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1 Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Dr. Lars Algermissen Geschäftsführer PICTURE GmbH MEMO-Tagung 2014 Track 2 Wissensmanagement PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 1

2 Methode, Software + Prozessmanagement aus einer Hand Prozessmanagement. Einfach. Machen Software- und Beratungshaus, gegründet 2007 aus der WWU Mission: Verwaltungsmodernisierung mit einfachen und effektiven Werkzeugen Spezialisiert auf alle Ebenen der öffentlichen Verwaltung 30 Mitarbeiter am Standort Münster 1/3 Software 2/3 Beratung Enge Verzahnung zu Forschung und Wissenschaft (ERCIS) Unterstützt und gefördert vom BMWi PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 2

3 Spezialisiert auf die öffentliche Verwaltung: Wir unterstützen mehr als 100 Kunden aller Segmente Bund Land Hochschulen Kirchen Kammern und Verbände Städte und Gemeinden Kreise PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 3

4 Wir beraten unsere Kunden deutschlandweit: themen- und lösungsorientiert in bisher mehr als 150 Projekten Identifikation von IT-Potenzialen Erstellung von Orga-Handbüchern Prozessorientierte DMS-Einführung Prozessoptimierung Prozessbenchmarking Softwareeinführung Qualitäts- und Wissensmanagement Einführung E-Government Haushaltskonsolidierung PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 4

5 Der demografische Wandel bringt unsere Gesellschaft aus dem Gleichgewicht. Quelle: Die Welt PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 5

6 Der demografische Wandel führt zu einem kontinuierlichen Ausscheiden älterer Mitarbeiter. Mitarbeiterressourcen verfügbare Ressourcen heute 2020 Zeit PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 6

7 Gleichzeitig bleibt der Umfang der zu erledigenden Aufgaben gleich oder steigt sogar an Mitarbeiterressourcen verfügbare Ressourcen notwendige Ressourcen Ressourcenlücke heute 2020 Zeit PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 7

8 Das Problem verschärft sich dadurch, dass gerade die älteren Mitarbeiter die entscheidenden Wissensträger in den Verwaltungen sind Mitarbeiterressourcen verfügbare Ressourcen notwendige Ressourcen Ressourcenlücke heute 2020 Zeit PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 8

9 Für die nachhaltige Nutzung von Wissen eine strukturierte Prozessdokumentation notwendig Mitarbeiterressourcen verfügbare Ressourcen = notwendige Ressourcen heute 2020 Zeit PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 9

10 Nur wenn Prozesswissen heute bewahrt wird, kann es in Zukunft genutzt werden. Mitarbeiterressourcen verfügbare Ressourcen notwendige Ressourcen kontinuierlicher Verlust von Prozesswissen heute 2020 Zeit PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 10

11 Prozessorientierung schärft den Blick für das Ganze????? F E U E R?! E? U? E?!? PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 11

12 Erfolgreiches Prozessmanagement erfordert ein Gesamtkonzept PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 12

13 Dokumentieren Sie Ihr Wissen mit PICTURE. Entwickeln Sie eine Prozesslandkarte Bauen Sie ein Prozessreger Wissensmanagement mit PICUTRE Dokumentieren Sie Ihre Prozesse mit der PICTURE-Methode Veröffentlichen Sie Ihre Prozesse mit der Portalintegration PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 13

14 Dokumentieren Sie Ihr Wissen mit PICTURE. Entwickeln Sie eine Prozesslandkarte Bauen Sie ein Prozessreger Wissensmanagement mit PICUTRE Dokumentieren Sie Ihre Prozesse mit der PICTURE-Methode Veröffentlichen Sie Ihre Prozesse mit der Portalintegration PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 14

15 Mit der Sortierung der Prozessbereiche in Support, Kern, und Führungsprozesse schaffen Sie Verständnis für die Zusammenhänge in Ihrer Organisation Führungsprozesse Kernprozesse Supportprozesse PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 15

16 Eine Prozesslandkarte erlaubt der Politik, konkrete Leitlinien für Prozessoptimierung zu geben BEISPIEL strategisch operativ Anforderungen Bürger Unternehmen Behörden Mittler Struktur Prozesse Leitbild Ziele Verwaltungsführung Controlling Aufgabentyp Prozesstypen & Beispiele strategische Planung operativer Vollzug Politische Grundsatzfragen Infrastrukturplanung Fördermaßnahmen Staatliche Transferleungen Strategien für Stadtentwicklung, Sicherheit, Umweltschutz (Hoch-)Schulen, Straßen, Kindergärten, Flächennutzung Familien, Jugend, Wirtschaft, Wohnungsbau Sozialhilfe, BAföG, Rente Berichtsw esen Kennzahlen Wir schränken Kontrollen ein Genehmigungs -/ Antragsverfahren Kontrollmaßnahmen Melde- und Anzeigeprozesse Bauen, Unternehmensansiedlung, Sondererlaubnisse, Befreiungen Bauordnung, Wohnraumkontrolle, Verkehrsüberwachung Einwohnerwesen, Statik, Personenstand, Gewerbewesen Strukturierungsgrad unstrukturierte Einzelfälle teilstrukturierte Sachfälle strukturierte Routinefälle Leungen Bürger Unternehmen Behörden Automatisierung des Massengeschäfts, um Freiraum für gute Beratung zu schaffen Mittler prozessbezogen Kernprozesse Führungsprozesse Supportprozesse prozessübergreifend Wir stärken interkommunale Kooperation Beschaffung Regratur EDV im Personalbereich Personalwesen Justiziariat Kasse Archiv Kredit- und Finanzwirtschaft PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 16

17 Dokumentieren Sie Ihr Wissen mit PICTURE. Entwickeln Sie eine Prozesslandkarte Bauen Sie ein Prozessreger Wissensmanagement mit PICUTRE Dokumentieren Sie Ihre Prozesse mit der PICTURE-Methode Veröffentlichen Sie Ihre Prozesse mit der Portalintegration PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 17

18 Im Kreis Siegen-Wittgenstein wurden in 18 Produkten insgesamt 834 Prozesse identifiziert und in einem Prozessreger abgelegt BEISPIEL Produktbezeichnung Prozesse Straßenverkehr 128 Bauaufsichtliche Entscheidungen 38 Wohnungsförderung 24 Vermessung, Erhebung und Führung von Geobasisdaten 50 Wertermittlung von Grundstücken, Objekten und Rechten 15 Abfallentsorgung 66 Natur- und Landschaftspflege 42 Gebäude- und Liegenschaftsverwaltung 59 Sicherung des Lebensunterhalts und wirtschaftliche Hilfen Hilfen bei Pflegebedürftigkeit 44 Hilfen zur Bewältigung besonderer Lebenslagen Gesundheits- und Verbraucherschutz 63 Zentrale Dienste, Organisation, IT 84 Personalservice und -entwicklung 100 Zahlungsabwicklung, Vollstreckung und Liquiditätsplanung 32 Kreisstraßen 33 Schulplätze in Berufskollegs 56 PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 18

19 Mit dem Prozessreger verfügen Sie über eine Übersicht aller Prozesse Ihrer Organisation. Alle Prozesse sind an zentraler Stelle verfügbar Das Reger die Basis für umfangreiche Bearbeitungs- und Analysefunktionen PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 19

20 Die Prozessplattform bietet neben Eigenschaftsfiltern eine Reihe von Perspektiven auf die Prozesse Organisation Hardwaresicht Schnittstellensicht Rechts- und Normensicht Produkt- und Servicesicht Formular- und Datensicht Softwaresicht Risk- und Compliancesicht (anpassbar) PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 20

21 Das Prozessreger liefert eine fundierte Datengrundlage und schafft damit eine versachlichte politische Diskussion über Schwerpunkte BEISPIEL Produktbezeichnung Prozesse Straßenverkehr 128 Bauaufsichtliche Entscheidungen 38 Wohnungsförderung 24 Vermessung, Erhebung und Führung von Geobasisdaten Prozesse, die nicht zwingend durch den Kreis wahrgenommen werden müssen 185 freiwillige Selbstverwaltungsaufgaben 24 Prozesse mit allen vorangegangenen Kriterien Wertermittlung von Grundstücken, Objekten und Rechten 15 Abfallentsorgung 66 Natur- und Landschaftspflege 42 Gebäude- und Liegenschaftsverwaltung 59 Sicherung des Lebensunterhalts und wirtschaftliche Hilfen Hilfen bei Pflegebedürftigkeit 44 Hilfen zur Bewältigung besonderer Lebenslagen Gesundheits- und Verbraucherschutz 63 Zentrale Dienste, Organisation, IT 84 Personalservice und -entwicklung Prozesse, denen entweder keine Rechtsgrundlage oder Satzung/Dienstanweisung zugrunde liegen 227 Prozesse, die vollständig übertragbar wären 39 Prozesse, die teilweise übertragbar wären 163 Privatunternehmen 87 sonstige 4 Kirchen/ Verbände 8 Kommunale Betriebe 45 Andere Behörden Zahlungsabwicklung, Vollstreckung und Liquiditätsplanung 32 Kreisstraßen 33 Schulplätze in Berufskollegs Vorgehen anwendbar auf jegliche Zielstellungen: -Alternative Aufgabenwahrnehmung, -Shared Services (Bündelung gleicher Aufgaben), -Aufgaben mit bestimmten Fachverfahren, - PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 21

22 Durch das Einstellen zuvor definierter Kriterien eine fundierte Filterung von wissensmanagementrelevanten Prozessen möglich. Prozessreger Hohe Risikoklasse Anzahl Prozessexperten < 2 Und einer Fallzahl < 5 p.a. Anzahl Prozesse: PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 22

23 Dokumentieren Sie Ihr Wissen mit PICTURE. Entwickeln Sie eine Prozesslandkarte Bauen Sie ein Prozessreger Wissensmanagement mit PICUTRE Dokumentieren Sie Ihre Prozesse mit der PICTURE-Methode Veröffentlichen Sie Ihre Prozesse mit der Portalintegration PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 23

24 Or.... Prozessablauf Input Output Führt aus & unterstützt IT Fü... BEC_Antrag bereits gestellt worden BEC_Bearbeite Antrag nicht weiter BEC_Karte nicht zu teuer BEC_Schule is t nächstgelegene mögliche Schule BEC_Prüfe Einstiegs- und Ausstiegshaltestelle BEC_Schülerjahreskarte wirtschaftlicher zu bestellende Karte teurer als Erstattungsgr... BEC_Benutzes Vekehrsmittel ÖPNV Schule nächs t- gelegene Schule BEC_Ermittle zu benutzenden Verkehrsträger BEC_Karte zu teuer BEC_Prüfe, ob Antrags teller für zusätzliche Koste... BEC_Antragsteller kommt für steller kommt BEC_Antrag- zusätzliche nich t fü r Kosten auf zusätzlich... BEC_Schülerjahreskarte nicht wirtschaftlicher BEC_Antrag auf Schülerfahrkosten elektronisc... Bei elektronischen Anträgen sollte die Vollständigkeitsprüfung automatisiert geschehen BEC_Klasse liegt an angegebener Schule vor BEC_Bewillige Antrag (Schülerjahreskarte) BEC_Antragstellerdaten sind validiert BEC_Überprüfe Klassen- und Schulangaben Ans pruch für angegebene Klasse besteht Kein Anspruch für Berufs schüler BEC_Anspruch BEC_Anspruch generell nicht gegeben gegeben BEC_Anspruchs voraus setzungen sind erfüllt BEC_Ermittle gewünschtes Verkehrsmittel BEC_Schule nicht nächstgelegene mögliche Schule BEC_Überprüfe Anspruchs - voraussetzungen BEC_Entscheide ob Schülerjahreskarte ausgestell... BEC_Schülerjahreskarte BEC_Schülerjahreskarte nicht aus - auszustellen zustellen Ist beispielsweise ein mehrwöchiges Praktikum vorgesehen Jahreskarte wirtschaftlicher BEC_ÖPNV nicht verfügbar BEC_Prüfe, ob Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Antrag vollständig BEC_Antrag auf Schülerfahrkostenerstattung is... BEC_Prüfe Antrag auf Vollständigkeit Antrags teller Doppelantragssteller werden aufgespürt bereits Antrag gestellt hat BEC_Antrag noch nicht gestellt worden BEC_Gleiche Antragstellerdaten mit Schülerdaten ab BEC_Benutzes Verkehrsmittel is t nicht ÖPNV BEC_Ermittle Länge des verkehrsüblichen Schulwegs zur BEC_Schulweglänge nicht bekannt BEC_Vermesse Länge des verkehrsüblichen Schulwegs BEC_Länge BEC_Länge nicht ausreichend ausreichend genau messbar genau messbar BEC_Stelle Vermessungsantrag BEC_Vermessungsdaten sind eingegangen BEC_Veranlasse Schülerspezialverkehr Antragstellerstammdaten erfasst sind BEC_Antragsteller bereits steller noch BEC_Antrag- erfasst nicht erfasst BEC_Erfasse/ Übernehme Antragstellerdaten BEC_Gebe Anspruch nicht statt BEC_Klasse liegt an angegebener Schule nicht vor BEC_Ergänze Weglängenle (verkehrsüblich) BEC_Schulweglänge bekannt BEC_Prüfe ob ÖPNV für diese Strecke verfügbar BEC_ÖPNV is t nicht zumutbar BEC_Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher BEC_Schülerspezialverkehr is t nicht wirtschaftlicher außergewöhnliche Umstände Taxieinsat... BEC_Taxi bei BEC_Taxi bei voller Erstattung voller Erstattung nicht erforderlich erforderlich BEC_Erstatte BEC_Erstatte Beförderung in Beförderung mit angemieteten eigenem Fahrzeugen Fahrzeug BEC_Ermittle entstehende Kosten BEC_Bewillige An trag (Kostenerstattung) BEC_Pflege Bewilligungsart und -höhe BEC_Erstatte Fahrkarten nachträglich BEC_Mitfahrer BEC_Antrag s ind im Antrag ohne Mitfahrer mit eingeschlossen BEC_Lege Mitfahre r Anträge zu Grunde BEC_Prüfe, ob Schülerspezialverkeh r wirtschaftlicher BEC_Schülerdatensatz eingepflegt BEC_Prüfe Exenz weiterer Anträge BEC_Exportiere Bestelllen pro Schule und Verkehrsträger BEC_Versende Bestellle(n) BEC_Bestellle(n) sind versandt BEC_Erstelle Auszahlungsanordnung BEC_Aus zahlungsanordnung erstellt BEC_Leite Auszahlungs - anordnung an Stadtkass... BEC_Aus zahlun gsanordnung weitergeleitet BEC_Antragstell erdaten sind nicht zu validieren BEC_Fehlende Daten sind ermittelt BEC_ÖPNV is t verfügbar BEC_Prüfe Zumutbarkeit der ÖPNV-Nutzung BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Entstehende Kosten sind nicht höher als ÖPNV-Kosten BEC_Bestellung korrekt BEC_Antrag unvollständig BEC_Halte Rücksprache mit Antragsteller/Schule BEC_ÖPNV zum utbar An trag Mitfa hrer einschließt BEC_Vergleiche entstehende Kosten mit ÖPNV-Kos ten BEC_Alle neuen Schülerdaten sind eingepflegt BEC_Drucke Ablehnungsbescheid(e) BEC_Versende Ablehnungsbescheid(e) BEC_Ablehnungsbescheide sind versandt BEC_Schülerjahreskarte(n) (sind) eingegangen BEC_Gleiche Kontrollbogen ab BEC_Versende Schülerjahreskarte(n) an Schulen BEC_Schülerjahreskarte(n) sind versandt BEC_Anspruchs vorauss etzungen sind nicht erfüllt BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Entstehende Kosten sind höher als ÖPNV-Kosten BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Ablehnungsbescheid zu erstellen BEC_Lehne Antrag ab BEC_Drucke Bewilligungsbescheid(e) BEC_Versende Bewilligungsbescheid(e) BEC Erstattungsbeschei(e) sind versandt BEC_Fehlende Daten sind nicht zu erm itte ln Ablehnung zu erstellen BEC_Bestellung nicht korrekt BEC_Veranlasse Nachbesserung BEC_Prüfe Überweisung zuzahlungspflichtige... BEC_Überweisungen sind noch BEC_Überweisungen sind nicht eingegangen eingegangen BEC_Halte BEC_Nachbesserung zuzahlungspflichtige Karten veranlass t zurück BEC_Überweisung eingegangen BEC_Ablehnungsbescheid nicht zu erstellen BEC_Verwerfe Antrag BEC_Schülerfahrkosteners tattung... BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Schülerfahrkosteners tattung... BEC_Antragstellerstammd aten BEC_Schülerdaten BEC_Schulangebotsle BEC_Anspruchslen BEC_Schulangebotsle BEC_Vermessungsantrag BEC_Entfernungstabelle (verkehrs üblich) BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_SchülerdatensatzBEC_Kostenaufstellung BEC_Bestellle BEC_Bestellle BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Kontrollis te BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Bestellle BEC_Kostenaufstellung BEC_Schülerdatens atz BEC_Schülerdatens atz BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Schülerstammdaten BEC_Antragstellers tammdaten BEC_Schülerfahrkosteners tattung... BEC_Antragstellers tammdaten BEC_Antragstellers tammdaten BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Busfahrpläne BEC_Vermessungsantrag BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Entfernungstabelle (verkehrs üblich) BEC_Schüler- BEC_Routenpl fahrkosten- programm hieprogramm aner/topograp BEC_Busfahrpläne BEC_Schülerfahrkosteners BEC_Schülerfahrkosteners BEC_Schülerfahr- tattung... tattung... kostenerstattung... BEC_ -P rogramm BEC_Busfahrpläne BEC_Schülerjahreskarten-Bestellung BEC_Ablehnungsbescheid Versand sollte wenn möglich elektronisch erfolgen BEC_Ablehnungsbescheid BEC_Schüler- BEC_Haushalt fahrkosten- programm m skassensyste Bei der PICTURE-Methode arbeiten Sie visuell mit 24 fertigen Bausteinen, die Sie einfach kombinieren. PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 24

25 24 Bausteine sorgen für Verständlichkeit, Konsenz und Auswertbarkeit von Prozessbeschreibungen in der Breite PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 25

26 Die Darstellung von Prozessen als Bausteine erlaubt einen schnellen Zugang zu den fachlichen Modernisierungsansätzen BEISPIEL Eingangsrechnungen bearbeiten Rechnungsprüfung im Fachamt Dokument/ Information entgegennehmen Formell prüfen Inhaltlich prüfen/ Entschei dung treffen Dokument/ Information erstellen Drucken Kopieren Rechnung geht ein Prüfung auf Zuständigkeit Sachliche/ rechnerische Richtigkeit prüfen Kontierungsfahne erstellen Kontierungsfahne drucken Rechnung kopieren Dokument/Infor mation bearbeiten Dokument/ Information versenden Vorgang zu den Akten Kontierungsfahne zeichnen Rechnung und Kontierungsfahne an GBH senden Vorgang zu den Akten Eingangsrechnungen bearbeiten Rechnungsprüfung im Fachamt Dokument/ Information entgegennehmen Formell prüfen Inhaltlich prüfen/ Entschei dung treffen Dokument/Infor mation bearbeiten Daten in EDV übernehmen Benachrichtigung vom DMS geht ein Prüfung auf Zuständigkeit Sachliche/ rechnerische Richtigkeit prüfen Kontierungsdaten eintragen Geschäftsgang auf erledigt setzen PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 26

27 Or.... Prozessablauf Input Output Führt aus & unterstützt IT Fü... BEC_Antrag bereits gestellt worden BEC_Benutzes Vekehrsmittel ÖPNV Ist beispielsweise ein mehrwöchiges Praktikum vorgesehen Jahreskarte wirtschaftlicher BEC_Bearbeite Antrag nicht weiter BEC_Karte is t nicht zu teuer BEC_Prüfe Einstiegs- und Ausstiegshaltestelle BEC_Schülerjahreskarte wirtschaftlicher zu bestellende Karte teurer als Erstattungsgr... Schule nächs t- gelegene Schule BEC_Schule nächstgelegene mögliche Schule BEC_Ermittle zu benutzenden Verkehrsträger BEC_Karte is t zu teuer BEC_Antragsteller kommt für zusätzliche Kosten auf Antragsteller für zus ätzliche Koste... BEC_Ents cheide ob Schülerjahreskarte ausgestell... BEC_Schülerjahreskarte auszustellen BEC_Antragsteller kommt nicht für zus ä tzlich... BEC_Schülerjahreskarte nicht wirtschaftlicher BEC_Antrag auf Schülerfahrkosten elektronisc... Bei elektronischen Anträgen sollte die Vollständigkeitsprüfung automatisiert geschehen BEC_Ans pruch generell gegeben BEC_Klasse liegt an angegebener Schule vor Anspruch für angegebene Klasse besteht Kein Ans pruch für Berufs s chüler BEC_Anspruchs voraussetzungen sind erfüllt BEC_Ermittle gewünschtes Verkehrsmittel BEC_Schule nicht nächstgelegene mögliche Schule BEC_Überprüfe Anspruchsvoraussetzungen BEC_Schülerjahreskarte nicht auszustellen BEC_Erstatte Fahrkarten nachträglich BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Veranlasse Schülerspezialverkehr BEC_Länge ausreichend genau messbar BEC _ÖPNV is t nicht verfügbar Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Bewillige An tr ag (Schülerjahreskarte) BEC_Antragstellerdaten sind validiert BEC_Überprüfe Klassen- und Schulangaben BEC_Anspruch nicht gegeben BEC_Benutzes Verkehrsmittel nicht ÖPNV BEC_Ermittle Länge des verkehrsüblichen Schulwegs zur BEC_Schulweglänge nicht bekannt BEC_Vermesse Länge des verkehrsüblichen Schulwegs Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher Antragstellerstammdaten erfasst sind BEC_Antragsteller bereits erfasst BEC_Gebe Anspruch nicht statt BEC_Antrag vollständig BEC_Antrag auf Schülerfahrkostenerstattung is... BEC_Prüfe Antrag auf Vollständigkeit Antragsteller Doppelantragssteller werden aufgespürt bereits Antrag gestellt hat BEC_Antrag noch nicht gestellt worden BEC_Gleiche Antragstellerdaten mit Schülerdaten ab BEC_Länge nicht ausreichend genau messbar BEC_Stelle Vermessungsantrag BEC_Vermessungsdaten sind eingegangen BEC_Klasse liegt an angegebener Schule nicht vor BEC_Ergänze Weglängenle (verkehrsüblich) BEC_Schulweglänge bekannt BEC_Prüfe ob ÖPNV für diese Strecke verfügbar BEC_ÖPNV nicht zumutbar BEC_Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher BEC_Schülerspezialverkehr nicht wirtschaftlicher außergewöhnliche Umstände Taxieinsat... BEC_Taxi bei BEC_Taxi bei voller Erstattung voller Erstattung nicht erforderlich erforderlich BEC_Erstatte BEC_Erstatte Beförderung in Beförderung mit angemieteten eigenem Fahrzeugen Fahrzeug BEC_Ermittle entstehende Kosten BEC_Bewillige An trag (Kostenerstattung) BEC_Pflege Bewilligungsart und -höhe BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Lege Mitfa hrer Anträge zu Grunde BEC_Schülerdatensatz eingepflegt BEC_Prüfe Exenz weiterer Anträge BEC_Exportiere Bestelllen pro Schule und Verkehrsträger BEC_Versende Bestellle(n) BEC_Bestellle(n) sind versandt BEC_Er stelle Auszahlungsanordnung BEC_Auszahlungsanordnung erstellt BEC_Leite Auszahlungsanordnung an Stadtkass... BEC_Auszahlun gsanordnung weitergeleitet BEC_Antragstell erdaten sind nicht zu validieren BEC_Fehlende Daten sind ermittelt BEC_ÖPNV verfügbar BEC_Prüfe Zumutbarkeit der ÖPNV-Nutzung BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Entstehende Kosten sind nicht höher als ÖPNV-Kosten BEC_Bestellung korrekt BEC_Überweisungen sind noch nicht eingegangen BEC_Halte zuzahlungs - pflichtige Karten zurü ck BEC_Überweisung eingegangen BEC_Antrag unvollständig BEC_Halte Rücksprache mit Antragsteller/Schule BEC_ÖPNV zumutbar Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Vergleiche entstehende Kosten mit ÖPNV-Kos ten BEC_Alle neuen Schülerdaten sind eingepflegt BEC_Drucke Ablehnungsbescheid(e) BEC_Versende Ablehnungsbescheid(e) BEC_Ablehnungsbescheide sind versandt BEC_Schülerjahreskarte(n) (sind) eingegangen BEC_Gleiche Kontrollbogen ab BEC_Prüfe Überweisung zuzahlungs - p flichtige... BEC_Ver sende Schülerjahreskarte(n) an Schulen BEC_Schülerjahreskarte(n) sind versandt BEC_Anspruchs voraussetzungen sind nicht erfüllt BEC_Lege Mitfa hrer Anträge zu Grunde BEC_Entstehende Kosten sind höher als ÖPNV-Kosten BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Ablehnungsbescheid zu erstellen BEC_Lehne Antrag ab BEC_Überweisungen sind eingegangen BEC_Drucke Bewilligungsbescheid(e) BEC_Versende Bewilligungsbescheid(e) BEC Erstattungsbeschei(e) sind versandt BEC_Fehlende Daten sind nicht zu ermitteln Ablehnung zu erstellen BEC_Bestellung is t n icht korrekt BEC_Veranlasse Nachbesserung BEC_Nachbesserung veranlasst BEC_Ablehnungsbescheid nicht zu erstellen BEC_Verwerfe An tr ag BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Schülerdaten BEC_Schulangebotsle BEC_Anspruchslen BEC_Schulangebotsle BEC_Vermessungsantrag BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_SchülerdatensatzBEC_Kostenaufstellung BEC_Kontrolle BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Bestellle BEC_Kostenaufstellung BEC_Schülerdatensatz BEC_Schülerdatensatz BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Schüler- BEC_Haushalt fahrkosten- programm m skassensyste BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Busfahrpläne BEC _Antragsteller noch nicht erfasst BEC_Erfasse/ Übernehme Antragstellerdaten BEC_Schülerstammdaten BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Vermessungsantrag BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Schüler- BEC_Routenpl fahrkosten- programm hieprogramm aner/topograp BEC_Busfahrpläne BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Busfahrpläne BEC -P rogramm BEC_Bestellle BEC_Bes telllis te BEC_Schülerjahreskarten-Bestellung BEC_Ablehnungsbescheid Versand sollte wenn möglich elektronisch erfolgen BEC_Ablehnungsbescheid BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Bewilligungsbescheid Durch die Prozessbeschreibung der PICTURE-Bausteine entsteht Verständlichkeit, Konsenz und Auswertbarkeit. PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 27

28 Dokumentieren Sie Ihr Wissen mit PICTURE. Entwickeln Sie eine Prozesslandkarte Bauen Sie ein Prozessreger Wissensmanagement mit PICUTRE Dokumentieren Sie Ihre Prozesse mit der PICTURE-Methode Veröffentlichen Sie Ihre Prozesse mit der Portalintegration PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 28

29 Ihre Prozessdokumentation sollte nicht so enden PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 29

30 Gutes Wissensmanagement zeichnet sich durch eine uneingeschränkte Verfügbarkeit der Informationen aus. auf dem Handy am Arbeitsplatz zu Hause am Arbeitsplatz der Kollegen im Internet PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 30

31 Mit der Portalintegration machen Sie das Prozesswissen für alle Mitarbeiter zugänglich. Live Portal Integration PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 31

32 In dem Sie Prozessinhalte live in Software-Systeme übertragen, die zu Wissensmanagement-Zwecken bereits vielen Mitarbeitern bekannt sind. Live Portal Integration PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 32

33 PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 33

34 Dokumentieren Sie Ihr Wissen mit PICTURE. Entwickeln Sie eine Prozesslandkarte Bauen Sie ein Prozessreger Wissensmanagement mit PICUTRE Dokumentieren Sie Ihre Prozesse mit der PICTURE-Methode Veröffentlichen Sie Ihre Prozesse mit der Portalintegration PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 34

35 Die PICTURE-Prozessplattform die ausgezeichnete Lösung zur Erhebung, Darstellung und Analyse von Geschäftsprozessen 2. Platz PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 35

36 Unser Software-as-a-Service*: einfach starten, sicher arbeiten, erfolgreich wachsen. Sicherheit, Zuverlässigkeit und Zufriedenheit seit mehr als 6 Jahren Anpassbar und zukunftssicher fair und dynamisch Keine Investitionen notwendig, kein Risiko PICTURE Software- as-a- Service Sofort anfangen, verstehen, verändern, erfolgreich sein Keine Installationsarbeiten, keine Setup-Gebühren Einstieg, entsprechend Ihrer Bedarfe, * Kann auch on-premise betrieben werden PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 36

37 Sie erhalten die PICTURE Prozessplattform als Software-as-a-Service mit einem attraktiven Lizenz- und Preismodell Professional Enterprise Beschreibung Edition Edition Lizenzmodell mit monatlicher Nutzungsgebühr Modellierer (12 oder 3 Monate Laufzeit) grundsätzlich alle Funktionsmöglichkeiten insbesondere geeignet für "Power-User regelmäßig und intensive Nutzung der Prozessplattform 87 bzw bzw. 137 Redakteur 10er Paket (12 oder 3 Monate Laufzeit) ausschließlich Pflege der Prozessreger-Informationen, wie Prozess-Steckbriefe und Strukturmodelle 299 bzw. 339 Betrachter 100er Paket (12 oder 3 Monate Laufzeit) ausschließlich lesender Zugriff auf die Inhalte der Prozessplattform 89 bzw. 109 Zusatzmodul einfache, flexible und bedarfsgenaue Einbettung von Portal-Integration auf Anfrage, kundenindividueller Zuschnitt Inhalten in bestehende Intranet-, Internet, Portal- und Wiki- Systeme PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 37

38 Datenschutz und Software-Qualität sind bei uns keine Versprechen, sondern schon lange gelebte Realität. Mitglied in der deutschen Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit Auftragsdatenverarbeitung nach BDSG Serverbetrieb ausschließlich bei deutschen Hochleungsrechenzentren mit ISO und Trusted Cloud-Zertifizierung Mehr als 6 Jahre Erfahrung und erfolgreiches Hosting mit ausnahmslos höchster Kundenzufriedenheit Software Made in Germany Alle Entwicklungsarbeiten ausschließlich am Betriebssitz in Münster Einsatz hochqualifizierter Fachkräfte Nutzung automatisierter Testverfahren Technisches und organisatorisches Monitoring aller Aktivitäten im Bereich unserer Softwareentwicklung PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 38

39 Warum PICTURE? Sie erhalten Methodik, Software + Themenkompetenz aus einer Hand Sie erhalten eine Methode, die einfach zu erlernen und schnell Ergebnisse liefert, kompatibel zur BPMN Sie erhalten ein Werkzeug, das auf einfache Bedienbarkeit hin optimiert Sie erhalten Sicherheit und Verlässlichkeit durch technischen Betrieb, Support und Weiterentwicklung am Standort Deutschland Sie erhalten mehr als 100 Jahre Projekterfahrung im Bereich Prozessmanagement Sie werden betreut von einem jungen, motivierten und engagierten Team PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 39

40 Für Fragen und Diskussionen stehen mein Team und ich Ihnen gerne zur Verfügung Dr. Lars Algermissen Geschäftsführender Gesellschafter PICTURE GmbH 0251/ Besuchen Sie uns an unserem Stand im Foyer PICTURE GmbH Gewusst wie Mehr Zeit, Sicherheit und Zufriedenheit durch dokumentiertes Prozesswissen Seite 40