Textverarbeitung Vorschau - Textverarbeitung Arbeitsheft Windows 7 Microsoft Word 2013

Transkript

1 Arbeitsheft Windows 7 Microsoft Word 2013

2 1. Auflage, 2016 ISBN: Herausgeber und Copyright: Dienstleistungsgesellschaft für Informatik mbh (DLGI) Am Bonner Bogen Bonn Internet: info@dlgi.de DLGI Bonn LehrerSelbstVerlag Sokrates & Freunde GmbH, Koblenz Herstellung f-druck.de, Koblenz Printed in Germany Das ECDL-Logo ist ein eingetragenes Markenzeichen der ECDL-Foundation. Dieses Lernmedium vermittelt die Inhalte des ECDL-Moduls. Es eignet sich für die Vorbereitung auf die entsprechende Zertifikatsprüfung zu diesem Modul. Weder die DLGI noch die Autoren gewährleisten, dass durch die Nutzung dieses Lernmediums das Bestehen der ECDL-Prüfung garantiert ist. Die Verwendung des offiziellen ECDL-Lernmaterial-Logos auf diesem Produkt bedeutet, dass es unabhängig geprüft wurde und in einem zufriedenstellenden Maß alle Lernziele des ECDL-Syllabus zum ECDL-Modul behandelt. Alle in diesem Produkt enthaltenen Aufgaben und Übungen dienen allen der Vermittlung des Lehrstoffes und ersetzen nicht die ECDL-Zertifizierungsprüfung bei akkreditierten ECDL-Bildungspartnern. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikro film oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung der DLGI reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Sollte es uns trotz intensiver Recherchen nicht gelungen sein, alle Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch abgebildeten bzw. genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sowie tatsächlich existierenden Organisationen oder Informationen sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Abbildungen bei der DLGI oder den Autoren. Das Buch enthält Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat die DLGI keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

3 INHALTSVERZEICHNIS Vorwort... 7 Lernen mit dem Arbeitsheft starten starten Word über das Start-Menü starten Word-Dateien direkt öffnen Word über eine Verknüpfung starten Word über die Taskleiste starten Neues Dokument erstellen Dokument schließen Text und Zeichen eingeben Wichtigste Bereiche der Tastatur Zwölf wichtige Tasten Symbole und Sonderzeichen einfügen Text löschen Text löschen durch Überschreiben Text löschen mit Tasten Rückgängig / Wiederherstellen Ansichten in Word Dokumente speichern Auf dem Computer speichern Unter neuem Namen speichern Einen anderen Dateityp wählen Hilfefunktion verwenden Übungsaufgaben Einstellungen vornehmen Einstellungen Einstellungen im Bereich Optionen Menüband, Symbolleisten, Lineale Menüband anpassen Menüband ausblenden Lineal ein- bzw. ausblenden Zoom Formatierungszeichen Übersicht DLGI

4 3. Dokumente bearbeiten Textabschnitte auswählen Markieren mit der Maus Weitere Markierungsmöglichkeiten Suchen und Ersetzen Suchen Ersetzen Text innerhalb eines Dokuments kopieren bzw. verschieben Kopieren und verschieben Zwischen offenen Dokumenten wechseln und Text kopieren Text zwischen geöffneten Dokumenten kopieren bzw. verschieben Übungsaufgaben Zeichen formatieren Schriftart und Schriftgröße ändern Textbereiche formatieren Schriftart ändern Schriftgröße (Schriftgrad) festlegen Textbereiche hervorheben Fett, kursiv, unterstreichen Groß-/Kleinschreibung Mit Farben arbeiten Schriftfarbe ändern Textstellen farblich hinterlegen Weitere Zeichenformate Hochgestellt, tiefgestellt Erweiterte Schriftart- und Zeichenoptionen Formatierungen übertragen Übungsaufgaben Absätze formatieren Absätze Manuelle Zeilenwechsel einfügen Absätze ausrichten Links- und rechtsbündig, zentrieren, Blocksatz Zeilen- und Absatzabstände Zeilenabstand festlegen Absatzabstände erzeugen Einzüge verwenden Einzüge mithilfe des Lineals erzeugen Einzüge genau festlegen Tabulatoren verwenden Tabstopps setzen, verschieben und entfernen Tabstopps genau festlegen DLGI 2016

5 5.6 Aufzählungen und nummerierte Listen Aufzählungen und Nummerierungen erzeugen Weitere Aufzählungszeichen und Nummerierungen Absätze gestalten Rahmen und Schatten erzeugen Hintergrundfarbe (Schattierung) einstellen Formatvorlagen anwenden Formatvorlagen auf einzelne Textbereiche anwenden Formatvorlagen auf Absätze anwenden Übungsaufgaben Tabellen verwenden Tabellen erstellen Tabelle einfügen Daten eingeben Tabellenbereiche auswählen Zeilen und Spalten einfügen bzw. löschen Zeilen und Spalten einfügen Zeilen und Spalten löschen Tabellen anpassen Tabellengröße festlegen und Tabellen verschieben Spaltenbreite und Zeilenhöhe Tabellen gestalten Rahmenlinien verändern Zellen farblich hinterlegen Übungsaufgaben Objekte einfügen und bearbeiten Objektarten Objekte einfügen Bilder einfügen Zeichnungsobjekte (ClipArts) einfügen Formen einfügen Weitere Objekte einfügen Objekte im Text positionieren Objekte bearbeiten Objekte löschen Die Größe von Objekten ändern Objekte verschieben Objekte innerhalb eines Dokuments verschieben Objekte in ein anderes Dokument verschieben Übungsaufgaben DLGI

6 8. Layout von Dokumenten bearbeiten Seitenumbrüche einfügen Seitenumbruch einfügen Seitenumbruch löschen Layout festlegen Ausrichtung verändern Papierformate Papierformat festlegen Seitenränder festlegen Seitenränder nach eigenen Vorgaben festlegen Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeilen einfügen Kopf- und Fußzeilen bearbeiten Felder in Kopf- und Fußzeilen einfügen Seitenzahlen einfügen Bausteine für Kopf- und Fußzeilen verwenden Silbentrennung Automatische Silbentrennung Silbentrennung manuell durchführen Rechtschreibprüfung Dokumente ausdrucken Die Druckvorschau Druckeinstellungen anpassen Übungsaufgaben Seriendruck-Dokumente erstellen Vorbereitung Was ist Seriendruck? Vorbereitung des Hauptdokuments Vorbereitung der Datenquelle Seriendruckfelder einfügen Datenquelle auswählen Empfängerliste bearbeiten Seriendruckfelder einfügen Vorschau anzeigen lassen Seriendruck durchführen Etiketten drucken Übungsaufgaben DLGI 2016

7 Vorwort Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, mit dem hier vorliegenden Buch der neuen praxisorientierten Buchreihe der DLGI eignen Sie sich Kenntnisse und Fertigkeiten an, die heute an jedem Computerarbeitsplatz gefordert sind. Die Trainingsbücher der neuen ECDL-Reihe der DLGI sind gekennzeichnet durch Anschaulichkeit, Aktualität und Konzentration auf das Wesentliche. Klar gegliederte Arbeitsschritte je Thema führen die Lernenden schnell zum Erfolg und ermöglichen so nachhaltiges Lernen. Anhand von kontextorientierten Aufgaben erarbeiten sich die Lernenden die ECDL-Inhalte, stärken ihre Medienkompetenz und bereiten sich so effektiv auf die Zertifikatsprüfung vor. Im vorliegenden Buch werden alle Inhalte für die ECDL Modul-Prüfung vermittelt, auf die es vorbereitet. ECDL -Prüfungen können zu mehr als zehn Pflicht- und Wahlmodulen abgelegt werden. Ein Zertifikat wird nach vier und sieben bestandenen Modulprüfungen erteilt. Sie können sich auch einzelne bestandene Module zertifizieren lassen. ECDL -Zertifikate bescheinigen dem Absolventen, dass er die an einem PC-Arbeitsplatz eingesetzte Standardsoftware sicher beherrscht und über die dafür erforderlichen allgemeinen IT-Kenntnisse verfügt. Der ECDL als umfassende Grundqualifizierung bietet einen international in der Wirtschaft anerkannten Nachweis. Weltweit haben mehr als 12,5 Millionen Teilnehmer/-innen in 148 Ländern das ECDL -Zertifikat erhalten. In Deutschland können bei mehr als ECDL - Bildungspartnern die Prüfungen zum ECDL abgelegt werden. Eine Übersicht über die Bildungspartner und über die ECDL -Module finden Sie auf der Website der DLGI: de. Viel Freude beim Lernen und viel Erfolg für Ihre berufliche Zukunft wünscht Ihnen Ihr DLGI

8 Lernen mit dem Arbeitsheft Mit diesem Arbeitsheft zum ECDL-Modul lernen Sie die zentralen Inhalte zum Einsatz eines sprogramms am Beispiel von Microsoft Word 2013 kennen. Arbeiten Sie das Arbeitsheft Schritt für Schritt durch. Wenn Sie das Heft komplett durchgearbeitet haben, sind Sie fit für die Zertifikatsprüfung. Lernfortschritt - Lernprotokoll Uebungsdatei.docx Am Seitenrand finden Sie Checkboxen. Die Zahlen unter der jeweiligen Box verweisen auf das Lernziel im ECDL-Syllabus. Machen Sie einen Haken in die Checkbox, sobald Sie den Inhalt gelernt haben. So bereiten Sie sich effektiv auf die Zertifikatsprüfung vor. Was bedeuten die Symbole? Arbeitsschritt: Das Dreieck symbolisiert immer einen Arbeitsschritt. Führen Sie die jeweilige Anweisung aus. Achtung: Hier finden Sie einen besonders wertvollen Tipp. Checkbox ohne Eintrag: Hier finden Sie wichtige Inhalte, die nicht direkt Inhalt des ECDL-Syllabus sind, die Ihnen aber wertvolle Zusatzinformationen geben. Wissen: Lesen Sie hier ganz genau diese Symbol hilft Ihnen, zentrale Informationen wie Definitionen etc. schnell zu finden. Verweis vor: Lesen Sie zum Thema mehr im weiteren Arbeitsheft im dort angegebenen Kapitel. Verweis zurück: Lesen Sie zum Thema nochmals im Arbeitsheft im dort angegebenen Kapitel. Aufgaben: Lösen Sie die Aufgaben. Viel Spaß beim Arbeiten! Übungsdateien Alle Übungsdateien finden Sie unter dem angegebenen Namen hier: uebungsdateien. DLGI-Autorenteam Das Arbeitsheft wurde von einem erfahrenen Autorenteam aus Lehrkräften, Aus- und Fortbildnern entwickelt. 8 DLGI 2016

9 1 starten Übersicht ZZWie startet man das sprogramm? ZZWie öffnet man ein neues Dokument? ZZWie verwendet man eine vorhandene Vorlage? ZZWie kann man Text eingeben? ZZWie verwendet man die unterschiedlichen Bereiche der Tastatur? ZZWie gibt man Sonderzeichen ein? ZZWie kann man eingegebenen Text löschen? ZZWie geht man mit den Befehlen Rückgängig und Wiederherstellen um? ZZIn welchen Ansichten kann meine seine Textseite anschauen? ZZWie wird ein Dokument gespeichert? ZZWie wird ein Dokument unter einem anderen Dateityp gespeichert? ZZWie kann man die Hilfefunktion verwenden?

10 1.1 starten Das sprogramm Word 2013 ist Bestandteil des Office-Pakets von Microsoft. Zum Starten dieser Programme können Sie unterschiedliche Wege wählen. Welches der für Sie richtige ist, hängt von Ihrer Arbeitsweise ab. Am Anfang nehmen Sie den Weg über das Start-Menü Word über das Start-Menü starten XZKlicken Sie auf die -Schaltfläche und zeigen Sie mit der Maus auf Alle Programme. XZeigen Sie im Untermenü auf den Menüpunkt Microsoft Office XZKlicken Sie auf Word Word-Dateien direkt öffnen XZWord-Dateien erkennen Sie an diesem Symbol oder an der Dateiendung.docx. XZKlicken Sie auf eine bereits vorhandene Word-Datei doppelt. Danach startet Word mit dieser geöffneten Datei. Word über eine Verknüpfung starten Sie können sich den Weg über Start-Menü sparen, wenn Sie eine Verknüpfung auf Ihren Desktop legen. XZiehen Sie das Word-Symbol mit gedrückter linker Maustaste auf Ihren Desktop. Auf dem Desktop erscheint nun das Word-Symbol mit dem kleinen Verknüpfungspfeil. XZMit einem Doppelklick können Sie das Programm nun von hier aus direkt starten. Word über die Taskleiste starten XZiehen Sie die erstellte Verknüpfung mit gedrückter linker Maustaste in die Taskleiste und starten Sie durch einen Doppelklick. 10 DLGI 2016

11 starten 1.1 Neues Dokument erstellen Word bietet in der sogenannten Backstage-Ansicht verschiedene Möglichkeiten, um mit der Arbeit zu beginnen. Sie können mit einem leeren Dokument oder mit einer Vorlage beginnen oder an einer bestehenden Datei weiterarbeiten. Leeres Dokument Zuletzt verwendete Dateien yleeres Dokument: Wählen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie mit einem leeren Dokument und den Standardeinstellungen beginnen möchten. Klicken Sie auf das entsprechende Feld. yin Word gibt es eine ganze Reihe von Vorlagen. Suchen Sie eine passende heraus oder suchen Sie nach weiteren Onlinevorlagen. Geben Sie dazu einen entsprechenden Suchbegriff ein. yfalls Sie an einem bereits vorhandenen Dokument weiterarbeiten möchten, klicken Sie auf die entsprechende Datei oder suchen Sie sie über Weitere Dokumente öffnen. Dokument schließen Suchbegriff eingeben Vorlagen Sie müssen unterscheiden, ob Sie das Dokument, das Sie gerade bearbeitet haben, schließen oder das Programm beenden möchten. yschließen Sie das Dokument, indem Sie über das Menü DATEI den Unterpunkt Schließen anklicken. Wenn die letzte Version noch nicht abgespeichert ist, erfolgt eine Sicherheitsabfrage. yklicken Sie auf in der rechten oberen Ecke des Bildschirms. Wenn nur ein Dokument geöffnet ist, wird damit gleichzeitig auch Word beendet, ansonsten nur das aktuelle Dokument. Auch hier erfolgt evtl. eine Sicherheitsabfrage. ymöchten Sie Word komplett beenden, klicken Sie auf in der linken oberen Ecke des Bildschirms. Damit werden auch alle geöffneten Dokumente geschlossen. Auch hier fragt das Programm evtl. nach, ob alles gespeichert wurde DLGI

12 2 Einstellungen vornehmen Übersicht ZZWelche Grundeinstellungen kann man in Word vornehmen? ZZWelche Einstellungen sind sinnvoll? ZZWas verbirgt sich hinter Optionen? ZZWelche Einstellungen soll man beim Speichern vornehmen? ZZWie unterscheiden sich Menüband, Registerband und Symbolleisten? ZZWie kann man Lineale ein- bzw. ausblenden? ZZWie kann man die Zoom-Funktion bedienen? ZZWelche Möglichkeiten bietet die Zoom-Funktion? ZZWelche Zeichen kann man aus- bzw. einblenden? ZZWann sollten welche Zeichen sichtbar sein?

13 2.1 Einstellungen Es ist hilfreich, wenn man weiß, an welcher Stelle man wichtige Grundeinstellungen in Word vornehmen kann. Die meisten Festlegungen für den Gebrauch von Word werden in den Optionen eingestellt. Sie finden sie, wenn Sie auf das Hauptregister DATEI klicken und dann im sich öffnenden Backstage-Bereich Optionen auswählen. Einstellungen im Bereich Optionen AutoWiederherstellen: In bestimmten Zeiträumen (voreingestellt sind 10 Min.) werden alle offenen Dokumente gespeichert. Beim Neustart des Programms erscheinen sie in dem letzten abgespeicherten Stand. Geschichte des Euro.docx Durch das Auswahlmenü auf der linken Seite sind die umfangreichen Einstellungsmöglichkeiten gegliedert. Die meisten Einstellungen in diesem Bereich brauchen Sie aber nicht zu ändern, weil sie von dem Programm sinnvoll vorgegeben sind. yallgemein: Hier sollten Sie Ihren Namen (Benutzernamen) und Ihre Initialen eintragen. yspeichern: Die vorgegebenen Angaben für den Standardspeicherort für Dateien müssen nicht geändert werden. yerweitert: Hier findet man sehr viele Einstellungsmöglichkeiten für das konkrete Arbeiten mit Word. Man kann durch Anklicken bestimmte Optionen auswählen. Übungsaufgabe: Öffnen Sie die Datei Geschichte des Euro.docx und probieren Sie die beiden Einstellungen Textbegrenzungen und Zuschnittmarken aus. Was erscheint in Ihrem Dokument? 22 DLGI 2016

14 Menüband, Symbolleisten, Lineale 2.2 Begriffsklärung Menüband: Hier sind die meisten Funktionen, gegliedert in Registerkarten angeordnet. Symbolleiste für den Schnellzugriff: Sie liegt oberhalb des Menübandes und umfasst wichtigste Funktionen, die man oft benötigt. Menüband anpassen In Optionen finden Sie Gestaltungsmöglichkeiten für das Menüband und die Symbolleiste für den Schnellzugriff. ymenüband anpassen: Im linken Auswahlmenü können Sie Befehle anklicken und dann über Hinzufügen >> einem Register im Menüband zuweisen. Im rechten Teil sehen Sie alle Befehle, die im Moment in den einzelnen Registern und Gruppen enthalten sind. Mit << Entfernen können Sie ausgewählte Funktionen von dort wieder entfernen. ysymbolleiste für den Schnellzugriff: Die Anpassung erfolgt genauso wie beim Menüband. In der dargestellten Version wurde gegenüber den Standardbefehlen (Speichern, Rückgängig und Wiederholen) noch Neu hinzugefügt. Damit kann man schnell ein neues Dokument öffnen. Menüband ausblenden Unter bestimmten Voraussetzungen (z.b. bei der Arbeit an einem kleinen Bildschirm) kann es sinnvoll sein, das Menüband kurzfristig auszublenden. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten: Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Arbeitsfläche auf das markierte Symbol. Nun ergeben sich drei Möglichkeiten: Wenn Sie mit der Maus über fahren, erhalten Sie hilfreiche Informationen. DLGI

15 5 Absätze formatieren Übersicht ZZWie kann man einen Absatz erzeugen? Wie fügt man Zeilenwechsel ein? ZZWie richtet man einen Absatz aus? ZZWie kann man Zeilenabstände und Abstände zwischen den Absätzen verändern? ZZWie kann man einen Absatz links oder rechts einrücken? ZZWas ist ein Erstzeileneinzug? ZZWas sind Tabstopps? Wie kann man sie setzen und bearbeiten? ZZWie fügt man einem Absatz einen Rahmen oder Schatten zu? ZZWie weist man einem Absatz eine Hintergrundfarbe zu? ZZWie kann man Formatvorlagen auf Textbereiche oder Absätze anwenden?

16 5.1 Absätze Taste erzeugt. Dadurch erfolgt ein Zei In einem Text wird ein Absatz durch Drücken der lenumbruch und ein neuer Absatz beginnt. 2.4 Werden im Register START in der Gruppe Absatz die Absatzmarken durch Aktivieren der Schaltfläche eingeblendet, kann man das Ende von Absätzen leicht erkennen Ein manueller Zeilenwechsel wird häufig auch als weicher Absatz bezeichnet Hoftor.docx Durch Löschen einer gesetzten Absatzmarke können zwei Absätze wieder zusammengeführt werden. Hierbei wird die Formatierung des vorhergehenden Absatzes auf den folgenden Absatz übertragen. Manuelle Zeilenwechsel einfügen Absatzende Innerhalb eines Absatzes gelangt man in eine neue Zeile durch Betätigen der und der Taste. Dadurch wird ein manueller Zeilenwechsel erzeugt, man bleibt aber im selben Absatz. Werden die Formatierungszeichen am Bildschirm angezeigt, erkennt man diesen Zeilenwechsel an dem Zeichen. manueller Zeilenwechsel Ein Zeilenwechsel kann durch Löschen des Zeichens wieder entfernt werden. Übungsaufgabe Öffnen Sie die Datei Hoftor.docx. Entfernen Sie die Zeilenumbrüche im Text. Erzeugen Sie dann an geeigneten Stellen Absätze. Fügen Sie auch mindestens drei manuelle Zeilenwechsel ein. 44 DLGI 2016

17 Absätze ausrichten 5.2 Einem Absatz können verschiedene Absatzformate zugewiesen werden. Hierfür muss sich der Cursor an einer beliebigen Stelle in dem Absatz befinden, der formatiert werden soll. Häufig benötigte Formatierungen können dann im Register START in der Gruppe Absatz ausgewählt werden. Die Absatzformatierungen gelten immer für den gesamten Absatz. Sollen die Formatierungen für mehrere Absätze gelten, müssen die jeweiligen Absätze zuvor markiert werden. Links- und rechtsbündig, zentrieren, Blocksatz In einem Text können Absätze verschiedenartig ausgerichtet werden. zentriert Frankfurt, Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister, wir, die Theater-AG der Schickhardt-Realschule, haben ein neues Stück mit dem Titel Der fliegende Schwamm einstudiert. Fünfzehn Schülerinnen und Schüler haben im Laufe des letzten Schuljahres Texte geschrieben, Kostüme genäht, Bühnendekorationen hergestellt und ihre Rollen geprobt. Nun ist es endlich soweit. Die Premiere findet am XZSetzen Sie den Cursor in den Absatz, den Sie formatieren möchten. XZKlicken Sie im Register START der Gruppe Absatz auf die Schaltfläche für die gewünschte Formatierung. Freitag, 7. November 2014 um Uhr in der Aula unserer Schule statt. Hierzu möchten wir Sie ganz herzlich einladen und würden uns sehr freuen, Sie als Ehrengast begrüßen zu dürfen. Die Klasse 7b wird an diesem Abend Getränke und einen kleinen Imbiss anbieten. Mit freundlichen Grüßen Die Theater-AG linksbündig zentrieren rechtsbündig rechtsbündig linksbündig Blocksatz Blocksatz Übungsaufgabe Schreiben Sie den Brief der Theater AG zunächst ab. Weisen Sie dann den einzelnen Absätzen die entsprechenden Ausrichtungen zu. DLGI

18 5 Absätze formatieren Die Ausrichtung der Absätze kann auch mithilfe des Dialogfensters Absatz festgelegt werden Das Dialog XXKlicken Sie im Register START in der Gruppe Absatz auf die Schaltfläche fenster Absatz erscheint. Die Auswahl muss abschließend mit OK bestätigt werden. Durch einen Klick auf den Pfeil können die verschiedenen Ausrichtungen ausgewählt werden. 46 DLGI 2016

19 6 Tabellen verwenden Übersicht ZZWie kann man eine Tabelle einfügen und Daten eingeben? ZZWie kann man bestimmte Bereiche der Tabelle markieren und Inhalte löschen? ZZWie fügt man zusätzliche Spalten und Zeilen ein? ZZWie kann man Tabellenbereiche löschen? ZZWie kann man die Größe einer Tabelle verändern und sie im Dokument verschieben? ZZWelche Möglichkeiten gibt es, die Spaltenbreite und Zeilenhöhe zu verändern? ZZWie kann man Rahmenlinien verändern und gestalten? ZZWie kann man Zellen durch eine Schattierung hervorheben?

20 6.1 Tabellen erstellen Umfangreiche Daten und Informationen können in einer Tabelle übersichtlich und strukturiert dargestellt werden. Eine Tabelle ist durch Zeilen und Spalten in einzelne Zellen aufgeteilt. Zeile Tabelle einfügen XXKlicken Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe Tabellen auf die Schaltfläche Tabelle. XXWählen Sie die gewünschte Anzahl an Spalten und Zeilen (hier 4x6) aus. Ziehen Sie hierfür die Maus bis zur entsprechenden Stelle. XXMit einem Linksklick wird die Tabelle eingefügt. Durch einen Klick auf kann im erscheinenden Dialogfenster die Spalten- und Zeilenanzahl für beliebig große Tabellen festgelegt werden. Daten eingeben Spalte XXKlicken Sie mit der Maus in die Zelle, in die Sie etwas eintragen möchten. Sie können den Cursor auch mit den Pfeiltasten der Tastatur in andere Zellen bewegen. XXGeben Sie Ihren Text in die ausgewählte Zelle ein. Am Ende der Zelle erfolgt automatisch ein Zeilenumbruch. Der Text kann in der Zelle in gewohnter Form bearbeitet werden. Zelle Übungsaufgabe Erstellen Sie eine leere Tabelle mit vier Spalten und sechs Zeilen. Geben Sie dann die Daten oben zur Fläche und Bevölkerung einzelner Bundesländer ein. 60 DLGI 2016

21 7 Objekte einfügen und bearbeiten Übersicht ZZWelche Arten von Objekten gibt es? ZZWie fügt man Objekte in einen Text ein? ZZWie kann man ein Objekt auswählen? ZZWie kann man ein Objekt wieder löschen? ZZWie kann man ein Objekt in der Größe verändern? ZZWie kann man weitere Eigenschaften eines Objekts bearbeiten? ZZWie kann man ein Objekt innerhalb eines Dokuments verschieben? ZZWie kann man ein Objekt in ein anderes Dokument verschieben?

22 7.1 Objektarten In Word finden sich mehrere Möglichkeiten, wie ein Dokument durch das Einfügen von Objekten attraktiver gestaltet werden kann. Im Register EINFÜGEN stehen in der Gruppe Illustrationen sechs verschiedene Objektarten zur Verfügung: 68 DLGI 2016

23 8 Layout von Dokumenten bearbeiten Übersicht ZZWas sind Seitenumbrüche und wie fügt man sie ein? ZZWie kann man Seiten im Hoch- bzw. im Querformat ausrichten? ZZWie kann man ein Dokument in einer anderen Größe als DIN A4 festlegen? ZZWie stellt man Seitenränder ein? ZZWie kann man Kopf- und Fußzeilen einfügen und bearbeiten? ZZWie kann man Seiten automatisch nummerieren? ZZWelche Möglichkeiten der Silbentrennung gibt es? ZZWie kann man das Dokument in der Seitenansicht ansehen? ZZWelche Auswahlmöglichkeiten gibt es beim Drucken eines Dokuments? ZZWie führt man eine Rechtschreibprüfung durch?

24 8.1 Seitenumbrüche einfügen Seitenumbrüche benötigt man, um auf einer neuen Seite weiterzuschreiben. Normalerweise sollte man es dem sprogramm überlassen, wo der Umbruch auf eine neue Seite stattfindet. In manchen Fällen möchte man jedoch ganz bewusst eine Seite an einer bestimmten Stelle abschließen. Dann geht man so vor: Seitenumbruch einfügen Suedpol.docx Mit + erzeugen sie sehr rasch einen Seitenumbruch XZSetzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Umbruch eingefügt werden soll. XZKlicken Sie im Register EINFÜGEN auf die Schaltfläche Seitenumbruch. oder XZKlicken Sie im Register SEITENLAYOUT auf die Schaltfläche Umbrüche und wählen Sie den gewünschten Umbruch aus. Neue Seite einfügen Erzeugen Sie immer eine neue Seite, indem Sie einen Seitenumbruch erzeugen. Wenn Sie dagegen Leerzeilen einfügen, um auf eine neue Seite zu kommen, kann sich der scheinbare Umbruch verschieben, sobald Sie den Text verändern. Seitenumbruch löschen XZMarkieren Sie den Seitenumbruch, den Sie entfernen möchten. Beispiel: XZDrücken Sie auf die -Taste. Übungsaufgabe Öffnen Sie die Datei Suedpol.docx und fügen Sie vor jeder Zwischenüberschrift einen manuellen Seitenumbruch ein. Musterlösung der Übungsaufgabe So werden die ersten drei Seiten aussehen: Seitenumbruch 76 DLGI 2016

25 Layout festlegen 8.2 Manche Texte oder Tabellen lassen sich besser in der Ausrichtung Querformat darstellen, andere sind besser im Längsformat lesbar. Längsformat Ausrichtung verändern Vorbereitung: Querformat Wenn nur ein bestimmter Textbereich im gewünschten Layout dargestellt werden soll (Beispiel: Überschrift einspaltig, Text zweispaltig), dann sollte ein fortlaufender Abschnittsumbruch eingefügt werden. XZFühren Sie den Cursor in den Abschnitt, der verändert werden soll. XZKlicken Sie im Register SEITENLAYOUT auf die Schaltfläche Ausrichtung. XZWählen Sie das gewünschte Format DLGI

26 9 Seriendruck- Dokumente erstellen Übersicht ZZWas bedeutet Seriendruck? ZZWas ist ein Hauptdokument, was eine Datenquelle? ZZWie verbindet man ein Hauptdokument mit einer Datenquelle? ZZWie fügt man Seriendruckfelder in ein Hauptdokument ein? ZZWie kann man sich ein Seriendruckdokument in der Vorschau ansehen? ZZWie kann man Seriendruckdokumente ausdrucken? ZZWie kann man Etiketten erstellen und ausdrucken?

27 9.1 Vorbereitung Was ist Seriendruck? Die Seriendruckfunktion verwendet man beispielsweise dann, wenn der wesentliche Inhalt eines Briefes für mehrere Personen gleich sein soll, einige Daten darin jedoch von Person zu Person voneinander abweichen. Auf diese Weise kann jeder in diesem Brief persönlich mit seinem Namen angesprochen werden. Der Text dieses Briefes wird in einem Hauptdokument in Word angelegt. Die Daten (Vorname, Name, Adresse usw.), die später für die Platzhalter eingefügt werden, werden in einer sogenannten Datenquelle zusammengestellt. Das kann z. B. mit einer Excel-Tabelle umgesetzt werden. Sobald man Hauptdokument und Datenquelle miteinander verbindet, werden die Daten in die entsprechenden Platzhalter eingefügt und man erhält zu jedem Datensatz einen eigenen Brief. 90 DLGI 2016

28 Vorbereitung 9.1 Im ersten Schritt müssen Sie ein Hauptdokument und eine Datenquelle vorbereiten. Vorbereitung des Hauptdokuments XXÖffnen Sie ein neues Word-Dokument. XXSchreiben Sie den Text in Ihr Dokument. Planen Sie die Textstellen ein, in die ein Platzhalter eingefügt werden soll. Adresse Anrede Weitere Platzhalter XXSpeichern Sie die Datei unter einem sinnvollen Namen ab. Vorbereitung der Datenquelle XXErstellen Sie eine neue Excel-Tabelle oder öffnen Sie eine bereits vorhandene Tabelle, um sie zu bearbeiten. XXGeben Sie die Namen der Platzhalter jeweils als Überschrift in die erste Zeile ihrer Tabelle ein. XXFüllen Sie die Tabelle mit Daten XXSpeichern Sie die Datei unter einem sinnvollen Namen ab und schließen Sie sie. DLGI

29 Etiketten drucken 9.4 Adressetiketten druckt man in der Regel auf vorgestanzte Klebefolien und klebt sie dann auf Briefumschläge. So geht man vor, um Etiketten zu drucken: XXÖffnen Sie ein neues Word-Dokument. XXKlicken Sie im Register SENDUNGEN auf Seriendruck starten und wählen Sie den Eintrag Etiketten. XXWählen Sie den Etikettenlieferanten und die Etikettennummer. Word erzeugt eine leere Tabelle mit der gewählten Rasterung. XXLassen Sie sich alle Zeichen anzeigen. Falls die Tabellenlinien nicht angezeigt werden, dann wählen Sie im Register LAYOUT die Schaltfläche Gitternetzlinien anzeigen. XXWähle Sie eine Datenquelle für die Etiketten aus. XXKlicken Sie in die zweite Zeile des ersten Tabellenfeldes und fügen Sie dort die gewünschten Seriendruckfelder ein. XXFormatieren Sie die Seriendruckfelder und klicken Sie im Register SENDUNGEN auf. XXLassen Sie sich die Ergebnisse in der Vorschau anzeigen. XXDrucken Sie die Etiketten aus DLGI

30 9 Seriendruck-Dokumente erstellen Übungsaufgaben Rechnung_Zeitschrift.docx Zeitschriftenabo.xlsx ECDL-Rechnung.docx ECDL.xlsx 1 Die Initiative Pferd und Kind möchte die Rechnungen für das Jahresabonnement ihrer Zeitschrift an alle Kunden als persönlichen Brief verschicken und nutzt dazu die Seriendruckfunktion. a Öffnen Sie als Hauptdokument die Datei Rechnung_Zeitschrift.docx und wählen Sie die Datei Zeitschriftenabo.xlsx als Datenquelle aus. b Formatieren Sie das Hauptdokument nach eigenen Vorstellungen. c Bearbeiten Sie die Empfängerliste, sodass Frau Blut keine Rechnung erhält. d Fügen Sie die Seriendruckfelder in das Hauptdokument ein. Beachten Sie, dass einige Felder an mehreren Stellen eingegeben werden müssen. e Lassen Sie sich die Vorschau anzeigen und blättern Sie die einzelnen Empfänger durch. f Drucken Sie das Seriendruckdokument in eine neue Datei. g Überprüfen Sie diese Datei und speichern Sie sie unter einem neuen Namen ab. 2 Der Förderverein der Kepler-Schule übernimmt die Finanzverwaltung für den Computerführerschein an der Schule. Dazu hat man die Adressdaten der teilnehmenden Schüler und den Namen eines elterlichen Ansprechpartners gesammelt. a Öffnen Sie als Hauptdokument die Datei ECDL-Rechnung.docx und verbinden Sie sie mit der Datenquelle ECDL.xlsx. b Formatieren Sie das Hauptdokument nach eigenen Vorstellungen. c Bearbeiten Sie die Empfängerliste, sodass zunächst nur alle Teilnehmer eine Rechnung erhalten, die einen Betrag von 15 zu bezahlen haben. d Fügen Sie alle Seriendruckfelder in das Hauptdokument ein. Beachten Sie, dass einige Felder an mehreren Stellen eingegeben werden müssen. e Lassen Sie sich die Vorschau anzeigen und blättern die einzelnen Empfänger durch. f Drucken Sie das Seriendruckdokument in eine neue Datei. g Überprüfen Sie diese Datei und speichern Sie sie unter einem neuen Namen ab. h Wiederholen Sie den Vorgang für alle Teilnehmer mit einem Rechnungsbetrag über Erstellen Sie eine neue Excel-Datei, in der Sie sechs Datensätze jeweils mit Name, Vorname, Straße und Haus-Nr., Postleitzahl und Wohnort erzeugen. Die Daten dürfen frei erfunden sein. a Erstellen Sie Adressetiketten mit diesen Datensätzen. b Drucken Sie sie aus und speichern Sie sie ab. Abbildungsnachweis: Alle verwendeten Abbildungen liegen, sofern nicht anders ausgewiesen, beim DLGI-Autorenteam. 96 DLGI 2016