Parlamentsinformationssysteme

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1 Untersuchung über Parlamentsinformationssysteme Ausbildungsprojekt im Studienjahr 2007/2008 Masterstudiengang AW - AW5_PIS Bericht an den Auftraggeber AGI - Information Management Consultants Dipl.-Inf.wiss. Manfred Hauer M.A von Gerhard Pelzmann Marco Bieder Franz Oswald Schranz Barbara Krumpas 22. Juni 2008 Version 2 1

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Zusammenfassung Ausgangssituation und Anlass Ziel der Untersuchung Projektorganisation Methoden Allgemeine Internetrecherchen Kriterienkatalog Internetrecherchen zum Kriterienkatalog und Ranking der Angebote Erstellung der Fragebögen für Anbieter und Nutzer Telefonumfragen Überblick über die untersuchten Systeme Ergebnisse Ranking der untersuchten Parlamentsinformationssysteme Ergebnisse der Kriterienkataloge Suchmöglichkeiten Alternativer Sucheinstieg über Register Trefferbehandlung und Trefferzufriedenheit Inhaltliche Aufbereitung der Suchanfrage Ergebnisse der Nutzer-Fragebögen Struktur der Befragten Nutzung und Zufriedenheit

3 Sonderfall Ausschreibungen Zusatzangebot Download und Newsletter Usability und Verbesserungswünsche Ergebnisse der Anbieter-Fragebögen Über den aktuellen Status Anforderungen an zukünftige Systeme Einige Vergleiche Parlamentsinformationssystem Vorarlberg Unterschiede zu anderen Systemen Anhang Internetadressen der untersuchten Systeme Kriterienkatalog Fragebogen Anbieter Fragebogen Nutzer

4 1. Zusammenfassung Grundlage der Recherchen war das Parlamentsinformationssystem der Firma AGI für den Vorarlberger Landtag, welches in seiner derzeitigen Form, nach unserer Einschätzung, im Bereich Parlamentsinformationssysteme für die Öffentlichkeit führend ist. Keines der untersuchten Systeme kommt an die Möglichkeiten des Vorarlberger Systems bei der Dokumentenaufbereitung und Suche heran. Die untersuchten Informationssysteme waren in ihrer Erscheinungsform sehr unterschiedlich. Teilweise wird auch unter Parlamentsinformationssystem e-government verstanden, oder die Zielgruppe der Nutzer ist nicht die Öffentlichkeit, sondern die Parlamentarier, wie dies beim Angebot der Steirischen Landesregierung der Fall ist. Eine gemeinsame Plattform wie in Deutschland (www.parlamentspiegel.de) gibt es in Österreich nicht. Eine koordinierte Vorgangsweise wie bei den Geografischen Informationssystemen mit gibt es (noch) nicht. Viele Systeme haben die erweiterte Suche auf ihren Internetseiten versteckt, wo sie schwierig zu finden sind. Sie sind nicht durchgängig für alle Dokumentenarten verwendbar und besitzen nur eingeschränkte Funktionalität. Die Suchfunktionen werden nur angeboten, wenn es das verwendete System leicht und ohne großen Aufwand hergibt - sonst halt nicht. Oft sind keine Hilfe und Erklärung für das Suchen vorhanden. Dies ist aber im Moment noch kein Problem, weil nur die Spezialisten unter den Anwendern wissen, welche technischen Möglichkeiten es gibt. 60 Prozent der befragten Nutzer sind mit den angebotenen Systemen zufrieden oder sehr zufrieden. In vielen Systemen sind die Strukturen für Speicherung aber auch Aufbereitung von Informationen nur mangelhaft vorhanden. Dies trifft besonders in Österreich größere Städte (Graz, St.Pölten) und im Osteuropa aber auch die Ebene der nationalen Parlamente. Erklärt kann dies mit der in manchen Gemeinden bestehenden schlechten finanziellen Situation, mit mangelndem Wissen und entsprechend schwacher Nachfrage seitens der Nutzer und mit fehlenden Fachkräften zur Bereitstellung. Der Nutzen oder die Beweggründe für ein derartiges System sind auf Grund der Erfahrungen und Befragung sehr vielschichtig und zielen oft nicht auf ein Informationssystem ab. Manchmal werden Internetauftritte nur als Möglichkeit angesehen eine zusätzliche Werbefläche zu erhalten oder die eigenen politischen Erfolge besser zu verbreiten. Das Wissen um die Möglichkeiten eines derartigen Systems ist noch sehr gering. Erst wenn hier dieses Nichtwissen schwindet wird ein größerer Bedarf entstehen. Daher ist es wichtig, eine möglichst breite Informationsarbeit zu leisten, um einen Markt zu öffnen. Eine Killerapplikation so wie Google-Earth bei den Geografischen Informationssystemen würde das Verständnis der Öffentlichkeit stark fördern. Besonders bei den ausländischen Internetseiten gibt es kein einheitliches Suchkonzept. Auffallend ist bei diesen Seiten, daß überall Videos angeboten werden. 4

5 Nur auf der Vorarlberger, Steirischen und Kroatischen WebSite werden die Firmen, die das Suchservice zur Verfügung stellen, öffentlich genannt. Bei der subjektiven Trefferbewertung der Nutzer dieser Systeme nach Anzahl der Treffer und nach Relevanz der Treffer (Trefferzufriedenheit) zeigen beide Bewertungen ein ähnliches Bild. Nur das System des Wiener Landtags wird als sehr gut beurteilt, Vorarlberg, Thüringen, Kroatien und Kärnten finden gute Resultate. Der Rest wurde mit ausreichend bewertet. Rund zwei Drittel der befragten Personen, deren Institutionen das Internetservice Parlamentsinformationssystem anbieten sind der Meinung, daß das Angebot ausreichend ist und fast alle meinen, daß das System sehr viel oder viel genutzt wird. Besonderes Augenmerk ist auf die Öffentlichkeitsarbeit, Werbung und Information der Bevölkerung zu legen. Weiters auf eine Bewusstseinsbildung warum solche Systeme notwendig sind, was solche Systeme können, welche Standards in der Dokumentation und Suche, das Ziel Information dem Auskunft suchenden Bürger zur Verfügung zu stellen, am Besten geeignet sind. Schlussfolgerung Als Ergebnis der Recherchen kann gefolgert werden, daß in Österreich, besonders in den großen Städten, mit Ausnahme von Wien, und in Südosteuropa auf staatlicher Parlamentsebene großes Potenzial vorhanden ist. Auf Bundesländerebene in Österreich wird die Bildung einer Koordinationsplattform und damit eines Standards angeregt. 5

6 2. Ausgangssituation und Anlass Parlamentsinformationssysteme egovernment bedeutet nicht nur die elektronische Steuererklärung oder Antragsformulare für Führerscheine, sondern die Öffnung der politischen Administration gegenüber der Öffentlichkeit, also möglichst allen Bürgern, Interessenorganisationen, Mediatoren (Presse, Rundfunk) und staatlicher Verwaltung von Kommune bis Bund zwecks demokratischem Dialog und zeitgemäßem operativen Zugang. Es stehen durch ein Informationssystem über das Internet alle öffentlich zugänglichen Dokumente wie Gesetze, Verordnungen, Sitzungsprotokolle, Ausschreibungen und ähnliches zum Suchen, Nachlesen, Ausdrucken und Herunterladen zur Verfügung. Für die Vorarlberger Landesregierung hat die Firma AGI ein solches Suchsystem seit Anfang 2007 implementiert (Homepage Fa. AGI). Parlamentsinformationssystem Vorarlberg Das Parlamentsinformationssystem Vorarlberg ist eine spezielle Suchmaschine für Parlamentsschriften. Eine Lotus Notes-Client-Anwendung erkennt neue Word-Dateien parlamentarischer Texte im File-System, extrahiert vorhandene Metadaten aus Word, konvertiert die Datei in PDF und erschließt den Inhalt mit linguistisch- statistischen Methoden. Daraus entsteht ein Lotus-Notes- Dokument mit Metadaten und PDF-Anhang. Optional können Themen aus einem klassifikatorischen Baum zusätzlich manuell ergänzt werden. Die gleiche Anwendung hat auf dem Lotus Domino-Server eine plattformunabhängige Benutzerschnittstelle über das Internet, das Anfragen aus derzeit 16 Sprachen automatisch auf Deutsch übersetzt und thematisch interpretiert. Dies zielt auf Transparenz gegenüber Mitbürgern mit anderen Muttersprachen als Deutsch ab oder Abfragen aus dem europäischen Ausland. Es arbeitet thesaurusbasiert und mehrsprachig. Es werden auch Treffer geliefert, die nicht exakt mit dem Suchbegriff übereinstimmen. Schnittstellen: MS Word 2003, Adobe Acrobat, intelligentcapture, IC INDEX, Integration in das Gesamtportal Branchen: Öffentliche Verwaltung Anwendungsgebiete: Parlamentsmaterialien, Parlamentsinformation (Quelle: IBM System i5, Lösungskatalog, Edition Nomina. München) Firma "AGI - Information Management Consultants" (AGI) Die Fa. AGI wurde 1983 gegründet, der Geschäftsführer ist Manfred Hauer, sie beschäftigt 5 Mitarbeiter und hatte ,5 Mio. Umsatz. AGI ist auf Informations- und Wissensmanagement spezialisiert. Knowledge Representation, Information Retrieval, Content Management und Collaboration stehen im Zentrum ihrer Arbeit. Die Mitarbeiter sind tätig als - Berater und Hochschullehrer in Deutschland, Österreich und Schweiz - Software-Entwickler (Lotus Notes & Domino, Adobe Acrobat, Abbyy FineReader, Computerlinguistik) 6

7 - Content Provider für wissenschaftliche Literatur und semantische Systeme - bieten Erfassungsdienste für Catalog Enrichment sowie epublishing von Büchern und Zeitschriften und - haben dafür die erste mobile Scanstation für Bibliotheken konzipiert Die Fa. AGI entwickelt und betreibt das Wissenschaftsportal "dandelon.com" auf Basis der multilingualen, semantischen Suchmaschine intelligentsearch, IC INDEX und intelligentcapture. Dahinter steht ein internationales Netzwerk von Bibliotheken, Bibliotheksservicezentren, Verlagen, Buchhandel, Fachinformations- und Dokumentationszentren, Softwareentwicklung und Hochschulen die Informationen und Wissen erfassen, erschließen, teilen und suchen. Die Fa. AGI entwickelt sowohl Standardsoftware-Produkte als auch Individuallösungen auf der Plattform "Lotus Notes & Domino" von IBM für Bibliotheken, Business Libraries, Information Center in Unternehmen, Hochschulen und öffentlicher Verwaltung. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Integration von Sprachtechnologien und anderen maschinellen Erkennungstechnologien. Dies bedeutet: - automatische Indexierung und Klassifizierung von Texten auf linguistisch-statistischer Basis - Schrifterkennung (OCR - Optical Character Recognition) von gescannten Dokumenten - maschinelle Übersetzung (MT Machine Translation) - Erkennung und Auszeichnung von Textstrukturen (XML) - Spracherkennung (Voice recognition) Die Fa. AGI hat viel Erfahrung in der Entwicklung von Thesaurus und Klassifikation, die häufig auch als Topic Maps, Ontologie, Taxonomie bezeichnet werden. Innerhalb von dandelon.com ist eine der größten privatwirtschaftlichen Sammlungen integriert - 1,6 Mio. Begriffe in 20 Sprachen (www.agi-imc-de). Seit Herbst 2006 werden diese Erfassungsdienste von AGI angeboten. Anlass für das Projekt Anlass für das Projekt ist das Nichtwissen der Fa.AGI, ob es sich lohnt, sich am österreichischen Markt für Parlamentsinformationssysteme zu engagieren. 3. Ziel der Untersuchung Ziel der Arbeit ist die Erstellung einer Studie bis 20. Juni 2008 über Parlamentsinformationssysteme für Staaten, Bundesländer, Städte und andere Gemeinden in deutschsprachigen Ländern unter Einbeziehung des Landtagsinformationssystems Vorarlberg. Die Studie ist eine Entscheidungsgrundlage für die Firma AGI, ob es sich lohnt, sich am Markt für Parlamentsinformationssysteme weiter zu engagieren. Wenn möglich, soll auch noch die Situation in osteuropäischen Staaten beleuchtet werden. Es ist dies eine qualitative Untersuchung, die ein Blitzlicht auf die momentane Situation wirft und eine grobe Einschätzung der Situation bietet. Eine quantitative Untersuchung würde den Rahmen der Arbeit sprengen. 7

8 4. Projektorganisation Folgende Rollen und Kernaufgaben wurden mit unten genannten Personen vereinbart: Rolle Kernaufgaben Name Auftraggeber Projektleiter Projektteammitglied Projektbetreuer Projektkoordination FHIB Erteilt den Projektauftrag Nimmt die Ergebnisse ab Trifft projektbezogene Entscheidungen Vertritt das Projekt nach außen Ist Ansprechpartner für das studentische Team Projektdefinition in der Startphase Gestaltet die Projektorganisation und kultur, führt das Projektteam Erstellt und wartet die Projektpläne Steuert interne und externe Schnittstellen Projektcontrolling, Projektdokumentation, Projektabschluss Erstellt die vereinbarten Ergebnisse Berichtet an die Projektleitung Die Mitglieder des Projektteams führen die notwendigen Recherchen im Internet durch. Sie erstellen die notwendigen Fragebögen anhand des erstellten Kriterienkatalogs für Nutzer und Anbieter Sie führen die Interviews durch. Sie werten die Fragebögen aus. Unterstützt das Projekt inhaltlich und methodisch Achtet auch die Einhaltung der FHIB- Richtlinien Benotet die Lehrveranstaltung Gestaltet die Standards für Ausbildungsprojekte am FHIB Ist Ansprechpartner für Probleme, die innerhalb der Projektorganisation nicht gelöst werden können AGI - Information Management Consultants Dipl.-Inf.wiss. Manfred Hauer M.A. Gerhard Pelzmann Barbara Krumpas Marco Bieder Franz Oswald Schranz Dipl.-Inf.wiss. Manfred Hauer M.A. Mag. Doris Riedl 8

9 5. Methoden 5.1. Allgemeine Internetrecherchen Zuerst wurde versucht, mit Internetrecherchen einen allgemeinen Überblick über das Thema Parlamentsinformationssysteme zu erhalten. Diese Erfahrungen wurden in Besprechungen gegenseitig ausgetauscht und in Link-, Datensammlungen und Berichten festgehalten Kriterienkatalog An Hand des Parlamentsinformationssystem von Vorarlberg, welches als Präferenzsystem diente, wurde ein Kriterienkatalog erstellt. (siehe Anhang). Er umfasst die Analysegrundlage der zu untersuchenden Internetauftritte nach den technischen Kriterien der Datenaufbereitung und Bereitstellung. Verglichen werden durch Internetrecherchen aus Sicht der Nutzer solcher Angebote nach: Erschließungsmethoden, Metadaten, Suchtechniken, Repräsentation von Suchergebnissen und Dokumenten, Usability/Benutzerfreundlichkeit, Barrierefreiheit Wie bereiten Parlamente Informationen für Bürger auf? Wie sehen diese Systeme aus? Wie funktionieren sie? Wie funktioniert die Suche? Was kann alles gesucht werden? Gibt es Thesauri? Gibt es mehrsprachige Suchen? Wie ist die Qualität der Suche? Welcher Datenumfang wird zur Verfügung gestellt? Welche Dokumentarten werden verwendet (Word-Dateien, pdf, ) 5.3. Internetrecherchen zum Kriterienkatalog und Ranking der Angebote Mit den Kenntnissen und Ergebnissen der Erstrecherche und dem Kriterienkatalog wurden 17 Angebote aus Sicht des Nutzers solcher Angebote untersucht. Die Portale umfassten verschiedene Regierungsebenen im In- und Ausland. Es wurden einige Städte in Niederösterreich, Kärnten und der Steiermark beleuchtet und gesamte Bundesländer. Weiters wurden hauptsächlich osteuropäische Internetportale von Ungarn, Budapest, Slowenien, Liechtenstein, aber auch die von Rumänien, in diese Recherchen eingebunden. Ziel war es, anhand des Kriterienkatalogs ein Ranking der Angebote zu erstellen. Folgende Annahme wurde getroffen: Hätte ein Informationssystem alle abgefragten Kriterien erfüllt, würde es durch die Beurteilung 58 Punkte erhalten. Jede positive Eigenschaft oder Antwort mit ja wurde mit einem Punkt bewertet. z. B. Ist Volltextsuche möglich ja=1 Punkt, nein =0 Punkte, unbekannt = 0 Punkte 9

10 5.4. Erstellung der Fragebögen für Anbieter und Nutzer Die Anbieter wurden zur aktuellen Nutzung und zur zukünftigen Einschätzung der Entwicklung und des Bedarfs befragt. Ein wichtiger Bereich war das Thema Fremdsprache (siehe Anhang). Im Bereich Nutzer wurden die Schwerpunkte gelegt auf die Häufigkeit der Nutzung dieser Informationssysteme, dessen Relevanz und Zufriedenheit. Die Befragten sollen ihren persönlichen Umgang mit dieser Oberfläche in den Bereichen Politik, allgemeine Verwaltung, Ausschreibungen, Bildung, Soziales, Kultur und Veranstaltungen einschätzen und bewerten (siehe Anhang) Telefonumfragen Mit den beiden Fragebögen wurden Anbieter und Nutzer telefonisch befragt. Dabei wurden meist bestehende persönliche Kontakte zu den befragten Institutionen genutzt. Dadurch war eine positive Grundeinstellung bei den Befragten gegenüber dieser Befragung vorhanden Überblick über die untersuchten Systeme Insgesamt wurden 16 Online Portale anhand des Kriterienkatalogs beurteilt. Im Bereich der Anbieter gab es 8 und im Bereich Nutzer 10 Befragungen. Kategorie Kriterienkatalog Anbieter Nutzer 1 Kroatien Land X 2 Liechtenstein Land X X X 3 Rumänien Land X 4 Slowenien Land X 5 Budapest Stadt X 6 Kärnten Bundesland X X 7 Niederösterreich Bundesland X X 8 Steiermark Bundesland X X 9 Thüringen Bundesland X X 10 Vorarlberg Bundesland X X 11 Wien Bundesland X X X 12 Bad Erlach Stadt X X 13 Graz Stadt X 14 Klagenfurt Stadt X X 15 St.Pölten Stadt X X X 16 Villach Stadt X X X 17 Wr.Neustadt Stadt X X X 10

11 6. Ergebnisse 6.1. Ranking der untersuchten Parlamentsinformationssysteme Die Summe, gebildet aus allen positiv bewerteten Eigenschaften, ergibt folgende Reihenfolge. Das Punktemaximum sind 58 Punkte. System Kategorie Punkte Vorarlberg Bundesland 33 Wien Bundesland 23 Kärnten Bundesland 21 Villach Stadt 21 Liechtenstein Land 20 Klagenfurt Stadt 18 Niederösterreich Bundesland 15 Thüringen Bundesland 15 Steiermark Bundesland 12 Kroatien Land 9 Slowenien Land 7 Budapest Stadt 6 Rumänien Land 4 Sankt Pölten Stadt 4 Wiener Neustadt Stadt 0 Graz Stadt 0 Mit Abstand am Besten schneidet das Vorarlberger System ab (33 von 58 Punkten). Die Parlamentsinformationssysteme der untersuchten österreichischen Bundesländer liegen im Mittelfeld, ebenfalls mit einer großen Streuung von 21 bis 12 Punkte. Zu diesem Mittelfeld gehören auch Systeme von engagierten Städten wie Villach und Klagenfurt. Viele Möglichkeiten eine Aufbereitung von Dokumenten und des Einsatzes einer speziellen Searchmachine bieten osteuropäische Länder. Ein noch größeres Potenzial haben österreichische Städte, die sich mit der Zurverfügungstellung von öffentlichen Informationen und dem Auffinden noch wenig beschäftigt haben. Funktionen wie Wortformreduktion, Dekomposition, Wortgruppenkennung und Namenserkennung im Vorarlberger System konnte bei den Suchanfragen aus Nutzersicht nicht festgestellt werden. Nach Rücksprache mit der Fa. AGI wurde mitgeteilt, daß alle Texte bei der Aufbereitung, nicht aber die Abfragen der Nutzer mit allen oben genannten Funktionen bearbeitet, aber im Internet nicht explizit gezeigt werden. Dies stellt im Vergleich zu allen anderen untersuchten Informationssystemen keinen Nachteil dar, erklärt aber den Punkteabstand zum Idealsystem unseres Kriterienkatalogs. 11

12 6.2. Ergebnisse der Kriterienkataloge Suchmöglichkeiten Die Volltextsuche ist nur in 80 % der Systeme möglich. Eine Einengung der Suche bieten fast alle Systeme an (87 %), aber in unterschiedlichster Form. Boolesche Operatoren zum Verknüpfen von Suchbegriffen und Platzhalter zur gröberen Suche werden nur von rund 40 % der untersuchten Systeme verwendet. Abstandsoperatoren, mit denen man die Nähe zu verschiedenen Begriffen definieren kann, werden nur von 3 Systemen auf der Ebene des Buchstabenabstandes unterstützt, aber nur das Vorarlberger System ermöglicht die Suche mit Wörter im selben Satz oder Wörter im selben Paragraf. Suchtolertanz mit Ähnlichkeit und Grundform wird von 43 % der Systeme angeboten und von weiteren 29 % als Wortteil. Thesauri verwenden ein Drittel der Systeme, um ihre Suchergebnisse zu verbessern. Suchmöglichkeiten in anderen Sprachen gibt es in 38 % der Systeme, aber hauptsächlich nur Englisch. Die Nähe zu anderen Staaten und damit die Notwendigkeit auch die Sprache des Nachbarn anzubieten zeigen die Beispiele Liechtenstein, Villach und Klagenfurt. Einzig das Vorarlberger Parlamentsinformationssystem bietet mehr als 10 Sprachen an Alternativer Sucheinstieg über Register Die Möglichkeit über ein Register zu suchen bieten 38 % der Systeme. Besonders das System von Wien ist dafür erwähnenswert. Dort kann in die Suche über ein natürliches, kontextunabhängiges Schlagwortregister, alphabetisch oder inhaltlich gereiht, eingestiegen werden. Das Vorarlberger System bietet diese Möglichkeit für den Nutzer nicht. 12

13 Die Grafik zeigt die Verteilung der Möglichkeiten bei Systemen mit Registereinstieg Trefferbehandlung und Trefferzufriedenheit Eine Einschränkung der Anzeige auf eine bestimmte Anzahl von Treffern ist in keinem Fall möglich. Eine Sortierung nach Kriterien bietet rund die Hälfte der untersuchten Systeme. Interessant ist die subjektive Trefferbewertung nach Anzahl der Treffer und nach Relevanz der Treffer (Trefferzufriedenheit). Beide Bewertungen zeigen ein ähnliches Bild. Nur das System des Wiener Landtags wird als sehr gut beurteilt, Vorarlberg, Thüringen, Kroatien und Kärnten finden gute Resultate. Der Rest wurde mit ausreichend bewertet Inhaltliche Aufbereitung der Suchanfrage Die Qualität von Treffern bei Suchabfragen kann durch die inhaltliche Aufbereitung der Suchabfrage noch verbessert werden. 13

14 Wortformreduktion d.h. grammatikalische Flexionsformen werden auf die korrekte Grund- und Stammform zurückgeführt, Dekomposition von Begriffen d.h. Zerlegung von zusammengesetzten Wörtern in sinnvolle begriffliche Bestandteile (z.b. Politikwissenschaft), konnte in keinem einzigen der untersuchten Systeme festgestellt werden. Wortgruppenerkennung d.h. Mehrwortbenennungen wie z. B. öffentliche und private Einrichtungen werden erkannt und in ihre lexikalische Ausdrucksform übertragen und Namenserkennung (z. B. Baden als Tätigkeit bzw. Ort) war in 31 % bzw. 23 % der Systeme möglich. Laut Auskunft der Fa. AGI erfolgt die inhaltliche Aufbereitung der Dokumente direkt bei der Erfassung nach allen 4 Kriterien Ergebnisse der Nutzer-Fragebögen Struktur der Befragten Die Mehrzahl der 10 befragten Personen ist dem Bereich Presse/Medien zuordenbar. Das mittlere Alter liegt bei 40 Jahre, der Jüngste war 28 und die Älteste 60 Jahre. Das Geschlechterverhältnis war 60 % männlich und 40 % weiblich. Die Verbindung mit dem Internet erfolgt bei 70% der Befragten über ADSL-Leitung Nutzung und Zufriedenheit Gefragt wurden die Häufigkeit der Nutzung von Parlamentsinformationssystemen in den letzten 3 Monaten hinsichtlich 6 verschiedener Inhalte und die Zufriedenheit damit: Es wurde nicht der Grund der Zufriedenheit hinterfragt. 14

15 Häufigkeit der Nutzung Generelle Recherche Politisches Geschehen Allgemeine Verwaltung Ausschreib ungen Bildung Soziales Kultur sehr oft 30% 30% 10% 10% 10% 0% 10% Oft 30% 30% 10% 0% 10% 20% 20% Wenig 30% 40% 50% 20% 50% 30% 20% Nie 10% 0% 30% 70% 30% 50% 50% Zufriedenheit Sehr zufrieden 10% 30% 0% 0% 0% 0% 0% Zufrieden 40% 20% 40% 0% 50% 40% 30% wenig zufrieden 30% 50% 30% 30% 10% 20% 30% überhaupt nicht zufrieden 0% 0% 10% 10% 10% 0% 0% keine Antwort 20% 0% 20% 60% 30% 40% 40% Allgemein gefragt, ohne zu spezifizieren was gesucht wird, verteilt sich die Recherche gleich häufig auf sehr oft, oft und wenig. Betrachtet man dann aber spezifische Inhalte, gibt sich ein differenziertes Bild. Am Häufigsten werden die untersuchten Systeme für Informationen über Politik genutzt. Damit erfüllen die Parlamentsinformationssysteme ihre ureigenste Aufgabe. Alle anderen Bereiche sind untergeordnet. Bei Durchsicht der Antworten fällt auf, daß die Mehrzahl der Befragten diese Informationsangebote beruflich, bezogen auf die jeweilige Berufsgruppe, nutzt. Ein wichtiges Argument der Nutzer ist die Einfachheit des Informationszugangs Sonderfall Ausschreibungen Personen, die im Gewerbe tätig sind, nutzen besonders die Ausschreibungen, während alle anderen Nutzergruppen dies so gut wie gar nicht tun und das Angebot auch gar nicht kennen. Der Anteil der Antworten bei der Zufriedenheit bei Ausschreibungen lässt diesen Schluss zu. Werden die Vorschriften des Vergaberechts und diese Aussagen betrachtet, sind dies gute Argumente gegenüber öffentlichen Stellen Informationssysteme auch für Ausschreibungen einzusetzen Zusatzangebot Download und Newsletter Mehr als 60 % der Nutzer machen sehr oft oder oft einen Datendownload und sind mit dem angebotenen Service zufrieden. Das Angebot eines Newsletters wird wenig bis nie (90%) in Anspruch genommen. Auch die Zufriedenheit hält sich in Grenzen. Häufigkeit der Nutzung Download Newsletter sehr oft 10% 0% Oft 50% 10% Wenig 30% 40% Nie 10% 50% 15

16 Zufriedenheit Sehr zufrieden 10% 0% Zufrieden 80% 10% wenig zufrieden 0% 50% überhaupt nicht zufrieden 0% 0% keine Antwort 10% 40% Usability und Verbesserungswünsche In 60 % der Fälle sind die Anwender mit der Gebrauchstauglichkeit der Systeme sehr zufrieden bzw. zufrieden. Überhaupt nicht zufrieden ist niemand. Trotzdem werden ein schnellerer Seitenaufbau, eine einfache Navigation und mehr Übersichtlichkeit gewünscht. Zufriedenheit Usability Sehr zufrieden 20% Zufrieden 40% wenig zufrieden 40% überhaupt nicht zufrieden 0% keine Antwort 0% 70 % der Befragten sind auch der Meinung, daß das Angebot weiter verbessert werden soll. Die Verbesserung bezieht sich nicht nur auf die oben erwähnten technischen Aspekte, sondern auch auf den Inhalt. Die Statements Mehr Infos aus dem Bildungsbereich, mehr Infos zu geplanten Aktivitäten und Initiativen, mehr aussagekräftige Information zu EU-Projekten, mehr brauchbare Infos vor allem aus dem Bereich der Stadtpolitik zeigen, daß besonders inhaltlich die Anbieter dieser Systeme laufend gefordert sind Ergebnisse der Anbieter-Fragebögen Über den aktuellen Status Rund zwei Drittel der befragten Personen, deren Institutionen das Internetservice Parlamentsinformationssystem anbieten sind der Meinung, daß das Angebot ausreichend ist und fast alle meinen, daß das System sehr viel oder viel genutzt wird. Als Teilbereiche mit hoher Nutzung werden Formulare, Anträge im Pass- und Meldewesen, Zuständigkeitsbereiche, Ausschreibungen (Leistungen, öffentliche Aufträge, offene Stellen), Vorbereitung von Anträgen und Sitzungen und Bürgerservice genannt. 16

17 Ebenso hoch ist die Zustimmung der Aussage, daß solche Systeme zukünftig ein wichtiger Serviceaspekt von Behörden sein werden. Keiner der Befragten kennt ein anderes System als jenes, welches er selbst benützt und die Zufriedenheit mit diesem derzeitig genutzten System ist sehr hoch sehr zufrieden und zufrieden sind 88% der Befragten Anforderungen an zukünftige Systeme Auf die Frage, welche Möglichkeiten zukünftige Systeme anbieten sollen, zeigt sich, daß eigentlich die meisten der aufgelisteten Möglichkeiten fast gleich oft genannt wurden, mit Ausnahme von Grundbuch und Volkszählungen. Mehrfachnennungen waren möglich. Interessant ist auch, daß sich keine von den befragten Personen eine über die Vorgabe des Fragebogens hinausgehende Nutzung vorgestellt hat (Sonstige =0 %) Beim zukünftigen Austausch von Informationen zwischen Anbieter und Nachfrager steht an erster Stelle das , gefolgt vom Internet und dem Brief. Dieser Austausch, wenn er digital erfolgt, soll mit den beiden Datenstandards pdf und Microsoft Word erfolgen. 17

18 Die Antworten auf die Frage, ob bei einer digitalen Speicherung es vorgegebene Strukturen geben soll, wird von fast allen Personen (88%) bejaht. Zum Bereich Information in anderen Sprachen wurden 4 Fragen gestellt, die mehr oder weniger stark zeigen, daß die Mehrheit der Befragten für mehrsprachige Angebote und Suchfunktionen ist (50%- 75%). 58 Prozent der befragten Anbieter bevorzugen ein Suchsystem, um Informationen wiederzufinden. Die anderen stellen sich ein digitales Ordnersystem vor. Zwei Drittel wollen öffentliche Ausschreibungen in digitaler Form an Firmen weitergeben und können sich vorstellen, das Informationssystem auch für interne Informationsweitergabe zu verwenden. Die Befragten stellen sich vor, daß Bürger Informationen, Ansuchen und andere Formulare über das Internet, Infopoints, aber auch wie bisher von den Ämtern direkt erhalten können. 7. Einige Vergleiche 7.1. Parlamentsinformationssystem Vorarlberg Im Vergleich aller von uns untersuchten Systeme schnitt das Vorarlberger Parlamentsinformationssystem mit Abstand am Besten ab. Viele Möglichkeiten der Recherche sind in diesem Informationssystem vorhanden. Es können die Suchparameter nach Belieben eingestellt werden. Außerdem können Boolesche Operatoren aber auch das Sortieren nach Relevanz oder Jahr oder Dokumententyp eingegeben werden. Als besonderes Service dieses Systems wird die tatsächliche Suchabfrage in der Datenbank bei der Ergebnisdarstellung ebenfalls angezeigt. 18

19 z. B. Suchergebnis zu working skills : Ihr Suchergebnis Query : (("working" OR "population of working age" OR "Bevölkerung im erwerbsfähigen Alter") AND ("skills" OR "communication skills" OR "Redegewandtheit")) Das Vorarlberger System ermöglicht eine Abstandsoperatoren-Suche, womit nach mehreren Wörtern gesucht werden kann, die alle im selben Satz oder im selben Paragraf vorkommen. Zusätzlich können auch nach Schlagworten und Volltextsuche die Informationen abgerufen werden. Unseren Recherchen zufolge konnten die Ergebnisse nicht direkt weiter verfeinert werden. Bei neuerlichen Suchen mit weiteren Begriffen wird wieder im gesamten Datenbestand gesucht. Ein Thesaurus ist vorhanden, aber kein Registereinstieg. Die Suche kann in mehreren Sprachen wie zum Beispiel Schwedisch und Finnisch durchgeführt werden. Es scheint, daß nur Sprachen aus dem EU Raum hier eingebunden wurden, denn die Sprache Türkisch wurde nicht gefunden. Zusammenfassend kann dieses System als Vorbild für alle anderen Systeme gelten, da es die umfangreichsten Textaufbereitungen und Suchmöglichkeiten besitzt Unterschiede zu anderen Systemen Unterschiede waren nicht immer leicht zu erkennen. Bei allen Informationssystemen konnte man bemerken, daß der Wille für ein derartiges System vorhanden ist. In den untersuchten Systemen wurden immer nur Teile wie Suchfunktionen, Register, Volltextsuche, fremdsprachliche Sucher eingesetzt, aber nie alle gleichzeitig. In speziellen Bereichen wurden allerdings auch Systeme gefunden, die mehr boten. Dazu einige Beispiele: 19

20 Wiener Landtag: Im Bereich eingeengte Suche wird mehr angeboten. Im Bereich Einstieg über ein Register bietet das in Wien verwendete System als Einziges diese Möglichkeit an. Wobei hier noch zusätzlich verschiedene Register als Angebot vorhanden sind. Die Qualität der Treffer wurde bei unseren Untersuchungen im Wiener System als besser eingestuft. Thüringen: Dieses System stellt nur in einzelnen Bereichen eine Konkurrenz gegenüber dem Vorarlberger System dar. Als Bereich der hier auffällt ist der Bereich Einengung der Suche zu nennen, wo dieses System an dritter Stelle knapp hinter Vorarlberg landet. Alle anderen Bereiche konnten nur das Mittelfeld erreichen. Bei allen anderen Systemen konnte nie auch nur annähernd das Niveau des Systems von Vorarlberg erreicht werden. 20

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