Geschäftsprozessmanagement und E-Government

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1 ffo-meeting, Bern 16. November 2009 Geschäftsprozessmanagement und E-Government Positionierung, ech-standards, Umsetzung Susanne Kiener, Rexult AG / Marc Schaffroth, ISB

2 Agenda Teil 1 Geschäftsprozessmanagement im E-Government Positionierung Vorhaben und Standards Teil 2 Umsetzungshilfe BPM: Der ech-bpm Starter Kit BPM Projektleitfaden (Übersicht) BPM Tool BPM Community Plattform 2

3 ech erstellt Standards für E-Government CH Auftrag im Rahmen der Umsetzung der E-Gov Strategie CH Verbindlichkeit der ech-standards gemäss Rahmenvereinbarung ech-fachgruppe Geschäftsprozesse Bereitstellung von Standards und Umsetzungshilfen zu BPM Einbindung in Umsetzungsvorhaben der E-Gov Strategie CH Vgl. (priorisierte Vorhaben) 3

4 E-Government-Strategie Schweiz Postulate administrative Entlastung ( Bürokratielastenabbau ) behördenübergreifende Vernetzung und Integration Prozessoptimierung Prozessorientierung Rahmenbedingungen Föderale Staatsaufbau, Zuständigkeitsprinzip Geschäftsprozessmanagement = explizite Anforderung! 4

5 Ausgangslage: Insel-Government Beispiel: Baubewilligungsverfahren Verfahrenslasten K u n d e B e h ö r d e n g a n g G e s u c h L e i s t u n g B e h ö r d e n Prüfung von diversen Voraussetzungen Behördenmarathon Entscheid! Bauamt Grundbuchamt Denkmalpflege Umweltamt Bauamt Insel- Government Steuerungs- und Koordinationslasten sind dem Kunden aufgebürdet! 5

6 Zielsetzung: Abbau von Verfahrenslasten und Bürokratiekosten K u n d e B e h ö r d e n g a n g X X X G e s u c h Abbau von Verfahrenslasten! L e i s t u n g A B a u a m t federführende Stelle unsichtbare Verwaltung G r u n d b u c h a m t mitbeteiligte Stelle U m w e l t a m t mitbeteiligte Stelle Steuerung und Koordination des Verfahrens erfolgt durch Behörden! 6

7 Leistungs- und Prozessintegration im föderalen E- Government (Kooperationsmodell) K u n d e ID Importbewilligung XY BPM Amt BPM egov CH organisationsübergreifende Zusammenarbeit definiert, vereinbart Amt C G e s u c h Amt B Amt A L e i s t u n g organisationsinterne Prozesse black box BPM Starter Kit 7

8 Das Bild kann nicht angezeigt werden. Dieser Computer verfügt möglicherweise über zu wenig Arbeitsspeicher, um das Bild zu öffnen, oder das Bild ist beschädigt. Starten Sie den Computer neu, und öffnen Sie dann erneut die Datei. Wenn weiterhin das rote x angezeigt wird, müssen Sie das Bild möglicherweise löschen und dann erneut einfügen. - Gemeinsame Sprache: Der ech-bpm Dokumentationsstandard (ech-0073) Leistungsinventar Ordnungssystem Führungsaufgaben F1 Amtspolitik F1.1 Gesetze F1.2 Strategie Kernaufgaben K1 Produktion K1.1 Absatz K1.2 Einfuhr F1 Kommunikation Fn Gruppe F1.1 Intern F1.2 Extern K2 Zahlungen K1.1 Direkt K1.2 Zonen Supportaufgaben S1 Finanzen S1.1 S2 Personal S2.1 F1.n Bereich Kn Gruppe K1.n Bereich Sn Gruppe S1.n Bereich Leistungs - inventar Leistungen Merkmale Prozesse Diagramme Subprozesse Diagramme Leistungs- & Prozessbeschreibungen Leistung Prozess Kunde Amt für Sozial versicherungen Pensionskasse Leistungsmerkmale Antrag stellen Verfahren eröffnen Subprozess Antrag prüfen + Dossier aktualisieren + Antrag bewilligen Entscheid eröffnet BPMN Leistungsverzeichnis (Produkt- verzeichnis) Zugriffsrechte prüfen Vertraulichkeitserklärung nötig Vertraulichkeitserklärung einfordern 01 Gesuche prüfen 02 Auszahlungen 0n... BPM-Dokumentation Rechte erteilen 8

9 E-Government Schweiz: Handlungsschwerpunkte setzen! Kulturwandel einleiten / Befähigung zum BPM Entwicklung von BPM-Kompetenzen und Fähigkeiten auf allen Ebenen Gemeinsames fachliches Verständnis von Leistungen und Prozessen ( shared understanding ) entwickeln gemeinsame Sprache (Standard!) fachlich Leistungs- und Prozessdokumentation Operativ nutzbare BPM-Ressourcen und Infrastrukturen aufbauen Leistungsinventar / BPM-Dokumentation (Repository) usw. Systemansatz für ein föderales E-Government Schweiz ( Vision ) definieren, diskutieren und konsolidieren! Was heisst Kundengerechtes Vertriebsmodell? Interoperabilität? usw. 9

10 Geschäftsprozessmanagement im egov?! shared understanding! 10

11 ech-bpm Starter Kit (Hilfsmittel) BPM Projektleitfaden: Praxisorientierte Unterstützung für BPM-Einführungsprojekte BPM Tool: Standardkonforme Erfassung von Leistungen und Prozessen in elektronischer BPM-Dokumentation open source (Eclipse) komplette Unterstützung von BPMN BPM Community Plattform Erfahrungsaustausch BPM Austausch von Leistungs- und Prozessbeschreibungen p r e i s g e k r ö n t! 11

12 ech-bpm Starter Kit - Ziele ech-bpm-starter Kit: Umsetzungshilfe für BPM kostengünstige und nachhaltige BPM-Einführung definierte, erreichbare und operativ nutzbare Ergebnisse BPM-Dokumentation (Geschäftslandkarte, Leistungen und Prozessbeschreibungen) BPM-Organisation und BPM-Pflegeprozesse operativ nutzbare Ergebnisse Standardmethode (schweizweit eingesetzt) Umsetzung von E-Government- / BPM-Standards Basis für Zukauf externer Beratungsleistungen Fit für E-Government 12

13 ech-bpm Starter Kit - Gesamtübersicht ech BPM-Projektleitfaden praxisorientierte Anleitung einfache Navigation Standard Projektführungsmethode Vorgehen in Projektphasen Referenz- und Musterdokumente ech BPM-Tool Erstellung einer standardkonformen Leistungs- und Prozessdokumentation (mit BPMN) Open Source-Anwendung, kostenlos 13

14 ech-bpm-projektleitfaden - Übersicht BPM-Projektphasen Projektantrag und organisation Definition der BPM-Rollen Definition der Struktur der BPM-Dokumentation Erstellen von Inventar, Leistungs- und Prozessbeschreibungen Festlegung der BPM-Organisation (Organisationshandbuch) Projektabschluss und operative Umsetzung für jede Projektphase fachliche und methodische Grundlagen Hilfsmittel (Dokumentvorlagen, Rollenbeschriebe, Plakate, Videos, ech BPM-Tool) Vorgaben (Verordnungen, ech-standards, Links, usw.) 14

15 BPM-Tool - Übersicht elektronische BPM-Dokumentation nach ech Standards Publikation auf Internet/Intranet möglich 100 % Open Source ( Eclipse) BPMN für Prozessdarstellung HTML für die Beschreibung der Landkarte kostenfreie Nutzung Austausch (Import/Export) von Prozessbeschreibungen kompatibel mit Windows, Linux, Mac OS keine Konkurrenz zu BPM-Suites beabsichtigt 15

16 Geschäftslandkarte Geschäftslandkarte Titel / AutorIn / Datum 16

17 Leistungs- und Prozessbeschreibung Titel / AutorIn / Datum 17

18 Nutzungsbeispiele Kantone GL-VD-FR-NE-ZH in Pilotprojekten Stadt Sierre Gemeinde Köniz: BPM-Tool Diverse BPMN-Projekte beim Bund 18

19 ech-bpm Starter Kit - Nutzen Gemeinsames Fachverständnis über Abläufe, Zuständigkeiten, Fristen, Ergebnisse etc. Gesamtübersicht der Aufgaben, Leistungen und Prozesse einer Organisation / Verwaltungseinheit BPM-Dokumentation als Grundlage der operativen Zusammenarbeit ermöglicht Steigerung der Produktivität kontinuierliche Prozessoptimierung Prozessharmonisierung, -integration und -modularisierung erhöhte der Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns Komplementär einsetzbar zu GEVER 19

20 ech-bpm Community Plattform Wissens- und Erfahrungsaustausch BPM Behördenübergreifende Publikation und Austausch von Leistungs- und Prozessbeschreibungen Wiederverwendung Suche in der Prozessbeschreibung-Repository Import/Export in BPM Tool 20

21 Zusammenfassung Nachhaltigkeit im E-Government setzt BPM voraus BPM ist Grundlage der organisatorischen Interoperabilität ( shared understanding ) BPM-Ansatz muss auf allen Verwaltungsebenen umsetzbar sein auf organisationsübergreifende wie interne Prozesse anwendbar sein die Flexibilität in der operativen Geschäftsabwicklung unterstützen das rechtsstaatliche Zuständigkeitsprinzip bewahren 21

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 22

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