Programmdokumentation. IOM Office Plus. POS PC Kassa. Stand: 30. September 2011

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1 Programmdokumentation IOM Office Plus POS PC Kassa Stand: 30. September 2011

2 INHALTSVERZEICHNIS POS PC Kassa...3 Verkaufen über POS PC Kassa Einfacher Verkauf Verkauf einem Kunden zuweisen Kundenaufträge abrechnen: Verkauf von Batterien oder Pflegemittel: Vorauszahlung/Gutschein/Nachlass/Allgemeine Eingaben Tageslosung Ausgabe Statistik Nachdrucken Rechnung erstellen Umtausch und Retourware

3 POS PC Kassa Das Software Modul POS PC Kassa registriert Ihre Verkäufe und Zahlungen. Die PC Kassa funktioniert sowohl auf einem herkömmlichen PC als auch auf einer TOUCHSCREEN Kassa. Sie brauchen für eine einwandfreie Abwicklung nur einen Barcodescanner sowie einen Bondrucker. Genaue Spezifikationen erhalten Sie bei IOM Software GmbH Ihre PC Kassa ist Barcodefähig und kann sowohl Aufträge als auch Handelsware verbuchen. Sie haben die Möglichkeit um Artikel aus dem Lager zu verbuchen, oder frei Verkäufe einzugeben. Die PC Kassa ist sozusagen die Verbindung zwischen Kundenverwaltung, Auftragsverwaltung und Lagerverwaltung. 3

4 Verkaufen über POS PC Kassa 1. Einfacher Verkauf Das Verkaufen über die PC Kassa ist eine sehr leichter Vorgang. Achten Sie aber immer darauf, dass der richtige Verkäufer angemeldet ist (wichtig für Ihre Statistik). Über Kassier können Sie einen anderen Kassier auswählen (Kassier = Benutzer lt. Allgemeine Office Plus Einstellungen) Wenn der Cursor im Warengruppe Feld blinkt, scannen Sie einfach Ihren Artikel ab. Wenn der Artikel in einem Lager angelegt ist, erscheint dieser korrekt auf der PC Kassa. Sobald dieser Bon abgeschlossen ist, wird der Artikel außerdem aus dem Lager ausgebucht. 2. Verkauf einem Kunden zuweisen Wenn Sie Artikel verkaufen und einem Kunden zuweisen möchten, dann klicken Sie zuerst auf Kunde. Daraufhin öffnet sich ein Auswahlfenster. 4

5 Hier können Sie den entsprechenden Kunden auswählen und anschließend die Artikel abscannen.(im Kundenauftrag finden Sie diese Verkäufe unter Allgemein, Kunden Konto.) Hier sieht man dann den Namen und die Adresse des Kunden 3. Kundenaufträge abrechnen: Wenn Sie einen offenen Brillenauftrag (oder Kontaktlinsen- / Hörgeräte-Auftrag) abrechnen wollen haben Sie zwei Möglichkeiten: Über Kundenauswahl: Suchen Sie in der PC Kassa den Kunden, und wählen Sie zunächst den richtigen Auftrag zu diesen Kunden 5

6 Über Barcode: Wenn Sie zu dem Auftrag ein Arbeitsblatt bzw. ein Multifunktionsformular ausgedruckt haben, ist es mit einem Barcode versehen. Sie können diesen Barcode wie einen normalen Artikel abscannen. In beiden Fällen werden die einzelnen Positionen des Auftrages jetzt auf der Kassa angezeigt und entsprechend aus dem Lager ausgebucht. 4. Verkauf von Batterien oder Pflegemittel: Wenn Sie einen Kunden ausgewählt haben, bietet die PC Kassa die Möglichkeit rechts neben dem ausgewählten Kunden auf Ansicht zu klicken. Sie haben jetzt die Wahl zwischen Pflegemittelkauf und Batteriekauf. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Fenster mit den, vom Kunden bereits erworbenen, Pflegemitteln bzw. Batterien. Sie können jetzt direkt aus der Kassa sehen, welche Artikel bereits vom Kunden gekauft wurden, damit Sie ohne Kontrolle im Kundenauftrag sofort den richtigen Artikel auswählen können! 3. Abrechnen Nachdem Sie die richtigen Artikel eingegeben haben können Sie den Bon abrechnen. Sie geben zunächst die richtige Zahlungsart ein (Bar, Bankomat, Kreditkarte usw.), wonach Sie in folgendes Fenster gelangen: 6

7 Hier können Sie auf Wunsch noch mal die Zahlart ändern, bzw. über zurück noch weiter Eingaben auf diesem Bon tätigen. Ist der Verkauf definitiv, so können Sie über Bon diese Eingabe finalisieren. BON drucken wen: BAR: Kassenlade öffnet sich und Bon wird gedruckt. Bankomat/KK: Terminal verlangt Zahlung. Erst nachdem die Zahlung angenommen wurde, wird ein Bon gedruckt und die Kassenlade geöffnet. Wird die Zahlung abgebrochen, so gelangen Sie zurück in die Zahlungsansicht, ohne dass diese Eingabe finalisiert wurde. Sie können jetzt eine andere Zahlart auswählen. Zahlschein/Nachnahme: Kassenlade öffnet sich und Bon wird gedruckt. 5. Vorauszahlung/Gutschein/Nachlass/Allgemeine Eingaben Sie können über die gelben Eingabetasten direkt Warengruppen ansprechen. 7

8 Die Rosa-hinterlegten Tasten dienen für alle verschiedenen Möglichkeiten der Preisreduzierung. Bei den Grünen Tasten handelt es sich um Anzahlungs- bzw. Gutscheintasten. Verbuchung von Anzahlung Ein Kunde wählt eine Fassung aus und zahlt z.b. 100,- an. Sie gehen zur PC Kassa und verbuchen A+ (Sie bekommen Geld) 100,-. Der Kunde bekommt eine Quittung (Bon). Sie müssen jetzt im Auftrag bei Anzahlung A- verbuchen! (Damit das Anzahlungskonto ausgeglichen wird.) Wenn der komplette Auftrag später über die PC Kassa verrechnet wird, wirkt sich die Anzahlung Preis mindernd auf die Summe aus, die der Kund zu begleichen hat. Gutschein Sie verkaufen einen Wertgutschein um 50,-. Klicken Sie auf G+ (Sie bekommen Geld) Wird der Gutschein jetzt eingelöst, so verbuchen Sie G- (Sie bekommen jetzt weniger Geld) damit der Betrag korrekt verrechnet wird. 6. Tageslosung Am Ende des Tages klicken Sie auf Losung Im folgenden Fenster überprüfen Sie noch mal die Tagessummen. Wenn die Zahlen übereinstimmen können Sie eine definitive Losung durchführen indem Sie auf ENTER klicken. 8

9 7. Ausgabe Sollten Sie tagsüber Geld aus der Kasse nehmen, so können Sie dieses verbuchen unter Ausgabe (stimmt überein mit ein Ausgabenbeleg im Kassabuch) Sie können jetzt den Betrag sowie eine kurze Beschreibung im System eingeben, sowie Sie es auch im Kassabuch machen würden. 8. Statistik Unter Statistik können Sie einfache Artikel und Umsatzzahlen ausdrucken. Erweiterte Möglichkeiten haben Sie allerdings im Hauptmenü (Launcher) unter Statistik. 9. Nachdrucken Wenn Sie auf Nachdrucken klicken können Sie einzelne Kassenbons, Mehrere Bons sowie Tageslosungen und Rechnungen nachdrucken. 10. Rechnung erstellen Sollten Sie zu einem bestehenden Kassenbon eine Rechnung erstellen wollen, so klicken Sie einfach auf Rechnung. 9

10 Sie können jetzt die gewünschte Bonnummer eingeben, oder wenn an diesem Tag bereits Bons erstellt wurden auswählen, und Office Plus legt zu diesen Bon automatisch eine offizielle Rechnung an. 11. Umtausch und Retourware Oft taucht die Frage auf, wie der richtige Ablauf einer Rücknahme oder eines Umtausches in der PC-Kassa im IOM Programm zu behandeln ist. Es gibt 2 wesentliche Varianten: 1. Rückgabe von einem oder mehreren Artikel ohne Kauf eines anderen Artikels. 2. Rückgabe eines Artikels und gleichzeitiger Kauf eines anderen Artikels: Der neue Artikel ist im Preis gleich Der neue Artikel ist im Preis höher Der neue Artikel ist im Preis niedriger. Allgemein gilt folgende Vorgehensweise: Bei Umtausch wird der neue Artikel normal abgescannt oder eingegeben. Der retour gegebene Artikel wird wie folgt abgescannt oder eingegeben: Geben Sie im Warengruppen-Feld 1 ein und bestätigen Sie mit ENTER. Dann wird bei Stückzahl 1 angezeigt. Danach wird der zum Umtausch oder zur Rückgabe vorgesehene Artikel in dessen Artikelgruppe mit dessen Verkaufswert eingetragen. Beispiel: Eine Sonnenbrille mit einem Wert von 90,00 wir nach Eingabe von 1 mit der Artikelgruppe SR Sonnenbrille und dem Betrag 90,00 eingegeben. Es erscheint im Betragsfeld der Wert 90,00. Genauso kann man auch mit einem Nachlas verfahren, wobei dann z.b.: 40,00 als Plusbetrag erscheint. 10

11 Was passiert in der Artikelgruppe: Um eine richtige statistische Auswertung zu bekommen, muss der verkaufte Artikel bei dessen Rücknahme in dieser Artikelgruppe als Minusbetrag eingegeben werden. Wenn also in einem bestimmten Zeitraum 25 Sonnenbrillen mit einer Gesamtsumme von 4567,00 verkauft wurden und eine der Sonnenbrillen wird zurückgetauscht, so hat die Eingabe in der PC-Kasse wie oben beschrieben zu erfolgen. Dabei wird die Stückzahl um 1 herabgesetzt und die Statistiksumme um den Betrag der Sonnenbrille reduziert. Somit ist alles korrekt. Sollte ein Umtausch erfolgen, dann bitte zuerst den neuen Artikel in gewohnter Weise abscannen oder eingeben. Danach mit 1 Artikel Betrag die Umtausch oder Retourware eingeben. Mögliche Ergebnisse: Waren die beiden Artikel gleich im Preis, oder der neue Artikel höher, dann wird die Differenzsumme vom Kunden wie bei jedem anderen Zahlungsvorgang kassiert. Ist der neu erworbene Artikel im Preis niedriger, oder handelt es sich um eine Rücknahme ohne neuen Kauf dann weist der BON einen Minusbetrag auf. Dies ist auch richtig so. Weitere Vorgehensweise: Je nachdem man dem Kunden den Betrag in BAR oder in Form einer Gutschrift zurückgeben will, sind folgende Vorgehensweisen möglich. 1. Auszahlung des Betrages. Hierbei stimmt die Tageslosung da der Minusbetrag des Bons aus der Kassa bezahlt wurde. 2. Ausstellen einer Gutschrift Die zweite Möglichkeit besteht darin, dem Kunden eine Gutschrift oder einen Gutschein für die Differenzsumme auszustellen. Dabei ist die einfachste Möglichkeit, diesen Betrag wie einen Gutschein zu behandeln. Den Differenzbetrag einfach auf Gutschein+ einbuchen, dabei wird der ansonsten entstehender Minusbetrag in der Losung neutralisiert und alles hat seine Richtigkeit. Der Bon wird auf Bar abgeschlossen, und die PC Kassa druckt einen Gutscheinbeleg. In Folge können über alle BON-Ausdrucke Rechnungen gestellt werden. Erstens über die bezogene Ware, welche retour genommen wurde, natürlich mit dem Originalbon. Eine Rechnung über die Rücknahme und letztlich eine Rechnung über den Gutschein, wobei hier im Rechnungstext sehr wohl eine genaue Beschreibung des Geschäftsfalles eingegeben werden kann. 11

12 Zum Beispiel: Gutschrift auf Grund von Umtausch (oder Rückgabe) der Sonnenbrille XY1234 im Wert von 120,00 mit Neukauf einer Sonnenbrille NR1234 im Wert von 90,00 und Gutschrift in der Höhe von 30,00. 12