RM-Speedy [07] Jan Wilkens IMTB. Öffentliche Verwaltung vorne weg? Was Unternehmen vom OKEVA lernen können

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1 RM-Speedy [07] Records Management Konferenz 2014 Öffentliche Verwaltung vorne weg? Was Unternehmen vom OKEVA lernen können Jan Wilkens IMTB 1 Neutrale Beratung für DMS/Workflow/Organisation Berlin, Köln, Dresden Lösungskonzeption, Produktauswahl, Einführung/ Change Management Fokus auf Marktsegment Öffentliche Verwaltung Top 15 Beratungshaus für E-Government 2 1

2 Langjährige Unterstützung für das Bundesministerium des Innern (BMI) Erstellung DOMEA-Konzept Neuentwicklung OKEVA OrganisationsKonzept Elektronische VerwaltungsArbeit Grundansatz zur Einführung von DMS/ Workflow/ Collaboration in Öffentlichen Institutionen 3 Hauptbestandteile des OKEVA (= DMS) E-Vorgangsbearbeitung (= Workflow) E-Zusammenarbeit (= Collaboration) Basis- E-Fachverfahren (= Unterstützung von Geschäftsprozessen) 4 2

3 Hauptbestandteile des OKEVA (= DMS) E-Vorgangsbearbeitung (= Workflow) E-Zusammenarbeit (= Collaboration) Basis- E-Fachverfahren (= Unterstützung von Geschäftsprozessen) 5 Bausteine des OKEVA Grundlagen und Bedarfsanalyse Auswahl oder Kombination Basismodul Bausteine zur organisatorischen Umsetzung der elektronischen Scan- Verwaltungsarbeit Digitale El. Vorgangsbearbeitung Allg. Aspekte des Prozesse Signatur E-Vorgangsbearbeitunarbeiverfahren und E-Zusammen- E-Fach- Verwaltungshandelns VPS Füh- Teamorientierte Projekt-Fachverfahrekräfte- Arbeitsweisen leitfaden rungs- leitfaden Begleitung und Unterstützung Zusätzlich Online Glossar Checklisten Best-Practice Beispiele Forum Scan-Prozess Vorgehen Erstellung 1. Analyse Ist-Situation 2. Bedarfe identifizieren 3. Soll-Konzeption mit Hilfe Bedarfsgerechte der e Fachkonzeption E-Poststelle Ergänzung Einführungsunterstützung Führungskräfte speicherung Langzeit- E-Langzeitspeicherung Datenschutz, Personalakte und VS Bausteine zu spezifischen Fragestellungen Projektleitfaden Besondere Schutzbedarfe 6 3

4 Bausteine des OKEVA Grundlagen und Bedarfsanalyse Auswahl oder Kombination Basismodul Bausteine zur organisatorischen Umsetzung der elektronischen Scan- Verwaltungsarbeit Digitale El. Vorgangsbearbeitung Allg. Aspekte des Prozesse Signatur E-Vorgangsbearbeitunarbeiverfahren und E-Zusammen- E-Fach- Verwaltungshandelns VPS Füh- Teamorientierte Projekt-Fachverfahrekräfte- Arbeitsweisen leitfaden rungs- leitfaden Begleitung und Unterstützung Zusätzlich Online Glossar Checklisten Best-Practice Beispiele Forum Scan-Prozess Vorgehen Erstellung 1. Analyse Ist-Situation 2. Bedarfe identifizieren 3. Soll-Konzeption mit Hilfe Bedarfsgerechte der e Fachkonzeption E-Poststelle Ergänzung Einführungsunterstützung Führungskräfte speicherung Langzeit- E-Langzeitspeicherung Datenschutz, Personalakte und VS Bausteine zu spezifischen Fragestellungen Projektleitfaden Besondere Schutzbedarfe 7 Öffentliche Verwaltung als Vorbild? 8 4

5 Öffentliche Verwaltung als Vorbild? Bewährte Prinzipien und Praktiken seit Jahrhunderten Spiegelbild Deutscher Tugenden (Genauigkeit, Sorgfalt) z. T. banale aber wirksame Lösungen Beispiel Aktenplan 9 Was ist ein Aktenplan? Der Aktenplan ist ein aufgabenbezogenes, mehrstufiges Ordnungssystem mit hierarchischer Gliederung zur Strukturierung des Aktenbestandes einer Organisation. Sammlung aller Themen, mit der eine Institution zu tun hat -> (Aufgaben) Gliederung der Themen im Sinne eines Baumes -> (hierarchische Gliederung) 10 5

6 Was ist ein Aktenplan? Der Aktenplan ist ein aufgabenbezogenes, mehrstufiges Ordnungssystem mit hierarchischer Gliederung zur Strukturierung des Aktenbestandes einer Organisation. Sammlung aller Themen, mit der eine Institution zu tun hat -> (Aufgaben) Gliederung der Themen im Sinne eines Baumes -> (hierarchische Gliederung) 11 Beispiel eines Aktenplans Quelle: Hoffmann, Heinz; Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden Einführung in die Praxis;

7 Beispiel eines Aktenplans Themen Ordnung/ Hierarchie Quelle: Hoffmann, Heinz; Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden Einführung in die Praxis; Eigenschaften von Aktenplänen Redundanzfrei Nicht konstant (Anpassungsnotwendigkeit -> Aktenplanrevision) Umfangreich Aufwändige Erstellung 14 7

8 Ziel: Zuordnung eines Themas zur Akte Aktenplan Aktenbestand Ergebnis: - Themenbezogene Aufschlüsselung der Akten - Auffindbarkeit 15 Ziel: Zuordnung eines Themas zur Akte Aktenplan Aktenbestand Ergebnis: - Themenbezogene Aufschlüsselung der Akten - Auffindbarkeit 16 8

9 Zusammenfassung und Bewertung Letztlich stellen Aktenpläne Taxonomien dar. -> Mittel zum Wissensmanagement Nutzen entsteht durch organisationsseitige Verpflichtung und konsequente Anwendung Systematik erzwingt dabei die Zuordnung zu einem Thema bereits beim Anlegen der Akte Das einfache Mittel des Aktenplans bewirkt, dass Behörden über eine klare Kenntnis ihres eigenen Schriftguts verfügen Strukturierung muss nicht im Nachhinein durchgeführt werden Organisatorische Regeln müssen technischen Lösungen vorgehen 17 Zusammenfassung und Bewertung Letztlich stellen Aktenpläne Taxonomien dar. -> Mittel zum Wissensmanagement Nutzen entsteht durch organisationsseitige Verpflichtung und konsequente Anwendung Systematik erzwingt dabei die Zuordnung zu einem Thema bereits beim Anlegen der Akte Das einfache Mittel des Aktenplans bewirkt, dass Behörden über eine klare Kenntnis ihres eigenen Schriftguts verfügen Strukturierung muss nicht im Nachhinein durchgeführt werden Organisatorische Regeln müssen technischen Lösungen vorgehen 18 9

10 Zusammenfassung und Bewertung Letztlich stellen Aktenpläne Taxonomien dar. -> Mittel zum Wissensmanagement Nutzen entsteht durch organisationsseitige Verpflichtung und konsequente Anwendung Systematik erzwingt dabei die Zuordnung zu einem Thema bereits beim Anlegen der Akte Das einfache Mittel des Aktenplans bewirkt, dass Behörden über eine klare Kenntnis ihres eigenen Schriftguts verfügen Strukturierung muss nicht im Nachhinein durchgeführt werden Organisatorische Regeln müssen technischen Lösungen vorgehen 19 Ihr Ansprechpartner bei Fragen Jan Wilkens Geschäftsführer IMTB Köln 0151 /

11 Schluss! 21 11

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