DVZ. Konzept. Wissensmanagement in M-V Grobkonzept Kooperatives Informationsmanagement in Mecklenburg-Vorpommern VERSION: 1.0. STATUS: freigegeben

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1 DVZ. Konzept Wissensmanagement in M-V Grobkonzept Kooperatives Informationsmanagement in Mecklenburg-Vorpommern VERSION: 1.0 STATUS: freigegeben VERTRAULICHKEIT: öffentlich STAND:

2 Inhaltsverzeichnis 1 DARSTELLUNG ARBEITSPAKETE Arbeitspaket IN BEZIEHUNG STEHENDE MASSNAHMEN DOKUMENTENFÜHRUNG EINORDNUNG UND ZIELSTELLUNG DES DOKUMENTES Wissensmanagement in M-V Zielstellung dieses Dokumentes KOOPERATIVES INFORMATIONSMANAGEMENT Vorbetrachtung E-Government in M-V Föderales Informationsmanagement - FIM Relevante IT-Systeme im Land M-V FIM-orientierte Betriebe und Projekte im Land M-V Lösungsbeschreibung in Stufen Etablierung des KIM-Bausteins Leistungen Stufe Integration des KIM-Bausteins Prozesse Stufe Ausblick ORGANISATION UND REDAKTION IN M-V Zusammenfassung RAHMENBEDINGUNGEN UND HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN Strategische Rahmenbedingungen Strategische Handlungsempfehlungen Organisatorische Rahmenbedingungen und Handlungsempfehlungen Zu schaffende organisatorische Rahmenbedingungen Organisatorische Handlungsempfehlungen Land und Kommunen Technische Rahmenbedingungen und Handlungsempfehlungen Bestehende IT-Systeme der KIM M-V Plattform Technische Handlungsempfehlungen ABBILDUNGSVERZEICHNIS TABELLENVERZEICHNIS öffentlich 2

3 1 DARSTELLUNG ARBEITSPAKETE 1.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Inhalt: AP V1.1 Konsolidierung der Projektergebnisse für die Errichtung notwendiger Strukturen Das Arbeitspaket konsolidiert die vorliegenden Projektergebnisse und stellt diese in einem Grobkonzept dar. Ziel ist es, die notwendigen organistorischen, informationstechnologischen und redaktionellen Strukturen, deren Errichtung sowie notwendige Rahmenbedingungen für die Einführung zu beschreiben. öffentlich 3

4 2 IN BEZIEHUNG STEHENDE MASSNAHMEN In der WiMa-Analyse des Arbeitspaketes wurden Maßnahmen identifiziert, die für den Erfolg des Projektes "Wissensmanagement in M-V" relevant sind. Im Kontext dieses Konzeptes stehen folgende Maßnahmen: Nr. Identifizierte Maßnahme aus der Analyse zum Wissensmanagement in M-V 6 Grobkonzept für ein zentrales WiMa-System in M-V auf Basis der Ergebnisse der bisherigen Teilprojekte durchführen 15 Grobkonzept für den Anschluss des Projekts Wissensmanagement in M-V an Projekte zum Wissensmanagement auf Bundesebene (FIM, LeiKa, Formularmanagement, NPB) erstellen 30 WiMa-Strategie für Kommunen erarbeiten 32 WiMa-Strategie für M-V erarbeiten Tabelle 1: Identifizierte Maßnahmen aus [AP: WiMa-Analyse] öffentlich 4

5 3 DOKUMENTENFÜHRUNG Folgende Abbildung zeigt den Aufbau der WiMa M-V Konzepte. Das vorliegende Konzept wird in der Struktur fettgedruckt dargestellt. Für die Erarbeitung der vorliegenden Inhalte sind alle darunter liegenden Konzepte relevant bzw. nützlich. Abbildung 1:WiMa M-V Dokumentenführung öffentlich 5

6 4 EINORDNUNG UND ZIELSTELLUNG DES DOKUMENTES 4.1 Wissensmanagement in M-V In der Wirtschaft hat sich das Thema Wissensmanagement (WiMa) bereits etabliert. Es nimmt weiter an Bedeutung zu. Die Unternehmen nutzen das Potential, um ihre Innovationsfähigkeit und Prozesseffizienz zu steigern. Ein dynamischer und globaler Markt fordert heute mehr Wettbewerb, eine größere Dynamik sowie kürzere Produkt- und Innovationslebenszyklen von den Unternehmen 1. Die Öffentliche Verwaltung (ÖV) hingegen unterliegt nicht den Marktbedingungen. Hier steht die rechtskonforme Erfüllung von Aufgaben des Gemeinwesens im Fokus. Der demografische Wandel schafft jedoch ein ähnlich dynamisches Umfeld: Fachkräftemangel und der durch Steuermindereinnahmen erzeugte Kostendruck haben monetären und strukturellen Einfluss auf das Verwaltungshandeln. So muss sich die öffentliche Verwaltung schon heute gegen zukünftig sinkende Steuereinahmen und eine Verknappung der Ressourcen wappnen und das Ausscheiden von Wissensträgern kompensieren. Die landesweit viel diskutierte Verwaltungsmodernisierung soll hier die richtigen Antworten liefern. Steuerungselemente wie z. B. Personalentwicklungsmaßnahmen sind entsprechend zu justieren und anzupassen 2. Diese Rahmenbedingungen wirken auf allen Verwaltungsebenen. Sie beeinflussen diese unterschiedlich stark und erfordern dringend kooperative Projektstrukturen und Lösungskonzepte. So hat sich die Arbeitsgruppe Daten, Informationen, Wissen des Projektes WiMa M-V zum Ziel gesetzt, die demografischen Entwicklungen auf allen Verwaltungsebenen mit geeigneten Wissensmanagementmethoden zu flankieren. Speziell die Methoden der Wissensbewahrung und -verteilung sollen dem drohenden Wissensverlust in der ÖV entgegen wirken. Abbildung 2: Illustration Wissensbewahrung 1 vgl. Diana Klein, Wissensmanagement in der Öffentlichen Verwaltung: Ein Überblick, , S. 1 2 vgl. Diana Klein, S. 1 öffentlich 6

7 Das Anwenden und Verankern dieser Methoden innerhalb der ÖV ist eine große Herausforderung, da Wissen oft unbewusst verwendet wird, an Kompetenzträger gebunden ist und nicht per se allgemeinverständlich dokumentiert werden kann. So entsteht Wissen individuell in aktiven Prozessen als Folge laufender Interaktionen mit der Umwelt. Die Weitergabe des Wissens scheitert immer dann, wenn beim Empfänger die relevante Semantik und Pragmatik nicht bekannt sind oder wenn ein kompetenter Empfänger nicht zur Verfügung steht. Mit der Preisgabe von Wissen sind zudem häufig psychologische Barrieren (Angst vor Kompetenzabgabe) verbunden. Die Transformation von implizitem Wissen in für Jedermann verständliche Informationen birgt ein enormes Potential für ein optimales Verwaltungshandeln in sich. In diesem Zusammenhang wurden effiziente Methoden zur Wissensbewahrung evaluiert, die zusammen mit sinnvollen Anreiz- und Bewertungssystemen wirken. Abbildung 3: Illustration Wissensverteilung Die Anforderung, das extrahierte Wissen standardisiert, qualitätsgesichert und effizient zu speichern und zu teilen, sollte durch ein flankierendes Informationsmanagement unterstützt werden. So können die Dienstleistungsqualität weiterhin gesichert und die Kosten der Dienstleistungserbringung gesenkt werden. Das entsprechende Potential lässt sich nur über einen ganzheitlichen Ansatz freisetzen, bei dem betriebswirtschaftliche und organisatorische Regelungen sowie arbeitspsychologische Aspekte zusammenwirken. Unter Berücksichtigung der o.g. Rahmenbedingungen ergeben sich zudem Anforderungen an die Gestaltung der prozessorientierten Verwaltung in M-V, die über das reine Prozessmanagement hinausgehen. Ein abgestimmtes Vorgehen und gemeinsame Definitionen müssen das Zusammenspiel von Prozessmanagement und Wissensmanagement regeln. Konsens besteht darin, dass sich Prozessmanagement und Wissensmanagement gegenseitig ergänzen müssen (siehe Konzept Wissensbewahrung und -organisation ). Prozessmanagement steckt in der ÖV häufig nur einen Handlungsrahmen ab, der je nach Verwaltungsleistung und Einzelfall i.d.r. Ermessensspielräume enthält. Informationsmanagement unterstützt die zielgerichtete Bereitstellung von Informationen. Im Prozesskontext stellt es Informationen bereit, die das Ausüben von Ermessen unterstützt und so die Qualität des Verwaltungshandelns verbessert. Wissensmanagement hingegen regelt den menschlichen Umgang mit Informationen. Es sorgt für grundlegende Rahmenbedingungen, die ein kommunikationsförderndes Umfeld schaffen und so die Verwaltungsmitarbeiter im Erwerb, im Austausch und bei der Bewahrung von Wissen unterstützen. öffentlich 7

8 Das Projekt WiMa M-V liefert final die Grobkonzepte "Wissensbewahrung und Wissensorganisation" und "Kooperatives Informationsmanagement in M-V(KIM M-V)". Das Grobkonzept Wissensbewahrung und Wissensorganisation beschreibt praktikable Wege für ein Wissensmanagement in den Einrichtungen verschiedener Verwaltungsebenen im Land Mecklenburg-Vorpommern Zielstellung dieses Dokumentes Wie in Kapitel 4.1 beschrieben ist das Wissensmanagement mit einem geeigneten Informationsmangement zu unterstützen. In diesem Dokument beschreibt die Arbeitsgruppe Technische Plattform ein Lösungsszenario, in dem Informationen unabhängig von der Verwaltungs(ebene) im Zusammenspiel zwischen Wissens-, Informations- und Prozessmanagement organisiert und vorgehalten werden sowie die Informationsentstehung, - weiterentwicklung und -pflege als verwaltungs(ebenen)übergreifende Aufgabe begriffen wird. In diesem Zusammenhang sprechen wir folgend von einem Kooperativen Informationsmanagement in M-V (KIM M-V). Dies soll u.a. zu einem E-Government-Angebot führen, das Effizienz des Verwaltungshandelns forciert und die zunehmende Bürger- und Dienstleistungsorientierung der ÖV unterstützt. Heutige verwaltungs(ebenen)übergreifende E-Government-Anwendungen sind in der Umsetzung komplex und im Betrieb oft ineffizient, weil sie zum einen heterogene IT- Infrastrukturen überwinden und zum anderen aktuelle, korrekte und vollständige Informationsangebote dauerhaft absichern müssen. KIM M-V soll eine praktikable IT-Unterstützung für die standardisierte und qualitätsgesicherte Abbildung von Verwaltungsabläufen bereitstellen und damit generell die Effizienz der öffentlichen Verwaltung fördern. So wird ein Informationsmanagement benötigt, das die drei Grundwerte der Informationssicherheit Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität 4 gewährleistet und so die eigenen Ressourcen für Modernisierung und Teilautomation der Verwaltungsprozesse mobilisieren zu können. KIM M-V wird in diesem Zusammenhang auch als integraler Lösungsbaustein für effiziente E-Government- Angebote verstanden. Diese Zielformulierungen sind angesichts der Arbeitsverdichtung und der wachsenden Belastungen für die Beschäftigten der ÖV folgerichtig und sollen zu einer Entlastung der Verwaltungsmitarbeiter führen. Im Ergebnis soll KIM M-V einen standardisierten Baukasten bereitstellen, dessen Methoden, Werkzeuge und Dienste die Dokumentation und Verteilung von Informationen in der Verwaltung unterstützen und der über einen flexiblen Veränderungs-Prozess in die Verwaltung eingeführt werden soll. Mit der Maßgabe, vorhandene E-Government-Initiativen und Standardisierungsbemühungen im Bund und Land zu berücksichtigen, orientiert sich das Konzept insbesondere an bestehenden Lösungsbeschreibungen und Umsetzungen auf der Bundesebene. In diesem Zusammenhang werden die in Beziehung stehenden Steuerungsprojekte des IT-Planungsrates dargestellt und deren Einfluss erklärt. Zudem soll der Baukasten die Entstehung heterogener Informationsräume vermeiden und die bestehenden in einen homogenen und formalen Informationsraum überführen, mit dem 3 4 Vgl. BSI: Leitfaden der Informationssicherheit https://www.bsi.bund.de/de/themen/itgrundschutz/itgrundschutzueberblick/leitfadeninformationssicherheit/leitfaden_node.html öffentlich 8

9 Ziel, eine Entlastung der fachlichen Experten zu erreichen und die Belastung bei systematischen Transfers und bei der Dokumentation von Wissen zu minimieren. Das Grobkonzept stellt die einzelnen Umsetzungsstufen zur Errichtung der KIM M-V Plattform dar und beschreibt diese. In diesem Rahmen werden notwendige Rahmenbedingungen definiert und Handlungsempfehlungen gegeben. Organisatorische und redaktionelle Anforderungen zur Unterhaltung der kooperativen Informationsmanagementplattform werden ebenfalls beschrieben. Es werden unter anderem Redaktionsmodelle untersucht, die den redaktionellen Aufwand bei der Erstellung und Qualitätssicherung der Informationen verringern. öffentlich 9

10 5 KOOPERATIVES INFORMATIONSMANAGEMENT Das Kapitel liefert die Antworten auf die in Kapitel 4 beschriebenen organisatorischen, fachlichen und technischen Herausforderungen. In diesem Kontext fokusiert das Projekt WiMa M-V ein Informationsmanagement, das eine verwaltungs(ebenen)übergreifende Zusammenarbeit ermöglicht, in dem formalisierte Inhalte ressourcenschonend erstellt und standardkonform für eine breite Nachnutzung und Verwendung in weiteren Kontexten bereitgestellt werden können. Mit der Maßgabe, vorhandene E-Government-Initiativen und Standardisierungsbemühungen im Bund und Land zu berücksichtigen, werden in der folgenden Vorbetrachtung relevante Lösungsbeschreibungen, Umsetzungen und vorhandene Betriebe beschrieben. Das Kapitel schließt mit der Beschreibung der einzelnen Umsetzungsstufen, der notwendigen Rahmenbedingungen sowie der Ableitung geeigneter Maßnahmen ab. 5.1 Vorbetrachtung Mit den Projektpartnern der Landes- und der Kommunalverwaltungen hat das Projekt WiMa M- V auf Basis einer vorab durchgeführten WiMa-Analyse 5 sehr schnell die Verbindung zum Steuerungsprojekt des IT-Planungsrates Föderales Informationsmanagement (FIM) gesucht, um dessen Erkenntnisse mitzunutzen und selbst Impulse zu geben. In der Umsetzung wird das Projekt WiMa in M-V im Land das Kooperative Informationsmanagement in M-V (KIM M-V) möglichst FIM-konform platzieren. Mit dieser Zielschärfung wird ein entsprechendes Vorgehen im Projekt festgelegt. Damit ist auch der Korridor für organisatorische, fachliche und technische Implikationen im Land M-V abgesteckt. In diesem Zusammenhang berücksichtigen die Konzepte Informationsdomänen und Relationen und Fachliche und technische Standards die entsprechenden FIM-Ziele E-Government in M-V Im Rahmen der E-Government-Strategie des Bundes E-Gov insbesondere aber durch die komplexen Anforderungen des KIM M-V hinsichtlich eines bedarfsorientierten Informationsangebots an Bürger, Verwaltung und Wirtschaft müssen die verteilten und heterogenen IT-Systeme und Informationen der Verwaltungen in übergreifende Prozesse eingebunden werden. Die Heterogenität und fehlende Standards verursachen bei der Bereitstellung von E-Government-Anwendungen hohe Aufwände. Die Kernanforderungen Interoperabilität, Wiederverwendbarkeit und Flexibilität an moderne Software-Architekturen der Verwaltung müssen bei der Integration der jeweiligen IT-Systeme in eine Gesamtarchitektur berücksichtigt werden. Auf der Grundlage des E-Government-Masterplans der Landesverwaltung hat das Ministerium für Inneres und Sport in Zusammenarbeit mit dem IT- Dienstleister des Landes M-V, der DVZ M-V GmbH, 2004 schrittweise den Aufbau der E- Government-IT-Infrastruktur begonnen. Der weitere Ausbau bedarf eines konzertrierten Vorgehens, das vom Lenkungsausschuss zur gemeinsamen E-Government-Initiative Land / kommunale Landesverbände initiiert und gesteuert werden sollte. 5 öffentlich 10

11 5.1.2 Föderales Informationsmanagement - FIM Mit der vom IT-Planungsrat beschlossenen Nationalen E-Government Strategie (NEGS) wird die Zusammenarbeit zwischen Bund, Länder und Gemeinden zur Weiterentwicklung der elektronischen Abwicklung von Verwaltungsleistungen über das Internet forciert. Sie versteht sich als eine flexible und praxisnahe Agenda, die neue Entwicklungen frühzeitig aufgreifen kann (IT-Planungsrat, ). Im Rahmen dieser Strategie wurde das Projekt Föderales Informationsmanagement (FIM) in der Kategorie Steuerungsprojekte im Jahr 2012 gestartet. Mit der konzeptionellen Erarbeitung des FIM werden Lösungsansätze untersucht, um Herausforderungen einer modernen Informationsgesellschaft an die öffentliche Verwaltung zu begegnen. Das Steuerungsprojekt liefert somit einen Beitrag zur inhaltlichen Ausgestaltung der NEGS. Eine der Zielvorgaben des FIM-Projektes lautet, Informationen zu Verwaltungsvorgängen zwischen Bund, Ländern und Kommunen auf freiwilliger Basis zu harmonisieren und zu standardisieren. Neben der Harmonisierung der strukturgebenden Informationen hinsichtlich ihrer Bereitstellung und des Abrufs, spielen die redaktionellen Abläufe eine wichtige Rolle bei der Gewährleistung der Qualität und Verfügbarkeit der relevanten Informationen. FIM definiert folgende primären Ziele: Entwicklung einer Methode zur Herstellung der sematischen Interoperabilität der Informationen zu den Verwaltungsleistungen über alle Fachbereiche und Verwaltungsebenen hinweg die Unterstützung der fachlichen, redaktionellen und technischen Interoperabilität von Leistungs-, Formular- und Prozessinformationen der öffentlichen Verwaltung, durch den Aufbau standardisierter Inhalte bzw. durch die Nutzung standardisierter Schnittstellen (verwaltungsebenen-, zugangskanal- und fachbereichsübergreifend) die standardisierte Übersetzung von Rechtssprache in eine Vollzugssprache und die Verringerung des redaktionellen Aufwands bei der Erstellung und Pflege der Informationen durch Umsetzung eines ebenenübergreifenden Redaktionskonzepts (Stammtextemanagement). FIM wird als Methode begriffen um semantische Interoperabilität bei Informationen zu Verwaltungsverfahren über alle Fachbereiche und Verwaltungsebenen herzustellen. Hierbei agiert FIM als Intermediär zwischen Bund und den Ländern für die standardisierte Übersetzung von Rechtssprache in eine Vollzugssprache. Die Inhalte sind standardisiert und werden über standardisierte Schnittstellen angeboten. FIM unterstützt damit ein einheitliches Verwaltungshandeln und trägt so ebenfalls zu einer Verbesserung der Qualität der Aufgabenerfüllung bei. Arbeitsabläufe werden beschleunigt und Ressourcen geschont. Die Informationsbereitstellung für die Entscheidungsträger und das Controlling wird gewährleistet. Zusammen mit einem qualitätsgesicherten Informationsangebot kann das Image der Verwaltung gesteigert werden. Mithilfe der einhergehenden Standardisierung und Serviceorientierung wird der Dienstleistungsgedanke mit effizienten E- Government Angeboten untermauert. Das FIM-Projekt hat nicht zum Ziel: die Erstellung und Vorhaltung von endgültigen Leistungsbeschreibungen, Formularen oder Prozessdarstellungen im Projekt die Führung personenbezogener Daten technische und organisatorische Eingriffe in die dezentrale Systemlandschaft bei Bund, Ländern und Kommunen öffentlich 11

12 FIM-Bausteine Das Projekt FIM stellt drei Bausteine zur standardisierten Abbildung von Informationen über Verwaltungsleistungen, Formularinhalten und Prozessen bereit 6 : Als Leistung einer öffentlichen Verwaltung (auch Verwaltungsleistung) wird ein nach außen für Dritte (z. B. Bürger, Unternehmen, freie oder gemeinnützige Träger) sichtbares Ergebnis bzw. eine nach innen gerichtete Diensterbringung der Verwaltungstätigkeit bezeichnet. Formulare sind strukturierte Sammlungen von Formularelementen, die der Verwaltung die standardisierte und direkte Erfassung/Bereitstellung von Daten ermöglichen. Ein Prozess ist die inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von Aktivitäten, die zur Bearbeitung eines relevanten Objektes notwendig sind. Die folgende Abbildung zeigt die FIM-Bausteine Leistungen, Formulare und Prozesse. Abbildung 4: FIM-Bausteine (Quelle: FIM-Bildersammlung, 2013) Die Information der jeweiligen FIM-Bausteine sind mittels Standardisierung interoperabel miteinander verknüpft. Der Verknüpfungsgrad zwischen den Bausteinen wird in insgesamt drei Detaillierungsstufen über verschiedene Projektiterationen verfeinert werden. So werden in der ersten Phase nur einfache Beziehungen zwischen den Bausteinen selbst dargestellt, die den LeiKa-Stammtext mit einem Stammformular und einem Stammprozess in Verbindung bringen. In der letzen Stufe entstehen Relationen zwischen den Subelementen der einzelnen Bausteine. 6 vgl. Entwurf Feinkonzept FIM-Ordnungsrahmen, öffentlich 12

13 FIM-Haus FIM definiert für die Anwendung der Informationsbausteine standardisierte Baukästen mit beigestellten Werkzeugen und einem Redaktionskonzept. Abbildung 5: FIM-Haus im Detail (vgl. Entwurf Feinkonzept FIM-Ordnungsrahmen, 2013) Die FIM-Logik bildet den Kernbereich des FIM-Konzepts. Hier sind die Grundlagen der FIM- Bausteine spezifiziert, die Relationen zwischen den Bausteinen beschrieben und Regeln hinterlegt, die das Zusammenwirken der FIM-Bausteine definieren. Mit den FIM-Werkzeugen stehen Konzepte, Methoden und Standards bereit, mit denen die Pflege und Nutzung von FIM- Inhalten erfolgt. Im FIM-Baukasten enthalten sind alle strukturellen Elemente die erforderlich sind, um FIM-Inhalte zu erstellen. Mit den Elementen des FIM-Baukastens können Inhalte für die FIM-Bibliothek erstellt werden. Nach FIM sind dies beispielsweise auf Basis von bundesrechtlichen Grundlagen erstellte Stammformulare, die sich aus Formularfeldern, Formularfeldgruppen und Regeln zusammensetzen. Das FIM-Redaktionskonzept regelt, wer welche Rollen in FIM einnehmen kann, was gepflegt werden muss bzw. genutzt werden kann und wie die Erstellung, die Pflege, der Zugriff und die Qualitätssicherung erfolgen soll FIM Grundprinzip Wie bereits aus den Primärzielen ersichtlich, beschreibt das FIM-Grundprinzip die Regelungsund Vollzugskaskade über die verschiedenen Verwaltungsebenen von der Gesetzgebung bis hin zum Vollzug und stellt in diesem Kontext optimierte Redaktionsabläufe zur Informationsentstehung, -abbildung und -bereitstellung dar. Die Optimierung erfolgt über die Standardisierung von Inhalten, die Bündelung von Aufgaben (EfA-Prinzip) und über öffentlich 13

14 qualitätssichernde Maßnahmen (siehe Konzept Fachliche und technische Standards ). Das EfA-Prinzip wirkt gezielt im Bereich der gemeinsamen Stamminformationen, die über zentrale Redaktionen bereitgestellt werden Fallbeispiel Waffenbesitzkarte Um die Inhalte, Ziel und Zusammenhänge in FIM zu verdeutlichen, hat das FIM-Projekt gemeinsam mit dem Nationalen Waffenregister, Landesbehörden und sechs kommunalen Waffenbehörden die Erteilung einer waffenrechtlichen Erlaubnis in Form einer Standard- Waffenbesitzkarte untersucht und FIM-konform dokumentiert. Neben diesem prominenten Beispiel wenden bereits einige Projekte 7 mit der Verwaltung im Land M-V die FIM-Systematik an. Im Ergebnis sind ein Stammtext für die Leistungsbeschreibung, Stammformulare für Input- und Output-Dokumente sowie ein Stammprozess entstanden. Folgend wird die Interaktion der FIM- Bausteine verdeutlicht und die Entstehung und Verwendung der spezifischen Stamminformationen erläutert. Zusammenspiel der FIM-Bausteine Abbildung 6: Zusammenspiel der FIM-Bausteine (Quelle: FIM-Bildersammlung, 2013) 7 KommSVZ: z.b. Verkehrszeichen aufstelllen/anbringen, Fallgenehmigung erteilen, Straßenbeleuchtung Störungsbehebung,PzM M-V Teilprojekt Wohngeldantrag öffentlich 14

15 Die Leistungsbeschreibung informiert umfassend über die Inhalte und Rahmenbedingungen zur Erteilung der Waffenbesitzkarte und stellt die Kontaktdaten der zuständigen Stelle bereit. Gleichzeitig verlinkt die Leistungsbeschreibung die beizubringenden Dokumente und Anträge, die im Rahmen der Vorgangsbearbeitung benötigt werden, sowie das zu erwartende Output- Dokument: Bedürfnis-Bescheinigung Antrag zu Erteilung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen Bescheinigung Sachkunde Waffenbesitzkarte Der Vorgang selbst wird in Form einer Prozessbeschreibung dargestellt. In der Prozesbeschreibung enthalten sind alle Aktivitäten, die zur Bearbeitung des Vorgangs notwendig sind. Stammtext Waffenbesitzkarte Erteilung für Sportschützen Die Inhalte der FIM-Bausteine haben ihren Ursprung in der FIM-Redaktion. Hier werden die sogenannten Stamminformationen aller Verwaltungsleistungen der öffentlichen Verwaltung gehalten und gepflegt. Auf der Ebene der FIM-Redaktion erhebt in diesem Fallbeispiel das Nationale Waffenregister die Stamminformationen für die FIM-Bausteine. Der FIM-Baustein Leistungen liefert über den LeiKa-Baukasten alle LeiKa-Module zur Verwaltungsleistung Erteilung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen die im Rahmen der Regelungskompetenz im Bund bereitgestellt werden können. Neben den LeiKa-Modulen werden auch die QS-Kriterien zur Erstellung einer Leistung beschrieben. Die Inhalte der Leistungsbeschreibungen werden über die FIM-Bibliothek bereitgestellt. öffentlich 15

16 Abbildung 7: Auszug Stammtext Waffenbesitzkarte Erteilung für Sportschützen (Quelle: GK-LeiKa) Stammformular Waffenbesitzkarte Erteilung für Sportschützen Der FIM-Baustein Formulare liefert über den Formularbaukasten alle Felder- und Feldgruppen zum Antrag Erteilung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen die im Rahmen der Regelungskompetenz im Bund bereitgestellt werden können. Die Datenelemente werden in Relation zur Verwaltungsleistung in der FIM-Bibliothek pro Formular- und Dokumentenreferenz gespeichert. Der Formularbaukasten stellt für die Formularerstellung elementare FIM-Inhalte zur einfachen Kombination und Wiederverwendung bereit: Atomare Felder (XÖV Codelisten) Feldgruppen öffentlich 16

17 Bestehen aus u.u. angepassten Feldern und/oder Feldgruppen Fortlaufende ID Regeln Metadaten 0000 Bezeichnung (Anmerkung) 0000 Bezeichnung (Anmerkung) 0000 Bezeichnung (Anmerkung) 0000 Bezeichnung (Anmerkung) F01.1 Antrag auf Erteilung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen gem. 14 Absatz 4 Waffengesetz (WaffG) G002.1 Empfänger F001.1 Behördenname F002.2 Behördenbezeichnung G001.1 Adresse (Schachtelung, Feldgruppe in Feldgruppe) F003.1 Straße F004.1 Hausnummer F005.1 Adresszusatz F006.1 Postleitzahl F007.1 Ort F008.1 Land F009.1 Hinweis (Hinweis: Zweck/Aufgabe des Formulars, Gesetzesgrundlage) G003.1 Antragsteller(in) F010.1 Familienname F011.1 Geburtsname F012.1 Vorname(n) F013.1 Geburtsdatum (Feld Datum, Bezeichnung überschrieben) F014.1 Geburtsort F015.1 Staatsangehörigkeit G001.1 Adresse (Schachtelung, Feldgruppe in Feldgruppe) F016.1 Telefonnummer F017.1 Faxnummer F Adresse G004.1 Wohnsitz F013.1 Datum (von) (Feld Datum, Bezeichnung überschrieben) F013.1 Datum (bis) (Feld Datum, Bezeichnung überschrieben) G001.1 Adresse (Schachtelung, Feldgruppe in Feldgruppe) F030.1 Weitere (Boolean-Wert, wenn ja : Felder erneut einblenden) G005.1 Legitimation F019.2 Ausweis F020.1 Ausweisnummer F001.1 Ausstellungsbehörde ( Behördenname überschrieben) G001.1 Adresse (Schachtelung, Feldgruppe in Feldgruppe) G006.1 Angaben zur Waffe F021.1 Waffenart F022.1 Kaliber Abbildung 8: F023.1 Auszug Hersteller Stammformular Waffenbesitzkarte Erteilung für Sportschützen (Quelle: FIM- Bildersammlung, F024.1 Modell 2013) F025.1 Waffenherstellungsnummer F026.1 PTB-Zeichen Der FIM-Baustein Formulare liefert keine fertigen Formulare im eigentlichen Sinne aus, F027.1 PTB-Nummer vielmehr beschreibt F030.1 Weitere der (Boolean-Wert, Baustein wenn ja : Felder die erneut Datenelemente einblenden) die zur Erstellung eines Formulares benötigt werden. F028.1 Aufbewahrungsort Hierbei achtet der Waffe(n) FIM ( Freitextfeld bei überschrieben) der Erstellung der Feldelemente auf XÖV-Konformität, F028.1 Ergänzungen (Feld Freitextfeld überschrieben) indem die Felder über die XÖV-Codelisten beschrieben werden. Neben den allgemeingültigen G007.1 Formularabschluss und wiederverwenbaren F009.1 Belehrung Feldern und Feldgruppen (z.b. Straße, Antragsteller) enthält das (Feld Hinweistext überschrieben) Formular Waffenbesitzkarte F007.1 Ort Erteilung für Sportschützen fachspezifische Felder und Feldgruppen F013.1 (z.b. Datum Angaben zur Waffe, Waffenart). F029.1 Unterschrift F028.1 Anlagen (Feld Freitextfeld überschrieben) 0000 Bezeichnung (Anmerkung) 0000 Bezeichnung (Anmerkung) Stammprozess Waffenbesitzkarte Erteilung für Sportschützen 0000 Bezeichnung (Anmerkung) 0000 Bezeichnung (Anmerkung) F01.1 Antrag auf Erteilung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen gem. 14 Absatz 4 Waffengesetz (WaffG) G002.1 Empfänger F001.1 Behördenname F002.2 Behördenbezeichnung G001.1 Adresse (Schachtelung, Feldgruppe in Feldgruppe) F003.1 Straße F004.1 Hausnummer F005.1 Adresszusatz F006.1 Postleitzahl F007.1 Ort F008.1 Land F009.1 Hinweis (Hinweis: Zweck/Aufgabe des Formulars, Gesetzesgrundlage) G003.1 Antragsteller(in) F010.1 Familienname F011.1 Geburtsname F012.1 Vorname(n) F013.1 Geburtsdatum (Feld Datum, Bezeichnung überschrieben) F014.1 Geburtsort F015.1 Staatsangehörigkeit G001.1 Adresse (Schachtelung, Feldgruppe in Feldgruppe) F016.1 Telefonnummer F017.1 Faxnummer F Adresse G004.1 Wohnsitz F013.1 Datum (von) (Feld Datum, Bezeichnung überschrieben) F013.1 Datum (bis) (Feld Datum, Bezeichnung überschrieben) G001.1 Adresse (Schachtelung, Feldgruppe in Feldgruppe) F030.1 Weitere (Boolean-Wert, wenn ja : Felder erneut einblenden) G005.1 Legitimation F019.2 Ausweis F020.1 Ausweisnummer F001.1 Ausstellungsbehörde ( Behördenname überschrieben) G001.1 Adresse (Schachtelung, Feldgruppe in Feldgruppe) G006.1 Angaben zur Waffe F021.1 Waffenart F022.1 Kaliber F023.1 Hersteller F024.1 Modell F025.1 Waffenherstellungsnummer F026.1 PTB-Zeichen F027.1 PTB-Nummer F030.1 Weitere (Boolean-Wert, wenn ja : Felder erneut einblenden) F028.1 Aufbewahrungsort der Waffe(n) ( Freitextfeld überschrieben) F028.1 Ergänzungen (Feld Freitextfeld überschrieben) G007.1 Formularabschluss F009.1 Belehrung (Feld Hinweistext überschrieben) F007.1 Ort F013.1 Datum F029.1 Unterschrift F028.1 Anlagen (Feld Freitextfeld überschrieben) Der Stammprozess wird in Relation zur Verwaltungsleistung in der FIM-Bibliothek auf Ebene der Prozesselemente abgelegt. Der FIM-Baustein Prozesse liefert auf der Ebene von Aktivitätsgruppen eine organisationsunabhängige Prozessbeschreibungen zur Erteilung der Waffenbesitzkarte für Sportschützen. So enthält der Stammprozess weder orts- noch organisationsspezifische Inhalte. Vielmehr liefert er wertvolle Informationen darüber, wie der öffentlich 17

18 Zuschnitt im lokalen Prozess zu erfolgen hat und welche Aktivitätsgruppen in welcher Folge enthalten und auszumodellieren sind. Abbildung 9: Stammprozess Waffenbesitzkarte Erteilung für Sportschützen (Quelle: FIM- Bildersammlung, 2013) Vollzugsebene Erteilung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen Die Stamminformationen der FIM-Bausteine werden im Rahmen der Regelungskompetenzen in den übertragenden Wirkungskreisen angepasst und/oder erweitert. Spätestens auf der Vollzugsebene zur Erteilung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen liegen die Informationen der einzelnen FIM-Bausteine vollständig und abschließend vor: Regelungskompetenz Bund: nach 10 Abs. 1 (WaffG) Regelungskompetenz Land: Landesverordnung über Verwaltungsgebühren Vollzug Kommunen: Waffenbehörden der Kreise und kreisfreie Städte zur Erteilung einer Waffenbesitzkarte So sind landes- und organisationsspezifische Regelungen in die Leistungs- und Prozessbeschreibung zur Erteilung einer Waffenbesitzkarte ergänzend eingeflossen. Ebenfalls konnten die in FIM beschriebenen Formularelemente (Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis nach dem Waffengesetz: einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen ) der Vollzugsebene bereitgestellt werden. Effekte für die Verwaltung in diesem Fallbeispiel In der Pilotanwendung des FIM-Konzepts traten insbesondere folgende Effekte für die Verwaltung auf: Dokumentation hilfreich für die Einarbeitung und Weiterbildung neuer Mitarbeiter Hilfestellung für Stellenbewirtschaftung und Stellenbeschreibung Hilfestellung bei der Umsetzung neu geregelter Verfahren für die ausführenden Verwaltungsstellen Grundlage für die Planung und den Einsatz von IT (Datenaustausch, Automatisierungsprozesse) Auswertung von Kennzahlen und Transparenz der Schnittstellen öffentlich 18

19 Transparenz hinsichtlich bundesrechtliche Grundlagen zu bestimmten Verwaltungsverfahren (Gesetz und Verwaltungsvorschriften), Hilfestellung in Gesetzgebungsverfahren Nutzeneffekt für Berechnung von Kosten von Regelungsvorhaben (Bürokratiekosten und Erfüllungsaufwand) Waffenbehörden der Kreise und kreisfreie Städte haben die Leistungsbeschreibung vollständig übernommen. Effekte für den Bürger In der Pilotanwendung des FIM-Konzepts traten folgende Effekte für den Bürger auf: Vollständige und korrekte Leistungsbeschreibung Einheitliche Struktur der Verwaltungsleistung Einheitliche Formulare Rechtssicherheit Transparenz Qualitätssicherheit Datensparsamkeit Wiedererkennbarkeit Standardisierung FIM im Land M-V Damit das FIM-Grundprinzip seine Wirkung vollständig entfalten kann, sind in den einzelnen Bundesländern entsprechende Strukturen zu errichten, die das Grundprinzip organisatorisch, redaktionell und informationstechnisch unterstützen. In diesem Zusammenhang platziert das Land M-V in Kooperation mit den kommunalen Landesverbänden das Kooperative Informationsmanagement in M-V (KIM M-V). Diese Struktur orientiert sich fachlich an FIM und integriert das entsprechende Grundprinzip organisatorisch, redaktionell und technisch in M-V Relevante IT-Systeme im Land M-V Wie im Konzept Identifikation technischer Systeme beschrieben verfügt das Land M-V bereits heute über IT-Systeme, die das FIM-Grundprinzip für den Baustein Leistungen unterstützen. Die Abbildung 10 zeigt die aktuelle Situation zur Integration des KIM-Bausteins in die IT- Infrastruktur des Landes M-V. Die bereits verwendeten IT-Systeme sind die Metaredaktion auf der Länderebene (Linie6+/GK-LeiKa) und die Infodienste (TSA-Teleport GmbH) sowie die E- Government-Dienste im Land M-V öffentlich 19

20 Abbildung 10: Ist-Situation Die Informationen aus dem KIM-Baustein Leistungen (Infodienste M-V) werden bereits heute in unterschiedlichen E-Government-Verfahren verwendet: Dienstleistungsportal IT-System zur Umsetzung der Europäischen Dienstleistungsrichtlinie Pilotpartner des telefonischen Bürgerservices und Servicecenter-Software Kommunale Portale Für die Pflege der spezifischen Inhalte haben sich Redaktionsstrukturen im Land etabliert. Bereits heute können das Prozessregister, die Community und die Projektwerkstatt der Nationalen Prozessbibliothek genutzt werden E-Government-Dienste in M-V Die Dienste der E-Government-IT-Infrastruktur stehen sowohl der Landesverwaltung als auch den kommunalen Körperschaften zur Verfügung. Diese IT-Infrastruktur bildet die Grundlage für die Realisierung verwaltungsübergreifender und verwaltungsinterner Fachverfahren. Am hat der Lenkungsausschuss der E-Government-Initiative beschlossen, dass nach einer Bedarfserhebung für Funktionalitäten, die durch zentrale Dienste bereitgestellt werden sollten, beim Land und den Kommunen ein föderaler Dienstekatalog erarbeitet werden soll. Mit der Weiterentwicklung des föderalen Dienstekatalogs werden auch die Bausteine der KIM M-V Plattform aufgenommen. Die KIM M-V Plattform stellt nicht nur Dienste bereit, sondern integriert auch die vorhandene Dienste des föderalen Dienstekatalogs. öffentlich 20

21 KIM-Baustein Leistungen - Infodienste M-V Das IT-System Infodienste M-V (Produktname) ist ein Redaktionssystem zur übergreifenden Verwaltung und Verteilung von Leistungsbeschreibungen und Zuständigkeiten. Die inhaltliche Pflege erfolgt nach dem LeiKa-Stammtextemanagementprinzip. Die Nutzungsmöglichkeiten der Leistungs- und Zuständigkeitsinformationen liegen im Wesentlichen im Bürger- und Unternehmensservice in einer Datenbereitstellung für Landes-, Kreis- und Kommunalportale, in einer Datenbereitstellung für die EG-DLR, in einer Datenbereitstellung für Behördennummer 115. Innerhalb der Anwendung lassen sich die Organisationsstrukturen aller öffentlichen Verwaltungen bis zur kleinsten Einheit, der Stelle, mit ihren konkreten Zuständigkeiten, Ansprechpartnern und Kontaktdaten abbilden. Sobald ein Benutzer sein Anliegen und seine Gemeinde oder den Ortsteil eingibt, werden ihm die Daten der zuständigen Stelle, eine rechtssichere Beschreibung der angefragten Leistung und alle für die Antragstellung benötigten Unterlagen (Formulare) angezeigt. In die Erfassung und Pflege der Leistungstexte werden alle Ebenen der Verwaltung einbezogen. Die Fachressorts in den Bundes- und Landesministerien erstellen für auf Bundesbzw. Landesrecht basierende Verwaltungsleistungen die entsprechenden rechtssicheren, aber auch für den Bürger verständlichen Leistungsbeschreibungen, die auf der Ebene der Kommunalverwaltung um regionale und kommunale Besonderheiten ergänzt und mit den tatsächlich zuständigen Vollzugsstellen versehen werden. Das System ermöglicht ferner die vollständige vertikale Abbildung von Zuständigkeiten über alle Verwaltungsebenen hinweg. Die Erfassung der zuständigen Stellen direkt durch die Verwaltungen vor Ort sichert gerade in der Aufgabenteilung zwischen Kommune und Landkreis sachlich richtige Aussagen zur Zuständigkeit. Kommunale Redakteure werden per Übersichtsseite bzw. Newsletter automatisch über geplante und ausgeführte Änderungen im Landessystem benachrichtigt. Hierbei wird unterschieden, ob sich Leistungsbeschreibungen geändert haben oder neue Leistungen zu verknüpfen sind. Über Schnittstellen sind verschiedenste Integrationsszenarien von der Assistenten-gestützten Seiteneinbindung bis hin zum komplexen Webservice realisierbar. Sämtliche Daten können dabei in gleichbleibender Qualität unabhängig vom Layout in jede beliebige Website eingebunden werden. Über die Webservice-Schnittstelle können eine Reihe von Content Management Systemen (CMS) und Dokument Management Systemen (DMS) an das Gesamtsystem angebunden werden. Die Weiterentwicklung des IT-Systems Infodienste M-V wird über die Länderkooperation Linie6plus, der auch das Land M-V angehört, realisiert. Auf der Ebene der Länder unterstützt eine Metaredaktion die effiziente Zusammenarbeit der einzelnen Kooperationspartner. In diesem Rahmen können Leistungsbeschreibungen untereinander abgeglichen und ausgetauscht werden GK-LeiKa - MetaRedaktion Die MetaRedaktion ist ein webbasiertes Werkzeug zur Unterstützung der länderübergreifenden Weiterentwicklung der Infodienste und zu kooperativen Bereitstellung von Leistungsinhalten. öffentlich 21

22 Nationale Prozessbibliothek In das NPB-Register können alle Prozessarten (Kern-, Führungs- und Unterstützungsprozesse) aus allen Ebenen der öffentlichen Verwaltung in öffentliche oder geschlossene Bereiche hochgeladen werden. Bei der Einstellung der Prozesse wird bewusst auf Vorgaben zum Detaillierungsgrad der Prozesse oder der Modellierungsmethode verzichtet. Das Register funktioniert derzeit unabhängig von Methoden, Notationen und Softwarewerkzeugen. Um Prozessinformationen zentral verfügbar zu machen, wurde der XöV-konforme Austauschstandard XProzess entwickelt und zur Zertifizierung als XöV-Standard bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) eingereicht. Mithilfe dieses Austauschstandards können auch andere bereits bestehende Register angebunden werden. Neben der Möglichkeit vorhandene Prozessregister einzubinden, können via XProzess auch Modellierungswerkzeuge den Datenaustausch mit der NPB herstellen. Der fachliche Austausch über Prozessabläufe, über die Methoden zur Prozesserhebung und Darstellung, aber auch Kennzahlen, wird unterstützt durch typische Community-Funktionen wie Forum, Postfach und Chat. Damit stellt die NPB für die MitarbeiterInnen öffentlicher Einrichtungen die erste kostenfreie ebenenübergreifende "Community of Practice" zur Verfügung. Der fachliche Austausch kann aber auch in Projektkontexten erfolgen, hierfür stellt die NPB die Projektwerkstatt bereit Kommunale Portale und Backends Das Internetportal der örtlichen Verwaltung ist für den ansässigen Bürger der zentrale Einstiegspunkt zur Recherche nach Zuständigkeiten, Verwaltungsdaten und leistungen. Die Verwaltung bereitet hierzu die entsprechenden Informationen in den entsprechenden Redaktionssystemen auf und stellt diese zur Verfügung. In diesem Zusammenhang stellt das IT-System Infodienste die Stammtextinformation nach LeiKa zur weiteren Verarbeitung bereit FIM-orientierte Betriebe und Projekte im Land M-V EG-DLR Das Land M-V nutzt bereits mit der Einführung des IT-Systems zur Umsetzung der Europäischen Dienstleistungsrichtlinie die Infodienste M-V zur Pflege und Bereitstellung von EG-DLR-relevanten Leistungsbeschreibungen (KIM-Baustein Leistungen ). So werden die dienstleistungsrelevanten Leistungsbeschreibungen der Verwaltung im Portal des einheitlichen Ansprechpartners und im Antragsassistenten dargestellt Dienstleistungsportal Das Dienstleistungsportal des Landes bündelt die Leistungsinformationen des gesamten Landes zurzeit noch unabhängig von der jeweiligen Zuständigkeit. Hier werden alle onlinefähigen Informationsangebote der Landesverwaltung sowie der Kommunen verknüpft. Die Kommunen des Landes ergänzen diese öffentlich verfügbaren Informationen und Dienstleistungsangebote der Landes- und Kommunalverwaltung, indem sie regionale Inhalte zu den verschiedenen Themenbereichen und für die unterschiedlichsten Zielgruppen bereitstellen. öffentlich 22

23 Auch über sogenannte Lebenslagen kann der Bürger zum Informationsangebot über Verwaltungsleistungen gelangen. Die Lebenslagen werden ebenfalls mit dem IT-System Infodienste bereitgestellt Telefonischer Bürgerservice und 115 Neben dem Landkreis Ludwigslust-Parchim beabsichtigt auch der Landkreis Vorpommern- Rügen einen telefonischen Bürgerservice und den Service Einheitliche Behördenrufnummer 115 anzubieten. Die Informationsbereitstellung für die Telefonauskunft erfolgt ebenfalls über die KIM M-V Plattform PzM-Infrastruktur Das Projekt Aufbau einer PzM-Infrastuktur in M-V erarbeitet ein Betriebs-/Organisations- /Geschäftsmodell zur Finanzierung des Wirkbetriebes einer gemeinsamen PzM-Infrastruktur und erarbeitet die entsprechenden Handbücher. Ebenso soll die gemeinsame Beschaffung des Tools, auf Basis der standardisierten Notation BPMN 2.0 und unter Beachtung der FIM- und KIM M-V Anforderungen und deren Integration in die E-Government-Infrastruktur des Landes M-V erfolgen Klarschiff.MV Das Projekt erweitert die Online-Bürgerbeteiligungsplattform Klarschiff.HRO zu einer Landeslösung. Das landesweit einsetzbare System wird im Folgenden Klarschiff.MV genannt. Klarschiff.MV wird die Infodienste M-V für die Zuständigkeitsfindung integrieren. Damit nutzt Klarschiff.MV einen wesentlichen Baustein der mit dem Projekt Wissensmanagement in M-V instanziierten KIM M-V Plattform. 5.2 Lösungsbeschreibung in Stufen Für die Etablierung der KIM.M-V Plattform wird ein stufenweises Vorgehen vorgeschlagen, da eine Vielzahl von IT-Komponenten im Land von der Integration betroffen sind und verschiedene Abhängigkeiten zu dritten Projekten und Betrieben bestehen. Zudem werden Projekte in der Zukunft den weiteren Ausbau der KIM M-V Plattform vorantreiben. Mit der iterativen Vorgehensweise bleibt die Komplexität im Projektgeschehen beherrschbar. Die einzelnen Umsetzungsstufen orientieren sich grob an den FIM-Säulen und leiten sich konkret über die im Projekt identifizierten und priorisierten Anwendungsfälle ab (siehe Konzept Identifikation technischer Systeme ). Die folgenden Stufen werden durch verschiedene kooperative Landesprojekte umgesetzt. Für die vollständige Umsetzung und Etablierung der KIM M-V Plattform wird ein Zeitraum bis Ende 2016 angenommen. Bis heute sind weder die organisatorischen noch die rechtlichen Voraussetzungen für eine Umsetzung in M-V abschließend geklärt. Die technische Umsetzung ist - wie oben beschrieben komplex und entsprechende Risiken in der Realisierung wurden identifiziert. Gleichzeitig leistet die KIM M-V Plattform einen großen Beitrag zu einer breiten und kooperativen elektronischen Verwaltungsmodernisierung. Die Nutzung der KIM M-V-Plattform durch Bürger, Wirtschaft und Verwaltung verlangt ebenfalls eine abgestimmte Integration in das Open-Government-Umfeld als weiteren folgerichtigen Schritt. Folgend wird der Stufenplan dargestellt: öffentlich 23

24 Abbildung 11: KIM M-V Stufenplan Etablierung des KIM-Bausteins Leistungen Stufe 1 Basierend auf den identifizierten Maßnahmen der Prioritätsklasse 1 im Konzept Identifikation technischer Systeme stellt der folgende Lösungsvorschlag die notwendigen Bausteine für die erste Umsetzungsstufe der KIM M-V Plattform dar (siehe Abbildung 12). Die erste Stufe konzentriert sich auf die Etablierung und Integration des KIM-Bausteins Leistungen. Die E- Government-Dienste des Landes M-V werden entsprechend der benötigten Funktionalität berücksichtigt. Die Lösungsbeschreibung sieht zur Informationsdarstellung das Dienstleistungsportal M-V und die dezentralen kommunalen Verwaltungsportale vor. Die verschiedenen Portale sind über das Internet für alle Akteure (Bürger, Wirtschaft, Verwaltung) erreichbar. Das DLP in seiner zentralen Funktion hingegen stellt übergreifende Informationen der Verwaltung bereit. Die verwaltungsseitige Erstellung und Pflege der Leistungsinhalte erfolgt idealerweise direkt im zentralen KIM-Baustein Leistungen. Sie können aber auch in KIM- Baustein-kompatiblen kommunalen oder dritten Redaktionssystemen erstellt und gepflegt werden und über Schnittstellen in das Zentralsystem übergeben werden. Neben der Leistungsbeschreibung können in diesen Redaktionssystemen im Rahmen der Zuständigkeitsfindung Ansprechpunkte (Organisationsdaten) und Gebietsstrukturdaten gepflegt werden. Der KIM-Baustein Leistungen ist ebenfalls über das Internet für alle Verwaltungen erreichbar. Die in den Leistungsbeschreibungen enthaltenen Metadaten zu Formularen können via Link auf die entsprechenden Formulare im Formularmanagementsystem (FMS) des Landes verweisen. Der im KIM-Baustein Leistungen integrierte Zuständigkeitsfinder wird angepasst und um eine georeferenzierte Zuständigkeitsdefinition erweitert. Folgende Integrationen in die IT-Infrastruktur des Landes M-V erfolgen in der ersten Stufe: öffentlich 24

25 Abbildung 12: Lösungsbausteine zur Etablierung FIM-konformer Strukturen in M-V - Stufe Anschluß an die GDI M-V Für die Funktion des georeferenzierten Zuständigkeitsfinders, wird dem KIM-Baustein Leistungen der Zugriff auf die Geodaten der GDI M-V ermöglicht. Ziel ist es, die Geodaten mit den Verwaltungsleistungen und Verwaltungsstrukturen zu verbinden, damit angebundene Bürgerportale Zuständigkeitsabfragen auch geodatenbasiert anbieten können Integration mit elias (Projekt der Landesverwaltung) Im Rahmen des elektronischen Landes-Informations und Auskunftssystems (elias) wird derzeit auch die Anwendung zur Verwaltung der Mitarbeiter der Landesverwaltung überarbeitet. Ziel ist es, aus dieser Anwendung heraus auch die Organisationsstrukturen im Infodienste M-V System zu befüllen. Die dort hinterlegten Organisationsstrukturen können dann mit Zuständigkeiten angereichert werden. Somit stehen diese Informationen dem Zuständigkeitsfinder, dem Dienstleistungsportal und den jeweiligen Behördenseiten zur Verfügung. Die hierzu notwendige Schnittstelle wird durch die Landesverwaltung geschaffen. Sie wird auch von den Kommunen des Landes genutzt. öffentlich 25

26 Integration mit dem Dienstleistungsportal (Projekt der Landesverwaltung) Mit der Platzierung des KIM-Bausteins Leistungen (Infodienste M-V) wird die Integration mit dem Dienstleistungsportal M-V weiter vorangetrieben. In diesem Zusammenhang wird nunmehr die Pflege der DLP-Inhalte Verwaltungswegweiser, Lebenslagen und Verwaltungsdienste ausschließlich über den KIM-Baustein Leistungen (Infodienste M-V) forciert und unterstützt. Die Pflege dieser Inhalte über das CMS des Landes entfällt Zuständigkeitsfinder (Projekt der Landesverwaltung) Das im KIM-Baustein Leistungen (Infodienste M-V) angebotene LeiKa-Stammtexte- Management unterstützt als inherärente Funktion die Zuständigkeitsdefintion. Zuständigkeiten werden im Rahmen der Leistungszuordnung vergeben. Diese Funktion wird die Pflege im alten Zuständigkeitsfinder des Landes ersetzen. Damit geht auch die Zentralredaktion Zuständigkeitsfinder in den KIM-Baustein Leistungen über. Die bisherige Pflege in der Zufi- Zentralredaktion entällt somit Integration der kommunalen Portale und Backends (Projekte der Kommunen) Damit die Mehrwerte des LeiKa-Stammtexte-Managements auch tatsächlich wirksam werden können, sind die Bemühungen zur Integration der kommunalen Portale und Backends zu fördern und zu unterstützen. Für den KIM-Baustein Leistungen werden unterschiedliche Integrationeszenarien angeboten, die aus unterschiedlichen technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen abgeleitet wurden. Integrationsszenario Include Wizard Dieses Szenario ermöglicht die Content- und Funktionsbereitstellung (z.b. ZuFi, Volltextsuche) via Link. Die Erstellung des Kontentlinks erfolgt im KIM-Baustein Leistungen (Infodienste M-V) über die Funktionen des Include Wizards. Der Link wird in das lokale Content-Management- System (CMS) eingebettet. Die Pflege der Inhalte muss hierzu im Redaktionssystem des KIM- Bausteins Leistungen (Infodienste M-V) verortet werden. Integrationsszenario Webservice Einige Bürgerauskunftssysteme und CMS-Hersteller bieten bereits heute TSA-zertifizierte Module zur Synchronisation der LeiKa-Inhalte. Je nach Zertifizierungsgrad unterstützen diese Module die unterschiedlichen Anwendungsfälle des LeiKa-Stammtexte-Managements. Werden alle Anwendungsfälle unterstützt, kann die Pflege der Leistungsbeschreibungen im IT-System der einzelnen kommunalen Körperschaft stattfinden. Integrationsszenario Kombination Webservice und Include Wizard Eine Kombination der Integrationsvarianten ist generell möglich Integration des KIM-Bausteins Prozesse Stufe 2 Die zweite Umsetzungsstufe basiert ebenfalls auf dem Konzept Identifikation technischer Systeme. Der folgende Vorschlag zeigt die notwendigen Lösungsbausteine für die zweite Umsetzungsstufe der KIM M-V Plattform. Diese konzentriert sich auf die Einführung und Integration des KIM-Bausteins Prozesse. In diesem Rahmen wird das Projekt PzM- Infrastruktur in M-V alle notwendigen Schritte - von der Toolbeschaffung bis hin zur Integration öffentlich 26

27 in KIM M-V leisten. Zudem wird der KIM-Baustein Prozesse die Interaktion mit der Nationalen Prozessbibliothek (NPB) erlauben. Die NPB und die Bausteine Prozesse auf der Bundes- und Landesebene unterstützen das FIM-Grundprinzip und eine FIM-konforme Prozesserstellung. Ebenso wird in dieser Stufe das Dienstleistungsportal M-V um die fehlenden Aspekte einer FIM-konformen Darstellung (siehe Konzept KIM-Portal Intuitive Darstellung ) ergänzt. Das Portal ist über das Internet für alle Akteure (Bürger, Wirtschaft, Verwaltung) erreichbar. Es bildet verwaltungsübergreifende KIM-Inhalte in einer wohldefinierten Struktur ab und liefert zudem einen geschützten Bereich, indem verwaltungsinterne Informationen (z.b. Prozessinformationen) abgebildet werden. Der im KIM-Baustein Leistungen integrierte Zuständigkeitsfinder erhält in Abstimmung mit dem XZufi-Projekt der GK-LeiKa eine x- standardkonforme Schnittstellenimplementierung. Folgende Integrationen erfolgen in der zweiten Stufe: Abbildung 13: Lösungsbausteine zur Etablierung FIM-konformer Strukturen in M-V - Stufe Integration des KIM-Bausteins Prozesse (Projekt: Aufbau einer PzM Infrastruktur in M-V) Projekt PzM-Infrastruktur in M-V wird mit der Platzierung des KIM-Bausteins Prozesse die fachlichen und technischen Anforderungen für die Integration in die KIM M-V Plattform identifizieren. Ein entsprechendes Arbeitspaket wird diese Anforderungen mit hoher Priorität umsetzen. öffentlich 27

28 Integration mit kommunalen Portalen (dritte Projekte) Wie in Kapitel beschrieben, werden die Mehrwerte des LeiKa-Stammtexte- Managements nur dann wirksam, wenn die Integration mit den kommunalen Portalen und Backends vollständig gelingt. So ist auch in der zweiten Stufe die Integration voranzutreiben und zu fördern Ausblick Die nächsten Umsetzungsstufen könnten die Einführung und Integration der KIM-Bausteine Formulare und Statistik durch die Etablierung entsprechender IT-Systeme und Schaffung der notwendigen organisatorischen Rahmenbedingungen umfassen. Der KIM-Baustein Formulare wird zukünftig auf die Formularbeschreibungen des entsprechenden Bausteins im Bund zugreifen können und eine FIM-konforme Manipulation der Formularelemente unter Wahrung des FIM-Grundprinzips im Land M-V erlauben. Die so bereitgestellten und gültigen Formularelemente bzw. Formulardefinitionen können für die Formularerstellung ggf. automatisch oder manuell an die vorhandenen Editoren der Formularmanagementsysteme übergeben werden. Der mit dem Arbeitsnamen versehende KIM-Baustein Statistik soll künftig verschiedene und verteilte Datenquellen für Auswertungen einbinden können. In diesem Zusammenhang werden die bestehenden Datenquellen auf mögliche Optimierungspotentiale (Redaktionsprozesse, Technologien) hin untersucht und in Abhängigkeit von den Ergebnissen Migrationen in den KIM-Baustein Statistik vorgeschlagen. öffentlich 28

29 Abbildung 14: Lösungsbausteine zur Etablierung FIM-konformer Strukturen in M-V - Ausblick Die KIM M-V Plattform wird konsequent weiter entwickelt. Es werden zudem weitere Themenfelder erschlossen, die die bestehenden Domänen sinnvoll ergänzen sollen. Ziel ist es, der Öffentlichen Verwaltung effiziente und standardisierte Methoden und Werkzeuge zur Abbildung und zur Optimierung des Verwaltungshandeln bereit zustellen. Über das zentral vorgehaltene und standardisierte Informationsangebot wird das Fundament für ein verwaltungsübergreifendes Handeln (zentrale Services) gelegt. Die KIM M-V Plattform sollte sinnvoll in das Open-Government-Umfeld integriert werden. öffentlich 29

30 6 ORGANISATION UND REDAKTION IN M-V Das Projekt Wissensmanagement in M-V lieferte im Rahmen des Redaktionskonzeptes den Entwurf für die notwendigen Redaktions- und Organisationsstrukturen. In Anlehnung an das FIM- Vorhaben wird das folgende Organisationsmodell zur Erfassung und Bereitstellung und Pflege von Informationen zu Verwaltungsverfahren in M-V empfohlen. Abbildung 15: Organisationsmodell in M-V (nach FIM) 6.1 Zusammenfassung Das Organisationsmodell liefert eine Übersicht über die relevanten Organe und Gremien, die Kommunikationsbeziehungen zwischen ihnen und ihre Anordnung auf verschiedenen Entscheidungsebenen. Das Organisationsmodell umfasst drei Ebenen, die unterschiedliche Verantwortungsbereiche abbilden. Sie bestimmen die Zuordnung der Organe und Gremien entsprechend der Zuständigkeit, der Aufgaben und der Funktionen. Die strategische Ebene entwickelt langfristige Strategien, überwacht deren Umsetzung und greift ein, wenn eine höhere Entscheidungs- und Regelungskompetenz erforderlich ist. Die administrativ-fachliche Ebene ist Bindeglied zwischen der strategischen und operativen Ebene, indem sie die Vorgaben aus der strategischen Ebene in operative Aufgaben umwandelt. Dabei leitet die administrativ-fachliche Ebene die Aufgaben ein und übernimmt die Kontrolle der Arbeitsfortschritte und der Ergebnisse. Die operative Ebene führt die vorgegebenen Aufgaben durch und fordert Entscheidungen der übergeordneten Ebene ein. Auf der strategischen Ebene befindet sich der Lenkungsausschuss öffentlich 30

31 der gemeinsamen E-Government-Initiative von Land und kommunalen Landesverbänden (LA egov). Der Lenkungsausschuss ist das zentrale Steuerungsinstrument der gemeinsamen E- Government-Initiative von Land und Kommunen. Der Lenkungsausschuss definiert die Leitlinien sowie die strategische Ausrichtung der Partnerschaft und legt Prioritäten fest. Die Anforderungen, die an die Umsetzung der E-Government-Strategien in M-V seitens der kommunalen und Landesgremien wie Ausschuss für Organisationsfragen, Landkreistag sowie Städte- und Gemeindetag gestellt werden, sind vom LA egov bei der Entwicklung der Strategien zu berücksichtigen. Die Geschäfts- und Koordinierungsstelle Kooperatives Informationsmanagement M-V (GK KIM M-V) agiert sowohl auf der strategischen als auch auf der administrativ-fachlichen Ebene und tritt als zentraler Ansprechpartner im Land intern sowie in Richtung GK LeiKa und Linie6+ auf. Die GK KIM M-V nimmt eine Ausrichtung auf das Föderale Informationsmanagement (FIM) vor. Dieses zielt auf die Schaffung einer einheitlichen Wissensmanagement-Infrastruktur ab, welche im Kern die Informationen zur Verwaltungsverfahren (Leistungsbeschreibungen, Formulare und Prozesse) umfasst und sowohl auf fachlicher als auch auf organisatorischer und technischer Ebenen umzusetzen sein wird. In diesem Zusammenhang wird von drei FIM-Bausteinen Leistungen, Formulare und Prozesse gesprochen. Die fachliche Zuständigkeit für diese Bausteine wird bei den nachgeordneten Kompetenzzentren in M-V liegen. Dabei nimmt die GK KIM M-V steuernde sowie koordinierende Aufgaben fachgremienübergreifend wahr. Zudem obliegt der GK KIM M-V eine Regelungskompetenz zu allen Fragen hinsichtlich der Implementierung einer funktionstüchtigen Organisations- und Redaktionsstruktur im Rahmen der KIM M-V. Die administrativ-fachliche Ebene wird durch thematisch unterschiedlich ausgerichtete Kompetenzzentren besetzt. Das Aufgabenspektrum der einzelnen Kompetenzzentren umfasst sowohl den administrativ-fachlichen, als auch den operativen Bereich. Jedes Kompetenzzentrum befasst sich mit einem speziellen Themenbereich. Neben den Kompetenzzentren Leistungen, Formulare und Prozessmanagement M-V, werden im Organisationsmodell weitere Fachgremien vorgeschlagen. Diese übernehmen die Betreuung weiterer Themenbereiche innerhalb der kooperativen Informationsmanagementplattform M-V. Dabei geht es nicht primär um die Schaffung neuer Gremien und Organe, sondern darum, die bereits existierenden Gremien unter einem Dach zu bündeln, um so eine themenübergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen und die gemeinsamen Schnittmengen zu identifizieren. Die bereits vorhandene Redaktionsgruppe Formulare könnte z. B. zukünftig das Kompetenzzentrum Formulare repräsentieren. Die Federführung für alle redaktionellen Aspekte im Umfeld des Leistungskatologs LeiKa liegt überwiegend im Kompetenzzentrum LeiKa M-V. Das Kompetenzzentrum LeiKa M-V nimmt neben den inhaltlichen und redaktionellen Aufgaben auch die zentrale Koordinierungsfunktion in Richtung der GK KIM M-V, anderer Kompetenzzentren und der Fachteams auf Landes- und kommunaler Ebene wahr. Auf der operativen Ebene agieren Fachteams der Landesministerien, nachgeordneten Behörden und der Kommunen, die für die Ausführung der eigentlichen redaktionellen Vorgänge innerhalb der Themenbereiche Leistungen, Formulare und Prozesse zuständig sind. Sie arbeiten nach Vorgaben der jeweiligen Kompetenzzentren und melden ihnen die Trends, Arbeitsergebnisse sowie identifizierten Handlungsbedarfe. Der Verantwortungsbereich der Fachteams der Landesministerien sowie der nachgeordneten Bereiche umfasst die Erstellung und Verifizierung von Leistungsbeschreibungen nach LeiKa, deren Qualitätssicherung und abschließend die Freigabe. öffentlich 31

32 Fachteams auf der kommunalen Ebene sind für die Einbindung der Leistungsbeschreibungen in die entsprechende Portale sowie für die Ergänzung der Leistungsbeschreibungen um kommunale Spezifika wie z.b. Gebühren zuständig. Darüber hinaus wird auf der kommunalen Ebene eine Redaktionsgruppe aus kommunalen Vertretern gegründet, die in der Übergangszeit ebenfalls Leistungsbeschreibungen zur Unterstützung der Landesredaktionen erstellt. Damit soll der Aufbau des Datenbestandes vorangetrieben werden. Abbildung 16: LeiKa-Stammtextemanagement - Redaktionsprozess Auf der strategischen und administrativ-fachlichen Ebene sowie zwischen diesen beiden Ebenen findet die Koordination und Abstimmung unter den hier platzierten Fachgremien und Organen statt. Zwischen der administrativ-fachlichen und der operativen Ebene entstehen überwiegend redaktionelle Informationsflüsse. Zudem werden auf der operativen Ebene Projekte initiiert, die von den Kompetenzzentren mit Beratungsleistungen unterstützt werden können. Die Vorgaben von Standards hinsichtlich der Beschreibung von Verwaltungsleistungen, Formularen und Prozessen werden durch die Arbeitsgruppen des FIM-Projektes an die entsprechenden Kompetenzzentren weitergetragen. öffentlich 32

33 7 RAHMENBEDINGUNGEN UND HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN 7.1 Strategische Rahmenbedingungen Die im Folgenden dargestellten Rahmenbedingungen werden bei den strategischen Handlungsempfehlungen zur Etablierung der ebenen-übergreifenden Kooperativen Informationsmanagementplattform (KIM) M-V berücksichtigt. Der IT-Planungsrat hat die Nationale E-Government-Strategie (NEGS) im September 2010 beschlossen. Bund, Länder und Kommunen verständigten sich auf die nachfolgend aufgelisteten sechs Zielbereiche und 20 Unterziele, mit denen die elektronische Abwicklung von Verwaltungsdienstleistungen weiterentwickelt werden sollen: Orientierung am Nutzen für Bürger, Unternehmen und Verwaltung Wirtschaftlichkeit und Effizienz Transparenz, Datenschutz und Datensicherheit Gesellschaftliche Teilhabe Zukunftsfähigkeit und Nachhaltigkeit Leistungsfähige IT-Unterstützung Diese für ganz Deutschland gültigen Zielbereiche haben auch Eingang in die E-Government Strategie des Landes M-V gefunden, die dem Masterplan zu entnehmen ist. 8 s.a. Beauftragte/Masterplan_2011.pdf öffentlich 33

34 Abbildung 17: Architekturmodell nach der NEGS Das in Abbildung 17 dargestellte Architekturmodell ordnet den relevanten Aspekten in den Bereichen der Infrastruktur und der Anwendungsebene Konzepte, Standards und Lösungen zu, die in den letzten Jahren in Deutschland und speziell in Mecklenburg-Vorpommern entwickelt wurden. Diese sind im Kontext der Etablierung der ebenen-übergreifenden KIM M-V zu berücksichtigen. Die Entwicklung der E-Government-Strategie und die Steuerung der IT-Aktivitäten innenhalb der öffentlichen Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern (s. Masterplan 2011) nehmen verschiedene Steuerungsgremien auf der Landes- und kommunalen Ebene wahr. (1) Der IT-Beauftragten des Landes M-V (CIO) Der IT-Beauftragte des Landes M-V (CIO) vertritt das Land Mecklenburg-Vorpommern in allen Fragen mit IT-Bezug. Im Besonderen nimmt er die Vertretung der Landesregierung im IT- Planungsrat gegenüber dem Bund wahr. Er steuert die strategische IT-Zusammenarbeit der Ressorts sowie die Arbeit mit den Kommunen und den kommunalen Verbänden des Landes auf öffentlich 34

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