Das Wirkungsorientierte Steuerungsmodell. Die Strategie für eine leistungsfähige Verwaltung. Das Wirkungsorientierte Steuerungsmodell Seite 1/9

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1 Das Wirkungsorientierte Steuerungsmodell Die Strategie für eine leistungsfähige Verwaltung Das Wirkungsorientierte Steuerungsmodell Seite 1/9

2 Inhalt Eine starke Verwaltung für den Standort Steiermark... 3 Das Wirkungsorientierte Steuerungsmodell... 4 Ziel- und Ergebnisorientierung des Verwaltungshandelns... 5 Das Verwaltungsentwicklungsprogramm... 7 Leistungskatalog... 7 Kosten-Leistungsrechnung... 7 Umfassende Aufgabenkritik... 8 Kennzahlen- und Berichtswesen... 8 Optimierung von Prozessen und Strukturen... 8 Qualitätsmanagement... 8 Wissensmanagement... 8 Resümee... 9 Verfasser: Projektteam Umfassende Aufgabenkritik in der Steirischen Landesverwaltung : DI Wolfgang Fehleisen, Mag. Elisabeth Freiberger, Martina Hirzmann, Mag. Thomas Hofer, Mag. Günter Kradischnig (Fa. ICG), Mag. Karl Soritz, Mag. Renate Schaffer, DI Klaus Steinhöfler, Dr. Hellmut Straka Graz, April 2008 Das Wirkungsorientierte Steuerungsmodell Seite 2/9

3 Eine starke Verwaltung für den Standort Steiermark Der schnelle und tiefgehende Wandel der ökonomischen, technischen und gesellschaftlichen Rahmenbedingungen erfordert auch von der öffentlichen Verwaltung, ihr Selbstverständnis, ihre Aufgaben und ihre Strukturen zu hinterfragen und sich neu zu positionieren. Durch zunehmende Globalisierung und Wettbewerb gewinnt eine effektiv und effizient arbeitende Verwaltung daher als Standortfaktor an Bedeutung. Zudem stellen die immer knapper werdenden Budgets bei ständig zunehmenden Aufgaben die öffentliche Verwaltung vor immer größere Herausforderungen, ihre Leistungen in der geforderten Qualität und zur Sicherung der öffentlichen Interessen zu erbringen. Die öffentliche Verwaltung sieht sich in ihrem Selbstverständnis daher nicht nur als objektive, dem Recht, den Bürgerinnen und Bürgern und dem Gemeinwohl verpflichtete Einrichtung, sondern auch als Unterstützerin der Politik, um die gute Position des Landes Steiermark, die Sicherheit des Wirtschaftsstandortes, das soziale und kulturelle Umfeld sowie die Umweltqualität und die natürlichen Ressourcen zum Nutzen der steirischen Bevölkerung zu erhalten und weiter zu entwickeln. Es bedarf daher entsprechender Führungs- und Steuerungsinstrumente, um auf Basis objektiver Kriterien Entscheidungsgrundlagen für die Politik und Verwaltung aufzubereiten und diese Herausforderungen zu meistern. Die Steirische Landesverwaltung beschreitet diesen Weg auf der Grundlage von Aufträgen der Stmk. Landesregierung 1 derzeit sehr konsequent. Mit diesem strategischen Überbau soll das Bekenntnis zu einer wirkungsorientierten Verwaltungsführung gestärkt und ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten gefördert werden. 1 Arbeitsübereinkommen der Stmk. Landesregierung (2005), Budgetvereinbarungen für 2006 und 2007/2008 und Regierungssitzungsbeschlüsse Das Wirkungsorientierte Steuerungsmodell Seite 3/9

4 Das Wirkungsorientierte Steuerungsmodell Mit dem Wirkungsorientierten Steuerungsmodell für die Steirische Landesverwaltung wird eine umfassende Strategie zur Steigerung von Effektivität, Effizienz bzw. Wirtschaftlichkeit und Qualitätsorientierung vorgelegt. Durch Zielklarheit und Zieltransparenz, klare Verantwortungsteilung zwischen Politik und Verwaltung und Output- und Wirkungs-Steuerung soll dieses Modell umgesetzt werden. Verwaltung: Input Strukturen Abläufe Output Wirkung Im herkömmlichen inputorientierten Verwaltungsmodell ( Bürokratiemodell ) wird nicht über beabsichtigte Wirkungen und Leistungen gesteuert. Mangels eines transparenten Zusammenhanges zwischen bewilligten Mitteln und Leistungsoutput bzw. Leistungswirkung ist die Politik faktisch nicht in der Lage, die Verwaltung und damit die Mittelverwendung bzw. die Wirksamkeit des Verwaltungshandelns wirklich zu steuern. Eine Erweiterung des Bürokratiemodells um wirkungsorientierte Steuerung stärkt die Politik, die Verwaltungsführung und die Verwaltung insgesamt. Bürokratiemodell Sicherung der Rechtmäßigkeit der Verwaltung + Wirkungsorientiertes Steuerungsmodell Zielorientiertes, effizientes, zahlengestütztes Verwaltungshandeln Feste Verfahrensregeln Starke Rechtsstellung Amtsautorität Grundsatz der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit Effizienter und effektiver Einsatz öffentlicher Mittel Orientierung an erwartbaren Ergebnissen und Wirkungen Einsatz betriebswirtschaftlicher Instrumente Handeln nach dem Wirkungsorientierten Steuerungsmodell bedeutet, dass die Politik der Verwaltung als Ergebnis eines Wirkungsdialoges Ziele vorgibt und die Verwaltung für die Umsetzung dieser Ziele sorgt. Vertrauen und Loyalität sind für Das Wirkungsorientierte Steuerungsmodell Seite 4/9

5 ein solches Arbeitsverhältnis ebenso unabdingbar, wie klare Verantwortlichkeiten und Informations- und Berichtspflichten. Mit dem Wirkungsorientierten Steuerungsmodell orientieren sich Politik und Verwaltung an Ergebnissen und Wirkungen und unterziehen bestehende Regeln, Strukturen und Abläufe einer kritischen Würdigung. Ziel- und Ergebnisorientierung des Verwaltungshandelns Die Umsetzung eines Wirkungsorientierten Steuerungsmodells für die Verwaltung ermöglicht es, das Leistungsangebot des Landes sowie den damit verbundenen Ressourceneinsatz nach Kriterien ihrer Wirksamkeit (Effektivität) und der Effizienz ihrer Erbringung in Bezug auf landes-, regional- und budgetpolitische Zielsetzungen zu steuern sowie laufend zu optimieren und anzupassen. Politische Zielsetzungen je Fachbereich Budgetentwicklung Landesentwicklung (Politische Zielvorgaben für den Standort Steiermark) Strategie-, Wirkungsund operative Ziele der Fachbereiche Politische Prioritätensetzung Ressourcenplanung Verwaltungsentwicklung (Zielorientiertes, effizientes, zahlengestütztes Verwaltungshandeln) Zusammenhänge zwischen Landes-, Verwaltungs- und Budgetentwicklung Nutzen Der Nutzen für die Bevölkerung entsteht durch eine Verwaltung, die laufend an Verbesserungspotenzialen im Sinne des Gemeinwohls und der Bürgerzufriedenheit arbeitet. Dem hohen Interesse der Bevölkerung an einem optimalen Einsatz der öffentlichen Mittel wird bestmöglich entsprochen. Der Nutzen für die Verwaltung ist, ihre Leistungen und die damit verbundenen Wirkungen und Kosten transparent darzustellen und damit der Politik objektive Das Wirkungsorientierte Steuerungsmodell Seite 5/9

6 Grundlagen für politische Entscheidungen aufzubereiten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung, die die Reform letztlich tragen und die Kundenorientierung leben, werden durch klare Verantwortung gestärkt. Der Nutzen für die Politik ist die damit verbundene Möglichkeit, Schwerpunkte auf Basis von objektiven Entscheidungsgrundlagen zu setzen. Die Politik kennt die Ergebnisse des Verwaltungshandelns und kann die Leistungserbringung steuern. Voraussetzung dafür ist die Bereitschaft der Politik und der Verwaltungsführung, einen Dialog über Zielvorgaben zu führen und entsprechend der Zielerreichung die erforderlichen Konsequenzen zu ziehen. Der zwischen Politik und Verwaltung und auf allen Ebenen der Verwaltung stattfindende Planungs- und Steuerungsprozess entspricht folgendem Controllingkreislauf: Ziele setzen Kontrolle Leistungen Planen Steuerung der Durchführung Das Wirkungsorientierte Steuerungsmodell Seite 6/9

7 Das Verwaltungsentwicklungsprogramm Im Verwaltungsentwicklungsprogramm 2 werden die Leitprojekte im Sinne des Wirkungsorientierten Steuerungsmodells genannt. Mit der Umsetzung des Verwaltungsentwicklungsprogramms wird ein wesentlicher Beitrag zu einer ergebnisund wirkungsorientierten Verwaltungsführung und damit auch zur Gesamtentwicklung des Landes Steiermark geleistet. Die unten dargestellte Zeitleiste skizziert die Bearbeitungsschwerpunkte, wobei die Ergebnisse jedes Leitprojekts ab dem Zeitpunkt des Projektabschlusses entsprechend dem jeweiligen Zeit- und Ressourcenplan in die Organisation zu integrieren sind. Wirkungsorientiertes Steuerungsmodell Einmalkostenrechnung Leistungskatalog Controllingkonzept, Kennzahlen- und Berichtswesen Aufgabenkritik Laufende Kosten- Leistungsrechnung Optimierung von Prozessen u. Strukturen/Qualitätsmanag. III IV 2007 I II III IV I II III Zeitleiste der Bearbeitungsschwerpunkte Die Leitprojekte im Überblick: Leistungskatalog Die Definition von Leistungen ist unerlässlich im Zusammenhang mit mehreren Managementaufgaben: Einerseits sollen die Ergebnisse des Verwaltungshandelns in den einzelnen Organisationseinheiten nach innen und nach außen bekannt sein und kommuniziert werden können, andererseits ist es auch für Führungskräfte in der Verwaltung von entscheidender Bedeutung, auf Basis der Leistungen Ressourcensteuerung, Wirtschaftlichkeitsüberlegungen und Aufgabenkritik zu betreiben. Durch den landesweit einheitlich entwickelten Leistungskatalog wird diesen Intentionen Rechnung getragen. Kosten-Leistungsrechnung Aus der in der Steirischen Landesverwaltung bestehenden Kostenarten- und Kostenstellenrechnung ist erkennbar, welche Kosten (wie z.b. Personal-, Raum- und Sachkosten) anfallen und auf welche Organisationseinheiten diese verteilt sind. Im Zuge einer Kosten-Leistungsrechnung wird der Mittelverbrauch darüber hin- 2 Das Verwaltungsentwicklungsprogramm wurde ab 2005 unter der Federführung der FA1A Organisation verwaltungsintern erstellt und definiert die Module einer Verwaltungsreform im Sinne einer wirkungsorientierten Verwaltungsführung. Das Wirkungsorientierte Steuerungsmodell Seite 7/9

8 aus einer erstellten Leistung (dem Kostenträger) zugeordnet. Die (laufende) Kosten-Leistungsrechnung ist in erster Linie ein Führungsinstrument und bietet Grundlagen für Wirtschaftlichkeitsentscheidungen. Umfassende Aufgabenkritik Das Aufgabenspektrum der Landesverwaltung hat sich in den letzten Jahrzehnten ständig erweitert. Einmal eingeführte Aufgaben werden allerdings nur in besonderen Anlassfällen einer Überprüfung ihrer Wirksamkeit unterzogen. Mit steigendem Budgetdruck wird es notwendig zu hinterfragen, welche Leistungen die Verwaltung in welchem Umfang weiterhin erbringen muss. Erforderlich ist daher die Identifikation von Leistungen und Leistungsgruppen, die nicht bzw. nicht notwendigerweise von der Verwaltung erbracht werden müssen oder deren Art der Leistungserbringung verbesserungswürdig erscheint. Kennzahlen- und Berichtswesen Klare Zielvereinbarungen zwischen Politik und Verwaltung sind der nächste Schritt, nachdem grundlegende Informationen über Leistungen und Kosten zur Verfügung stehen. Damit die Zielerreichungen beobachtet und Entscheidungen zum Leistungsangebot bzw. zur Erbringung des Leistungsangebotes getroffen werden können, ist ein entsprechendes Kennzahlen- und Berichtswesen erforderlich. Optimierung von Prozessen und Strukturen Im Sinne einer effizienten Verwaltungsführung sind laufend Prozesse und Strukturen zu optimieren. Der Einsatz betriebswirtschaftlicher Steuerungsinstrumente wird diese Vorgänge wesentlich unterstützen. Qualitätsmanagement Qualitätsmanagement ist ein umfassender Ansatz, der dazu dient, die Qualität der Leistungserbringung zu verbessern und Standards zu entwickeln. Qualitätsmanagement umfasst verschiedene Zugänge und Methoden. Die Bandbreite reicht von Zertifizierungen nach ISO-Normen bis hin zu umfassenden Betrachtungen, wie z. B. im Rahmen des Common Assessment Framework (CAF), das einen europäischen Rahmen für Qualitätsmanagement in öffentlichen Verwaltungen bildet. Wissensmanagement Dienstleistungsunternehmen und insbesondere die öffentliche Verwaltung sind stark dominiert und abhängig von Informationen und Wissen. Informationsmanagement und insbesondere Informationstechnologien sind langjährig etablierte Instrumente, während Wissensmanagement erst in jüngerer Zeit thematisiert wird. Wissensmanagement bedeutet, das in Unternehmen vorhandene Wissen (sowohl dokumentiertes als auch undokumentiertes Wissen) besser verfügbar zu machen. Das Wirkungsorientierte Steuerungsmodell Seite 8/9

9 Resümee Das Wirkungsorientierte Steuerungsmodell als Ergänzung zum herkömmlichen Bürokratiemodell ist von großem Nutzen, da ein Zusammenhang zwischen bewilligten Mitteln und Leistungsoutput bzw. Leistungswirkung hergestellt wird, und damit die Voraussetzungen für eine effektive und effiziente Steuerung geschaffen werden. Wesentlich für eine erfolgreiche Umsetzung des Wirkungsorientierten Steuerungsmodells ist die Bereitschaft der Politik und der Verwaltungsführung, einen Dialog über Zielvorgaben zu führen und entsprechend der Zielerreichung die erforderlichen Konsequenzen zu ziehen. Die Steirische Landesverwaltung setzt mit dem Verwaltungsentwicklungsprogramm die Leitprojekte im Sinne des Wirkungsorientierten Steuerungsmodells um und befindet sich damit auf einem konkreten und viel versprechenden Weg. Das Wirkungsorientierte Steuerungsmodell Seite 9/9