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1 Schriftenreihe der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin - Forschung - Fb 1008 T. Langhoff T. Schulze K.-H. Lang A. Saßmannshausen Informationsmanagement für Sicherheit und Gesundheit in lernenden Organisationen Dortmund/Berlin/Dresden 2004

2 Diese Veröffentlichung ist ein Auszug aus dem Abschlussbericht für das Projekt Entwicklung und modellhafte Erprobung eines Konzepts für ein integriertes, betriebliches Informationsmanagement im Hinblick auf Sicherheit und Gesundheitsschutz unter besonderer Berücksichtigung der lernenden Organisation - Projekt F im Auftrag der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung liegt bei den Autoren. Autoren: Dr. Thomas Langhoff 1 Dipl.-Gesundheitswirtin Tanja Schulze 1 Dipl.-Ing. Karl-Heinz Lang 2 Dipl.-Psych. Andreas Saßmannshausen 2 1 Prospektiv - Gesellschaft für betriebliche Zukunftsgestaltungen mbh, Dortmund 2 ASER - Institut für Arbeitsmedizin, Sicherheitstechnik und Ergonomie e. V. an der Bergischen Universität Wuppertal Dipl.-Psych. Ricarda Wildförster von der Prospektiv GmbH war vom Dezember 2000 bis Oktober 2001 im Projekt tätig. Prof. Dr.-Ing. Martin Schmauder vom Institut für Arbeitsingenieurwesen der Technischen Universität Dresden war für das Projekt beratend tätig. Herausgeber: Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin Friedrich-Henkel-Weg 1-25, D Dortmund Telefon: (02 31) Telefax:(02 31) Internet: Berlin: Nöldnerstr , D Berlin Telefon: (0 30) Telefax: (0 30) Dresden: Proschhübelstr. 8, D Dresden Telefon: (03 51) Telefax: (03 51) Alle Rechte einschließlich der fotomechanischen Wiedergabe und des auszugsweisen Nachdrucks vorbehalten.

3 Informationsmanagement für Sicherheit und Gesundheit in lernenden Organisationen (Thomas Langhoff, Tanja Schulze, Karl-Heinz Lang, Andreas Saßmannshausen) Im Rahmen des Forschungsprojektes Sicherheit und Gesundheit durch Information kurz: SiGe-Info - wurden grundsätzliche Erkenntnisse des Informations- und Wissensmanagements für das betriebliche Organisieren von Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit nutzbar gemacht. Auf Basis der Analyse vorhandener Praxislösungen wurde eine systematische, integrative und partizipative Vorgehensweise zum Aufbau eines betrieblichen Informationsmanagements für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit konzipiert. Dabei wurde ein für den betrieblichen Praxiseinsatz entwickelter Leitfaden zur Einführung von Informations- und Wissensmanagement für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit ( SiGe-Info-Leitfaden ) auf Basis theoretischer Vorüberlegungen vorgestellt und das um Kerndimensionen des Arbeitsschutzes weiterentwickelte webbasierte Informationssystem für den Arbeitsschutz (asinfo) vorgestellt. Darauf aufbauend wurde der Leitfaden in drei Praxisbeispielen erprobt. 1. Informationsmanagement und Wissensmanagement 1.1 Informationsmanagement ist das betriebliche Management von personenunabhängigen, vorzugsweise maschinenverarbeitbaren Informationen mit dem Ziel, betriebliches Handeln zu unterstützen. Relevant sind demzufolge Informationen, die in einem betrieblichen Handlungszusammenhang stehen. Dies können Informationen sein, die aus der Organisation stammen oder auch von außerhalb kommen. Durch die Passung zum vorhandenen Wissen können neue Informationen erst zu Wissen werden und im Rahmen der Aufgabenbewältigung genutzt werden. Der Wert von Informationen wird vom Wissens- und Erfahrungsstand der Informationsempfänger bestimmt. 1

4 Informationen werden wie eine Ressource behandelt. Sie müssen ziel- und nutzergerecht gefunden, beschafft, erzeugt, aufbereitet, dokumentiert, gespeichert, zur Verfügung gestellt, verteilt usw. werden. Dies geschieht vielfach durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien. Informationstechnologie und -infrastruktur Gestaltungsfelder von Informationsund Wissens management Humanressourcen Organisation Abb. 1 Gestaltungsfelder von Informations- und Wissensmanagement Bezogen auf die drei Gestaltungsfelder (vgl. Abb. 1) bedeutet dies, dass beim Informationsmanagement stärkeres Gewicht auf der Gestaltung der Informationstechnologie und -infrastruktur und der Organisation liegt. Personen in der Organisation sind vor allem die Nutznießer eines Informationsmanagements. Informationen sollen den Mitarbeitern vor dem Hintergrund ihres vorhandenen Wissens zur effizienten und effektiven Aufgabenbewältigung dienen. Informationsmanagement unter dem Gesichtspunkt der Gestaltung der Organisation ist als Führungsaufgabe anzusehen. Die betriebsspezifischen Ziele, die mit Informationsmanagement verfolgt werden, sind an die übergeordneten Organisationsziele, Organisationsvisionen und 2

5 Organisationsstrategien geknüpft. Das Informationsmanagement kann dadurch eine Querschnitts- und Integrationsfunktion für alle betrieblichen Bereiche übernehmen. Die Entwicklung von Humanressourcen, also z.b. der systematische Aufbau des individuellen und organisationalen Wissens in einem privatwirtschaftlichen Unternehmen oder einer öffentlichen Verwaltung, ist kein explizites Ziel des Informationsmanagements. Es kann jedoch davon ausgegangen werden, dass durch ein funktionierendes Informationsmanagement auch individuelle und organisationale Lernprozesse angeregt und gefördert werden. 1.2 Wissensmanagement ist das betriebliche Management von individuellem und organisationalem Wissen mit dem Ziel, das vorhandene Wissen optimal zu nutzen und das Lernen der Organisation zu etablieren. Wissen kann sowohl personengebunden als auch personenunabhängig sein, es kann aus der Organisation stammen oder auch von außerhalb kommen. Bei Wissensmanagement liegt besonderes Gewicht auf den Gestaltungsfeldern Organisation und Humanressourcen. Die Entstehung und betriebliche Nutzung von Wissen erfordert die Einrichtung von geeigneten Lern- und Austauschprozessen und die Förderung der eigenmotivierten Wissensweitergabe. Dazu müssen tradierte individuelle Überlebensstrategien, die Wissen als persönlichen Machtfaktor ansehen, überwunden werden. Wissensmanagement auf der Basis der Freiwilligkeit erfordert eine Unternehmenskultur, in der die Wissensteilung für die Betroffenen und das Unternehmen von Vorteil sind. Wissensmanagement sollte in der Organisationsgestaltung in der Weise integriert sein, dass die erforderlichen Lern- und Austauschprozesse stattfinden können. Geeignete Organisationsgestaltungsmaßnahmen sind z.b. flache Hierarchien, Dezentralisation, Freiräume für Kommunikation, Feedbackschleifen, teamorientierte Arbeitsformen, Einrichtung von Kompetenzcentern. 3

6 Die Gestaltung von Informationstechnologie und -infrastruktur kann auch für die Unterstützung des Wissensmanagements genutzt werden. Die Schwerpunkte dabei liegen zum einen auf der Speicherung, Dokumentation und Verteilung von personenunabhängigem, explizitem Wissen (z.b. Dokumente, Datenbanken, Suchfunktionen im Intranet oder Internet). Zum anderen können Lern- und Austauschprozesse unterstützt werden, z.b. durch computerbasiertes Telelearning, Expertennetzwerke, Austauschforen. 2. Gestaltungskriterien betrieblicher und überbetrieblicher Formen des Informationsmanagements im Arbeitsschutz Ausgehend von Analyseergebnissen zu praktizierten Formen des Informationsmanagements und den sich daraus ergebenden Implikationen wurden Gestaltungskriterien für IT-gestützte innerbetriebliche Informationssysteme zum Arbeitsschutz abgeleitet. Arbeitsschutzinformationen und Wissensbestände für alle betrieblichen Zielgruppen bereitstellen: - allgemeine Zugriffs- und Suchfunktionen für alle Zielgruppen, - beschränkter Zugriff für bestimmte Zielgruppen, z.b. auf datengeschützte Informationen oder unbewertete Rohdaten. Arbeitsschutzinformationen und Wissensbestände praktisch nutzbar aufbereiten, dazu: - prüfen, wozu die Zielgruppen sie nutzen können, - entsprechend den Voraussetzungen der Zielgruppen verständlich aufbereiten. Dynamik der Arbeitsschutzinformationen und Wissensbestände fördern: - einfache Aktualisierung, - Hinzufügen neuer Inhalte für alle Nutzer möglich machen, - Zugriffsstatistik für ungenutzte und häufig genutzte Bestände vorsehen, - Verlinkung zum Internet ermöglichen. Kommunikations- und Kooperationsmöglichkeiten anlegen, um den Austausch der Zielgruppen über die Arbeitsschutzinhalte zu ermöglichen, z.b.: - Newsletter per , - Experten der gelben Seiten auch per ansprechbar machen, 4

7 - FAQ ins Intranet stellen, - Austauschforen zu bestimmten Themen oder gezielt für bestimmte Zielgruppen im Intranet anlegen. Aus den Analyseergebnissen wurden zusammengefasst folgende Schlüsse für die Entwicklung erfolgreicher betrieblicher Informationssysteme für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit gezogen: Informations- und Wissensmanagement sind Basisthemen für erfolgreich agierende Unternehmen des Dienstleistungs- und Informationszeitalters. Wissen wird zur zentralen Ressource und erfordert intelligente Nutzung und Verteilungsstrukturen innerhalb der Organisation. Unabhängig von vorhandener IT-Unterstützung gelten folgende Anforderungen an vollständiges Informations- und Wissensmanagement zum Arbeitsschutz: - betriebliche Arbeitsschutzinformationen sowie Wissensbestände sind verständlich und zielgruppengerecht aufbereitet, - deren unternehmensweite Verbreitung wird vollzogen, - das Ziel des Informationsmanagementsystems ist es, alle Mitarbeiter, Führungskräfte und betriebliche Funktionsträger/Experten (nicht nur Arbeitsschutzfachleute) in ihren Aufgaben zu unterstützen, - durch Kommunikation und Austausch von Arbeitsschutzinhalten wird Lernen der einzelnen Mitglieder und Lernen der Organisation gefördert. Der untersuchte Stand angebotener Lösungskonzepte zum inner- und überbetrieblichen Informationsmanagement zum Arbeitsschutz ist dem gegenüber folgendermaßen zu charakterisieren: untersuchten, derzeit auf dem Markt befindlichen Softwarelösungen zum Die Arbeitsschutzmanagement sind in der Regel auf die Anwenderzielgruppe der Arbeitsschutzfachleute (Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Betriebsärzte) ausgerichtet, eine unternehmensweite Information und Einbeziehung der Mitarbeiter ist kaum vorgesehen. Softwareprogramme für den innerbetrieblichen Einsatz und Informationsangebote aus dem World Wide Web können Bausteine eines betrieblichen 5

8 Informationsmanagements für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit sein, für die Entwicklung eines partizipativen betrieblichen Gesamtkonzeptes (Wissensmanagement) reichen jedoch IT-basierte Lösungen allein nicht aus. 3. Entwicklung und Erprobung des SiGe-Info-Leifadens Der im Projekt entwickelte und erprobte SiGe-Info-Leitfaden ist ein strategisches Instrument zur Einführung bzw. Überprüfung und Verbesserung des Informationsund Wissensmanagements zu Sicherheit und Gesundheit in Unternehmen. Mit Hilfe einer systematischen Vorgehensweise anhand von Leitfragen und Methodenhinweisen können betriebliche Informationswege systematisch erfasst, überprüft und verbessert werden. Der SiGe-Info-Leitfaden ist für eine Anwendung im Rahmen eines Managementzyklus angelegt und ist somit als Steuerungsinstrument für den Gesamtprozess Aufbau eines Informations- und Wissensmanagements im betrieblichen Arbeitsschutz und nicht nur als Instrument zur Ist-Analyse zu verstehen. Die Systematik der Vorgehensweise veranschaulicht die Abbildung 2. Übersicht Vorgehensweise Informationsmanagement für den betrieblichen Arbeitsschutz 1. Konkrete Ziele des Informationsmanagements festlegen 2. Vorhandene (Wissens- und Informations-) Ressourcen erkennen 3. Wissens- und Informationsbedarf erkennen und decken 4. Pilotmaßnahmen zur verbesserten Bereitstellung von Wissen und Informationen 5. Zielerreichung überprüfen, weitere Ziele definieren Abb. 2 Systematisches Vorgehen bei der Anwendung des SiGe-Info- Leitfadens 6

9 Der SiGe-Info-Leitfaden ist als Fragen- und Methodenkatalog für den betrieblichen Einsatz geeignet und kann als Hilfsmittel für einen systematischen Einführungsprozess des betrieblichen Arbeitsschutz-Informationssystems gelten. Beispielhaft ist Schritt 1 (siehe Abb.2 und folgende Tabelle) einmal dargestellt. Die Leitfragen sind die Wegweiser für den jeweiligen Arbeitsschritt im SiGe-Info- Leitfaden. Sie zeigen an, was zu tun ist. Unter Methoden sind beispielhaft Werkzeuge und Vorgehensweisen zusammengestellt, mit deren Hilfe die detaillierten Antworten auf die Leitfragen erarbeitet werden können. Die Methoden zeigen an, wie etwas zu tun ist. Unter Ergebnis werden die Arbeitsergebnisse des jeweiligen Schrittes genannt. Die nächsten Arbeitsschritte bauen jeweils auf den Ergebnissen der vorhergegangenen Arbeitsschritte auf. Die Erprobung des SiGe-Info-Leitfadens fand in Unternehmen statt, die jeweils aktuelle Anlässe boten, die eine hohe Relevanz zu Fragen von Gesundheit und Sicherheit bei der Arbeit hatten und somit als Anwendungsbeispiel verwendungstauglich waren. Der SiGe-Info-Leitfaden kann sowohl als Instrument zur Einführung, zur Überprüfung oder zur Verbesserung des Informations- und Wissensmanagements zu Sicherheit und Gesundheit im Unternehmen eingesetzt werden. Es wurden jeweils anstehende betriebliche Anlässe gewählt, da hier der Gültigkeitsbereich, auf den sich der SiGe- Info-Leitfaden bezieht, einen überschaubaren Rahmen bot. Darüber hinaus ist es gelungen in einem der Anwenderbetriebe den Leitfaden auch unternehmensweit zur Überprüfung und Verbesserung der vorhandenen Arbeitsschutzorganisation einzusetzen. 7

10 Schritt 1 Leitlinien in konkrete Ziele des Informationsmanagements im betrieblichen Arbeitsschutz umwandeln Leitfragen 1.1 Definition des Gesamtziels: a) anlassbezogen: Methoden (Beispiele) Gespräch/Brainstorming mit Unternehmensführung und Arbeitsschutzexperten Welche Ziele verfolgt das Unternehmen mit der Durchführung der geplanten Arbeitsschutzmaßnahme? Welchen Stellenwert hat die systematische Informationsweitergabe für das Erreichen dieser Ziele? Welchen Beitrag liefert systematische Informationsweitergabe für die Zielerreichung? b) für die Gesamtorganisation: Welche Unternehmens- und Arbeitsschutzziele wollen wir mit Hilfe des Informationsmanagements künftig verfolgen? Welchen Beitrag soll das Informationsmanagement dabei leisten? 8

11 Schritt 1 Leitlinien in konkrete Ziele des Informationsmanagements im betrieblichen Arbeitsschutz umwandeln Leitfragen Methoden (Beispiele) 1.2 Leitlinie zur Zielerreichung formulieren: Zum konkreten Anlass: Wo besteht Optimierungsbedarf? Welche ungelösten Fragen gibt es? Welche Informationsdefizite bestehen zur Zielerreichung? Moderiertes Kick-off-Gespräch mit allen Betroffenen Analyse des Ist-Standes Zieldefinition anhand langfristiger Unternehmensziele (Soll) Beschluss einer Maßnahme / eines Projekts zur Zielerreichung 1.3 Leitlinien an Zielgruppen konkretisieren: Welchen Nutzen erwarten Unternehmensleitung / Entscheider vom Informationsmanagement bei...? Welchen Nutzen erwarten die Arbeitsschutzfachleute? Welchen Nutzen erwarten die Mitarbeiter? Welchen Nutzen erwarten andere Verantwortliche im Betrieb, z.b. Bereichsleiter, Gruppenleiter? Moderiertes Brainstorming in der Projektgruppe mit Vertretern aller Zielgruppen zur Frage: Wie kann Ihnen als (Zielgruppe einsetzen) das SiGe-Info- System bei der Erreichung dieses Arbeitsschutzziels helfen? Evtl. Umfrage bei allen Zielgruppen im Betrieb Aus Ergebnissen nach Konsens und Machbarkeit zentrale Ziele konkretisieren und priorisieren Welcher Nutzen für die Kunden ist erwartbar? 9

12 Schritt 1 Leitlinien in konkrete Ziele des Informationsmanagements im betrieblichen Arbeitsschutz umwandeln Leitfragen Methoden (Beispiele) 1.4 Messgrößen identifizieren Woran kann der Nutzen des Informationsgewinns für die Zielgruppen inhaltlich bzw. qualitativ gemessen werden? In welchem Zeitraum sollen die Ziele erreicht werden? Ergebnis moderierte Diskussion der priorisierten Ziele in der Projektgruppe mit gezielter Fragetechnik durch den Moderator Messgrößen identifizieren; Beispielfrage: Wenn dieses Ziel jetzt schon erreicht wäre, woran genau würden Sie (alle betroffenen Zielgruppenvertreter einbeziehen) das in der täglichen Praxis feststellen? Welcher Zeitrahmen ist für die Verwirklichung realistisch? Ziele und Messgrößen für Führung, Experten und Mitarbeiter Ziele, erwarteter Nutzen (Leistungsbeschreibung), Messgrößen der Zielerreichung, Zeitrahmen zur Zielerreichung Die weiteren Schritte 2 bis 5 des SiGe-Info-Leitfadens bieten konkrete Hilfestellung, um nach der Zielformulierung die einzelnen Arbeitsschritte zu definieren und umzusetzen. Tabelle 1: Schritt 1 des SiGE-Info-Leitfadens Das erste Anwendungsbeispiel bot als Anlass die Einführung von Vertrauensarbeitszeit. Dabei handelte es sich um ein Unternehmen mit über Mitarbeitern, in dem anorganische Chemieprodukte hergestellt werden. Mit der Einführung von Vertrauensarbeitszeit sollte ein verbesserter kundengerechter Service ermöglicht werden. 10

13 Im zweiten Anwendungsbeispiel wurde der SiGe-Info-Leitfaden bei der Einführung eines Gesundheitsförderungsprogramms für die Mitarbeiter eingesetzt. Dieser betriebliche Anlass ergab sich in einem Unternehmen der Automobil-Zulieferindustrie mit über 800 Mitarbeitern, das Karosserie- und Verkleidungsteile herstellt. Im dritten Anwendungsbeispiel sollten erstmals Gefährdungsbeurteilungen nach Umbauten in einer anerkannten Werkstatt für behinderte Menschen durchgeführt werden. Die anerkannte Werkstatt gemäß 142 SGB IX beschäftigt über 900 Menschen mit Behinderungen und rund 200 Mitarbeiter im Betreuungs- und Verwaltungsbereich an sieben Standorten. An den einzelnen Standorten der Werkstatt werden ganz unterschiedliche Produkte und Dienstleistungen hergestellt bzw. erbracht, so dass es sich an den einzelnen Standorten um eine kleinbetriebliche Struktur handelt. An allen Anwendungsbeispielen ist über die fünf Schritte des SiGe-Info-Leitfadens hinweg gut zu erkennen, wie über den konkreten Anlass hinaus nach und nach allgemeine betriebliche Ressourcen, Bedarfe und Maßnahmen zum Aufbau eines SiGe-Info-Systems stärker in den Vordergrund rücken. Die Leitfragen eigenen sich insgesamt sowohl für die Lösung eines einzelnen betrieblichen Anlasses mit Hilfe des SiGe-Info-Systems als auch für den Aufbau eines breit angelegten SiGe-Info- Systems. Alle Beteiligten haben den SiGe-Info-Leitfaden als sehr hilfreich und brauchbar gehalten. 4. Ausblick Das Management von Informationen und Wissen ist eine Voraussetzung für Innovationen, zum einen für die Entwicklung und Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen, zum anderen aber auch für die effektive und effiziente Gestaltung moderner Arbeits- und Organisationsformen. Für beide Dimensionen liefern Wissensbestände zu Sicherheit und Gesundheit als integraler Bestandteil wichtige Beiträge. 11

14 Es ist ernüchternd, dass beobachtbare Trends im betrieblichen Arbeitsschutz sich bisher kaum gestaltungswirksam auf das betriebliche Informations- und Wissensmanagement ausgewirkt haben. Das ändert aber nichts an der Tatsache, dass es dies in der Zukunft unweigerlich tun wird. Es ist davon auszugehen, dass Sicherheit und Gesundheit von einem Führungs- und Expertenthema zu einem breit verankerten, kontinuierlich behandelten Thema für Beschäftigte wird. Dafür sind drei wesentliche Gründe zu nennen: Aufgrund des demografischen Wandels wächst der Anteil älterer Arbeitnehmer in den Belegschaften zusehends. Schon aus betriebswirtschaftlichen Gründen kommt so den Ressourcen Sicherheit und Gesundheit eine verstärkte Bedeutung zu. In der sich abzeichnenden Wissensgesellschaft werden eine umfassende berufliche Handlungskompetenz und eine ganzheitliche Kompetenzentwicklung immer wichtiger. Sicherheit und Gesundheit sind integrale Bestandteile einer solchen Handlungskompetenz, und zwar primär Bestandteile der Sozial- und Personalkompetenz. Die mit neuen Arbeits- und Organisationskonzepten verbundenen Zielsetzungen der Selbststeuerung und der (halb)autonomen Gruppen- und Projektarbeit beziehen sich konsequenterweise auch auf die Faktoren Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit. Diese Faktoren kommen in der Arbeit insbesondere bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes, der Arbeitsplanung und Arbeitsorganisation sowie des Einsatzes von neuen Informations- und Kommunikationstechniken zum Tragen. Aus den o.g. Gründen ist davon auszugehen, dass in lernenden Organisationen in zunehmendem Maße ein betriebsumfassendes Humanressourcenmanagement das Personalmanagement mit dem Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement verbindet. Auch die Zunahme neuer Arbeitsformen (z.b. Telearbeit, "Freelancer" usw.) und dezentraler Lernformen (z.b. Lerninseln, E-Learning) verlangt eine integrierte lernförderliche und gesundheitsförderliche Arbeitsgestaltung. Dies führt auch zu einer Stärkung subjektbezogener Interessen und unternehmenskultureller 12

15 Grundlagen. Gelingt dies, ist auch von einer hoch einzuschätzenden Potenzialschöpfung von Arbeits- und Gesundheitsschutzwissen für die Unternehmensentwicklung zu rechnen, d.h. es geht hier neben der Verbreitung bekannten Wissens originär um die Generierung neuen Wissens. Die Ergebnisse des durchgeführten Forschungsprojektes, insbesondere die Entwicklung des SiGe-Info-Leitfadens zum Wissens- und Informationsmanagements im betrieblichen Arbeitsschutz und dessen erfolgversprechende Erprobung in unterschiedlichen Unternehmen, sollen zu dieser Entwicklung einen wesentlichen Beitrag liefern. 13

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