G2G - Ablaufintegration der Verwaltungsebenen

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1 G2G - Ablaufintegration der Verwaltungsebenen Titel des Lernmoduls: G2G - Ablaufintegration der Verwaltungsebenen Themengebiet: New Economy Gliederungspunkt im Curriculum: Zum Inhalt: In diesem Modul wird die verwaltungsinterne und übergreifende Kommunikation behandelt (internes egoverment). Durch die Einführung von egovernment ergeben sich sich Auswirkungen auf der informationstechnologischen Ebene, die ihrerseits die organisatorischen Verwaltungselemente beeinflussen. Stichwörter: G2G, Dokumenten Management, Workflow Management, Content Management, Retrieval, öffentliche Verwaltung, Bundesverwaltungsamt, internes egovernment, Wissensmanagement, papierlos, Behörde, Regierung, Verwaltungsebenen, egovernment, Intranet, Extranet, FAVORIT, Reduzierung von Redundanzen, Doppelarbeit, Basiskomponenten, zentrale Koordination, Föderalismus Bearbeitungsdauer: 50min Schwierigkeit: mittel Zielgruppe: New Economy Lehrstuhl: Lehrstuhl Prof. Thome -Uni Würzburg Professor: Prof. Dr. R.Thome Autoren: lpt Inhalt: Motivation: Motivation Kernaussagen: Ziele Kernaussagen: Gestaltungsparameter Kernaussagen: Kurze Wege für die öffentliche Verwaltung Vertiefung: Workflow-Management-Systeme (WfMS) Vertiefung: Dokumenten-Management-Systeme (DMS) Vertiefung: Datensicherheit und Datenschutz Kernaussagen: Intranet, Extranet und Internet Kernaussagen: Organisatorische Verbesserungen Vertiefung: Beispiel DIGANT Vertiefung: Beispiel FAVORIT Kernaussagen: Kosteneinsparung Kernaussagen: Schwierigkeiten einer zentralen Koordination Kernaussagen: Perspektiven Zusammenfassung: Zusammenfassung Übung: Übung New Economy G2G - Ablaufintegration der Verwaltungsebenen Page 1

2 Motivation: Motivation Herzstück Wenn Daten, die im Rahmen einer G2B oder G2C-Anwendung ausgetauscht werden innerhalb der Verwaltung nicht mehr elektronisch weitergeleitet, bearbeitet und angereichert werden können, entstehen relativ schnell nach Anstoß eines standardisierten Verwaltungsprozesses Medienbrüche. Um der grundsätzlichen Idee von egovernment nicht zu widersprechen, bildet daher das interne egovernment (G2G) das Herzstück einer umfassenden egovernment-strategie. G2G bedeutet egovernment zwischen und innerhalb von Regierungs- und Verwaltungseinheiten. Eine EDV-Unterstützung von Verwaltungsprozessen gibt es bereits in verschiedenen Modernisierungsstadien seit den 60er-Jahren. Der hauptsächliche Unterschied von G2G-Prozessen liegt in der Verwendung der Internet-Technologie als verbindendes Element. So entsteht ein universeller Austauschstandard ohne Schnittstellenprobleme und Insellösungen. Ziel des Moduls In diesem Abschnitt werden Möglichkeiten zur Gestaltung und Verbesserung staatlichen Handelns, der politischen Steuerung von Verwaltungseinheiten sowie der Zusammenarbeit zwischen staatlichen Stellen aufgezeigt. Anhand von Gestaltungsparametern und der Darstellung von notwendigen Voraussetzungen werden Möglichkeiten, Ziele und Schwierigkeiten aufgezeigt. : Flashanimation ' AIDAHDI2J.swf ' siehe Online-Version Kernaussagen: Ziele Definition Eine strenge Auslegung von G2G bezeichnet Prozesse, die zwischen mindestens zwei Verwaltungsstellen ausgeführt werden, z. B. die Transaktion zur Beantragung und Ausstellung eines Personalausweises zwischen der Kommune und der Bundesdruckerei. Eine weiter gefasste Definition schließt auch interne Verwaltungsprozesse ein. Eine Modernisierung der Austauschbeziehungen zwischen Behörden ohne eine Binnenmodernisierung zu realisieren, ist wenig sinnvoll. Daher wird an dieser Stelle der weiter gefassten Definition der Vorzug gegeben. : Flashanimation ' AIDAAEI2J.swf ' siehe Online-Version Kernaussagen: Gestaltungsparameter Im Folgenden werden die wichtigsten Gestaltungsparameter für G2G-Projekte erläutert. Aus diesen lassen sich technische und organisatorische Umsetzungen ableiten. Werden die Gestaltungsparameter nicht beachtet, ist die Machbarkeit eines G2G-Projetes in Frage gestellt und alle Aktivitäten im G2B/G2C-Bereich werden negativ beeinflusst [Booz Allen Hamilton, 2002, S. 122 f]. : Flashanimation ' AIDA3EI2J.swf ' siehe Online-Version Kernaussagen: Kurze Wege für die öffentliche Verwaltung New Economy G2G - Ablaufintegration der Verwaltungsebenen Page 2

3 Zentrale Koordination Aktuelle und akkurate Informationen sind eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches egovernment. Um den Bürgern, den Unternehmen sowie den Mitarbeitern in den Behörden zu jeder Zeit die relevanten Informationen in hoher Qualität einfach und schnell zugänglich zu machen, benötigen Behörden und Ministerien ein intelligentes Informations- und Wissensmanagement, das alle Kanäle berücksichtigt. Grundsätzlich sollten alle benötigten egovernment-komponenten zentral auf einer behördenübergreifenden und technologisch einheitlichen Plattform bereitgestellt werden, um Zeit- und Kostenersparnisse zu erzielen und Schnittstellenprobleme zu vermeiden. Dienstleistungen, die nicht zentral verwaltet werden, sind nur schwer zentral anzubieten. Alle Bundesbehörden, die Basiskomponenten nutzen, können vom einmaligen Entwicklungsaufwand bei der Erstellung einer einheitlichen Software-Komponente profitieren. Dies verringert die Zeitspanne für eigene Entwicklungen in den Bundesbehörden, da nur lokale oder regionale Anpassungen vorgenommen werden müssen. Zudem kann ein einheitliches Design erstellt werden, was dem Benutzer eine schnellere Orientierung und einen höheren Wiedererkennungsgrad bietet. Neben dem Entwicklungsaufwand kann auch der Betriebsaufwand reduziert werden, wenn Komponenten vom Bundesverwaltungsamt verwaltet werden, während dessen die Daten von den einzelnen Behörden dezentral gepflegt werden. : Flashanimation ' AIDAFGI2J.swf ' siehe Online-Version Vertiefung: Workflow-Management-Systeme (WfMS) Automatisierung von Arbeitschritten der Verkürzung der Prozesszeiten Als Workflow werden Geschäftsvorgänge bezeichnet, die neben dem eigentlichen Prozess Informationen zu Maschinen, Personen, benötigte Daten und Applikationen zur Prozessunterstützung beinhalten. Unter einem elektronischen Workflow ist die digitale Abbildung von herkömmlichen vorgangsbearbeitenden Geschäftsprozessen zu verstehen. Diese sind verwaltungsintern und übergreifend anzulegen und miteinander zu verknüpfen. Die Kernaufgabe eines WfMS besteht darin, die im Rahmen von Geschäftsprozessen anfallenden Aufgaben automatisch zur richtigen Zeit an den richtigen Bearbeiter weiterzuleiten. Der Anwender erhält die von ihm zu erledigenden Aufgaben in digitaler Form. Nach Abschluss des Prozesses löst das WfMS den nächsten vorab definierten Arbeitsschritt aus und versendet automatisch die entsprechenden Nachrichten. WfMS ermöglichen die rationelle, rechnergestützte Bearbeitung von komplexen betriebswirtschaftlichen Abläufen. Sie eignen sich vor allem für Arbeitskontexte, in denen stabile, wiederkehrende Arbeitsabläufe mit zahlreichen Beteiligten bestehen. Bei dieser Art von Aufgaben entlasten WfMS in erster Linie die Koordinationsaufgaben, die bei der Verteilung der Informationen, Unterlagen und Arbeitsaufträge entstehen. Die momentane Entwicklung geht hin zu einer Integration von Workflow-Management-Funktionalitäten in bestehende komplexe Softwarebibliotheken einer Standardanwendungssoftware. Ein Beispiel hierfür ist der "SAP Business Workflow". Vgl. [Müller/Stolp, 1999, S. 14 ff] ; [Lucke/Reinermann, 2000, S. 5] ; [Gesellschaft für Informatik, 2000, S. 19] ; [Wenzel, 2001, S. 126] : Flashanimation ' AIDAEAZIK.swf ' siehe Online-Version Vertiefung: Dokumenten-Management-Systeme (DMS) New Economy G2G - Ablaufintegration der Verwaltungsebenen Page 3

4 Zu viel Zeit wird mit der Ablage von Papier und der Suche nach Dokumenten beziehungsweise darin enthaltenen Informationen verbracht. Lange Durchlaufzeiten, Mehrfachablage und Medienbrüche führen zu mangelnder Transparenz der Abläufe. Ein großer Teil der Dokumente in den Behörden wird an Computern erstellt, archiviert werden aber überwiegend die ausgedruckten Papierversionen. Um diesen Zustand zu verbessern, gibt es DMS. Das DMS beinhaltet die Verwaltung digitaler Dokumente und letztendlich alle zur Abwicklung notwendigen Prozesse. Anforderungen An die Dokumentationsstandards von Verwaltungsvorgängen werden hohe Anforderungen gestellt. Im Vergleich zu Unternehmen, die als in sich abgeschlossene Systeme geringere Anforderungen bezüglich eines Softwarestandards stellen, muss die Verwaltung flexibel ein breites Spektrum unabhängiger, nicht im Verfügungsbereich dieser Behörde befindlichen Stellen in den Verwaltungsprozess mit einbeziehen. Dabei stellen die Wahrung von Transparenz, die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungssituationen und die Authentifizierung von Verfassern die größten Herausforderungen dar. Weitere Anforderungen werden durch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Maßnahmen zur Sicherstellung und Lesbarkeit: Langlebigkeit von Dateiformaten oder Umformatierungsmöglichkeiten ohne Verletzung der Authentizität definiert. Schließlich muss das Dokumentenmanagementsystem nahtlos in das WfMS eingebettet werden, um eine umfassende Nutzung zu gewährleisten. Das in Deutschland vorherrschende Konzept heißt DOMEA. Bislang ist jedoch noch kein entscheidender Durchbruch gelungen, da weiterhin an das System Anforderungen in Form von ausgereiften Lösungen zur Authentifizierung und Verschlüsselung (digitale Signatur) sowie zur sachgerechten Archivierung gestellt werden. Vgl. [Booz Allen Hamilton, 2002, S. 127] ; [Kajels, 2001, S. 42]. Vertiefung: Datensicherheit und Datenschutz Die Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutz ist eine unabdingbare Voraussetzung für den Einsatz einer elektronischen Aktenverwaltung und -bearbeitung. Das Ziel von G2G ist es, dass unterschiedliche Verwaltungsinstitutionen auf eine einheitliche Datenbasis zurückgreifen können und Abfragen per Internet, Extranet und Intranet vorgenommen werden können. Bei der Interaktion zwischen verschiedenen Verwaltungsstellen, besonders auf unterschiedlichen Verwaltungsebenen, ist eine Weiterleitung von einfachen elektronischen Dokumenten nicht ausreichend. Grundsätzlich sind die folgenden Sicherheitsaspekte zu beachten: Authentifizierung: Nur berechtigte Benutzer haben Zugriff auf das System. Berechtigung: Benutzer können nur Aufgaben ausführen, für die sie eine Berechtigung besitzen. Integrität: Daten dürfen nicht unbemerkt geändert werden. Vertraulichkeit: Zuverlässigkeit und rechtliche Verbindlichkeit sind sicherzustellen. Prüfung und Protokollierung: Aktivitäten und Ereignisse müssen aufgezeichnet werden, um stets die Nachvollziehbarkeit des ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns sicherstellen zu können. New Economy G2G - Ablaufintegration der Verwaltungsebenen Page 4

5 Kernaussagen: Intranet, Extranet und Internet Für die zukünftigen Aufgaben der öffentlichen Verwaltungen ist der Aufbau integrierter, d.h. organisations- und prozessübergreifender Informationssysteme ein kritischer Erfolgsfaktor. Zunächst ist dafür eine Ausstattung der Arbeitsplätze mit PCs inklusive Internetzugang notwendig und deren Vernetzung zu einem LAN. Nach der Schaffung eines LAN kann ein Intranet Ein internes Organisationsnetzwerk, das auf Internet-Technik zurückgreift und auf hausinternen Servern angesiedelt ist. Das Intranet kann jedoch je nach Verbindungsart verschiedene Netzwerk-Zugriffsprotokolle verwenden. Beispiele für die verwaltungsinterne Bereitstellung von Informationen sind: Gesetzestexte, Erlasse, Richtlinien, interne/externe Telefonbücher, Mitarbeiterinformationen etc. Verbreitete Intranet-Netzwerke in Unternehmen und Institutionen sind Ethernet, CSMA/CD, FDDI und Token Ring. Intranets gehören heute zur EDV-Grundausstattung einer Firma oder einer Institution. Die Verwendung von offenen Protokollen aus dem Internet ist für die preisgünstige Realisierung der Intranet-Kommunikation hervorragend geeignet. Der Anschluss an das Internet erfolgt meistens über eine "Firewall" (eine Schutzwand), die das interne Netzwerk (Intranet) vor Schäden und unberechtigten Zugriffen aus dem Internet schützt. aufgebaut werden. Dieses ermöglicht allen Mitarbeitern, auf die Informationen der eigenen Organisation zurückzugreifen. Im nächsten Schritt kann eine weitere Integration vorgenommen werden, indem mehrere LAN s zu einem VPN oder Extranet Mehrere Intranets können mit einem Gateway-Server verbunden werden und bilden dann ein Netzwerk aus Netzen. Derartige Netzwerke werden als "Extranet" oder "VPN" bezeichnet. Für den Anwender sind diese Systeme von Vorteil, weil die Netze sachbezogen eingerichtet und unabhängig voneinander betrieben werden können. Beim Ausfall eines Intranet verhindert der Extranet-Server die Ausbreitung der Störung und gewährleistet die Funktionalität der anderen, noch intakten Intranets. zusammengeschlossen werden, damit Teilnehmer an verschiedenen Standorten auf interne Dienste zurückgreifen können. : Flashanimation ' AIDAQEZIK.swf ' siehe Online-Version Kernaussagen: Organisatorische Verbesserungen Durch den Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen soll der Weg in Richtung papierlose Verwaltung eingeschlagen werden. Alle für den Arbeitsprozess notwendigen Anweisungen und Sichtvermerke werden direkt auf den digitalisierten Dokumenten eingetragen. Dadurch können alle an dem Verwaltungsprozess Beteiligten sofort den aktuellen New Economy G2G - Ablaufintegration der Verwaltungsebenen Page 5

6 Bearbeitungsstand ersehen. Weiterhin sind alle analogen Schriftstücke in digitale Form umzuwandeln und zu archivieren. Der Verzicht auf analoge Schriftstücke hat einen erheblichen Zeitvorteil zur Folge, da durch verschiedene, eingebaute Suchmechanismen in den Informationssystemen, wie z. B. nach Datum, Bearbeiter oder per Volltextsuche, der Verwaltungsangestellte in kürzester Zeit in der Lage ist, die Dokumente zu finden und zu bearbeiten. Ebenso können durch die digitalisierten Vorgänge entstandenen Dokumente nach einer bestimmten Zeit vernichtet werden, soweit dem keine rechtlichen Bestimmungen entgegenstehen, die z. B. eine Aufbewahrungsfrist der Originaldokumente vorschreiben. Ein weitere Verbesserung ist die Übernahme einer zentralen Koordinationsfunktionen durch Workflow-Management-Systeme, womit die Transport-, Bearbeitungs- und Liegezeiten reduziert werden. Zudem bieten internetbasierte Informationssysteme, Intranet und Extranet eine ideale Arbeitsumgebung für Abläufe, die von teambasierten Kommunikationsmustern und dem möglichen Nachvollzug von Dokumentenversionen und -ablagen profitieren [Gesellschaft für Informatik, 2000, S. 19]. Zuletzt soll durch den Einsatz einer betriebswirtschaftlichen Standardanwendungssoftware mittels Softwarebibliotheken eine flexible Anpassung an die Ablauforganisation gewährleistet werden. Mit SAP-E-Government-Framework" bietet die Firma SAP eine integrierte, durchgängige und prozessübergreifende egovernment-lösung an, in der neben einem ERP-System u. a. DMS und WfMS integriert sind. (http://www.sap.com/germany/solutions/industry/public/e_gov_framework.asp). Vertiefung: Beispiel DIGANT Bei der Bestellung von Personaldokumenten in der Bundesdruckerei durch die Kommunen sind unterschiedliche Verwaltungskörperschaften eingebunden. Täglich werden ca Personalausweise und Reisepässe sowie Führerscheine gedruckt. Mit dem Modul DIGANT ist eine G2G-Anwendung geschaffen worden, über die digitale Antragsverfahren abgewickelt werden können. Dafür muss der entsprechende Arbeitsplatz mit der DIGANT-Software, Netzzugang und einem Scanner ausgestattet werden. Als weitere Voraussetzung muss die Kommune eine Digant-taugliche Einwohnersoftware besitzen, was den Regelfall darstellt. Bei einer Antragsstellung werden per Scanner Passbild und Unterschrift digitalisiert und zusammen mit den Antragsunterlagen an die Bundesdruckerei geschickt. Dadurch entfallen Portokosten und die Archivierung von Papierdokumenten. Außerdem entfällt eine Mehrfacherfassung in beiden Behörden. Insgesamt ergeben sich für den Bürger kürzere Wartezeiten und für die Verwaltung Kostenersparnisse. New Economy G2G - Ablaufintegration der Verwaltungsebenen Page 6

7 Es existieren auch G2G-Anwendungen, die keine Transaktionen unterstützen, sondern nur der Informationsübermittlung dienen. Ein Beispiel dafür ist das behördenübergreifende Kabinett-Informationssystem. Dieses Extranet erlaubt den Bundesministerien, in Vorbereitung befindliche Kabinettsvorlagen untereinander auszutauschen und abzustimmen. Das System spart Kurier-und Transportkosten (http://www.bundonline2005.de ). Vertiefung: Beispiel FAVORIT Das Projekt FAVORIT des Bundesverwaltungsamtes ist ein Beispiel für eine Binnenmodernisierung mit gleichfalls positivem Effekt auf die Prozessabwicklung mit externen Kunden. Mit einer digitalisierten Ablauforganisation kann die Behörde in vielen Fällen vollständig papierlos arbeiten und damit Prozesse beschleunigen. Kernstück von FAVORIT ist die digitale Vorgangsbearbeitung. Bereits in der Poststelle werden alle ankommenden Dokumente gescannt und digital an die entsprechenden Sachbearbeiter weitergeleitet. Dort können die Dokumente digital bearbeitet, weitergeleitet oder archiviert werden. Favorit in der Praxis Ehemalige Empfänger von BAFÖG-Unterstützung können sich auf der Internetseite des BVA (http://www.bva.bund.de/aufgaben/bafoeg/index.html) über die Rechtslage und die Zahlungsmodalitäten erkundigen. Über das Internet können Rückzahlungen, Teilerlässe sowie Freistellungen beantragt werden. Dabei wird der Vorgang automatisch eingetragen und zukünftige Zahlungsaufforderungen werden ohne jegliche Eingriffe eines Sachbearbeiters zum entsprechenden Zahlungstermin generiert. Als Vorteile für den Kunden ergeben sich eine komfortablere und schnellere Auftragsabwicklung. Die jährliche Zielgruppe erstreckt sich auf ca Bafög-Rückzahler mit einem Volumen von 0,6 Mrd. Euro [Lenz, 2001, S. 54 f]. New Economy G2G - Ablaufintegration der Verwaltungsebenen Page 7

8 Kernaussagen: Kosteneinsparung Einer SAP-Studie zur Folge verursacht Dokumentenmissmanagement in Industrie und Verwaltung % der Arbeitskosten. Die Aufbewahrungskosten für nur einen Aktenordner belaufen sich auf 150 pro Jahr. Werden Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme eingeführt, so amortisieren sich die Investitionen bereits nach zwölf Monaten und Produktivitätssteigerungen bis zu 20 % sind möglich. Bevor jedoch Einsparungen möglich sind, müssen Investitionen in die IT-Infrastruktur der Verwaltung getätigt werden, wie beispielsweise Scanner, Digitalkameras, PCs, Server, ERP-Systeme etc. Im Personalbereich können Zeitanteile durch Vermeidung von Doppeleingaben und die bereits erwähnten, schnelleren und genaueren Suchmechanismen durch Dokumenten-Management-Systeme eingespart werden. Zudem kann der Einsatz von arbeitsablaufunterstützenden Workflow-Systemen die Arbeitszeit deutlich reduzieren. Auch im Bereich der Verwaltungsführung können Kosteneinsparungen entstehen. Leitende Angestellte können die durch die effizienteren Abläufe gewonnen Zeit- und Personaleinsparungen mit Hilfe von Planungswerkzeugen auf andere Aufgabenbereiche verteilen. Zum anderen dienen integrierte Informationsdatenbanken als Grundlage für eine wirkungsorientierte Verwaltung, mit deren Hilfe Planungen und Entscheidungen unterstützt sowie weitere Schwachstellen aufgedeckt werden können. Ausgaben für Fortbildungen können reduziert werden, indem internetbasierte Schulungsmaßnahmen Web Based Trainings (WBT). Durch den Einsatz des Unternehmensnetzwerkes werden Kommunikationsmöglichkeiten geschaffen, es können aktuelle Schulungen angeboten werden und somit ist das Update von Wissen sowie Lerninhalten schnell möglich. eingesetzt werden. Im Sachbereich liegen Einsparpotenziale im Informationsbeschaffungsbereich und bei den Materialkosten. Beispielsweise liegen Gesetzestexte, Zeitschriften und andere Informationen der Behörde direkt digital vor und können, ohne dass Loseblattsammlungen kontinuierlich einsortiert werden müssen, eingesehen werden. Bei der Verwendung digitaler Dokumente können Druckkosten eingespart werden und die Archivierung von Aktenbeständen entfallen, was wiederum Raumkosten reduziert [Nagl, 2001, S. 28 f]. Kernaussagen: Schwierigkeiten einer zentralen Koordination Föderalismus Eine zentral gesteuerte egovernment-umsetzung über alle Verwaltungsebenen hinweg (Bund, Länder, Kommunen) ist schwierig zu realisieren. Dies macht sich bei der Umsetzung der One-Stop-Government Idee über ein einheitliches Internetportal, wie z. B. (http://www.bund.de) bemerkbar, wo über verschiedene Verwaltungsebenen kommuniziert werden muss. Vor allem Länder und Gemeinden sind nach Art. 30, Abs. 83 des Grundgesetzes Träger der Verwaltung in Deutschland. Durch föderalistische Strukturen soll ein niedriger Grad zentralstaatlicher Verwaltung gewährt werden. Lediglich in einigen Bereichen wirkt sich eine zentralstaatliche Verwaltung durch den Bund direkt auf den Bürger aus, beispielsweise bei Bundeswehr und Bundeswasserstraßen. Zudem existiert in einigen Bereichen, in denen Länder und Gemeinden die Verwaltung ausführen, eine bundeseinheitliche Gesetzgebung (z. B. Steuergesetzgebung). Eine direkte Verwaltung findet sonst nur in den Bundesbehörden Beispiele: Bundesamt für Verfassungsschutz, Bundeskartellamt, Deutsches Patentamt, Bundesversicherungsamt, Bundesgesundheitsamt, Kraftfahrtbundesamt statt. Zu den Kunden der Bundesbehörden zählen in der Mehrzahl der Fälle andere Behörden (G2G) oder spezielle Berufsgruppen (G2B) für Zertifizierungen, Genehmigungen und Zulassungen. Auf der Kommunikationsebene mit dem Bürger (G2C) kann der Bund nur durch Gesetzesvorgaben, Handlungsanweisungen und New Economy G2G - Ablaufintegration der Verwaltungsebenen Page 8

9 Hilfestellungen die egovernment-umsetzung beeinflussen [Lenz, 2001, S. 41 f]. Auch auf Länderebene gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen: Im Gegensatz zu anderen Bundesländern versucht das Land Hessen im ersten Schritt eine einheitliche IT-Infrastruktur von oben nach unten durchzusetzen, um im zweiten Schritt durch egovernment obsolet gewordene Verwaltungsvorschriften zu eliminieren und Prozesse anzupassen. Für erfolgreiches egovernment ist jedoch in jedem Fall eine verwaltungsübergreifende Prozessintegration zwingende Voraussetzung und muss entsprechend berücksichtigt werden! Kernaussagen: Perspektiven Jeder Tag, an dem egovernment noch nicht umgesetzt ist, kostet dreifach Geld: 1. Es können keine Sach- und Personalkosten eingespart, Durchlaufzeiten verringert und Abläufe vereinfacht werden, wenn noch keine entsprechenden organisations- und informationstechnischen Modernisierungen verwirklicht wurden. 2. Durch die fortschreitende technologische Entwicklung und die bereits verwirklichten autonomen Teilmodernisierungen (Insellösungen) von Verwaltungen wird eine spätere Integration zu einem ganzheitlichen, prozessübergreifenden System aller Verwaltungsebenen immer schwieriger und damit auch kostenintensiver. 3. Die Politik und die Verwaltungsführung können noch keine wirkungsorientierten Planungen und Entscheidungen auf Basis einer aktuellen Datenbasis treffen, da noch nicht schnell und integriert genug die benötigten Informationen über Verwaltungsinstanzen hinweg zur Verfügung gestellt werden können. Eine zügige Einführung von egovernment ist daher gleichermaßen im Interesse der Bürger, der Verwaltung und der Wirtschaft. Nur so können sich Staat und Institutionen für das angebrochene Informationszeitalter rüsten. New Economy G2G - Ablaufintegration der Verwaltungsebenen Page 9

10 Zusammenfassung: Zusammenfassung Die Umsetzung von G2G-Aktivitäten erfordert Weitsicht und strategisches Handeln. Um eine übergreifende Vernetzung zu gewährleisten, müssen die Verantwortlichen auf allen Ebenen (Bund, Länder, Kommunen) eine hohe Abstimmungsleistung erbringen. Innerhalb von bzw. zwischen verschiedenen Regierungs- und Verwaltungsstellen lassen sich Synergien schaffen, indem Angebote und Programme gebündelt werden und die unterschiedlichen Ebenen gemeinsam Dienstleistungen anbieten. Eine verbesserte Kommunikation zwischen und innerhalb der Regierungs- und Verwaltungsstellen mittels Internet, Intranet und Extranet, die Abschaffung doppelter Arbeitsgänge und professionelles Informations- und Wissensmanagement vermindern zusätzliche Haushaltsaufwendungen. Die zentrale Entwicklung gemeinsam genutzter Basiskomponenten und Standards sichert die zügige Bereitstellung neuer komplexer Dienstleistungen. Doppelarbeit und Parallelentwicklung werden so vermieden. Durch die automatische Bereitstellung von Unterlagen in elektronischer Form können die erforderlichen Vorbereitungs- und Rüstzeiten verkürzt werden. Immense Zeitkapazitäten können durch die effizienteren Suchmechanismen und Aufbewahrungslogistik von Dokumenten freigesetzt werden. Einer erfolgreichen G2G-Realisierung stehen jedoch auch zu bewältigende Schwierigkeiten gegenüber, wie etwa eine dezentrale Verantwortungsstruktur, dem Festlegen von verbindlichen Standards, der Datensicherheit und des Datenschutzes. Übung: Übung : Flashanimation ' AIDALPZIK.swf ' siehe Online-Version New Economy G2G - Ablaufintegration der Verwaltungsebenen Page 10

11 Glossar Bundesverwaltungsamt gesetzlichen Aufbewahrungsfristen DOMEA LAN Intranet VPN Extranet Dokumenten- Management-Systemen Workflow- Management-Systeme BVA internetbasierte Schulungsmaßnahmen Bundesbehörden Erläuterungstext Das Bundesverwaltungsamt ist dem Bundesinnenministerium untergeordnet und setzt im Auftrag von mehreren Ministerien die unterschiedlichen Aufgaben um. Hinter dem antiquarischen Namen steht ein umfassender Dienstleistungserbringer. Beispielsweise wird darüber das Ausländerzentralregister geführt, Apostillen erteilt oder die Wahlkostenerstattung der Parteien abgewickelt. Als Prozessabwickler für andere Verwaltungen ist das Bundeverwaltungsamt gut geeignet, egovernment-projekte im G2G Bereich einzuführen. Maßnahmen zur Sicherstellung und Lesbarkeit: Langlebigkeit von Dateiformaten oder Umformatierungsmöglichkeiten ohne Verletzung der Authentizität Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang Local-Area-Network (LAN) - Hierbei handelt es sich um einen Verbund mehrerer Computer, der in der Regel auf ein Gebäude oder Gelände beschränkt ist. Rechtlich befindet sich dieses Netzwerk in Verantwortung der jeweiligen Organisation. Ein internes Organisationsnetzwerk, das auf Internet-Technik zurückgreift und auf hausinternen Servern angesiedelt ist. Das Intranet kann jedoch je nach Verbindungsart verschiedene Netzwerk- Zugriffsprotokolle verwenden. Beispiele für die verwaltungsinterne Bereitstellung von Informationen sind: Gesetzestexte, Erlasse, Richtlinien, interne/externe Telefonbücher, Mitarbeiterinformationen etc. Verbreitete Intranet-Netzwerke in Unternehmen und Institutionen sind Ethernet, CSMA/CD, FDDI und Token Ring. Intranets gehören heute zur EDV-Grundausstattung einer Firma oder einer Institution. Die Verwendung von offenen Protokollen aus dem Internet ist für die preisgünstige Realisierung der Intranet- Kommunikation hervorragend geeignet. Der Anschluss an das Internet erfolgt meistens über eine "Firewall" (eine Schutzwand), die das interne Netzwerk (Intranet) vor Schäden und unberechtigten Zugriffen aus dem Internet schützt. Virtual Private Network, siehe Extranet Mehrere Intranets können mit einem Gateway-Server verbunden werden und bilden dann ein Netzwerk aus Netzen. Derartige Netzwerke werden als "Extranet" oder "VPN" bezeichnet. Für den Anwender sind diese Systeme von Vorteil, weil die Netze sachbezogen eingerichtet und unabhängig voneinander betrieben werden können. Beim Ausfall eines Intranet verhindert der Extranet-Server die Ausbreitung der Störung und gewährleistet die Funktionalität der anderen, noch intakten Intranets. DMS WfMS Bundesverwaltungsamt Web Based Trainings (WBT). Durch den Einsatz des Unternehmensnetzwerkes werden Kommunikationsmöglichkeiten geschaffen, es können aktuelle Schulungen angeboten werden und somit ist das Update von Wissen sowie Lerninhalten schnell möglich. Beispiele: Bundesamt für Verfassungsschutz, Bundeskartellamt, Deutsches Patentamt, Bundesversicherungsamt, Bundesgesundheitsamt, Kraftfahrtbundesamt Literaturverweis Literaturangabe [Booz Allen Hamilton, Booz Allen Hamilton (Hrsg.) (2002). E-Government und der moderne Staat. Einstieg, Strategie und 2002, S. 122 f] Umsetzung. Frankfurt a. M., F.A.Z.-Institut für Management-, Markt- und Medieninformation. [Müller/Stolp, 1999, S. 14 Müller Bernd F.; Stolp, Patrick (1999). Workflow-Management in der industriellen Praxis. Vom ff] Buzzword zum High-Tech-Instrument. Berlin/Heidelberg, Springer. [Lucke/Reinermann, Lucke, Jörn von; Reinermann, Heinrich (2002). 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M., F.A.Z.-Institut für Management-, Markt- und Medieninformation. Kajels, Edgar (2001). Software für die sieben Vs. Effektives Dokmenten- und Workflowmanagement halten Einzug in die öffentlichen Verwaltungen und begleiten den Reformprozess durch Arbeitsoptimierung. In: Kommune21. Heft 1/2001. S. 42 f. Gesellschaft für Informatik e.v. (GI); Informationstechnische Gesellschaft (ITG) im VDE (2000). Electronic Government als Schlüssel zur Modernisierung von Staat und Verwaltung. Ein Memorandum des Fachausschusses Verwaltungsinformatik der Gesellschaft für Informatik e.v. Lenz, Thilo (2001). E-Government und E-Nonprofit. Management von Internetprojekten in Verwaltung und Nonprofit-Organisationen. Stuttgart, Schäffer-Poeschel. Nagl, Karl-Heinz (2001). Ohne Medienbruch. Dokumentenmanagement-Systeme amortisieren sich schon nach einem Jahr. In: Kommune21. Heft 1/2001, S 28 f. Lenz, Thilo (2001). E-Government und E-Nonprofit. 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