Vorstände finden und halten: Anregungen zur lokalen Arbeit mit Vereinen

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1 1 Institut für Bürgergesellschaft Vorstände finden und halten: Anregungen zur lokalen Arbeit mit Vereinen Dieter Schöffmann Berlin, 7. Mai 2013 Fachtagung Engagement braucht Leadership Stärkung von Vereinen und ihren Vorständen als Zukunftsaufgabe Geschäftsführer der VIS a VIS Agentur für Kommunikation GmbH Vorsitzender des 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft Institut für Bürgergesellschaft 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 2

2 2 Institut für Bürgergesellschaft Bürgergesellschaft stärken und beleben durch Konzepte, Projekte und Impulse 3win-institut.de Initiative Gemeinsam wirken : gemeinsam-wirken.de unterstützt durch: VIS a VIS Initiative Personalentwicklung durch Engagement : pe-d-e.de gefördert durch: unterstützt durch: Generali, IHK Köln, Randstad, VIS a VIS Arbeitstagung Gemeinnützige Verein und ihre Vorstände zur Identifikation von Qualifizierungsbedarfen: 3win-institut.de/projekte/vorstandsentwicklung 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 3 Identität Entwicklung Mitgliedschaft Herausforderungen Stabilität & Wandel Chancen & Risiken Aufgaben & Anforderungen a. d. Vorstand & seine Mitglieder Impuls Qualifizierung Beratung Bestätigung oder Erneuerung Kontinuität & Frische Potenziale identifizieren, ansprechen, heranführen & für VS-Amt gewinnen Potenziale erschließen & qualifizieren Vermittlung Selbstevaluation & Rechenschaft Impuls Qualifizierung Erfahrungs- austausch Auswahl- & Entscheidungskriterien Wahl, Berufung Wirksame und effiziente Arbeit d. Vorstands(mitglieder) Einführung, Integration, Qualifizierung, Teambildung Impuls Qualifizierung 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 4

3 3 Identität Entwicklung Mitgliedschaft Herausforderungen Stabilität & Wandel Chancen & Risiken 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 5 Herausforderungen Fehlen geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten für den Vorstand Eingeschränktes Potenzial in der Mitgliedschaft Der aktuelle Vorstand: Unersetzliche bzw. unabsetzbare Vorstandsmitglieder Engagementkarriere nach dem Peterprinzip ( Aufstieg bis zur Ebene der Überforderung / Inkompetenz ) Wahlen nach Zufallsprinzip bzw. Befriedigung formeller Anforderungen ( Schatzmeister ohne Finanzkompetenz ) Kompetenz zieht Kompetenz an Inkompetenz stößt ab 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 6

4 4 Herausforderungen Die Mitgliedschaft Die Mitgliedschaft: Will sie einen kompetenten, gestaltungskräftigen g g Vorstand, den sie selbstbewusst mandatiert und kontrolliert? Politische oder sachorientierte Wahl Image Vorstand Die Mitgliedschaft in einem Vorstand bedeutet eine große verantwortungsvolle Aufgabe, die von jedem Vorstandsmitglied ein hohes Maß an persönlichem Engagement abverlangt. (DW Baden 2001: Standard: Aufgaben und Inhalte der Vorstandsarbeit, S. 3) 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 7 Die Organisation, ihre Identität, Typus, Entwicklungsphase Organisationszweck: Fremdhilfe, Selbsthilfe, Selbstorganisation, (Gesellschafts-)Politik, Advocacy, Organisationsidentität und kultur: Wir, Freiwilligen- vs. Hauptamtlichensystem Mitglieder: Souverän, prägend für die Organisation nachrangig, Förderer Mitgliederfunktionen (Basislegitimation, Braintrust, Freundeskreis, Helfer, Netzwerk, Infoquelle ) Personal: Gratis- vs. bezahlte Mitarbeiter - Verhältnis, Rolle & Stellenwert Wer leitet, wer führt wen? Phase: Gründung > Konsolidierung > Professionalisierung 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 8

5 5 Aufgaben & Anforderungen a. d. Vorstand & seine Mitglieder 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 9 Vorstandsaufgaben Gesetzliche Vertretung der juristischen Person e.v. Leitung der Vereinsgeschäfte Steuerung und Kontrolle Stärken und Schwächen handhaben Richtlinien für die Vereinspolitik, -entwicklung Chancen und Risiken identifizieren, nutzen bzw. mindern Repräsentanz der Eigentümer (= Mitglieder) mit Verpflichtung gegenüber dem Gemeinwohl (= über Mitgliederinteressen hinaus) Herbeiführen (grundlegender) Entscheidungen der Mitgliedschaft Gewährleistung der zielgerichteten Umsetzung der Mitgliedschaftsentscheide 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 10

6 6 Kompetenzdimensionen erfolgreicher Vorstandsarbeit Kontextdimension: Handeln im Einklang mit Organisationsidentität, -werten, -kultur Erziehungs- und Entwicklungsdimension: Qualifizierung hinsichtlich relevanter interner und externer Aspekte Zwischenmenschliche Dimension: Entwicklung von Gruppen- und Zusammengehörigkeitsgefühl g g 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 11 Kompetenzdimensionen erfolgreicher Vorstandsarbeit Analytische Dimension: Sensibilität für Komplexität und Systemzusammenhänge Politische Dimension: Aktive Beziehungsarbeit zu allen relevanten internen und externen Zielgruppen Strategische Dimension: Zukunftsperspektive und strategien entwickeln 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 12

7 7 Kompetenzprofil Vorstand Kernaufgaben und verantwortlichkeiten Führung und Steuerung Verantwortung für nachhaltige Organisationsleistung und entwicklung Personalführung auf der obersten Ebene (Geschäftsführung) Ausbildung / Erfahrung Führungs-, Managementerfahrung (Engagement)Erfahrung in der/mit der Organisation, im Themen- / Handlungsfeld der Organisation Fachliche / methodische Anforderungen zur Erfüllung der spezifischen Aufgabe(n) im Vorstand 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft Kompetenzprofil Vorstand Kompetenzanforderungen Fach- / Methodenkompetenz: Problemlösung, Delegation Sozial-kommunikative Kompetenz: Mitglieder-, Mitarbeiter-, Klientenorientierung; Dialogfähigkeit Aktivitäts- und Umsetzungskompetenz: Ziel- und Ergebnisorienterung, Initiativ-/Gestaltungskraft Persönliche Kompetenz: Vertrauens- / Glaubwürdigkeit, loslassen / teilen / abgeben (delegieren) können 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 14

8 8 Potenziale identifizieren, ansprechen, heranführen & für VS-Amt gewinnen 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 15 Potenziale Eigene Mitgliedschaft Soziales oder Tätigkeitsumfeld (Ehemalige) Nutznießer Junge Menschen Studium, Ausbildung, Karriereanfang Ältere Menschen Ruhestand 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 16

9 9 Potenziale Corporate Volunteering / Mitarbeiterengagement Berufstätige Andere 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft Potenziale Was erwarten wir von ihnen? Was erwarten Sie von uns? Was können bzw. wollen sie einbringen? Was können wir ihnen bieten? 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 18

10 10 Instrumente und Maßnahmen Aufgabenprofil Gesamtvorstand und einzelne Vorstandspositionen Vorstandshandbuch (ggf. Auszug für Interessierte) Schnupperpraktika 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 19 Instrumente und Maßnahmen Projektaufgaben delegieren, Projektaufgaben für Corporate Volunteering / Mitarbeiterengagement g Komitees / Beiräte für spezifische Aufgabenbereiche (Fundraising, Öffentlichkeitsarbeit, ) als Fundus für zukünftige VorstandskandidatInnen Gäste zu bestimmten Punkten / Themen in VS einladen als Ratgeber, Impulsgeber 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 20

11 11 Multiplikatoren und Mittler Aktive und ehemalige Vorstandsmitglieder Personal- / Berufungskomitee Freiwilligenagenturen Vorstände anderer (Partner-)Organisationen 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 21 Auswahl- & Entscheidungskriterien Wahl, Berufung 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 22

12 12 (Aus-)Wahlkriterien und -prozess Wahl zwischen Wettbewerbern vs. Berufung Fehlbesetzungen durch Breitschlagen vs. Positionen unbesetzt lassen Kompetenz vs. (politischer) Sympathie 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 23 Einführung, Integration, Qualifizierung, Teambildung 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 24

13 13 Instrumente und Maßnahmen Aufgabenprofil & -verteilung Gesamtvorstand und einzelne Vorstandspositionen Aufgaben(neu)verteilung g Vorstandshandbuch Klausur mit Selbstevaluation (Beginn, Mitte, Ende einer Amtperiode z.b.) (Externe) Fortbildungsangebote für einzelne VS-Mitglieder oder Gesamt-VS (VHS, Stiftungen, Bildungswerke ) 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 25 Wirksame und effiziente Arbeit d. Vorstands(mitglieder) 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 26

14 14 Vorstandsarbeit effizient gestalten Geschäftsverteilung / Arbeitsteilung: eindeutig und transparent Arbeitsrhythmus und -umfang: Häufigkeit & Dauer der Vorstandssitzungen und ggf. zusätzlichen Aktivitäten mit realistischem, für die Vorstandsmitglieder vertretbarem Zeitbudget Informationsmanagement: Aufbereitete / verarbeitbare Informationen statt Desinformation durch Überinformation 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 27 Vorstandsarbeit effizient gestalten Sitzungsmanagement: Vorbereitung Durchführung - Nachbereitung Kommentierte Tagesordnung bearbeitungsreif unterscheiden zwischen Entscheiden, Diskutieren/Beraten, erste Erörterung, Bericht/Kenntnisnahme Sitzungsleitung nicht unbedingt der/die Vorsitzende, rollierende Sitzungsleitungsverantwortung schult Protokoll Vereinbarungen: was, wer, mit, bis - Beschlussfolgenabschätzung g Nachverfolgen der Beschlüsse bzw. übernommenen Aufgaben 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 28

15 15 Selbstevaluation & Rechenschaft 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 29 (Selbst-)Evaluation der Vorstandsarbeit Erfolge und Misserfolge Effizienz der Vorstandsarbeit Über- und Unterforderung der Vorstandsmitglieder 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 30

16 16 (Selbst-)Evaluation der Vorstandsarbeit Kompetenz des Vorstandes im Vergleich zu den Kompetenzanforderungen Zusammensetzung des Vorstandes im Vergleich zur Mitgliedschaft, zu den Zielgruppen Verhältnis Vorstand und hauptamtliche Mitarbeiter- Innen Arbeitsteilung, Delegation & Rückdelegation, Auf- gabenabgrenzung, Vertrauen, Leiten und Führen 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 31 (Selbst-)Evaluation der Vorstandsarbeit Amtierender vs. idealer Vorstand 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 32

17 17 Bestätigung oder Erneuerung Kontinuität & Frische 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 33 Wandel für die Stabilität Den Vorstand auf der Höhe der Aufgaben und Anforderungen halten Nachwuchs Amtsbegrenzung Qualifizierung Ermüdung vorbeugen Arbeitsorganisation Sitzungsmanagement Neue Vorstände verändern den Verein. Qualifizierung und aktive Integration 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 34

18 18 Stabilisierung im Wandel Organisations- / Leistungswachstum Anpassung der Vor-standsaufgaben, Arbeitsteilung, Delegation, vom Vorstand zum Aufsichtsrat Wandel der Mitgliedschaft Vorstand für neue Mitglieder öffnen Wandel des gesellschaftlichen bzw. Marktumfeldes neue Kompetenzen im Vorstand neue Milieus, gesellschaftliche Gruppen u.a. im Vorstand Neue Vorstände verändern den Verein. Suche nach passend verändernden KandidatInnen 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 35 Vorstände finden und halten: Institut für Bürgergesellschaft Anregungen zur lokalen Arbeit mit Vereinen Dieter Schöffmann ds@visavis-agentur.de

19 19 3WIN: Bürgergesellschaft stärken und beleben durch Konzepte, Projekte und Impulse 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft (gegr. 2008) will zur Stärkung und Belebung der Bürgergesellschaft, zur Mehrung und Vielfalt des bürgerschaftlichen Engagements und so zur Stärkung des gesellschaftlichen Zusammenhalts und bürgergesellschaftlicher Problemlösungsfähigkeit beitragen. Ein besonderes Augenmerk richten wir auf sektorübergreifende Engagementpartnerschaften für das Gemeinwohl zwischen gemeinnützigen Organisationen, Wirtschaftsunternehmen, öffentlichen Einrichtungen u.a.m.. Unsere aktuellen Initiativen, Projekte bzw. Themen, die wir verfolgen: Gemeinsam wirken : wirksame, (sektorübergreifende) Kooperationen und Netzwerke für Lösungen im Gemeinwesen. Personalentwicklung durch Engagement : Personal- und Führungskräfteentwicklung mit Lernprojekten aus der gemeinnützigen Welt. Vorstandsentwicklung : Gemeinnützige Vereine und ihre Vorstände. Konzepte und Weiterbildungsangebote für zukunftsfähige Vorstände. Freiwilligenmanagement : Regionaltreffen Freiwilligenkoordination Rheinland kollegialer Erfahrungsaustausch zum (strategischen) Freiwilligenmanagement. In Kooperation mit der Diakonie Michaelshoven, der Kölner Freiwilligen Agentur e.v. und dem PARITÄTITSCHEN NRW. Vorstand: Dieter Schöffmann (Vorsitzender) Gabi Klein (Stellvertretende Vorsitzende) 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft Johannisstr. 79, Köln Telefon: 0221/ Mobil: 0176/ (D. Schöffmann) Fax: 0221/ info@3win-institut.de Ihre Spende wirkt für die Bürgergesellschaft! Bankverbindung: Bank für Sozialwirtschaft (BLZ ), Konto WIN e.v. ist gemeinnützig: Finanzamt Köln-Nord - Steuernr. 217/5950/1317 ( Förderung des bürgerschaftlichen Engagements ) 3WIN e.v. Institut für Bürgergesellschaft 37