Was ist 5S? Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten

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1 Was ist 5S? Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten BXB - 1 -

2 Inhalt Einleitung 5S S - Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten f Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz i Vorteile und Nutzen der 5S Methode... 6 Intern vs. extern a Der PTCA-Zyklus a Impressum... 9 BXB - 2 -

3 Einleitung 5S Unternehmen sind häufg auf der Suche nach Tools, um effizienter und effektiver zu arbeiten. Diese Werkzeuge sollen aber einfach umsetzbar, verständlich sein und auch von allen akzeptiert werden. Die 5S Methode aus der Produktion - findet heute auch Einzug in die Verwaltung und im Innendienst. Es hat sich aber herausgestellt, dass eine 1:1-Umsetzung wie in der Produktion von den Mitarbeitern in der Verwaltung so nicht akzeptiert wird. Deswegen ist eine Anpassung der ursprünglichen 5S sinnvoll. Da 5S unkompliziert ist, führt sie schnell zu sichtbaren und hervorragenden Ergebnissen. Das 5S Modell liefert Vorteile für das Management und auch für den einzelnen Mitarbeiter. Leider beschäftigen sich sehr oft Unternehmen erst dann mit diesem Thema, wenn die Mitarbeiter zugeschüttet sind, zu viele Überstunden haben, ein Wust von Papierbergen anzutreffen sind oder die Kapazitäten nicht mehr ausreichen, um den Kunden zu bedienen. Sortieren (seiri) Sauberkeit (seiso) Systematisieren (seiton) Standardisieren (seiketsu) Selbstdisziplin (shitsuke) BXB - 3 -

4 5S - Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten 1. Sortiere unnötige Dinge aus. Schriftverkehr, Ordner, Dokumente (hier die Aufbewahrungsfristen berücksichtigen, Büromaterial, Schränke, Rollcontainer, etc. Was nicht gebraucht wird fliegt raus. Müllcontainer vorbereiten und gleich den Müll trennen. Büromaterial, das noch gebraucht wird, fließt in den Büromaterialeinkauf zurück. Putz die Platte auf dem PC oder Netzwerk. Hier können Sie genauso aufräumen wie in den Schränken. Auch wenn genügend Speicher vorhanden ist, weniger ist hier besser. Der Suchprozess verringert sich. Trenne Notwendiges (für den laufenden Gebrauch) und nicht Notwendiges. BXB - 4 -

5 5S - Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten 2. Sauberkeit am Arbeitsplatz erhalten Arbeitsutensilien, Hilfsmittel (PC, Telefon, Festplatte, Desktop, Mailbox, Kopierer, etc.) und das Umfeld sind sauber und einsatzbereit. Führen Sie eine Grundreinigung des Arbeitsbereiches durch. Suchen Sie nach Quellen von Schmutz und Staub und reduzieren oder vermeiden Sie diese. BXB - 4 a -

6 5S - Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten 3. Systematisch Ordnung schaffen Alles Notwendige muss geordnet, organisiert und Gegenstände sollten korrekt platziert werden, um diese schnell und einfach wiederzufinden. Anordnen nach dem Cockpit-Gedanken ist hier das Grundprinzip. Die notwendigen Gegenstände am richtigen Platz, um ein optimales und effektives Umfeld zu schaffen, ist eine Voraussetzung dafür. Dabei können Ordner, Stehsammler, Hängeregister, Schnellhefter oder Klemmmappen helfen. BXB - 4 b -

7 5S - Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten 4. Standards entwickeln Integrieren Sie die ersten 3S dauerhaft in den Arbeitsalltag. Wirken Sie dem Verhalten entgegen, wieder in altbewährte Muster zu verfallen. Standards sind positive Regeln, Anordnungen und Verbesserungen am Arbeitsplatz, die sichtbar gemacht werden müssen. Sie beschreiben bereits erreichtes, sind genau dokumentiert, allen Beteiligten bekannt und werden eingehalten. Beispiele für Standards: - Ablagestandards - Besprechungsstandards - Arbeits- und Ablaufstandards - Service-Standards - Informations- und Kommunikationsstandards - -standards - usw. BXB - 4 c -

8 5S - Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten 5. Selbstdisziplin - gemeinsam verbessern Stellen Sie die dauernde und konsequente Anwendung der ersten 4S sicher, damit diese ein ständiger Bestandteil der Arbeitskultur werden. Kontrollieren Sie Ihren Arbeitsplatz laufend. Nehmen Sie keine Fehler an, machen Sie keine Fehler und geben Sie keine fehlerhafte Produkte weiter. Suchen Sie bevor sie auftreten. BXB - 4 d -

9 5S - Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten 1. Sortiere unnötige Dinge aus 2. Sauberkeit am 5. Selbstdisziplin - 4. Standards entwickeln 3. Systematisch Ordnung schaffen

10 5S - Die Erfolgsmethode für verschwendungsfreies Arbeiten 1. Sortieren (seiri) Trenne Notwendiges (für den laufenden Gebrauch) und nicht Notwendiges 5. Selbstdiziplin (shitsuke) Stelle dauernde und konsequente Anwendung der ersten 4S sicher, damit diese ein ständiger Bestandteil der Arbeitskultur werden Die 5S-Phasen im officelean System 2. Systematisieren (seiton) Alles Notwendige (von Phase 1) muss geordnet, organisiert und Gegenstände müssen korrekt platziert werden, um diese schnell und einfach wiederzufinden 4. Standardisieren (seiketsu) Integriere die ersten 3S dauerhaft in den Arbeitsalltag. Wirke dem Verhalten entgegen, wieder in altbewährte Muster zu verfallen 3. Sauberkeit (seiso) Führe eine Grundreinigung des Arbeitsbereichs durch. Suche nach Quellen von Schmutz und Staub und reduziere oder vermeide diese BXB - 4 f -

11 Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz Einfaches und systematisches Vorgehen. Insgesamt 9 Schritte, die kontinuierlich aufeinander aufbauen. Schauen wir uns auf den nächsten Seiten die Schritte etwas genauer an. Empfehlung: Machen Sie diese Aktion im Team. Sie werden sehen, es macht mehr Spaß! BXB - 5 -

12 Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz Step 1 - Ausgangslage Unnötiger Ballast, Ablage, unerledigte Dinge, viele Ablagekörbchen, viele Schreibutensilien, ein komplettes Durcheinander auf dem Schreibtisch. = Tendenz chaotisch oder noch schlimmer Lassen Sie es erst gar nicht soweit kommen! Viele Unternehmen fangen hier einfach zu spät an. Es geht hier nicht um das übliche Aufräumen vor Weihnachten. Es ist wesentlich intensiver und genauer. Am besten Sie machen Bilder vorher und nachher, dann sehen Sie den Unterschied. BXB - 5 a -

13 Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz Step 2 - Alles muss raus! Alles aus den Schreibtischen, Schubladen und Schränken räumen. Büromaterial, Akten, Ordner, private Dinge. Es geht hier um alles was in den Schränken ist. Also wirklich alles ausräumen. BXB - 5 b -

14 Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz Step 3 - Aussortieren! Alle Ordner, Hängeregister durchsehen und alles aussortieren was nicht nötig ist. Auch doppelte und Sicherheitsablage berücksichtigen, denn weniger ist mehr. Büromaterialbedarf max. 1 Woche. Am besten Sie stellen sich vor, Sie haben die Hälfte der Schränke und Schubladen ab morgen nicht mehr. Sind Sie hier einmal wirklich radikal, denn weniger ist mehr. BXB - 5 c -

15 Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz Step 4 - Sauber mnachen! Wenn Sie im Unternehmen eine Putzfrau haben, ist dies sehr schön und von Vorteil. Aber in den Schubladen und Schränken ist jeder selbst verantwortlich. Nehmen Sie sich einen Eimer mit Wasser und Putzlappen dazu und machen Sie die Flächen in den Schränken, usw. sauber Es war doch sicherlich nötig! BXB - 5 d -

16 Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz Step 5 - Einräumen nach dem Cockpit-Gedanken Alles was Sie jeden Tag benötigen, muss direkt in greifbarer Nähe zum Schreibtischstuhl liegen, so dass die Dinge, die Sie vielleicht einmal im Monat oder Quartal benötigen, im Schrank aufbewahrt werden. Denken Sie an die Büromaterialregel - in den Schränken nur lagern, was Sie wirklich für eine Woche benötigen. Die zweite Regel, die Sie beachten sollten, ist die 90/10-Regel. Nur 10 % private Dinge und 90 % was dem Unternehmen gehört in die Schubläden. BXB - 5 e -

17 Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz Step 6 - Einsortieren Im Step 5 wurde genau festgelegt was in welchem Schrank oder Schublade zu lagern ist. Jetzt die Dinge übersichtlich einräumen. BXB - 5 f -

18 Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz Step 7-1. Kleines Audit Überprüfen Sie im Team wie weit Sie 5S umgesetzt haben. Bewerten Sie sich dabei gegenseitig. Machen Sie dieses wieder im Team. Lernen Sie ein geschultes Auge für Verschwendung und Wertschöpfung am Arbeitsplatz zu bekommen. BXB - 5 g -

19 Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz Step 8 - Standards schaffen Fangen Sie bei den Ordnern an, Standards zu schaffen. - Wie soll die Ablage aufgebaut sein? - Welche Ordnerfarbe? - Wie sollen die Ordner beschriftet sein? Erarbeiten Sie Standards im Team. Hier geht es nicht um Kreativität, sondern um einen optimalen und logischen Aufbau, wo alles klar gekennzeichnet ist und jeder Bescheid weiß. Effizientes Arbeiten ist jetzt hier gefragt. Ziel: In 60 Sekunden finden Sie alles - auch bei Ihrem Kollegen. BXB - 5 h -

20 Vorgehen bei der Umsetzung am Arbeitsplatz Step 9 - Regelmäßige Audits Machen Sie im Team monatliche Audits und visualisieren Sie die Ergebnisse. Ein kleiner Wettbewerb bietet einen zusätzlichen Anreiz. Über Audits erreichen Sie Nachhaltigkeit und stärken die Selbstdisziplin. BXB - 5 i -

21 Vorteile und Nutzen der 5S Methode Für Unternehmen Für Mitarbeiter Geringer Führungsaufwand Reduzierung Personalkosten Abbau von Überstunden Eigenständiges und verantwortliches Arbeiten der Mitarbeiter Intergrations eines Vorschlagsverbesserungswesens Höhere Motivation der Mitarbeiter Reduzierung der Schnittstellenverluste Reduzierung der Reklamationsquoten Gewonnene Zeit kann für andere Aufgaben oder für den direkten Kundenkontakt genutzt werden Schaffen von klaren Strukturen Erhöhung der Motivation Definition eindeutiger Verantwortungsbereiche Reduzierung von Fehler und Suchzeiten Abbau von Überstunden Selbstständiges und mitarbeiterverantwortliches Arbeiten Einbringung von eigenen Ideen Höhere Motivation Bessere Leistungen Definition eindeutiger Verantwortungsbereiche Klare Strukturen und Kompetenzen Leichteres und besseres Arbeiten BXB - 6 -

22 Intern vs. extern 95 % der Lean Management-Spezialisten in den Unternehmen kommen aus der Produktion. Diese Mitarbeiter finden aber nicht die Akzeptanz bei ihren Kollegen in der Verwaltung. Warum? Es ist ganz einfach, in der Verwaltung herrscht eine andere Mentalität und die Mitarbeiter wollen eine Bezugsperson oder Spezialisten, der auch aus der Verwaltung kommt. In der Produktion ist es üblich, für Werkzeuge Schablonen einzusetzen, damit jeder Mitarbeiter weiß wo z.b. der Schraubenschlüssel hinkommt. In der Verwaltung finden Sie dafür kein Verständis, wenn Sie auf dem Schreibtisch Schablonen anbringen, um genau festzulegen, wo der Locher in Zukunft seinen Platz hat. Ob das Telefon rechts oder links steht, ist auch nicht entscheidend. Wichtig ist, dass ein Telefon vorhanden ist und nicht unter einem Berg von Papier verschwindet. Externe Spezialisten können solche Workshops methodisch und diaktisch so führen, um die Menschen abzuholen und für das Thema Lean Management zu begeistern. Gerade bei der 1. Auftaktveranstaltung ist es wichtig, allen Mitarbeitern die Ziele, die Vorgehensweise und die Hintergründe zu erklären. Wenn Mitarbeiter schnell in die Problematik eingebunden werden, dann werden sie auch nicht blokkieren. Wenn Sie die ersten Schritte für ein effektives und effizientes Büro getan haben, dann mit der nächsten Überlegung starten: Wie können Sie jetzt den Außendienst entlasten und die Mitarbeiter aktiv in den Kunden- und Verkaufsprozess integrieren! Lean Management im Vertrieb und in der Verwaltung bieten hier interessante Anknüpfungspunkte. Wenn Sie hier mehr darüber erfahren möchten, finden Sie sehr viele hilfreiche Informationen unter BXB - 7 -

23 Der PTCA-Zyklus - Kontinuierliche Verbesserung und Absicherung durch Standardisierung Verbesserung Standard A P C T Qualitätsbewusstsein Zeit Eine weitverbreitete Definition für Standards lautet: Ein Standard ist die einfachste, beste und sicherste Art und Weise etwas zu tun. Er ist klar definiert und allen bekannt. Im Sinne das Gute ist der Feind des Besseren gilt er immer so lange, bis man einen besseren Standard findet, der den alten ablöst. Also: 1. Wenn ich einen Standard nutze, handle ich ohne groß darüber nachdenken zu müssen und ohne großen eigenen Aufwand effizient. Denn der Standard ist ja die aktuell beste Art und Weise, genau das zu tun. 2. Wenn ich so handle, kann ich mich darauf verlassen, dass es andere auch tun. 3. Die kontinuierliche Verbesserung wird durch Standards nicht verhindert, denn man kann den Standard ja durch einen besseren ablösen, also die kontinuierliche Verbesserung weiter vorantreiben. Wohl nicht täglich, denn dann wäre der Begriff Standard zu schnelllebig, aber in sinnvollen Zeiträumen. 4. Die klassische Vorgehensweise für die kontinuierliche Verbesserung und die Absicherung durch Standardisierung ist der PDCA- Zyklus. Plan, Do, Check, Act umfasst den ständig wiederkehrenden Kreislauf. BXB - 8 -

24 Der PTCA-Zyklus - Kontinuierliche Verbesserung und Absicherung durch Standardisierung Schritt P = Planen T = Tun C = Checken A = Aktion Inhalte/Methoden Planung, wie man einen Zustand zum Positiven hin verändern kann. Stimmt die Praxis mit Zielen und Vorgaben überein? Werkzeuge: z.b. Strichlisten, Streudiagramm, Histogramm, Ursache- Wirkungsdiagramm, Kontrolldiagramm, Matrixdiagramm, Prüfformulare. Ausarbeitung des Verbesserungsplans durch 5-W-Fragen: Wer? Was? Warum? (bis) Wann? Wie? Messbarkeit der Ergebnisse berücksichtigen. Durchführung der Änderung Überprüfung der Verbesserung: Wurde das Ziel erreicht? Erste-Hilfe-Maßnahme bei Problemen. Ursachen für Probleme suchen und beseitigen. Absicherung des Prozesses, Fehlervorbeugung Erhöhung des Standards an dieser Prozessstelle. Festlegung des Standards: S T C A: Standardisieren, Tun, Checken, Aktion (Einleitung eines PTCA-Zyklus) Beginn eines neuen Zyklus BXB - 8 a -

25 Impressum BXB Managementzentrum der Wirtschaft GmbH Farmstraße Mörfelden-Walldorf Fon / 6073 oder 6074 Fax / Bildnachweis Fotolia 3ddock beawolf fotomek jojje11 Moon Style Media & Design Istockphoto caraman ibaimage Tiya BXB - 9 -

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