Rechtliche Rahmenbedingungen des elektronischen Geschäftsverkehrs und der elektronischen Aufbewahrung kaufmännischer Unterlagen

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1 Rechtliche Rahmenbedingungen des elektronischen Geschäftsverkehrs und der elektronischen Aufbewahrung kaufmännischer Unterlagen Diplom Kaufmann Walter Mock Steuerberater Koblenz

2 GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Historie Entstehung Bedeutung GoB Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bis 1995 GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ab 1995 GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff u. zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen ab 2002 GoBIT- von der AWV* als Entwurf für modernisierte BoBS ab 2012 GoBD veröffentlicht November 2015 ab 2015 * Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.v.

3 Grundsätzliches Informationsveranstaltung mit Landesamt für Steuern und Steuerberaterkammer Fragenkatalog der Kammer erstellt Zusammenfassung bestehender Regelungen Keine Verschärfung der der Prüfungssituation Allerdings öfter Überprüfung, ob Ordnungsvorschriften eingehalten werden, möglich Abhängig von Größe des Unternehmens Verfahrensdokumentationen - Grundsätzliches

4 Die Neuerungen der GoBD betreffen: alle buchführungspflichtigen Betriebe, die auf EDV-gestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten in elektronischer Form erfüllen Steuerpflichtige, die freiwillig Bücher führen und Bilanzen erstellen Hinweis: Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass die allgemeinen Ordnungsvorschriften von allen Unternehmern zu beachten sind. Grundsätzlich sind alle elektronisch steuerlich relevanten Daten aufbewahrungspflichtig Oberstes Ziel: die Unveränderbarkeit der Daten!

5 Festschreibung Buchhaltung Derzeitige häufige Praxis: späte Festschreibung Problem: Manipulationsmöglichkeit keine Dokumentation bei Änderungen Abgestimmter Zeitpunkt: 10. des Folgemonats bei Dauerfristverlängerung spätester Zeitpunkt Unveränderbarkeit muss ab Verarbeitungszeitpunkt gewährleistet sein ABER: Buchungsbeginn 15. des lfd. Monats Weitere Buchungen 5. des Folgemonats Unveränderbarkeit bereits ab Buchungsbeginn 15. d. lfd. Monats

6 Erleichterungen und Klarstellungen Kontierung auf dem Beleg kann unter bestimmten Bedingungen wegfallen Das ersetzende Scannen wird nun akzeptiert und konkretisiert ZUGFeRD-Standard (Format für eine elektronische Rechnung) wird explizit unter Ordnungsmäßigkeitsgesichtspunkten für die maschinelle Auswertbarkeit akzeptiert Das Fehlen von Verfahrensdokumentationen führt nicht zwingend zur Verwerfung der Buchführung Klarstellung: Keine Aufbewahrungspflicht für s, wenn nur Transportfunktion bei angehängter Rechnung, aber Achtung: in der Mail keine rechnungsrelevanten Informationen

7 Prüfung der Nebensysteme Was ist gemeint? Warenwirtschaft Kasse Zeiterfassung Fakturierung Archivsysteme, DMS Zahlungsverkehr Taxometer Größere Bedeutung bei Prüfungen? Daten sind bereitzustellen Belege von Bedeutung aufzuheben steuerliche Auswirkung Arbeitspapiere, Speisekarten, Zeitaufzeichnungen, Urbelege Kassenführung

8 Ausdehnung auf Überschuss-Rechner Betroffen sind: Unternehmen unter Umsatz Gewinn Freiberufler wie z.b. Ärzte Umsatzsteuerbefreite Unternehmen, Quartals-und Jahresbuchhaltungen Geordnete Belegablage Grundaufzeichnungen Ablage nach Datum Nummerierung Verfahrensdokumentation Beschreibung vom Posteingang bis zur Ablage und Verarbeitung

9 Kontierung Nicht mehr notwendig, wenn Digital gebucht und Belegverknüpfung Retrograde und progressive Prüfung des Buchungsvorgangs möglich Fehlende Kontierung grundsätzlich kein Mangel der Buchhaltung Problem einer mangelhaften Buchführung Grundsätzlich Möglichkeit der Zuschätzung Bei erheblichen Mängeln in der Buchführung kann fehlende Kontierung Mangel sein

10 Einzelaufzeichnung Beispiel Einzelhandel Keine Kundenverwaltung keine Aufzeichnung der Kunden Beispiel Frisör kennt die Kunden Bei Kundenverwaltung: Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle mit Namen Wiederkehrende Buchungen Keine erneute Verknüpfung der Folgebuchungen mit Beleg Zusammenhang muss schnell/einfach nachvollziehbar sein

11 erechnung Grundsätzliches Form Aufbewahrung Original Kein Ausdruck! Anforderung der Verwaltung Unveränderbar Im Original Praxis Outlook Speicherung in Datei, Ordnern Erfüllt nicht die Anforderung Derzeit nicht erfüllbar Es sei denn DMS mit unmittelbarer Speicherung der Datei Problem Kosten, kleine Unternehmen Unternehmer muss Kosten in Kauf nehmen (lt. GoBD) Problem ist der Verwaltung klar

12 Elektronische Kontoauszüge Zulässig, Aber: Original nur über Website der Bank erhältlich Kein Banking Programm hat das Original Gleiche Thematik wie bei der erechnung bei der Unveränderbarkeit Von Speicherung bei Bank ist abzuraten 10 Jahre lesbar aufheben

13 Bedeutung der Datensicherung und Archivierung Sicherung: schützt vor Verlust der Arbeitsergebnisse Datensicherungskonzept zwingend schriftlich Cloud? Archivierung: revisionssichere Datenarchivierung zur langfristigen Aufbewahrung gesetzliche Fristen im Wesentlichen 10 Jahre Problematik der Lesbarkeit der Daten und der Stabilität der Datenträger Papier hielt länger als heutige Datenträger

14 Fazit Soll keine Verschärfung der bisherigen Situation sein Aber öftere Überprüfung der formalen Ordnungsmäßigkeit Alleiniges Fehlen z.b. einer Verfahrensdokumentation kein Mangel Wird Thema der kommenden Betriebsprüfungen sein Dort wird das Thema gelebt Ohne größere Prüfungsmängel werden GoBD alleine kein Thema sein Gewisse Prüferabhängigkeit Prüfungsklima gewinnt an Bedeutung Bedeutung der Unternehmensgröße

15 Vielen Dank für Ihr Interesse Für Fragen stehe ich gerne zur Verfügung!

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