Die öffentliche Verwaltung und der Arbeitsplatz der Zukunft- mehr als E-Akte und Outlook 09. Juli 2013

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1 Die öffentliche Verwaltung und der Arbeitsplatz der Zukunft- mehr als E-Akte und Outlook 09. Juli 2013 INFORA GmbH Rainer Ullrich Geschäftsführer Konrad-Adenauer-Str Köln Tel.: Fax:

2 Ein ehrgeiziges Ziel Im Jahr 2020 erreicht das deutsche E-Government einen internationalen Spitzenplatz, weil es am Nutzen für Bürger und Wirtschaft orientiert ist, weil es die politische Mitwirkung der Bürger verstärkt, weil es Transparenz über Daten und Verwaltungshandeln sicherstellt, weil es innovativ, zugleich datenschutzgerecht und wirtschaftlich ist. INFORA GmbH 2

3 Hindernisse Elektronische Aktenführung noch nicht flächendeckend Typischer Verwaltungsarbeitsplatz gilt nicht als innovativ Konsolidierung des IT-Betriebs erst am Anfang einheitliche/fehlende Standards Demografische Entwicklung gefährdet Arbeitsfähigkeit Moderne Kommunikation entspricht oft nicht der gewachsenen Verwaltungskultur INFORA GmbH 3

4 Die Aufgaben Open government Mobile und flexible Arbeitsplätze Personalsituation E-Akte bis 2020 Betrieb/ Standardisierung INFORA GmbH 4

5 Das EGovG Das EGovG INFORA GmbH 5

6 Die wichtigsten Regelungen des E- Government-Gesetzes Schriftformerfordernis ( 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz) eid aus neuem Personalausweis und D ersetzen Schriftform. Ein Web-Formular gilt als unterschrieben, wenn eid eingesetzt wird, eine D , wenn diese als absenderbestätigt übermittelt wird. Jede Verwaltung hat einen elektronischen Zugang zu eröffnen Elektronische Bezahlmöglichkeiten im Internet sind anzubieten Nachweise/Antragsunterlagen können elektronisch übermittelt werden Mit Einwilligung der Bürger kann ein Nachweis direkt von der Behörde A bei der Behörde B angefordert werden Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen Elektronische Dokumente statt Papier - Papieroriginale werden nach einer Frist vernichtet Neue IT-Verfahren werden erst nach Prozessoptimierung eingeführt INFORA GmbH 6

7 Abschnitt 2 Elektronische Bundesverwaltung 6 (alt) Elektronische Aktenführung (1) Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch auf dauerhaften Datenträgern führen. Sie beachten dabei die Grundsätze ordnungsmäßiger Aktenführung. (2) Die Integrität und Authentizität der Daten in der elektronischen Akte sind durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen. Soweit ein elektronisches Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen ist, wird die Einhaltung des Standes der Technik bezüglich des Beweiswerterhalts vermutet, wenn die TR (TR-ESOR) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik vom 18. Februar 2011 [einsetzen: Datum und Fundstelle dieser Technischen Richtlinien] in der jeweils im Bundesanzeiger veröffentlichten Fassung eingehalten wird. 6 (neu) Elektronische Aktenführung Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen. Satz 1 gilt nicht für solche Behörden, bei denen das Führen elektronischer Akten bei langfristiger Betrachtung unwirtschaftlich ist. Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden. INFORA GmbH 7

8 Abschnitt 2 Elektronische Bundesverwaltung 7 (alt) Übertragen und Vernichten des Papieroriginals (1) Die Behörden des Bundes sollen an Stelle papiergebundener Unterlagen deren elektronische Wiedergabe in der elektronischen Akte aufbewahren. Hierbei ist insbesondere sicherzustellen, dass die Daten in der elektronischen Akte 1. mit der papiergebundenen Unterlage bildlich und inhaltlich vollständig übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden und (2) Papierdokumente sollen nach der Übertragung in elektronische Dokumente vernichtet oder zurückgegeben werden, sobald eine weitere Aufbewahrung nicht mehr aus rechtlichen Gründen oder zur Qualitätssicherung erforderlich ist. 7 (neu) Übertragen und Vernichten des Papieroriginals (1) Die Behörden des Bundes sollen, soweit sie Akten elektronisch führen, an Stelle von Papierdokumenten deren elektronische Wiedergabe in der elektronischen Akte aufbewahren. Bei der Übertragung in elektronische Dokumente ist nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den Papierdokumenten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Von der Übertragung der Papierdokumente in elektronische Dokumente kann abgesehen werden, wenn die Übertragung unverhältnismäßigen technischen Aufwand erfordert. (2) Papierdokumente nach Absatz 1 sollen nach der Übertragung in elektronische Dokumente vernichtet oder zurück gegeben werden, sobald eine weitere Aufbewahrung nicht mehr aus rechtlichen Gründen oder zur Qualitätssicherung des Übertragungsvorgangs erforderlich ist. INFORA GmbH 8

9 Bundesratsbeschluss 07. Juni 2013 zum E-Government-Gesetz Aktuell: 1. Januar 2020: Pflicht für Bundesbehörden, ihre Akten elektronisch zu führen. Hinweis: Die die Behörden des Bundes betreffenden Regelungen zum sogenannten ersetzenden Scannen und zur Akteneinsicht treten am Tag nach der Verkündung in Kraft. INFORA GmbH 9

10 Nutzen für die Bürgerinnen und Bürger Durch die Nutzung der neuen E-Government-Angebote sparen die Bürgerinnen und Bürger in 82 Millionen Fällen pro Jahr rund 8 Minuten pro Person durch kürzere Bearbeitungszeit und den anteiligen Wegfall von Wegezeiten sowie Kosten von insgesamt rund 35,7 Millionen Euro. (Schätzung BMI) INFORA GmbH 10

11 Rahmenbedingungen Der Problemdruck INFORA GmbH 11

12 Unser Problem - Aktenexplosion In den letzten 10 Jahren wurden mehr Akten produziert, als in der gesamten Menschheitsgeschichte zuvor. INFORA GmbH 12

13 Aktenmenge INFORA GmbH 13

14 Bewertung E-Government-Gesetzgebung Das E-Government-Gesetz des Bundes ist eine Motornorm Das E-Government-Gesetz regt vieles an und gibt wenig verbindlich vor Aber: Wichtige rechtliche Unsicherheiten werden beseitigt Regeln zur E-Identität (npa) und d werden auf EU-Ebene möglicherweise keinen Bestand haben Entscheidend ist die Umsetzung des Gesetzes in den Ländern (Konexitätsdiskussion) Die Justiz geht eigene und verbindlichere Wege Besondere Bedeutung hat das Normenscreening im Nachgang, z. B. hinsichtlich der gefühlten Schriftform INFORA GmbH 14

15 Rahmenbedingungen Rahmenbedingungen INFORA GmbH 15

16 Diskussionspunkte bei DMS Beweiskraft elektronischer Dokumente Monolith vs. Service Wissensmanagement vs. Aktenkontext Landesstandards vs. Behördenspezifika Transformation (Ersetzendes Scannen) INFORA GmbH 16

17 Anforderungen an DMS Aktenmäßige Bearbeitung von Vorgängen Kollaboration (informelles Arbeiten) Integration von Fachverfahren Retrievalmechanismen als Basis für Wissensmanagement Rechtssichere und kostengünstige Langzeitspeicherung / Archivierung INFORA GmbH 17

18 Generelle Anforderungen Auf der einen Seite: AGO/GGO-konforme Schriftgutverwaltung Dokumentation und Historisierung der Entscheidungsfindung Vollständige Aktenführung Verbindliche Anwendung eines Aktenplans Sicherstellung von rechts- und revisionssicheren Verwaltungsprozessen Auf der anderen Seite: Zielführende und effiziente Zusammenarbeit Informeller Austausch von Informationen Einfache und schnelle Kommunikation per Elektronisches Voraktenstadium Projekträume zur Entscheidungsfindung INFORA GmbH 18

19 Beispiel Berlin INFORA GmbH 19

20 Personal im öffentlichen Dienst das Beispiel Berlin vom 1. Juli 2013 Behörden verlieren Mitarbeiter Pensionswelle in den kommenden sechs Jahren gefährdet die Arbeitsfähigkeit der Verwaltungen INFORA GmbH 20

21 Der Basisdienst enthält Grundfunktionen der E-Akte und der E-Vorgangsbearbeitung, die Ausbaustufe komplexe E-Vorgangsbearbeitung und E-Zusammenarbeit. Basisdienst E-Akte Ausbaustufe E-Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit Digitaler Posteingang Ablegen und Ordnen (Aktenplan) Annotieren, Schwärzen Verfügen nach GGO Versionieren Suchen und Anzeigen Aussondern Weiterleiten Termine und Fristen Wiedervorlage Ad-hoc Geschäftsgänge Vordefinierte Prozesse Integration mit Fachverfahren Virtuelle Arbeitsräume Wikis Chat-Funktionen Elektronische Akteneinsicht Mobile Anwendungen für Telearbeit, Sitzungen INFORA GmbH 21

22 Mit dem Basisdienst wird die Arbeit mit Akten bereits deutlich vereinfacht. Die landeseinheitliche Einführung bringt ihn schnell und effizient in die Fläche. Unmittelbarer Nutzen des Basisdienstes Vorteile der landeseinheitlichen Lösung verbesserte Arbeitsorganisation einheitliche Ablage personen- und ortsunabhängiger Zugriff Wegfall von Transportzeiten bessere Suche und Wiederauffindbarkeit Transparenz über Vorgänge & Bearbeiter keine hybriden, fragmentierten Akten weniger Lagerplatz für laufende Akten Entrümpelung der Altaktenbestände Vereinfachung bei Neuressortierung Fokus auf gemeinsame Anforderungen zentral finanzierte Unterstützung der Einführungsprojekte, u.a.: - wiederverwendbare Vorlagen, Konzepte - Organisatorische und technische Anpassung - zentrales Schulungsangebot Synergien bei Beschaffung, Einführung, Betrieb, Administration und Support Erweiterbarkeit und Anpassbarkeit der Lösung Vereinfachung bei Reorganisation und Neuresortierung 22 INFORA GmbH 22

23 Im Basisdienst kann mit einfachen, intuitiven und ergonomischen Arbeitsmitteln auf die E-Akte zugegriffen werden. Standardclient Funktionsauswahl eakte Postkorb Metadaten Suche Aktionen Drag & Drop Office & Mobile Clients Portale Fachverfahren Akteneinsicht Aktenplan Favoriten Detailansicht Plug Ins Drucker -treiber Kollaboration eakte Basisdienst Ausbaustufe INFORA GmbH 23

24 Moderne Arbeitsumgebung INFORA GmbH 24

25 Erfahrungen aus dem privaten Umfeld wecken Erwartungen an die geschäftliche Kommunikation Copyright Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG INFORA GmbH 25

26 Unterstützung des Arbeitslebens Teamarbeit Zeitlich begrenzt räumlich verteilt Mobile Arbeitsplätze Remote-Arbeitsplätze (zu Hause) Kommunikation, Interaktion, Wissensaustausch sind wichtige Erfolgsfaktoren INFORA GmbH 26

27 Konsequenzen ipad & Co haben schon heute die Arbeitsweisen dramatisch verändert und werden es weiter tun Führungskräfte sind Betroffene und Treiber der Entwicklung Klassische Arbeitsteilung funktioniert immer weniger Ubiquitärer Arbeitsplatz und 365/24 Verfügbarkeit sind komplementäre Entwicklungen Kommunikation beschleunigt sich, unmittelbare direkte Reaktion/Kommunikation wird erwartet und ist Indikator für Modernität und Leistungsfähigkeit INFORA GmbH 27

28 Das Beispiel Schweiz Die Bedarfserhebung in den Departementen und Erfahrungen aus UCC-Pilot führten zu folgenden Erkenntnissen: Die Anteile an Heimarbeit und mobilen Arbeiten werden zunehmen. Im Bereich Sprache werden mit der Büroautomation integrierte Lösungen gefordert. Mobiler Zugang zu Fachanwendungen. Zugriff auf vertrauliche Daten auch mit Smartphone Arbeitsplatz im Büro und Besprechungsräumen online BYOD Soziale Netze INFORA GmbH 28

29 Vision Generell: Nutzung der Funktionalitäten von Telefonie, UCC, Büroautomation und Fachanwendungen, unabhängig von Standort, Medium und Gerät. Ziel: Modernes Arbeitsumfeld schaffen Die Bundesverwaltung setzt sich dafür ein, dass ihre Mitarbeitenden Arbeit und Privatleben miteinander vereinbaren können, soweit es die betrieblichen Erfordernisse erlauben. INFORA GmbH 29

30 Konkretisierung der Umsetzung Konkretisierung der Umsetzung: Die Verwaltungseinheit kann das Endgerät aus dem angebotenen Sortiment frei wählen. Benutzerführung und Grundfunktionen sind auf allen Geräten Identisch. Erweiterte Funktionalität (Video-Konferenz, Desktop- Sharing, Präsenz,..) und BA-Integration wird Standardleistung. Angebot ist auch auf Smartphones und Pads verfügbar INFORA GmbH 30

31 Die Zukunft In 10 Jahren ist die E-Akte Standard Elektronische Aktenführung ist eingebettet in Gesamtarchitekturmodell Telearbeit und mobile Anwendungen haben zugenommen Besonders erfolgreiche E-Akte-Projekte haben Basisanforderungen und komplexe Funktionalitäten unterschieden Arbeitgeber ohne technisch innovative Arbeitsbedingungen finden keine Beschäftigten mehr INFORA GmbH 31

32 Die Zukunft Die Verwaltung nutzt flächendeckend soziale Netzwerke und betreibt eigene facebooks Für formale Aktenführung und kollaboratives Arbeiten existieren Gesamtarchitekturen auf Basis von Standardprodukten Bereits bei Entstehung digitaler Inhalte werden zukünftige Nutzungen berücksichtigt Auf Bundesebene existieren mehrere DLZ-IT, die einen wirtschaftlichen und effizienten Betrieb auf Basis von Standardprodukten sicherstellen Von den derzeit 400 ör IT-Dienstleister sind noch 100 übrig Länderkooperationen sind Regelfall INFORA GmbH 32

33 Wir haben die Wahl So oder so INFORA GmbH 33

34 Wir stehen Ihnen zur Verfügung Rainer Ullrich Veranstaltungen finden Sie unter: INFORA GmbH Rainer Ullrich Geschäftsführer Konrad-Adenauer-Str Köln Tel.: Fax:

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