Stammdaten. [O] Typische Qualitätsmängel bei Material-Stammdaten [O] Typische Qualitätsmängel bei Material-Stammdaten: Einordnung von Datenfehlern Bitte geben Sie an, wie oft die folgenden typischen im Unternehmen auftretenden Fehler/Qualitätsmängel in Bezug auf Daten zum Materialstamm vorkommen. häufig selten Neutral n.r. (10) schlecht beschrieben und dokumentiert. (9) Datenverwendung nicht bekannt bzw. transparent (1) unzulässige Werte 50,0% 45,0% 40,0% 35,0% 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% (2) Schreibfehler (3) redundant (8) genügen nicht den betrieblichen Anforderungen (4) unvollständig (7) nicht aktuell bzw. unterschiedlich aktuell. (6) Zusammenführen von Daten bzw. Datenfeldern (5) unterschiedliche Datenfelder bzw. - bezeichnungen 31

32 Schwerpunktthemen Governance Nutzen-Aufwand- Relation Klassifikationsstandards Einsatz von Standards 32

33 Nutzen-Aufwand-Relation Nutzen-Aufwand- Relation Qualitätsmängel Klassifizierung nach Risiko und Verwendungshäufigkeit Datenpriorisierung Datenqualität ist die Gesamtheit der Ausprägungen von Qualitätsmerkmalen eines Datenbestandes bezüglich dessen Eignung, festgelegte und vorausgesetzte Erfordernisse zu erfüllen. [GeWi08, S. 89] Häufigkeit Reaktives Management Laissez- Faire Proaktives Management Risiko Quelle: [Zwir08, S. 110] 33

34 Product and Master Data Management Centre Eine Initiative aus dem Wissenschaftlichen Beirat des e.v. Koordinatoren: FZI, IFCC 34

35 Literatur [ABEM09] Apel, D.; Brehme, W.; Eberlein, R.; Merighi, C.: Datenqualität erfolgreich Praxislösungen für Business-Intelligence-Projekte. Hanser, München/Wien 2009 steuern: [GeWi08] Gebauer, M.; Windheuser, U.: Strukturierte Datenanalyse, Profiling und Geschäftsregeln. In: Hildebrand, K., Gebauer, M., Hinrichs, H., Mielke, M. (Hrsg.): Daten-und Informationsqualität: Auf dem Weg zur Information Excellence. Vieweg + Teubner, Wiesbaden 2008, S [HaNe09] Hansen, H.; Neumann, G.: Wirtschaftsinformatik 1: Grundlagen und Anwendungen. 10. Auflage, Lucius & Lucius, Stuttgart [Kneu07] Kneuper, R.: CMMI. 3. Auflage, dpunkt-verlag, Heidelberg 2007 [OtHü09] Otto, B.; Hüner, K.: Funktionsarchitektur für unternehmensweites Stammdatenmanagement. 2009, Publikationen/56784, Abruf am [OWSH08] Otto, B.; Wende, K.; Schmidt, A.; Hüner, K.; Vogel, T.: Unternehmensweites Datenqualitätsmanagement: Ordnungsrahmen und Anwendungsbeispiele. In: Dinter, B., Winter, R. (Hrsg.): Integrierte Informationslogistik. Springer, Berlin/Heidelberg 2008, S [Sche09] Schemm, J.: Zwischenbetriebliches Stammdatenmanagement: Lösungen für die Datensynchronisation zwischen Handel und Konsumgüter-industrie. Springer, Berlin/Heidelberg [Zwir08] Zwirner, M.: Datenbereinigung zielgerichtet eingesetzt zur Daten-qualitätssteigerung. In: Hildebrand, K., Gebauer, M., Hinrichs, H., Mielke, M. (Hrsg.): Daten-und Informationsqualität: Auf dem Weg zur Information Excellence. Vieweg + Teubner, Wiesbaden 2008, S

36 Kontakt 36

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