Im Nachhang zu seinem Rundschreiben vom 25. Mai 1998, GZ /7-V/2/98, ersucht das Bundeskanzleramt-Verfassungsdienst

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1 REPUBLIK ÖSTERREICH BUNDESKANZLERAMT A-1014 Wien, Ballhausplatz 2 Tel. (++43) /0 DVR: GZ /8-V/2/98 Betrifft: Begutachtungsverfahren, Rationalisierung; Nutzung der elektronischen Kommunikation, insbesondere auch bei Übersendungen an das Präsidium des Nationalrates I. Im Nachhang zu seinem Rundschreiben vom 25. Mai 1998, GZ /7-V/2/98, ersucht das Bundeskanzleramt-Verfassungsdienst um Berücksichtigung der unter II. folgenden Ausführungen bei der Einleitung aller Begutachtungsverfahren über Gesetzesentwürfe der Bundesministerien, um Berücksichtigung der unter II. bis VI. folgenden Ausführungen im Zusammenhang mit der Nutzung der elektronischen Kommunikation bei Begutachtungsverfahren über Entwürfe der Bundesministerien zu Rechtsvorschriften aller Art, um allfällige Mitteilungen insbesondere für Zwecke eines weiteren Rundschreibens im Sinne der unter III. folgenden Ausführungen bis zum 31. März 1999 und um Kenntnisnahme von den unter VII. und VIII. folgenden Ausführungen. II. Elektronische Übermittlung von Entwürfen an Stellungnahmen an das Präsidium des Nationalrates Gemäß der Entschließung des Nationalrates vom 5. Juli 1961 und den hiezu ergangenen Rundschreiben des Bundeskanzleramtes-Verfassungsdienst - namentlich den Rundschreiben vom 13. Mai 1976, GZ /3-VI/2/76, und vom

2 2 10. August 1985, GZ /1-V/6/85 - sollen sowohl die ausgesendeten Gesetzesentwürfe als auch die abgegebenen Stellungnahmen in 25facher Ausfertigung dem Präsidium des Nationalrates übermittelt werden und sollen (nach dem vorhin zweitzitierten Rundschreiben) die begutachtenden Stellen in dem Aussendungsrundschreiben ersucht werden, 25 Ausfertigungen ihrer Stellungnahme unmittelbar dem Präsidium des Nationalrates zu übersenden und hievon dem aussendenden Bundesministerium Mitteilung zu machen. In der Parlamentsdirektion befindet sich eine EDV-Anwendung im Aufbau, die die EDV-unterstützte Erfassung der Ministerialentwürfe und der dazu im Begutachtungsverfahren ergehenden Stellungnahmen ermöglichen soll. Diese elektronische Erfassung kann allerdings - vorerst - die bisherige Form der Übermittlung in 25 Ausfertigungen nicht ersetzen. Es sollte jedoch darauf hingewirkt werden, daß die Begutachtungsentwürfe und die hiezu ergangenen Stellungnahmen der Parlamentsdirektion auch elektronisch übermittelt werden. Das Bundeskanzleramt-Verfassungsdienst ersucht daher - unabhängig davon, ob das aussendende Bundesministerium selbst die begutachtenden Stellen einlädt, ihm gegenüber die Stellungnahmen in elektronischer Form abzugeben - in jedes Aussendungsrundschreiben zum Entwurf eines Bundesgesetzes an die zur Begutachtung eingeladenen Stellen das Ersuchen, die (allfällige) Stellungnahme sowohl in 25facher Ausfertigung dem Präsidium des Nationalrates zu übermitteln als auch dem Präsidium des Nationalrates nach Möglichkeit im Wege elektronischer Post an die folgende Adresse zu senden: begutachtungsverfahren@parlament.gv.at Für die Zwecke des Aufbaues dieser Datenbank werden die Bundesministerien ersucht, die Begutachtungsentwürfe zu Bundesgesetzen der Parlamentsdirektion durchwegs - vorerst: zusätzlich zur Übersendung von 25 Ausfertigungen - in elektronischer Form (elektronische Post, Diskette) zur Verfügung zu stellen. III. Hauptergebnisse der veranstalteten Umfrage Entsprechend der mit dem oben zitierten Rundschreiben ergangenen Einladung hat eine Reihe von Stellen Adressen für die elektronische Übermittlung von Aussendungen in Begutachtungsverfahren bekanntgegeben. Diese Adressen sind aus der angeschlossenen Liste ersichtlich. Insbesondere zur Erleichterung der Benützung dieser Liste wird dieses Rundschreiben an die aus der Liste ersichtlichen

3 3 Adressen der Bundesministerien auch elektronisch übermittelt. Elektronische Aussendungen in Begutachtungsverfahren mögen ausschließlich an diese Adressen gerichtet werden. Die Aufnahme einer Stelle in die Liste bedeutet nicht, daß diese notwendigerweise - unabhängig vom Gegenstand des Rechtssetzungsvorhabens - mit allen Begutachtungsentwürfen zu beteilen wären. Künftige derartige Adressen mögen tunlichst nicht personenbezogen (sondern organisationsbezogen) gestaltet werden. Eine Anzahl von Stellen hat Besorgnisse in technischer, organisatorischer oder ökonomischer Hinsicht vorgebracht. Diese lassen es angezeigt erscheinen, zumindest während einer Erprobungsphase Aussendungen im Begutachtungsverfahren grundsätzlich zugleich in Papierform und in elektronischer Form durchzuführen. Nach Maßgabe der beiliegenden Liste kann dabei grundsätzlich mit einer einzigen Papierkopie das Auslangen gefunden werden. Die Nutzung der elektronischen Kommunikation im Begutachtungsverfahren kann nicht zum Anlaß für eine knappere Bemessung der Begutachtungsfrist genommen werden. Allfällige Vorschläge für eine bundeseinheitliche Vorgangsweise, die sich aus den in diesem Zusammenhang gemachten Erfahrungen ergeben, sowie allfällige weitere Mitteilungen für Zwecke eines Rundschreibens im Gegenstand mögen bis zum 31. März 1999 anher gerichtet werden. Für die darauffolgende Zeit nimmt das Bundeskanzleramt-Verfassungsdienst ein weiteres Rundschreiben zum Gegenstand in Aussicht. Für die weitere Entwicklung wird insbesondere eine Obergrenze für den Umfang der Aussendungen zu erwägen sein, jenseits deren eine elektronische Versendung vor allem aus der Sicht der zur Begutachtung eingeladenen Stellen nicht mehr zweckmäßig ist. IV. -Medium (X.400 und Internet-Mail) Grundsätzlich wurde in der Bundesverwaltung X.400 als die präferierte Mail-Basis vereinbart, die bereits weitgehend zum Einsatz kommt. Im Bereich der

4 4 Landesverwaltung hat sich eher Internet-Mail durchgesetzt, was aber durch die möglichen Übergänge (sogenannte Gateways) zwischen X.400 und Internet keine Inkompatibilität bedeutet. Probleme bestehen bei der Versendung über Internet insbesondere bezüglich der Bestätigung des Erhalts elektronischer Sendungen. Im Internet gibt es - von Standardisierungsansätzen abgesehen - noch keine flächendeckende Problemlösung, da die von Systemen gelieferten Empfangsnachrichten nichts über den Empfang durch den Anwender selbst aussagen; etwas Hilfe bieten einige Mail Clients mit Anwender-konfigurierbaren Respondern. Diese Problematik ist bei X.400 von Anfang an gelöst. Aus Gründen der Übertragungsqualität und -sicherheit wäre im gegebenen Zusammenhang jedenfalls - dort wo bereits vorhanden - X.400 der Vorzug zu geben. V. Formatierung von Texten im Rahmen der Begutachtung Im Rahmen der IT-Koordination wurde im Mai 1998 zum Austausch von nicht veränderbaren Dokumenten das Format PDF (Portable Document Format) vereinbart. Dieses Format stellt sicher, daß der Empfänger die Texte in dem Erscheinungsbild erhält, in dem sie abgesendet worden sind. Für das Lesen und Ausdrucken von PDF-Dokumenten steht die notwendige Software im Internet kostenlos zur Verfügung (homepage - Acrobat Reader). Für die Lizenzierung der Software, die die Konvertierung in PDF (z.b. von WinWord in PDF) abwickelt, ist das Bundeskanzleramt, IT-Koordination, dabei, eine Erhebung des Bedarfes und Vertragsverhandlungen durchzuführen. Unabhängig von der oag. Variante wurde von der IT-Koordination eine Tabelle aktueller Dokumentformate für die elektronische Übermittlung erstellt. Demnach sind heute weitgehend alle Bundesministerien mit WinWord 6.x, WordPerfect 5.x und Excel 5.0 ausgestattet. In diesem Zusammenhang wird auf den Vortrag des Bundeskanzlers an den Ministerrat vom 13. Oktober 1997, GZ /3-IV/10/97, betreffend Festlegung von technischen Standards für die Dokumentenübermittlung im Rechtserzeugungsprozeß verwiesen. Es wird angeregt, der elektronischen Versendung im Begutachtungsverfahren eine Begleitnotiz mitfolgen zu lassen, aus der zweckmäßige Hinweise technischer Art (verwendetes Format, bei PDF-Dokumenten der im vorigen gegebene Hinweis auf die Internet-Adresse, an der die notwendige Software kostenlos erhältlich ist, sowie

5 5 eine Ansprechperson - mit Telefonnummer und elektronischer Adresse - für Fragen technischer Art, die sich bei den Empfängern ergeben) hervorgehen. VI. Kostengesichtspunkte Innerhalb der Bundesverwaltung wurde vom Bundeskanzleramt und dem Bundesministerium für Finanzen ein Mail-Server (auf Basis X.400) bei der Firma Datenkom errichtet, an den alle Bundesministerien angeschlossen sind. Unabhängig von der Menge an elektronisch übermittelten Dokumenten zwischen Ministerien fallen pro Ministerium und Monat pauschal S Gebühr an. Dabei sind auch die Kosten für die elektronische Übermittlung an und von Teilnehmern des Internets inkludiert. VII. Zukunftsperspektiven Zentrale elektronische Ablage der Begutachtungstexte als Ergänzung und mittelfristige Alternative zum elektronischen Versand Zur effizienteren Nutzung der elektronischen Medien wird überdies seitens des Bundeskanzleramtes, IT-Koordination, an einer Applikation zur Aufnahme von Begutachtungstexten in eine zentralen Datenbank gearbeitet. In einer derartigen Variante könnten die Begutachtungstexte von einem Server im Intranet der Verwaltung bzw. im Rechtsinformationssystem des Bundes abgerufen werden. VIII. Ansprechpartner Als Ansprechpartner für die sich aus dem gegenwärtigen Rundschreiben ergebenden Fragen stehen zur Verfügung: Für EDV-spezifische Fragen: Ing. Roland Ledinger Bundeskanzleramt/IT-Koordination, Schenkenstraße 5, 1014 Wien Tel /2745 X.400: S=LEDINGER;G=ROLAND;C=AT;A=GV;P=BKA;O=BKA;OU1=IV10 roland.ledinger@iv10.bka.bka.gv.at Für andere Fragen: OR Dr. Karl Irresberger Bundeskanzleramt-Verfassungsdienst, Ballhausplatz 2, 1014 Wien Tel /2249 X.400: S=IRRESBERGER;G=KARL;C=AT;A=GV;P=BKA;O=BKA;OU1=V

6 November 1998

7 GZ /8-V/2/98 Betrifft: Begutachtungsverfahren, Rationalisierung; Nutzung der elektronischen Kommunikation, insbesondere auch bei Übersendungen an das Präsidium des Nationalrates Das Bundeskanzleramt-Verfassungsdienst übermittelt in der Anlage ein im Gegenstand ergangenes Rundschreiben mit dem Ersuchen um Kenntnisnahme. Da mehrere Ämter der Landesregierungen ihr Interesse an den vom Bundeskanzleramt gesammelten elektronischen Begutachtungsadressen bekundet haben, ergeht dieses Rundschreiben auch in elektronischer Form an die aus der dem beiliegenden Rundschreiben angeschlossenen Liste ersichtlichen Adressen. Allfällige Mitteilungen für Zwecke eines weiteren Rundschreibens im Gegenstand mögen bis zum 31. März 1999 anher gerichtet werden. 12. November 1998