ÖFFENTLICHE VERWALTUNG DER ZUKUNFT

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1 ÖFFENTLICHE VERWALTUNG DER ZUKUNFT Personalarbeit der Zukunft Effiziente Unterstützung für die gesamte Personalabteilung Demografischer Wandel Talentmanagement in der Universitätsmedizin Mannheim Wissensmanagement Das Landratsamt Starnberg managt Wissen mit Haufe

2 Inhalt Wissensmanagement Seite 2 Case Study Landratsamt Starnberg Die Lösung Haufe Suite Wissensmanagement Öffentliche Verwaltung Talentmanagement Seite 10 Case Study Universitätsmedizin Mannheim Die Lösung Haufe Talent Management Effiziente Informationsbeschaffung Haufe Themenportale Informationen auf Knopfdruck Seite 16 eprocurement Fachmedien effizient beschaffen Seite 28 Topseller Personal & Entgelt Seite 18 Sozial- & Gesundheitswesen Seite 26 Finanz & Rechnungswesen Seite 30

3 Unser Versprechen. Sehr geehrte Damen und Herren, Freiburg, Oktober 2012 wir bewegen uns in einem Umfeld, das von Komplexität und Dynamik geprägt ist. Die Flut an Informationen nimmt ständig zu, rechtliche Rahmenbedingungen ändern sich rasend schnell, der demografische Wandel ist deutlich spürbar. Auf den folgenden Seiten haben wir für Sie einen Mix aus spannenden Fachberichten und interessanten Produktlösungen zusammengestellt. Allesamt zukunftsweisende Themen Ihrer täglichen Verwaltungspraxis. Wir zeigen Ihnen Wege auf, Verwaltungsprozesse effizient zu gestalten und behördeninternes wie externes Wissen an einer Stelle zu bündeln. Verschaffen Sie sich einen Wissensvorsprung und meistern Sie den Wandel mit Bravour! Wie die zentrale Wissensmanagementlösung Haufe Suite interne Prozesse optimiert, für Rechtssicherheit sorgt und damit bestmöglichen Bürgerservice garantiert, erfahren Sie am Beispiel des Landratsamts Starnberg. Und wir zeigen Ihnen, wie eine der größten Gesundheitseinrichtungen in Deutschland durch professionelles Bewerber- und Weiterbildungsmanagement jährlich etwa Bewerbungen bewältigt und sich als attraktiver Arbeitgeber positioniert. Darüber hinaus warten noch viele weitere spannende Themen auf Sie: Lernen Sie das neue Haufe TVöD Office Premium kennen. Die Online-Lösung bietet effiziente Unterstützung für die gesamte Personalabteilung und zeichnet sich vor allem durch ein vielfältiges Online-Weiterbildungsangebot aus. Lesen Sie was passiert, wenn Lernmanagement auf Wissensmanagement trifft. Und steigen Sie ein in das Haufe Fachinformationsportal für den öffentlichen Dienst, wo Sie alle relevanten News auf Knopfdruck erhalten. Ich wünsche Ihnen eine spannende Lektüre. Joachim Rotzinger Geschäftsführer

4 2 Wissensmanagement Landratsamt Starnberg managt Wissen mit Haufe Vom Bürgerservice über das Sozialwesen bis hin zur Personalverwaltung das Landratsamt in Starnberg kümmert sich täglich um die Anliegen seiner Bürger im Landkreis. Ins gesamt 360 Mitarbeiter in 15 Fachbereichen bieten Beratung, Infor mation und Unterstützung im Alltag. Um interne Prozesse zu optimieren und rechts sicher zu arbeiten und damit bestmöglichen Service zu leisten werden die Mitarbeiter durch eine zentrale Wissensmanagementlösung unterstützt. Hier leistet die Haufe Suite einen wichtigen Beitrag für mehr Effizienz und Effekti vität. Wissen ist ohne Zweifel ein wertvolles Gut. Das wird deutlich, wenn wir heute von unserer Gesellschaftsform als Wissensgesellschaft sprechen. Mehr als je zuvor sind Einrichtungen von Bund, Ländern und Kommunen darauf angewiesen, Lösungen zu finden, um das interne Wissen effizient zu nutzen. Denn die Menge an Informationen wächst stetig und ist zunehmend mit rechtlichen Fragestellungen verknüpft. Zudem ist Wissen oft eine personengebundene Ressource, die nicht mehr zur Verfügung steht, wenn der Mitarbeiter Die Institution Landratsamt Starnberg > 360 Mitarbeiter > 4 Geschäftsbereiche > 15 Fachbereiche eine Organisation verlässt. Professionelle und zentrale Lösungen für Wissens management sollten deshalb auch in öffentlichen Einrichtungen zum Standard gehören. Wissen zentral Den beschriebenen Herausforderungen stellt sich das Starnberger Landratsamt durch den Einsatz einer zentral zugänglichen Plattform für Wissens management. Speziell für uns Mit arbeiter im Personalwesen ist eine gut durchdachte Wissensmanagementlösung sehr wichtig. Dabei geht es nicht nur um den Zugriff auf Informationen. Auch Aktualität spielt eine immer wichtigere Rolle, erklärt Irene Ruhdorfer, Mitarbeiterin der Personalstelle im Landratsamt Starnberg.

5 Entscheidungshilfe garantiert Ob Fragen zur Zusatzversorgung, dem AGG oder zur neuen Entgeltordnung. Wegweisende Urteile, Gesetzes- oder Tarifrechtsände rungen sind nicht die Seltenheit. Somit ist ein aktueller Wissensstand in der Per sonalabteilung unverzichtbar. So fiel 2005 mit der Umstellung auf das neue Tarifrecht im öffentlichen Dienst im Starnberger Landrsamt die Entscheidung, erstmals eine Komplettlösung von Haufe in Anspruch zu nehmen. Der Grund dafür lag auf der Hand. Zu Zeiten des Bundesangestelltentarifs kannten wir im Personalbüro die relevanten Paragrafen genau und wussten, wo Kommentare zu finden waren, wenn die Rechtslage unklar war, erklärt Ruhdorfer. Durch das neue Tarifwerk gestaltete sich das Suchen zeitaufwendiger. Doch mit Haufe TVöD Office konnten wir nicht nur Zeit beim Einlesen einsparen, sondern hatten auch die neueste Rechtsprechung immer im Blick. Haufe TVöD Office umfasst Fachinformationen für den Tarifvertrag öffent licher Dienst und bietet u. a. aktuelle Expertenkommentierungen sowie Arbeitshilfen. Nun konnten wir bei Unklarheiten oder Entscheidungsspielräumen einfach nachsehen, was Haufe dazu vorschlägt und waren so auf der sicheren Seite, erklärt Ruhdorfer. Aktualität an erster Stelle Anfang 2011 entschied sich das Land ratsamt Starnberg dazu, das Wissensmanagement in Zusammenarbeit mit Haufe weiter auszubauen und zu optimieren so erfolgte die Umstellung von DVD auf Online. Ein wesentlicher Vorteil für die Mitarbeiter: Mussten bisher selbstständig DVDs aufgespielt und Updates abgefragt werden, erfolgt bei der Online-Version eine automa tische Aktualisierung der Fachinhalte. Nicht nur das Personalwesen wurde mit der Online-Version Haufe TVöD Office Professional ausgestattet, auch die Abteilungen Sozialhilfeverwaltung und Jugendamt haben seither Haufe SGB Office Professional als Online-Version im Einsatz. Während Haufe SGB Office Professional alle Sozialgesetzbücher mit Expertenkommentierungen sowie Online-Seminare und Arbeitshilfen umfasst, bietet Haufe TVöD Office Professional Kommentierungen, Arbeitshilfen und Online-Seminare rund um das Tarifrecht des öffentlichen Dienstes. Irene Ruhdorfer: Im Personalwesen hatten wir bereits erfolgreich mit einer älteren Version von Haufe TVöD Office Professional gearbeitet. Mit der Einführung der Online-Versionen gehen wir jetzt einen weiteren Schritt in Richtung Prozessoptimierung. Ausschlaggebend für die Umstellung war definitiv die Möglichkeit, immer auf dem neuesten Stand zu arbeiten und alle von Haufe genutzten Lösungen bestmöglich einzubinden. Erfolgreiche Umstellung Dabei war die Umstellung denkbar einfach. Nach der Entscheidung für das Abonnement der Online-Versionen, wurde der Teamleiter Personalwesen zum Administrator ernannt. Seine Aufgabe: Zuordnung der - Adressen für die Anmel dungen und Vergabe indi vidueller Nutzerrechte. Die Einführung der neuen Online- Version verlief inner halb kürzester Zeit und ohne nennenswerte Probleme, so Irene Ruhdorfer. Mittlerweile sind die Online-Versionen von Haufe bei rund 30 Mitarbeitern im Einsatz. Dabei lassen sich durch die Vergabe individueller Nutzerrechte die Zugänge spielend leicht verwalten so ist auch ein Mitarbeiterwechsel un problematisch. Online überzeugt Die Vorteile der eingesetzten Haufe Lösung haben sich schnell gezeigt.

6 4 Wissensmanagement Denn die Fachinformationssysteme bieten nicht nur aktuelle und rechtssichere Informationen für den öffentlichen Dienst sowie zum Sozial- und Sozialversicherungsrecht; sie ermöglichen gleichzeitig, die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Denn die Mitarbeiter verfügen mit der Haufe Suite über eine schnell abrufbare, multi mediale Plattform, die alle relevanten Informationen bündelt. Zusätzlich hat uns besonders die hohe Benutzerfreundlichkeit der Oberfläche überzeugt. Die übersichtliche und selbsterklärende Gestaltung führt zu einer angenehmen Handhabung, beschreibt Irene Ruhdorfer. Doch die Mitarbeiter profitieren nicht nur von einer Wissensmanagementlösung, die aufgrund ständiger Aktu ali sierung der hinterlegten Informationen ein Arbeiten auf tagesaktuellem Wissensstand ermöglicht. Die Online-Seminare bieten eine gute Gelegenheit, sich zu neuen Themen zu informieren. So lässt sich der Wissensstand der Mitarbeiter nicht nur bewahren; das Wissen kann auch orts- und zeitunabhängig erweitert werden. Ganz ohne hohe Weiterbildungs- und Reisekosten. Irene Ruhdorfer: Die integrierte Media thek bietet außerdem die Möglichkeit, die Online-Angebote zeitsouverän zu nutzen. Kann man einen angesetzten Termin nicht wahrnehmen, sind Präsentationsfolien oder Videoaufnahmen der Schulungen jederzeit abrufbar. So steht Wissenswertes immer auf Abruf. Intelligente Lösung Von Vertragsmustern über Formulare bis hin zu Fachrechnern über 300 Arbeitshilfen erleichtern den Nutzern die tägliche Arbeit. Damit sind die Haufe Onlinelösungen nicht nur Datenbanken, sondern bieten auch Unterstützung im Arbeitsalltag. Für uns ist das sehr praktisch. Beispielsweise, wenn man schnell eine eigene Berechnung kontrollieren möchte, so Ruhdorfer. Schneller wissen Doch allein der Zugang zu einem Wissenspool reicht nicht aus. Erst wenn aus der Menge der Daten für jede Situation die richtigen Informa tionen schnell verfügbar sind, können Mitarbeiter schnell reagieren und effektiv handeln. Ein Plus bietet hier die semantische Suche. Dabei werden automatisch Zusammenhänge eines Suchbegriffs erkannt und alternative Begriffe vorgeschlagen. Je nach Einstellung und Filter lassen sich die Ergebnisse verfeinern. Von Synergien profitieren Beim Landratsamt Starnberg ist man überzeugt, mit Haufe den richtigen Weg zu gehen. Rückblickend würden wir uns wieder für eine Wissens managementlösung von Haufe entscheiden. Das,intelligente Nach schlagewerk spricht für sich: Schnell, aktuell und einfach in der Handhabung mit umfassenden Informationen sowie der Möglichkeit, sich in aktuellen Themen weiterzubilden, resümiert Irene Ruhdorfer. Das Projekt auf einen Blick Zielsetzung Einfache und schnelle Umstellung auf Online-Versionen der Haufe Module Arbeiten auf aktuellstem Wissensstand Externes Wissen in interne Prozesse einbinden Zentral nutzbare Wissensmanagementlösung Ergebnisse Prozessoptimierung durch zentral zugreifbare Wissensmanagementlösung Ressourceneinsparung (Zeit, Kosten) durch ständige Aktualisierung der Online-Version Hohe Mitarbeiterzufriedenheit durch nutzerfreundliche Oberfläche Kontinuierliche Mitarbeiterweiterbildung durch Online-Seminare möglich Eingesetzte Module Haufe Suite Modul Fachinformationen

7 Ihr individuelles Portal für mehr Wissensproduktivität Haufe Suite ausgezeichnet mit dem Innovationspreis-IT 2012 und Finalist beim Best in Cloud-Wettbewerb

8 6 Wissensmanagement Haufe Suite Das individuelle Fachportal für mehr Wissensproduktivität Die Haufe Suite ist das Fachportal, mit dem Sie Ihre tägliche Arbeit erfolgreicher gestalten. Die webbasierte Lösung strukturiert Ihr gesamtes Wissen und setzt es produktiver ein egal ob in der Fachabteilung, in einzelnen Organisationsbereichen oder Projektgruppen. Das Portal fügt sich nahtlos in bestehende Strukturen ein. Die semantische Komponente befreit Sie von allen händischen Zusatzaufwänden und sorgt für beste Suchergebnisse. Dies schafft direkte Mehrwerte für den Anwender und sorgt für eine hohe Akzeptanz beim Nutzer. Und das Beste: Ihre Daten sind sicher. Denn die Haufe Suite setzt bei der Datenspeicherung auf ein deutsches Top-Rechenzentrum mit höchsten Sicherheitsstandards und garantierten Service-Levels sowie auf eine zertifizierte SSL-Verschlüsselung. Bestens geeignet für... öffentliche Einrichtungen, die das Management von Dokumenten, Wissen und Fachinformationen optimieren wollen und dabei auf moder nste Technologien setzen. Kundenstimmen: Unsere Mitarbeiter können aktuelle Fragestellungen schnell und einfach recher c hieren. Die unkomplizierte Handhabung und die zahlreichen Funktionalitäten ermöglichen so ein schnelleres Arbeiten. Sigrid Mahnke Projektmanagerin Unternehmensbreich Personalmanagement Asklepios Kliniken Hamburg Wir sind überzeugt, für die Zukunft gut aufgestellt zu sein. Schließlich möchten wir in der täglichen Zusammenarbeit nicht ständig das Rad neu erfinden, sondern Wege gehen, um vorhandenes Wissen besser nutzen und austauschen zu können. Die Haufe Suite unterstützt diesbezüglich unsere Prozesse und bietet den richtigen Mix aus Werkzeugen und Datenbanken. Herr Fody Sachgebietsleiter Organisations- und Personalentwicklung Haufe Suite Preise auf Anfrage. Kontakt Kompetenzteam Haufe Suite (kostenlos) Die Haufe Suite ist nicht im Handel erhältlich.

9 Die Vorteilswelten Verknüpfung des kompletten Wissens Mit der Haufe Suite sorgen Sie für Sicherheit und mehr Produktivität. Durch die zentrale Bereitstellung von bewährtem Haufe Fachwissen und Ihren internen Vorschriften und Richtlinien ist Ihnen eine 100%ige Sicherheit bei der Umsetzung rechtlicher Rahmen bedingungen garantiert. Gleichzeitig finden Ihre Mitarbeiter alle relevanten Informationen an einem Ort. So steigern Sie die Wertschöpfung Ihrer Arbeit. Semantische Vernetzung Dank semantischer Komponente übernimmt die Haufe Suite die Strukturierung Ihrer Inhalte. Beste Trefferergebnisse und das schnelle Auffinden semantisch verwandter Dokumente erleichtern Ihnen die Informationsbeschaffung und verbessern die Qualität Ihrer Wissensarbeit. Eigene Dokumente und Dateien werden automatisch verschlagwortet und mit allen anderen Inhalten semantisch vernetzt. Alle bisherigen händischen Zusatzarbeiten entfallen. Alles das sind Vorteile, die Ihnen nur durch eine semantische Hochleistungssuche zur Verfügung stehen. Erfolgsfaktor Mitarbeiter Erfolgreiche Plattformen stellen den Anwender in den Fokus. Daher fügt sich die Haufe Suite nahtlos in Ihre Arbeitsumgebung ein. Die Bedienung des Portals ist ebenso einfach und intuitiv wie das Speichern aus der gewohnten Arbeitsumgebung. Dadurch entstehen keinerlei Zusatzaufwände für Ihre Mitarbeiter. Zudem erleichtern Funktionen wie die automatische Verschlagwortung eigener Dokumente oder die Vorbefüllung des Portals mit Haufe Fachwissen zusätzlich Ihre Arbeit und schafft einen direkten Mehrwert. Diese Voraussetzungen schaffen frühzeitig Akzeptanz bei den Anwendern und Ihr Portal wird schnell zu einem festen Bestandteil Ihres Arbeitsalltages. Weitere smarte Optionen Neben diesen Vorteilen stehen Ihnen mit der Haufe Suite weitere smarte Optionen offen. Dank des modularen Ansatzes der Lösung bleiben Sie sehr flexibel und können auf neue Anforderungen schnell reagieren. Ihr Portal ist jederzeit erweiterbar, z. B. durch Zeugnis-, Bewerber- und Talentmanagement-Applikationen, eprocurement-lösungen oder Online Seminare. Somit bündeln Sie alle zentralen Tools und Informationen an einem Ort. Schneller Start durch modularen Aufbau Mit der Haufe Suite sind Sie schnell startklar ohne große Projektaufwände. Durch die technologische Basis als Software as a Service-Lösung ist alles was Sie brauchen ein Internetzugang und einen Web-Browser. Es sind keine Hardwarekapazitäten, Wartungen, Updates oder Betreuung erforderlich.

10 8 Wissensmanagement Wissensmanagement für öffentliche Verwaltungen Der demografische Wandel und die Wissensgesellschaft machen den Umgang mit Wissensressourcen zu einem zunehmend wichtigen Thema. Im systematischen Wissensmanagement werden noch große Potenziale für Effizienz- und Qualitätssteigerungen in öffentlichen Verwaltungen und Organisationen gesehen. Der Umstieg auf Cloud Computing ist dabei ein guter Anlass, existierende Systeme zu überdenken. Mit innovativen digitalen Services lassen sich deutliche Einsparungen in den Bereichen Aktenverwaltung, Fachliteratur und Weiterbildung erzielen. Auch in ihrer digitalen Umsetzung sind diese Themen typischerweise auf unterschiedlichen Systemen verankert: Aktenverwaltung findet im Intranet und auf eigenen Dokumentenmanagementsystemen statt. Die digitale Fachliteratur wird in den Datenbanken der Verlage ausgeliefert. Zur Verwaltung elektronischer Weiterbildungsangebote kommen Lernmanagementsysteme zum Einsatz. Daneben stehen Kommunikationslösungen ( , Groupware, zukünftig vermehrt Social Media), die gleichfalls zum Wissensmanagement genutzt werden. Folge: Die Mitarbeitenden müssen sich in zahlreichen unterschiedlichen Systemen zurechtfinden, die IT-Abteilungen für den Betrieb vieler verschiedener Lösungen Sorge tragen. Dabei lassen sich diese Inhalte in einer ganzheitlichen Software as a Service-Lösung, wie beispielsweise der Haufe Suite zusammenführen. Der Vorteil: das Wissens management startet nicht von Null, sondern wichtige Inhalte sind bereits vorhanden. Eine der zentralen Hürden bei der Implementation die Nutzung eines weiteren Systems wird vermieden. Die Mitarbeiter können eigene Inhalte ganz natürlich an der gleichen Stelle ablegen, die auch für fachliche Recherche und Weiterbildung nutzbar ist. Zuschaltbare social tools, wie Wikis, Foren oder Blogs ermöglichen den Austausch von Wissen für frei definierbare Arbeitsgruppen innerhalb der Verwaltung. Die Suche ermöglicht den einfachen Zugang zu allen abgelegten Informationen, ganz gleich aus welcher Quelle diese stammen. Neben den bewährten Fachinformationen und Online-Weiterbildungen von Haufe rund um die Themen kommunale Finanzen, Personal/Tarifrecht und Sozial- und Jugendhilfe können auch Fachinhalte von Drittanbietern in die Suite integriert werden. Die möglichst natürliche Integration in den Arbeitsablauf trägt der Erkenntnis Rechnung, dass ein direktes Management von Wissen gar nicht möglich ist. Sprich: Wenn die Mitarbeiter den persönlichen Nutzen von Wissensmanagement für ihre Arbeit nicht erkennen, wird es auch nicht genutzt. Zahlreiche Praxisbeispiele

11 Abbildung 1: Zentrale Komponenten und optionale Module der Haufe Suite belegen, dass ohne die Berücksichtigung der Faktoren Mensch und Organisation auch die raffinierteste technische Lösung zum Scheitern verurteilt ist. Wichtiger als eine große Anzahl Features zu Beginn ist daher die Möglichkeit, die Lösung parallel zu den Entwicklungsschritten der Wissenskultur ausbauen zu können. Ist diese Voraussetzung erfüllt, wird das System sehr rasch deutliche Effiziensteigerungen ermöglichen. Neben dem eigentlichen Wissensmanagement können durch die Anbindung von Talentmanagement, Open Government und e-procurement von Fachliteratur noch weitere Optimierungspotenziale gehoben werden. Die so eingesparten Ressourcen werden so als digitale Dividende für das eigentliche Kerngeschäft öffentlicher Einrichtungen, nämlich die möglichst hochwertige Bereitstellung öffentlicher Güter und Dienstleistungen frei. Eine ausführlichere Diskussion des Themas unter Berücksichtigung von Besonderheiten in der öffentlichen Verwaltung finden Sie in unserem Whitepaper Praxistaugliches Wissensmanagement für die öffent liche Verwaltung, welches Sie unter kostenlos downloaden können.

12 10 Talentmanagement Auch zukünftig die passenden Mitarbeiter gewinnen. Die Universitätsmedizin Mannheim setzt auf ein professionelles Bewerber- und Weiterbildungsmanagement, um Mitarbeiter zu gewinnen und auch zu binden. Mit beein druckendem Ergebnis: Die Zahl der Bewerber ist deutlich gestiegen, die Zeit bis zur Einstellung extrem ge sunken. Die Universitätsmedizin Mannheim (UMM) mit ihren angeschlossenen Kliniken und Instituten ist in der Kombination aus Krankenversorgung, Forschung und Lehre eine der größ ten Gesundheitseinrichtungen in Deutschland. Hier sorgen rund Mitarbeiter für die jährlich rund stationären und teilstatio nären Patienten und ambulanten Patienten (Stand 2010). Und hier kommen allein das Geschäftsfeld Krankenversorgung betreffend jährlich etwa Bewerbungen für die verschiedenen Posi tionen ins Haus. Die Masse an Bewerbungen bewältigen Bis Anfang 2011 bedeutete diese Menge an Zuschriften einen immensen Arbeitsaufwand für das Sekretariat. Denn bis dahin verwalteten zwei Sekretärinnen die Bewerbungen in Excel. Allein die Masse an Bewerbungen stellte uns vor große Herausforderungen. Die Pflege der Excel-Datei und die gesamte Bewerberverwaltung bedeuteten einen enormen Aufwand, erklärt Stephanie Riese, Mitarbeiterin im Ressort Personalbetreuung, und ergänzt: Dementsprechend hat sich auch die Rückmeldung an die Bewerber und die Rücksendung der Unter lagen sehr lange hingezogen. Auch die Bewerber waren unzufrieden, weil sie erst verspätet eine Rückmeldung von uns bekamen. Das alles führte zur Entscheidung, eine professionelle Bewerbermanagement-Software einzuführen. Auch das neue Unternehmensmotto UMM: universitär modern mittendrin sollte durch eine professio nelle Softwarelösung besser widergespiegelt werden. Das Universitätsklinikum wollte sich attraktiver am hart umkämpften Arbeitsmarkt pos itionieren. Deshalb sollte der Bewerbungsprozess nicht nur für die Personalrefe renten und Vorgesetzten, sondern auch für die Bewerber nutzerfreund licher und komfortabler gestaltet werden. Gleichzeitig sollte das gesamte Bewer bermanagement zentralisiert und in der Personalabteilung angesiedelt werden. Denn bislang hatten manche Überblick Mitarbeiter sind in der Universitätsmedizin Mannheim für die Betreuung der ambulanten und stationären Patienten tätig. Pro Jahr kommen rund Bewerbungen (davon Bewerbungen für einen Ausbildungsplatz) als Reaktion auf ausgeschrie bene Stellungen oder als Initiativ bewerbungen ins Haus. Allein diese hohe Zahl an Zuschriften machte es schwierig, den Rekrutierungsprozess schnell und reibungslos zu steuern. Eine professionelle Softwarelösung brachte Struktur und Übersichtlichkeit in den Prozess und ermöglichte es, die durchschnittliche Zeit bis zur Neueinstellung von 121 auf 17 Tage zu verkürzen. Branche: Universitätsklinikum Tätigkeit: Pflege und medizinische Behandlung Geografie: Mannheim Anzahl der Mitarbeiter: ca

13 Abteilungen eigenverantwortlich Stelleninserate geschaltet. Dabei bestand immer die Gefahr, dass Formulierungen vorkamen, die nicht dem AGG entsprechen, erklärt Torsten Hintz, als Geschäftsbereichsleiter verantwortlich für den Bereich Personal und Logistik. Wir mussten sicherstellen, dass wir AGG-konform arbeiten. Und wir wollten Initiativbewerbungen, die direkt an einen Klinikdirektor oder Abteilungsleiter gerichtet waren, dem gesamten Haus zur Verfügung stellen. Vielfältige Gründe für eine Software In die engere Wahl kamen drei Anbieter. Die Entscheidung fiel schließlich auf Haufe.umantis aus mehreren Gründen. Erstens wollte die Universitätsmedizin die Software auf ihrem eigenen Server betreiben. Dies ist bei vielen Softwareanbietern, die ausschließlich auf webbasierte Lösungen setzen, nicht möglich. Zweitens sollten die Kosten trotz des hohen Bewerbungseingangs überschaubar sein. Auch das ist bei einigen Anbietern, die nach Anzahl der Bewerbung abrechnen, nicht gegeben. Und drittens sollte die Lösung mit weiteren Modulen erweiterbar sein und über eine Schnittstelle zur Abrechnungssoftware von SAP verfügen. Der Entschluss zur Softwareeinführung fiel im Herbst Im März 2011 ging das Haufe.umantis Bewerbermanagement live ohne großen Umstellungsaufwand. Die Software lässt relativ viele Freiheiten. Dadurch konnten wir sie an unsere Bedürfnisse anpassen, berichtet Stephanie Riese und fährt fort: Die Einführung bot uns zudem Anlass dafür, unsere Prozesse zu überdenken und besser zu organisieren. Vorher gab es einige umständliche Schleifen, die wir dann ausgemerzt haben. Beeindruckende Zahlen Heute kommen 90 Prozent der Bewerbungen online ins Haus über das elektronische Bewerbermanagement. Einige Bewerbungen treffen per ein. Und die wenigen Mappen, die noch per Post ankommen, werden eingescannt und in das System eingespeist. Torsten Hintz überlegt, ob man in Zukunft auf das Einscannen verzichtet und die Postbewerbungen mit einem netten Brief wieder zurücksendet, in dem die Bewerber gebeten werden, ausschließlich das Bewerbermanagementsystem im Internet zu nutzen. Somit könnten wir einen hundertprozentig elektronischen Prozess gewährleisten, sagt er. Doch auch so hat die Softwareeinführung der Universitätsmedizin Mannheim eindrucksvolle Zahlen beschert: Die Time-to-Hire, also die Zeit von der Ausschreibung bis zur Einstellung, hat zwischen März und Oktober 2011 deutlich abgenommen von 121 auf durchschnittlich 17 Tage, so der Geschäftsbereichs

14 12 Talentmanagement separat gepflegt werden. Außerdem hatten wir mit SAP als Abrechnungssystem, Haufe.umantis als Bewerbermanagement und dem bisherigen Veranstaltungsmanagement nun drei verschiedene Systeme im Einsatz. Das erschien uns nicht sinnvoll insbesondere da es andere Möglichkeiten gibt, erklärt Torsten Hintz. leiter. Außerdem sei die Anzahl der online eingegangenen Bewerbungen in diesem Zeitraum von monatlich 92 auf 310 angestiegen. Daraus folgere ich, dass wir durch das Verfahren viel mehr Bewerber gewinnen können als früher, sagt er. Auch intern hat die Bewerbermanagement-Software viele Erleichterungen gebracht. Das Sekretariat wurde von der Verwaltungsarbeit deutlich entlastet. Ein Rollenkonzept sorgt dafür, dass die Führungskräfte die Zuschriften auf die von ihnen ausgeschriebenen Vakanzen direkt im System einsehen können. Dadurch wurde auch der Datenschutz verbessert: Nur noch die zuständigen Personen haben Zugriff auf die jeweiligen Bewerbungen. Der elektronische Prozess gewährleistet außerdem, dass keine Mappen mehr auf Schreibtischen herumliegen oder gar vorübergehend verlorengehen. Auch die Kommunikation zu den Bewerbern und zu den Führungskräften wurde optimiert und vor allem deutlich beschleunigt. Der nächste Schritt betrifft die Weiterbildung Nach der erfolgreichen Einführung des Bewerbermanagements soll nun ein weiteres Modul der Softwarelösung von Haufe.umantis eingeführt werden, das Veranstaltungsmanagement. Der Zeitplan ist ambitioniert: Spätestens Ende des Jahres muss alles stehen, da bis dahin das bis herige System abgelöst werden soll. Dieses war als reines Veran staltungsmanagement nicht aus baufähig und konnte auch keine Daten aus SAP übernehmen. Das heißt, die Daten mussten bislang Besonderheiten der Branche Insbesondere in der Pflege und bei den Ärzten, also bei besonders stark repräsentierten Berufsgruppen, ist es schwierig, geeignetes Fachpersonal zu finden. Aber auch im übrigen Klinikbereich wird die Rekrutierung neuer Mitarbeiter immer aufwendiger. Es gilt, sich mit modernen Strukturen und Softwarelösungen als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren, um interessante Kandidaten anzuziehen und an das Klinikum zu binden. Herausforderungen Die Universitätsmedizin Mannheim ist eines der großen Klinika in Deutschland. Allein die Zahl an Bewerbungen, die vor der Einführung des neuen Bewerbermanagementsystems meist per Post ins Haus kamen, stellte die Organisation vor große Herausforderungen. Es war schwierig, den Status der einzelnen Bewerbungen händisch nachzuhalten und diese zeitnah zu beantworten. Lösungen Mit der Einführung der Bewerbermanagement-Lösung von Haufe.umantis kann die Universitätsmedizin Mannheim interessanten Bewerbern weitaus schneller eine Rückmeldung geben. Der Zeitaufwand für das Sekretariat hat sich deutlich reduziert, gleichzeitig wurde ein besserer Datenschutz ermöglicht. Die geplante Einführung des Moduls Veranstaltungsmanagement soll nun dazu führen, dass die Daten für das Weiterbildungsmanagement nicht mehr separat geführt werden müssen.

15 Dem Modul Veranstaltungsmanagement kommt in der UMM eine wichtige Rolle zu. Denn Weiterbildung wird dort sehr ernst genommen über alle Berufsgruppen hinweg. Im Veranstaltungsmanagement werden nicht nur für Ärzte vorgeschriebene Qualifizierungen gelistet, sondern auch Führungskräftetrainings, auf die das Klinikum großen Wert legt. Bei uns wird niemand Führungskraft, wenn er oder sie nicht bestimmte Führungsmodule durchlaufen hat, so Torsten Hintz. Doch nicht nur Ärzte und Führungskräfte können an Weiterbildungen teilnehmen, sondern alle Mitarbeiter. Im neuen Modul Veranstaltungsmanagement sollen alle angebotenen Seminare und Kurse abgebildet werden. Selbst Mitarbeiter im Erziehungsurlaub werden regelmäßig über den Fort- und Weiterbildungskatalog informiert. Denn wir gehen davon aus, dass sie irgendwann wieder zurückkommen. Und vielleicht wollen sie sich in ihrer inaktiven Phase weiterbilden. Deshalb möchten wir ihnen auch die Möglichkeit dazu geben, sagt der Geschäftsbereichsleiter. Zukunftsfähig für den Arbeitsmarkt Noch wird es einige Wochen dauern, bis das Modul Veranstaltungs mana ge ment live gehen kann. Doch zwischen zeitlich können Geschäftsbereichsleiter Torsten Hintz und Personalreferentin Stephanie Riese bereits ihr persönliches Fazit zum Modul Bewerbermanagement ziehen, das sich nun schon seit über 18 Monaten bewährt. Das neue Bewerbermanagement-System ist sehr übersichtlich. Wir haben jederzeit einen Überblick über den Stand einer Bewerbung und können bei Fragen der Bewerber Rückmeldung geben. Auch der Austausch mit den Vorgesetzten hat sich verbessert. Und: Es können keine Unterlagen wegkommen. Es ist insgesamt ein wesentlich professionelleres Arbeiten, schildert Stephanie Riese die Sicht der Personalabteilung. Die Sicht der Geschäftsleitung legt Torsten Hintz dar: Es gibt nach meinem Kenntnisstand relativ wenige große Kliniken, die mit modernen HR-Systemen arbeiten. In vielen Häusern wird Personalarbeit immer noch als administrative Arbeit angesehen. Wir sind schon ein ganzes Stück weiter und sehen die Rolle der Personalabteilung als Partner der Geschäftsleitung und als Experten für die anderen Berufsgruppen und Funktionsbereiche. Der Hintergrund ist: Wir wollen uns fit machen für die Zukunft, um auch künftig die passenden Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden. Wieso Haufe.umantis? Haufe.umantis wurde als Softwarelösung ausgewählt, weil es modular aufgebaut ist und der Organisation ermöglicht, nicht nur das Bewerbermanagement, sondern auch das Modul Veranstaltungsmanagement ein zuführen. Die Software kann flexibel an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden und kann auf dem hauseigenen Server betrieben werden. Ziele der Softwareeinführung Ein wesentliches Ziel war, die Mitarbeiterinnen im Sekretariat von Verwaltungstätigkeiten zu entlasten. Außerdem sollte der gesamte Prozess beschleunigt werden und die Universitätsmedizin Mann heim als attraktiver Arbeitgeber positioniert werden. Über das neue Online-Bewerbungstool können sich interessierte Kan di daten direkt bewerben ohne mühsame Erstellung einer Bewerbungsmappe. Das hat dazu geführt, dass die Zahl der Bewerber angestiegen ist. Gleichzeitig konnte die Zeit bis zur Vertragsunterzeichnung verkürzt und das Sekretariat entlastet werden. Statement Die Time-to-Hire, also die Zeit von der Ausschreibung bis zur Einstellung, hat zwischen März und Oktober 2011 deutlich abgenommen von 121 auf durchschnittlich 17 Tage. Torsten Hintz, Leiter Geschäftsbereich Personal/ Logistik, Universitätsmedizin Mannheim

16 14 Talentmanagement Bewerber- und Talentmanagement für die öffentliche Verwaltung Mit Haufe Talent Management führen Sie ein optimales Bewerber- und Talentmanagement ein. Damit können Sie die richtigen Mitarbeiter gewinnen, produktiv einsetzen, weiterentwickeln und binden. Sie erleichtern das Zusammenspiel von Führungskräften, Mitarbeitern sowie HR und sorgen für Zufriedenheit und Motivation. monatlich ab i 24,80 Kundenstimme: Die grundlegenden Verbesserungen durch das Modul Bewerber sind für mich die Durchlaufzeiten, die Qualität und die Transparenz. Die Führungskräfte werden zeitnah und besser mit einbezogen und für uns ist das Nachhalten des Prozesses viel einfacher geworden. Wir wissen immer, wie der Status einer Bewerbung ist. Stefanie Klemt, Studentenwerk Aachen Ihre Vorteile Dank des modularen Aufbaus lässt sich die Software maßgenau auf Ihre Bedürf nisse zuschneidern. Dabei sind die Module sowohl einzeln nutzbar als auch beliebig kombiniert. Standardisierte Schnittstellen, z. B. zu SAP und anderen ERP Systemen gewähr leisten eine problemlose Integration in Ihre Systemlandschaft. Die webbasierte SaaS-Lösung ermöglicht Institutionen jeder Größe eine profes sionelle Talentmanagement-Software. Höchste Datensicherheit: Vertrauen Sie auf ein zertifiziertes Rechenzentrum mit höchsten Sicherheitsstandards und garantierten Service-Levels. Die Software profitiert von der Kombination aus Software-Expertise unseres Partners umantis einem der führenden Softwarean bieter in Europa für web basiertes Talent- und Leistungsmanagement sowie dem unschlagbaren HR-Know-how von Haufe. Bestens geeignet für... öffentliche Einrichtungen, die ihr Bewerberund Talentmanagement optimieren wollen, um so neue Mitarbeiter zu finden, an die Institution zu binden und zielgerichtet weiterzuentwickeln. Auszug aus über 750 Kunden von Haufe.umantis:

17 7 frei kombinierbare Module für entscheidende HR-Prozesse: Für Ihr Recruiting Bewerbermanagement: papierloser Bewerbungsprozess, von Antrag über Genehmigung und Ausschreibung bis hin zur Besetzung Weitere Module Entwicklung: systematische Ermittlung des Entwicklungsbedarfs der Mitarbeiter Veranstaltungen: übersichtliche Planung, Ausschreibung und Verwaltung von Weiterbildungsangeboten Ziele: transparente Zielvereinbarung und Beurteilung für Personalverantwortliche, Vorgesetzte und Mitarbeiter Vergütung: leistungsgerechte Vergütung gestalten mit voller Budget- und Prozesskontrolle sowie hoher Flexibilität Nachfolge: Identifikation der wichtigen Fachpositionen und zentrale Planung der Laufbahn qualifizierter Nachfolger Netzwerk: Diskussionen, Anregungen, Hilfestellungen und Wissensvernetzung via behördenweitem Austausch Haufe Talent Management Preise auf Anfrage. Kontakt Kompetenzteam Haufe Talent Management Haufe Talentmanagement ist nicht im Handel erhältlich.

18 16 Fachinformationsportal Informationen auf Knopfdruck Haufe spendiert seinen Themenportalen einen Relaunch. Experten müssen nicht allwissend sein. Sie sollten allerdings wissen, wo sie die nötigen Informationen finden. In Internetportalen muss man nicht lange suchen: Man gibt einfach den Suchbegriff ein fertig. Doch das ist nur die Theorie. Entscheidend für die tatsächliche Ergonomie sind die Gestaltung der Suchfunktion, die Aufbereitung der Ergebnisse und hilfreiche Querverweise. Das gilt insbesondere für komplexe rechtliche und betriebswirtschaftliche Themen. Nicht zuletzt deshalb hat die Haufe Gruppe ihren Themenportalen die es beispielsweise für den öffentlichen Dienst, Personal, Steuern oder Controlling gibt kürzlich einen neuen Anstrich verpasst. Leser bestimmen, was wichtig ist Der Relaunch lässt Portalnutzer von einer neuen Rubriken- und Schlag wort-navigation profitieren. Relevante Inhalte und Nachrichten werden dabei prominent platziert, sodass wichtige Informationen schneller KURZPROFIL Haufe Themenportale zugänglich sind. Ein wichtiger Aspekt betrifft kontextbezogene Empfehlungen: Wer beispielsweise eine Meldung liest, bekommt automatisch Hinweise zu weiterführenden News, Top-Themen oder Weiterbildungsangeboten. Effiziente Benutzerführung Konkrete Fragen lassen sich am schnellsten über die neue globale Suche beantworten. Sie führt alle Inhalte zusammen. Leser finden genau das, was sie suchen: etwa News, Fachbeiträge, Kommentare oder Arbeitshilfen. Durchsucht werden neben dem Online-Angebot auch die Inhalte der zahlreichen Print-Titel. Texte aus älteren Ausgaben sind dabei sogar kostenlos zugänglich. Eine wichtige Rolle beim Entwickeln der neuen Themenportale spielte auch die Benutzerfreundlichkeit: Die Bedienung und das Design wurden vollständig überarbeitet. Durch den Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Preis: kostenfrei System: alle Plattformen, gängige Web-Browser wie Internet Explorer, Firefox, Google Chrome oder Safari Einsatz neuester Technologien werden die Themenportale auch höchsten Ansprüchen an Geschwindigkeit und Performance gerecht. Mit dem Relaunch unserer Themenportale schlagen wir ein neues Kapitel in der fünfjährigen Erfolgsgeschichte unserer Wissensplattformen auf, erläutert Joachim Rotzinger, Geschäftsführer bei Haufe-Lexware. Unsere Kunden finden hier alles, was für ihren Beruf relevant ist. Welches Endgerät sie nutzen, entscheiden sie selbst: Die Oberflächen der Themenportale sind optimiert für Smartphones und Tablets. Neben Fachinformationen gibt es auch Weiterbildungsangebote. So sind etwa die Programme der Haufe Akademie und die Haufe Online Seminare (Online Training Plus) in die Themenportale eingebunden. Fazit Die Haufe Themenportale gehören zu den komfortabelsten und schnellsten Wissensplattformen im juristischen und betriebswirtschaftlichen Umfeld. Eine effiziente Volltextsuche, ein breites inhaltliches Spektrum und übersichtliche Ergebnislisten ermöglichen Anwendern, aktuelle Fragen schnell und rechtssicher zu beantworten. Dadurch gewinnen sie mehr Zeit für andere Aufgaben.

19 Das Haufe Themenportal Öffentlicher Dienst: Arbeiten next Level. Aus Suchen wird jetzt Finden. Denn das Haufe Themenportal für den öffentlichen Dienst bietet Ihnen schnell und bequem den Zugang zu allen aktuellen Fachnachrichten und -informationen. Sie behalten spielend den Überblick über relevante News und weiterführende Inhalte. So einfach war informiert sein noch nie! Jetzt kostenlosen Newsletter abonnieren!

20 18 Personal & Entgelt Das umfassende Informationsund Weiterbildungssystem für Ihre TVöD-Personalarbeit Wissen, Werkzeuge, Weiterbildung mit dem neuen Haufe TVöD Office Premium erhalten Sie von allem nur das Beste. Das einzigartige Fachinformationssystem unterstützt Sie und Ihre Kollegen in allen Bereichen der TVöD-Personalarbeit. In einem einzigen Produkt sind aktuelles, umfassendes Expertenwissen zu Tarifrecht, allgemeinem Arbeitsrecht, Personalvertretungs- und Sozialrecht, Entgeltabrechnung und Führungskräftewissen vereint. Um Ihre Weiterbildung effizient zu gestalten, stehen Ihnen pro Jahr 20 Online-Seminare zu topaktuellen Themen und Dauerbrennern zur Verfügung. Und Sie greifen auf drei qualifizierte e-trainings mit Lernerfolgskontrolle zu. Damit Ihre gesamte Abteilung mit Wissen, Werkzeugen und Weiterbildung versorgt ist, sind bis zu drei Arbeitsplatz-Lizenzen im Produktpreis enthalten. NEU Ihre Vorteile Effiziente Personalarbeit Sie erhalten fundiertes Fachwissen zu allen Bereichen der TVöD- Personalarbeit aus einer Hand. Tarifrecht, allgemeines Arbeitsrecht, Personalvertretungs- und Sozialrecht, Entgeltabrechnung und Personalmanagement werden vollständig abgedeckt. Weiterbildung mit Zeit- und Kostenvorteil 20 fachspezifische Online-Seminare pro Jahr und drei qualifizierte e-trainings sparen Weiterbildungs- und Reisekosten. Praxisgerechte Lösungen Die TVöD-Kommentierung überzeugt durch Anwendungs- und Rechenbeispiele. Zeit sparen Profitieren Sie von cleveren Arbeitshilfen und Programmen, wie z. B. dem Minijob- und dem Lohnpfändungs-Assistenten. monatlich 66,50 i zzgl. MwSt. Bestens geeignet für... Personalmanager, Personalleiter, Personalreferenten und Personalsachbearbeiter, die den TVöD (Sparte Verwaltung, Entsorgung, Sparkasse) oder den TV-V anwenden. Topaktuelle Informationen Wir bringen die Online-Version täglich auf den neuesten Stand.

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