Best Practice Beispiele

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1 Öffentlichkeitsarbeit der Projektanbietenden für den Freiwilligentag Best Practice Beispiele Als Projektanbietende/-r in Ihrer Kommune können Sie Ihre Mitmachaktion, und damit den Freiwilligentag, in die Öffentlichkeitsarbeit Ihres Vereins, Verbands, Ihrer gemeinnützigen Einrichtung oder Bildungseinrichtung, sowie Ihres Unternehmens mit einbinden. Damit können Sie Ihr geplantes Projekt optimal unterstützen und mobilisieren so nachhaltig die Engagementstärke Ihrer Kommune. Das Freiwilligentag-Team der Metropolregion Rhein-Neckar GmbH stellt Ihnen dafür kostenlos Flyer und Plakate zur Verfügung. Darüber hinaus finden Sie unter https://www.wir-schaffen-was.de/ein-projekt-anbieten/materialien.html Kurz- Checklisten, die Sie durch die Schritte bis hin zum Freiwilligentag am 17. September 2016 begleiten, sowie einen Leitfaden zur Unterstützung Ihrer vielfältigen Öffentlichkeitsarbeit. Natürlich können Sie sich auch jederzeit an die Freiwilligentag- Hotline unter wenden. In diesem Dokument finden Sie Beispiele und Tipps, wie andere Projektanbietende in der Vergangenheit bzw. derzeit den Freiwilligentag öffentlichkeitswirksam platzieren und nutzen, um das eigene Projekt zu bewerben. 1

2 1. Vor dem Freiwilligentag Ein Hauptteil der Öffentlichkeitsarbeit spielt sich in den Monaten und Wochen vor dem Freiwilligentag ab. Einleitende Basics: Nehmen Sie den Freiwilligentag 2016 in Ihren Veranstaltungskalender auf. Legen Sie Flyer bei bevorstehenden Veranstaltungen und generell in Ihrer Einrichtung aus, sowie bei ortansässigen Bäckereien, Kiosks etc. Verteilen Sie die Plakate an verschiedenen Standorten in Ihrer Einrichtung. Geben Sie sie gegebenenfalls intern weiter, um mehrere Gebäude zu erreichen und fragen Sie lokale Bäckereien, Kiosks etc., ob Sie dort ebenfalls Plakate aufhängen dürfen. Sprechen Sie eigene Mitarbeitende, externe Initiativen, Familie und Bekannte an, ob sie Interesse daran haben ihren Teil zum Projekt beizutragen. 1.1 Anwerbung von freiwilligen Helfer/-innen und Materialsponsoring: Das von Ihnen geplante Projekt kann über mehrere Kanäle beworben und so den Menschen ins Gedächtnis gerufen werden. Im Folgenden werden drei Kanäle erläutert, die im Zusammenspiel als eine breit angelegte Informationsquelle für Interessierte dienen. Projektbeschreibung auf Was können Sie tun? Damit Ihr Projekt Teil des Freiwilligentages 2016 ist, müssen Sie es in der Datenbank unter https://www.wir-schaffen-was.de/ein-projekt-anbieten.html eintragen und dort beschreiben. Schmücken Sie die Beschreibungen Ihres Projekts aus, um die Besucher von der Website des Freiwilligentages noch stärker für ihr Projekt begeistern zu können. Das Erscheinungsbild ihrer Projektbeschreibung: Wecken Sie die Neugier der Freiwilligen mit detailreichen Beschreibungen und Informationen darüber, was sie erwartet. 2

3 Freiwillige Helferinnen und Helfer freuen sich über einige nette Worte und schöne Formulierungen. Lassen Sie Ihre eigene Begeisterung mit einfließen. Überlegen Sie sich, was Ihre Institution auszeichnet und was Außenstehende an Ihrer Arbeit am meisten interessieren könnte. Vielleicht haben Sie ein oder zwei Fotos, die stellvertretend für Ihre Einrichtung und Ihr Projekt stehen? Laden Sie diese in Ihrer Projektbeschreibung hoch, um den interessierten Freiwilligen einen ersten Eindruck von Ihrem Vorhaben zu vermitteln. Ihre kleine Schreibanleitung: Überlegen Sie sich, wen Sie mit ihrer Beschreibung erreichen wollen. Welche Formulierungen sind besonders geeignet, um Ihre Zielgruppe anzusprechen? Überlegen Sie sich 3 bis 4 Kernaussagen, die Ihr Projekt optimal beschreiben und geben Sie diese in prägnanten Sätzen wieder. Es gilt: Je klarer, desto besser. Wahre Begeisterung ist ansteckend Erläutern Sie Ihren Verein, Ihre Einrichtung und Ihre Person und machen Sie deutlich, dass Sie vollends hinter Ihrem Projekt stehen. Bei der Projektbeschreibung unter gibt es den Unterpunkt So können Sie uns unterstützen. Dort können Sie klar formulieren, was Sie sich von Ihren Freiwilligen wünschen und/ oder über welche Materialien bzw. welches Expertenwissen Sie sich freuen würden. Machen Sie sich darüber Gedanken und nutzen Sie diese Erläuterung, um potenziellen Freiwilligen den Umfang der anfallenden Aufgaben zu verdeutlichen. Alternativ: Sofern Sie noch darüber nachdenken, machen Sie einen Vermerk durch Wird in Kürze hier bekanntgegeben. So wissen Interessierte, dass dort noch etwas folgen wird. Bedenken Sie: Was ist vorhanden und was muss bis zum Freiwilligentag 2016 noch besorgt oder bereitgestellt werden? Gehen Sie mit dieser Liste vor bei der Planung Ihrer Projektbeschreibung. 3

4 Best Practice Handwerk, Umwelt: Der Dachverband Kulturring Bammental e.v. aus Bammental mit Ihrem handwerklichen Projekt Renovierung Weihnachtsmarkthütten (2016). 4

5 Best Practice Kultur, Soziales: Das Projekt Ein Tag im Seniorenheim des Dietrich-Bonhoeffer-Hauses in Lampertheim (2016). 5

6 Best Practice Sonstiges, Feste: Das Zentrum Tagesbegegnung Lichtblick in Neustadt an der Weinstraße planen den Frühstücks-Brunch im Lichtblick (2016). Social Media Was können Sie tun? Sie und Ihre Einrichtung nutzen Social Media Kanäle wie Facebook, Twitter o.ä.? Dann nutzen Sie auch diese Wege, um auf Ihr Projekt aufmerksam zu machen! Es erlaubt Ihnen auf direktem und einfachem Wege viele Menschen zu erreichen. Stellen Sie Ihr Projekt auf Ihrer Fanseite und/ oder Ihrer privaten Facebook- Seite vor und verlinken Sie unsere wir-schaffen-was - Homepage, damit sich Fans Ihrer Seite und/oder Ihre Freunde als Freiwillige zu Ihrem Projekt anmelden können! Ermutigen Sie die Fans Ihrer Seite dazu Ihre veröffentlichten Beiträge zu teilen! 6

7 Besitzen Sie oder Ihre Einrichtung eine Homepage? Dann finden Sie auf https://www.wir-schaffen-was.de/archiv/web-banner.html für Sie vorgefertigte Onlinebanner mit Wir sind dabei oder Dein Date zum Freiwilligentag. Wir freuen uns wenn Sie diese in Ihre Homepage einbinden, um für den 17. September 2016 und Ihre Beteiligung zu werben. Best Practice Homepage: Initiative Soziale Verantwortung Sandhausen; Homepage (2014). Fragen Sie bei ihrer/ ihrem kommunalen Ansprechpartner/-in über das Platzieren von Werbung nach oder wenden Sie sich an übergreifende kulturschaffende Vereine Ihrer Kommune. Eventuell besteht die Möglichkeit, dass diese auf deren Facebook- Seite einen Beitrag über Sie und Ihr Projekt veröffentlichen können. Um den werbenden Text bestens zu unterstützen, sind Bilder wie beispielsweise das Untere des Heidelberger Zoos besonders geeignet. Es repräsentiert sowohl den Zoo, als auch den Freiwilligentag und setzt beide in direkten Zusammenhang. 7

8 Best Practice Facebook: Der Heidelberger Zoo macht über die FreiwilligenAgentur Heidelberg auf Ihr geplantes Projekt aufmerksam (2014). Weitere Möglichkeiten der Nutzung: Ab Juni 2016 finden Sie unter https://www.wir-schaffen-was.de/ein-projektanbieten/materialien.html die neuen Plakate für den Freiwilligentag. Diese können Sie als PDF-Datei herunterladen und beispielweise auf Ihrer Website mit einfügen, um so Besucher ihrer Website auf Ihr Projekt zu verweisen. 8

9 Machen Sie ein Bild von sich, Ihren Kollegen und/ oder Teammitgliedern oder fotografieren Sie sich vor einem der Plakate und stellen diese Bilder mit Verweis auf den Freiwilligentag und Ihr Projekt auf sozialen Netzwerken, wie Facebook, Twitter o.ä. mit dem Hashtag #MRNFreiwilligentag2016, #WirSindDabei, #DeinDate Nutzen Sie die von der Metropolregion Rhein-Neckar GmbH organisierte Würfelwanderung und machen Sie ein Bild mit Ihm wenn er in Ihrer Kommune Halt macht und veröffentlichen Sie dieses. Überlegen Sie, ob Ihnen passend zu Ihrem Projekt ein Rätsel oder eine interaktive Mitmachaktion einfällt, die Sie auf Facebook ins Leben rufen können. Beispielsweise bietet Sich hierfür ein Bilderrätsel (Thema: Engagement) an oder veröffentlichen Sie Bilder in Stücken und setzten Sie diese zunehmend zusammen. Damit steigern Sie die Neugier Ihrer Fans. Direkte Ansprache Was können Sie tun? Wir als Freiwilligentag-Team der Metropolregion Rhein-Neckar machen in der Region Werbung für den 17. September 2016 und unterstützen Sie durch unsere Öffentlichkeitsarbeit bei der Suche nach Helferinnen und Helfern für den Freiwilligentag. Damit aber ausreichend Freiwillige speziell für Ihr Projekt gewonnen werden können, bedarf es zusätzlich einer aktiven Freiwilligenakquise direkt in Ihrem Umfeld, denn die persönliche Ansprache verspricht erfahrungsgemäß den größten Erfolg. Nutzen Sie das bereit gestellte Informationsmaterial und Ihre bereits bestehenden Beziehungsnetze! Sprechen Sie Bekannte vor Ort an, aktivieren Sie Eltern oder Schulklassen, überzeugen Sie Ihre Freundeskreise oder begeistern Sie Verwandte gemeinsam in Ihrem Projekt anzupacken. Besprechen Sie mit Ihrer/Ihrem kommunalen Ansprechpartner/-in, welche Geschäfte, Unternehmen oder Firmen angesprochen werden können, um Materialien zu erhalten. Wenden Sie sich an Firmen/ Unternehmen, die diese Materialien herstellen oder vertreiben und fragen Sie nach Möglichkeiten der Unterstützung. Hierfür finden Sie unter https://www.wir-schaffenwas.de/fileadmin/user_upload/wirschaffenwas/02_freiwilligentag/anleitun gen/formular_unternehmensansprache.pdf eine Formularvorlage, durch das Sie sich mit Ihrer Bitte um Unterstützung an Unternehmen wenden können. 9

10 Wenn Sie Unternehmen als Unterstützer für Ihr Projekt gewinnen konnten, nutzen Sie das wirksam in Ihrer Öffentlichkeitsarbeit und nennen Sie das Unternehmen und die für Sie bereitgestellte Unterstützung. Nutzen Sie, falls vorhanden, ihren eigenen Newsletter, um die eingetragenen Menschen über den Freiwilligentag 2016 und im Speziellen Ihr Projekt zu informieren. Rundum die Presse und Veranstaltungen Was können Sie tun? Als Weiterführung der direkten Ansprache gelten ins Besondere Presse- und Informationsveranstaltungen rund um den Freiwilligentag, die von der Metropolregion Rhein- Neckar GmbH veranstaltet werden, als attraktive Chance für Sie Freiwillige zu gewinnen. Nutzen Sie diese öffentlichkeitswirksamen Veranstaltungen, aber auch Ihre eignen, wie Vereinsgrillfeiern oder Betriebsausflüge, um auf interessierte Mitbürger/-innen zu treffen. Best Practice Presseveranstaltungen: Die Würfelwanderung dient als hervorragende Gelegenheit, um die Aufmerksamkeit der Bevölkerung optimal auf Ihr Projekt zu lenken. Befragen Sie das Team des Freiwilligentages bezüglich der Möglichkeit den Würfel für eine bestimmte Anzahl an Tagen für Ihr/-en Verein, Verband oder Unternehmen zu erhalten. Stellen Sie diesen samt Informationsmaterialien rundum den Freiwilligentag 2016 und Ihr Projekt aus und lenken Sie die Aufmerksamkeit hereinkommender Menschen. Diese Art der Veranstaltungen ist besonders geeignet, um auf Ihren Verein oder Ihre Institution und Ihr geplantes Projekt aufmerksam zu machen. Best Practice Eigene Veranstaltungen: Nutzen Sie ebenfalls andere Veranstaltungen aus Ihrem Veranstaltungskalender, wie z.b. den Tag der offenen Tür. 10

11 Nutzen Sie die Pressearbeit in Ihrer Kommune und wenden Sie sich an lokale/ regionale Tageszeitungen. Sie können sich an den/die kommunale/-n Ansprechpartner/-in wenden, sodass diese mit einer Sammlung an geplanten Projekten die Presse mobilisieren kann. Sofern keine/-r zur Verfügung steht, können Sie auch mit anderen Vereinen, Einrichtungen oder Unternehmen Ihrer Kommune Rücksprache halten und selbst eine Sammlung Ihrer Projekte an die Presse weiter geben. Best Practice Zeitungsartikel: Aufruf der Rheinpfalz Frankenthal, der Freiwillige adressiert, um sie für die geplanten Projekte einer Kita und eines Seniorenheims zu gewinnen (2014). 11

12 2. Am Freiwilligentag selbst und darüber hinaus Auch am Freiwilligentag selbst und nach dem Freiwilligentag soll Öffentlichkeitsarbeit betrieben werden, um so weiterhin über die Vielfalt der Mitmach-Möglichkeiten im Ehrenamt aufzuklären, und gegebenenfalls Ihre freiwilligen Helfer/-innen über das gemeinsame Projekt hinaus für Ihren Verein zu begeistern. Laden Sie Ihre/-n Bürgermeister/-in und die Presse ein, um Ihre soziale Tätigkeit vom Freiwilligentag 2016 umfangreich zu feiern und zu dokumentieren. Präsentieren Sie Ihr gelungenes Projekt auf ihrer Website und Social Media Repräsentationen, um so nachhaltig mit Ihrer guten Tat Menschen zu erreichen und zu animieren, dasselbe Glücksgefühl zu erfahren. Geben Sie einen offiziellen und besonderen Dank an alle freiwilligen Helfer/- innen, sowie alle Materialspender aus und lassen Sie sie durch Fotomaterial und Ergebnissen an Ihrem zusammen erarbeiteten Erfolg teilhaben. Falls vorhanden, fragen Sie und fügen Sie die freiwilligen Helfer/-innen Ihrem Newsletter hinzu, um so für weitere Projekte auf dem Laufenden halten zu können. Alle Materialien zur Öffentlichkeitsarbeit durch Projektanbietende finden Sie unter https://www.wir-schaffen-was.de/ein-projekt-anbieten/materialien.html. Wenden Sie sich bei Fragen gern immer an die Hotline des Freiwilligentag-Team: Haben Sie ein weiteres Best Practice Beispiel, das anderen Projektanbietenden bei Ihrer Öffentlichkeitsarbeit helfen könnte? Dann teilen Sie uns diese mit! Telefonisch oder per an 12

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