Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen - Themenspecial. Peter Wies. 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, November 2013 W-EX2010PT

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1 Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen - Themenspecial Peter Wies 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, November 2013 W-EX2010PT

2 2 Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen 2 Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen In diesem Kapitel erfahren Sie was Pivot-Tabellen sind wie Sie Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen wie Sie die Felder einer Pivot-Tabelle beschriften wie Sie die Daten einer Pivot-Tabelle filtern Voraussetzungen Daten filtern 2.1 Daten in Pivot-Tabellen auswerten Beispieldatei Pivot-Tabellen Was ist eine Pivot-Tabelle? Eine Pivot-Tabelle stellt eine besondere interaktive Tabellenansicht dar. Mit ihr können Sie (umfangreiche) Datenbestände mittels verschiedener Filter-, Gruppierungs- und Berechnungsmethoden übersichtlich anzeigen und analysieren. Sie können Pivot-Tabellen beispielsweise einsetzen, um Daten nach individuellen Gesichtspunkten zusammenzufassen und zu analysieren, Gesamt- bzw. Teilergebnisse von Spalten und Zeilen zu ermitteln, Daten zu filtern, mithilfe berechneter Felder bzw. Elemente spezielle Auswertungen durchzuführen. Der große Vorteil einer Pivot-Tabelle besteht in der hohen Flexibilität, mit der sich die zugrunde liegenden Daten (Quelldaten) anordnen bzw. auswerten lassen. Je nach Problemstellung können Sie so die entsprechenden Daten schnell aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten und mit unterschiedlichen Funktionen berechnen. Die Quelldaten bleiben bei der Arbeit mit einer Pivot-Tabelle unverändert. Die folgenden Abbildungen zeigen zwei Beispiele (Beispieldatei Pivot-Tabellen), wie sich die Daten der Kundenliste der Movement GmbH in einer Pivot-Tabelle unter verschiedenen Aspekten analysieren lassen: Umsatzsummen der letzten 3 Jahre in den österreichischen Bundesländern 20 HERDT-Verlag

3 Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen 2 Maximale Umsatzwerte der letzten 3 Jahre für Deutschland, Österreich und die Schweiz (aufgeschlüsselt nach Bundesländern/Kantonen) In einer Pivot-Tabelle werden die zugrunde liegenden Daten (Quelldaten) als Kopie angezeigt. Die Daten der Pivot-Tabelle werden deshalb nicht automatisch aktualisiert, wenn sich die betreffenden Quelldaten ändern. Wie sich Pivot-Tabellendaten aktualisieren lassen, erfahren Sie in Abschnitt 3.9. Excel 2010 kennt die Begriffe PivotTable bzw. PivotTable-Bericht. Demgegenüber wird im Folgenden allgemein der Begriff Pivot-Tabelle verwendet. Mögliche Einsatzgebiete für Pivot-Tabellen Pivot-Tabellen können Sie beispielsweise verwenden, um folgende Daten zu analysieren: Umsatz- bzw. Kostenübersichten, Daten aus der Lagerhaltung/Produktion, Kunden- oder Mitarbeiterdaten, regelmäßig aufgezeichnete Messwerte, Aktienkurse. Nicht alle Quelldaten eignen sich für die Darstellung in einer Pivot-Tabelle. Damit die entsprechenden Daten sinnvoll in einer Pivot-Tabelle angezeigt werden können, muss es möglich sein, sie nach gewissen Kriterien anzuordnen bzw. auszuwerten (z. B. nach bestimmten Zeiträumen, Regionen, Personengruppen oder Branchen). Datenquellen von Pivot-Tabellen Die Auswertung in einer Pivot-Tabelle kann auf verschiedenartigen Datenquellen basieren: auf Excel-Tabellen ohne Leerzeilen oder -spalten bzw. auf als Tabellen definierten Zellbereichen (vgl. Abschnitt 2.2), auf externen Datenquellen (vgl. Abschnitt 5.1), auf mehreren Konsolidierungsbereichen (vgl. Abschnitt 5.2). HERDT-Verlag 21

4 2 Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen Layoutbereiche und Bestandteile von Pivot-Tabellen Quelldaten-Ausschnitt (Beispieldatei "Pivot-Tabellen", Tabellenblatt "Krankheitstage") Seitenfeld Wertfeld Spaltenfeld Zeilenfeld Pivot-Tabelle (Beispieldatei "Pivot-Tabellen", Tabellenblatt "Verteilung der Krankheitstage") Bereich Erläuterung Zugehörige Felder BERICHTS- FILTER Hier können Sie Listenfelder einfügen, mit denen sich die Anzeige der Daten der gesamten Pivot- Tabelle mittels eines Filters einschränken oder erweitern lässt. Seitenfelder SPALTEN- BESCHRIF- TUNGEN Hier bestimmen Sie die Felder bzw. das Layout der Spalten. Spaltenfelder ZEILEN- BESCHRIF- TUNGEN WERTE Hier legen Sie die Felder bzw. das Layout der Zeilen fest. In diesem Bereich werden bestimmte Felder mit einer Funktion berechnet. Standardmäßig verwendet Excel hierzu die Funktion SUMME bzw. ANZAHL (abhängig davon, ob die entsprechenden Spalten der Quelltabelle Zahlen oder Text enthalten). Zeilenfelder Wertfelder Die Einträge eines Feldes werden Elemente genannt. 22 HERDT-Verlag

5 Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen Pivot-Tabelle aus Excel-Daten erstellen Beispieldateien Kunden, Kunden-E Pivot-Tabelle planen Bevor Sie eine Pivot-Tabelle erstellen, empfiehlt es sich zu überlegen, welche Auswertungsmöglichkeiten diese bieten soll bzw. wie die dort enthaltenen Daten angeordnet werden sollen. Die Abteilung Marketing/Vertrieb möchte z. B. die Kundendaten der Movement GmbH nach verschiedenen Gesichtspunkten analysieren. Mithilfe einer Pivot-Tabelle möchte sie schnell ermitteln können, welche Umsätze im Vorjahr innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz erzielt wurden, in den einzelnen Bundesländern (Kantonen) erzielt wurden, von den einzelnen Firmen erwirtschaftet wurden. Um die Übersichtlichkeit der Daten zu wahren und die entsprechenden Auswertungen problemlos durchführen zu können, bietet sich beispielsweise folgender Aufbau für die geplante Pivot-Tabelle an: Darzustellende Elemente Bundesländer (Kantone) Feld in der Pivot-Tabelle Zeilenfeld Erläuterung Die Namen der Bundesländer (Kantone) werden zeilenweise angeordnet. Länder Spaltenfeld Die Namen der Länder (Kantone) werden in Spalten dargestellt. Umsatzwerte 2010 Wertfeld An den Schnittpunkten einer Zeile mit einer Spalte wird die Summe der Vorjahresumsätze aller Firmen des jeweiligen Bundeslandes (Kantons) ausgegeben. Firmen Seitenfeld Sie können über das Seitenfeld bei Bedarf im Bereich WERTE schnell den Vorjahresumsatz einer bestimmten Firma anzeigen. Im Folgenden erstellen Sie die unten abgebildete Pivot-Tabelle, mit deren Hilfe sich die gewünschten Auswertungen schnell durchführen lassen: Umsatzsummen des Vorjahres in den einzelnen Bundesländern/Kantonen HERDT-Verlag 23

6 2 Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen Pivot-Tabelle erzeugen Öffnen Sie die Beispieldatei Kunden. Markieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb der Kundenliste. Klicken Sie im Register EINFÜGEN, Gruppe TABELLEN, auf den oberen Bereich der Schaltfläche PIVOTTABLE. Stellen Sie sicher, dass das Optionsfeld aktiviert ist, um die vorhandene Kundenliste als Basis für die Pivot-Tabelle festzulegen. Lassen Sie den im Eingabefeld eingetragenen Quelldatenbereich unverändert. Lassen Sie das Optionsfeld aktiviert, um die Pivot-Tabelle in einem neuen Tabellenblatt auszugeben. Bestätigen Sie mit OK. Datenquelle und Speicherort festlegen Feldnamen Der Pivot-Tabellen-Bereich und die PivotTable-Feldliste Im Tabellenblatt wird der Pivot-Tabellen-Bereich angezeigt. Am rechten Seitenrand wird der Aufgabenbereich PIVOTTABLE-FELDLISTE (Feldliste) eingeblendet, in dem die Spaltenüberschriften der Kundenliste als Feldnamen aufgelistet werden. Im Menüband werden die zusätzlichen Register OPTIONEN und ENTWURF angezeigt. Wenn Sie eine Zelle außerhalb des Pivot-Tabellen-Bereichs aktivieren, werden der Aufgabenbereich und die zusätzlichen Register ausgeblendet und der Text ändert sich zu KLICKEN SIE IN DIESEN BEREICH, UM DEN PIVOTTABLE-BERICHT ZU BEARBEITEN. Wird die Feldliste nicht angezeigt (obwohl sich die aktive Zelle innerhalb des Pivot- Tabellen-Bereichs befindet), aktivieren Sie im Register OPTIONEN, Gruppe EINBLENDEN/ AUSBLENDEN, die Schaltfläche FELDLISTE. 24 HERDT-Verlag

7 Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen 2 Layout der Pivot-Tabelle festlegen Über den Aufgabenbereich PIVOTTABLE-FELDLISTE legen Sie das Layout, d. h. den Aufbau der Pivot-Tabelle, fest. Zeigen Sie in der Feldliste auf den gewünschten Feldnamen und ziehen Sie die betreffende Feldschaltfläche in den jeweiligen Bereich des Aufgabenbereichs: Feld FIRMA Bereich BERICHTSFILTER Feld BUNDESLAND/ Bereich ZEILENBESCHRIFTUNGEN KANTON Feld LAND Bereich SPALTENBESCHRIFTUNGEN Feld UMSATZ 2010 Bereich WERTE Vergeben Sie für das aktive Tabellenblatt den Namen Umsatzauswertung. Die in der Pivot-Tabelle genutzten Felder werden in der Feldliste durch ein aktiviertes Kontrollfeld gekennzeichnet. Außerdem wird der jeweilige Feldname fett angezeigt. Sie können ein Feld wieder aus der Pivot-Tabelle entfernen, indem Sie es in der Feldliste aus dem entsprechenden Bereich ( - ) herausziehen. Sofern das Kontrollfeld deaktiviert ist, wird bei jeder Änderung die Pivot-Tabelle sofort aktualisiert. In einer Pivot-Tabelle lassen sich auch mehrere Felder in einem Bereich (z. B. im Bereich ZEILENBESCHRIFTUNGEN) anzeigen (vgl. Abschnitt 3.3). Felder in der Pivot-Tabelle beschriften In der Pivot-Tabelle wird für den Berichtsfilter automatisch der Feldname (hier: FIRMA) angezeigt. Demgegenüber verwendet Excel für die Bereiche der Zeilen- und Spaltenbeschriftungen standardmäßig die Einträge ZEILENBESCHRIFTUNGEN und SPALTENBESCHRIFTUNGEN. Zur besseren Übersicht sollten Sie anstelle dieser Bezeichnungen den jeweiligen Feldnamen eingeben. Aktivieren Sie die Zelle A4, geben Sie den Text Bundesland/Kanton ein und betätigen Sie die Ü-Taste. Beschriften Sie entsprechend die Zelle B3 mit dem Text Land. Wenn Sie möchten, dass in Pivot-Tabellen direkt die korrekten Bezeichnungen als Feldnamen verwendet werden, können Sie den entsprechenden Tabellen das Berichtslayout GLIEDERUNGS- bzw. TABELLENFORMAT zuweisen (vgl. Abschnitt 4.1). HERDT-Verlag 25

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