Microsoft Access 2010 Formulare automatisiert entwerfen

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1 Microsoft Access 2010 Formulare automatisiert entwerfen

2 Formulare... bieten eine grafische Benutzeroberfläche zur Anzeige und / oder Bearbeitung von Daten. sind elektronische Masken zum Sammeln und Anzeigen von Informationen zu einem bestimmten Thema. sind eine Schnittstelle zwischen dem Benutzer und der Anwendung. Access Einführung, Seite 2

3 Vorteile Gut gemachte Formulare können vom Benutzer intuitiv genutzt werden. Fehler bei der Eingabe von Daten können durch Vorgaben oder einer Validierung verhindert werden. Daten können aus vorhandenen Informationen berechnet und dem Benutzer zur Verfügung gestellt werden. Access Einführung, Seite 3

4 in Access Gebundene Formulare sind an eine Datenquelle (Tabelle / Abfrage) gebunden. Anzeige, Eingabe und Bearbeitung von Daten aus einer Tabellen oder Abfrage. Ungebundene Formulare, die zum Betrieb der Anwendung nötig sind. Zum Beispiel ein Formular mit Schaltflächen. Jede Schaltfläche verzweigt zu einem bestimmten Arbeitsablauf. Dialogfelder, um mit den Nutzer zu kommunizieren. Access Einführung, Seite 4

5 Gebundene Formulare kapseln die Daten einer Tabelle. bieten eine gesteuerte Möglichkeit zur Veränderung und Neueingabe von Daten. können nach Daten suchen und Details anzeigen. Access Einführung, Seite 5

6 Ungebundene Formulare sind Dialogfelder zur Kommunikation mit dem Nutzer. kann ein Startformular zur Erläuterung der Datenbank sein. zeigen keine Daten aus Tabellen an. Access Einführung, Seite 6

7 Gestaltung von Formularen In welchen Formular befinde ich mich als Benutzer? Auf welchen Weg kam ich zu dem Formular? Was kann ich in diesem Formular tun? Welche Aufgabe hat das Formular? Wie kann ich als Nutzer in dem Formular navigieren? Nur mit der Maus oder auch mit der Tastatur? Access Einführung, Seite 7

8 Hinweise zum Design Das Corporate Design des Auftragsgebers ist eine heilige Kuh. Vorhandene Papierformulare können als Vorlage dienen. Formulare bilden Arbeitsabläufe ab. Für jeden Schritt in einem Arbeitsablauf wird ein Formular erzeugt. In einem Formular werden so wenig Informationen wie möglich und soviel wie nötig dargestellt. Access Einführung, Seite 8

9 Hinweise zur Ausrichtung und Navigation Pflichtfelder sollten in Abhängigkeit der Leserichtung des Nutzers angebracht werden. D.h. bei einer Leserichtung von links nach rechts und von oben nach unten werden die Pflichtfelder links oben angeordnet. Eingabefelder sollten bündig angeordnet werden. Zahlen sollten linksbündig ausgerichtet werden Elemente, die eine Gruppe bilden, werden mit einem Rahmen etc. zusammengefasst. Access Einführung, Seite 9

10 automatisiert erstellen Im Navigationsbereich wird eine Tabelle oder Abfrage als Datenquelle für das Formular markiert. Das Menüband Erstellen ist aktiv. Mausklick auf den Befehl Formular im Bereich Formulare. Access Einführung, Seite 10

11 Automatisiert erstelltes Formular Access Einführung, Seite 11

12 Aufbau Die Kopfzeile zeigt den Namen der Datenquelle an. Ein Logo wird links von der Titelzeile angezeigt. Der Detailbereich wird unterhalb der Kopfzeile angezeigt. In diesem Bereich werden in der Layoutansicht Beispiel- Datensätze angezeigt, um das Design des Formulars zu zeigen. Access Einführung, Seite 12

13 werden im Registerkartenformat angezeigt Auf dem Reiter der Registerkarte wird der Name des Objekts angezeigt. Durch einen Mausklick auf den Reiter wird das dazugehörige Objekt aktiviert. Das momentan aktive Objekt ist orange gekennzeichnet. Durch einen Mausklick auf das schwarze Kreuz am rechten Rand wird die dazugehörige Registerkarte und damit das Formular geschlossen. Access Einführung, Seite 13

14 bieten Navigationselemente an Der Datensatzmarkierer wird am linken Rand des Detailbereichs eingeblendet. Mit Hilfe des schwarzen Pfeils nach rechts wird der aktuelle Datensatz markiert. Die Navigationsschaltflächen werden am unteren Rand des Formulars angezeigt. In dem Textfeld wird die Nummer des angezeigten Datensatzes sowie die Gesamtanzahl der Datensätze angezeigt. Mit Hilfe der Schaltflächen kann zwischen den verschiedenen Datensätzen wie bei Tabellen navigiert werden. Access Einführung, Seite 14

15 nutzen Steuerelemente In der Kopfzeile wird ein Bildsteuerelement zur Anzeige des Logos sowie ein Bezeichnungsfeld für den Titel genutzt. In dem Detailbereich werden Textfelder genutzt, um die Daten aus der Quelle des Formulars anzuzeigen. In den Bezeichnungsfeldern links von den Textfeldern wird eine Erläuterung zu dem Inhalt angezeigt. Access Einführung, Seite 15

16 werden in der Layoutansicht geöffnet Anordnung der Steuerelemente in einem Raster. Farbgestaltung mit Hilfe von vordefinierten Designs. Steuerelemente hinzufügen und deren Größe ändern. Sicht des Designers auf ein Formular. Access Einführung, Seite 16

17 Menüband Formularlayouttools Registerkarte Entwurf: Steuerelemente hinzufügen. Vorgefertigtes Design ändern. Registerkarte Anordnen. In Abhängigkeit des gewählten Layouts werden Steuerelemente positioniert. Registerkarte Format. Formatierung der Daten. Access Einführung, Seite 17

18 Wechsel zwischen den Ansichten Das Menüband Start ist aktiv. Klicken auf den Pfeil nach unten unterhalb des Befehls Ansicht in der Gruppe Ansichten. In dem Menü kann... die Entwurfsansicht ausgewählt werden, um die Struktur des Formulars anzupassen. die Layoutansicht ausgewählt werden, um das Design des Formulars anzupassen. die Formularansicht ausgewählt werden. Daten aus der Quelle werden angezeigt und können bearbeitet werden. Access Einführung, Seite 18

19 Formulare speichern Die Tastenkombination <STRG>+<S> speichert das Formular. Falls das Formular neu erstellt wurde, wird ein Dialogfeld zur Eingabe einer Bezeichnung geöffnet. Folgende Befehle auf dem Menüband Datei können zur Speicherung von Objekten genutzt werden: Objekt speichern als speichert ein neu erstelltes Objekt. Speichern speichert Änderungen an dem aktuellen Objekt. Access Einführung, Seite 19

20 Design eines Formulars... beschreibt die genutzten Farben und Schriften. bezieht sich standardmäßig auf die Farben und die Schriftart in der Kopfzeile sowie das Aussehen von Bezeichnungs- und Textfeldern. ist standardmäßig das Office-Design. Access Einführung, Seite 20

21 ändern Das Formular ist in der Layoutansicht geöffnet. Das Menüband Formularlayouttools Entwurf ist aktiv. Klick auf den Befehl Design in der Gruppe Designs. Access Einführung, Seite 21

22 Design-Galerie Access Einführung, Seite 22

23 Aufbau Der Bereich In dieser Datenbank zeigt alle, in der aktuell geöffneten Datenbank, genutzten Designs an. Der Bereich Integriert enthält alle im Ordner AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes enthaltenen Designs. Das, in der Datenbank genutzte Design, wird farbig hinterlegt. Access Einführung, Seite 23

24 Design ändern Sobald der Mauszeiger über eines der Designs in der Galerie schwebt, wird das Design auf das aktuelle Formular in einer Vorschau angewandt. Durch einen Mausklick auf eines der Designs wird dieses für das aktuelle Formular sowie alle Formulare und Berichte in der aktuell geöffneten Datenbank übernommen. Access Einführung, Seite 24

25 Design nur für das aktive Formular ändern Der Mauszeiger liegt über eines der Designs. Klick mit der rechten Maustaste. Im Kontextmenü wird der Befehl Design nur auf dieses Objekt anwenden ausgewählt. Access Einführung, Seite 25

26 Design für eine Gruppe von Objekten ändern Der Mauszeiger liegt über eines der Designs. Klick mit der rechten Maustaste. Im Kontextmenü wird der Befehl Design auf alle übereinstimmende Objekte anwenden ausgewählt. Das Design wird auf das aktuell geöffnete Formular angewendet. Alle nachfolgenden neu erstellten Objekte vom Typ Formular nutzen das gewählte Design. Access Einführung, Seite 26

27 Designfarbe einstellen Die Registerkarte Formularlayouttools Entwurf ist aktiv. Klick auf den Befehl Farben in der Gruppe Designs. Mit einem Mausklick wird eine Farbgruppe ausgewählt. Der Befehl Neue Designfarben erstellen öffnet ein Dialogfeld zur Auswahl von Text- und Hintergrundfarben. Access Einführung, Seite 27

28 Designfarbe ändern Access Einführung, Seite 28

29 Design-Schrift auswählen Die Registerkarte Formularlayouttools Entwurf ist aktiv. Klick auf den Befehl Schriftarten in der Gruppe Designs. Mit einem Mausklick wird eine Schriftart ausgewählt. Der Befehl Neue Designschriftarten erstellen öffnet ein Dialogfeld zur Auswahl. Access Einführung, Seite 29

30 Neue Design-Schrift Access Einführung, Seite 30

31 Benutzerdefiniertes Design speichern Das Formular ist in der Layoutansicht geöffnet. Das Menüband Formularlayouttools Entwurf ist aktiv. Klick auf den Befehl Design in der Gruppe Designs. Mit Hilfe des Befehls Aktuelles Design speichern wird ein Speichern-Dialog geöffnet. Das Design wird in einer neuen Datei mit der Endung.thmx gespeichert. Access Einführung, Seite 31

32 Layout... verwendet ein Raster zur Anordnung von Steuerelementen im Formular. ist standardmäßig eine gestapelte Anordnung aller Attribute eines Objekts. wird nicht in den Kopf- oder Fußzeilen eines Formulars verwendet. können für Desktop-Datenbanken entfernt werden. Access Einführung, Seite 32

33 auswählen Das Formular ist in der Layoutansicht geöffnet. Das Menüband Formularlayouttools Anordnen ist aktiv. In der Gruppe Tabelle kann das Layout Gestapelt oder Tabelle gewählt werden. Das Layout wird auf alle markierten Steuerelemente angewendet. Access Einführung, Seite 33

34 Layout Gestapelt Standard-Layout. Die Attribute eines Objekts werden als Stapel dargestellt. Links von den Textfeldern wird ein Beschriftungsfeld angezeigt. Access Einführung, Seite 34

35 Layout Tabelle In der Kopfzeile werden die Spaltenüberschriften in Beschriftungsfeldern angezeigt. Für jedes Attribut des dargestellten Objekts wird eine Spalte angelegt. In dem Detailbereich werden die Attributwerte in Textfeldern angezeigt. Access Einführung, Seite 35

36 Hinweise Layout-Änderungen beziehen sich immer auf die markierten Steuerelemente. Ein Layout wird durch die gestrichelte Linie begrenzt. Die Layouts können in einem Formular gemischt werden. Access Einführung, Seite 36

37 Alle Elemente in einem Layout markieren Klick auf ein Element in einem Layout-Bereich. Die gestrichelte Linie zur Begrenzung des Layouts wird angezeigt. Klick auf die Windrose in der linken, oberen Ecke. Alle Elemente in einem Layout-Bereich sind markiert. Access Einführung, Seite 37

38 Layout-Bereich verschieben Klick auf ein Element in einem Layout-Bereich. Die gestrichelte Linie zur Begrenzung des Layouts wird angezeigt. Der Mauszeiger liegt über der Windrose. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird der Layout- Bereich verschoben. Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird der Bereich an der neuen Position eingefügt. Access Einführung, Seite 38

39 Zeilen hinzufügen Klick auf ein Steuerelement. Das Menüband Formularlayouttools Anordnen ist aktiv. Klick auf den Befehl Darüber einfügen oder Darunter einfügen in der Gruppe Zeilen und Spalten. Access Einführung, Seite 39

40 Spalten hinzufügen Klick auf ein Steuerelement. Das Menüband Formularlayouttools Anordnen ist aktiv. Klick auf den Befehl Rechts einfügen oder Links einfügen in der Gruppe Zeilen und Spalten. Access Einführung, Seite 40

41 Zellen teilen Klick in eine leere Zelle. Das Menüband Formularlayouttools Anordnen ist aktiv. Klick auf den Befehl Vertikal teilen oder Horizontal teilen in der Gruppe Zusammenführen / Teilen. Access Einführung, Seite 41

42 Zellen verbinden Klick in eine leere Zelle. Klick in die zweite leere Zelle bei gleichzeitig gedrückt gehaltener <STRG>-Taste. Das Menüband Formularlayouttools Anordnen ist aktiv. Klick auf den Befehl Zusammenführen in der Gruppe Zusammenführen / Teilen. Access Einführung, Seite 42

43 Zeilen entfernen Klick auf ein Steuerelement in der Zeile, die gelöscht werden soll. Formularlayouttools Anordnen Zeile auswählen. Rechter Mausklick. Zeile löschen im Kontextmenü. Access Einführung, Seite 43

44 Spalten entfernen Klick auf ein Steuerelement in der Spalte, die gelöscht werden soll. Formularlayouttools Anordnen Spalte auswählen. Rechter Mausklick. Spalte löschen im Kontextmenü. Access Einführung, Seite 44

45 Layout-Bereich entfernen Klick auf ein Element in einem Layout-Bereich. Die gestrichelte Linie zur Begrenzung des Layouts wird angezeigt. Klick auf die Windrose in der linken, oberen Ecke. Alle Elemente in einem Layout-Bereich sind markiert. Rechter Mausklick innerhalb des Layout-Bereichs. Layout Layout entfernen im Kontextmenü. Das Layout wird nur für die markierten Steuerelemente entfernt. Anschließend müssen häufig die Steuerelemente per Hand positioniert werden. Access Einführung, Seite 45

46 Steuerelemente zeigen Informationen innerhalb eines Formulars an. sind Platzhalter für die Eingabe, Anzeige und Auswahl von Daten. starten Aktionen. gestalten ein Formular. Access Einführung, Seite 46

47 Gebundene Steuerelemente... beziehen sich auf ein Feld in der Datenquelle des Formulars. zeigen Daten aus einer Tabelle oder Abfrage an. sind zum Beispiel Textfelder, die an einem Feld gebunden sind. Access Einführung, Seite 47

48 Ungebundene Steuerelemente... sind zum Beispiel Bezeichnungsfelder, die die Aufgabe eines Formulars oder Textfeldes erklären. sind Gestaltungselemente in einem Formular. sind Schaltflächen, die eine Aktion starten. Access Einführung, Seite 48

49 Ein Steuerelement markieren Der Mauszeiger schwebt über ein Steuerelement. Mausklick in das Steuerelement. Das markierte Steuerelement wird farbig gekennzeichnet. Access Einführung, Seite 49

50 Steuerelemente zeilenweise markieren Der Mauszeiger schwebt über ein Steuerelement. Rechter Mausklick in das Steuerelement. Befehl Gesamte Zeile auswählen im Kontextmenü. Oder: Formularlayouttools Anordnen Zeile auswählen. Access Einführung, Seite 50

51 Steuerelemente spaltenweise markieren Der Mauszeiger schwebt über ein Steuerelement. Rechter Mausklick in das Steuerelement. Befehl Gesamte Spalte auswählen im Kontextmenü. Oder: Formularlayouttools Anordnen Spalte auswählen. Access Einführung, Seite 51

52 Gruppe von Steuerelementen Klick mit der Maus auf das erste Element. Mausklick bei gedrückt gehaltener Hochstelltaste auf das letzte Element. Alle dazwischen liegenden Elemente werden automatisch markiert. Oder: Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird ein Rahmen um die zu markierenden Steuerelemente gezogen. Sobald die Maustaste losgelassen wird, werden alle Steuerelemente innerhalb des Rahmens farbig markiert. Access Einführung, Seite 52

53 Mehrere Steuerelemente markieren Klick mit der Maus auf das erste Element. Mausklick bei gedrückt gehaltener <STRG>-Taste auf das nächste zu markierende Steuerelement. Access Einführung, Seite 53

54 positionieren Der Mauszeiger schwebt über die zu verschiebenden Steuerelemente. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste werden die markierten Steuerelemente verschoben. Sobald die Maustaste losgelassen wird, werden die Steuerelemente an der neuen Position eingefügt. Die Anordnung in einer Gruppe von Steuerelementen wird nicht verändert. Access Einführung, Seite 54

55 Größe ändern Ein Steuerelement ist farbig markiert. Der Mauszeiger schwebt über dem Rahmen. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste kann der Rahmen entsprechend der Pfeilrichtung des Mauszeigers gezogen werden. Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird die Größe angepasst. Access Einführung, Seite 55

56 Größenänderungen in einem Layout an der Höhe: Alle Elemente in der gleichen Zeile werden an die neue Höhe automatisch angepasst. Breite: Alle Elemente in der gleichen Spalte werden an die neue Breite automatisch angepasst. Access Einführung, Seite 56

57 .. löschen Die zu löschenden Steuerelemente sind markiert. <ENTF> entfernt die Steuerelemente ohne Rückfrage. Die Löschung kann rückgängig gemacht werden. Access Einführung, Seite 57

58 Bezeichnungsfelder... sind immer ungebundene Steuerelemente. zeigen Informationen für den Benutzer an. beziehen sich häufig auf ein Textfeld. Falls das assoziierte Textfeld mit einem Feld verbunden ist, wird der Feldname angezeigt. Falls die Feldeigenschaft Beschriftung in der Entwurfsansicht einer Tabelle gesetzt ist, wird dieser angezeigt. Access Einführung, Seite 58

59 Angezeigten Text ändern Doppelklick in ein Bezeichnungsfeld. Die Einfügemarke wird angezeigt. An der Position der Einfügemarke kann Text mit Hilfe der Tastatur eingefügt werden. Der angezeigte Text kann mit der Maus markiert und überschrieben werden. Mit Hilfe der <RETURN>-Taste wird die Eingabe beendet. Access Einführung, Seite 59

60 Hinweise zum Inhalt Beschriftungen sollten aus der realen Welt des Nutzers kommen. Gleiche Bezeichnungen für den gleichen Inhalt. Zum Beispiel werden Telefonnummern von Lieferanten sowohl als auch Kunden erfasst. In beiden Formularen bekommt das Textfeld die Beschriftung Telefonnr.. Titelzeilen sollten so kurz wie möglich die Aufgabe des Formulars beschreiben. Der Text sollte mir einem Großbuchstaben beginnen. Access Einführung, Seite 60

61 Hinweise zum Gestaltung Die Positionierung (linksbündig, rechtsbündig, oben) in einem Formular ist einheitlich. Der Inhalt wird nicht fett formatiert. Die Hintergrundfarbe des Bezeichnungsfeldes entspricht der Hintergrundfarbe des Formulars. Unterlängen wie zum Beispiel des Buchstabens g werden nicht abgeschnitten. Access Einführung, Seite 61

62 Textfelder... sind Eingabefelder für Texte, Zahlen und Datums- sowie Zeitwerte. können berechnete Werte anzeigen. können formatiert werden. haben eine Beschriftung, die die Eingabe erläutert. Access Einführung, Seite 62

63 Bild-Steuerelemente... zeigen grafische Elemente an. zeigen Bilder zum Beispiel in dem Format.jpeg,.bmp,.gif oder.tif an. Access Einführung, Seite 63

64 Ansicht des Formulars wechseln Das Menüband Start ist aktiv. Klicken auf den Pfeil nach unten unterhalb des Befehls Ansicht in der Gruppe Ansichten. In dem Menü kann... die Entwurfsansicht ausgewählt werden, um die Struktur des Formulars anzupassen. die Layoutansicht ausgewählt werden, um das Design des Formulars anzupassen. die Formularansicht ausgewählt werden. Daten aus der Quelle werden angezeigt und können bearbeitet werden. Access Einführung, Seite 64

65 Formularansicht Standardmäßig wird ein Datensatz in einem Formular angezeigt. Die Daten werden angezeigt und können bearbeitet werden. Neue Datensätze können hinzugefügt werden. Access Einführung, Seite 65

66 Formular in der Formularansicht Access Einführung, Seite 66

67 Navigationsschaltflächen nutzen Welcher Datensatz von wie vielen wird angezeigt? Mit Hilfe der Pfeil-Schaltflächen zwischen den Datensätzen blättern. Einen neuen Datensatz anlegen. Suche nach einem bestimmten Datensatz. Access Einführung, Seite 67

68 Schaltflächen zur Navigation nutzen aktueller Datensatz Access Einführung, Seite 68

69 Datensatzmarkierer... wird standardmäßig am linken Rand des Formulars angezeigt. ist ein grauer Balken am linken Rand. Die Länge des Balkens bezieht sich auf die Länge des gesamten Datensatzes in der Formularansicht. blendet... einen schwarzen Pfeil zur Kennzeichnung des aktiven Datensatzes ein. einen Stift zur Kennzeichnung des momentan bearbeiteten Datensatzes ein. Access Einführung, Seite 69

70 Kennzeichnung im Datensatzmarkierer Eine schwarzer Pfeil zeigt mit seiner Spitze auf den aktiven Datensatz. Ein Stift kennzeichnet einen Datensatz, der bearbeitet wird, aber noch nicht in der Quelle gespeichert ist. Access Einführung, Seite 70

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