E-Procurement bei Hora

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1 EXCELLENCE IS OUR STANDARD Herzlich willkommen E-Procurement bei Hora Neue Wege für die strategische Beschaffung HORA - Holter Regelarmaturen GmbH & Co. KG Kivanc Karakoc

2 Herzlich willkommen Kivanc Karakoc Strategischer Einkäufer Stahl-, Schmiede- und Tiefziehteile HORA Holter Regelarmaturen GmbH & Co. KG seit 1967 Spezialist für Konstruktion und Herstellung sowie Vertrieb und Betreuung von Regelventilen, Armaturen und Antrieben.

3 Aktionsplan o Ermittlung des C-Teile Bedarfs o Aufnahme des IST-Prozesses inkl. Kosten o Beschaffungsmarktanalyse o Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten o Erstellen eines Lasten- / Pflichtenhefts

4 Aktionsplan Ermittlung des C-Teile Bedarfs o Aufnahme des IST-Prozesses inkl. Kosten o Beschaffungsmarktanalyse o Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten o Erstellen eines Lasten- / Pflichtenhefts

5 Aktionsplan Ermittlung des C-Teile Bedarfs Aufnahme des IST-Prozesses inkl. Kosten o Beschaffungsmarktanalyse o Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten o Erstellen eines Lasten- / Pflichtenhefts

6 Aktionsplan Ermittlung des C-Teile Bedarfs Aufnahme des IST-Prozesses inkl. Kosten o Beschaffungsmarktanalyse o Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten o Erstellen eines Lasten- / Pflichtenhefts

7 Beschaffungsmarktanalyse o o o o o BME E-Lösungstage BME Forum strategische C-Teile Beschaffung Business Breakfast Mercateo Praxis Webinar Mercateo Austausch mit Referenzkunden

8 Aktionsplan Ermittlung des C-Teile Bedarfs Aufnahme des IST-Prozesses inkl. Kosten Beschaffungsmarktanalyse o Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten o Erstellen eines Lasten- / Pflichtenhefts

9 Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten o Überflüssig machen o Prozesse automatisieren & digitalisieren o Anzahl der en reduzieren o Klare Strukturen schaffen o Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen o Internes Marketing o IT & Buchhaltung einbinden

10 Überflüssig machen Bedarfsanfrage Zahlungsausgang Freigabe? Rechnung prüfen enauswahl Wareneingang buchen Angebotsprüfung Ablage Plausibilitätsprüfung der Angebote Auftragsbestätigung prüfen Bestellung elektronisch Lieferstammdaten prüfen, ggf. anlegen

11 Soll-Prozess Artikelsuche Zahlungsausgang Freigabe ab definierter Wertgrenze über digitalen Workflow Rechnung prüfen Bestellung elektronisch Ablage elektronisch

12 Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten Überflüssig machen Prozesse automatisieren & digitalisieren Anzahl der en reduzieren Klare Strukturen schaffen o Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen o Internes Marketing o IT & Buchhaltung einbinden

13 Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten Überflüssig machen Prozesse automatisieren & digitalisieren Anzahl der en reduzieren Klare Strukturen schaffen Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen o Internes Marketing o IT & Buchhaltung einbinden

14 Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten Überflüssig machen Prozesse automatisieren & digitalisieren Anzahl der en reduzieren Klare Strukturen schaffen Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen Internes Marketing o IT & Buchhaltung einbinden

15 Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten Überflüssig machen Prozesse automatisieren & digitalisieren Anzahl der en reduzieren Klare Strukturen schaffen Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen Internes Marketing IT & Buchhaltung einbinden

16 Aktionsplan Ermittlung des C-Teile Bedarfs Aufnahme des IST-Prozesses inkl. Kosten Beschaffungsmarktanalyse Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten Erstellen eines Lasten- / Pflichtenhefts

17 Mercateo Approve Now live!

18 Zahlen Daten Fakten

19 Kosten Implementierung Mercateo Approve Now Einmalige Kosten Volumen Anlage von 5 Exklusivkatalogen (je Katalog 90 ) 450 Interne Kosten der Schulung (4 Std., 15 Key-User) Erstellung von 6 Sichten (Sortimentsanpassung, Ausblenden von Artikeln) 540 Laufende Kosten Exklusivkataloge (je 20 monatlich) / Jahr 6 Sichten (Sortimentsanpassung, Ausblenden von Artikeln) / Jahr Serviceentgelt (4% des Nettowarenwertes) / Jahr / Jahr

20 Zahlen Daten Fakten Einsparpotentiale

21 Einzelzeit [Sekunden] Gesamtzeit [Minuten] Einzelzeit [Sekunden] Gesamtzeit [Minuten] Kosten pro Bestellvorgang Arbeitsablaufanalyse Bereich/Abteilung: Arbeitsplatz: Arbeitsbereich: Datum: Einkauf Facility Management Beschaffung von indirekten Artikeln Potenzial: 41% Leistungsgrad: Investitionen [ ]: einmalig monatlich Summe lfd. Nr. IST-Prozess n SOLL-Prozess n Bedarf 00:01:30 Bedarf 00:01:30 2 Bestellanforderung erstellen 00:01:21 Entfällt 3 evtl. Genehmigung 00:10:22 evtl. Genehmigung 00:01:30 4 Artikelsuche und Angebot 00:04:32 siehe unten Prozess 6 5 MA bestätigt Angebot 00:01:53 Entfällt 6 Bestellung 00:01:32 Bestellung (Suche bis Bestellauslösung) 00:04:05 7 Eingang und Kontrolle der AB 00:01:46 Eingang und Kontrolle der AB 00:01:46 8 Wareneingang/ Buchung/ Logistik 00:12:26 Wareneingang/ Buchung/ Logistik 00:08:21 9 Archivierung des LS 00:03:39 Archivierung des LS 00:03:39 10 RE annehmen & prüfen 00:01:02 RE annehmen & prüfen 00:01:02 11 RE erfassen/ archivieren/ freigeben 00:08:21 12 evtl. Rückfragen bzgl. Bestellung 00:04:51 Entfällt RE erfassen/ archivieren/ freigeben (Einsparung möglich) 13 Zahlung 00:03:01 Zahlung 00:03: :08:21 Summe 00:56:16 00:33:15 MA = Mitarbeiter; LS = Lieferschein; AB = Auftragsbestätigung; RE = Rechnung

22 Einsparpotentiale Mögliche Einsparungen Volumen Preisreduzierung (5%* vom EK-Volumen ) Prozessoptimierung (1.986 Bestellungen) 165 Konventionelle Bestellung 122 Desktop Purchasing (25,9%*) Reduzierung der enanzahl (76 auf 1) 500 Betreuungskosten je Entfall Artikelstammdatenpflege (z.b. Preise) 20 je Artikel/ Jahr a ca. 180 neue Artikel Keine Neuanlage von neuen en und Artikeln ,- *Quelle: BME-Studie Elektronische Beschaffung

23 Return on Investment Bei 100%iger Realisierung der Einsparpotentiale Primärer ROI / = 10 Tage Bei 50%iger Realisierung der Einsparpotentiale Primärer ROI / = 20Tage

24 Warum E-Procurement bei HORA? Weg von einer operativ geprägten Beschaffung hin zu einer strategischen Beschaffung! Schaffung von Rahmenbedingungen Kompetenzverschiebung auf Bedarfsträger Schlanker Ablauf Fokus auf wettbewerbsrelevante Beschaffung Commodity-, en- und Projektmanagement Einkauf aktiver Teil der Wertschöpfungskette

25 Warum E-Procurement bei HORA? Konventionell Operativer Einkauf Bedarfsanforderer

26 Warum E-Procurement bei HORA? Desktop Purchasing Strategischer Einkauf Einkaufsdienstleister Bedarfsanforderer

27 Status e-procurement bei HORA

28 e-procurement bei HORA Kanban / Beratung Keller & Kalmbach Schröder Produktionstechnik Beschreibung: RFID Kanban Belieferung von Werkzeugen und Verbindungselementen durch die o.g. en im FullService. Berechnung über je eine Monatsrechnung. Anzahl Artikel: 560 Anzahl Lagerorte: 3 Bestellung: Automatisiert über RFID Rechnungsart: Monatsrechnung Anzahl Rechnungen: 12

29 e-procurement bei HORA Mercateo inkl. Mercateo ApproveNow Bestellplattform Exklusiv-Abwicklung/Kataloge Beschreibung: Zugriff auf unzählige en und Artikel über die Plattform. Möglichkeiten der Anbindung von bestehenden en und Exklusiv Abwicklung durch Mercateo. Nutzungsmöglichkeit von PSG als Dienstleister für Artikel, die nicht auf der Plattform zur Verfügung stehen. Anzahl Artikel: 19 Mio. zzgl. Exklusiv Kataloge en: über 500 zzgl. Exklusiv Kataloge Kreditor: 1 Bestellung: n.n.

30 Vorteile Mercateo Approve Now 1 Kreditor für alles Möglichkeit des Gutschriftverfahrens Kürzere Durchlaufzeiten Keine Stammdatenpflege Volle Transparenz a Auswertungsmöglichkeit Stabiler Prozess a Keine Medienbrüche Papierbasierte Abläufe werden digitalisiert en können angebunden werden Maverick Buying wird kontrollierbar a Bestellungen nur noch über E-Procurement-Tool Erhöhung der Produktivität des Einkauf und der Mitarbeiter Fokus auf strategische Themen im Einkauf

31 Ausblick o Gutschriftenverfahren o Travelmanagement (z. B. BCD, Sixt, HRS, Booking) o Fuhrparkmanagement o Wirtschaftsauskunft o Template für Werbemittel & Visitenkarten o Abo Verwaltung von Zeitschriften / Zeitungen o Weiterbildungen / Seminare

32 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Kivanc Karakoc Holter Regelarmaturen GmbH & Co. KG Schloß Holte-Stukenbrock

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